C 公司所有者開支：報銷計劃還是推定股息

C 公司的報銷計劃是什麼？它的三項測試是什麼？

報銷計劃（accountable plan）是公司償還雇員業務成本的一種安排，這筆償還款不算作薪酬。在企業工作的 C 公司所有者一般是雇員，所以可以依報銷計劃獲得償還。聯邦法規和 Publication 15 規定了三項測試，這項安排必須全部符合。

先找出您屬於哪種情況：

三項都符合時，這筆款項不是工資。它不列入 W-2 表，不預扣所得稅，也不繳工資稅，公司可以在限制範圍內，把相關成本作為一般營業費用扣除（法規；第 162 條）。如果有一項不符合，這筆款項就視為依非報銷計劃（nonaccountable plan）支付，下文會說明。

公司本來就會以工資支付的「報銷」，或取代所有者部分薪酬的「報銷」，都是工資（Publication 15；Publication 463）。如果一筆工資付款同時涵蓋薪酬和報銷，報銷必須列為單獨的金額（法規，(d)(1) 段）。

測試看的是安排本身，而不是名稱。法規並沒有說這項計劃必須是書面的；它說的是，這項安排必須要求提供證明並退回任何超額部分。

收款人必須是雇員。在企業工作的高級職員就是雇員，即使公司從未為其發過工資（Publication 15；第 3401(c) 條）。沒有提供服務或只提供少量服務，也沒有領取薪酬的高級職員則不是（IRS：給自己發薪）。所有者的總薪酬是否合理，是另一個問題，見 C 公司所有者股息。付給不是雇員的股東的款項，適用下面的分配和貸款規則。

出現以下情況時，情況就不單純：

• 所有者的開支經由公司處理已超過一年，沒有政策也沒有收據；
• 企業和個人的消費混在同一張卡或同一個帳戶；
• 所有者不在公司的工資名單上；
• 所有者住在美國境外；
• W-2 表、工資稅表或所得稅表已經提交；
• 年結、出售公司或 IRS 來函的日期臨近。

請準備：政策和董事會會議記錄、費用報告和收據、信用卡和銀行對帳單、里程記錄、工資記錄和 W-2 表，以及股東貸款帳戶和任何票據。

公司可以償還所有者的哪些成本而不算作薪酬？

C 公司可以償還所有者在為公司工作期間墊付的一般營業成本：出差、業務里程，以及電話、網路或家庭辦公室中屬於業務的部分。個人成本不能用這種方式償還。

持有公司按價值計算 超過 10% 股票的所有者，不能用每日津貼或汽車津貼來證明金額，而且即使已向公司報銷，仍必須能向 IRS 證明這些成本，所以請保留實際帳單和有日期的里程記錄（Publication 463）。

通勤、家庭旅行、日用品，以及電話的個人部分，都通不過業務關聯測試。Publication 463 說，雇主償還個人成本（例如度假）要作為工資申報。對所有者而言，IRS 也可以改為把這筆款項視為分配款，下文會說明。

家庭辦公室、電話和里程的細節，對 S 公司和 C 公司的所有者雇員是一樣的：見報銷所有者開支。

所有者要向公司提供什麼證明？要多快提供？

所有者要在合理時間內，向公司提供足以支持扣除的記錄。法規規定了 30 天、60 天和 120 天的安全港。超出這些期限的，合理時間取決於事實。

證明是指列出每項成本的金額、日期、地點和業務目的，並附有記錄支持。對於差旅、禮品和汽車費用，Publication 463 要求住宿費及任何達到 $75 或以上的其他成本都要有收據，汽車使用則要有記錄。「差旅」或「雜項」這樣的籠統項目不算。在期限內未被證明或退回的金額，最遲在期間結束後的第一個工資期間成為工資（法規；Publication 15）。

如果公司在某一年度有計劃或慣例，支付超出已證明成本的金額以避免申報和預扣，那一年就不能使用這些安全港。

涵蓋這些要點的書面政策，是證明這項安排確有這些要求的方法之一：

1. 列明償還哪些成本，例如差旅、業務里程，以及電話和網路中屬於業務的部分。
2. 所有者在 60 天內提交附有收據或里程記錄的報告。
3. 任何預付款或超額部分在 120 天內退回。
4. 董事會在會議記錄中通過這項政策。

如果一筆報銷沒有通過某項測試，它是工資嗎？要繳什麼？

沒有通過測試的款項是工資。它依非報銷計劃支付，要列入 W-2 表，並在支付時預扣稅款和繳工資稅。如果只有超額部分沒通過，就只有超額部分是工資（法規；Publication 15）。

所有者一般沒有可以抵銷的扣除。Notice 2026-10 說，不允許扣除雜項分項扣除額（包括未獲報銷的雇員差旅費）的規定現已成為永久規定（第 67(h) 條）。如果總薪酬相對於工作而言是合理的，公司可以把這些工資作為薪酬扣除（第 162(a)(1) 條）。

公司要繳納本應預扣的稅款（第 3403 條）。控制工資事務的所有者高級職員，如果故意不代收或不繳付這項稅款，個人可能要負責繳付未繳的預扣稅款（第 6672 條）；單憑持股並不足夠。IRS 評定這項罰款的期限，一般是自次年 4 月 15 日或較晚的提交日起 3 年，如果沒有提交稅表則沒有期限（IRM 5.7.3）。見信託基金追繳罰款。

屬於以前年度的工資，要透過工資更正來處理：見更正工資錯誤。州政府可能另有工資稅和所得稅處理方式；聯邦的結果並不決定州的結果。

公司支付的個人開支：是股息、工資還是貸款？

公司支付的個人帳單不是營業費用。視事實而定，IRS 可能把它視為股息或其他分配款、薪酬或貸款。第 262 條不允許扣除個人、生活或家庭開支。常見的例子包括所有者的房租或房貸、個人所得稅、學費和家庭旅行。個人使用公司汽車，一般是計入薪酬的應稅附帶福利（Publication 15-B）。

沒有宣布過、卻被視為股息的款項，叫推定股息（constructive dividend）。Publication 542 把這類款項稱為推定分配。IRS 的審查人員手冊要求審查人員檢查，公司為股東墊付的款項（包括公司支付的個人開支）是真正的貸款，還是應按股息課稅的分配款。這要看雙方在款項離開公司時的做法和意圖，沒有任何單一測試能夠決定（IRM 4.10.3）。

所有者已經還款的，指向貸款；至今沒有還款的，指向股息（IRM 4.10.3）。什麼樣的錢才算貸款，見向自己的公司借款。

把個人帳單記成差旅、餐飲或用品，並不會使它可以扣除。審查人員如果發現一家由少數人持股的公司（closely held corporation）扣除了其所有者的個人開支，可以調整所有者的稅表，補上未申報的股息（IRM 4.10.4）。

分配款在公司當年或累計的盈餘與利潤（earnings and profits）範圍內，屬於股息（第 316 條）。盈餘與利潤是稅務上的計量，不是留存收益這一行；它決定一筆分配款中有多少是股息。其餘部分降低所有者的股票計稅基礎（大致相當於所有者投入股票的金額），超出計稅基礎的部分為收益（第 301 條）。盈餘與利潤如何計算，見 C 公司所有者股息。

公司還能扣除嗎？所有者能得到什麼？

公司可以扣除已報銷的業務成本和合理的工資，股息則不能扣除。所有者從報銷計劃的報銷中什麼都得不到；工資會得到 W-2 表，股息會得到 1099-DIV 表。

這些表格的說明見 1099-DIV 表填表說明和關於 5452 表。對於非居民外國人所有者，改用 1042 表和 1042-S 表，而不是 1099-DIV 表（最後一節）。門檻、期限和申報步驟見 C 公司所有者股息。

報銷、給我的貸款和股息，記帳時有什麼不同？

每種結果都有自己的帳戶，個人帳單在分類之前不能放進費用帳戶。

如果公司直接支付成本，借記費用，並一次性貸記銀行。「應收股東款項」帳戶裡有餘額，不等於做出了決定。要透過還款、工資、股息或有書面文件的貸款來清除它：見資產負債表上的股東貸款。貸款條款和利息見向自己的公司借款。有意支付股息，見 C 公司所有者股息。

我能否獲得以前年度成本的償還，或者把它們稱為我借給公司的貸款？

所有者依要求提供證明的安排及時證明過的成本，仍然可以償還。現在才證明或償還舊成本，並不會使它們成為報銷計劃的報銷；把它們改稱為貸款，也只有在事實顯示確有貸款時才行得通。法規對舊成本沒有明確的截止線：合理時間取決於事實（法規）。

所有者支付的是公司自己的帳單（例如供應商發票）時，貸款途徑比較適合；所有者支付的是自己的工作成本（例如差旅）時則不太適合：那些是雇員成本，適用報銷計劃的測試。償還一筆真正的貸款不是工資也不是股息，但金額、日期和意圖，必須能由當時留下的記錄證明。

根據信用卡和銀行對帳單逐年重建，把每一筆標為企業、個人或不明確，可以看出哪些金額根本有可能被償還。

如果 IRS 查問，哪些記錄能讓一切清清楚楚？

保留能證明每筆付給所有者的款項確實如帳簿所記的記錄：

• 書面政策，以及通過它的董事會會議記錄；
• 附有收據和里程記錄的費用報告；
• 每筆消費都標明企業或個人的信用卡和銀行對帳單；
• 透過工資處理的任何金額的工資記錄和 W-2 表；
• 貸款的簽署票據，以及利息和還款記錄；
• 股息的董事會會議記錄和 1099-DIV 表，適用時還有 5452 表；
• 股東貸款帳戶，每個年結時都與帳簿對平。

Publication 15 說，雇傭稅記錄至少要保存 4 年，包括費用報銷的記錄及其證明。

舉例

以下舉例僅作說明，金額以美元計。

所有者用個人信用卡支付客戶出差費用

一家諮詢公司的所有者同時是公司唯一的雇員，他用個人信用卡支付了 US$3,000 的客戶機票和住宿費。公司的政策要求在 60 天內提交費用報告並退回任何超額部分。所有者在 40 天內提交了附有收據的報告，公司償還了 US$3,000。這筆償還款不是工資，不列入 W-2 表，公司扣除 US$3,000 的差旅費。

公司支付家庭旅行費用

一家 C 公司支付了 US$18,000 的家庭旅行費用，並記為差旅費。這次旅行沒有業務目的，沒有貸款票據，也沒有工資處理，所以 IRS 可以把這筆付款視為分配款，公司不得扣除，這 US$18,000 要從差旅費用中剔除。假設公司當年的盈餘與利潤（已把這次旅行從費用中剔除，並在這筆分配款之前計算）是 US$10,000，所有者的股票計稅基礎至少為 US$8,000。那麼 US$10,000 是股息，US$8,000 降低所有者的計稅基礎，並開出 1099-DIV 表和 5452 表。如果已提交的稅表已經扣除了這次旅行，就需要審查那份稅表。

三年來用個人信用卡支付的成本

一位所有者三年來一直用個人信用卡支付公司成本，沒有政策，也沒有收據。同一張卡還有一些個人消費。對帳單顯示的拆分如下。前兩年的稅表已經提交；第三年的稅表尚未提交。

所有者自己的消費不是企業成本，所以公司不能償還。這 US$20,000 的企業成本，60 天和 120 天的期限都已過去，所以現在償還一般不符合報銷計劃的報銷。作為工資支付並繳納工資稅，是一種處理方式。另一種是檢驗其中一部分是否為預付款，並有當時留下的記錄支持其為貸款。哪一種成立，取決於事實和書面文件。第 3 年的帳簿在提交該年稅表之前仍然可以更正。如果公司在第 1 年或第 2 年的稅表上扣除了這些成本，那些已提交的稅表可能需要審查；現在的償還款一般是付款當年的工資。

您的情況不同？

• 多年來所有者的開支一直經由公司處理，沒有政策也沒有收據，或者年結、出售公司或 IRS 來函的日期臨近：哪些金額仍可償還，哪些是工資、股息或有書面文件的貸款，現在該怎麼入帳，全都取決於把對帳單、工資記錄和已提交的稅表放在一起來讀。請帶到記帳協助。
• W-2 表或工資稅表提交時沒有包含這些金額：請看更正工資錯誤，並把帳簿帶到記帳協助來核對。
• 所有者就美國稅務而言是非居民外國人（光是住在國外並不能決定這一點）：支付給非居民外國人的股息，一般要預扣 30%，或者按 W-8BEN 表申請較低的稅收協定稅率，並申報在 1042 表和 1042-S 表上，而不是 1099-DIV 表（IRS：非居民外國人收入）。見海外付款漏扣預扣稅，並諮詢跨境稅務協助。公司是扣繳義務人，對未預扣的稅款承擔責任（第 1461 條）。
• 您擁有 S 公司：報銷計劃的運作方式相同，但分配款適用股票計稅基礎規則。請看報銷所有者開支和S 公司支付個人開支。
• 個人消費是用公司信用卡付的：請看公司信用卡上的個人消費。
• 您用自己的卡支付了企業成本：請看用個人信用卡支付企業開支。
• 您想向公司借款，或者帳簿上已經出現給股東的貸款：請看向自己的公司借款和資產負債表上的股東貸款。
• 您想有意給自己發股息：請看 C 公司所有者股息和C 公司如何課稅。
• 您所在的州對這些款項的處理方式不同：聯邦的結果並不決定州的結果。請查看州稅務機關的規則，再帶著答案透過記帳協助回到帳簿上。