Kleinanschaffungen in den USA: sofort abziehen oder aktivieren

Soll ich einen Laptop, ein Handy oder ein Werkzeug als Aufwand buchen oder aktivieren?

Ein Laptop, ein Handy oder ein Werkzeug, das länger als ein Jahr deutlich nutzbar bleibt, wird in der Regel aktiviert: als Anlagegut geführt und über die Abschreibung abgezogen (Publication 334; Anleitung zu Schedule C). Drei Regeln können die Kosten trotzdem in die Steuererklärung des laufenden Jahres bringen, je nach Preis des einzelnen Gegenstands.

Die Wahl gilt jeweils für ein Jahr und erfasst alle infrage kommenden Gegenstände, die in diesem Jahr bezahlt wurden. Sie können also nicht einen Laptop auswählen und einen anderen auslassen.

Schwierig wird es, wenn die Käufe im Jahr in die Zehntausende gehen oder Gegenstände über der Grenze enthalten, wenn die Buchhaltung den Gegenstand als Anlagegut führt oder anders behandelt als die Steuererklärung, wenn am ersten Tag des Jahres keine Richtlinie für Kleinanschaffungen bestand, wenn die Wahlerklärung eines früheren Jahres nie eingereicht wurde oder wenn der Gegenstand teils privat genutzt wird.

Halten Sie bereit: einzelne Rechnungen, die Richtlinie der Buchhaltung für Kleinanschaffungen und die Konten, auf die sie bucht, frühere Steuererklärungen mit allen Wahlerklärungen und das Anlagenverzeichnis.

Was ist die De-minimis-Safe-Harbor-Regel über $2.500, und wie hoch ist die Grenze?

Die De-minimis-Safe-Harbor-Regel ist eine jährliche Wahl. Sie erlaubt einem Unternehmen, kleine Anschaffungen von Sachvermögen bei Zahlung abzuziehen, statt sie zu aktivieren, wenn die Buchhaltung sie ebenfalls als Aufwand bucht (IRS). Was als „bezahlt“ gilt, hängt von der Gewinnermittlungsmethode ab: Bei der periodengerechten Methode zählt das Entstehen der Verbindlichkeit, und das kann in ein früheres Jahr fallen als die Zahlung (Treasury Regulation). Die Grenze hängt davon ab, ob das Unternehmen einen maßgeblichen Finanzabschluss (Applicable Financial Statement) hat.

Ein maßgeblicher Finanzabschluss ist eine Einreichung bei der SEC, ein geprüfter Abschluss mit Bericht eines unabhängigen CPA, der für Kredite, die Berichterstattung an Eigentümer oder einen anderen wesentlichen Zweck außerhalb der Steuer dient, oder ein Abschluss, den eine andere Behörde als der IRS oder die SEC verlangt (Treasury Regulation).

Der Text der Treasury Regulation nennt für Unternehmen ohne maßgeblichen Finanzabschluss weiterhin $500 oder einen anderen Betrag aus veröffentlichten Verlautbarungen. Notice 2015-82 hat die Grenze für Steuerjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2016 beginnen, auf $2.500 angehoben.

So wird die Grenze gezählt:

• Geprüft wird je Rechnung oder, wenn die Rechnung die Kosten jedes Gegenstands ausweist, je Gegenstand. Im Beispiel der Treasury Regulation gelten zehn Drucker auf einer Rechnung als zehn Gegenstände.
• Lieferung oder Installation auf derselben Rechnung zählen zu den Kosten des Gegenstands. Umfasst eine Rechnung mehrere Gegenstände samt gemeinsamer Lieferung oder Installation, verteilen Sie diese Kosten nach einer vernünftigen Methode auf die Gegenstände, etwa anteilig nach dem Preis, und prüfen jeden Gegenstand mit seinem Anteil. Kosten auf einer gesonderten Rechnung, etwa das Honorar einer Designerin für die Auswahl der Möbel, müssen nicht hinzugerechnet werden.
• Rechnungen, die einen Gegenstand, der normalerweise als Einheit gekauft wird, in Teile unter der Grenze aufspalten, können die Missbrauchsregel der Treasury Regulation auslösen.

Was muss meine Buchhaltung zeigen, damit die Regel greift?

Drei Dinge müssen zusammenkommen: eine Richtlinie, die am ersten Tag des Steuerjahres bestand, eine Buchhaltung, die den Gegenstand entsprechend als Aufwand bucht, und Kosten innerhalb der Grenze (Treasury Regulation).

• Eine Richtlinie zu Jahresbeginn, oft Aktivierungsgrenze genannt. Sie bucht Anschaffungen unter einem Dollarbetrag oder Gegenstände mit einer Nutzungsdauer von höchstens 12 Monaten als Aufwand. Ohne maßgeblichen Finanzabschluss muss sie nicht schriftlich vorliegen, mit einem solchen Abschluss muss sie es (IRS).
• Der Gegenstand wird in den Büchern als Aufwand gebucht. Ein Laptop, der auf einem Anlagekonto steht und gegen den Abschreibung gebucht wird, besteht diesen Test in der Regel nicht.
• Die Kosten liegen innerhalb der Grenze des IRS, und der Gegenstand passt zur Richtlinie. Bei einer Richtlinie mit Dollarbetrag muss der Gegenstand auch weniger als diesen Betrag kosten: Eine Richtlinie, die nur Gegenstände unter einem niedrigen Betrag als Aufwand bucht, lässt einen teureren Laptop außerhalb der Regel, selbst wenn ihn die Grenze des IRS abdecken würde. Eine Richtlinie, die Gegenstände „unter“ der Grenze des IRS als Aufwand bucht, erfasst keinen Gegenstand, der genau die Grenze kostet. Eine Richtlinie für Gegenstände mit einer Nutzungsdauer von höchstens 12 Monaten ist ein zweiter Weg, der ebenfalls durch die Grenze des IRS gedeckelt bleibt. Ein Unternehmen mit beiden Richtlinien wendet die Regel auf alles an, was nach einer von beiden infrage kommt.

Eine Richtlinie, die erst im Lauf des Jahres oder im ersten Geschäftsjahr eingeführt wird, gehört zu einem CPA: Die Treasury Regulation verlangt die Richtlinie zu Beginn des Steuerjahres. Ein Unternehmen ohne maßgeblichen Finanzabschluss kann eine Richtlinie haben, die mehr als die Grenze des IRS als Aufwand bucht, und nach Angabe des IRS können Gegenstände über der Grenze trotzdem abziehbar sein, wenn die Richtlinie das Einkommen klar widerspiegelt.

Wie treffe ich die Wahl der De-minimis-Safe-Harbor-Regel?

Die Wahl ist eine Erklärung, die der rechtzeitig eingereichten ursprünglichen Steuererklärung (einschließlich Fristverlängerungen) für jedes Jahr beigefügt wird, in dem die Anschaffungen anfallen. Sie ist keine Änderung der Gewinnermittlungsmethode, deshalb wird Form 3115 (Antrag auf Änderung der Gewinnermittlungsmethode) nicht verwendet (IRS).

1. Prüfen Sie, ob die Buchhaltung jeden infrage kommenden Gegenstand nach einer Richtlinie als Aufwand gebucht hat, die am ersten Tag des Jahres bestand.
2. Überschreiben Sie die Erklärung mit „Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election.“
3. Nennen Sie Name, Anschrift und Steueridentifikationsnummer des Steuerpflichtigen und erklären Sie, dass er die Wahl der De-minimis-Safe-Harbor-Regel nach Section 1.263(a)-1(f) trifft.
4. Fügen Sie sie der ursprünglichen Steuererklärung für das Jahr bei, in dem die Beträge bezahlt wurden.
5. Wiederholen Sie sie jedes Jahr; die Erklärung eines Jahres gilt nicht für das nächste.

Die Wahl erfasst jeden infrage kommenden Gegenstand, der in dem Jahr bezahlt wurde. Eine Personengesellschaft oder S Corporation trifft sie für sich selbst und nicht für ihre Eigentümer, und sie lässt sich für dieses Jahr nicht widerrufen (Treasury Regulation). Ein Einzelunternehmer meldet die Beträge als sonstige Ausgaben in Teil V von Schedule C und in keiner anderen Zeile (Anleitung zu Schedule C).

Was nimmt die Regel aus, und was gilt, wenn ein Gegenstand mehr als die Grenze kostet?

Die Regel nimmt Warenbestand, Grundstücke und bestimmte Ersatzteile aus. Sie gilt nur für Sachvermögen; für Softwarelizenzen und andere immaterielle Werte gelten andere Regeln (Treasury Regulation). Abschnitt 263A kann zudem verlangen, Werkzeuge und Geräte zu aktivieren, deren Kosten zu Gütern gehören, die das Unternehmen herstellt oder zum Weiterverkauf kauft. Bestimmte Unternehmen mit Bruttoeinnahmen unter den Schwellenwerten von Abschnitt 448(c) sind von Abschnitt 263A befreit (IRS).

Die Grenze ist ein Test für die Safe-Harbor-Regel, keine Obergrenze für Abzüge. Ein Gegenstand darüber wird nicht automatisch aktiviert (IRS): Er ist abziehbar, wenn er eine Reparatur oder ein Verbrauchsmaterial ist, und wird sonst abgeschrieben oder im ersten Jahr nach Abschnitt 179 oder als Bonusabschreibung abgezogen. Diese Wahl behandelt Ausrüstung im ersten Jahr abschreiben; für eine Gebäudereparatur siehe Reparatur oder Verbesserung bei Mietobjekten.

Kann ich einen Arbeitscomputer, den ich auch privat nutze, ganz abziehen?

Ein Computer, der nur im Unternehmen genutzt wird, kann vollständig abgezogen werden, wenn er die Tests der Safe-Harbor-Regel erfüllt. Wird er auch privat genutzt, ist nur der betriebliche Anteil abziehbar. Die Regel entscheidet, wann eine Anschaffung abgezogen wird, nicht in welcher Höhe: Der Betrag muss weiterhin eine übliche und notwendige Betriebsausgabe sein (Treasury Regulation), und der private Teil einer teils privaten Ausgabe ist in der Regel nicht abziehbar (Publication 334).

Die Grenze wird am bezahlten Betrag je Rechnung oder je Gegenstand geprüft (Treasury Regulation). Ein zweiter Computer wird also für sich gemessen, mit dem, was er gekostet hat, und nur sein betrieblicher Anteil ist abziehbar (Publication 334). Foto- und Videoaufnahmegeräte sind Listed Property (Wirtschaftsgüter mit gemischter Nutzung), wenn sie von der Art sind, die üblicherweise für Unterhaltung, Freizeit oder Zerstreuung genutzt wird. Ausgenommen ist die ausschließliche Nutzung in der regulären Betriebsstätte oder im Zusammenhang mit der Haupttätigkeit des Unternehmens (Treasury Regulation). Für Listed Property sind Nachweise über Kosten und betriebliche Nutzung nötig, auch wenn die Safe-Harbor-Regel sie abzieht (Treasury Regulation), sowie ein Test der betrieblichen Nutzung für Abschnitt 179 und die Abschreibung (Publication 946). Wie Sie den Prozentsatz ermitteln, zeigt gemischt genutzte Ausgaben.

Wie ändere ich in der Buchhaltung ein Anlagekonto in ein Aufwandskonto?

Buchen Sie die Kosten mit einer Umbuchung vom Anlagekonto auf ein Aufwandskonto und stornieren Sie bereits gebuchte Abschreibungen. Tun Sie das nur, wenn der Gegenstand in dem Jahr gekauft wurde, für das die Wahl gilt, und er unter die Richtlinie fällt. Ein Gegenstand aus einem früheren Jahr wurde in diesem Jahr geprüft, weil die Wahl die Beträge erfasst, die im Jahr ihrer Geltung bezahlt wurden.

1. Prüfen Sie den Gegenstand: Er muss innerhalb der Grenze des IRS liegen und unter die Richtlinie fallen (ihr Dollarbetrag oder ihre Regel zur Nutzungsdauer von 12 Monaten), und die Richtlinie muss am ersten Tag des Jahres bestanden haben.
2. Buchen Sie den Aufwand im Soll und das Anlagekonto im Haben, in Höhe der Kosten des Gegenstands.
3. Wurde abgeschrieben, stornieren Sie das: kumulierte Abschreibung im Soll, Abschreibungsaufwand im Haben, derselbe Betrag im selben Jahr. Wurde sie in einem früheren, abgeschlossenen Jahr gebucht, müssen Buchung und Folgen für frühere Jahre von einem CPA geprüft werden.
4. Nehmen Sie den Gegenstand aus dem Anlagenverzeichnis.
5. Halten Sie die Richtlinie und ihren Dollarbetrag für die Steuererklärung des nächsten Jahres schriftlich fest.

Korrigieren Sie, bevor die Steuererklärung eingereicht wird, damit beide übereinstimmen. Ist das Jahr abgeschlossen oder eingereicht, sagt die Treasury Regulation nicht, wie spät eine Korrektur der Bücher für den Test der Safe-Harbor-Regel noch möglich ist, und die Änderung der Bücher eines eingereichten Jahres kann eine Änderungserklärung bedeuten; siehe nicht kategorisierte Ausgaben vor der Steuerzeit.

Ein Gegenstand, der gegen die Richtlinie der Buchhaltung als Aufwand gebucht wurde, geht den umgekehrten Weg: auf ein Anlagekonto, mit Abschreibung ab der Inbetriebnahme. Bücher und Steuererklärung können aus gutem Grund abweichen, etwa bei Abschnitt 179 oder Bonusabschreibung für einen Gegenstand, den die Bücher aktivieren. Bei einer Kapitalgesellschaft gleicht Schedule M-1 das Ergebnis laut Büchern mit dem Ergebnis laut Steuererklärung ab (Anleitung zu Form 1120). Führen Sie im Anlagenverzeichnis eine Spalte für die Steuer und eine für die Bücher; siehe fehlenden Abschreibungsplan neu erstellen.

Ich habe die Wahl in diesem Jahr vergessen: Welche Möglichkeiten habe ich?

Die Treasury Regulation verlangt die Erklärung mit der rechtzeitig eingereichten ursprünglichen Steuererklärung. Sie sagt, die Wahl lasse sich nicht durch einen Methodenwechsel treffen und nicht mit einer Änderungserklärung, bevor der Commissioner (Leiter des IRS) einer verspäteten Wahl zugestimmt hat (Treasury Regulation). Die Seite des IRS zum Sachvermögen beschreibt nur die rechtzeitige Erklärung und nennt keine spätere Lösung.

Die Erleichterung bei verspäteter Wahl stammt aus zwei Treasury Regulations, auf die die Regel zur Wahl verweist:

• Automatisch sechs Monate. Section 301.9100-2(b) gibt sechs Monate ab der ursprünglichen Frist der Steuererklärung, ohne Fristverlängerungen, um eine gesetzlich vorgesehene Wahl nachzuholen, die mit der Steuererklärung fällig ist, wenn die Steuererklärung rechtzeitig eingereicht wurde. Die De-minimis-Wahl ist eine solche Wahl, und ihre Regel verweist für Fristverlängerungen auf die Sections 301.9100-1 bis 301.9100-3. Einzureichen ist eine Änderungserklärung mit der Erklärung, oben mit „FILED PURSUANT TO § 301.9100-2“ gekennzeichnet und an die Stelle geschickt, an die auch eine rechtzeitige Einreichung gegangen wäre. Ein Antrag auf Entscheidung und eine Gebühr sind nicht nötig, aber die Steuererklärung für jedes betroffene Jahr muss zur Wahl passen. Die Regel zur Wahl selbst untersagt eine Änderungserklärung, bevor der Commissioner einer verspäteten Wahl zugestimmt hat, und keine Quelle sagt, ob diese automatische Verlängerung als solche Zustimmung gilt. Ein CPA sollte das daher bestätigen, bevor sich jemand darauf verlässt.
• Ein Antrag auf Zustimmung. Section 301.9100-3 deckt andere Fälle ab. Es ist ein Antrag auf eine Einzelentscheidung (Letter Ruling) gegen Gebühr. Er wird gewährt, wenn der Steuerpflichtige vernünftig und in gutem Glauben gehandelt hat und die Interessen des Staates nicht beeinträchtigt werden.

Ohne die Wahl sind Gegenstände bis $200 in der Regel Verbrauchsmaterial, und der Rest wird in der Regel aktiviert und abgeschrieben. Abschnitt 179 lässt sich mit einer Änderungserklärung wählen, die innerhalb der gesetzlichen Frist eingereicht wird (Anleitung zu Form 4562), und die Bonusabschreibung gilt, sofern das Unternehmen sie nicht ausschließt; siehe Ausrüstung im ersten Jahr abschreiben.

Beispiel

Diese Beispiele sind erfunden; alle Beträge sind in US-Dollar, und keines der Unternehmen hat einen maßgeblichen Finanzabschluss.

Ein Laptop und ein Monitor auf getrennten Rechnungen

Eine selbstständige Designerin kauft einen Laptop für $1.800 und einen Monitor für $900 auf getrennten Rechnungen. Ihre Buchhaltung hat seit dem ersten Tag des Jahres eine Richtlinie, Anschaffungen unter $2.500 als Aufwand zu buchen, beide Geräte sind auf einem Aufwandskonto gebucht, und die Designerin fügt der rechtzeitigen Steuererklärung die Wahlerklärung bei. Jedes Gerät liegt unter der Grenze, deshalb sind beide in Schedule C als sonstige Ausgaben abziehbar, sofern sie übliche und notwendige Betriebskosten sind.

Im nächsten Jahr kauft die Designerin ein Tablet für $2.000 und lässt die Erklärung in der Steuererklärung weg. Die Wahl des ersten Jahres gilt nicht weiter, daher liegt das Tablet für dieses Jahr außerhalb der Safe-Harbor-Regel.

Eine Säge über der Grenze

Ein Bauunternehmer kauft eine Säge für $3.800. Sie liegt über der Grenze, die Safe-Harbor-Regel gilt also nicht, und es entscheiden die normalen Regeln. Eine Säge, die jahrelang hält, wird in der Regel aktiviert und abgeschrieben, wodurch sich die Kosten verteilen. Abschnitt 179 oder Bonusabschreibung kann sie im ersten Jahr abziehen, wenn die Säge dafür infrage kommt.

Ein Tablet, das als Anlagegut gebucht wurde

Ein Berater zahlt $2.000 für ein Tablet, bucht es auf ein Ausrüstungskonto und schreibt es ab, während die Steuererklärung es abzieht. Bücher und Steuererklärung stimmen nicht überein. Beruht der Abzug in der Steuererklärung auf Abschnitt 179 oder Bonusabschreibung, kann der Unterschied bestehen bleiben. Beruht er auf der Safe-Harbor-Regel, müssen die Bücher das Tablet als Aufwand buchen: Bestand zum ersten Tag des Jahres eine Richtlinie, Gegenstände unter $2.500 als Aufwand zu buchen, und ist die Steuererklärung noch nicht eingereicht, bucht der Berater die $2.000 auf ein Aufwandskonto um, storniert die Abschreibung und fügt die Wahlerklärung bei; dann stimmen beide überein. Ohne diese Richtlinie liegt das Tablet außerhalb der Safe-Harbor-Regel, und die Steuererklärung kann es im ersten Jahr trotzdem abziehen, wenn Abschnitt 179 oder Bonusabschreibung gilt; siehe den Ratgeber zur Ausrüstung.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Käufe gehen im Jahr in die Zehntausende, oder Gegenstände liegen über der Grenze: Abschnitt 179, Bonusabschreibung oder reguläre Abschreibung entscheiden jedes Jahr. Lesen Sie Ausrüstung im ersten Jahr abschreiben und Ausrüstung vor Jahresende kaufen und ordnen Sie jeden Gegenstand mit Hilfe bei der Buchhaltung als Aufwand oder Anlagegut ein.
• Bücher und Steuererklärung behandeln dieselben Gegenstände unterschiedlich: Stimmen Sie Anlagenverzeichnis und Aufwandskonten mit der Steuererklärung ab, mit Hilfe bei der Buchhaltung und fehlenden Abschreibungsplan neu erstellen.
• Ein früherer Ersteller der Steuererklärung hat die Wahl nie getroffen, oder Sie haben ein Jahr verpasst: Ob eine verspätete Wahl möglich ist, hängt von den Tatsachen ab. Lassen Sie die Bücher und die eingereichte Steuererklärung jedes Jahres zusammen prüfen, mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Eine Anschaffung zum Jahresende wird privat und betrieblich genutzt: Prüfen Sie die Rechnung oder den Gegenstand mit dem bezahlten Betrag gegen die Grenze und ziehen Sie dann nur den betrieblichen Anteil ab, den Sie mit gemischt genutzten Ausgaben ermitteln. Lassen Sie Bücher und Steuererklärung für jeden Gegenstand mit Hilfe bei der Buchhaltung übereinstimmen.
• Die Anschaffung ist eine Reparatur oder Verbesserung an einem Mietgebäude: Nutzen Sie Reparatur oder Verbesserung bei Mietobjekten.
• Das Geld wurde ausgegeben, bevor das Unternehmen eröffnet wurde: siehe Gründungskosten für eine LLC oder einen Einzelunternehmer.