重建遺失或沒有的里程記錄：IRS 接受什麼證明

如果我從來沒有保存里程記錄，或記錄遺失了，還能扣除商務里程嗎？

可能可以，但前提是每趟行程都有證明：它的日期、里程和商務目的，以及這輛車全年的總里程。聯邦法律規定，除非您以充分記錄或足以佐證您本人說明的證據來舉證，否則汽車費用不得扣除（26 U.S.C. 274(d)）。IRS 把汽車列入需要這種額外證明的少數項目之中（Revenue Procedure 2019-46, section 2.03）。凡是申請這項扣除的納稅人都適用，包括擁有該車的公司。

沒有記錄，就少了最容易的證明。如果還有其他證據，申請仍然可以得到支持。猜測無法填補空白：法規指出，扣除不能建立在估算或納稅人缺乏佐證的陳述上，而且它取代了過去法院對確實發生過的費用進行估計的做法（26 CFR 1.274-5T(a)；Publication 463）。

您現在寫的記錄，不是當時作的記錄。它算作您本人的說明，每一項內容都需要佐證：有日期的文件，或者了解事實的其他人的詳細說明。沒有佐證的回憶是不夠的。

符合下列情況的個案就不單純：

• 不止一個年度沒有記錄，因為每個稅表年度都需要各自的證明；
• 收到了 IRS 通知，或報稅員正在要求提供記錄；
• 申報的里程遠高於任何文件所能支持的數字，或與里程表讀數對不上；
• 涉及公司、合夥企業，或第二位駕駛；
• 存有資料的應用程式或手機已經不在了。

如果符合其中任何一項，最後一節「您的情況不同嗎？」會說明接下來該去哪裡。

請先準備：日曆、載有地址的發票或工單、平台的行程摘要、載有里程表讀數的保養和檢驗記錄、汽油、過路費和停車收據、與客戶往來的電子郵件或簡訊、已提交的稅表，以及任何 IRS 通知。

IRS 接受什麼證明來支持商務里程？

IRS 接受充分記錄，或者您本人以其他證據佐證的詳細說明。對汽車來說，法規列出了要證明的項目：每次商務使用的里程、日期、商務目的，以及這輛車全年的總使用情況。Publication 463 另外加上商務目的地（26 CFR 1.274-5T(b)）。記錄必須逐項顯示什麼，請見里程記錄要求指南。如果您保存過真正的記錄但不完整，在您已實質符合充分記錄規則的項目上，法規允許 IRS 接受其他證據；您的情況是否符合，由 IRS 決定（26 CFR 1.274-5T(c)(2)(v)）。

在第二種途徑下，使用的日期、地點或數量的證據必須是直接證據，例如另一位證人的詳細書面說明或口頭證詞，或者收據和已付帳單這類書面證據。商務目的的證據可以是情況證據（26 CFR 1.274-5T(c)(3)）。Publication 463 以外送工作為例：工作的性質是汽車用於商務的情況證據，而送貨發票則證明了時間。

為什麼當時所作的里程記錄，比事後重建的更有分量？

法規指出，在行程當時或接近當時所作、並有足夠書面證據支持的記錄，具有很高的可信度，這是事後說明所缺乏的，因為人們事後無法準確回想細節。不要求即時記錄，每週為當週的使用所作的記錄，也算是在當時或接近當時所作（26 CFR 1.274-5T(c)；Publication 463）。

事後所作的說明要有同樣的分量，就需要有力的佐證。書面證據比口頭證據更有分量，而且越接近行程發生的時間越有分量。所以在重建的記錄中，行程當時產生的文件以及一般的書面證據，很可能比事後寫的筆記更有分量。

我可以用什麼來事後重建里程記錄？

使用有日期的記錄來顯示車輛在何時去過哪裡，再用有日期的里程表讀數得出全年的總里程。IRS 資料列出的有收據、已付帳單、送貨發票，以及了解事實的人所作的書面說明。除了下文的記錄被毀規則，以及適用於特殊情況的一項狹窄規則（即情勢本身使得無法取得更完整的證據；26 CFR 1.274-5T(c)(4)）之外，它們並沒有描述任何經核准的重建記錄方法。它們沒有提到日曆、平台歷史記錄或位置資料，也沒有說這些算不算，或者各自有多大分量。

建立清單的步驟：

1. 確定里程表讀數。找出年初和年末附近有日期的讀數。兩者的差就是這輛車的總里程。如果任一端缺少讀數，就使用最接近的有日期讀數，並把全年總里程標為估算；無法證明的總里程，是在提交稅表或回覆通知之前就應該尋求協助的理由。
2. 列出證據證明的每一趟行程。每趟行程一行，而不是每份文件一行：日期、出發地、目的地、目的。把同一趟行程的所有文件對應到同一行。往返行程或不間斷的一連串商務停靠可以算一行；每一段實際駕駛的路程只計一次（26 CFR 1.274-5T(c)(6)(i)(C)；Publication 463）。
3. 每趟行程用同樣的方法計算。確認證據顯示車輛在那個日期去了那個地方。里程是您自己量的，所以請寫下您是怎麼量的。
4. 在每一行寫明來源，即能證實它的文件或證人，並把這些文件或說明與清單一起保存。沒有來源的一行就是估算。
5. 有文件的行和估算的行分別合計，絕不要把估算的里程當作有證據的里程來申報。
6. 把有文件的合計與稅表上申報的比較。如果還沒有提交，有文件的合計就是證據所能支持的數字。如果稅表已經提交，差額就是有風險的部分。

重建的里程記錄範本是什麼樣子？

重建的記錄看起來像一般的記錄，只是多了兩欄：每一行的來源，以及這一行是有文件的還是估算的。Publication 463 印有一份每日記錄的範例，載有日期、目的地、商務目的、里程表起始和結束讀數，以及行程里程（Table 5-2）。

一行填寫示範，僅作說明：3 月 14 日，從店鋪到 212 Oak St，修理暖爐，18 英里（地圖量得，往返），發票 1041，有文件。

請在整份清單上如實標明它是什麼：「重建於」真實的日期、涵蓋的期間，以及使用的來源。IRS 資料沒有給出標示規則。它們對事後說明和當時所作的記錄有不同的衡量，所以寫明製作時間和方法的清單，比較不容易被誤認為是當時所作的記錄。

重建里程記錄時，絕對不能做什麼？

絕對不要這樣做：

• 補填過去的日期，或者把行程寫得像是當天記錄的。事後作成的清單冒充當時所作的記錄，就是虛假的。如果 IRS 確定少繳稅款的某一部分是由於欺詐，罰款是歸因於欺詐部分的 75%，而且全部少繳的稅款都視為欺詐，除非您能證明其中某一部分不是（26 U.S.C. 6663）。
• 用整數填補空白，例如每個星期二都寫相同的距離。Publication 463 指出，您不能扣除自己估算或概算的金額。
• 為了湊足稅表上的里程而添加行程。稅表上的數字不會讓一趟行程變成真的。
• 不加檢查就把通勤算進去。家和固定工作地點之間的行程，一般屬於個人性質。有例外情況，里程記錄要求指南有說明。

Schedule C 第 IV 部分（如果您必須提交 4562 表，則是該表第 V 部分）會問您是否有證據支持這項扣除，以及證據是否是書面的（Schedule C；4562 表；26 CFR 1.274-5T(d)）。請根據您實際擁有的資料回答。從今天起，在每趟行程當時或接近當時作記錄，並在年底匯出一份副本：電子系統必須能夠檢索並以清晰可讀的形式重現您的記錄（Publication 583）。

我的應用程式刪除了我的資料，或者手機壞了：記錄被毀規則適用嗎？

只有在損失是您無法控制的情況下才適用，例如火災、水災或其他災難。法規和 Publication 463 都沒有說明應用程式帳戶被刪除或手機壞掉算不算。當充分記錄因納稅人無法控制的情況而遺失，例如被火災、水災、地震或其他災難毀壞時，納稅人有權透過合理重建來證明一項扣除（26 CFR 1.274-5T(c)(5)）。Publication 463 描述了同樣的寬免，並列出火災、水災和其他災難（Publication 463）。

有三項限制很重要：

• 它們列出的是災難。它們沒有說明帳戶被刪除、手機故障或訂閱到期算不算。您必須證明損失是您無法控制的。
• 這項規則涵蓋的是曾經存在的記錄。它對從未保存過的記錄沒有幫助。
• 它允許合理重建。它們沒有定義「合理」。請根據上述有日期的記錄來建立，而不是憑記憶。

首先查明資料能否找回：向應用程式或平台索取匯出檔案，查看電子郵件和雲端備份，並向以前的報稅員查詢是否有副本。請保存所發生事件的證明：日期、原因、與應用程式客服的訊息，以及任何維修或更換的記錄。

我可以只記錄一年中的一部分，然後套用到全年嗎？

可以，只要記錄的期間屬於充分記錄，並且有其他證據顯示這些期間可以代表全年，但雇主提供給不止一位雇員使用的車輛除外。這稱為抽樣（26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii)；Publication 463）。

Publication 463 的例子是，每個月第一週都有記錄，並有發票和帳單顯示後幾週的商務使用維持相同比例。法規給出的相反例子是：一位銷售員每個月的第四週是送貨週，與其他三週不同。那一週不能代表整個月，所以不能支持全年的數字。

有五項限制：

• 雇主的車輛如果在一年中的任何一段時間提供給不止一位雇員使用，就不能用抽樣來舉證（26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii)(B)）。
• 每個記錄的期間本身都必須是在當時或接近當時所作的記錄。事後憑記憶補寫的一週不是樣本。
• 必須有其他證據顯示所記錄的期間具有代表性。發票、帳單和穩定的工作模式可以做到；忙季則不行。
• 法規和 Publication 463 說的都是同一個稅務年度之內的期間。兩者都沒有說某一年的記錄可以代替沒有記錄的另一年。
• 抽樣得出的是商務使用的比例。您仍然需要根據里程表讀數得出全年總里程。

如果我使用標準里程費率，還需要里程記錄嗎？

您仍然需要商務里程的證明，但不一定是當時作的記錄：當時所作的記錄是一條途徑，您本人以佐證證據支持的詳細說明是另一條途徑。標準里程費率取代的是車輛運行成本的記錄，而不是您為商務駕駛了多遠的證明。扣除額是費率乘以商務里程，而里程仍須依照 section 274(d) 舉證（Revenue Procedure 2019-46, sections 2.03 and 4.01；Tax Topic 510）。

本頁所涵蓋的這一年，商務費率有所變動。1 月至 6 月行駛的里程，每英里為 每英里 72.5 美分；7 月至 12 月行駛的里程，每英里為 每英里 76 美分。以前年度的費率在同一個 IRS 頁面上，所以請使用每趟行程所屬年度的費率。每一英里您無法證明的里程，都會使扣除額少一英里的費率。費率涵蓋什麼，請見標準費率還是實際費用；記錄必須顯示什麼，請見里程記錄要求指南。

我的里程扣除被否決了：會有什麼代價？我可以怎麼做？

里程被否決會增加稅款。IRS 還可能加收利息，以及與準確性相關的罰款，金額為因疏忽、漠視規則或大幅少報而造成的少繳稅款的 20%（IRS：與準確性相關的罰款）。多個年度沒有記錄就申報，意味著多個各自獨立的風險，而且每個年度都有自己的時效：IRS 一般有 3 年，從您提交稅表之日（如果提前提交，則從原定到期日）起，可以評定更多稅款，欺詐或其他情況可能使這個期限取消或延長（26 U.S.C. 6501；IRS：IRS 可以評定稅款的期限）。審查可以追溯多遠、可能付出什麼代價，請見 IRS 審查指南。

如果您的稅表被審查，IRS 可能要求提供更多資料，以確認您的記錄、說明和文件準確可靠（Publication 463）。重建的清單要作為您本人的說明提交，並附上背後的文件。如果您已經看出申報的里程無法證明，請見因企業費用錯誤而更正稅表。如果您收到了通知，請按其中的回覆說明和期限辦理（IRS：與準確性相關的罰款）。如果稅款超過您一次能支付的金額，未付餘額的利息和每月逾期付款罰款會繼續累計，IRS 提供短期計劃（180 天或更短）和長期的每月付款計劃（IRS：付款計劃）。

舉例

這些例子以美元計，使用整數的說明性數字。

一位共乘司機的應用程式遺失了兩年的資料

一位司機的兩份稅表各申報了 14,000 英里的商務里程。應用程式的資料已經沒有了。司機從帳戶下載的平台行程摘要，顯示了每趟行程的日期以及上車和下車地點，而保養發票提供了每年年初和年末的里程表讀數。司機用同樣的方法計算清單上的每趟行程，再把各行相加。平台的哪些里程可以計入，請見共乘司機指南。

重建的清單顯示有 19,000 英里有文件，並把其餘 9,000 英里標為估算，而不是記錄。以說明性的每英里 65 美分計算（實際費率因年度而異），9,000 英里無法證明的里程，意味著大約 $5,850 的扣除有風險。是否為這些里程辯護、更正還是放棄，取決於還有什麼其他證據，以及哪些年度仍然開放。

一位只有一輛廂型車、沒有記錄的電工

一位電工沒有記錄。有日期的工作記錄和 190 張發票，支持 190 趟獨立的行程，每趟都是從店鋪到工作地點再回來，沒有重複或合併的路線。用同樣方法計算，這 190 趟行程共 6,840 英里。保養記錄顯示這輛廂型車全年的總里程是 12,000 英里。清單支持 6,840 英里的商務里程，商務比例為 57%。其餘 5,160 英里是個人使用，或者沒有文件支持。清單的標題是「根據發票重建於」真實的日期，每一行都寫明它的發票號碼。沒有發票的到供應商處取貨行程不列入清單，除非有收據顯示日期和地點。從家裡出發的行程，會引出里程記錄要求指南中的通勤問題。

一位開始補做記錄的承包商

一位承包商上半年沒有記錄，從 7 月開始記錄，涵蓋每個月的第一週。記錄的那幾週顯示在 1,200 英里的總里程中，有 900 英里是商務里程，商務比例為 75%。發票顯示其他幾週的工作模式相同。這符合 Publication 463 的抽樣模式，適用於實際記錄的那幾個月。里程表顯示 7 月至 12 月共 6,000 英里。如果記錄的那幾週具有代表性，這個比例最多可支持那六個月 4,500 英里的商務里程（6,000 的 75%）。至於 1 月至 6 月，記錄本身什麼也顯示不了。抽樣規則只有在其他證據（例如有日期的發票）顯示所記錄的那幾週可以代表這些月份時，才適用於這些月份，而且法規的例子是從較早的樣本推到較晚的幾週，而不是反過來。

您的情況不同嗎？

• IRS 通知或報稅員要求您提供您沒有的記錄、您的應用程式資料已經消失，或者好幾年的里程是在沒有記錄的情況下申報的：哪些年度有風險、能如實整理出什麼證據，以及是更正稅表、回覆通知還是改變里程的記錄方式，取決於一份清單無法確定的事實。請透過記帳協助整理證據，並為往後的年度建立記錄。
• IRS 已展開審查，或者您想更正已提交的稅表：請見 IRS 審查指南、Schedule C 的哪些費用會被質疑和因企業費用錯誤而更正稅表。
• 整年的稅表都沒有提交：請見補交未提交的稅表和未提交年度的 Schedule C 費用。
• 您為共乘或外送平台駕駛：請見共乘與外送司機的扣除。
• 其他收據也遺失了，或者帳目落後，不只是里程的問題：請見遺失的企業費用收據和補做逾期帳目，並尋求記帳協助。
• LLC 或 S 公司擁有這輛車，或者公司向您償還里程費用：公司的扣除需要同樣的證明。依報銷計劃（accountable plan）償還的款項，要在合理的時間內作出核算，所以在行程很久之後才建立的清單可能不符合條件，而不符合計劃規則的償還款項，要作為薪酬申報（Publication 463, chapter 6）。請見通過企業購買車輛和報銷所有者費用。
• 您駕駛的是特別打造的工作車輛：記錄規則不適用於合資格的非個人使用車輛，即就其性質而言，不太可能被用於超過微不足道程度的個人用途的車輛（美國法典第 26 編第 274(d) 和 (i) 條）。記錄規則一般適用於任何皮卡或廂型車，除非它經過特別改裝（26 CFR 1.274-5(k)(8)）。普通的皮卡、廂型車或轎車不符合資格。
• 您在加拿大報稅：規則不同；請見 CRA 審查所需的行車記錄指南。