IRS 審查小企業稅表：流程與要準備的記錄

收到的 IRS 來信是真的審查函嗎？我該先做什麼？

請先做三件事。找出信上的回覆日期。不要置之不理：如果您不回覆，IRS 會自行完成審查，並提出它認定的調整。如果需要更多時間，請在該日期之前以書面提出（見下文的時間一節）。

IRS 審查是從一封郵寄來信開始的。IRS 表示不會以電話開始審查（IRS：IRS 審查），只會向選擇接收的人發送電子郵件或簡訊（IRS：如何確認來信確實來自 IRS）。真正的審查函會註明稅務年度和審查項目，附上聯絡方式和回覆說明，並訂出回覆日期（IRS：IRS 審查；IRS：Topic 654）。

如要核實來信，請按 IRS 的建議，到 IRS 的通知與信函頁面搜尋（IRS：如何確認來信確實來自 IRS）。如果審查函上的電話號碼是 866-897-0177 或 866-897-0161，您的個人 IRS 線上帳戶會顯示審查開始日期、已發出的信函和下一個回覆日期（IRS：IRS 審查）。這項核對使用的是個人帳戶，所以寄給合夥企業或公司的來信，請以通知與信函搜尋為準。不要向意外來電、電子郵件或簡訊提供任何記錄或帳戶資料。內容是金額不符或欠款的信函不是審查；請見IRS 寄給企業的通知是什麼意思。

最簡單的情況是：一份稅表、一個年度、一份簡短的項目清單，記錄也很齊全。遇到下列情況時，需要更加謹慎：

• 審查涵蓋多個年度，或包含從未提交稅表的年度；
• 銀行存款高於申報的銷售額，或企業有現金收入；
• 收據或帳簿遺失，或在該年度結束後才重建；
• 稅表是合夥企業或 S 公司的稅表，所以所有者的個人稅表可能也會被牽涉；
• 清單上有工資或承包人付款；
• 所有者住在境外、公司由外國人持有，或在其他國家有帳戶；
• 審查員要求面談、增加審查年度，或要求簽署延長評稅期間的同意書（評稅期間是 IRS 向您的帳戶加徵稅款的期限）。

以上每種情況都會改變您該提供什麼、該說什麼，所以請在回覆日期之前，決定是自己回覆，還是請律師、註冊會計師（CPA）或註冊代理人代您處理；誰可以擔任代表，請見下文的代表一節。請先備齊：被審查的稅表和審查函、每個企業帳戶的銀行和信用卡對帳單、發票和銷售報表、您收到的 1099 表、里程記錄、貸款文件；如果清單上列有工資，還要準備工資報表。

IRS 對小企業的審查是郵寄、電子郵件還是面談？

IRS 的審查方式是郵寄或親自面談，首次聯絡以郵寄方式進行（IRS：IRS 審查）。

如果記錄太多、無法郵寄，您可以要求面談式審查。時間、地點和方式最終由 IRS 決定，但 IRS 會設法找出可行的安排，您也可以要求把案件轉到存放帳簿的所在地區（IRS：Publication 556）。

IRS 為什麼選中我的企業稅表？

被選中不是指控。IRS 表示，被選中不一定表示有問題（IRS：IRS 審查），Publication 1 也說明，這不代表您不誠實（IRS：Publication 1）。選中的途徑有：

• 隨機抽選和電腦篩選：與同類稅表的常態數據比較。
• 關聯審查：稅表可能因為商業夥伴或投資人的稅表被選中而被選中。
• 資料不符，例如 1099 表與稅表不一致；以及 IRS 認為可靠的外部資料（IRS：Publication 556）。

申請退稅不一定會引起審查，提交更正稅表也不會改變原稅表是否被選中（IRS：IRS 審查）。來信會列出審查項目，您需要回答的就是這些項目。

我有多長時間回覆？可以申請延期嗎？

請在信上的日期前回覆，並在該日期之前申請延期。郵寄審查可將書面申請傳真到信上的號碼，或郵寄到信上的地址；IRS 通常可以一次性自動延期 30 天，無法延期時會聯絡您。面談式審查可先向審查員提出，再向審查員的主管提出。如果您不回覆，IRS 會完成審查，並寄出載有其擬議調整的報告（IRS：IRS 審查）。

欠稅通知書是 IRS 就其認為您欠繳的額外稅款所發出的正式說明，並開啟向美國稅務法院起訴的途徑。通知書上會註明起訴的最後一天（IRS：Publication 556）。以掛號信寄出通知書後，IRS 不能再給予提交文件的更多時間，也不能延長美國稅務法院的期限（IRS：IRS 審查）。

IRS 會要求哪些記錄？我該怎麼提交？

IRS 會寄出書面要求，列明所需文件。這些文件就是您編製稅表時用過的記錄，所以不需要另外製作新的文件（IRS：審查記錄要求）。

請寄副本，不要寄原件。按年度，以及收入或費用的類別整理，並附交易摘要。單獨一份記錄說明不了任何事：請說明每張收據是用來做什麼，以及與業務有什麼關係（IRS：審查記錄要求）。

請使用來信上列明的回覆方式，例如郵寄、傳真或線上上傳，並保留 IRS 已收到文件的證明（IRS：IRS 審查；IRS：Topic 654）。只提供書面要求中列明的內容。您有權知道 IRS 為什麼要求這些資料，所以如果某項要求超出信上列出的項目，請要求審查員說明它與哪一個項目有關。哪些 Schedule C 費用容易被質疑，請見 IRS 會質疑的 Schedule C 費用。

IRS 如何把我的銷售額與銀行存款核對？

IRS 的 Internal Revenue Manual 是給審查員的指引（不是法律）。依該手冊，審查員會把稅表上的收入與您的帳簿核對，把銷售單據追蹤到帳簿中，並分析您的企業和個人銀行帳戶。高於申報總收入的存款，會被視為可能未申報的收入（IRS：IRM 4.10.4）。

分析的做法是：把所有帳戶的存款加總，扣除不屬於收入的款項（貸款所得、您自己帳戶之間的轉帳、退回的存款、贈與、繼承、保險賠款），再把餘額與扣除銷貨成本之前的總收入比較。來源不明的存款本身就帶有收入的外觀，所以每一筆不是銷售的存款，都要保留相應的證明文件。收取現金的企業不一定把每筆銷售都存入銀行，所以審查員可能用別的方法驗證銷售額，例如採購加價率（用您的加價率乘以進貨成本，估算您賣出了多少）（IRS：IRM 4.10.4）。

請為每個年度準備一頁的對帳表：各帳戶的存款，減去非銷售存款（附證明文件），加上已收到但未存入的現金，等於帳簿上的銷售額，而帳簿銷售額應與稅表上的銷售額一致。信用卡和支付應用程式的銷售報表也應與存款對得上（IRS：IRM 4.10.4）。處理費、退款和折扣請分行列示：實際入帳的金額可能小於支付處理機構報告的總額，因為 1099-K 表顯示的是扣除這些項目之前的金額（IRS：1099-K 表）。您代州政府收取的銷售稅也要單獨列一行，因為它一般不是您的收入（IRS：Publication 334）。採用權責發生制時，還要加上年底尚未收到的銷售款，並減去本年收回的上一年度銷售款（IRS：IRM 4.10.4）。個人資金和企業資金混用會讓這項工作更難。現金銷售怎麼記錄，請見現金業務銷售記錄。

沒有收據或記錄遺失了怎麼辦？

在 IRS 審查中，請告訴審查員缺少什麼、為什麼缺少，然後用其他方式證明該項目。可以用什麼替代，要看是哪一類項目：

• 缺少已兌現的支票：如果帳戶對帳單顯示支票號碼、金額、收款人和入帳日期，可以證明已經付款，但只有付款證明並不能確立扣除（IRS：Publication 583）。
• 記錄因您無法控制的原因遺失：審查員可能允許重建記錄，並測試金額是否屬於常規且必要（IRS：IRM 4.10.3）。至於旅行、禮品和汽車費用，火災、水災和類似的意外損失可以重建記錄（IRS：Publication 463）。
• 里程或旅行記錄不完整：提供您自己的具體說明，並附上其他證據，例如送貨發票；當時製作的記錄比事後製作的更有分量（IRS：Publication 463）。請見重建里程日誌。
• 年度結束後根據銀行對帳單建立的帳簿：僅僅因為帳簿製作得晚，審查員並不能因此用間接方法重建收入；判斷標準是有沒有合理跡象顯示收入未申報（IRS：IRM 4.10.4）。

當帳簿缺失或不完整時，審查員可以根據銀行存款重建收入，也可能發出記錄不足通知，要求您改善記錄保存（IRS：IRM 4.10.3）。重建的任何記錄，都要標明是重建的，並寫上製作日期。切勿修改記錄或倒填日期。請見遺失的企業費用收據、根據銀行對帳單重建帳簿，以及針對被審查年度的補做逾期帳簿。

我需要稅務律師、註冊會計師（CPA）或註冊代理人嗎？2848 表有什麼作用？

審查沒有規定一定要有代表：您可以自己處理，可以請人代表您，也可以請人陪您出席（IRS：Publication 556）。如果前面清單所列的任何一種情況適用於您，請考慮請代表。

律師、註冊會計師（CPA）或註冊代理人（EA）可以在任何 IRS 辦公室代表您，並可簽署棄權書、延長評稅期間的同意書和結案協議（IRS：Publication 947）。不屬於這三類的報稅員，只能在自己編製並簽署的稅表的審查中代您發言，並且必須持有有效的報稅員稅務識別號碼（PTIN），以及簽署稅表當年和每個代表年度的年度申報季計劃（Annual Filing Season Program）記錄；這類報稅員不能在 IRS 上訴辦公室（Appeals）代表您，也不能簽署棄權書或延長評稅期間的協議（IRS：2848 表填表說明）。沒有編製並簽署稅表的記帳員，一般不能代表您；8821 表可以讓他人取得您的稅務資料，但不能代您發言（IRS：Publication 947）。如果審查員提出欺詐問題，或您擔心可能涉及刑事責任，請在提供記錄之前，先向稅務律師了解您的權利：IRS 對您與聯邦授權執業人員（包括 CPA 和 EA）之間溝通所提供的保密保護，只涵蓋非刑事的稅務事項（IRS：Publication 556）。2848 表可以列出多名代表，所以既熟悉帳簿的會計師，也可以和律師一起被列為代表；但只有兩人可以收到 IRS 通知的副本（IRS：2848 表填表說明）。

2848 表是書面授權書。它讓被指定的人可以取得您的保密稅務資料，並就您所列的事項、表格和年度代您行事，包括簽署協議和同意書。它不允許對方兌現 IRS 支票，也不會免除您的納稅義務（IRS：2848 表填表說明）。

• 第 2 行填個人姓名，不填事務所名稱。第 3 行必須列明事項、表格和年度；填「All years」（所有年度）會被拒絕。
• 獨資經營者要同時列出社會安全號碼和 EIN，才能涵蓋企業的僱傭稅。有權約束公司的高級職員代表公司簽署。S 公司要填寫「Income including pass-through items」（含穿透項目的收入）、表格和年度。
• 聯合申報稅表的夫妻，每人要各自簽署一份 2848 表（IRS：2848 表填表說明）。
• 適用集中式審查規則的合夥企業（與 IRS 打交道的是合夥企業本身，而不是各個合夥人），要在稅表上指定其合夥代表（partnership representative），也就是代表合夥企業行事的人；2848 表不能做這件事。之後由合夥代表代表合夥企業簽署 2848 表，事項填寫「Centralized Partnership Audit Regime (BBA)」（集中式合夥企業審查制度）、1065 表和年度，這樣律師、註冊會計師（CPA）或註冊代理人才能代為處理（IRS：2848 表填表說明）。
• 代表只有在有書面授權的情況下，才能不經您出席而到場；稅表上的第三方指定人欄位不能取代 2848 表（IRS：Publication 556）。

如果您在面談中明確表示要諮詢律師、CPA 或 EA，IRS 必須中止面談，而 IRS 的 Internal Revenue Manual 也要求審查員至少給予 10 個工作日。如果面談是 IRS 以行政傳票啟動的，則不適用這項規定（美國法典：26 USC 7521；IRS：IRM 4.10.3）。如果您的代表持有已簽署的 2848 表並代您出席面談，除非 IRS 向您發出行政傳票，否則 IRS 不能強迫您本人出席（美國法典：26 USC 7521）。

低收入納稅人服務中心（low-income taxpayer clinic）可能免費或收取少量費用提供協助（IRS：Topic 654）。

IRS 審查最多能追溯到多久以前？

IRS 一般有三年的時間評定更多稅款，某些情況會延長這段期間（IRS：IRS 可以評稅的期間）。下表適用於不屬於集中式合夥企業審查規則的稅表。適用該規則的合夥企業有自己的期間（美國法典：26 USC 6235），之後提交的更正申報（行政調整申請）或之後的審查步驟可以延長這段期間；請見 IRS 對基金型合夥企業稅表的審查。

對企業而言，該測試中的「總收入」是指扣除銷售成本之前的銷售或服務收款總額（美國法典：26 USC 6501(e)）。IRS 表示，如果發現重大錯誤，可能增加審查年度，但通常不會追溯超過六年（IRS：IRS 審查）。

您不必同意延長期限。您可以拒絕，也可以把延期限定在特定問題或一段固定時間內（美國法典：26 USC 6501）；IRS 表示，如果您拒絕，審查員會根據已提供的資料作出裁定（IRS：IRS 審查）。有適當授權的代表可以代您簽署延期協議（IRS：Publication 947）。

審查如何結束？如果我不同意怎麼辦？

審查的結果有三種：沒有調整、同意的調整，或您不同意的調整（IRS：IRS 審查）。如果您同意，須簽署審查報告或同意書，並繳付您欠的任何額外稅款；新增稅款的利息一般從稅表的截止日期（不計延期）起算，直到您付款當天為止（IRS：Publication 556）。請在了解每一項調整之後才簽字。

如果您不同意，程序有固定的步驟和期限（IRS：Publication 556；美國法典：26 USC 7463）：

上表是稅表上所得稅調整的程序。如果審查的是工作人員屬於雇員還是承包人的問題，IRS 會發出裁定通知（Notice of Determination），您有 90 天向美國稅務法院起訴（通知書寄往美國境外則為 150 天），而且不必先付款（IRS：Publication 556）。適用集中式審查規則的合夥企業，審查結束時收到的是另一種通知，並有自己的固定期限；請見 IRS 對基金型合夥企業稅表的審查。

如果因為您錯過審查而被評稅，或您有新的文件，在稅款尚未繳清期間，您可以申請審查重新審議；如果已經繳清，則須改為提出正式的退稅申請（IRS：Publication 3598）。如要更正審查顯示有誤的稅表，請見更正已提交的企業稅表。

審查除了稅款，還可能有哪些代價？

利息和罰款可能增加應繳金額。利息按未繳的稅款、罰款和利息計算，每日複利。利率每季調整一次；本頁核對時為 7%，大型公司的大額少繳適用較高利率（IRS：季度利率）。如果產生利息的稅款或罰款被調減，或利息是因 IRS 自身不合理的錯誤或延誤造成，IRS 會減免相應的利息（IRS：利息）。對於按時提交的個人所得稅稅表（包括獨資經營者的 1040 表），如果 IRS 沒有在稅表提交日與原定截止日兩者中較晚者起 36 個月內寄出欠稅通知，利息和部分罰款也會中止計算。這項規定不適用於公司或合夥企業自己的稅表，其例外還包括逾期提交和逾期繳款罰款以及欺詐（美國法典：26 USC 6404(g)；IRS：Publication 556）。

IRS 列出兩個可能顯示有疏忽的例子：漏報資訊申報表（例如 1099 表）上顯示的收入，以及在沒有查證的情況下申報一項好得不真實的扣除。如果您出於善意，且能證明有合理原因，IRS 可能免除或減少部分罰款（IRS：準確性相關罰款）。

如果預期要補稅，您可以在審查結束之前先寄出款項，讓這筆金額停止計息；已累積的利息會繼續計息，除非這部分利息也一併繳清。您可以把款項當作付款寄出，也可以當作存款（deposit）寄出，並且可以書面要求退回存款（美國法典：26 USC 6603；IRS：Publication 556）。兩者的選擇很重要：如果您寄出至少等於擬議全額的款項，而沒有書面要求按存款處理，IRS 就不會寄出欠稅通知書，您也無法向美國稅務法院起訴。因為付款可能關閉美國稅務法院這條途徑，在寄款之前，請先問清楚審查員（如果有代表，則問代表）這筆款項會怎麼處理。對已繳稅款申請退稅，則是另一條途徑（IRS：Publication 556）。

州政府也可能跟進：IRS 可能把審查結果分享給州稅務機關（美國法典：26 USC 6103(d)），而且各州對報告聯邦調整的期限規定不同。州銷售稅審查是另一回事；請見銷售稅審查。

合夥企業或 S 公司的審查，與獨資經營者的審查不同嗎？

不同。在 IRS 審查中，誰來回答、誰的稅表被調整，取決於企業的類型。

IRS 的 Internal Revenue Manual 要求審查員檢查主要所有者的稅表，並在企業收入未申報、或企業扣除了個人費用等情況下，對這些稅表展開審查（IRS：IRM 4.10.4）。高級職員的薪酬是 S 公司常見的問題：股東兼雇員在領取分配之前，必須先就其工作領取合理薪酬，而 IRS 可以把分配重新歸類為工資（IRS：S 公司薪酬）。怎樣算合理，請見 S 公司所有者薪金。基金或有許多投資人的合夥企業，請見 IRS 對基金型合夥企業稅表的審查。

舉例

以下舉例僅作說明，金額以美元計。

水管工的郵寄審查

一名水管工在 Schedule C 上申報 US$180,000 的總收入，收到一封郵寄審查函，要求說明車輛和材料費用，回覆期限為 30 天。他的里程日誌有空缺，所以在來信日期之前，以傳真提出延期的書面申請。他把信用卡對帳單、供應商發票和日誌的副本按年度和類別整理好，附上一頁摘要，再按來信載明的方式寄出，並保留送達證明。針對日誌的空缺，他補充了顯示貨車去向的工作發票，並附上一份簽名聲明，說明日誌是如何記錄的。

S 公司與辦公室面談

一家收入為 US$600,000 的 S 公司，被問到高級職員薪酬和分配，審查員希望在會計師的辦公室面談。面談之前，所有者以公司高級職員的身份為公司簽署 2848 表，列明「Income including pass-through items」（含穿透項目的收入）、1120-S 表和年度。如果工資稅申報表也在審查之列，第 3 行也必須列出，並註明各自的表格和期間。如果她本人的 1040 表也被審查，還需要另外一份 2848 表。審查員會詢問她做什麼工作，並把她的薪酬與分配比較。如果以她的工作來看薪酬偏低，IRS 可以把部分分配視為工資，這會帶來工資稅，並使她的 K-1 出現調整。

烘焙坊的存款

一家在 Schedule C 上申報的烘焙坊 LLC 申報銷售額為 US$250,000，兩個銀行帳戶的存款合計 US$270,000。審查員先扣除不屬於銷售的款項：一筆 US$12,000 的貸款（有貸款文件為證），以及一筆 US$5,000 的所有者儲蓄帳戶轉入款（兩份對帳單都能證明）。這樣仍有 US$3,000 的存款高於申報的銷售額：除非所有者能證明這筆錢是什麼，否則它屬於可能未申報的收入。如果是帳簿漏記的銷售款，就是增加的收入；如果不是銷售款，只有記錄才能證明。由於烘焙坊也收現金而且現金從未存入銀行，審查員可能用別的方法驗證銷售額，例如根據麵粉和用品的採購額計算加價率。每個年度做一份一頁的存款對帳表，就能把每筆存款歸入上述類別。

您的情況不同嗎？

• 審查涵蓋多個年度，或包含您從未提交稅表的年度：未提交稅表的年度沒有期限。請見補交未提交的企業稅表，並在回覆之前尋求公司稅務協助。
• 銀行存款高於申報的銷售額、帳簿與銀行對不上，或記錄遺失：請用補做逾期帳簿重建被審查的年度，並尋求記帳協助和公司稅務協助，決定要提供什麼，以及是否申請延期。
• 合夥企業或 S 公司的稅表牽涉到所有者：適用集中式規則的合夥企業，一般由自己繳稅，除非把調整額轉嫁出去；所有者的稅表也可能被審查，所以請尋求公司稅務協助，統籌處理實體和所有者的事務。基金請見 IRS 對基金型合夥企業稅表的審查。
• 審查員要求面談、增加年度，或要求您簽署延期同意書：您不必同意延期，持有 2848 表的律師、註冊會計師（CPA）或註冊代理人可以代您簽署。在同意任何事情之前，請尋求公司稅務協助。
• 所有者住在境外、公司由外國人持有，或在其他國家有帳戶：缺少國際表格可能使相關年度一直保持開放。請見從境外提交公司稅表和公司境外帳戶的 FBAR，並尋求跨境稅務協助。
• 清單上有工資或承包人付款：依法有責任代收並繳付預扣稅款的人，如果故意不繳，可能被個人評稅（美國法典：26 USC 6672）；如果符合三項要求，section 530 減免可以終止企業對其按承包人對待的工作人員的僱傭稅責任（IRS：Section 530 減免）。請見可能屬於雇員的承包人和拖欠工資稅。如果稅務官員（revenue officer）正在追問未繳的工資稅，關於期限請見信託基金追繳罰款。
• 收到欠稅通知書：美國稅務法院的期限不能延長，所以請提早尋求公司稅務協助。
• 來信不是審查，或審查之後留下罰款、錯誤的稅表或欠款：請見 IRS 通知是什麼意思、逾期提交和逾期繳款罰款、更正已提交的企業稅表和企業稅款的 IRS 付款計劃。
• 特別調查員與您聯絡，或審查員提出欺詐問題：特別調查員（special agent）負責調查稅務犯罪（IRS：如何確認來信確實來自 IRS）。在回答之前，請先向稅務律師了解您的權利；請見上文的代表一節。