IRS 对收据的要求：每笔费用都要有收据吗？

每笔经营费用都需要收据吗？

实际操作中基本上都需要，尽管法律只在部分情况下要求必须有收据。每一项扣除都必须能够证明，而收据是最常用的证明。联邦规定要求，任何需缴所得税或必须提交信息申报表的人，都要保存足以确立税表上各项扣除的账簿或记录，所以独资经营者、合伙企业和公司都适用。IRS 要求企业保存支持扣除的收据、已兑现的支票和其他文件，除个别情形外，不要求使用某种特定的记录（IRS：记录保存）。

规定是否要求必须有收据，取决于费用的类型：

来源：第 583 号出版物、26 CFR 1.274-5和第 463 号出版物。

以下情况就不简单了：多数费用只有一行信用卡记录，一整年的支出都没有用途备注，涉及差旅、礼品或汽车使用，或者 IRS、报税人员、贷款机构已经要求您提供证明。收据已经丢失的情况，请见丢失的经营费用收据。

请准备：

• 每笔费用的收据、发票或订单邮件。
• 所有支付过经营费用的账户和信用卡的对账单。
• 每笔费用的用途备注：这笔钱用来做什么，对应哪项工作或哪位客户。
• 出差的日历或行程单，以及用车的里程日志。

低于 $75 的购买需要收据吗？

免收据的门槛只适用于差旅、礼品和汽车费用。低于 $75 时，这几类费用不需要收据，但仍要记录金额、日期、地点和用途；住宿不论金额多少都要有收据，下面讲到的每日定额补贴情形除外。用品、软件、租金和广告没有金额门槛：金额再小，也必须能够证明。第 463 号出版物说，有三种情形不需要书面证据：

• 雇主按核实报销计划，以固定的每日金额（每日定额补贴）报销出差期间的餐费或住宿费，也就是您向雇主说明了这些费用。与雇主有关联的员工不能适用这项例外，必须能向 IRS 证明这些费用。关联包括直接或间接拥有公司制雇主 超过 10% 的股票价值，以及某些家庭和信托关系（第 463 号出版物；税务程序 2019-48，第 6.07 条）。只含餐费的每日定额补贴适用另一条规则；请见商务餐费扣除。
• 低于 $75 的住宿以外的费用。
• 不容易拿到收据的交通费用。

$75 的门槛免除的是收据，不是记录。每笔费用的金额、日期、地点和经营目的，仍然必须记录下来，一般要书面记录（26 CFR 1.274-5T；第 463 号出版物）。

这个门槛按每一笔支出计算。第 463 号出版物一般把每一笔单独的付款视为一项单独的费用，但把同一次活动中性质相似的费用视为一项费用。

这个门槛属于差旅、礼品和汽车规则，不适用于一般费用。26 CFR 1.6001-1和第 583 号出版物都没有为用品、软件或广告设定金额下限，所以小额的一般购买仍要能够证明。对于小额现金付款，第 583 号出版物把零用金单据列为费用的证明文件之一：从零用金支出的每一笔款项都有一张单据，附在收据上，作为付款证明。

收据上要有哪些内容才算数？

收据如果显示费用的金额、日期、地点和基本性质（也就是买了什么），通常就足够了（26 CFR 1.274-5）。IRS 举了两个例子（第 463 号出版物）：

这些例子来自差旅和餐费规则。就书面证据而言，法规一般把同样四项视为通常足够：金额、日期、地点，以及买了什么。收据很少能显示为什么买，所以要配一份用途备注。如果单据只有总额，要再补上显示买了什么的发票或订单邮件。

只有银行或信用卡对账单、没有收据，够吗？

通常单靠它不够。对账单证明您付过款，但不能证明买了什么、为什么买。第 583 号出版物把账户对账单列为费用的证明文件，并接受清晰易读、显示收款人姓名、金额和日期（支票还要有支票号码）的对账单作为付款证明，但同时指出，付款证明本身不足以确立扣除：还要保留能显示您确实发生了这笔费用的发票或销售单据。

常见的缺口是一行只显示商户名称或代码的记录：同一家店，既可能卖用于工作的用品，也可能卖个人用品。对于住宿，以及达到 $75 或以上的差旅、礼品或汽车费用，法规要求提供收据或已付账单之类的书面证据。法规和第 463 号出版物都没有说明，单靠一行对账单记录算不算。保留收据可以避免这个问题。如果只剩对账单，请见丢失的经营费用收据。

什么能证明一笔费用的经营目的？我该写些什么？

经营目的一般靠一份书面说明来证明，写明经营上的理由，记在账簿、日记、日志、费用报告或类似的记录里；用电脑做的记录也算（第 463 号出版物）。证明的程度各有不同。当周围的事实已经让目的很清楚时，就不要求书面解释：在固定路线上跑业务的销售代表，不需要为路线上的每一趟写备注，但仍要记录路线长度、出行日期和总里程（第 463 号出版物；26 CFR 1.274-5T）。

用一行字写明这笔费用与经营的关联：

收据上已经有的内容，您不必再抄到记录里，只要两者互相补充即可（第 463 号出版物）。对于一般费用，第 583 号出版物要求证明文件显示支付的金额，以及这是一项经营费用；附在收据上的一行简短备注就能做到。

哪些费用的规则更严：住宿、差旅、礼品和汽车使用？

差旅（包括离家出差期间的餐费和住宿）、礼品，以及乘用车这类列举财产，适用更严格的检验。除非您证明了金额、时间和地点或说明、经营目的，对礼品还要证明业务关系，否则不允许扣除（26 U.S.C. 274(d)；26 U.S.C. 280F(d)(4)）。

来源：第 463 号出版物，表 5-1和26 CFR 1.274-5T。

收据是满足这些规则最常用的方式，但不是唯一的方式。如果某项要素的记录不够，法规也允许用您自己的详细说明加上佐证来证明，而对金额、时间和地点，这类佐证必须是直接证据或书面证据（26 U.S.C. 274(d)；26 CFR 1.274-5T(c)(3)）。第 463 号出版物还允许在特殊情况下使用其他证据，也就是情况的性质使您无法取得收据，而您的证据是能拿到的最好证明。记录丢失的情况，请见丢失的经营费用收据。

按这些规则，估算或大致推算的金额不能扣除（第 463 号出版物）。标准餐费补贴和标准里程费率，只是代替实际费用的记录；时间、地点、经营目的和经营里程仍然必须记录（第 463 号出版物）。

出差途中的餐费，按这些规则属于差旅费用。本地的商务餐费则不是：法规列举的范围包括差旅餐费、礼品和列举财产，财政部表示，餐饮费用仍适用确立费用和保存账簿记录的一般规则（26 U.S.C. 274(d)；财政部决定 9925）。所以差旅收据的门槛，决定不了本地餐费怎么处理。请保留证明金额、日期、地点、出席者和原因的证据。餐费可以扣除多少，见商务餐费扣除；里程日志必须写什么，见里程日志要求。

用途应该多快写下来？

在费用发生时或发生后不久。对于差旅、礼品和汽车费用，当时做的记录并有文件佐证，可信度很高，而事后的说明没有这一点，因为记忆会衰退；事后的说明需要有证明力很强的佐证，才能获得同样的分量（26 CFR 1.274-5T）。

不要求日志必须当场记录。每周记一次、涵盖当周使用情况的日志，只要您是在对金额、时间、地点和目的仍然完全清楚时写下的，就算及时（第 463 号出版物；26 CFR 1.274-5T）。对于其他费用，第 583 号出版物提醒说，除非发生时就记录，否则您可能会忘记这些费用。

报税时要把收据一起寄给 IRS 吗？

IRS 要求企业保存收据和证明文件，其记录保存指引没有提到报税时要附上它们。记录必须随时可供检查；如果 IRS 审查某份税表，可能会要求您解释上面的各个项目（第 583 号出版物；26 CFR 1.6001-1）。

第 463 号出版物里的每周表格样例，要求把所有住宿，以及 $75 或以上的其他费用的收讫账单，附在该表格上；该出版物并没有要求您把它随税表寄出。记录要保存多久，见企业记录要保存多久。

示例

这些示例仅作说明，金额均为美元。

一位顾问飞去见客户

一位顾问飞去参加客户培训：机票 US$420，酒店住一晚 US$180。酒店收据不论金额多少都要有。机票高于 $75 的门槛，所以要有机票收据，除非不容易拿到。一份写有日期和“客户培训，奥斯汀”的备注，就能证明地点和目的。出差途中达到 $75 或以上的一餐，也要有收据，除非用标准餐费补贴，它代替的是费用记录，不代替时间、地点和目的。餐费可以扣除多少，见商务餐费扣除。

一位维修工用信用卡买用品

一位维修工用企业信用卡买了 US$60 的用品。这个金额低于门槛，但用品属于一般费用，门槛不适用，所以这笔费用仍必须能够证明。对账单上只显示店名。商店的收据或订单邮件能显示买了什么，一句“浴室翻新工程”的备注，则把它们与某位客户联系起来。

一位网店卖家，信用卡记录看不清

一位网店卖家一个月有 US$900 的信用卡支出，其中几笔只显示缩写的平台名称。对账单证明了付款。平台的订单记录能显示买了什么、什么时候买的。没有它，一行记录可能很难与经营联系起来，也很难和个人购买区分开，而每份订单上的备注，则会说明这是转售的库存还是用品。

您的情况不同？

• 有人在向您要证明（IRS 的信函、报税人员或贷款机构），而且许多费用只有一行信用卡记录，或有一年或多年的支出没有用途备注：哪些费用现在还能证明、哪些要根据对账单重建、每月的账簿应该记录什么，都要根据您的具体情况来判断。请见记账服务；如果已经收到信函，请见IRS 对小企业的审计。
• 收据丢了，或一直没有保存：请见丢失的经营费用收据。
• 您把收据存成照片或放在应用里，想丢掉纸质收据：请见用扫描件代替纸质收据。
• 您想要一套全年的做法，以及一份给记账员的清单：请见自雇人士的记录保存，或比较自己记账还是请记账员。
• 您的公司或合伙企业有所有人或员工在替它花钱：该实体必须保存能确立其自身扣除的记录（26 CFR 1.6001-1）。所有人个人垫付、之后获得报销的费用，请见报销所有人垫付的费用和个人信用卡上的经营费用；如果个人和经营支出用的是同样的账户，请见记账。
• 您想了解 Schedule C 上哪些费用行容易被质疑：请见IRS 会质疑的 Schedule C 费用。