QuickBooks 加拿大版或美國版：兩國業務怎麼選

在加拿大和美國經營的企業，需要一個 QuickBooks 檔案還是兩個？

多數企業是每個企業一個檔案，而不是每個國家一個。獨資經營者向兩國銷售，只用一個檔案，並以客戶的貨幣記錄外國客戶的發票。加拿大公司和它所擁有的美國公司或 LLC，各有一個檔案。兩國法律都沒有規定檔案怎麼分：CRA 的記錄規定適用於每一位經營業務的人，IRS 則要求個人為其所擁有的每項業務各備一套完整且獨立的帳簿和記錄。

本位幣（home currency）是檔案報表所用的貨幣，其他貨幣都要換算成它。多幣別功能（multicurrency）則讓同一個檔案可以包含其他貨幣的發票和銀行帳戶。

情況不再單純的時候有三種：加入第二家公司；一家公司在兩國都有帳戶和稅號（美國稅表以美元表示，所以加元檔案也必須產生美元數字）；或帳目已經放在錯的檔案。根據軟體商的說明，一旦開啟多幣別功能，本位幣就無法更改，所以選錯可能要重建檔案。各檔案適合哪個版本，是軟體商的產品問題；應先確定檔案數量、本位幣和記錄。第一筆分錄之前，請備妥實體架構圖、最近提交的稅表、按貨幣分列的所有帳戶，以及每個實體的稅號。

業主住在哪個國家，會決定用哪個檔案嗎？

不會，兩個方向都不會。檔案由公司決定，而不是由業主的住址或記帳員的所在地決定。由加拿大人持有的美國公司有自己的美元檔案，因為美國納稅人一般以美元進行所有所得稅計算。由美國人或外國人持有的加拿大公司，除非選擇以美元申報，否則使用加元檔案；持有這類公司的美國人，通常還要編製美元數字，請見把加拿大帳目轉成 5471 表數字。

每個檔案該用哪種本位幣？

多數企業使用其稅表所用的貨幣。加拿大納稅人一般是加元，除非公司另行選擇；美國納稅人一般是美元。

加拿大實體即使以美元記帳，只要沒有作選擇，仍須以加元申報。CRA 的 Income Tax Folio 指出，財務會計上功能貨幣為加元的納稅人，不會僅因以符合資格的外幣記帳，就有所得稅上的功能貨幣（第 1.15 段）；除非選擇適用，加拿大的稅務結果以加拿大貨幣計算。這樣的檔案仍須把每筆金額換算成加元以便報稅。匯率與分錄請見美元銷售與平台撥款。

加拿大公司可以用美元申報稅款（功能貨幣選擇）嗎？這對檔案有什麼影響？

可以，前提是符合所有條件，並在 稅務年度首日後 60 天 內提交 T1296 表，由授權高級職員簽署並郵寄給 CRA（CRA 頁面把這個日期稱為稅務年度的頭 61 天）。這項選擇只開放給公司；獨資經營者不能作此選擇，合夥企業本身也不作選擇，不過對已作選擇的合夥人而言，合夥企業的結果以該合夥人的貨幣計算（第 261(6) 款）。條件來自第 261 條和 CRA 的功能貨幣頁面：

• 該公司在整個稅務年度都是加拿大居民，且不是投資公司、抵押投資公司或共同基金公司。
• 該貨幣屬於符合資格的貨幣：美元、歐元、英鎊、日圓或澳元。
• 整個稅務年度內，該貨幣是公司為財務報告而記錄和記帳所用的主要貨幣。Income Tax Folio 把這點稱為事實問題。
• 公司之前沒有提交或撤銷過選擇。

就檔案而言，選擇所涵蓋的第一年，整年的帳目都必須主要以美元為財務報告記帳。由於這是事實問題，檔案的本位幣只是起點，不能當作證明。Income Tax Folio 指出，一般而言，當美元是公司財務會計的功能貨幣時，這項條件即告滿足（第 1.15 段）。只用美元檔案、卻沒有提交選擇，公司仍然要以加元申報。

申報時，CRA 說明要使用標準的 T2 稅表，在第 079 行填寫貨幣，並以加元在第 840 行填寫分期預繳稅。其餘申報細節見美元銷售與平台撥款，匯兌損益見公司稅表上的匯兌損益。

這項選擇只涵蓋所得稅。公司為他人預扣的款項，例如工資源頭扣繳款項，不在所選貨幣的結果之內（第 1.2 段），GST/HST 仍以加元計值。因此美元檔案還需要這些項目的加元數字。曾經提交或撤銷過選擇，就不能再作新的選擇，所以這個決定很難回頭：撤銷只能在第一次選擇的年度之後提出，並適用於在提交後至少 六個月 才開始的稅務年度（第 261(4) 款）。

開啟多幣別功能後，還能更改本位幣嗎？

不能。QuickBooks Online 的說明（美國版和加拿大版）都指出，一旦啟用多幣別功能，就不能再更改本位幣；只有在尚未啟用多幣別功能時才能更改。

這兩頁還列出另外兩項限制：

• 多幣別功能一旦開啟，就不能關閉。
• 帳戶一旦有交易入帳，就不能再更改該帳戶的貨幣。

沒有官方資料涵蓋這些限制，所以依賴之前，請查看您自己方案的說明。美國版頁面還指出，軟體在設定時會自動設好本位幣，所以輸入任何資料之前請先檢查。如果檔案已經鎖定在錯誤的本位幣，通常的補救辦法是在一個乾淨的日期另開新檔案並輸入期初餘額，這涉及已提交的稅表和 GST/HST 申報期間，須作決定。舊檔案的記錄仍須至少保存 六年。為美元銀行帳戶開啟多幣別功能，請見 QuickBooks 多幣別功能：開啟前先決定。

加拿大檔案要為 GST/HST 和美國客戶的銷售保存哪些內容？

必須保存能夠計算應付 GST/HST 的記錄，包括每一筆對美國客戶的銷售，即使大多數出口銷售不帶稅。《Excise Tax Act》規定，在加拿大經營業務或從事商業活動、提交 GST/HST 申報表或申請退款的每個人，都要保存確定其責任和義務所需的記錄。

出口一般適用零稅率：CRA 說大多數貨物和服務出口時適用零稅率。登記人對零稅率銷售不收取 GST/HST，但它仍然算作銷售。零稅率銷售也計入小供應商限額 C$30,000，所以客戶大多是美國人的企業可能已超過限額；請見何時須登記 GST/HST。以美元開立的銷售，無論檔案的本位幣是什麼，GST/HST 都按稅款到期當日或 CRA 接受的其他日期換算為加元。

加拿大實體的檔案中應保存：

• GST/HST 帳號和申報期間。
• 應稅、零稅率和免稅銷售各自獨立的稅碼，避免美國銷售沒有標記或與加拿大銷售混在一起。請見免稅、零稅率與範圍外。
• 每筆零稅率銷售的證明文件。請見向美國客戶收取 GST/HST。
• 支持進項稅抵免（ITC）的供應商發票。

設在美國的雲端檔案，符合 CRA 帳簿須存放在加拿大的規定嗎？

單憑這點不符合。存放在加拿大境外、再從加拿大打開的記錄，不視為存放在加拿大。《Income Tax Act》規定，記錄和帳簿須存放在個人於加拿大的營業地點或住所，或部長指定的其他地點。《Excise Tax Act》另規定，除非部長另行授權，GST/HST 記錄須以英文或法文存放在加拿大。

CRA 的記錄頁面載明這項規定，並補充說 CRA 可以允許電子記錄存放在加拿大境外。資料存在哪裡是軟體供應商的事實，請向供應商查明，並把書面答覆與您的記錄一起保存。

CRA 說，如果它確信電子記錄的副本是真實副本、能以其軟體可讀的格式提供給加拿大的 CRA 官員，並且詳細程度足以支持已提交的稅表，它可以接受存放在加拿大境外的電子記錄副本。申請許可須書面致函稅務服務辦事處。CRA 頁面沒有說明，在沒有此許可的情況下，在加拿大保存副本是否符合規定；依賴這種做法之前，請先請教專業人士。記錄一般須從其所涉最後一個稅務年度結束起保存 六年。CRA 頁面對某些情況規定了更長的期限：逾期提交所得稅稅表，從提交日起 六年；長期財產記錄和股東登記冊則無限期保存。

第一筆分錄之前，我該決定和備齊什麼？

本位幣和檔案數量是最難更改的兩項，所以要在選軟體之前決定。請決定並收集：

舉例

以下為舉例，僅作說明。金額以加元（C$）和美元（US$）計。

擁有德拉瓦州 LLC 的安大略省公司

安大略省一家公司擁有一家德拉瓦州 LLC。公司的檔案以加元記帳，LLC 的檔案以美元記帳。三月，公司為 LLC 支付了一筆 US$2,000 的供應商帳單，兩個檔案各自記錄自己這一方。月底，先以美元核對兩邊的公司間餘額，再比較加元合計數。核對步驟見公司間指南；兩國如何歸類這家 LLC，見 LLC 指南。

有美國客戶的艾伯塔省獨資經營者

艾伯塔省一位已登記 GST/HST 的獨資經營者，從加拿大客戶賺得 C$150,000，從美國客戶賺得 US$40,000。只有一個人、一項業務和一個加拿大銀行帳戶，所以只用一個檔案，本位幣為加元。加拿大銀行匯率為每 US$1 兌 C$1.40 時開出的一張 US$10,000 發票，在檔案中仍是美元發票，記帳為 C$14,000。加拿大境內銷售按供應地適用的稅率收取 GST 或 HST，所以安大略省的客戶收取 HST，艾伯塔省的客戶收取 GST；請見各省應收取的稅率。符合出口規定的美國銷售按零稅率編碼，證明文件與發票放在一起。

收入 US$800,000、考慮選擇美元申報的公司

一家加拿大居民公司，稅務年度從 1 月 1 日開始，收入 US$800,000，主要來自美國客戶，大部分成本和融資也以美元計，因此美元是它財務會計的功能貨幣。公司在前一年的 12 月決定改用美元申報。

• 第 0 年，前一年。 稅表仍以加元提交。結轉的稅務餘額，例如未折舊資本成本和虧損餘額，按該年 12 月 31 日的加拿大銀行匯率換算為美元，以加元計的債務在稅務上成為外幣債務（第 261(7) 至 (10) 款）。
• 第 1 年，第一筆分錄之前。 先以美元為本位幣建立檔案，再開啟多幣別功能，這樣從 1 月 1 日起帳目就是美元。
• 第 1 年，選擇期限之內。 公司在 3 月 2 日之前提交 T1296 表（閏年為 3 月 1 日）。T2 稅表在第 079 行顯示美元，分期預繳稅以加元填在第 840 行。
• 第 2 年。 公司不需再提交新的選擇，帳目繼續以美元記帳。如果第 1 年的檔案仍用加元，會更難證明帳目條件，之後再改用美元檔案，就要重建並結轉餘額。

您的情況不同嗎？

• 您有兩家公司，或一家公司在兩國都有客戶、銀行帳戶和稅號，而帳目已放在錯的檔案或本位幣，或即將新增一家美國公司： 哪個實體的帳放在哪裡、本位幣，以及重建檔案前要結轉什麼，都是涉及已提交稅表的架構決定。請見記帳協助，並帶上實體架構圖、最近提交的稅表和按貨幣分列的所有帳戶。
• 公司可能選擇以美元申報稅款、已提交或撤銷過選擇、是合夥企業的合夥人，或正與一家使用其他貨幣申報的公司合併或清算（這可能不需新的選擇就改變其稅務貨幣，第 261(16) 至 (17.1) 款）： 條件取決於事實，且選擇很難撤回。請在稅務年度開始之前，見公司稅務協助。
• 兩家公司之間的餘額對不上： 請見加拿大公司及其美國公司的帳目。
• 您的美國公司是由加拿大人持有的 LLC： 請見加拿大人持有的美國 LLC 的帳目。
• 您是擁有加拿大公司的美國人： 請見把加拿大帳目轉成 5471 表數字。
• 加拿大公司的美國銀行帳戶： T1135 表和 FBAR 請見美國銀行帳戶指南。
• 您的業務只在加拿大，正在選擇軟體： 請見加拿大小企業如何選擇會計軟體。
• 您不確定是否需要跨境會計師： 請見加拿大企業何時需要跨境會計師。
• 投資人在德拉瓦州母公司架構翻轉後要求合併報表： 請見德拉瓦州架構翻轉後的投資人財務報表。