IRS 收據規定：每筆營業支出都要有收據嗎？

每筆營業支出都需要收據嗎？

實務上大多需要，但法律只在部分情況明確要求收據。每項扣除都必須能夠證明，而收據是常用的證明。聯邦規定要求任何須繳所得稅或須提交資訊申報表的人，保存足以證明稅表上各項扣除的帳簿或記錄，所以獨資經營者、合夥企業和公司都適用。IRS 要求企業保存支持扣除的收據、已兌現的支票和其他文件，除少數情況外，不要求特定種類的記錄（IRS：記錄保存）。

規定何時必須有收據，取決於支出的種類：

資料來源：Publication 583、26 CFR 1.274-5 和 Publication 463。

以下情況就不單純：多數支出只有信用卡的一行記錄，一整年的支出沒有目的備註，涉及旅行、禮品或汽車使用，或 IRS、報稅員或貸款機構已經要求提供證明。收據已經遺失的情況，請見營業支出的收據遺失。

請準備：

• 每筆支出的收據、發票或訂單電子郵件。
• 支付營業費用的每個帳戶和信用卡的對帳單。
• 每筆支出的目的備註：用途，以及屬於哪項工作或哪位客戶。
• 出差用的行事曆或行程表，以及用車的里程記錄。

購買 $75 以下的物品也需要收據嗎？

免收據的界線只適用於旅行、禮品和汽車費用。這些費用在 $75 以下不需要收據，但仍須記錄金額、日期、地點和目的；住宿不論金額都要有收據，下面說明的每日津貼情況除外。用品、軟體、租金和廣告沒有金額門檻：小額支出仍然必須能夠證明。Publication 463 指出，以下三種情況不需要書面憑證：

• 雇主依報銷計劃以固定每日金額（每日津貼）報銷的出差餐費或住宿費，也就是您向雇主報告這筆費用。與雇主有關聯的雇員不得適用這項例外，必須能向 IRS 證明這些支出。有關聯包括直接或間接擁有公司雇主按價值計算 超過 10% 的股票，以及某些家庭和信託關係（Publication 463；Revenue Procedure 2019-48，第 6.07 節）。僅限餐費的每日津貼是另一套規則；請見營業餐費扣除。
• 住宿以外、低於 $75 的支出。
• 無法輕易取得收據的交通費用。

$75 的界線免除的是收據，不是記錄。每筆支出的金額、日期、地點和營業目的仍須記錄，一般須以書面記錄（26 CFR 1.274-5T；Publication 463）。

這條界線按每一筆支出計算。Publication 463 一般把每筆單獨的付款視為單獨的支出，但把同一活動期間性質相似的支出視為一筆支出。

這條界線屬於旅行、禮品和汽車規則，不適用於一般費用。26 CFR 1.6001-1 和 Publication 583 都沒有為用品、軟體或廣告訂出金額下限，所以小額的一般採購仍然必須能夠證明。對於小額現金付款，Publication 583 把零用金單據列為支出的文件之一：從零用金支付的每一筆款項，都要有一張單據，並附上收據作為付款證明。

收據要顯示什麼才算數？

收據如果顯示金額、日期、地點和支出的基本性質（也就是買了什麼），通常就足夠（26 CFR 1.274-5）。IRS 給出兩個例子（Publication 463）：

這些例子來自旅行和餐費規則。就書面憑證的一般要求，法規描述的是相同的四項：金額、日期、地點和買了什麼。收據很少顯示為什麼購買，所以要附上目的備註。如果單據只顯示總額，請補上顯示購買內容的發票或訂單電子郵件。

沒有收據，只有銀行或信用卡對帳單夠嗎？

通常光靠對帳單不夠。對帳單證明的是您付了款，不是您買了什麼或為什麼買。Publication 583 把帳戶對帳單列為支出的文件之一，並接受清晰易讀、顯示收款人姓名、金額和日期（支票另加支票號碼）的對帳單作為付款證明，但也說明單靠付款證明並不能確立扣除：請保留顯示您確實發生該筆費用的發票或銷售單據。

只顯示商家名稱或代碼的一行記錄是常見的缺口：同一家店可能賣的是工作用品，也可能是私人物品。對於住宿，以及 $75 或以上的旅行、禮品或汽車費用，法規要求收據或已付帳單等書面憑證。法規和 Publication 463 都沒有說明單靠一行對帳單記錄是否算數。保存收據就能避開這個問題。如果只剩對帳單，請見營業支出的收據遺失。

什麼能證明支出的營業目的？我該寫什麼？

營業目的一般以書面說明營業理由來證明，記在帳簿、日記、日誌、支出報表或類似記錄中；在電腦上做的記錄也算（Publication 463）。證明的程度不一。如果目的從周圍的事實就能看出來，就不需要書面說明：在固定路線上跑業務的業務代表，每趟路線不需要各寫備註，但仍須記錄路線長度、出行日期和總里程（Publication 463；26 CFR 1.274-5T）。

用一行字寫出這筆費用與業務的關聯：

收據上已經顯示的內容，不必再抄到您的記錄上，只要兩者互相補充即可（Publication 463）。對於一般費用，Publication 583 要求支持文件顯示支付的金額，以及這是營業費用；與收據放在一起的簡短備註就能做到這一點。

哪些支出的規則更嚴格：住宿、旅行、禮品和汽車使用？

旅行（包括離家出差期間的餐費和住宿）、禮品，以及客車等列名財產，適用更嚴格的測試。除非您證明金額、時間和地點或說明、營業目的，以及禮品的業務關係，否則不允許扣除（26 U.S.C. 274(d)；26 U.S.C. 280F(d)(4)）。

資料來源：Publication 463，Table 5-1 和 26 CFR 1.274-5T。

收據是符合這些規則的常用方式，但不是唯一方式。如果記錄在某一項要素上有欠缺，法規也允許用您自己的詳細說明加上佐證來證明，而金額、時間和地點的佐證必須是直接或書面的（26 U.S.C. 274(d)；26 CFR 1.274-5T(c)(3)）。Publication 463 也允許在特殊情況下使用其他證據，也就是因情況性質而無法取得收據，且您的證據是能取得的最佳證明。記錄遺失的情況，請見營業支出的收據遺失。

依這些規則，用估算或概算得出的金額不可扣除（Publication 463）。標準餐費津貼和標準里程費率只取代實際成本的記錄；時間、地點、營業目的和營業里程仍然必須記錄（Publication 463）。

出差期間的餐費，在這些規則下屬於旅行支出。當地的營業餐費則不是：法條所列的範圍是旅行餐費、禮品和列名財產，財政部表示，餐飲支出仍適用證明支出和保存帳簿記錄的一般規定（26 U.S.C. 274(d)；Treasury Decision 9925）。所以旅行收據的界線不能決定當地餐費。請保留金額、日期、地點、出席者和原因的證據。餐費可以扣除多少，請見營業餐費扣除；里程記錄必須顯示什麼，請見里程記錄規定。

我應該多快寫下目的？

在支出發生時或接近發生時。對於旅行、禮品和汽車費用，當時做的記錄並有文件支持，可信度很高，這是事後說明所沒有的，因為記憶會淡忘；事後的說明需要有高度證明力的佐證，才能有同樣的分量（26 CFR 1.274-5T）。

不一定要即時記日誌。每週記錄一次、並交代該週使用情況的日誌，也算及時，只要您在仍完全記得金額、時間、地點和目的時寫下（Publication 463；26 CFR 1.274-5T）。對於其他費用，Publication 583 提醒，如果不在發生時記錄，您可能會忘記這些支出。

我要把收據連同稅表一起寄出嗎？

IRS 要求企業保存收據和支持文件，它的記錄保存指引沒有說要隨稅表寄出。記錄必須隨時可供檢查，如果 IRS 審查稅表，您可能會被要求說明稅表上的各個項目（Publication 583；26 CFR 1.6001-1）。

Publication 463 中的每週工作表範例，要求您把所有住宿，以及 $75 或以上的其他支出的收據帳單附在該工作表上；該出版物並沒有要求您隨稅表寄出。記錄要保存多久，請見企業記錄要保留多久。

舉例

這些例子僅作說明，金額以美元計。

顧問搭機去見客戶

一位顧問搭機參加客戶工作坊：機票 US$420，旅館住一晚 US$180。旅館收據不論金額都要有。機票高於 $75 的界線，所以須有機票收據，除非無法輕易取得。一份註明日期和「客戶工作坊，奧斯汀」的備註，就能證明地點和目的。出差期間 $75 或以上的餐費也需要收據，除非採用標準餐費津貼，它取代的是成本記錄，不是時間、地點和目的。餐費可以扣除多少，請見營業餐費扣除。

水電維修工用信用卡買用品

一位水電維修工用公司信用卡買了 US$60 的用品。金額低於界線，但用品屬於一般費用，所以這條界線不適用，這筆費用仍然必須能夠證明。對帳單只顯示商店名稱。商店收據或訂單電子郵件顯示了買的物品，而「浴室翻新工程」這則備註把它們與客戶連結起來。

信用卡記錄不清楚的網路賣家

一位網路賣家一個月有 US$900 的信用卡支出，其中好幾筆只顯示縮寫的交易平台名稱。對帳單證明了付款。交易平台的訂單記錄顯示買了什麼、什麼時候買的。如果沒有它，一筆記錄可能很難與業務對應，也難以與私人購物區分，而每張訂單上的備註則說明它是轉售存貨還是用品。

您的情況不同嗎？

• 有人要求您提供證明（IRS 的函件、報稅員或貸款機構），而且許多支出只有信用卡的一行記錄，或有一年以上的支出沒有目的備註：哪些支出現在還能證明、哪些要用對帳單重建，以及每月帳簿該記錄什麼，都要根據您的事實判斷。請見記帳協助，如果收到函件，請見 IRS 審查小企業。
• 收據遺失或從未保存：請見營業支出的收據遺失。
• 您用照片或應用程式保存收據，想丟掉紙本：請見用掃描檔取代紙本收據。
• 您想要一套全年的例行做法，以及給記帳員的清單：請見自僱人士的記錄保存，或比較自己記帳還是請記帳員。
• 您的公司或合夥企業有所有者或員工代為支出：該實體必須保存足以證明其自身扣除的記錄（26 CFR 1.6001-1）。所有者個人先付款、之後獲得償還的費用，請見報銷所有者的支出和個人信用卡上的營業支出；如果個人和營業支出共用同一些帳戶，請見記帳。
• 您正在確認 Schedule C 的哪些行會引起疑問：請見IRS 會質疑的 Schedule C 支出。