没有收据和存货记录，怎么算销货成本

什么是销货成本？它为什么能降低转售收入的税？

销货成本（COGS）是您售出的商品的成本。Schedule C 从销售额中减去它和退货，得出毛利，税表的其余部分都从这笔利润算起。如果漏掉销货成本，税表就会把销售总额当作商品毫无成本来征税。

按通常的存货方法，销货成本等于年初存货，加上采购，再减去年底未售出的存货（IRS 第 334 号出版物，第 6 章）。买了但还没卖出的存货还不是销货成本：它留在期末存货里，等到卖出的那一年才转入；但如果小企业的账簿是在付款时就把存货计为费用，则不同（见下一节）。

什么情况让没有记录的案子不再简单：

• 涉及好几个往年：每年的期末存货就是下一年的期初存货，所以一年出错会一直带下去。
• 存货用现金购买，或用与个人开支混用的账户付款。
• 任何一个年底都没有盘点过存货。
• 已经提交的往年税表漏掉了销货成本，或者在购买存货时就扣除了成本、却没有允许这样做的方法。
• 有的年度报过税，有的从未报过（已报年度可能需要纠正方法），或者已经收到通知或正在被审计。
• 偶尔卖东西，或者存货在开业前就已拥有：适用不同的答案（见最后一节）。

如果其中不止一项适用，方法和报税顺序都要靠判断；见最后一节。

请先准备：购买存货所用每个账户的银行和信用卡对账单（包括个人账户）；支付应用、交易平台和供应商的订单记录与确认邮件；进口和货运代理发票；运单标签；按年份汇总的销售额；以及您现在持有存货的盘点结果。

按这个顺序做：

1. 重建每一年的采购。
2. 盘点现在的存货，再逐年倒推。
3. 做毛利检验。
4. 写一页方法说明备忘录。
5. 每一年都用同样的方法处理。

我必须实地盘点存货吗？小企业可以不做正式的存货记录吗？

销售商品的企业，一般必须在每年年初和年底盘点存货（26 CFR 1.471-1），但小企业纳税人可以选择不保留存货记录。不过，它仍然需要一种能清楚反映收入的方法。

小企业纳税人是指前三个纳税年度的年平均总收入不超过上限、且不是避税工具的纳税人。上限按通胀调整：当前数字是 $32,000,000，往年各自适用更低的上限。您所有行业或业务的收入，以及与您的企业被视为同一雇主的企业的收入，一般要合并计算，再加上您持有的合伙企业或 S 公司收入中属于您的份额（IRS 第 334 号出版物；26 CFR 1.471-1；26 U.S.C. 471(c)；26 U.S.C. 448(c)）。这一例外适用于 2017 年之后开始的纳税年度；更早的年度适用较早的规则，本文不涉及。

不做正式存货记录，会改变成本扣除的年度。小卖家可以把存货当作非附带性的材料和用品处理，也可以按照财务报表或账簿来处理。哪种适合您，见小卖家的存货与用品。如果账簿是在付款时就把存货计为费用，账簿中没有使用盘点数字，也没有向贷款机构或股东提供过存货数字，就可以支持在付款时扣除成本，这时未售出的存货无关紧要；如果账簿上有存货，则不行（26 CFR 1.471-1）。完全没有账簿，就没有可以遵循的东西，所以要先重建账簿。

每个往年都用同一种方法：各年之间处理不一致，可能无法清楚反映收入。如果之前某一年已经报过税，它的方法就是起点，以后改用别的方法就是变更会计方法（3115 表）；见纠正往年税表中遗漏的存货。如果从来没有任何一年报过税，第一份申报该企业收入的税表可以采用任何允许的方法，无需 IRS 同意（26 CFR 1.446-1）；哪个往年算“第一份”，要靠判断。规模超过上限的企业没有简化方法，必须保留存货记录。

我没有收据：还有哪些记录能证明我付了多少钱？

对账单可以证明付过款，订单记录和邮件可以显示买了什么；大多数重建工作两者都需要。IRS 第 583 号出版物说，银行或信用卡对账单只要显示金额、收款人和日期（支票还要有支票号码），就可以代替已兑现的支票来证明付款。它也提醒：只有付款证明还不足以确立一项扣除，还应保留发票或销售单等记录，证明这笔成本确实发生过。就存货而言，记录应显示付款金额，以及这笔钱是用于存货。其他没有收据的经营成本，见丢失的经营费用收据。

请向每家银行、信用卡发卡机构、支付应用、交易平台和供应商索取过去的对账单和订单记录。IRS 自己的重建培训资料，把银行对账单、发票、已兑现支票和刷卡单据列为基础（IRS 全国税务论坛幻灯片）。

现金采购没有留下收款人。银行对账单上的现金取款，只能说明您取出了现金，不能说明买了什么；销售所得的现金也可能用来买了存货（见现金生意的销售记录）。购买当时拍的照片、上架信息、日历和笔记可以支持其余部分，而纸面记录支持不了的部分就是估算（见下文）。

把每一份重建的记录都标明是现在做的重建，并写明每个数字的来源和日期。切勿制作或改动文件，让它看起来像当时做的：有披露、有依据的估算，与伪造的记录是两回事。

怎样根据银行、信用卡和支付应用的对账单重建每年的采购？

逐笔查看当年所有支出，只保留买存货的那些，并按购买年份汇总。

1. 列出当年用来买存货的每个账户（包括个人账户），再加上交易平台和支付应用的历史记录。
2. 把每笔支出标为存货、其他经营成本、个人开支，或您自己账户之间的转账。每笔采购只算一次：还信用卡账单，或把钱转进支付应用，都是转账，所以应数信用卡或应用历史记录上的项目，只有在没有任何历史记录显示这些项目时，才用银行对账单上的那一行。存货记入第 36 行。其他经营成本，例如包装用品和平台费用，记入 Schedule C 的其他行；见未报税年度的 Schedule C 费用。
3. 扣除供应商退款和抵扣，因为退货与折让会减少采购；还要扣除您留作个人使用的商品（IRS 第 334 号出版物，第 6 章）。
4. 加上所购存货的进货运费和进口关税，它们属于销货成本的一部分（IRS 第 334 号出版物；26 CFR 1.471-3；见销货成本中的到岸成本）。
5. 每笔采购按购买日期入账，不按卖出日期，并按年份汇总。
6. 把每年的采购与当年的销售对应起来。凡是买了但没卖出的，都是期末存货，不是销货成本。
7. 保留一页日志：用了哪些账户、每类支出怎样分类，以及每一处缺口。

对账单上收款人不明确的一行，例如现金取款或转给个人的款项，需要有一条说明买了什么的笔记，才能算有依据的采购。没有笔记的，就在日志里记为缺口；其中是否有任何部分可以估算，是下面估算一节要回答的问题。

从没盘点过的年份，怎样给期初和期末存货估值？

按成本盘点您今天持有的存货，再根据购买和销售日期，一个年底一个年底往回倒推。

1. 清点现在手上的每一件，按您付的价格计价。能对应到采购的，就逐项对应（个别认定法）。如果相同的商品混在一起、无法对应到发票，先进先出法就把剩余存货按最近几次采购的价格计价（IRS 第 538 号出版物）。采用非附带性材料和用品方法时，可使用个别认定法、先进先出法或平均成本法（26 CFR 1.471-1）。
2. 往回倒推。一件商品在以前某个年底属于存货，是指到那时您已经买下它，而且它还在您手上：它后来卖掉了，您现在还持有，或者以别的方式离开了存货（报废、丢失、捐赠、退货或拿去个人使用）。把这些商品的成本加总，就是那一年的期末存货。订单和销售记录提供日期；对没有卖出就离开的商品，见核销滞销存货。
3. 如果您保留正式的存货记录，无法按正常价格出售的商品，例如损坏、过时或零散批次，要按其真实的售价减去销售成本来估值（IRS 第 538 号出版物）。这个价格必须是该年度结束后 30 天内商品实际标出的价格，而且您必须保留商品处理方式的记录（26 CFR 1.471-2）；有日期的上架信息可以证明，现在才随便选的价格不行。Schedule C 第 33 行允许采用成本、成本与市价孰低法，或 IRS 批准的其他方法（填报说明）。非附带性材料和用品方法既不允许这种减记，也不允许成本与市价孰低法（26 CFR 1.471-1）。
4. 把各年连起来。期初存货通常应等于上一年的期末存货，如有差异，需要附上解释（IRS 第 334 号出版物）。只有此前确实没有任何存货，第一年才从零开始；见开业前已有的存货。
5. 验算：每一年的期初存货加采购再减期末存货，应等于销货成本。

允许合理估算吗？有什么限制？

有时可以，只限于记录覆盖不到的部分，而且必须有依据。法律要求保留足以证明收入和扣除的记录（26 U.S.C. 6001；26 CFR 1.6001-1），纳税人对所主张的内容负有举证责任（IRS 记录保存）。法院创设的 Cohan 规则，允许已证明某项成本确实发生的纳税人估算其金额。这是 IRS 在培训幻灯片中引用的判例法，不是《国内税收法典》或法规里的规则，每个案件都取决于具体事实（IRS 全国税务论坛幻灯片）。

• 必须能证明确有某项成本。这条规则只是补上金额，不会凭空造出一项没有证据的成本。
• 疑点由纳税人承担。法院会把不精确的后果算在因不保留记录而造成这种情况的纳税人身上（幻灯片）。
• 举证责任仍在纳税人身上，除非在法庭上纳税人提出了可信的证据，并且已经提供了各项凭证、保存了所需的记录、配合了 IRS（26 U.S.C. 7491(a)）。合伙企业、公司或信托还必须满足净资产和员工人数的限制。缺少记录，可能使举证责任留在原处。
• 估算需要看得见的来源。同一份幻灯片中的一个税务法院案例，驳回了一份关于销货成本的外部报告，因为报告没有展示其结论背后的数据。
• IRS 没有义务替您估算。对于无法提供费用凭证的未报税者，IRS 没有法律规定必须估算这些费用，在对方不回应的案件中，这也包括销货成本。如果纳税人提供了合理的依据，例如同类业务在另一年度已证明的费用，则可以采用估算（国内税收手册 4.10.4）。

用什么毛利检验能让数字可信？

每年用毛利除以净销售额（销售额减去退货与折让），再把结果与您通常的加价率比较。差别不大，说明数字站得住；差别很大，则说明销售额、采购或存货算得不准确，应当找出原因（IRS 第 334 号出版物，第 7 章）。

1. 毛利等于净销售额减去销货成本。
2. 要找出您自己的加价率，可以抽样追踪一些已售商品，每件从买入价追到卖出价。审查员检验毛利也是这样做的，把具体商品从购买追踪到销售（国内税收手册 4.10.4）。检验是用来找错的，不是用来定存货数字的：为了让毛利达到加价率而去选定期末存货，就是一个没有依据的估算。
3. 比较之前先换算。加价率是以成本为基数衡量的，毛利则是占销售额的比例；示例中对同样的商品给出了两种算法。
4. 逐年比较。毛利在各年之间大幅波动，或者对这类业务来说异常偏高或偏低，是国内税收手册列出的一个迹象，可以支持审查员使用间接方法（国内税收手册 4.10.4）。

这个检验也可以反过来用。如果重建的销货成本（根据手上存货调整后的采购），按您自己追踪得出的加价率加价后，超过了您申报的销售额，销售额就可能少报了，那是比销货成本更大的问题。IRS 的加价法从成本出发，用该企业自己的加价率推算销售额本应是多少。已知实际加价率时，国内税收手册采用实际加价率，对于与全国平均水平不同的差异，只要解释合理就会接受（国内税收手册 4.10.4）。

这个数字在 Schedule C 上填在哪里？公司的做法不同吗？

独资经营者填在 Schedule C 的第三部分，并把第 42 行转入第 4 行。合伙企业或公司在 1125-A 表上申报，并附在税表后面。成本规则相同；不同的是各实体自己的账簿。

在 Schedule C 上，第 33 行和第 34 行记录期末存货的估值方式，以及数量、成本或估值的任何变化。逐行填写的方法，见 Schedule C 的销货成本。

扣除销货成本的合伙企业或公司，要附上 1125-A 表。它的第 8 行填入税表第 1 页：1120 表是第 2 行，或税表中指明用于销货成本的那一行。第 9a 行记录估值方法。对 2023 年之后开始的纳税年度，它设有小企业各种选择的勾选框（非附带性材料和用品、财务报表或账簿）；更早的年度，请使用当年的表格。同样的规模测试也适用于实体本身（26 U.S.C. 471(c)）。

对公司来说，“遵循账簿”是指在非税务目的下能恰当反映业务的账簿。如果公司为账簿盘点过存货，或向贷款机构或股东提供过存货数字，可能就必须遵循那份记录。法规没有说明事后重建的账簿是否符合条件，缺失或不可靠的账簿可能需要先重建，这要靠判断（26 CFR 1.471-1）。方法的选择，见小卖家的存货与用品。

记录缺失时，审查员会怎么做？审计中什么有帮助？

审查员首先会设法把税表与账簿对上。账簿缺失、不完整或不规范时，IRS 的程序要求他们在认定存在未申报收入的合理可能后，采用间接方法估算收入，例如银行存款法、加价法和净资产法（国内税收手册 4.10.4；IRS 幻灯片）。对于销货成本，国内税收手册描述了这些步骤：

• 通过把商品从购买追踪到销售来检验毛利率，并与其他年度和行业比率比较。
• 询问存货是怎样估值的，复查估值为零的项目，并把估值追溯到采购发票。
• 有纳税人自己的数字时，优先采用，不用行业平均数，并接受对差异的合理解释。

记录不全还会引发与准确性相关的罚款：对因疏忽造成的少缴税额部分，罚 20%；法规说，疏忽包括没有保存完备的账簿，或没有对各项目适当举证（26 CFR 1.6662-3）。《国内税收法典》还有一项单独的民事欺诈罚款，针对因欺诈造成的少缴税额（26 U.S.C. 6663）。夫妻联合申报时，双方都要对全部税款负责（26 U.S.C. 6013(d)(3)）。见不保存经营记录的罚款。

通常有帮助的做法：

• 按时回复每一份通知，并提供重建的文件，而不是光给一个总数。
• 保留整套重建文件：对账单、订单记录、盘点表和一份简短的方法说明。记录必须保存到可能还有用的时候为止（26 CFR 1.6001-1）。
• 用追踪得出的数字，而不是平均数；每年用同一种方法；并解释每一处差异。

没有哪种重建能保证被接受；每位审查员和每家法院都会权衡依据是否充分。完整的流程，见 IRS 对小企业的审计。

示例

所有金额均以美元计，仅作说明。前两个示例假设采用正式存货记录，或非附带性材料和用品方法。

三年只有对账单

一位转售商起初没有存货，没留任何收据，有三年的银行、信用卡和支付应用对账单。第 3 年年底的盘点按成本计价，显示有 US$12,000 的未售出存货。订单和销售记录给出了此前每个年底所持商品的成本。

第 3 年的期末存货来自盘点；第 1 年和第 2 年来自订单与销售记录。每年的期末存货就是下一年的期初存货，期初存货加采购再减期末存货，就得出销货成本。第 3 年买入 US$45,000，并不意味着销货成本是 US$45,000：有 US$3,000 的存货增加留在了货架上。毛利与另外两年相差很大的那一年，应当最先检查。

从没盘点过的现金买家

一位卖家在遗产清理拍卖会上用现金进货，第一年卖出 US$50,000。对账单显示取出现金 US$30,000。卖家的日历、上架笔记和照片，把这些取款与遗产清理拍卖会上的采购对应起来，所以可以算作采购。没有算出期末存货时，把这笔钱全部当作成本，毛利为 US$20,000，即销售额的 40%。

抽样 20 件已售商品，加上记着购买价格的上架笔记，显示成本约为售价的 40%。这相当于毛利约占销售额的 60%，以成本为基数的加价率为 150%，因为成本 US$40 的商品以 US$100 卖出，赚 US$60。20 个百分点的差距，说明有数字不对。今天的盘点，根据订单和销售记录倒推到第一年年底，显示未售出的存货按成本是 US$9,000，所以销货成本是 0 + 30,000 − 9,000 = US$21,000，毛利是 US$29,000，即 58%。光有取款什么也证明不了；笔记把它们与采购联系起来，盘点和抽样则让这个数字有了可以拿出来的依据。

账簿从未记录过存货的公司

一家公司卖出 US$300,000 的商品。它的账簿把采购混在一般费用里，从未盘点过存货，也没有向贷款机构或股东提供过存货数字。作为小企业纳税人，它可以依据第 471(c) 款遵循这些账簿；因为这些账簿在付款时就把存货计为费用，法规允许它在付款时扣除成本。1125-A 表仍然需要把存货与其他开支分开：整理它的对账单和供应商记录后发现，其中 US$195,000 的开支是存货。

您的情况不同？

• 您有好几年的转售收入却只有对账单，IRS 已要求您提供凭证，或者重新检查后毛利检验的结果仍然相差很远：每年的期末存货就是下一年的期初存货，先报哪些年度，以及已报的税表是否需要变更方法，都要靠判断。重建每年的成本，请见记账服务。
• 重建的销货成本按您自己的加价率加价后，超过了您申报的销售额：销售额可能少报了，这是比销货成本更大的问题。重建请见记账服务；如果已经收到通知，见 IRS 对小企业的审计。
• 您的公司或合伙企业从未在账簿中记录过存货：账簿至少要把存货与其他开支分开，才能申报销货成本；见补做逾期账簿。
• 往年税表显示存货为零，或在购买存货时就扣除了成本，而您不确定这是否符合允许的方法：见更正税表还是 3115 表。
• 有些年度的经营收入从未报税：见未报税年度的费用和补报未提交的个人税表。
• 1099-K 表上的销售总额远高于利润：见平台销售总额与销货成本。
• 您想在买入存货时就计为费用，或把它作为存货持有：见小卖家的存货与用品。
• 您在开业前就拥有这些存货，或者只是偶尔出售：见开业前已有的存货和转售者：爱好还是生意。
• 您需要逐行了解 Schedule C 第三部分：见 Schedule C 的销货成本。
• 您收到了 IRS 的审计函：见 IRS 对小企业的审计。