过时存货核销：小卖家的会计分录与证明

我能核销呆滞或过时存货，或把它减记为零吗？

对保有存货的卖家来说，呆滞存货是在它从年末盘点中消失时扣除的，而不是在您认定它没有价值时。仍在货架上的存货，按成本入账，只有两个例外；而且按常用的成本方法，账簿里的准备金不可扣除。

如果您把采购直接计入费用，没有正式的存货记录，请先读下文关于把采购计入费用的一节。

呆滞存货通过三种方式进入您的税表：

• 已不在盘点中。 已售出、丢弃、毁坏或丢失。销货成本等于期初存货加采购和其他成本，再减去期末存货，所以期末盘点中缺少的货品会使销货成本增加（Schedule C 第 III 部分）。
• 仍在手上，且按正常价格无法销售。 按您实际标出的售价，减去销售或处置它们的直接成本来估价，前提是报价期在存货日期（通常是年末盘点日）后 30 天内结束（26 CFR 1.471-2(c)）。
• 仍在手上，且您采用成本与市价孰低法。 每件货品按成本与市价中较低者估价，市价是在盘点日再次购买或制造它的当前价格（26 CFR 1.471-4；第 538 号出版物）。

在成本法和成本与市价孰低法下，法规不接受为价格变动或估计的价值下跌设立准备金（26 CFR 1.471-2(f)）。

出现以下情况，就不算简单：存货数量大或时间久，从未盘点，或属于您说不清的方法；之前的税表已经核销过，尤其是没有盘点表或报价记录；IRS 已就存货来信；或公司或合伙企业的账簿显示的减记，比税表能接受的更大。这些情况下，金额由事实决定，而不是靠公式。

请先备齐：注明日期、有单位成本的盘点表和供应商发票；每一次降价报价和年末之后的销售；处置证明，或赠与时慈善机构开具的收据。

什么算呆滞、过时或过剩存货？

税法没有“呆滞”或“过时”存货这个类别。最接近的是：因损坏、瑕疵、陈列磨损、款式变化、尺码或配套不齐，或类似原因，按正常价格无法销售或无法正常使用的货品，1125-A 表称之为次品（subnormal goods）（26 CFR 1.471-2(c)；1125-A 表）。

销得慢的存货不在这份清单上。它是否算类似原因，取决于具体情况，举证责任在卖家。

标准是实际报价。真实的售价，是指在存货日期后 30 天内结束的期间里，对货品的实际报价。存货日期为 12 月 31 日的，报价期必须在 1 月 30 日前结束；在年末之前开始的报价也可以符合条件。仍按正常价格出售的货品，没有更低的报价可以用来估价。

留作使用的原材料和半成品，例如手工艺品卖家的材料，按其状况和可用性给出合理价值，但不得低于废料价值。

我用的是哪种存货方法？它会改变核销吗？

税表上采用的方法，决定存货在离开之前能否降价入账。请查看 Schedule C 第 33 行，或 1125-A 表第 9a 行。Schedule C 没有小型企业方法的勾选框；1125-A 表有，在第 9a(iv) 至 9a(vi) 行。

小型企业纳税人是指卖家，不是避税工具，在前三个纳税年度的年均总收入为 $32,000,000 或以下，关联企业合并计算，个人从其所有企业取得的收入以及所占合伙企业和 S 公司收入的份额一并计算（26 CFR 1.471-1(b)(2)）。它可以选择不保有存货（第 538 号出版物）。

估价方法是一种会计方法，更改需要在 3115 表上取得 IRS 同意（3115 表填报说明）。要在存货和物料之间选择，请看小卖家的存货或物料。

核销过时存货的会计分录是什么？

核销会减少存货账户，并且除捐赠或仅限账面的准备金外，会增加销货成本。减记是降低您仍持有的存货的价值；核销是将其移除。使用经过早先减记之后存货账户中仍保留的金额：之后的丢弃、出售或赠与，只移除剩余的价值。没有任何政府页面规定会计分录，所以以下是标准的记账做法。

在成本法和成本与市价孰低法下，准备金只留在账簿中：税表使用盘点数。在遵循账簿或财务报表的小型企业方法下，法规没有说明账面准备金是否带入税表，所以扣除前请先确认。年末估价分录按盘点日期记账，依据盘点表；出售、赠与和处置按各自的日期记账，即使后来的一笔销售支持了年末的价值。盘点确定期末数字，账面余额据此调整（第 538 号出版物）。如果您的账簿对存货的减记超过上述规则的允许范围，请把差额写在备注里，交给报税人员。

核销怎样在 Schedule C 第 III 部分或企业税表上显示？

如果您保有存货，核销表现为期末存货减少，从而使销货成本增加。没有单独的核销行次。

• Schedule C（独资经营者或单一成员 LLC）。 在第 III 部分，第 41 行是较低的年末数字，第 42 行销货成本转入第 4 行。第 33 行写明估价方法。第 34 行问期初与期末存货之间，数量、成本或估价的确定方式是否有变化；如果您的减记改变了存货的估价或盘点方式，请回答 Yes 并附上说明（Schedule C；填报说明）。
• 合伙企业、S 公司或 C 公司。 在 1125-A 表上，第 7 行是期末存货，第 8 行销货成本转入税表第 1 页第 2 行。如果有次品减记，请勾选第 9b 行。第 9a(iv) 至 9a(vi) 栏用于小型企业方法。第 9f 行询问数量、成本或估价是否有变化（1125-A 表）。

完整的第 III 部分步骤，请看 Schedule C 的销货成本。

怎样处置过时存货：扔掉、低价出售还是捐赠？

如果您保有存货，每条途径进入税表的方式不同，而且捐赠可扣除的金额可能低于货品成本。

按一般规则，同一年购入并捐出的货品，没有慈善扣除的计税基础；其成本留在销货成本中（第 526 号出版物）。符合条件的食品捐赠，以及 C 公司为照顾病人、穷人或婴儿所做的某些捐赠，适用特别的扣除和成本规则（《美国法典》第 26 篇第 170(e)(3) 款）。独资经营者的捐赠在 Schedule A 上扣除，仅限逐项扣除时，不在 Schedule C 上扣除（第 526 号出版物；Schedule C 填报说明）。关于个人逐项扣除捐赠的门槛、合伙企业或 S 公司如何把捐赠转给所有人，以及 C 公司的限额，请看企业的慈善捐赠。

IRS 要求什么证明？

对于按报价估价的货品，举证责任在卖家，卖家必须保留货品去向的记录，以便核实存货（26 CFR 1.471-2(c)）。存货应当清晰地记录、汇总，并与会计记录一起保存（26 CFR 1.471-2(e)）。

IRS 没有规定必须使用的格式。以下记录可以回答法规提出的问题：

记录要保存到可能需要它们为止，一般是到该税表的时效届满为止（第 583 号出版物）。账簿必须包含足以证明扣除的存货记录（26 CFR 1.6001-1(a)）。

我把采购直接计入费用，从没做过存货记录：还有可以核销的吗？

这取决于方法，而且在付款时就扣除采购成本并不总是允许的。

• 账簿记录法。 采用这种方法的卖家，如果账簿在付款时就扣除采购成本，那么成本已经扣除过，再核销存货就是重复扣除。这种方法要求账簿就非税务目的而言恰当地反映业务。法规自己的例子说，如果卖家在总账里把每笔采购都计入费用，而员工又盘点存货并向贷款机构提供存货成本数字，它可能不能全部计入费用，必须采用实物盘点数（26 CFR 1.471-1(b)(6)）。
• 材料和物料法。 成本在货品交给客户时收回，或在成本支付或发生时收回（以较晚者为准）（26 CFR 1.471-1(b)(4)），所以未售出的呆滞存货的成本还没有扣除。法规没有说明未售出就被丢弃的货品会怎样，所以在记账核销之前，请让报税人员确认成本可以扣除的年度。
• 两者都不是。 收入超过限额的卖家，或从未选择方法的卖家，可能需要做存货记录。如果往年的税表没有显示存货，请看往年税表中缺少的存货。

因盗窃、损坏或灾害而丢失的存货，是同一回事吗？

部分是。丢失的存货和其他存货一样，会离开盘点，但盗窃、意外损失和灾害有各自的证明要求，还有第二种申报方式。

• 两种申报方式。 正确报告期初和期末存货，使损失通过销货成本体现；保险或其他赔偿随后是收入，您不再另行申报该损失。或者单独申报，调整期初存货或采购以免重复计算，并以已收到或预期的赔偿减少损失（第 538 号出版物；第 547 号出版物）。
• 灾害。 与联邦宣布的灾害相关的损失，可以通过选择，在上一年度的原始税表或更正税表上申报，期限为灾害发生年度税表的常规截止日之后六个月（不考虑延期）。同一损失不能再在灾害年度扣除，包括通过销货成本，所以要调整该年度的存货（26 CFR 1.165-11；第 547 号出版物）。
• 盗窃或意外损失的证明。 要证明货品归您所有，以及是否存在赔偿申请。盗窃的话，要证明货品被偷，以及您发现损失的时间。意外损失的话，要证明事件的类型、发生时间，以及损失是它的直接结果。财产单纯消失不算盗窃，不过失踪的货品仍然不在盘点中（第 547 号出版物）。
• 缓慢的损坏。 由持续作用的原因造成的损坏，例如长期的渗漏，是逐渐劣化，不是意外损失。这些货品仍可能是次品。

电商平台的仓储费、丢失的货品和赔偿，请看平台费用与存货。

往年没有证明就核销了存货：怎么补救？

先分清扣除的是什么，因为扣除的类型决定补救的途径。

1. 列出每年的核销：金额、为何这样做（准备金、没有报价的降价、丢弃的货品），以及现存的记录。
2. 准备金，或既不符合 30 天规则、又不符合成本与市价孰低法的降价，在成本法下不被接受（26 CFR 1.471-2）。
3. 存货估价方式的变化属于会计方法的变更，而且在大多数情况下，没有一贯的处理，方法就没有确立（26 CFR 1.446-1(e)）。在连续申报的两份或以上税表上采用相同处理，算作一贯（税务程序 2015-13，第 2.01 节），而变更已确立的方法需要 3115 表（3115 表填报说明）。
4. 如果您收到了通知、正在接受审查，或在好几年都做了核销，请先和报税人员确定处理途径，再更正任何内容。更正税表与 3115 表之间如何选择，请看往年税表中缺少的存货。

缺失的记录往往可以部分重建；请看没有记录的销货成本。

示例

所有金额仅作说明，以美元计。

精品店清理上一季的服装

一家采用成本法的精品店，在 12 月 31 日按成本盘点出 $9,000 的上一季服装，属于款式变化。这些货品通常能卖 $12,000。1 月 10 日它以半价 $6,000 报价，预计直接销售成本 $500。它保留了注明日期的价目表、1 月的销售记录和盘点表。

• 货品价值：$6,000 减 $500 等于 $5,500。期末存货减少 $3,500，销货成本增加 $3,500。
• 分录：借记存货减记（销货成本）$3,500；贷记存货 $3,500。
• 这 $5,500 是下一年的期初存货；下次盘点时如果价值更低，需要有新的报价，并在该次盘点日后 30 天内结束。
• 如果它让标价保持原价，就没有可用于给货品估价的报价，货品就仍按 $9,000 入账。

网店卖家丢弃破损货品

一位网店卖家按成本给存货估价，在 12 月盘点时发现 $1,200 的破损货品。她拍了照片，把它们扔掉，并从盘点中剔除。

• 期末存货减少 $1,200，销货成本增加 $1,200。
• 分录：借记存货核销（销货成本）$1,200；贷记存货 $1,200。
• 支持它的记录：照片，以及一份注明日期、列明项目、数量和单位成本的说明。

手工艺品卖家捐赠未售出的物品

一位手工艺品卖家向慈善机构捐赠了成本为 $2,000、列在期初存货中的物品。在她常去的市场上，它们能卖 $500。

• 慈善扣除额是价值与成本中较小者，即 $500；如果她逐项扣除，在 Schedule A 上申报，并受个人逐项扣除捐赠门槛的限制。
• 法规把全部 $2,000 成本从期初存货中转出，而第 526 号出版物只转出扣除的金额，所以另外 $1,500 的成本处理方式不同。申报前，报税人员应先确定适用哪一种。

您的情况不同？

• 您的存货数量大或时间久、从未盘点、之前的税表做过核销、账簿与税表不一致、IRS 已就存货来信，或您把采购计入费用而无法确定还剩什么可以扣除：您用的是哪种方法、本年度的记录支持多大的损失、怎样记账，以及早先年度是否需要补救，都需要判断。请通过记账协助来处理。
• 服务器、GPU 和硬件零件，或存货准备金的详细说明：核销未售出或过时存货。
• 捐赠存货、逐项扣除捐赠的门槛，或公司的捐赠限额：企业的慈善捐赠。
• 您需要盘点或估价存货，或想知道销货成本填在哪里：Schedule C 的销货成本。
• 您在存货和物料之间做选择，或要更换方法：小卖家的存货或物料。
• 往年的税表没有显示存货：补救往年税表中缺少的存货。
• 现在是年末，盘点还没结束：年末结账清单。
• 您所在的州对存货或收入的征税方式不同：本文涵盖联邦所得税；州的情况请问您的报税人员。