IRS 里程记录要求：要记什么，哪些行程算业务里程

IRS 里程记录必须写明哪些内容？

美国法律要求您证明车辆的每一次业务用途，并不要求必须叫“里程记录”，也没有固定格式，只是里程记录是最常见的证明方式。如果报税人员向您要里程记录，或收到 IRS 信函要求证明业务里程，证明材料必须写明每次行程的日期、去了哪里、为什么去，以及行驶的英里数，另外还要有这辆车全年的总里程。

美国联邦法律规定，纳税人必须用充分记录（对每次行程的书面记录），或用日历、发票等足以印证本人陈述的其他充分证据来证明车辆费用，否则一律不得扣除汽车或其他车辆的费用（26 U.S.C. 274(d)）。这条规则不适用于合格的非个人用途车辆，例如只有驾驶座的送货卡车（第 463 号出版物）。条例列出的充分记录形式包括账簿、日记、日志、行程单或类似记录（26 CFR 1.274-5T）。

来源：第 463 号出版物，表 5-1。其中的每日记录样表还多了里程表起止读数两栏，这两栏不是必填项，但能让每个数字都有据可查。

只记录全年合计数是不够的。有一种狭窄的例外：如果您唯一的业务驾驶是在固定路线上送货或拜访客户，可以只记录一次路线的长度、每次行程的日期和全年总里程，不必为每次行程写明目的（第 463 号出版物；26 CFR 1.274-5T）。

遇到下列情况，处理起来就不简单了：报税人员或 IRS 信函要求提供证明；里程记录从未记过，或到年末才补做；车辆同时服务于家庭办公室和另一个工作地点；涉及不止一辆车；车辆属于合伙企业或公司。请准备好年初和年末的里程表读数、日历、客户地址或发票，以及每次行程的目的。

标准里程费率和实际费用这两种方法，都需要里程记录吗？

需要。两种方法都要有业务里程的记录。标准里程费率替代的是车辆使用成本的记录，并不替代业务行驶距离的记录。扣除额等于费率乘以业务里程（税务程序 2019-46，第 4.01 节；第 510 号专题）。

采用实际费用法时，里程记录决定汽油、保险和折旧等费用中可算作业务的比例，计算方法是业务里程除以总里程（第 463 号出版物）。如果您对车辆计提折旧，在整个回收期的每一年都要保存业务使用情况的记录（第 463 号出版物）。两种方法如何选择，以及业务使用比例的测试，请看标准里程费率还是实际汽车费用。

本文所述的纳税年度中途，标准费率发生了变化，所以每次行程的日期都很重要：1 月至 6 月为 每英里 72.5 美分，7 月至 12 月为 每英里 76 美分（公告 2026-11）。

手机应用、电子表格或笔记本，哪种记录够用？

够用，只要包含上述内容并且准确。条例没有指定格式或产品。用电脑保存的记录，只要是用记录程序存入计算机存储设备，就算书面记录；第 463 号出版物也说，用电脑制作的记录属于充分记录（26 CFR 1.274-5T；第 463 号出版物）。

无论用哪种格式，都有三个常见陷阱：

• 漏写业务目的。自动定位软件通常只记录里程和时间，不记录您为什么开车。除非从当时的情况就能明显看出目的，否则一般需要书面写明业务目的，所以请为每次行程补上（26 CFR 1.274-5T）。
• 估算数字。第 463 号出版物说明，估算或大约的金额不能扣除。
• 日后打不开的记录。如果您用电脑系统保存记录，就必须能提供清晰可读的记录，用以支持税表上的各项数字，并且与账簿相符（第 583 号出版物）。请在年末导出里程记录，不要只依赖可能会关闭的账户。

里程记录要多久更新一次？

每笔记录都要在行程当时或之后不久完成。不要求逐日记录：每周记录一次、记录当周的用车情况，也算在行程当时或之后不久完成。事后补写的记录本身不是充分记录，您的陈述这时需要有力的佐证，例如日历记录、发票和与客户的往来信息（26 CFR 1.274-5T；第 463 号出版物）。

如果只记录了一年中的一部分时间，只有在发票等其他证据能证明这些时段具有代表性时，IRS 才会把它当作全年的记录。这种情况，以及从未记录或记录遗失的情况，请看补做里程记录。

哪些行程算业务，哪些是通勤？

在家和固定工作地点之间开车属于通勤，通勤不能扣除，无论距离多远，也无论途中是否打电话或带着工具（第 463 号出版物）。

前六行假定您的家不是主要营业场所；请看下文的家庭办公室部分。

工作地点的工作预计会持续一年或不足一年，并且确实如此，才算临时工作地点。如果您预计会超过一年，即使提前结束，也不算临时；预期改变后，它也不再是临时的。您的都会区是指城市加上被视为其一部分的郊区（第 463 号出版物；Schedule C 填报说明第 44b 行）。

个人绕路需要小心。在两个工作地点之间，如果您因个人原因偏离直达路线，可扣除的金额不能超过直达行程的费用，所以请把多出的里程记为其他里程（第 463 号出版物）。在两个业务地点之间短暂停留，例如吃午饭，不会中断业务用途（26 CFR 1.274-5T）。

从家庭办公室出发的行程算不算？

算，前提是家庭办公室符合主要营业场所的条件。这时，从这个家到同一行业或业务的另一个工作地点之间的行程都是业务里程，不论对方是固定还是临时工作地点，也不论多远（第 463 号出版物；Schedule C 填报说明第 44b 行；税务裁定 99-7）。

这个测试来自家庭办公室规则。如果您专门且经常把家庭办公室用于业务的行政或管理活动，并且没有其他固定场所用于开展大量行政或管理活动，家庭办公室就符合主要营业场所的条件（第 587 号出版物）。该出版物还提醒，要权衡各个地点所做工作的相对重要性和停留时间。家不是主要营业场所时，仍适用上文的一般通勤规则。关于家庭办公室扣除本身，请看简化法还是实际费用法。

只有家是主要营业场所时，行程才算业务里程；如果家庭办公室只是因为在那里会见客户才符合条件，或属于独立建筑，则不算（Schedule C 填报说明第 44b 行）。如果您是自己公司的员工，家庭办公室的使用还必须是为了雇主的便利（26 U.S.C. 280A(c)(1)）。第 587 号出版物不允许员工扣除家庭办公室费用，但这本身并不意味着从家到工作现场的行程就是通勤：家符合主要营业场所测试时，公司可以按合规报销计划报销这些行程，只要符合计划规则，报销款不计入您的工资（税务裁定 99-7；第 5137 号出版物）。

如果我还使用共享办公空间或第二个工作地点呢？

这取决于您的家庭办公室。如果家是主要营业场所，从家到办公位、从办公位到客户的行程都是业务里程。如果不是，从家开车到经常使用的办公位一般属于通勤，从办公位到客户则是业务。IRS 对共享办公空间没有专门规定，这里适用的是固定工作地点规则，因此您使用办公位的频率和在那里做什么，都可能改变结论。

第 587 号出版物说明，在家以外的固定场所开展大量行政或管理工作，例如开账单、记账或排日程，可能使家庭办公室不符合条件。在固定场所开展的大量非行政工作，例如会见或服务客户，则不会（第 587 号出版物）。行政工作在哪里做、做了多少，单凭里程记录无法说明，所以请在记录里注明每个工作日的工作地点。

只有部分里程可以扣除，还要列出总里程吗？

要。请列出里程表走过的每一英里，再分为业务、通勤和其他三类；只有业务里程可以扣除。Schedule C 第 IV 部分适用于使用标准里程费率、租赁车辆或车辆已全部折旧完毕，并且没有其他原因需要提交 4562 表的独资经营者。4562 表第 V 部分适用于您对车辆计提折旧，或者无论如何都必须提交该表的情况。两处都要填写投入使用日期，业务、通勤和其他里程，以及您是否有书面证据支持扣除（Schedule C 填报说明第 9 行；Schedule C 表格；4562 表；26 CFR 1.274-5T）。

填写时，总里程等于年末里程表读数减去年初读数；业务里程为各次业务行程相加；通勤里程为各次通勤行程相加；剩下的算其他里程。例如，里程表 1 月 1 日读数为 40,000，12 月 31 日为 52,000，总里程就是 12,000 英里。如果记录显示业务里程 7,500 英里、通勤里程 600 英里，其余 3,900 英里就是个人用途，只有 7,500 英里可以扣除。

每辆车都要单独记录；Schedule C 填报说明要求，每增加一辆车，就在附加说明中提供第 IV 部分的信息（Schedule C 填报说明）。

涉及合伙企业或公司时，规则会变吗？

凭证规则适用于所有为车辆申请扣除的纳税人，包括拥有车辆的合伙企业或公司（26 U.S.C. 274(d)）。这类实体没有 Schedule C，它在自己的 4562 表第 V 部分申报所有人或关联人使用的车辆里程（4562 表）。

里程记录证明的是里程，并不会自动产生扣除。如果您是自己公司的员工，员工自付的汽车费用在个人税表上一般不能扣除（第 463 号出版物）；公司可以根据您的里程记录向您补偿。如果公司反过来给您提供汽车，通勤和其他个人用途一般属于应税附加福利，公司必须估值并在 W-2 表上申报，除非您为这部分用途付费，所以即使您不申请扣除，也要保留通勤与其他里程的划分（第 15-B 号出版物）。合伙人自己承担、合伙企业不报销的汽车费用，只有在合伙协议要求合伙人自行承担时，才能作为未报销的合伙企业费用，在 Schedule E 上扣除（Schedule E 填报说明）。

公司向您报销时，您要向公司说明费用的明细：每次行程的日期、目的地、业务目的和里程，并在行程当时或之后不久记录。如果您直接或间接拥有公司 超过 10% 的股票，您与雇主就属于关联方，还必须能向 IRS 证明这些费用（第 463 号出版物）。关于报销规则，请看报销所有人费用；关于通过实体购车，请看通过公司购买车辆。

示例

以下示例只涉及里程。

有家庭办公室的摄影师

一位摄影师的空余房间只用于开账单和记账，没有其他办公室，并且该房间符合第 587 号出版物中的主要营业场所测试，所以从家到拍摄现场的行程属于业务行程。某天里程表走了 16 英里：去拍摄现场往返 11 英里，另外去健身房往返 5 英里。记录显示业务里程 11 英里，目的为拍摄；其他里程 5 英里；通勤里程 0 英里。

上门拜访客户的记账员

一位记账员在符合条件的家庭办公室工作，往返客户处共开 20 英里。记录写明日期、客户所在城市、目的（审阅季度账簿）和 20 英里业务里程。由于家是主要营业场所，从家出发的这趟行程算业务里程。

使用共享办公位的自由职业者

一位自由职业者每个工作日都在同一个租用的办公位工作，单程 12 英里，没有符合条件的家庭办公室。每天往返的 24 英里属于通勤。某天，这位自由职业者从办公位开车去 10 英里外的客户处，再回到办公位，这 20 英里属于业务里程。从家到办公位的行程能否算业务里程，取决于上文的家庭办公室测试。

您的情况不同？

• 报税人员要求您提供里程记录，或 IRS 信函要求证明业务里程：哪些行程可以扣除、您的记录是否站得住脚，取决于里程记录本身无法单独说明的事实，例如家庭办公室测试、第二个工作地点和混合行程。如果问题出在记录上，记账协助正适合您。如果 IRS 已经启动审计，请看 IRS 审计指南和 Schedule C 中哪些费用会被质疑。
• 您没有记录里程，或记录丢了：请看补做里程记录。好几年没有记录，也可能意味着账目需要补做，这属于记账协助的范围。
• 您正在标准费率和实际费用之间做选择，或想要切换：请看标准里程费率还是实际汽车费用。
• 您为网约车或送货平台开车：请看网约车和送货司机的扣除项目。
• 车辆属于 LLC 或 S 公司，或公司向您报销车辆费用：请看通过公司购买车辆和报销所有人费用。
• 车辆同时用于业务和个人驾驶，还要记录停车费、过路费和收据，或者您想知道里程记录要保存多久：请看混合用途费用的业务比例、IRS 收据要求和业务记录要保存多久。
• 您在加拿大开车：加拿大的行车日志规则不同；请看 CRA 车辆行车日志指南。