Règle refuge de minimis : passer en charge les petits achats

Dois-je passer en charge ou inscrire à l'actif un ordinateur portable, un téléphone ou un outil?

Un ordinateur portable, un téléphone ou un outil dont l'utilité dépasse nettement un an est généralement inscrit à l'actif, puis déduit au moyen de l'amortissement (Publication 334; instructions de l'annexe C). Trois règles peuvent tout de même faire passer le coût dans la déclaration de l'année en cours, selon le prix de chaque article.

Le choix est annuel et vise tous les articles admissibles payés cette année-là; vous ne pouvez donc pas retenir un ordinateur portable et en écarter un autre.

Un dossier n'est pas simple lorsque les achats atteignent des dizaines de milliers de dollars dans l'année ou comprennent des articles au-dessus de la limite, que les livres inscrivent l'article à l'actif ou le traitent autrement que la déclaration, qu'aucune politique pour les petits achats n'existait le premier jour de l'année, que l'état d'une année antérieure n'a jamais été produit, ou que l'article sert en partie à des fins personnelles.

Réunissez les factures détaillées, la politique des livres pour les petits achats et les comptes où ils sont inscrits, les déclarations des années antérieures avec les états de choix, et la liste des immobilisations.

Qu'est-ce que la règle refuge de minimis de 2 500 $, et quelle est la limite?

La règle refuge de minimis est un choix annuel qui permet à une entreprise de déduire ses petits achats de biens corporels au moment du paiement, au lieu de les inscrire à l'actif, si les livres les passent aussi en charge (IRS). Le mot « payé » suit la méthode comptable : avec la méthode d'exercice, il désigne le moment où la dette est engagée, ce qui peut tomber dans une année antérieure à celle du paiement (règlement). La limite dépend de la présence ou non d'états financiers applicables.

Les états financiers applicables sont un dépôt auprès de la SEC (commission des valeurs mobilières des États-Unis), un audit certifié accompagné du rapport d'un CPA indépendant et utilisé pour obtenir du crédit, informer les propriétaires ou à une autre fin importante non fiscale, ou un état qu'un organisme gouvernemental autre que l'IRS ou la SEC exige (règlement).

Le texte du règlement indique toujours 500 $ pour les entreprises sans états financiers applicables, ou un autre montant fixé dans des directives publiées. La Notice 2015-82 l'a porté à 2 500 $ pour les années d'imposition commençant le 1er janvier 2016 ou après.

Comment la limite est calculée :

• Le test s'applique par facture, ou par article lorsque la facture indique le coût de chacun. L'exemple du règlement traite dix imprimantes sur une même facture comme dix articles.
• La livraison ou l'installation facturée sur la même facture s'ajoute au coût de l'article. Si une facture vise plusieurs articles ainsi que des frais communs de livraison ou d'installation, répartissez ces frais entre les articles selon une méthode raisonnable, par exemple au prorata du prix, et testez chaque article avec sa part. Les frais facturés sur une facture distincte, comme les honoraires d'un designer pour choisir le mobilier, n'ont pas à être ajoutés.
• Des factures créées pour fractionner en morceaux sous la limite un bien normalement acheté comme un tout peuvent déclencher la règle anti-abus du règlement.

Que doivent montrer mes livres pour que je puisse utiliser la règle refuge?

Trois conditions doivent être réunies : une politique en vigueur le premier jour de l'année d'imposition, des livres qui passent l'article en charge conformément à cette politique, et un coût dans la limite (règlement).

• Une politique au début de l'année, souvent appelée seuil d'inscription à l'actif. Elle passe en charge les achats sous un montant en dollars, ou les articles dont la durée d'utilité est de 12 mois ou moins. Sans états financiers applicables, elle n'a pas à être écrite; avec de tels états, elle doit l'être (IRS).
• L'article est passé en charge dans les livres. Un ordinateur portable tenu dans un compte d'actif, avec de l'amortissement comptabilisé, échoue généralement à ce test.
• Le coût respecte la limite de l'IRS, et l'article correspond à la politique. Avec une politique fondée sur un montant en dollars, l'article doit aussi coûter moins que ce montant : une politique qui ne passe en charge que les articles sous un montant bas laisse un ordinateur portable plus cher hors de la règle refuge, même si la limite de l'IRS le couvrirait, et une politique qui passe en charge les articles « de moins de » la limite de l'IRS ne vise pas un article dont le coût égale exactement la limite. Une politique visant les articles dont la durée d'utilité est de 12 mois ou moins est une seconde voie, toujours plafonnée par la limite de l'IRS; une entreprise qui a les deux politiques applique la règle refuge à tout ce qui est admissible selon l'une ou l'autre.

Une politique adoptée en cours d'année, ou durant la première année d'une entreprise, relève d'un CPA : le règlement exige la politique au début de l'année d'imposition. Une entreprise sans états financiers applicables peut avoir une politique qui passe en charge plus que la limite de l'IRS, et l'IRS indique que les articles au-dessus de la limite peuvent tout de même être déduits si la politique reflète clairement le revenu.

Comment faire le choix de la règle refuge de minimis?

Le choix prend la forme d'un état joint à la déclaration originale produite à temps, prolongations comprises, pour chaque année où les achats sont faits. Il ne s'agit pas d'un changement de méthode comptable; le formulaire 3115 n'est donc pas utilisé (IRS).

1. Confirmez que les livres ont passé en charge chaque article admissible selon une politique en vigueur le premier jour de l'année.
2. Intitulez l'état « Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election. » (laissez ce titre en anglais, tel quel).
3. Indiquez le nom, l'adresse et le numéro d'identification fiscale du contribuable, et déclarez que le contribuable fait le choix de la règle refuge de minimis prévu à l'article 1.263(a)-1(f).
4. Joignez-le à la déclaration originale de l'année où les montants ont été payés.
5. Répétez-le chaque année; l'état d'une année ne couvre pas la suivante.

Le choix vise tous les articles admissibles payés cette année-là, une société de personnes ou une société de type S le fait pour elle-même et non pour ses propriétaires, et il ne peut pas être révoqué pour cette année (règlement). Un entrepreneur individuel déclare les montants comme autres dépenses à la partie V de l'annexe C et à aucune autre ligne (instructions de l'annexe C).

Que laisse de côté la règle refuge, et que faire si un article coûte plus que la limite?

La règle refuge exclut les stocks, les terrains et certaines pièces de rechange, et elle ne vise que les biens corporels; les licences de logiciel et les autres biens incorporels suivent donc d'autres règles (règlement). L'article 263A peut aussi exiger d'inscrire à l'actif des outils et de l'équipement dont le coût se rattache à des biens que l'entreprise produit ou achète pour les revendre; certaines entreprises dont les recettes brutes sont sous les seuils de l'article 448(c) sont exemptées de l'article 263A (IRS).

La limite sert de test pour la règle refuge; elle ne plafonne pas les déductions. Un article qui la dépasse n'est pas automatiquement inscrit à l'actif (IRS) : il est déductible s'il s'agit d'une réparation ou d'une fourniture, sinon il est amorti, ou déduit dès la première année selon l'article 179 ou l'amortissement bonifié (bonus depreciation). Déduire l'équipement dès la première année traite de ce choix; pour la réparation d'un immeuble, voyez réparation ou amélioration d'un immeuble locatif.

Puis-je déduire tout le coût d'un ordinateur de travail que j'utilise aussi à des fins personnelles?

Un ordinateur utilisé seulement pour l'entreprise peut être déduit en entier s'il respecte les tests de la règle refuge; s'il sert aussi à des fins personnelles, seule la part commerciale est déductible. La règle refuge décide du moment où un achat est déduit, non de son montant : la dépense doit tout de même être ordinaire et nécessaire pour l'entreprise (règlement), et la partie personnelle d'une dépense en partie personnelle n'est généralement pas déductible (Publication 334).

La limite est testée sur le montant payé par facture ou par article (règlement); un deuxième ordinateur est donc mesuré seul, à ce qu'il a coûté, et seule sa part commerciale est déductible (Publication 334). Le matériel d'enregistrement photo et vidéo est un bien désigné (listed property) lorsqu'il est d'un type généralement utilisé pour le divertissement, les loisirs ou l'amusement, sauf s'il est utilisé exclusivement à l'établissement habituel de l'entreprise ou en lien avec son activité principale (règlement). Un bien désigné exige des registres de son coût et de son usage commercial même lorsque la règle refuge le déduit (règlement), ainsi qu'un test d'usage commercial pour l'article 179 et l'amortissement (Publication 946). Dépenses à usage mixte et pourcentage commercial explique comment calculer le pourcentage.

Comment faire passer un compte d'actif à un compte de charges dans les livres?

Faites passer le coût du compte d'actif à un compte de charges par une écriture de journal, puis annulez l'amortissement déjà comptabilisé. Ne le faites que si l'article a été acheté dans l'année pour laquelle le choix est fait et qu'il respecte la politique. Un article acheté durant une année antérieure a été testé cette année-là, car le choix vise les montants payés durant l'année pour laquelle il est fait.

1. Vérifiez l'article : il doit respecter la limite de l'IRS et correspondre à la politique (son montant en dollars ou sa règle de durée d'utilité de 12 mois), la politique devant être en vigueur le premier jour de l'année.
2. Débitez le compte de charges et créditez le compte d'actif du coût de l'article.
3. Si de l'amortissement a été comptabilisé, annulez-le : débitez l'amortissement cumulé et créditez la charge d'amortissement du même montant, pour la même année. S'il a été comptabilisé dans une année antérieure déjà fermée, l'écriture et ses effets sur les années passées doivent être revus par un CPA.
4. Retirez l'article de la liste des immobilisations.
5. Mettez par écrit la politique et son montant en dollars pour la déclaration de l'an prochain.

Faites la correction avant la production de la déclaration pour que les deux concordent. Si l'année est fermée ou déjà produite, le règlement ne dit pas jusqu'à quand les livres peuvent être corrigés pour le test de la règle refuge, et modifier les livres d'une année produite peut exiger une déclaration modifiée; voyez dépenses non classées avant la production de la déclaration.

Un article passé en charge contrairement à la politique des livres suit le chemin inverse : il va dans un compte d'actif, et l'amortissement commence à sa mise en service. Les livres et la déclaration peuvent tout de même différer pour une bonne raison, comme l'article 179 ou l'amortissement bonifié pour un article que les livres inscrivent à l'actif; l'annexe M-1 d'une société rapproche le revenu selon les livres et le revenu selon la déclaration (instructions du formulaire 1120). Tenez une colonne fiscale et une colonne comptable dans la liste des immobilisations; voyez reconstituer un tableau d'amortissement manquant.

J'ai oublié le choix cette année : quelles sont mes options?

Le règlement exige l'état avec la déclaration originale produite à temps. Il précise que le choix ne peut pas être fait par un changement de méthode comptable, ni par une déclaration modifiée avant que le commissaire de l'IRS consente à un choix tardif (règlement). La page de l'IRS sur les biens corporels ne décrit que l'état produit à temps et n'offre aucun correctif ultérieur.

L'allègement pour choix tardif vient de deux règlements auxquels renvoie la règle du choix :

• Six mois automatiques. L'article 301.9100-2(b) accorde six mois à compter de l'échéance originale de la déclaration, prolongations non comptées, pour faire un choix réglementaire exigé avec la déclaration, si la déclaration a été produite à temps. Le choix de minimis est un choix de ce type, et sa règle renvoie aux articles 301.9100-1 à 301.9100-3 pour les prolongations de délai. Le dépôt prend la forme d'une déclaration modifiée accompagnée de l'état, portant en haut la mention « FILED PURSUANT TO § 301.9100-2 » et envoyée là où une production à temps serait allée. Aucune demande de décision ni aucuns frais d'utilisation ne sont requis, mais la déclaration de chaque année visée doit être conforme au choix. La règle du choix interdit elle-même une déclaration modifiée avant que le commissaire consente à un choix tardif, et aucune source ne dit si cette prolongation automatique vaut consentement; un CPA doit donc confirmer avant que quiconque s'y fie.
• Une demande de consentement. L'article 301.9100-3 vise les autres cas. Il s'agit d'une demande de décision écrite assortie de frais d'utilisation, accordée lorsque le contribuable a agi de façon raisonnable et de bonne foi et que les intérêts de l'État ne sont pas compromis.

Sans le choix, les articles de 200 $ ou moins sont généralement des fournitures et les autres sont généralement inscrits à l'actif et amortis. Le choix de l'article 179 peut être fait sur une déclaration modifiée produite dans le délai prévu par la loi (instructions du formulaire 4562), et l'amortissement bonifié s'applique sauf si l'entreprise y renonce; voyez déduire l'équipement dès la première année.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains, et aucune des entreprises n'a d'états financiers applicables.

Un ordinateur portable et un écran sur des factures distinctes

Un designer travailleur autonome achète un ordinateur portable à 1 800 $ et un écran à 900 $ sur des factures distinctes. Les livres ont, depuis le premier jour de l'année, une politique qui passe en charge les achats de moins de 2 500 $, les deux sont inscrits à un compte de charges, et le designer joint l'état du choix à la déclaration produite à temps. Chaque article est sous la limite; les deux peuvent donc être déduits comme autres dépenses à l'annexe C s'il s'agit de coûts d'entreprise ordinaires et nécessaires.

L'année suivante, le designer achète une tablette à 2 000 $ et omet l'état dans la déclaration. Le choix de la première année ne se reporte pas; la tablette est donc hors de la règle refuge pour cette année-là.

Une scie au-dessus de la limite

Un entrepreneur achète une scie à 3 800 $. Elle dépasse la limite; la règle refuge ne s'applique donc pas, et ce sont les règles habituelles qui décident. Une scie qui dure des années est généralement inscrite à l'actif et amortie, ce qui étale le coût; l'article 179 ou l'amortissement bonifié peut la déduire dès la première année si elle y est admissible.

Une tablette inscrite à l'actif

Un consultant paie 2 000 $ pour une tablette, l'inscrit à un compte d'équipement et l'amortit, alors que la déclaration la déduit. Les livres et la déclaration ne concordent pas. Si la déduction de la déclaration repose sur l'article 179 ou l'amortissement bonifié, l'écart peut subsister. Si elle repose sur la règle refuge, les livres doivent passer la tablette en charge : avec une politique de passer en charge les articles de moins de 2 500 $ en vigueur le premier jour de l'année et une déclaration pas encore produite, le consultant fait passer les 2 000 $ à un compte de charges, annule l'amortissement et joint l'état du choix; les deux concordent alors. Sans cette politique, la tablette est hors de la règle refuge, et la déclaration peut tout de même la déduire dès la première année si l'article 179 ou l'amortissement bonifié s'applique; voyez le guide sur l'équipement.

Votre situation est différente?

• Les achats atteignent des dizaines de milliers de dollars dans l'année, ou des articles dépassent la limite : l'article 179, l'amortissement bonifié ou l'amortissement ordinaire décide chaque année. Lisez déduire l'équipement dès la première année et acheter de l'équipement avant la fin de l'année, et classez chaque article en charge ou à l'actif avec l'aide en tenue de livres.
• Les livres et la déclaration traitent les mêmes articles différemment : rapprochez la liste des immobilisations et les comptes de charges de la déclaration avec l'aide en tenue de livres et reconstituer un tableau d'amortissement manquant.
• Un préparateur antérieur n'a jamais fait le choix, ou vous avez manqué une année : la possibilité d'un choix tardif dépend des faits; faites donc revoir ensemble les livres et la déclaration produite de chaque année avec l'aide en tenue de livres.
• Un achat de fin d'année mêle usage personnel et usage commercial : testez la facture ou l'article par rapport à la limite selon ce qui a été payé, puis déduisez seulement la part commerciale, calculée avec dépenses à usage mixte et pourcentage commercial; faites concorder les livres et la déclaration pour chaque article avec l'aide en tenue de livres.
• L'achat est une réparation ou une amélioration d'un immeuble locatif : utilisez réparation ou amélioration d'un immeuble locatif.
• L'argent a été dépensé avant l'ouverture de l'entreprise : voyez frais de démarrage pour une LLC ou un entrepreneur individuel.