加拿大會計軟體怎麼選：QuickBooks、Xero 或 Wave

加拿大小型企業該選 QuickBooks Online、Xero 還是 Wave？

沒有任何 CRA 出版物為會計軟體排名。CRA 檢查的是記錄，不是品牌：記錄必須可讀、可追溯到原始憑證，並且在 CRA 要求時可以提供（CRA：保存記錄；CRA：電子記錄保存）。請用您自己的銀行、稅種和會計師，選擇能通過下面五項測試的軟體。供應商的價格頁面不能證明軟體適合加拿大稅制或您的銀行；如果您聽說某個軟體在加拿大表現不佳，用您自己的帳戶跑一遍這些測試，就能知道答案。

選軟體之前，先問問替您編製稅表的人，他們使用哪種軟體。如果出現下列任何一種情況，您的情況就不單純：使用 GST/HST 快速會計法（Quick Method，一種簡化計算應匯繳 GST/HST 的方法）、收取 PST 或 QST、有工資核算、以公司形式經營、正在從舊軟體轉出而需要保留 GST/HST 歷史，或者銀行資料或採購收據已經有缺漏。如果您正在建立帳簿或離開舊軟體，並且需要設置 GST/HST、工資或公司帳務，好讓會計師能據此申報，那麼一個錯誤的稅碼會在每筆分錄中重複出現，轉換還可能丟失 GST/HST 歷史；最後一節會說明這些情況該去哪裡處理。

開始試用之前，請先準備：

• 企業使用的每個銀行帳戶、信用合作社帳戶和信用卡；
• 您是否已登記 GST/HST、是否採用快速會計法，以及上一份 GST/HST 申報表（如果提交過）；
• 您是否會通過工資系統向任何人發放報酬；
• 按季度列出的銷售額，它同時能顯示您是否必須登記。

登記之後，GST/HST 稅碼就很重要；如果您不確定自己是否必須登記，請見何時須登記 GST/HST。

軟體能處理 GST/HST 嗎：稅碼、進項稅抵免和申報表？

軟體能不能處理 GST/HST，取決於稅碼如何設置，因為申報表是根據每筆銷售和採購所記錄的稅額編製的，包括進項稅抵免（ITC）：您為業務採購支付的 GST/HST，登記人可能可以申請抵免。請用自己一個月的交易跑一遍試用，把合計數與下列 CRA 一般會計法申報表各行對照（CRA：編製 GST/HST 申報表）。位於魁北克省的企業改用魁北克稅務局（Revenu Québec）的表格申報，所以請核對該表格上的各行（CRA：RC4022）。

一筆銷售適用哪個稅率，取決於供應所在的省或地區（CRA：應收取哪個稅率），所以軟體需要為您收取的每個稅率設置稅碼，這些稅率可能與您所在省的稅率不同。請見各省 GST/HST、PST 和 QST 的收取。

登記人必須有足夠的文件證據才能申請 ITC（CRA：進項稅抵免），所以軟體應該讓您在每筆採購上附上或引用發票或收據；請見ITC 對收據的要求。ITC 一般必須在 四年 內申請，因此舊採購的明細必須隨時能查到。登記之後如何設置帳戶和記錄分錄，請見在帳簿中記錄 GST/HST；申報表本身，請見提交 GST/HST 申報表並申請進項稅抵免。

快速會計法會如何改變設置？

採用快速會計法的企業，按含稅收入的固定百分比匯繳，一般不能就營運費用申請 ITC；不動產、不動產以外的資本資產，以及稅款在選擇生效之前已到期應付的採購，在申請期限未過時仍然可以申請 ITC（CRA：快速會計法；CRA：進項稅抵免）。成立已久的企業，只有在其含 GST/HST 的全球應稅供應額（連同關聯企業的供應額）在最近五個財政季度中的最先四個或最後四個季度內不超過 $400,000 時，才能選擇採用，計算時不包括金融服務、不動產和資本資產的銷售，以及出售業務所得的商譽；新企業則使用第一個完整年度的估計數。某些企業，例如提供記帳或會計服務的企業，不能採用；位於魁北克省的企業向魁北克稅務局申報，並遵守其有關選擇和申報表的規定。關於選擇本身，請見快速會計法指南。

在軟體中，這意味著收入報表必須顯示含稅收入，並且在該方法適用期間內稅款到期的營運採購，不得產生抵免。請保留早期採購的原始日期和稅額明細，因為這些採購的抵免可能仍然可以申請，並把資本採購分開記錄。在申報表上，採用快速會計法的申報人在第 101 行填入符合條件的含稅收入，不包括零稅率供應、不動產銷售和資本資產銷售；第 103 行是該合計數乘以該期間的匯繳比率，再加上該方法不涵蓋的應稅供應的 GST/HST（CRA：編製 GST/HST 申報表）。還要測試第 107 行的抵免：每個財政年度符合條件的含稅銷售額的第一筆 $30,000 可享有 1% 的抵免。這項抵免要求選擇在財政年度開始時已經生效，新登記人則須在登記時生效；而且軟體必須在各份申報表之間累計銷售總額，而不是每期重新計算。請問每個供應商它如何報告快速會計法；如果它做不到，申報表就只能在帳簿之外計算。轉換軟體時，請帶上選擇生效的日期。請見帳簿中的快速會計法。

如果我在卑詩省、薩斯喀徹溫省、曼尼托巴省或魁北克省銷售，PST 或 QST 怎麼辦？

GST/HST 的功能不涵蓋這些稅：每一種都是獨立的稅，有各自的規則；在卑詩省、薩斯喀徹溫省和曼尼托巴省，還有各自的登記和申報表。

試用時，請為您收取的每一種稅各開一張發票。凡是需要單列的稅，軟體都必須把每種稅各列一行，把 PST 或 QST 排除在 GST/HST 銷售總額之外，並為您要申報的 PST 或 QST 給出獨立的合計數。QST 的規則和申報，來自魁北克稅務局，而不是 GST/HST 的功能。要了解 PST 是否適用於您，請見各省的省銷售稅。

它能連接我的加拿大銀行、信用合作社或信用卡嗎？

只有用您自己的帳戶測試，才能知道。價格頁面不能確認您的金融機構是否受支援，而且每個軟體對連線的限制和收費方式都不同：

• Wave：自動銀行匯入屬於付費方案，其頁面說明並非所有金融機構都受支援，連線也無法保證（Wave 價格）。
• Xero：價格頁面的常見問題說明，收費的直接銀行連線會在上個月補開帳單；頁面沒有列出金額（Xero Canada 價格）。
• QuickBooks Online：入門方案列出兩個銀行連線，更高一級的方案列出無限個（QuickBooks Online Canada 價格）。

在試用期間或免費方案上，連接每個支票帳戶、信用卡和信貸額度。付費之前，檢查歷史交易是否載入、有沒有重複。

如果我的銀行或信用合作社不受支援，怎麼辦？

您仍然可以通過匯入對帳單或手動輸入交易，來符合 CRA 的記錄規定，前提是每筆分錄都能追溯到原始憑證，並且帳戶與對帳單核對相符。CRA 把銷售發票、收銀機紙帶、收據和銀行存款單列為原始支持文件，並要求電子記錄顯示從這些文件到合計數的稽核軌跡（audit trail）（CRA：營業記錄；CRA：電子記錄保存）。

銀行連線不等於收據。連線帶入的交易來自銀行，不是賣方，所以它不帶有賣方的名稱和地址、買方的資料，也沒有採購收據必須顯示的完整說明（CRA：營業記錄）。每筆分錄都要保存收據或發票；請見CRA 對收據內容的要求。付費之前，請先問供應商，是否接受您的金融機構的對帳單檔案。

各軟體的費用是多少？哪些項目要另外收費？

請比較包含您所需使用者、連線和工資功能的方案，每月全額價格（加元，稅前）。三家的價格頁面在資料所註明的日期都顯示針對新客戶的優惠價，而且 Xero 的頁面說明可以隨時更改價格，所以不要按促銷價做預算。下表只顯示方案結構，依該日期各供應商頁面列出的內容；方案會變，購買前請查看供應商目前的頁面。

每月完整成本包括基本方案、額外使用者、任何銀行連線費用、工資（附加功能加上任何按每名雇員收取的費用）和其他附加功能，都取自供應商目前的頁面，並扣除優惠價。為雇員或股東通過工資系統發放報酬的公司，從一開始就應把工資計入成本。軟體是一項成本，維持帳簿的工作是另一項成本；後者請見每月記帳費用和自己記帳還是請記帳員。如果 Wave 的免費方案是您的首選，小型企業使用 Wave會說明它能做什麼、不能做什麼。

我的會計師會接受它嗎？離開時我能匯出資料嗎？

會計師是否接受某個軟體，由他們決定，取決於能否存取，以及記錄是否完整、可追溯；CRA 的電子記錄保存通告對記錄提出了要求，並沒有指定任何核准的軟體（CRA：電子記錄保存）。

• 存取：付費之前，確認您的方案允許外部會計師登入。QuickBooks Online 的價格頁面沒有在最低級別列出會計師存取，Wave 的免費方案只列出工資管理員角色和稅務專業人員角色。
• 稽核軌跡：電子記錄必須顯示從原始憑證到匯總帳目的稽核軌跡。對已記錄交易的更改，必須通過分錄進行，並記錄由誰、何時、舊資料和新資料，以及原因。請測試：編輯或刪除匯入的交易之後，這條軌跡是否還在。
• 匯出：採用新系統之前，確認它能以常用的非專有格式匯出所需資料，並確認轉移資料不會遺失或改動資料。試用時，匯出交易、稅額明細和附件，並在試算表中打開檔案。

如果您要離開舊軟體，取消之前，請匯出所有仍在開放或仍在保存期內的各期資料，包括每份申報表背後的 GST/HST 明細。保留一份註明日期的更換記錄，並向 CRA 報告任何影響您存取和讀取記錄能力的變更（CRA：電子記錄保存）。年度內的轉換時機，請見從 Sage 轉換；任何轉換都適用同樣的匯出和稽核軌跡測試。

會計軟體現在都是線上的嗎？

不是全部。這三個軟體都以線上服務形式銷售，所以您的記錄很可能存放在供應商的系統上，而桌面軟體把記錄保存在您自己的電腦上。無論哪種，CRA 的電子記錄規定都適用：記錄可讀、有稽核軌跡，並有備份（CRA：電子記錄保存）。

我的資料存放在哪裡？我還需要保存記錄嗎？

您仍然需要保存記錄：即使記帳員或其他第三方替您保管記錄，企業也必須確保保存了足夠的記錄（CRA：保存記錄）。價格頁面沒有說明各供應商把資料存放在哪裡，所以請以書面方式詢問供應商。

• 保存期限：記錄至少要從其所屬最後一個稅務年度結束起保存 六年；以下情況可能需要保存更久：逾期提交的稅表（從提交日起 六年）、尚未解決的異議或上訴，以及仍有關係的財產或公司記錄；已註銷的公司另有規定。電子記錄即使列印出來，也要以可讀的電子格式保存（CRA：保存期限規定；CRA：電子記錄保存）。無法再打開的記錄不符合這項規定，所以請在取消或讓方案失效之前匯出。請見營業記錄要保存多久。
• 存放地點：除非 CRA 書面許可，記錄必須存放在您在加拿大的營業地點或住所。存放在加拿大境外、再從加拿大存取的記錄，不視為存放在加拿大；CRA 可能接受在加拿大以可讀、可用的格式提供的副本，這由 CRA 決定。CRA 建議在加拿大境內備份（CRA：電子記錄保存）。

獨資經營者填 T2125 表，或公司提交 T2 稅表，選擇會不同嗎？

同一個軟體可以服務兩者，但設置不同，因為帳簿對應的申報不同。

CRA 表示，您經營的每項業務都要分別保存記錄（CRA：營業記錄）。預計將來要註冊成立公司的獨資經營者，應先測試匯出功能，因為獨資經營的歷史資料可能需要轉移。請見獨資經營註冊成立公司後的帳簿、GIFI 會計科目表和自僱人士的記帳應用程式。

例子

以下例子僅作說明；所有金額以加元計。

安大略省自由工作設計師

一位設計師全年開出 $60,000 的帳單，已登記 HST，沒有雇員，只用一個信用合作社帳戶。在付費前的試用期間，她先連接信用合作社；如果歷史交易載入得不乾淨，就改為匯入對帳單。她為銷售和採購設置同一個 13% 的 HST 稅碼，並在年底之前讓會計師可以存取。

假設她選擇按季申報，並把其中一個季度與申報表核對，所有客戶和供應商都在安大略省，而且所有採購都可以全額申請：

如果軟體顯示的合計數不同，她會在提交第一份申報表之前修正稅碼。

艾伯塔省公司

一家公司收入 $250,000，有兩位股東和兩名工資雇員，只在艾伯塔省銷售，所以只需要一個 GST 稅碼。在試用期間，它把兩名雇員都放進工資系統，查看完整的價格，把帳戶對應到 T2 用的 GIFI 代碼，並測試匯出。假設沒有關聯企業，沒有被排除的業務類別，並且 $250,000 是它在符合條件的四個季度期間的應稅銷售額，那麼它含 GST 的銷售額為 $262,500（$250,000 加 5% GST），低於快速會計法的上限，所以它的會計師可能會問這個方法是否適合它；如果選擇採用，此後的營運採購不再產生抵免，採購稅碼也要更改。

魁北克省承包商

一位承包商收入 $120,000，收取 GST 和 QST。軟體必須在每張發票和採購上追蹤這兩種稅，並給出獨立的合計數。承包商用一張同時含兩種稅的發票測試，並檢查報表是否把 QST 排除在 GST 銷售總額之外。位於魁北克省的企業使用魁北克稅務局的表格向其提交 GST/HST 申報表，所以上面的申報表行號核對要在那些表格上進行，而 QST 的規則來自魁北克稅務局，不是 GST/HST 的功能。

您的情況不同？

• 您正在建立帳簿或離開舊軟體，並且需要設置 GST/HST、工資或公司帳務，好讓會計師能據此申報：錯誤的稅碼會在每筆分錄中重複出現。在輸入交易之前，請帶著您的帳戶、GST/HST 狀態和舊軟體的任何匯出檔案，前往記帳協助，確定稅碼、期初餘額，以及您的 GST/HST 歷史資料能否完整轉入。
• 您的銀行資料或 ITC 記錄在申報時不可靠：請見GST/HST 申報表與帳簿不符時和補做逾期的帳簿；如果有幾個月的記錄缺失，請尋求記帳協助。
• 您正在離開舊會計軟體：請參閱從 Sage 轉換了解時機，並在取消之前測試匯出。
• 您有美元帳戶：請先閱讀啟用 QuickBooks 多幣種功能之前。
• 您的企業在加拿大和美國兩地經營：請見兩國經營的企業該用 QuickBooks 加拿大版還是美國版。
• 您不確定需要記帳員、會計師還是 CPA：請見記帳員、會計師還是 CPA。