自己记账，还是请记账员？

我可以用软件自己记账，还是需要请记账员？

如果您能为每笔交易保留凭证并正确分类、核对银行及信用卡账户，并按时整理出申报所需的数据，就可以自己记账。软件只会记录您输入的内容；您仍需确认记录完整、准确。如果对账或报表已经跟不上，可以请记账员处理日常工作。涉及税务会计方法、库存或申报的问题，应请具备资质的税务专业人员解决（IRS：Publication 583）。

IRS 对企业账簿有什么要求？

账簿必须能说明申报表中的收入和支出，您也必须保留支持账目记录的凭证。联邦法律要求保存足以确定应纳税额的记录；只要能清楚反映收入和支出，IRS 通常允许您自行选择记账系统，包括电子记录（26 USC 6001；IRS：Publication 583）。订阅记账软件并不能补齐遗失的收据，也不会自动判断一笔款项属于工资、库存、资产还是业主提款。

请保留发票或销售报告、银行及信用卡对账单、费用收据、贷款记录和经营资产记录，并将它们与账簿中的记录对应起来。单凭一笔银行存款，未必能看出它是销售收入、贷款还是业主投入；单凭一笔刷卡记录，也未必能证明其经营用途。IRS 要求申报项目的支持记录至少保留至适用的税款核定期限届满；部分记录和资产适用更长的保留期限（IRS：Publication 583；IRS：记录需要保留多久？）。

合伙企业或公司需要有自己的账簿，与每位业主的个人财务分开。合伙企业的收入虽然通常由合伙人申报，但企业本身仍需提交信息申报表；公司也有自己的申报表（IRS：Publication 583）。有关不同企业需要提交的表格，请参阅您的企业需要提交哪些税表。

记账员、会计师或 CPA：谁能帮我报税，并代表我与 IRS 沟通？

任何人都可以记录交易。收费准备联邦税表与代表他人处理 IRS 事务是两项不同的工作：收费报税人员需要持有 IRS 报税人员税务识别号；CPA、注册税务代理人和律师则拥有不受限制的 IRS 代理权（IRS：报税人员资质）。

部分没有上述资质的报税人员，仅对其准备并签署的税表拥有有限代理权；另一些则完全没有代理权（IRS：报税人员资质）。仅凭“记账员”这个称呼，无法判断对方可以处理哪些报税或代理事务。

我需要单独开设企业银行账户吗？

联邦的记录保存规则本身并不要求单独开设银行账户，但 IRS 建议开设，并只用于经营。将交易分开，可以更容易追踪收入、费用及业主转账，也方便核对银行账户与账簿（IRS：Publication 583）。

如果个人和经营付款已经混在一起，请先逐笔确认用途，再进行分类。从企业账户支付的个人消费，并不会自动成为可抵扣的经营费用。合伙企业或公司向业主转款时，需要在企业账簿中单独确定其性质；关于 LLC 业主提款，请参阅如何给自己付款。

收付实现制还是权责发生制：我的账簿采用哪种方法？

请采用税法允许、且能清楚反映收入的方法。如果能将账簿数据与税表核对调整，日常账簿可以采用另一种方法（IRS：Form 1065 的 Schedule M-3 填表说明）。更改收入和费用的申报方式前，先查看已提交税表采用的方法。首次提交的税表通常会确立税务会计方法；之后变更通常需要 IRS 批准，一般通过 Form 3115 申请（IRS：Publication 538）。

客户尚未支付的发票款，是客户欠企业的钱；尚未支付的供应商账单，是企业欠他人的钱。收付实现制与权责发生制通常会在不同时间确认这些收入和费用。

这些规则决定的是确认时间，并不允许您漏记发票或账单。部分公司及有公司合伙人的合伙企业使用收付实现制会受到限制，但小企业可能符合例外规定；库存也可能影响采购和销售所采用的方法（IRS：Publication 538）。

我的企业报税时需要提供资产负债表吗？

独资经营者的 Schedule C 不包含 Schedule L 资产负债表。合伙企业和公司的税表可能需要附上 Schedule L，按账簿列报年初及年末的资产、负债和业主权益（IRS：Schedule C 填表说明；IRS：Form 1065 填表说明；IRS：Form 1120-S 填表说明；IRS：Form 1120 填表说明）。

请查看所提交税表中的小企业问题：Form 1065 和 1120-S 对应 Schedule B，Form 1120 对应 Schedule K。合伙企业必须满足列出的每项条件，包括按时提供合伙人附表。使用例外规定前，请查看所申报税年的填表说明。即使可以不填 Schedule L，也必须保留支持申报内容的记录。如需提供资产负债表，其数据必须与账簿一致（IRS：Form 1065 填表说明；IRS：Form 1120-S 填表说明；IRS：Form 1120 填表说明）。

账簿需要多久更新一次？

联邦并没有统一规定，要求所有小企业每周或每月记账。更新频率应足以让您按时完成申报和缴税；每个银行账户收到对账单后，都应进行核对。IRS 建议每月对账（IRS：Publication 583）。

可行的日常流程是：交易发生时保留原始凭证，每月检查收款和付款、核对银行及信用卡余额，并在月结前查清未分类或重复记录。年内也要检查收入，因为自雇人士、合伙人及 S 型公司股东可能需要预缴税款（IRS：预缴税款）。如果账务已积压数月，申报期限又快到了，请参阅如何补齐积压的账务。

开始雇用员工后，会有哪些变化？

发工资会增加代扣税、缴存税款、申报和员工记录等工作，其截止日期与发薪日期相关。雇主必须追踪税前工资、代扣税、雇主承担的税款、工资付款及税款缴存，并将工资报告与账簿和银行流水核对（IRS：Publication 15；IRS：缴存及申报雇佣税）。

联邦税款缴存安排通常为每月或每周两次；少量应付税款可能允许随按时提交的税表一并支付，而较大的应付税额可能触发下一个工作日缴存的要求。各州可能另有工资税义务（IRS：Publication 15；IRS：缴存及申报雇佣税）。雇佣税记录应从税款到期日或支付日中较晚的一天起，至少保留四年（IRS：Publication 583）。使用工资服务商，并不免除雇主正确缴存税款的责任。如果故意不缴纳已代扣的税款，IRS 可能向责任人追征信托基金税款罚款，包括控制付款的业主（IRS：Publication 15）。

开始代收销售税后，会有哪些变化？

按州追踪代收的销售税，并与各州申报表核对。计算联邦所得税时，对买方征收并上缴州政府的税款通常不计入收入；对卖方征收、由卖方向买方收取的税款则计入收入总额（IRS：Publication 334）。企业在哪些州、从何时起需要代收销售税，要分别根据各州规定判断；请参阅什么时候必须代收销售税。

向独立承包商付款后，会有哪些变化？

保留每位独立承包商的身份资料、发票、付款金额及付款方式，以判断需要提交哪些信息申报表。向美国收款方索取 Form W-9；外国收款方通常应提供适用的外国身份表格（IRS：W-9 索取方须知）。本税年支付给同一收款方的应申报服务款项达到 $2,000 时，通常需要提交 Form 1099-NEC；如涉及备用预扣税，则无论金额多少，都可能需要提交该表（IRS：信息申报指引）。

向公司支付的大多数款项可免于申报，但律师费仍可能需要申报。需要提交的 Form 1099-NEC 应在次年 January 31 前送交收款方并报送 IRS；如该日为周末或法定假日，则顺延至下一个工作日。银行卡及符合条件的第三方支付网络付款应单独追踪，因为这些款项由结算机构通过 Form 1099-K 申报，而不是由您通过 Form 1099-NEC 申报（IRS：Form 1099-MISC 和 Form 1099-NEC 填表说明）。将某人称为独立承包商，并不能确定其用工身份：IRS 会根据实际控制程度及工作关系判断（IRS：独立承包商的定义）。

持有库存会让自己记账更难吗？

会。销售商品需要增加采购和销售记录。如果采用税务库存会计方法，您需要追踪销售成本及年末存货。符合条件的小企业可以选择允许采用的其他方法，无需按税务库存方法核算，但仍需保留支持所选方法的记录（IRS：Publication 538）。

请保留采购和销售记录，包括数量及退货记录。如果采用税务库存核算，还需记录损失及仍持有的存货。能否使用小企业方法，取决于收入总额和其他条件；所用方法仍必须清楚反映收入。变更库存核算方法，本身也可能属于会计方法变更（IRS：Publication 538）。在首次报税前，应与报税人员确定所用方法，不要把每笔采购都直接当作当期费用。

如果由别人记账，我还需要对错误负责吗？

需要。即使由别人记录交易或准备税表，您仍需对申报所用的记录和数据负责。IRS 建议纳税人在提交前检查税表；联邦记录保存义务仍由纳税人承担（IRS：Topic 254；26 USC 6001）。

确保您始终能够查看账簿和原始凭证。明确由谁录入交易、对账、检查异常项目、准备工资税或销售税申报，以及批准申报和税款缴存。每月检查银行对账结果、未收款发票、未付款账单及欠缴税款。发现差异时，应在提交税表前问清楚。

什么时候自己记账已经不够用了？

关键在于，您能否在截止日期前准确完成所需记录、对账和申报，而不是达到某个营业额或使用某项软件功能。交易不多的简单服务业务，可能适合自己记账；涉及工资、多个州的销售税、库存、多位业主、复杂资产购置或必须填写 Schedule L 时，对专业协助的需求会增加（IRS：Publication 583；IRS：Form 1065 填表说明）。

交接账务前，请整理账户清单、银行及信用卡对账单、上一份税表、申报日程、工资税及销售税登记资料，以及库存或贷款记录。明确由谁补充缺失凭证、由谁检查月结。如果企业刚成立，有关首次报税的安排，请参阅首次企业报税。

示例

以下金额仅以美元举例，不代表税务门槛。

一位独资经营者经营服务业务，只有一个银行账户，没有员工或库存。某个月，客户付款合计 $10,000，经营付款合计 $4,000，业主另向个人账户转入 $2,000。业主将 $10,000 记为收款，为 $4,000 的付款分类并保留凭证，将 $2,000 的转账记为业主提款，而不是经营费用。账面银行余额增加 $4,000，来自收款减去付款和提款。业主将余额与银行对账单核对，考虑在途存款及尚未结算的付款，并记入银行费用，再单独检查未付账单。如果能持续完成这套流程，自己记账可能是可行的。以后开始发工资或采购转售商品时，就会增加记录和截止日期，需要重新评估。

您的情况有所不同？

• 账务积压，申报期限又快到了：在依赖当前利润报告前，请先参阅如何补齐积压的账务。
• 首次为企业报税：请参阅首次企业报税，了解申报步骤。
• 不清楚企业需要提交哪种税表：请参阅您的企业需要提交哪些税表。
• 在多个州代收销售税：请参阅什么时候必须代收销售税，分别核对各州规定。
• 从 LLC 提款，或通过 S 型公司给自己发薪：请参阅如何给自己付款、S 型公司业主的工资及S 型公司如何纳税。
• 您的美国单一成员 LLC 由外国人持有：请追踪企业与业主之间的资金、财产及其他往来，因为这些交易可能需要在 Form 5472 上申报；请参阅外国人持有的单一成员 LLC 申报（IRS：Form 5472 填表说明）。
• 您的公司在加拿大：年终要求有所不同；请参阅公司的年终财务报表。
• 工资、库存或必须提供的资产负债表已经让日常记账难以应付：请准备账户清单、对账资料、登记资料和申报日程，了解我们的记账服务。