自雇人士和独资经营者的记账与收据保存方法

IRS 对独资经营者的记录保存有什么要求？

自雇人士必须保存足以显示总收入、扣除和抵免的账簿或记录，法律一般没有规定固定的格式（26 U.S.C. 6001；26 CFR 1.6001-1；第 583 号出版物）。一套可行的做法分两部分：交易汇总（日记账和分类账，或记账软件），以及每笔分录背后的文件。

对收到的每一笔款项，不论是否收到 1099 表，都要保存发票或存款记录；第 583 号出版物要求保存能显示总收入金额和来源的文件。

出现以下情况，就不算简单：个人和经营的钱放在同一个账户里、有一年或更长时间的收据没有整理、报税人员因为要整理一鞋盒的收据而额外收费，或者 IRS 已经要求提供记录。见最后的“您的情况不同？”一节。

先收集：与经营有关的每个账户和信用卡的对账单、支付平台报告、收到的每一张 1099 表、开出的发票、您手上的收据和账单、里程或行程笔记，以及上一年的税表。

独资经营者最简单的记账方法是什么？

用一个经营账户支付经营成本，每个月的收据放进一个文件夹，每月核对一次对账单。这是依照第 583 号出版物的建议：新企业应开立与个人资金分开的企业支票账户，在支出发生时就记录，并每月核对账户。该出版物称，单式记账（通过每日和每月汇总来记录收入和支出）最容易维护，是小企业切实可行的起步方式，但并不适合所有人（第 583 号出版物）。经营不止一项业务的人，应为每项业务单独保存一套完整的记录。

关于开户，见独资经营者的企业银行账户。关于选择软件，见 Schedule C 适用的记账应用。

只靠银行数据同步可以吗，还需要收据吗？

只靠银行交易记录是有缺口的。同步的数据只显示钱动过，而第 583 号出版物说，付款证明本身不足以支持扣除。它要求您保存信用卡刷卡单和发票等文件，以证明您确实发生了这笔费用（第 583 号出版物）。IRS 说，纳税人一般用其支出的信息和收据（需要时）来履行举证责任（IRS：举证责任）。

同步进来的一行记录只有供应商、日期和金额，不显示买了什么，也不显示是否用于经营：在杂货店刷卡，可能是办公用品，也可能是个人购物。对于差旅、礼品和车辆使用，还必须记录下文所列的各项要素。

所以要让每一行同步数据都有对应的凭证：存款对应销售记录或发票，购买对应收据或发票，转账和借款对应账户或贷款记录。供应商名称无法说明用途的，补上用途。“已分类”只是软件里的标签；“有凭证”指背后有收据或说明。同步数据也不等于对账；见银行数据同步不等于对账。

存放账簿的地方本身也是一种记录。IRS 说，纳税人在会计软件中记账的，在大多数案件中，审查人员会要求提供会计软件的备份文件（IRS：电子会计软件记录）。有效收据应当显示哪些内容，见 IRS 对收据的要求。

每笔支出要写下哪些内容？

每笔支出都记下同样几件事：多少钱、何时、买了什么（在哪里买的）、付给谁、为什么。大部分内容可以从收据上看到；“为什么”通常要由您来补充。

部分用于个人的费用，例如电话或网络费，还需要写下经营所占的比例；见混合用途支出与经营比例。

每一项都要在发生时或接近发生时记录。第 463 号出版物说，当时作的记录，比事后在记忆模糊时写的说明更有价值，而每周记录的日志算作及时记录。它还说，收据已经显示的内容无需重复抄写，只要您的记录和收据有条理地相互补充即可。对于差旅、礼品和车辆支出，一般需要书面说明经营目的，但情形本身已能说明目的的除外（第 463 号出版物）。

哪些支出需要额外的记录：车辆、差旅、礼品和餐费？

离家差旅、礼品和车辆使用，仅有收据是不够的。《税法》规定，除非您通过充分的记录，或通过能印证您自己陈述的充分证据，证明金额、时间和地点（或日期和描述）、经营目的以及受赠人的业务关系，否则差旅、礼品或车辆等列举财产不得扣除（26 U.S.C. 274(d)）。第 463 号出版物补充说，大致估计或推算的金额不能扣除（第 463 号出版物）。

来源：第 463 号出版物（第 2 章和第 5 章）、26 U.S.C. 274和 26 CFR 1.274-5(j)(2)：里程费率可以代替实际成本的记录，但永远代替不了经营里程、时间和目的的记录。如何在两种方法之间选择，见标准里程费率还是实际车辆费用。出差途中的餐费，随差旅一起记录。

如果您申报车辆费用，税表会询问有关车辆的情况。Schedule C 第 IV 部分（经营无需填写 4562 表时使用）会询问车辆开始用于经营的日期、经营、通勤和其他里程，以及您是否有证据支持这项扣除、证据是否为书面形式（Schedule C；填报说明）。第 463 号出版物允许往返行程记一条，某些情况下也允许只保存部分年度的记录；完整的里程记录规则见里程记录要求。

现金购买和小额支出怎么处理？

能用经营账户或信用卡付款就用，因为对账单会记录这笔付款。用现金付款时，要拿收据。第 583 号出版物说，如果拿不到现金付款的收据，应当在付款时就在记录里作出充分说明。它还说，要避免开抬头为现金的支票；小额现金付款，要把备用金单据附在收据上；如果必须开现金支票来支付经营支出，要保留这笔付款的收据（第 583 号出版物）。

对于差旅、礼品和车辆支出，低于 $75 的支出不要求收据，住宿除外；交通费在不易取得收据时也不要求。但金额、日期、地点和目的仍然要记入您的记录（26 CFR 1.274-5；第 463 号出版物）。这条金额线来自这些规则，所以不要把它当作适用于所有支出的通用规则。小额支出能留收据就留；确实没有收据的，在付款时写一行，注明日期、金额、供应商和用途。

您收到的现金是另一个问题：见现金生意的销售记录。

收据可以用照片或扫描件代替纸质件吗？

可以，前提是电子系统符合 IRS 的要求；手机里一堆照片不一定就够用（第 583 号出版物）。什么样的才符合条件、纸质件什么时候可以扔掉，见用扫描件代替纸质收据。

每个月和年末要给记账员什么？

每个月交同样一小套资料，年末再多交几样。目标是让记账员不用问您，就能把对账单的每一行对应到一份文件或一条说明。

来源：第 583 号出版物和 Schedule C 填报说明。Schedule C 会询问您是否有需要开具 1099 表的付款。

如果承包商没有给您税号，您可能需要从应报告的付款中预扣税款，而且应当预扣却没有预扣的金额，可能由您自己承担（26 U.S.C. 3406；W-9 表索取方填报说明）。见向承包商收集税号。如果您销售商品，还要交出库存记录和确定年末存货价值所需的资料；见小卖家的存货与耗材。

为什么要每月交一批，而不是年底交 100 张照片？

年底一堆没有标注的照片，要先整理、标注日期、对应到对账单的行，才能开始记账，而且每笔支出的用途只能靠回忆。按月交的资料，对账的量小，说明也离事情发生的时间近。收到收据时就把它完整、平整地拍下来，放进当月的文件夹，并当场补上一行用途说明。

关于谁来分类、谁来追收据，见记账员需要您提供什么。想比较自己记账和请人帮忙，见自己记账还是请记账员。

所有记录要保存多久？

一般要保存到该税表的时效届满，通常是报税后 3 年（提前报送的税表，视为在截止日当天报送）。有些情形的期限更长，例如税表漏报的收入超过所列总收入的 25%（对企业而言，在扣除销售成本之前计算）、没有报税或税表有欺诈；而与财产有关的记录，要保存到您处置该财产当年的时效届满为止（IRS：记录应保存多久；第 583 号出版物；26 U.S.C. 6501(e)）。已报送税表的副本也要保存。完整表格见经营记录要保存多久。

一鞋盒没整理的收据，以后会让我付出什么代价？

没整理的收据，可能让您忘记支出、拿不出凭证支持扣除，记录最终不足时还可能被罚款。

• 忘记支出。第 583 号出版物说，除非在支出发生时就记录，否则您在准备税表时可能会忘记这些支出（第 583 号出版物）。
• 扣除没有凭证。举证责任在您：您必须能证明支出的某些要素，才能扣除（IRS：举证责任）。
• 罚款。该条例说，疏忽包括未能保存充分的账簿和记录，或未能适当证明各项目（26 CFR 1.6662-3）。与准确性相关的罚款，是因疏忽而造成的少缴税款部分的 20%（IRS：与准确性相关的罚款）。是否适用取决于具体事实，而 IRS 可能因善意和合理理由而免除或减少部分罚款。
• 整理的工作。编制税表的人必须先整理。如果记账或报税的报价因为记录没整理而更高，请问清楚整理包括哪些内容。

完整情况见不保存经营记录的罚款。如果收据已经丢失，见丢失收据的经营支出。

示例

所有金额均以美元计，仅作说明。

一个账户、每月一个文件夹的摄影师

一位摄影师收入 US$60,000，支出 US$18,000。所有经营的钱都通过一个经营账户和一张信用卡。每个月，这位摄影师都会核对对账单，把每笔支出对应到一张收据，并加上一行用途说明，例如“存储卡，婚礼拍摄”。到了年末，US$18,000 的每笔支出背后，都有收据和用途说明，放在十二个月度文件夹里，另有十二份核对过的对账单。

部分工作用个人信用卡付款的承包商

一位承包商有些工作成本用个人信用卡付款，有些用经营账户付款，所以每份对账单都两者混在一起，每一行都会引出“是经营还是个人？”的问题。从下个月开始，开立一个经营账户，所有经营成本都从该账户支付，从此以后账户就会自动完成分类。更早的几个月仍然是混在一起的，仍然要整理。

12 月手里有 200 张零散收据的卖家

一位卖家到了 12 月，手里有 200 张零散收据，一年的银行数据同步显示 600 笔交易。这 600 笔交易都要逐笔审查并分类，每笔都要找到对应的销售记录、购买收据或转账记录，而 200 张收据没有任何顺序。一次性对完，要靠对全年的记忆。同样的工作按月做，每次大约 50 笔交易，收据也都是新鲜的。如果报税人员要先整理这 200 张收据，可能会为此额外收费。

您的情况不同？

• 有一年或更长时间的收据和银行流水没有整理，个人和经营的钱混在一起，或者报税人员因为要整理一鞋盒的收据而额外收费：一般必须把每一行都整理好并对应到对账单，账目才能清楚地显示经营收入和支出，然后建立每月例行的流程，使下一份税表从有条理的账目开始。见补齐逾期未做的账目；如果只有对账单，见根据银行对账单重建账目；另见整理混在一起的经营资金和个人资金和补账费用由什么决定。整理工作本身，请找记账服务。
• 更早年度的税表从未报送：见未报年度的 Schedule C 支出。要先把几年的记录收集齐，才能编制这些税表；请交给记账服务。
• IRS 来信或已展开审计：见IRS 寄给企业的通知和IRS 对小企业的审计。请在信上印的日期之前答复；信中要求的记录必须先找出来并整理好。如果记录不齐，请交给记账服务。
• 您的企业是公司（包括选择按公司纳税的 LLC），或是有合伙人的 LLC：本文针对报 Schedule C 的人；见 S 公司记账、S 公司选择之后的账目和合伙人资本账户。
• 您的客户在境外付款，或者您用其他货币支付成本：见没有税表的外国客户收入和用外币支付的支出。