銷售稅免稅證明與轉售證書：該收哪些、留多久

什麼時候可以不收銷售稅就賣給企業？

向企業銷售應稅商品，除非適用免稅且您能證明，否則仍須課稅。「我們是企業」不是免稅理由。證明通常是客戶簽署的證明：如果客戶會轉售所購商品，是轉售證書；如果客戶因其他原因符合資格（例如免稅用途或免稅買方），是免稅證明。

州政府把風險放在賣方身上。紐約州表示，沒有有效免稅證明支持的銷售，視為應稅零售銷售，舉證責任在賣方：如果缺少文件，您必須證明該銷售免稅。加州在證明相反之前，推定所有總收入都應稅。德州表示，如果您不保存所接受的證明，這些銷售在審查中會被推定為應稅。

證明規則屬於州法。本頁以德州、紐約州和加州為實例，另加適用於成員州的 Streamlined Sales Tax 表格。Streamlined Sales Tax 理事會為加入 Streamlined 協議的各州提供一份通用證明，其免稅規定頁面列出了這些州。對其他任何州，請在該州稅務局官網找到三個答案：接受哪種證明表格、銷售後多久內可以補交證明，以及要保存多久。

客戶說貨物將運出本州，這句話本身並不夠：加州表示這並不免除賣方責任；文件必須能證明這一點。您在該州是否根本需要收稅，是另一個問題：請見何時必須收銷售稅。

以下情況就不簡單了：銷往多個州、多年未收稅的發票、沒有日期、不完整或埋在電子郵件裡的證明、未收稅發票沒有註明由哪份證明支持，或收到州政府來函。證明就是證據，而帳目是找到它的地方。請先準備：

• 一份客戶清單，註明每筆銷售送達的州。
• 所有存檔的證明，並註明日期。
• 按客戶列出的未收稅發票。

轉售證書還是免稅證明：哪種適合哪位客戶？

轉售證書適用於會轉售所購商品的客戶。免稅證明適用於因其他原因符合資格的客戶。這是兩種不同的文件，轉售證書不涵蓋客戶自己使用的商品。免稅也可能只免掉一部分稅：加州的製造及研究設備免稅會留下一部分應繳稅款，賣方須用部分免稅證明記錄（CDTFA-230-M 或同等文件），並收取其餘部分。

各州表格：

證明必須與客戶相符。如果買方要買的商品不是其通常銷售的，加州表示賣方應要求證明列明該特定商品，否則視該銷售為應稅。德州表示，如果您知道或有理由相信商品並非用於轉售，就不要接受轉售證書。德州的轉售免稅涵蓋在美國、其領地或屬地或墨西哥的轉售，不包括其他國家；運往國外的銷售可能改按出口免稅處理，德州只接受其法律所列的出口文件作為證明。

我需要在什麼時候拿到證明：銷售前，還是可以之後再收？

最好隨訂單一起拿到。之後再補，能否起作用因州而異：Streamlined 成員州和紐約州允許 90 天 的補交期限，加州把時間與其帳單週期和交貨掛鉤，而德州的 90 天 期限，要等審計長辦公室發出書面通知要求提供證明後才開始計算。

這些是通常的期限，不是計劃目標。錯過期限，並不一定就失去證明免稅的機會：紐約州接受遲到的證明，但雙方都承擔舉證責任；加州接受其他證明；Streamlined 成員州在審查要求後還有一段額外期間（見下文審查表）。

有效的證明必須載明什麼，善意是什麼意思？

每個州各自定義有效的證明和善意。一般而言，證明必須完整、來自客戶、與您所賣的商品相符、並與客戶的業務相符；善意則看證明上或您所知道的任何情況，是否本應讓您產生懷疑。

大多數州的表格要求下列項目；請以該州自己的表格為準：

• 買方的姓名和地址，以及賣方的姓名和地址。
• 買方的登記號碼（該州有要求時）。
• 所購商品的說明，或免稅理由。
• 買方的簽名和日期。Streamlined 表格表示，電子表格不要求簽名。加州要求免稅證明載明日期；對轉售證書，則表示其他方面有效的證書不會僅因沒有日期而無效。無論如何都請取得日期，因為時效以它為準。
• 該州規定的措辭。加州要求寫明「for resale」；「exempt」或「non-taxable」之類的詞不可接受。

各來源對善意的定義：

• 紐約州：您不知道證明是虛假或欺詐提供的，並且盡到合理的一般注意義務。這項保護適用於持有授權證書（Certificate of Authority）的賣方，而大多數賣方需要持有授權證書才能接受免稅證明。您是否須在該州登記，是另一個問題：請見何時必須收銷售稅。
• 加州：當證明具備基本要素且表面看來有效時，除非有相反證據，您被推定為善意行事。
• 德州：銷售時接受的證明，除非表面上明顯有誤（例如許可證號碼無效），否則視為善意。審計長辦公室還會問，買方是否銷售那種商品，以及您是否知道該商品會被自用消耗。
• Streamlined 成員州：如果銷售時或 90 天 內取得了完整填寫的證明，賣方沒有欺詐性地不收稅，且賣方沒有招攬客戶非法申請免稅，賣方就不為買方的不當申請負責。賣方不需要核實買方的識別號碼，喬治亞州除外。

本文查閱的來源指出，以下三種情況不算證明。許可證號碼或許可證副本：德州表示不能替代。客戶自行扣掉帳單上的稅，或說該銷售「不應稅」：加州表示，這不能免除未及時取得證明的賣方的責任。在不允許實體型免稅（例如政府或慈善機構）的 Streamlined 成員州，在您經營的地點主張這種免稅：Streamlined 理事會表示您在那裡不得接受該證明。

同一位客戶的重複訂單，可以用一份長期證明涵蓋嗎？

通常可以，適用於同一大類的購買，直到證明終止或客戶資料變更為止。

我可以接受多州通用證明，還是每個州都要自己的表格？

一份表格可以涵蓋多個州，但只限於接受它的州，並由銷售送達的州決定。

請為每份證明記錄送達州，並依該州選擇表格。關於同一批表格的買方一側，請見轉售證書與銷售稅退稅。

證明要保存多久，我怎麼把每張未收稅發票和一份證明對應起來？

每份證明至少保存該州規定的最短期限；稅務審查、上訴或退稅申請未結案期間，則要保存更久。把每張未收稅發票連結到背後的證明。

紐約州、加州和德州都會查驗這種對應。紐約州要求有一種把發票與存檔證明聯繫起來的方法。加州表示，免稅銷售的發票應載明買方名稱，以便與證明核對。德州審查員會把證明上的說明與銷售發票比對。

每張未收稅發票，帳目上都應顯示客戶、送達州、證明表格、其日期和涵蓋範圍。這樣，要列出沒有證明參照的未收稅發票清單，只需幾秒。把每份證明存成檔案，放在每位客戶一個資料夾中，檔名帶上日期和送達州，並註明任何結束日期（德州許可證申請中的證明，或 12 個月 沒有購買之後的 Streamlined 長期證明），以便在下一筆訂單之前索取新證明。

如果證明缺失、遲到或不完整，稅務審查會怎麼處理？

審查員一般把該銷售視為應稅，除非您證明並非如此。遲到或有瑕疵的證明還能有多大幫助，取決於各州。

審查員如何抽樣、估算和開單，請見銷售稅審查。

客戶一直沒給我證明：是我要繳稅，還是他們的問題？

您可能要繳。客戶也可能要繳使用稅（買方對未繳銷售稅的購買自行繳納的稅），但這本身並不能免除您的責任。賣方必須說明為什麼沒有收稅。

Streamlined 理事會表示，賣方不收稅時，客戶除非能主張有效免稅，否則須直接向州政府繳納使用稅。這讓州政府多了一個可追討的人；並不會轉移您的舉證責任。加州表示，買方扣掉稅款、提供許可證號碼，或稱該銷售「不應稅」，並不免除沒有及時取得證明的賣方的責任。

可能改變結果的情況：

• 有效證明在州規定的期間內到達。
• 該州接受其他證明，例如加州對已轉售、或買方已繳稅的貨物。
• 該銷售在那個州本來就不應稅：請見何時必須收銷售稅。

如果您善意接受了完整的證明，而客戶後來被發現並不免稅，保護您的是上述善意規則。表面有明顯瑕疵的證明，得不到這種保護。

您能否就沒有收的稅向客戶補開帳單，取決於合約和所在州：請見未收銷售稅的發票。

現在，沒有證明的未收稅發票怎麼處理？

按州和您手上有的文件分類，索取還能取得的，其餘的視為可能應稅。

1. 列出每筆未收稅的企業銷售，按客戶和送達州排列。把您在當地沒有收稅義務的州的銷售另外放開。
2. 對應每張發票和一份證明，並分成三堆：完整且及時、已存檔但有瑕疵（沒有日期、表格不對、缺號碼），以及沒有。
3. 索取第二堆和第三堆的正確表格，使用上文的期限。由客戶填寫、簽名，並寫上真實日期。切勿替客戶填寫、簽署或補填過去日期的證明：表格是客戶自己的證明，德州把明知而濫用規定為刑事犯罪，招攬非法申請的賣方會失去 Streamlined 的保護。
4. 算出仍然沒有證明的部分適用什麼。向客戶補開帳單、自己繳納以及申報，請見未收銷售稅的發票和補繳未收的銷售稅。如果已收到州政府來函，請從銷售稅審查開始。
5. 修正流程。 很多賣方在第一筆未收稅訂單之前就索取證明，並把參照資料存在客戶記錄裡。

舉例

所示金額以美元計，僅作說明。

德州：發貨前取得證明

德州一家零件經銷商向一家會轉售零件的維修店銷售 US$30,000 的零件。發貨前，維修店寄來填妥的 01-339 表，載有其 11 位許可證號碼、零件說明和業務說明。經銷商不收稅發貨，並把證明存入客戶資料夾，在上面寫上發票號碼。

紐約州：90 天內什麼都沒收到

一位賣方向一家說會轉售貨物的紐約州企業客戶交付 US$12,000 的貨物。90 天內沒有收到 ST-120 表。除非賣方能以其他方式證明該銷售免稅，否則紐約州視之為應稅零售銷售，舉證責任在賣方。按假設的綜合稅率 8%，稅額為 US$960 另加利息。第 100 天才到的證明不算及時：賣方和客戶雙方都承擔舉證責任，並可能被要求提供更多證明。

六個州，證明都在電子郵件裡

一位賣方在六個州做了 US$500,000 的未收稅企業銷售，把證明存在電子郵件串裡。審查函可能按發票逐一索取。在收到任何函件之前，賣方按送達州列出每張發票，發現 US$380,000 有完整證明支持，US$70,000 有證明但存在缺漏，US$50,000 完全沒有。如果這些銷售應稅，且平均綜合稅率為 7%，那麼 US$50,000 的稅額是 US$3,500（未計利息）；如果缺漏無法補正，US$70,000 的稅額是 US$4,900。要做的是逐州補正缺漏，決定如何處理其餘部分，並把每份證明的參照資料存入客戶記錄。

您的情況不同嗎？

• 您在多個州向企業客戶不收稅銷售，而證明缺失、沒有日期、埋在電子郵件裡，或已收到州政府來函：各州各自計算自己的銷售、期限和記錄。弄清楚州政府可能把哪些銷售視為應稅、哪些證明還能取得，以及帳目如何把每張未收稅發票與其證明對應起來，這是記錄工作：請見記帳協助。
• 州政府發來審查函或資料要求：接下來會發生什麼，請見銷售稅審查。重建證明和發票記錄屬於記帳工作：記帳協助。
• 您過去的期間本應收稅：請見補繳未收的銷售稅。
• 發票已經開出，但稅款不對：請見未收銷售稅的發票。
• 您是買方，要向供應商提供證明：請見轉售證書與銷售稅退稅。
• 您的買方是資料中心：請見伺服器、安裝和維護的銷售稅。
• 您是購買材料的承包人：請見承包人與材料的銷售稅。
• 您是加拿大或其他美國境外的賣方：請見美國境外賣方的美國銷售稅。您在加拿大銷售，不在美國：請見加拿大沒有轉售證書。
• 您不確定哪些州需要您收稅，或如何申報：請見何時必須收銷售稅和提交銷售稅申報表。