Schedule C 审计：IRS 会质疑哪些费用，要留哪些凭证

为什么别人的生意好像什么都能扣除？

没有人能什么都扣除。美国 Schedule C 上的每笔费用都必须是生意的普通且必要支出，不能是个人开销，而且要能证明（第 334 号出版物；第 162 条）。看起来什么都扣的业主，可能是实际成本本来就不同，也可能是还没被审查过的年度，或者把个人开销算成了生意费用。合法少缴税的方法见降低生意税款。

Schedule C 上要求的证明超出银行对账单的项目有：汽车和卡车、差旅和餐饮、家庭办公室、合同工费用、设备，以及金额较大的“其他”费用。每一项需要的证明见下文，不过这里引用的 IRS 页面都没有给这些项目排名。

没被审计过的税表不等于已获批准。IRS 一般可以审计过去三年内报的税表，发现重大错误时可以追加年度，通常不会追溯超过六年（IRS 审计）。依照法规，IRS 核定税款的期限一般是报税后三年；如果漏报的总收入超过 25%，期限为六年；如果没有报税，或税表存在欺诈，则没有期限（第 6501 条）。

如果汽车、家庭办公室或“其他”费用金额较大，费用相对收入偏高，生意和个人资金混在一起，有年度没报税，或者已经收到 IRS 信函，您的情况就不简单。如果信函已经到了，请先看IRS 如何审计小企业。请先准备：

• 每个生意账户和信用卡的对账单
• 按 Schedule C 行次分类的收据或发票
• 里程记录
• 您的住宅面积和工作空间面积
• 您收到或开出的每一份 1099 表

Schedule C 上的费用怎样才能扣除？

费用必须同时满足以下条件才可扣除：属于生意的普通且必要支出，在当年已支付或已发生，并且不是个人开销（第 162(a) 款；第 262 条）。

因违法而向政府缴纳的罚款不能扣除（Schedule C 填报说明）。

怎样证明一笔费用属于生意？

每笔费用请保留三样东西：已付款的证明、说明这笔费用是什么的文件，以及生意用途。举证责任在您，一般需要收据、已兑现支票或账单等书面证据（IRS 举证责任）。

• 付款证明： 已兑现的支票，或显示金额、收款方和入账日期的账户对账单。仅有付款记录不能证明可以扣除（第 583 号出版物）。
• 费用是什么： 显示金额，并说明这笔支出用于生意的发票、收据或销售单据。
• 为什么属于生意： 如果从单据本身看不出用途，就要在当时做一条记录，例如餐饮有谁参加、谈了什么。

差旅、礼品和汽车费用的规则更严，见下文。有效收据需要显示哪些内容，见IRS 收据要求；全年的记账方法和现金支出，见自雇人士的记录保存；收据丢失时，见丢失的生意费用收据。

IRS 怎样挑选 Schedule C 税表来审计？有些类别会被查得更严吗？

这里引用的 IRS 页面没有列出会被审计的费用类型，只说明了挑选税表的这几种方式（IRS 审计；第 556 号出版物，较早版本）：

• 电脑筛选和随机抽样。 税表会与类似税表的“常态”比较，有些税表仅按统计公式随机选出。
• 文件核对。 1099 表或 W-2 表上的收入与税表不一致。
• 有疑问的项目。 选中某份税表，可能是为了查明某个项目是怎么处理的，并研究类似纳税人如何处理同一税务问题。
• 关联审查和其他信息。 税表涉及已被选中审查的合伙人、投资人或其他纳税人，或者 IRS 收到了外部信息，IRS 会先评估这些信息是否可靠。

被选中不代表有错。第 556 号出版物说明，许多审查的结果是退税，或税表原样通过。两个页面都没有说明比较时看重哪些行次或金额，所以所谓“危险信号”行次清单只是猜测，不是 IRS 的结论。

IRS 还为审查人员发布审计技术指南，大多按行业编写，其中一份讲的是非营利活动。如果您所在行业有指南，它会说明该行业审计中常见的问题。审计从邮寄的书面通知开始，要求提供具体文件；见IRS 如何审计小企业。

Schedule C 的哪些行次最容易被质疑？各需要什么证明？

这些行次的法律要求高于银行对账单，或者生意用途和个人用途容易混在一起。

来源：Schedule C及其填报说明；第 463 号出版物；第 587 号出版物。行次依据最新发布的 Schedule C；行次可能逐年变动，请核对您报税所用的表格。

汽车、差旅和餐饮费用需要什么证明？

对差旅、礼品和乘用车等列示财产，除非您能用完整记录或其他能佐证您本人陈述的证据，证明金额、旅行的时间和地点（礼品则是日期和说明）、生意目的，以及（礼品）收礼人与生意的关系，否则不得扣除（第 274(d) 款）。估算和没有依据的陈述不算数（26 CFR 1.274-5T；第 463 号出版物）。

• 汽车。 每次生意用车都要记录：日期、目的地、目的和里程，以及汽车全年总里程。从家开车到固定工作地点是上下班，不能扣除；如果您的家是主要营业场所，从家开车去同一生意的其他工作地点则不算上下班（Schedule C 填报说明）。
• 差旅。 离家出差是指离开税务所在地（您的主要营业场所，不论家人住在哪里）的大致范围，所用时间明显长于普通一天的工作，并且需要睡眠或休息的旅行。每次这样的旅行，请保留每笔费用的金额、出发和返回的日期、目的地和生意目的。住宿，以及任何 $75 或以上的其他费用，都要保留收据；交通费收据一时拿不到的，可以免除。如果旅行期间的餐饮使用标准餐饮补贴，就不必保留这些餐饮的实际费用，但仍要保留旅行的时间、地点和生意目的的记录（Schedule C 填报说明；第 463 号出版物）。
• 餐饮。 在大多数情况下只有 50% 可以扣除，娱乐费用一般不能扣除（第 274 条；Schedule C 填报说明）。商务餐饮对在场的人、餐饮为谁而设、是否过于奢华也有条件。请记录日期、地点、生意目的和参加者；餐厅收据应显示店名和地点、人数、日期和金额（第 463 号出版物）。

不要求当时就写日志，但在当时或接近当时做的记录，加上文件佐证，比事后准备的说明可信得多。如果其他证据显示某段时间有代表性，只记了部分年度的日志也可以用来支持全年的生意用途占比（26 CFR 1.274-5T；第 463 号出版物）。

详情：里程记录要求、标准里程费率还是实际汽车费用、商务餐饮扣除。如果没有记里程，见补建里程记录。

家庭办公室扣除有什么要求？

住宅的一部分必须经常且专用于生意，并且是您的主要营业场所、您会见客户的地方，或者是一栋独立建筑（第 587 号出版物；第 280A(c)(1) 款）。

• 专用且经常： 指定的区域只用于生意，并且经常使用。可以是一个房间，也可以是没有固定隔墙但能明确划分的空间。同一区域只要有任何个人用途，就不符合标准；用来存放存货或产品样品的空间和托儿空间有各自的规则。偶尔或附带的生意用途不算经常使用。
• 主要营业场所： IRS 会比较各个场所所做工作的相对重要性和停留的时间。如果您在家专用且经常处理行政或管理工作，并且没有其他固定场所可以做大量的行政或管理工作，家庭办公室也符合条件。

另有收入限制。按实际费用计算时，水电、保险、折旧等类似费用，不能超过在家经营所得的收入，该收入要先减去住宅的房贷利息和房产税，以及生意的其他费用；超出的部分由 8829 表向后结转（第 587 号出版物；第 280A(c)(5) 款）。简化方法有自己的限额，并不放宽资格标准（Schedule C 填报说明）。记录必须显示使用的住宅面积，以及它经常且专用于生意；按实际费用计算时，还必须显示该部分的费用和折旧。选择哪种方法，见家庭办公室：简化方法还是实际费用。

如果费用一部分是个人用途怎么办？

同时用于生意和个人的费用，只能扣除生意部分，并按您能证明的依据划分。个人部分一般不能扣除（第 334 号出版物）。

• 汽车按生意用途和个人用途的行驶里程划分（第 463 号出版物）。
• 住宅按面积划分，即生意使用的面积占整个住宅的比例。同时用于生意和个人的区域，一般不符合条件（第 587 号出版物）。

从生意账户支付的个人账单，必须在账簿中分开。见从生意账户支付个人开销和整理混在一起的生意与个人资金。

我的费用相对收入偏高，或者我亏损了：IRS 会看什么？

只要每笔费用都是普通、必要、属于生意并且能证明，费用高是允许的。IRS 会把税表与类似税表的“常态”比较（IRS 审计），但这里引用的页面没有给出这些常态，所以每一行都需要自己的支持证明。当费用超过收入时，IRS 还会看这项活动是不是为营利而经营的生意。生意的首要目的是获得收入或利润，并持续、规律地经营；爱好则不符合（Schedule C 填报说明）。如果一项活动不是以营利为目的，它的亏损不能抵减其他收入，收入仍须申报；它的费用一般完全不能扣除，因为第 183 条允许的扣除属于杂项逐项扣除，而第 67 条现在不允许这类扣除（IRS 爱好说明；第 67 条；第 183 条）。

依照法规，一项活动如果在连续 5 年中有 3 年或以上盈利（主要从事马匹繁育、训练、展示或比赛的活动为 7 年中有 2 年），就推定为营利活动，除非 IRS 能证明不是。达不到这个推定，并不等于该活动就是爱好；IRS 会权衡各项事实，包括是否有完整的账簿，是否为提高盈利而改变经营方法，以及亏损是否在本该转盈的时间之后仍在继续（IRS 爱好说明）。新开展的活动可以用 5213 表选择，把推定测试推迟到活动第五年结束时（马匹活动为第七年）。该表须在第一年税表的未延期截止日之后三年内提交，或在收到 IRS 提议不允许扣除的书面通知后 60 天内提交，以较早者为准；联合报税时夫妻双方都要作出选择。这个选择一般会把该活动的税款核定期限延长到该期间最后一份税表的未延期截止日之后两年（5213 表；第 183(e) 款）。

另有一些规则也会限制真正生意的亏损：与您的风险投入金额有关的限制，与您参与经营程度有关的限制，以及每年生意总亏损的上限（Schedule C 的 G 行和第 32 行，以及 461 表）。爱好问题的完整清单和这些亏损限制，见生意亏损。网上转售的情况，见爱好还是生意。

如果 IRS 不允许某笔费用，会怎样？

如果 IRS 不允许某笔费用，您的净利润会增加同样的金额。第 31 行的净利润会同时进入 Schedule 1 和 Schedule SE，所以所得税和自雇税都可能增加（Schedule C 填报说明）。除此之外还有：

• 与准确性相关的罚款： 因疏忽或无视规则，或因严重少报而造成的少缴税款部分，罚款为该部分的 20%（IRS 与准确性相关的罚款；第 6662 条）。疏忽包括没有保存足够的账簿和记录，或没有妥善证明各项费用（26 CFR 1.6662-3）。对个人来说，少报金额超过正确税款的 10% 与 $5,000 中较大者，就属于严重少报；如果税表申请了第 199A 条合格经营收入扣除，比例为 5%。如果您出于善意并能证明有合理理由，IRS 可能会减轻罚款。
• 利息： 税款的利息从税表截止日起算；与准确性相关的罚款的利息，从截止日起算，若申请了延期则从延期后的截止日起算；利率可能每个季度变动（IRS 利息；第 6601(e)(2)(B) 款）。
• 欺诈： 如果 IRS 证明部分少缴税款是由欺诈造成的，就会改按单独的欺诈罚款处理，不再适用与准确性相关的罚款：对全部少缴税款（您能证明不是欺诈造成的部分除外）罚 75%（第 6663 条；第 6662(b) 款）。

审计的结果有三种：无需更改、双方同意的更改，或您不同意并可以申诉的更改（IRS 审计）。关于利息和罚款的更多内容，见IRS 如何审计小企业。已经报税、但费用有错误的，见因生意费用错误而更正税表。

报税前，每个行次我应该检查什么？

1. 每项扣除都有支持记录。 银行和信用卡付款要对上对账单和收据或发票；现金支出要有收据，或当时做的记录；计算出来的扣除（里程、折旧、简化方法的家庭办公室）要有日志或工作表。家庭开销不能算；混合用途的项目，按里程、面积或其他您能证明的依据划分。
2. 汽车、差旅、餐饮和住宅（第 9、24a、24b 和 30 行）。 记录与上表一致：生意里程、上下班里程和其他里程加起来等于总里程；旅行和餐饮按日期、地点和目的记录；餐饮按允许的比例扣除，不含娱乐；住宅空间已测量，经常且只用于生意；第四部分（或 4562 表第五部分）中关于证据的回答属实。
3. 其他费用，第 48 行。 每项都按类型和金额列出，设备已列入折旧或有文件记录的安全港选择，不含罚款。
4. 1099 表和亏损。 I 行和 J 行填写正确，您收到的每份 1099 表都能对上总收入，亏损有显示在努力赚钱的账簿支持。

示例

以下示例仅作说明；金额为美元。

没有日志的汽车费用

一位顾问收入 US$90,000，没有日志，却把 US$12,000 的实际汽车和卡车费用全部当作生意用车扣除。乘用车属于列示财产，所以扣除需要每次生意用车的日期、目的地、目的和里程，以及汽车的全年总里程，不能是估算。事后补建的记录，需要有力的佐证文件，例如日历记录和客户发票。如果补建的记录显示总里程 20,000 英里中有 12,000 英里是生意用途，生意用途占 60%，那么最多约 US$7,200 的费用可以算作生意费用，而且只限于记录经得起检验的部分；其余 US$4,800 属于个人开销。如果使用标准里程费率，扣除额则是生意里程乘以 IRS 费率，再加停车费和过路费，同样需要这些记录。生意用途超过 50%，汽车才能使用加速折旧或 Section 179 扣除；以后降到 50% 或以下，之前多扣的折旧要追回计入收入（第 463 号出版物）。

客厅里的一张书桌

一位设计师扣除 US$6,000 的家庭费用，所谓“办公室”其实是家人客厅里的一张书桌。如果家人也使用这个空间，就不符合专用标准，扣除可能被否决。如果客厅里划定的一角只用于工作，并且经常使用，生意占比就按这一角的面积除以整个住宅的面积来算，而不是整个客厅。

连续三年亏损

一位网络卖家连续第三年收入 US$20,000、费用 US$30,000，每年都亏损。连续三个亏损年度，意味着达不到营利推定，所以 IRS 可能会问这项活动是不是为营利而经营的。账簿完整，并为改善结果而调整做法，对答案有利；亏损持续到本该转盈的时间之后，则不利。如果这是该活动的第三年，上文的 5213 表选择可能仍然可用。如果被认定为爱好，这 US$20,000 仍须申报，费用一般也不能用来抵减它，所以亏损不能抵减其他收入。

您的情况不同？

以下情况超出了上述规则，因为答案取决于您自己的记录：

• 您扣除的汽车、家庭办公室或其他费用总额较大，但记录很少： 可能需要在报税或回复信函之前，逐行补建证明。见丢失的收据、补建里程记录和记账服务。
• 您的费用相对收入偏高，或者亏损： 完整的账簿和记录是营利测试要问的问题之一。见生意亏损和记账服务。
• 收到了 IRS 通知： 见IRS 如何审计小企业和收到 IRS 的生意通知后怎么办。把记录与每个行次对上，属于记账工作：记账服务。
• 已报税的年度有您现在存疑的费用： 见因生意费用错误而更正税表。核查存疑费用背后的记录，属于记账工作：记账服务。
• 有年度没报税，或账簿落后： 见未报税年度的 Schedule C 费用、补做逾期账簿和不保存生意记录的罚款。漏掉的年度通常要先根据对账单和记录重建账簿，才能准备税表：记账服务。
• 您或生意有一部分在美国境外： 见生意收入的非居民税表。