年底應計工資：12 月工資 1 月發放怎麼入帳

12 月底的工資在 1 月發放，屬於哪一年？

工資稅法按工資的發放年度計算。現金收付制帳目和採現金收付制申報的稅表也一樣。權責發生制帳目和採權責發生制申報的稅表，則按工作完成的年度計算。12 月的工作在 1 月發薪，兩種方法的答案就不同。

941 表填表說明指出，工資稅按發薪日申報，而不是按負債應計日或存款日。Publication 15 說明，存款規則按發薪日計算，而不是按會計上稅款應計的時間。W-2 表填表說明舉了一個例子：12 月 13 日至 26 日的工作，在 1 月 1 日發薪，應填入下一年度的 W-2 表。

就社會安全稅、醫療保險稅和所得稅預扣而言，工資在實際支付時，或在雇員可無限制領取時，即視為已發放，即使支票晚些才兌現（26 CFR 31.3121(a)-2；26 CFR 31.3402(a)-1(b)）。這個時間就是發薪日。

稅表一般依帳目中一貫使用的方法申報，如有差異，須有記錄支持（26 CFR 1.446-1(a)(1)、(a)(4)；權責發生制帳目與現金收付制稅表）。有些企業也不能採現金收付制申報，例如總收入超過上限的 C 公司，該指南有詳細說明。扣除依稅表所用的方法決定。

在簡單的情況下，採現金收付制的企業在 1 月發薪時才記 1 月工資，年底不需要分錄；採權責發生制的企業則在 12 月 31 日做一筆分錄，並在 1 月 1 日沖回。下列情況就不簡單：工資名單上有所有者或親屬、帳目採權責發生制而稅表採現金收付制、1 月的工資全額入帳後又有 12 月應計、或涉及休假工資或年終獎金。下文逐項說明。

入帳之前，請先備齊：

• 最後一期 12 月和第一期 1 月的工資明細表，註明每個工資期的起始日、結束日和發薪日。
• 上一年度稅表所顯示的會計方法。
• 上一年度 12 月 31 日的分錄，以便發現重複入帳。
• 工資名單上的所有者和親屬清單，以及他們的持股比例。
• 休假和獎金政策，以及尚欠的餘額。

帳目採現金收付制時，工資什麼時候入帳？

採現金收付制的企業在發薪日記錄工資。12 月 15 日至 28 日這個工資期，如果在 1 月 3 日發薪，即使工作在 12 月完成，仍屬於 1 月的費用。

採現金收付制申報的稅表，按支付年度扣除（Publication 538；26 CFR 1.461-1(a)(1)）。

雇主負擔的工資稅屬於一種稅，採現金收付制申報的稅表在繳納當年扣除（26 CFR 1.461-1(a)(1)）。工資軟體通常在發薪日記錄雇主稅款。如果工資在 12 月最後幾天發放，但稅款在 1 月才存入，採現金收付制的稅表一般在存款年度扣除這筆雇主稅款，所以稅表和帳目可能略有差異。

貸款人或投資人如果希望 12 月反映 12 月的人工成本，需要的是權責發生制的數字。下一節會示範分錄；權責發生制帳目與現金收付制稅表則說明如何與現金收付制稅表搭配。

帳目採權責發生制時，未付的 12 月工資如何入帳，1 月又如何沖銷？

在 12 月 31 日，把 12 月的工資同時記為費用和負債。到了 1 月，沖銷這筆負債，不要再重複記費用。權責發生制按費用發生的年度配比費用（Publication 538）。

1. 算出 1 月第一期工資中屬於 12 月的部分。 時薪員工按 12 月 31 日前的工作時數計算；月薪員工用 12 月的工作天數除以該工資期的工作天數，再乘以工資總額。
2. 加上雇主對這部分工資負擔的工資稅。 雇主的社會安全稅為工資的 6.2%，醫療保險稅為 1.45%（Publication 15）。再按您適用的稅率加上聯邦和州失業稅。
3. 做一筆 12 月 31 日的分錄。 借記工資費用和工資稅費用，貸記應計工資和應計工資稅，這兩項都是負債。
4. 避免 1 月重複入帳。 常用的做法：在 1 月 1 日沖回 12 月 31 日的分錄，然後 1 月的工資照常記入費用。另一種做法：1 月這批工資中屬於 12 月的部分沖減應計科目，其餘部分才記入費用。
5. 檢查結果。 過了 1 月發薪日，這批工資的應計工資和應計工資稅應為零。

社會安全稅和聯邦失業稅都有年度工資基數上限（本頁稅務年度的數字為 $184,500 和 $7,000；社會安全稅基數每年重新設定，FUTA 基數則固定於 26 U.S.C. 3306(b)(1)），而工資按發放年度計算（Publication 15）。因此，12 月工資在 1 月發放，就從新年度的基數重新開始累計，即使該雇員在工作年度已經超過上限也一樣。計算應計稅款時，請用新年度公布的基數，以及您所在州的失業保險工資基數（可能不同）。

哪些工資成本要應計，哪些不是我的成本？

要應計的是您為 12 月工作所欠的款項，包括您自己負擔的工資稅。雇員被預扣的款項，絕不能當作您的成本。

採權責發生制申報的稅表中，工資按工作期間扣除，但雇主的工資稅按付款時間扣除：稅款要等實際繳納後才能扣除（26 CFR 1.461-4(g)(6)）。有一項例外適用於經常重複發生的成本：年底時金額已知，並在 年度結束後 8½ 個月（或提交準時稅表的日期，含延期，如更早）前支付（Publication 538；26 CFR 1.461-5）。IRS 已裁定，採用該例外的權責發生制雇主，對當年應計、次年支付的年底工資，可在工作年度扣除其社會安全稅、醫療保險稅和聯邦失業稅（Revenue Ruling 2007-12，補充了 Revenue Ruling 96-51）。這項例外屬於一種會計方法。企業可以在首次發生該類成本的年度採用；已經在付款時扣除工資稅的企業，如要更改，需要 IRS 同意（26 CFR 1.461-5(d)(1)；從現金收付制改為權責發生制說明會計方法變更如何申請）。

941 表存款、W-2 表工資和預扣各屬於哪一年？

這三項都按發薪日計算，與帳目或稅表用什麼方法無關。12 月的工作如果在 1 月 3 日發薪，這筆工資在 941 表上屬於第一季度，在 W-2 表上屬於新的一年。

• 941 表： 按月存款的雇主，把負債填在發薪當月。按半週存款的雇主，在 Schedule B 上填發薪日。兩者都不用應計日或存款日（941 表填表說明；Schedule B 填表說明）。1 月至 3 月發放的工資，屬於第一季度的稅表。
• 存款： 存款的計時從發薪日開始。按月存款的雇主，須在 次月 15 日 前存入 1 月發薪日的稅款。按半週存款的雇主，須在發薪日之後的星期三或星期五前存入，視發薪日是星期幾而定（Publication 15）。
• W-2 表： 填寫的是該曆年內已發放的工資（W-2 表填表說明）。
• 預扣： 雇員的社會安全稅和醫療保險稅，在工資發放時從工資中扣除並收取（26 U.S.C. 3102）。

第四季度的 941 表不會顯示 12 月 31 日已應計但尚未支付的工資。雇主應計的稅款，要到 1 月發薪日才會出現在 IRS 記錄中，所以請把應計金額與工資明細表核對，不要與 IRS 的餘額核對。

我採權責發生制申報，12 月的工資在 1 月發放，能在今年的稅表上扣除嗎？

一般可以，前提是稅表採權責發生制，而且收款人不是關聯人。採權責發生制的雇主，在負債已確定且經濟履行已發生時扣除工資（您欠付薪酬，而且工作已完成）。就勞務而言，這發生在雇員工作的期間（Publication 538；26 CFR 1.461-4(d)(2)）。12 月的工作就是 12 月的成本，即使發薪日在 1 月。

有三種情況會把扣除移到支付年度：

• 稅表採現金收付制。 此時在支付年度扣除。
• 收款人是所有者或親屬，而且晚些才領到錢。 這屬於關聯人規則（26 U.S.C. 267(a)(2)），下文會說明。
• 付款太晚。 工作年度的工資，如果雇員在 年度結束後第 3 個月的 15 日 之後才收到，會被推定為遞延薪酬，並在雇員將其列入收入的年度扣除（26 CFR 1.404(b)-1T，Q&A-2；26 U.S.C. 404(a)(5)）。在該日期前收到的款項，不視為遞延。已歸屬的休假工資另有自己的期限，見下文。

如果帳目採權責發生制而稅表採現金收付制，扣除依稅表為準。這種搭配是否合適，權責發生制帳目與現金收付制稅表會回答。

收款人是所有者或親屬，有什麼不同？

採權責發生制的付款方，對採現金收付制的關聯人所欠的薪酬，要等到實際付款且收款人將其列入收入後，才能扣除（26 U.S.C. 267(a)(2)；Publication 538）。關係以付款方納稅年度的最後一天為準來判斷。如果所有者或親屬像大多數個人一樣採現金收付制申報，採權責發生制的付款方就其 12 月工資在 1 月發放所做的扣除，要在支付年度而不是工作年度。如果收款人採權責發生制申報，或在年底前已領到錢，延遲規則就不適用。年底後 2½ 個月內付款，不會讓扣除回到工作年度；年底後終止關係也不會（26 CFR 1.267(a)-2T，(b) 段，Answer 5）。

個人服務公司（定義見第 441(i)(2) 條）及其雇員所有者，一律視為關聯人（26 U.S.C. 267(a)(2)）。

帳目仍然在 12 月應計這些工資，延遲的只是扣除。對每位雇員來說，W-2 表、預扣和存款都按發薪日計算。

合夥人則不同。領取保證付款的合夥人，在預扣方面不視為雇員（26 CFR 1.707-1(c)）。在第 707(c) 條涵蓋的範圍內，關聯人延遲規則不適用於合夥企業的保證付款（26 U.S.C. 267(e)(4)）。請見保證付款與合夥人提款的區別。

已賺取的休假工資和年終獎金怎麼處理？

在採權責發生制申報的稅表中，已賺取的休假工資和年終獎金各有自己的扣除期限。

休假工資。 帳目要應計企業所欠的已賺取休假工資。在稅表上，雇員已賺取的休假工資，如果在當年內支付，或者休假權利已歸屬且在 年度結束後 2½ 個月 內支付，可在賺取的年度扣除。更晚支付的，在實際支付的年度扣除（Publication 538）。

年終獎金。 採權責發生制的雇主，只有在年底前負債已確定，才能在工作年度扣除獎金。IRS 已裁定，獎金池的最低總額在年底前已確定，即使個人金額之後才定，也符合這個標準（Revenue Ruling 2011-29）。該裁定所述的方案中，雇員必須在發放日仍在職，被沒收的獎金歸其他雇員，而且在年底後不久就發放。該裁定只涉及負債是否存在，而且只適用於這類方案。雇主在年底後可以取消的獎金，需要更仔細判斷。在 年度結束後第 3 個月的 15 日 之後才發放的獎金，會被推定為遞延薪酬，一般在支付年度扣除。

發給所有者或親屬的獎金，適用上文的關聯人規則，除非在年底前已支付。W-2 表的年度、預扣和存款按發薪日計算。

12 月 31 日的資產負債表應該列出什麼？怎麼檢查？

在權責發生制帳目中，12 月 31 日應列出應計工資、應計雇主工資稅，以及任何應計的休假工資或獎金，這些都是負債。此外還應列出已發放工資所涉及、但尚未存入的預扣稅款和應繳稅款。現金收付制帳目沒有應計工資或應計工資稅，所以只會出現後一類。

預扣的所得稅，以及雇員負擔的社會安全稅和醫療保險稅，是代政府保管的款項。負責繳納這些款項的人如果故意不繳，可能要為未繳金額的 100% 承擔個人責任（26 U.S.C. 6672）。IRS 一般有 3 年 的時間評定這項罰款；請見信託基金追回罰款。

要把應計金額與 1 月第一期工資明細表核對：

1. 取 1 月第一期工資明細表中的工資總額和工資期日期。
2. 按工作時數或工作天數算出屬於 12 月的部分，以及這部分的雇主稅款。
3. 拿這個數字與 12 月 31 日的應計金額比較。如有差額，要查明原因，例如加薪、加班或四捨五入的差異。
4. 1 月的工資入帳後，確認這批工資的應計工資和應計工資稅為零。如果還有餘額，說明有重複入帳或拆分有誤。
5. 核對全年：該年度工資明細表中的工資總額，加上年底工資應計額，減去上一年底的工資應計額，等於權責發生制帳目中的工資費用。

如果重複入帳出現在已結帳或已申報的年度，請先確認稅表用的是哪種方法、應稅收入是否變動，再做更正分錄。清不掉的工資負債說明如何清理科目，以及補正何時需要追溯到已結帳的年度。

舉例

以下例子僅作說明，所有金額以美元計。

採現金收付制的零售商

一家採現金收付制的零售商，工資期為 12 月 15 日至 28 日。工資總額為 $10,000，在 1 月 3 日發放。帳目在 1 月列出這筆工資。W-2 表把它列在新的一年，存款的計時從 1 月 3 日開始。12 月的帳目沒有這兩週的工資成本，所以 12 月的利潤看起來高於當月實際賺到的，1 月則偏低。貸款人按月比較時，會看到這個起伏。

採權責發生制的諮詢 LLC

一家採權責發生制帳目的諮詢 LLC，12 月 22 日至 31 日有 $6,000 的工資，在 1 月 7 日發放。這份工資名單上沒有所有者或親屬。雇主的社會安全稅和醫療保險稅按 7.65% 計算，共 $459。為簡化數字，這裡不含失業稅。1 月發放的工資會從新年度的基數重新累計失業稅，所以實際的應計還要加上這部分。

1 月 7 日工資照常入帳：工資 $6,000 和工資稅 $459 記入費用，1 月 1 日的沖回分錄將其抵銷。屬於 12 月的那幾天，1 月費用為零，應計科目也回到零。

如果這家 LLC 的稅表採權責發生制，$6,000 的工資是 12 月的扣除。如果 LLC 已採用工資稅的經常性項目例外，那麼 $459 的雇主稅款也是 12 月的扣除，因為這筆稅款在該例外的期限內繳納。沒有採用該例外的話，稅款在繳納時扣除。如果稅表採現金收付制，兩者都落在新的一年。無論哪種情況，W-2 表和 941 表都把這筆工資列在 1 月。

採權責發生制並給所有者發獎金的 S 公司

一家採權責發生制的 S 公司，在 12 月為其所有者應計 $20,000 獎金，並在 3 月 10 日（年底後 2½ 個月內）支付。帳目在 12 月列出這筆費用。這位所有者是採現金收付制申報的股東，所以公司的扣除要等到 3 月付款，即使付款是在 2½ 個月之內。工作年度的稅表沒有這筆扣除，次年的稅表才扣除這 $20,000。所有者的 W-2 表和預扣按 3 月的發薪日計算。年底時，帳目和稅表相差 $20,000，調節表顯示這個差額在獎金支付時轉回。如果公司的稅表採現金收付制，扣除同樣落在 3 月。事實不同，結果也會不同：在年底前支付獎金，就可避免延遲；所有者採權責發生制申報，同樣可避免，但 3 月 15 日之後才支付的獎金，仍會被推定為遞延薪酬（見上文的逾期付款規則）。

您的情況不同？

• 帳目和稅表用的方法不同、工資名單上有所有者或親屬，或 1 月的工資在應計之外又全額入帳： 稅表用哪種方法、每位所有者的持股如何影響扣除，以及已重複入帳的年度如何更正，都要把帳目和已申報的稅表放在一起核對。請洽記帳協助。
• 您想從現金收付制改為權責發生制，或改回來： 請見從現金收付制改為權責發生制。
• 您不確定哪種方法適合您的企業： 請見小企業該用現金收付制還是權責發生制。
• 您需要整批工資的日記帳分錄： 請見工資日記帳分錄。
• 工資負債科目清不掉： 請見清不掉的工資負債。
• 某批工資的金額或日期有誤： 請見更正工資錯誤。
• 您要把自己或第一位雇員納入工資名單： 請見設定工資系統。單一成員 LLC 的所有者另有額外規則，見從自己的單一成員 LLC 領取工資。
• 您的財政年度不是 12 月 31 日結束： W-2 表和 941 表仍按曆年計算，而帳目和稅表則按您自己的年結日結帳。請見財政年度還是曆年。
• 多個年度的年底工資截止處理缺失或有誤： 請見補做逾期未記的帳，並洽記帳協助。