CRA 審查小企業的觸發因素與帳目準備

CRA 如何挑選小企業或公司進行審查？

CRA 沒有公布審查觸發條件的清單。CRA 表示，它的風險評估系統會找出不合規風險高的稅表，再由 CRA 人員查看多個來源的資料，決定是否需要審查（CRA：企業審查）。評估會考慮稅表出錯的頻率等因素，CRA 也可能把一份檔案與同類檔案相比（CRA：您應該了解的審查知識）。CRA 的網頁只列出部分因素，也沒有給出權重，所以任何更長的「觸發清單」都只是猜測。

CRA 確實公布了在企業審查中促使它間接核實收入的跡象，見下一節。如果企業與個人的資金共用一個帳戶、公司所有者跨年度欠公司錢、申報收入低於同類企業，或 CRA 已經來函，案件就不簡單。要求您為某一項申報提供證明的來函，通常是覆核，不是審查；兩者的差別請見 CRA 覆核函或審查函指南。

先準備好：相關年度的所有銀行和信用卡對帳單（企業和個人的都要）、與存款對得上的銷售記錄、公司的股東貸款明細帳，以及與帳目對得上的已提交稅表。

CRA 會查看哪些未申報收入的跡象？

CRA 表示，只要出現五種跡象中的一種或多種，它一般會採用間接核實收入的方法（CRA：企業審查）。這是 CRA 自己對審查中何時間接核查收入的說法；CRA 並沒有說這些跡象決定哪些檔案會被選中。間接核實的意思是，CRA 用另一種方法檢驗申報的收入，而不只看帳簿。

最常見的間接方法是淨值法。CRA 表示，它需要掌握所有者家庭單位的完整財務狀況，所以採用這種方法時，會要求提供企業所有者配偶以及家中其他有收入貢獻成員的個人財務記錄（CRA：企業審查）。向 CRA 申報銷售額的線上平台，見 CRA 數位平台申報。

企業和個人開銷共用一個銀行帳戶，會增加被審查的風險嗎？

會，一旦審查開始就是如此。CRA 把企業與個人帳戶混用列為會導致間接核查收入的跡象（CRA：企業審查）；CRA 並沒有說這項跡象決定哪些檔案會被選中。《所得稅法》要求記錄的形式和內容須足以確定應繳稅款（《所得稅法》第 230(1) 款）。混用的帳戶會讓每一筆都成為問題：是業務支出、所有者提款，還是別的用途。

獨資經營者或合夥人的個人支出屬於所有者提款，不是業務支出。公司如果替所有者支付個人費用，這些費用可能成為所有者的應稅福利（第 15(1) 款），或成為所有者欠公司的貸款；請見審查中發現的股東福利。如果帳戶已經混用，請在工作副本上逐筆列出個人支出和相應的證明，並按銀行出具的原樣保存對帳單。公司的股東貸款分錄，需要有證據證明確實有還款義務；沒有的話，這筆付款可能改按應稅福利處理，只有會計分錄並不能決定屬於哪一種（CRA 股東貸款釋義，第 1.13–1.14 段）。請見根據銀行對帳單重建帳目。您個人墊付的業務成本，記錄方式正好相反，請見個人墊付的業務支出。

如果整理記錄後發現，已提交的稅表漏報了收入或稅款，請先了解自願披露，再提交更正：CRA 聯絡之前，CRA 聯絡之後。自願披露能否被接受，取決於提出的時間和其他條件。

帳簿容易出錯是什麼意思？乾淨的帳目是什麼樣？

CRA 表示，如果大部分會計工作由一個人完成，或者企業的主要職能由一個人或一小群關聯人士承擔，帳簿和記錄就可能容易出錯（CRA：企業審查）。如果您自己記帳而且沒有人覆核，請見自己記帳還是請記帳員。CRA 沒有定義「乾淨的帳目」。下表第一行是法律要求，第二行是 CRA 對它的指引；其餘幾行是針對上述跡象的實用做法。

上面的跡象表也列出了與存款對得上的銷售記錄，以及第二位覆核人。

如果記錄不足，部長可以要求有關人員保存部長指定的記錄和帳簿（第 230(3) 款）。

金額大的股東貸款或大額留存收益，會讓公司被標出來嗎？

CRA 列出的跡象不包括留存收益或股東貸款餘額，它關於企業審查、審查選取和 GST/HST 審查的網頁，也都沒有把這兩項列為觸發因素。留存收益是公司留下來沒有分配的利潤。

股東貸款重要，是出於另一個原因：如果審查查到公司的帳簿，這筆餘額會決定是否適用某項稅務規則。股東或與股東有關聯的人從公司取得貸款，或對公司負有債務，一般須把該金額計入當年收入（第 15(2) 款）。這項規則不適用於身為加拿大居民公司的借款人，也不適用於全部由這類公司組成的合夥企業。如果在 貸款當年公司稅務年度結束後一年 內還清，並且這次還款不屬於一連串貸款或其他交易及還款的一部分，就不計入收入（第 15(2.6) 款）。其他例外見第 15(2.2) 款至第 15(2.5) 款。

餘額如果跨年度累積增加，就需要一份載有日期的明細帳，說明取走了多少、還了多少，以及如何還的。明細帳的做法請見股東貸款帳戶，規則請見股東貸款。

GST/HST 申報表會被單獨挑出來審查嗎？

會。CRA 表示，GST/HST 申報表是依風險評估和隨機抽取檔案這兩種方式選出來審查或核查的，這類審查著重於申報錯誤和遺漏（CRA：GST/HST 審查和核查）。同一網頁還說，退稅申請會在付款前先審核，部分會進一步核查。該 CRA 網頁顯示的日期是 2017 年 6 月 22 日。

隨機抽取意味著 GST/HST 申報表即使沒有任何風險標記也可能被選中，所以 GST/HST 申報表須與所得稅稅表使用同一套銷售和採購記錄。如果收到的是 GST/HST 來函，請見 GST/HST 覆核和審查。

審查員最先會要什麼？哪些人的記錄在範圍內？

CRA 表示，審查員通常會在與您會面之前，先索取您的電子記錄（CRA：企業審查）。審查員不能通過電子郵件收取檔案；文件須通過安全的線上服務、郵寄或送到 CRA 辦事處提交。

範圍涉及的記錄不限於企業本身（CRA 稅務提示；CRA：企業審查）：

CRA 也可能把關聯實體合併視為一個經濟實體，審查其中不止一個成員。如果審查員提出調整，擬調整函件會給您 30 天 的時間表示同意或不同意（RC4188）。

我該保存哪些記錄、用什麼形式、保存多久？

大部分記錄和帳簿連同憑單，須從所涉最後一個稅務年度結束起保存 六年（第 230(4) 款；CRA：保存記錄）。

長期財產和股份的記錄，以及會影響日後出售或清算的其他歷史資料，可能需要無限期保存（CRA：保存記錄）。企業或公司結束營業，或提出異議、上訴時，適用其他期限，請見企業記錄要保存多久。掃描副本和雲端儲存，請見為 CRA 掃描收據。收據必須載明哪些內容，請見 CRA 收據要求。CRA 最多可以追溯到多久以前重新評估，是另一項限制，請見 CRA 最多可以追溯重新評估幾年。

帳目乾淨，就能保證不被審查嗎？

不能。CRA 依風險評估選取檔案，可能把檔案與同類檔案相比，對 GST/HST 還會隨機抽取。它也可以參考其他審查或調查得到的資料（RC4188；CRA：GST/HST 審查和核查）。隨機抽取與您的帳目無關，來自其他審查的資料也來自帳目之外。

帳目乾淨所改變的，是審查的進行方式。CRA 的風險評估會看稅表出錯的可能性或頻率，所以稅表準確在這一項因素上有幫助；CRA 沒有說這項因素佔多大比重。記錄全部對得上，也讓您能用文件回答審查中的問題，不過 CRA 接受什麼由 CRA 決定。審查並不代表稅表有錯：CRA 表示審查的結果可能是無須調整、重新評估後補稅，或重新評估後退稅（RC4188）。

舉例

這些例子僅作說明，所有金額均以加元計。

用企業帳戶支付日用雜貨

一名獨資經營的承包人全年收入為 C$90,000。全年的日用雜貨和所有者的住家房租都從企業帳戶支出，合計約 C$24,000。帳戶混用是 CRA 列出的跡象之一。常見的做法分兩部分：從今以後另開一個個人帳戶；已經付出的 C$24,000 中屬於個人的部分，記為所有者提款，不記為支出。業務成本仍然是業務支出。載有日期的提款記錄，能讓所有者說明哪些付款是哪一類。

欠公司錢的所有者

一家財政年度截至 12 月的公司，在第 1 年 3 月借給身為個人的股東 C$45,000。有書面協議證明確實有還款義務，也不適用其他貸款例外。

• 第 1 年年底：帳上顯示股東欠款 C$45,000。
• 第 2 年年底：餘額仍是 C$45,000。第 1 年這筆款項的還款期限，已在第 2 年 12 月 31 日結束。
• 第 2 年之後：如果沒有在該期限內還清，這 C$45,000 可能要計入所有者第 1 年的收入。屬於一連串貸款和還款之一的還款不算數。貸款明細帳和還款日期是最先要查的。
• 如果已計入收入：日後的還款可在還款當年扣除，除非該還款屬於這類一連串交易之一（第 20(1)(j) 段）。

如果沒有確實的還款義務，同一筆付款反而可能成為股東福利，依第 15(1) 款計入第 1 年收入；只有貸款帳戶上的分錄，不能產生還款期限。

收入低於同類商店的店鋪

一家小店三年的銷售額分別為 C$150,000、C$148,000 和 C$152,000，每年的收入都低於同行業的同類商店。這是 CRA 列出的跡象之一。這家店每天保留收銀機報表，並把總銷售額與存款、仍在手中的現金、有單據的現金支出、刷卡手續費和時間差異逐一對帳。即使收入沒有存進銀行，銷售額仍然入帳。它也保留供應商發票和租約，所以毛利低於同類商店是有文件依據的。

您的情況不同嗎？

• CRA 已經來函：請按 CRA 覆核函或審查函指南中的步驟處理。如果函件所涉的記錄對不上，或顯示以前的稅表漏報了收入，回覆前請先尋求記帳協助。
• 企業和個人的資金混在一起、股東貸款餘額不斷增加，或全部帳目由一個人記而且無人覆核：下次提交申報之前，需要先整理記錄，而整理過程可能發現以前年度的錯誤。請見股東貸款帳戶、自己記帳還是請記帳員和記帳協助。
• 您的收入對所屬行業而言偏低，或您的開銷有一部分來自企業以外的資金（境外儲蓄、家人贈與、出售房產）：請在 CRA 詢問之前，確認銷售額與存款對得上，並備齊其他資金來源的文件；只有一個總數，很難解釋差額。請見記帳協助。
• 帳目或稅表已落後數月或數年：請見補做逾期帳目；如果只有對帳單，請見根據銀行對帳單重建帳目。記錄落後到這個程度，請見記帳協助。公司有未提交的稅表，請見補交未提交的公司稅表。
• CRA 認定部分支出屬於個人開銷：請見審查中發現的股東福利。
• 您收到了 GST/HST 或工資來函：請見 GST/HST 覆核和審查或工資審查。
• 您的企業或公司在魁北克省或艾伯塔省：CRA 仍負責管理聯邦所得稅，但不負責魁北克省或艾伯塔省的省級公司稅（CRA：省及地區公司稅），所以省級審查按該省的程序進行。在魁北克省，CRA 不負責管理個人的省級所得稅（CRA：個人的省及地區稅），實際營業地點在魁北克省的企業，其 GST/HST 由 Revenu Québec 管理（CRA：登記企業號碼）。本頁講的是 CRA。