銷售與收款對帳：1099-K 表對帳指南

為什麼入帳金額比銷售報告少？

收款平台的入帳通常是扣除各項後的淨結算金額，而銷售報告顯示的是未扣除任何項目前的客戶交易。手續費、退款、由電商平台處理的銷售稅、預留款及時間差，都可能造成兩者的差異。如果加拿大企業收到的是美元款項，請參閱美元銷售與電商平台收款。

IRS 指出，1099-K 表顯示的是扣除手續費及退款之前的總收款金額。它是收款活動的另一種呈現，不是銀行入帳的合計。請先確認報告所採用的日期基準：訂單日期、付款日期、結算日期及銀行入帳日期可能各不相同。在把差異當成漏報收入之前，請先比較相同的交易及日期。

我需要哪些記錄，才能核對每一筆入帳？

請把每筆銀行入帳與結算編號或付款編號核對，再把該筆結算與銷售記錄中的交易編號核對。IRS 要求帳簿須顯示總收入，並有銷售及入帳的證明文件。

請保留原始匯出檔，以及一份簡短的工作表，把每個付款編號與其交易及銀行記錄連起來。Publication 583 指出，證明文件必須能證實帳簿上的記錄，並建議每月進行銀行對帳。只有彙總而沒有交易明細，可能會掩蓋漏掉的退款，或跨月的付款。

如果一筆入帳是扣除銷售、手續費及退款後的淨額，該怎麼記？

請把每個組成部分記入它所屬的帳戶，再用收款過渡帳戶（payment clearing account）把銷售記錄與銀行入帳連起來。過渡帳戶代表收款平台尚未付給您、或尚未處理完的款項。這是用來追蹤交易的記帳方法，不是 IRS 規定的會計分錄；IRS 允許使用任何能清楚顯示收入與費用的記錄保存系統。

如果收款平台是把手續費直接從銀行帳戶扣款，而不是從付款中扣留，請只記錄這筆銀行扣款一次。如果拒付（chargeback）仍在爭議中，請標明被扣留的金額，不要悄悄當成已完成的退款。IRS 記錄保存指引要求每筆記錄都能追溯到證明文件。

為什麼只把淨入帳記為銷售，並不足夠？

淨入帳會掩蓋總銷售額、手續費、退款、稅款及任何備用預扣稅。這也讓帳簿難以與 1099-K 表比對；IRS 填表說明指出，該表是在扣除手續費、退款、折扣及其他金額之前申報的，第 4 欄則顯示聯邦備用預扣稅。

同一個淨入帳金額，可能來自截然不同的交易。入帳金額偏低，可能是因為退款、手續費、電商平台預扣的稅款，或尚未付出的預留款。這些項目在帳簿中的位置各不相同。請依結算報告記錄各個組成部分，再核對由此得出的銀行金額。這些帳簿合計要填在所得稅表的哪裡，請參閱網路賣家所得稅。

發票標記已付款、入帳款項又到時，為什麼銷售會被重複計算？

把發票標記為已付款，應該結清這張發票；之後的銀行入帳，應該結清收款過渡帳戶的餘額。如果發票已經記錄了銷售及應收帳款，客戶付款就把應收帳款轉入收款過渡帳戶，然後入帳再把這個餘額轉入銀行。手續費、退款及預留款，解釋了過渡帳戶中仍留有的金額。如果匯入的銀行入帳被誤記為另一筆銷售，請改為過渡帳戶轉帳，並保留它的銀行配對。

對於採用現金制的稅務帳簿，發票不一定是確認收入的時間點；實際收到或視同收到（constructive receipt）可能發生在付款時。之後的銀行轉帳仍然不是另一筆銷售。Publication 538 說明了現金制與權責發生制的時間規則。

電商平台代收的銷售稅，與我自己代收的銷售稅，分別記在哪裡？

請把銷售稅單獨追蹤，並區分由買方負擔的稅與由賣方負擔的稅。IRS Publication 334 指出，由買方負擔、您代收並繳交的稅款不是收入；在繳納之前，請記為負債。如果稅款是由您作為賣方負擔、並向買方收取，請把這筆金額計入總收款，並另行追蹤應繳稅款。電商平台依自己的責任繳交的稅款，不應成為您未繳的稅務負債。IRS 的聯邦說明指出，在須申報的刷卡交易中所付的銷售稅，可能包含在 1099-K 表的總收款中。

各州的義務不同。在德州，賣家若善意接受電商平台業者的稅務證明，這些銷售就不計入其德州銷售稅報告，不過德州賣家仍可能需要許可證及提交稅表。如果因賣家向業者提供的資料不正確或不足而造成稅款短缺，賣家仍須補繳；關聯的賣家與業者可能須共同負責補繳。在加州，已登記的賣家把經平台促成的銷售計入總銷售額，並在由平台負責稅款時申報「其他」扣除。請保留電商平台的證明及稅務報告。登記事宜請參閱何時必須代收銷售稅，稅表申報請參閱提交銷售稅表。

賣家代收但未繳的稅款，可能變成個人債務。依德州稅務法典 §111.016，任何代收稅款的人（包括獨資經營者）都須負責繳交所收的金額；控制代收或付款、並故意不繳交的高級職員、經理、董事、雇員或合夥人，也可能須負責。一般的評定期限為稅款到期後 4 年；個人的期限可延至企業負債確定、或破產程序結束或被駁回後 1 年。依加州稅務法典 §6829，若負責的高級職員、成員、經理、合夥人或其他掌控者，在負責期間故意未繳已到期的稅款，且企業已代收稅款或把稅款補償計入價格，企業結束後，這些人可能須負責未繳的稅款。通知期限為以下兩者中較早者：CDTFA 得知企業結束後 3 年，或企業結束後 8 年；兩個期限都從相關季度後一個月的月底開始計算。

如何把銷售及收款，與 1099-K 表對上？

請把 1099-K 表，與開立方在該表所屬曆年內的須申報總收款比較，而不是與淨入帳或所有銷售管道比較。就申報而言，付款方在提交轉帳指示時視為作出結算付款；交易日期決定其美元金額。1099-K 表填表說明訂明了這些規則。請先調節開立方的結算年度與銷售記錄之間的差異，再按企業的會計方法，與稅表對帳。

沒有收到表格，並不會讓銷售從帳簿或稅表中消失。對於第三方網路付款，聯邦申報規定一般要求付款總額超過 $20,000，且交易超過 200 筆；信用卡付款交易則沒有這樣的門檻。

請先取得開立方的逐筆交易總收款及轉帳日期。然後解釋它與您的銷售報告之間的差異：客戶付款中含有的銷售稅、退款及折扣、現金或其他非刷卡銷售、屬於其他實體的付款，以及不屬於該開立方或該期間的交易。請另行說明由總收款到結算款項、再由結算款項到銀行入帳的核對，包括第 4 欄中的任何備用預扣稅。不要把表格本身記為銷售：這些交易應該已經在帳簿中。IRS 指出，該表與記錄有助於判斷正確的收入。

如果 1099-K 表重複，或收款人、金額有誤，怎麼辦？

在更改帳簿之前，請先檢查開立方、收款人名稱及稅務識別號碼、第 1a 欄及交易明細；兩份表格可能涵蓋不同的付款。如果表格不屬於企業，或確實與另一份重複，請要求開立方提供更正後、金額為零的 1099-K 表。如果收款人識別號碼或總金額有誤，請要求提供資料正確的更正表。請保留原始及更正後的表格及往來信件。IRS 列出了這些步驟，並指出 IRS 不能更正付款方開立的表格。

如果企業在年度中更換了實體或稅務識別號碼，請依賺取收入的實體劃分交易，並更新付款方的記錄。如果表格寫的是所有者，但收入應填在合夥企業或公司的稅表上，請要求開立方更正。不要為了強行對上而虛設銷售或費用。如果申報時仍未收到更正，請把交易核對表及往來信件交給報稅員；IRS 指出，不要無限期等待更正後的表格。稅表上的處理方式，請參閱網路賣家所得稅。

預留款、拒付及年末的付款，會怎樣影響核對？

請把被扣留的預留款及尚未解決的爭議，與手續費及已完成的退款分開追蹤。尚未付出的預留款，仍是需要與收款平台核對的金額；拒付可能變成退款、手續費或可追回的爭議，視實際情況而定。請保留收款平台的狀態，以及之後的釋放或處理報告。

在年末，請比較交易日期、資金可用的日期、結算日期及銀行入帳日期。在現金制下，Publication 538 把實際收到或視同收到的金額都計入，包括由您的授權代理人收到的收入；重大限制可以排除視同收到。在權責發生制下，收入一般在賺取時申報，不論銀行何時收到付款。預留款的合約限制，以及收款平台是否為您的代理人，都可能改變現金制下的答案；僅憑銀行在次年入帳，並不能決定結果。請把尚未處理的過渡帳戶餘額結轉到下一期，並與之後的付款核對。

申報前應該檢查什麼？什麼時候該由記帳員接手？

申報前，每一項重大差異都應有證明文件及明確的帳戶處理方式。Publication 583 指出，銀行、帳簿及證明記錄應能對上；其電子記錄指引也要求記錄能追溯到原始文件。

1. 把每筆結算與其交易編號及銀行入帳核對，包括手續費、退款、稅款、預留款及拒付。
2. 每月完成銀行對帳，並說明仍在途的入帳或仍保留的過渡帳戶餘額。
3. 把每份 1099-K 表與開立方的總交易報告核對；記錄重複、收款人有誤及時間差的情況。
4. 檢查發票付款與匯入的入帳，沒有造成重複的銷售。
5. 把匯出檔、結算報告、銷售稅報告、銀行對帳單、1099-K 表，以及未解決項目的清單，交給報稅員。

如果付款橫跨多個期間、過渡帳戶餘額沒有支持的交易，或以往稅表把淨入帳當成銷售，記帳員可以在準備稅表之前，重建核對表。如果帳簿已落後數月或數年，請參閱補記拖欠的帳簿。

範例

僅以美元金額作說明，不含存貨成本、電商平台代收稅款或備用預扣稅。假設稅款由買方負擔，賣家必須代收並繳交。一個收款平台處理了 $1,000 的銷售，加上該稅款 $80。之後退還 $100 的銷售款，加上 $8 的稅款，扣除 $30 手續費，並預留 $50。銀行收到 $892。

帳簿顯示總銷售額 $1,000，以及另列的 $100 退回，淨銷售額為 $900。同時顯示應付銷售稅 $72、手續費支出 $30、銀行存款 $892，以及收款平台應收款 $50；預留款不是費用。如果發票系統已經記錄了這筆銷售，付款及入帳只是沖銷餘額，不會再產生另一筆銷售。

如果這筆付款須申報，且開立方在該表所屬的曆年內提交轉帳指示，它計入 1099-K 表第 1a 欄的金額為 $1,080：$1,000 的銷售加上 $80 的稅款。之後的 $108 退款，不會減少這筆總收款。扣除該筆退款、$30 手續費及 $50 預留款，就得出 $892 的銀行入帳。在把這個核對表用於實際的表格之前，請先檢查開立方的交易明細。IRS 填表說明訂明了總金額的定義，IRS 指引指出它可能包含銷售稅。

您的情況不同？

• 您需要把銷售、手續費或存貨成本填入企業稅表：請參閱網路賣家所得稅。
• 您需要提交並核對州銷售稅表：請參閱提交銷售稅表。
• 您可能需要銷售稅許可證，或需要為直接銷售代收稅款：請參閱何時必須代收銷售稅。
• 您本應代收或繳交銷售稅，但沒有這樣做：請參閱補辦未代收的銷售稅。
• 缺少數月或數年的帳簿：請參閱補記拖欠的帳簿。
• 您的企業以加元記帳：請參閱美元銷售與電商平台收款。
• 預留款、有爭議的付款或以往年度的錯誤仍無法解釋：請把交易匯出檔、結算報告、稅務報告、1099-K 表及銀行對帳單，帶到記帳服務。