经营支出的收据丢了：还有哪些凭证能证明

经营收据丢了，经营支出还能扣除吗？

收据丢失本身不会让扣除作废。这笔支出仍须是真实的经营支出，您必须用其他记录来证明。联邦规定要求您保有足以确立各项扣除的账簿或记录（26 CFR 1.6001-1；IRS 第 305 号专题），IRS 也指出，除少数情形外，法律并未要求某种特定的记录（第 583 号出版物）。证明是您的责任，IRS 说明，您通常需要收据、已兑现的支票或账单等书面凭证（IRS：举证责任）。收据没了，就要由其他文件来承担这个作用。

以下情况不算简单：缺少收据的年度不止一年，缺口涉及车辆、差旅或大额购置，或 IRS 已来函要求提供佐证。下文分别说明。

有两种证明标准：

$75 的免收据界限只适用于差旅、礼品和车辆规则，不适用于普通支出。详情见下文。

26 CFR 1.274-5T 提到法院以前采用过的一种做法（Cohan v. Commissioner 案）：当一笔支出确实发生、但确切金额不详时，允许采用接近的估算。该条规定，对差旅、礼品和车辆等列举财产，这种做法已由更严格的规则取代。该条规定以及第 463 号和第 583 号出版物，都没有说明这种做法对普通支出是否仍然有用，所以不要指望靠估算过关。

先收集：

• 所有支付过经营支出的账户或信用卡的全年对账单，包括用于经营的个人信用卡。
• 每个卖家在线账户里的账单记录和发票。
• 订单和收据电子邮件，以及应用或商店的购买记录。
• 与出差和会议有关的日历、行程单和客户邮件。
• 去年的税表和账簿，以及您收到的 1099-NEC 表和 1099-K 表，用来在重建时核对收入是否完整（它们反映的是收入，而不是支出）。

如果被审计，银行或信用卡对账单够用吗？

通常单靠它不够。对账单证明您付过款，但证明不了您买了什么、为什么买。第 583 号出版物指出，字迹清晰的账户对账单在显示下列细节时可以证明付款，但仅有付款证明并不能确立扣除。请保留能显示这笔支出已发生的发票或销售单据（第 583 号出版物）。

第 583 号出版物说的是金融机构出具的对账单，没有说明支付应用自己的交易记录是否算数，所以请同时调出为该笔付款提供资金的银行或信用卡对账单。

第 463 号出版物对支票也有同样的说明：已兑现的支票连同收款人的账单，通常能确立费用金额，但仅凭支票并不能显示经营目的（第 463 号出版物）。对账单上只有商家名称的一行，同样留有这个缺口。

什么可以代替丢失的收据？

凡是能显示金额、日期、买了什么以及为什么买的东西都有帮助，最接近的替代品是卖家出具的副本。第 583 号出版物把已付账单、发票、账户对账单和销售单据列为支持文件（第 583 号出版物）。

关于最后一行：当时或接近当时留下的记录，具有后来的说明所没有的高度可信度，因为人的记忆往往不可靠。后来的说明需要有高度证明力的佐证（26 CFR 1.274-5T）。这一段适用于差旅、礼品和车辆支出。对任何支出，现在补写的说明都应当有发票、邮件和日历记录等外部记录支持，并注明是后来补写的。

对于差旅、礼品和车辆支出，第 463 号出版物允许您自己的书面或口头陈述弥补缺口，但前提是有其他佐证支持，并且费用金额、时间、地点或日期需要有直接证据或书面凭证（第 463 号出版物）。车辆方面，见重建里程记录。

没有收据的现金付款是最薄弱的情形，因为没有任何对账单能显示它。第 583 号出版物指出，现金付款拿不到收据时，您应当在付款当时就在记录里作出充分说明（第 583 号出版物）。如果是用现金支付分包商，见用现金支付分包商。

缺收据很严重吗？哪些支出要求更严格的证明？

对普通支出而言，缺收据是要用其他记录补上的缺口。对差旅、礼品和车辆支出，问题更大：除非每个要素都有证明，26 CFR 1.274-5T 不允许扣除，而且它取代了以往估算支出的做法。

来源：第 463 号出版物表 5-1和 26 CFR 1.274-5T。

上表适用于按实际费用申报。如果符合条件，有两种固定费率的方法可以替代部分收据：离家出差的标准餐费补贴，以及汽车支出的标准里程费率。两者都不需要那些收据，但仍需证明出差或里程：日期、目的地、经营里程和目的（26 CFR 1.274-5(j)；第 463 号出版物）。它们是固定费率，不是估算；适用资格见商务餐费扣除和标准里程费率还是实际汽车支出。

对符合条件的非个人使用车辆，更严格的证明规则不适用；这类车辆按其性质，不太可能被用于超过微不足道程度的个人用途（26 U.S.C. 274(d) 和 (i)）。工作用卡车或厢式货车是否符合条件，取决于车辆本身及其使用方式。

出差途中的餐费适用差旅规则。不属于出差的商务餐费，不在法规规定的差旅、礼品和列举财产这份严格证明清单上（26 U.S.C. 274(d)），第 463 号出版物的表 5-1 中也没有对应的一行，但它仍须是真实的经营支出。对于商务餐费，第 463 号出版物指出，餐厅收据只要显示餐厅名称和地点、用餐人数、日期和金额就够了。信用卡对账单显示餐厅、日期和金额，所以谁参加、经营原因是什么，需要您自己记录。餐费可以扣除多少，见商务餐费扣除。

小额购买需要收据吗？

在差旅、礼品和车辆规则下，低于 $75 的支出不需要收据，住宿除外。住宿，以及 $75 或以上的其他支出，都需要书面凭证。交通费用在不易取得收据时可以免除；员工依据责任计划、用每日补贴向雇主报销的差旅餐费或住宿费也可以免除（26 CFR 1.274-5；第 463 号出版物）。金额、日期、地点和目的仍须记录。

第 583 号出版物没有为普通支出设定金额界限，账簿仍须对其提供支持。收据必须显示什么，见 IRS 对收据的要求。

如果火灾、水灾或电脑崩溃毁掉了收据怎么办？

如果记录因您无法控制的情况而丢失，例如火灾、水灾或其他意外事故，26 CFR 1.274-5T 赋予您通过合理重建来证明差旅、礼品和车辆支出的权利（第 463 号出版物）。您必须证明这次损失是您无法控制的，所以请保留能说明事件的资料，例如保险理赔单或事故报告。

电脑崩溃、文件夹被删或箱子放错了地方，这两处来源都没有提到。是否算数取决于具体事实，需要由您来证明。请先向银行、信用卡发卡机构和卖家索取副本。

关于灾后重建经营记录，IRS 列出了供应商发票副本、银行对账单和往年税表，用来推算库存和销售数字；这些文件同样能显示支出。IRS 还提到可通过 Get Transcript 免费获取税表摘要，也可以邮寄 4506-T 表申请（IRS：重建记录）。

怎样重建全年支出而不重复计算？

从对账单入手，而不是从收据入手：对账单列出了通过某个账户或信用卡付出的每一笔款项，再由其他文件证明每笔款项是什么。支出归属哪一年，取决于企业一贯采用的会计方法：收付实现制下通常是付款的那一年，权责发生制下则是支出发生的那一年，无论是否已付款（第 583 号出版物）。如果账簿采用权责发生制，请把年末未付的账单加进来，并把每笔付款对应到一张未结账单，避免重复计算。按以下顺序进行：

1. 列出当年支付过经营支出的所有账户、信用卡和支付应用。
2. 调出每个账户全年的对账单。
3. 把每一行标记为经营、个人、转账或退款。用银行账户支付的信用卡账单属于转账；信用卡上的消费才是费用。
4. 把每一行经营支出与记录其所买物品的文件对应起来，并在该行注明是哪份记录。
5. 补上现金付款，它们不会出现在任何对账单上，可以依据卖家副本、零用金单据和其他记录来补（第 583 号出版物）。提取现金不是费用；请把它与所支付的支出对应起来。
6. 每笔支出只计一次。一张发票和它对应的对账单行是同一笔支出；退款会减少被退款的那笔支出。
7. 没有支持记录的行，请另外列一张清单，不要埋在“杂项”类别里。
8. 把合计数与对账单核对一致，做法见第 583 号出版物中关于将银行对账单与账簿对账的说明（第 583 号出版物）。

整年的账簿要根据对账单重建，见根据银行对账单重建账簿。

无法证明一笔支出，我会被罚款吗？

首先要付出的代价是扣除本身：IRS 不允许扣除的支出会使您的应税收入增加。随后可能还有罚款。与准确性有关的罚款，是对因疏忽或严重少报而少缴的那部分税款按 20% 计算（IRS：与准确性有关的罚款）。26 CFR 1.6662-3 指出，疏忽包括没有保存充分的账簿和记录，或没有适当证明各项目。

IRS 表示，如果您出于善意，并能证明有合理理由，它可能免除或减轻部分罚款；它也会对罚款收取利息。严重少报的认定标准，个人和公司不同；记录不全的其他代价，见不保存经营记录的罚款。

如果 IRS 已经要求提供证明怎么办？

审计以邮寄方式开始，会有一份书面通知，要求提供特定文件并注明回复日期（IRS：IRS 审计）。如果您没有在该日期前回复，IRS 会完成审计，并寄出载有其拟议调整的报告。

1. 看清函件涉及哪些项目和年度。函件要求提供的是具体文件，所以请逐项准备答复。
2. 对每个项目，准备好对账单行、卖家的记录和用途说明。对于差旅、礼品和车辆项目，再加上上表所列的各个要素。
3. 重建的记录要注明是重建的，并写明制作日期。绝不要伪造看起来像原件的收据。
4. 有些项目可能没有任何记录能支持。证明是您的责任（IRS：举证责任），所以这些项目就是审计中有风险的项目。哪些项目值得先去证明、哪些不值得，需要由报税人员或授权代表来判断。
5. 如果邮寄审计中您需要更多时间，请按函件的指示以书面方式申请。IRS 表示，通常可以一次性自动延长 30 天。一旦收到以挂号信寄出的欠税通知（Notice of Deficiency），IRS 就不能再给提供文件的更多时间，也不能延长向税务法院提起诉讼的原定 90 天（IRS：IRS 审计）。
6. 请用能确认送达的方式寄出答复。

您可以自己应对，也可以委托授权代表。审计如何进行、延期规则以及谁可以代表您，见小企业的 IRS 审计。

怎样改进，才能不再丢收据？

在支出发生时就留好证明，不要等到年底。当时或接近当时留下的记录分量更重（第 463 号出版物）。

• 经营支出统一从一个企业账户或信用卡支付，这样对账单列出的都是经营支出。
• 每张发票或收据电子邮件，当周就存进按年份命名的文件夹。
• 现金付款，在付款当时就写下用途、时间和金额（第 583 号出版物）。
• 差旅、礼品、餐费和车辆使用，在发生时就写下目的。
• 每月把对账单与账簿核对一次。

完整的做法见自雇人士的记录保存。用照片代替纸质收据，见用扫描件代替纸质收据，所有记录要保存多久，见经营记录要保存多久。

示例

这些示例仅作说明，金额均为美元。

有信用卡对账单、没有收据的设计师

一位自由职业设计师丢光了全年所有收据，但保留着信用卡对账单：软件 US$3,600、订阅服务 US$1,200、一台笔记本电脑 US$2,400，共 US$7,200。每行对账单都显示商家、日期和金额，足以证明付款。设计师下载了每个卖家的账单记录和笔记本电脑的订单确认，它们显示了买了什么、何时买的，然后补写了一份简短说明，写明每件物品有多少用于经营（混合用途支出与经营比例）。现在每笔支出都有付款证明、卖家记录和说明。笔记本电脑同时也是资产，所以它的购买日期、价格和经营用途要记入资产记录。

火灾烧毁了办公室

一场火灾烧毁了一间办公室，里面存放着当年约 US$15,000 支出的收据。业主向供应商索取发票副本，调出银行和信用卡对账单，并根据往年的税表查看哪些类别和资产已经申报过。业主保留了火灾报告和保险理赔单，用来证明损失是自己无法控制的，并把重建的清单标注为重建。

IRS 来函要求提供汽车、差旅和餐费的证明

IRS 来函要求提供 US$9,000 实际汽车、差旅和餐费支出的证明，而业主没有收据。信用卡对账单显示了商家、日期和金额，但没有显示每次出行的地点和目的、行驶的里程，或每顿饭有谁参加。这些需要另有记录：与出行相关的日历记录、客户邮件和发票，以及据此重建并注明为重建的里程记录。对于汽车和差旅（包括途中的餐费），凭记忆估算的金额不能扣除。

您的情况不同？

• 您缺少不止一年的收据，或缺口涉及车辆、差旅或大额购置：哪些支出能靠其他记录成立、先重建什么，都要根据您的具体情况来判断。请寻求记账协助，逐年重建账簿。
• IRS 已来函要求提供证明：以函件上的回复日期为准；欠税通知不会给提供文件的额外时间，也不会延长向税务法院提起诉讼的 90 天；差旅、礼品和车辆项目需要每个要素都齐全。请阅读小企业的 IRS 审计，并寻求记账协助，整理函件所列的记录。
• 已提交的税表里有您现在无法证明的支出：请阅读更正因经营支出错误而出错的税表，并寻求记账协助，重建受影响的年度。
• 账簿已落后数月或数年，或对账单与账簿对不上：见补齐积压的账务；对于未报税的年度，见未报税年度的 Schedule C 支出。
• 您用个人信用卡支付了经营支出：见个人信用卡上的经营支出。
• 您是公司或合伙企业：第 463 号出版物是为员工和独资经营者撰写的，对差旅和餐费要求您查阅所报税表的填报说明；实体的账簿仍须足以确立每一项扣除（26 CFR 1.6001-1）。如果实体的记录有缺口，请寻求记账协助。