QuickBooks: Nicht kategorisierte Ausgaben vor der Steuer klären

Was sind Uncategorized Expense und Uncategorized Income?

Uncategorized Expense und Uncategorized Income sind Sammelkonten, auf die eine Buchhaltungssoftware eine Bankzeile bucht, die sie nicht zuordnen kann, etwa eine Zeile aus dem Bankabruf, die zu keiner Regel passt, oder einen Zahlungsempfänger ohne Standardkonto. Der Saldo ist keine Steuerkategorie. Auf keiner Steuererklärung steht „nicht kategorisiert“.

Ihre Bücher müssen Bruttoeinkünfte, Abzüge und Steuergutschriften zeigen und ausreichen, um sie nachzuweisen (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1). Schedule C Teil V verlangt jede sonstige Ausgabe nach Art und Betrag (Anleitung). In den zuletzt veröffentlichten Anleitungen verlangen Zeile 26 von Form 1120, Zeile 20 von Form 1120-S und Zeile 21 von Form 1065 eine Aufstellung, die jeden Abzug nach Art und Betrag nennt (1120; 1120-S; 1065). Jeder Posten muss daher sortiert sein, bevor er die Steuererklärung erreicht.

Eine Ausgabe, die in einer Steuerübersicht oder einem Steuerbericht fehlt, liegt meist noch auf einem Konto „Uncategorized“, hat die Bücher nie erreicht oder ist keine Ausgabe in Schedule C. Der Abschnitt zu fehlenden Kosten zeigt, woran Sie das erkennen.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• der Saldo Posten aus Monaten oder Tausende Dollar enthält, nicht nur wenige kleine;
• die Bücher in die Steuererklärung einer Personengesellschaft oder S Corporation einfließen;
• aus diesen Büchern schon eine Steuererklärung eingereicht wurde;
• ein Kreditgeber oder der IRS Auszüge angefordert hat;
• Betriebsausstattung, Vergütung des Eigentümers oder private Ausgaben im Stapel liegen.

Legen Sie zuerst bereit: eine Gewinn- und Verlustrechnung nach Konten für das Jahr, denselben Bericht nach Monaten, Bank- und Kartenauszüge, Belege und die Steuererklärung des Vorjahres.

Menüs unterscheiden sich je nach Produkt und Version. Dieser Ratgeber zeigt daher die steuerliche Seite und die Reihenfolge der Arbeit, keine Klickpfade.

Wie finde ich vor dem Jahresende jede nicht kategorisierte Buchung?

Führen Sie für jedes Konto „Uncategorized“ einen Buchungsbericht für das ganze Steuerjahr aus, ordnen Sie jeden Posten seinem eigentlichen Konto zu und stimmen Sie jedes Bank- und Kartenkonto ab, damit nichts außerhalb der Bücher liegt.

1. Führen Sie den Buchungsdetailbericht für Uncategorized Expense und Uncategorized Income vom ersten bis zum letzten Tag des Steuerjahres aus. Reicht der Saldo weiter zurück, führen Sie auch diese Jahre aus.
2. Stimmen Sie jedes Bank- und Kreditkartenkonto bis zum letzten Tag des Jahres ab. Die Abstimmung deckt Fehler im Kontoauszug, im Scheckbuch und in den Büchern auf (Publication 583). Eine Bankzeile, die nie in die Bücher gelangt ist, zeigt sich als Differenz, die Sie nicht erklären können. Siehe Bankabrufe sind keine Abstimmung.
3. Ordnen Sie jeden Posten mithilfe von Beleg und geschäftlichem Zweck dem Konto zu, das seine Zeile in der Steuererklärung speist.
4. Führen Sie nur für das, was Sie noch nicht zuordnen können, eine kurze Liste: Datum, Zahlungsempfänger, Betrag und die offene Frage. Sortieren Sie sie nach Zahlungsempfänger. Ein wiederkehrender Zahlungsempfänger ist ein Kandidat für ein Standardkonto.

Wenn die Bücher um Monate im Rückstand sind, beginnen Sie mit überfällige Buchhaltung nachholen.

Wie wähle ich die richtige Kategorie für jeden Posten?

Stellen Sie zu jedem Posten drei Fragen: Was war es, was war der geschäftliche Grund, und welche Zeile der Steuererklärung speist es? Eine Betriebsausgabe muss üblich und notwendig sein (Publication 334; Abschnitt 162). Der Beleg sollte den gezahlten Betrag zeigen und dass es sich um eine Betriebsausgabe handelt (Publication 583).

Für einen Einzelunternehmer oder eine LLC mit einem Mitglied, die wie ein Einzelunternehmer besteuert wird, sind die üblichen Zielzeilen in Schedule C:

Die Zeilennummern stammen aus dem zuletzt veröffentlichten Schedule C; gleichen Sie sie mit dem Formular für das Jahr ab, in dem Sie einreichen. Die vollständige Zuordnung steht in Kontenplan für Schedule C.

Eine Personengesellschaft, S Corporation oder C Corporation wendet denselben Test „üblich und notwendig“ an, aber ihre Steuererklärung hat eigene Zeilen und eine Aufstellung für sonstige Abzüge. Siehe von den Büchern zur Unternehmenssteuererklärung.

Wie kategorisiere ich Mahlzeiten, und was gilt für Bewirtung?

Buchen Sie Geschäftsessen auf ein eigenes Konto zu den vollen Kosten. In der Regel sind nur 50 % eines Geschäftsessens abziehbar (Abschnitt 274(n)), und Bewirtung ist es in der Regel nicht. Die Summe der Mahlzeiten in Ihren Büchern ist daher in der Regel größer als Zeile 24b von Schedule C. Diese Lücke ist keine fehlende Ausgabe.

Für Beträge, die nach 2025 gezahlt werden, sind Mahlzeiten, die im Interesse des Arbeitgebers gestellt werden, und Essen in einer vom Arbeitgeber betriebenen Verpflegungseinrichtung in der Regel nicht abziehbar (Abschnitt 274(o)). Führen Sie sie auf einem getrennten Konto. Wer sich qualifiziert, was der Beleg zeigen muss und welche Ausnahmen gelten, steht im Abzug für Geschäftsessen.

Was ist keine gewöhnliche Ausgabe: Betriebsausstattung, Entnahmen des Eigentümers und private Ausgaben?

Betriebsausstattung, Entnahmen des Eigentümers, Darlehenstilgungen und private Ausgaben sind keine gewöhnlichen Ausgaben, auch wenn das Geld das Geschäftskonto verlassen hat.

Eine Zahlung, die mehrere Dinge abdeckt, etwa Material und einen privaten Gegenstand auf einem Beleg, wird auf mehrere Konten aufgeteilt, und der private Teil ist in der Regel nicht abziehbar (Publication 334). Siehe gemischt genutzte Ausgaben.

Warum fehlen manche Kosten in meiner Steuerübersicht oder meinem Steuerbericht?

Eine Ausgabe fehlt in einer Steuerübersicht aus den Büchern, weil sie auf einem Konto „Uncategorized“ liegt, nie die Bücher erreicht hat, als etwas anderes als eine Ausgabe gebucht wurde, außerhalb des Hauptbuchs berechnet wird oder überhaupt keine Ausgabe in Schedule C ist.

Bücher und Steuererklärung unterscheiden sich oft in Posten wie diesen. Führen Sie daher eine Liste jeder Abweichung. Siehe von den Büchern zur Unternehmenssteuererklärung.

Was mache ich mit Posten, die ich nicht identifizieren kann, und mit privaten Ausgaben?

Besorgen Sie zuerst den Nachweis. Ein Posten, den Sie nicht belegen können, ist als Abzug gefährdet: Der IRS erwartet Bücher und Belege, die den Betrag zeigen und dass es eine Betriebsausgabe war (Publication 583).

• Lesen Sie den vollständigen Text des Zahlungsempfängers auf dem Auszug, suchen Sie in Ihrer E-Mail und in der Karten-App nach einem Beleg und bitten Sie den Anbieter um eine Kopie. Siehe verlorene Belege für Betriebsausgaben.
• Bei Reisekosten (einschließlich der Mahlzeiten), Geschenken und Fahrzeugkosten sind Beträge, die Sie schätzen oder annähern, nicht abziehbar (Publication 463).
• Bleibt ein Posten unbekannt, listen Sie ihn für Ihren Ersteller der Steuererklärung mit Datum, Zahlungsempfänger und Betrag auf. Legen Sie ihn nicht auf eine benannte Zeile, nur um den Saldo zu leeren.

Private Ausgaben, die vom Geschäftskonto bezahlt werden, sind keine Betriebsausgabe (Abschnitt 262). Bei einem Einzelunternehmen sind sie eine Entnahme des Eigentümers (Publication 334). Bei einer Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft hängt die richtige Buchung von der Rechtsform ab: siehe private Ausgaben, die vom Geschäftskonto bezahlt werden.

Sortieren Sie bei Uncategorized Income jede Einzahlung nach ihrer Quelle. Die Bruttoeinnahmen sind das Einkommen, das Sie aus dem Unternehmen erhalten, und der IRS empfiehlt, die Quelle jeder Einzahlung als Betriebseinnahme, private Mittel oder Darlehen zu bestimmen (Publication 583).

• Betriebseinnahmen. Ordnen Sie jeden Verkauf einer Rechnung zu. Ein doppelt erfasster Verkauf steht in doppelte Einnahmen in den Büchern, und ein Saldo für noch nicht eingezahlte Beträge, der sich nicht auflöst, steht in Saldo von Undeposited Funds.
• Geld, das Sie selbst eingelegt haben, und Darlehensbeträge. Keine Verkäufe.
• Auszahlungen von Zahlungsdienstleistern. Eine Auszahlung ist oft netto nach Gebühren und Erstattungen und kann Sales Tax enthalten. Ein Betrag aus Form 1099-K ist nicht unbedingt der Betrag, der als Einkommen zu melden ist (Publication 334). Teilen Sie jede Auszahlung auf: Bruttoverkäufe in die Einnahmen, Gebühren in die Ausgaben und jede Sales Tax, die dem Käufer auferlegt ist und die Sie erheben und abführen müssen, auf ein Verbindlichkeitskonto, weil diese Steuer keine Bruttoeinnahme ist. Eine Sales Tax, die Ihnen als Verkäufer auferlegt wird, ist etwas anderes: Der erhobene Betrag ist Bruttoeinnahme, und die Steuer ist eine Ausgabe in Zeile 23 (Anleitung). Siehe Verkäufe und Auszahlungen abstimmen.

Wie verhindere ich, dass nicht kategorisierte Posten wiederkommen?

Geben Sie wiederkehrenden Zahlungsempfängern ein Standardkonto, korrigieren Sie die Bankregel hinter dem Posten und prüfen Sie die beiden Konten jeden Monat.

• Standardkonto für den Zahlungsempfänger. Entfällt der Großteil der Buchungen auf einen Zahlungsempfänger, geben Sie ihm ein Standardkonto für Ausgaben.
• Bankregel. Hat eine Regel den Posten dorthin gebucht, korrigieren Sie die Regel, sonst füllt sich das Konto im nächsten Monat wieder.
• Monatliche Prüfung. Nach der Abstimmung sollten beide Konten „Uncategorized“ leer sein. Der IRS sagt, Sie sollen jeden Monat abstimmen und die Belege nach Jahr und Art geordnet aufbewahren (Publication 583).
• Notieren Sie den Zweck sofort. Ein Nachweis, der zur Zeit der Ausgabe oder kurz danach entsteht, hat mehr Wert als einer, der später rekonstruiert wird (Publication 463).

Kann ich Buchungen in einem Jahr ändern, das schon eingereicht ist?

Eine Änderung der Bücher ändert eine eingereichte Steuererklärung nicht. Stimmen Sie daher jede Umbuchung in einem eingereichten Zeitraum zuerst mit Ihrem Buchhaltungsexperten ab. Einen gesperrten Zeitraum behandelt Stichtag der Buchhaltung nach der Einreichung der Steuererklärung.

Eine Umbuchung zwischen voll abziehbaren Ausgabenzeilen im selben Jahr ändert den Reingewinn nicht. Ob die Steuererklärung geändert werden muss, hängt davon ab, ob die gemeldeten Beträge richtig waren: Der IRS nennt eine Änderung bei Einkommen, Abzügen, Steuergutschriften oder Steuerschuld als Grund für eine Änderung (IRS). Ein Antrag auf Erstattung muss in der Regel innerhalb von 3 Jahre nach Einreichung der ursprünglichen Steuererklärung oder 2 Jahre nach Zahlung der Steuer, je nachdem, was später eintritt gestellt werden (IRS). Diese Frist gilt für Erstattungsanträge. Schulden Sie zusätzliche Steuer, verlängert eine Änderung den ursprünglichen Fälligkeitstermin der Steuer nicht: Ab diesem Datum laufen Zinsen, bis die Steuer gezahlt ist (Anleitung zu Form 1040-X).

Bei der Zufluss-Abfluss-Methode gehören Ausgaben in der Regel in das Jahr, in dem Sie sie zahlen (Publication 538). Ob ein alter Eintrag ein einfacher Buchungsfehler oder ein Zeitproblem ist, kann von den Tatsachen abhängen.

Eine S Corporation reicht ein geändertes Form 1120-S mit einer Erklärung ein, die jeden geänderten Posten nennt. Ändern sich Beträge der Aktionäre, reicht sie auch geänderte Schedules K-1 (und K-3, wo erforderlich) ein und gibt jedem Aktionär eine Kopie (Anleitung); die eigene Steuererklärung des Aktionärs muss in der Regel zu Schedule K-1 passen (Anleitung zu Schedule K-1). Eine Personengesellschaft reicht ein geändertes Form 1065 ein, oder einen Antrag auf Anpassung durch Verwaltungsverfahren (Administrative Adjustment Request), wenn das zentralisierte Prüfungsverfahren für Personengesellschaften gilt, was der Regelfall ist, sofern keine berechtigte Personengesellschaft es abgewählt hat. Der Antrag muss innerhalb von 3 Jahre nach dem späteren der beiden Zeitpunkte eingereicht werden: dem Tag der Einreichung der Steuererklärung oder ihrem Fälligkeitstermin ohne Verlängerung (Anleitung zu Form 1065; Abschnitt 6227). Eine C Corporation nutzt Form 1120-X. Der Fall eines Einzelunternehmers steht in eine Steuererklärung wegen Fehlern bei Betriebsausgaben ändern.

Wie prüfe ich die Summen, bevor ich die Bücher meinem Ersteller der Steuererklärung gebe?

Führen Sie diese Prüfungen der Reihe nach aus. Jede findet eine andere Art von Fehler.

1. Beide Konten „Uncategorized“ zeigen für das Steuerjahr null, oder jeder verbleibende Posten steht auf einer Liste mit einer Frage daneben.
2. Jedes Bank- und Kreditkartenkonto stimmt zum Jahresende ab: Der Auszugssaldo, angepasst um noch nicht verbuchte Posten, entspricht den Büchern am letzten Tag des Steuerjahres.
3. Die Einnahmen stimmen mit Ihren Verkaufsunterlagen nach der Gewinnermittlungsmethode der Steuererklärung überein (Publication 538). Die Einzahlungen erklären die Differenz, wenn Sie Einzahlungen entfernen, die keine Verkäufe sind, die vom Zahlungsdienstleister einbehaltenen Gebühren hinzurechnen und Barverkäufe, Erstattungen, beim Dienstleister gehaltene Salden und bei der periodengerechten Methode unbezahlte Rechnungen berücksichtigen.
4. Jede sonstige Ausgabe hat ein eigenes benanntes Konto mit einem Betrag, den Sie erklären können.
5. Mahlzeiten liegen auf einem eigenen Konto zu den vollen Kosten, und Geschäftsmeilen sind zusammen mit den Gesamtmeilen des Jahres protokolliert (Publication 463).
6. Entnahmen des Eigentümers, private Ausgaben und die eigenen Einkommensteuerzahlungen des Eigentümers liegen außerhalb der Ausgabenkonten. Eine Einkommensteuer eines Bundesstaates, die eine Personengesellschaft oder S Corporation auf ihr eigenes Einkommen zahlt, ist ein anderer Fall: Notice 2020-75, eine Verlautbarung des IRS, die künftige Vorschriften ankündigt, sagt, dass die Gesellschaft sie abziehen kann; fragen Sie daher Ihren Ersteller der Steuererklärung, bevor Sie sie umbuchen.

Senden Sie die Gewinn- und Verlustrechnung nach Konten, die Buchungsdetails, die Auszüge, die Belege und die Steuererklärung des Vorjahres. Die vollständige Liste für den Ersteller der Steuererklärung steht in der Checkliste zur Bereinigung der Buchhaltung und in der Checkliste für den Jahresabschluss. Sieht die Gewinn- und Verlustrechnung weiterhin falsch aus, siehe Gewinn- und Verlustrechnung sieht falsch aus.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Ein Freiberufler mit einem gemischten Stapel

Ein Freiberufler, der Schedule C einreicht, hat US$1.800 in Uncategorized Expense: US$300 für Software-Abonnements, US$1.200 für einen Laptop und US$300 für Essen mit Kunden. Die Abonnements kommen in Teil V als sonstige Ausgaben. Der Laptop verlässt die Liste der gewöhnlichen Ausgaben: Je nach Tatsachen und Wahlen wird er im ersten Jahr abgezogen (Sonderabschreibung, Abschnitt 179 oder Safe-Harbor-Regel für Kleinanschaffungen) oder über die Zeit abgeschrieben, wie in Kleinanschaffungen als Aufwand buchen oder aktivieren beschrieben. Das Essen kommt zu den vollen Kosten auf ein Konto für Mahlzeiten; mit der Grenze von 50 % zeigt die Steuererklärung US$150.

Die US$5.000 in Uncategorized Income teilen sich in US$4.200 Auszahlungen von Zahlungsdienstleistern und US$800 eigenes Geld des Eigentümers, das eingelegt wurde und kein Einkommen ist. Die Auszahlungen decken Verkäufe von US$4.300 nach US$100 Gebühren ab: Die Verkäufe sind Bruttoeinnahmen, und die US$100 sind eine Ausgabe, kein geringerer Verkauf.

Eine LLC mit Posten aus 14 Monaten

Eine LLC mit einem Mitglied, die Schedule C einreicht, hat US$22.000 in Uncategorized Expense aus 14 Monaten. Jahr eins, die ersten 8 Monate mit eingereichter Steuererklärung, enthält US$13.000. Jahr zwei, die letzten 6 Monate und noch offen, enthält US$9.000.

Sortiert sind US$4.000 Betriebsausstattung, US$3.000 private Ausgaben des Eigentümers und US$15.000 gewöhnliche Kosten. Nur die US$15.000 kommen auf benannte Ausgabenzeilen. Die Betriebsausstattung geht zur Frage der Anlagegüter und die privaten Ausgaben in eine Entnahme des Eigentümers. Jede Gruppe wird dann nach Jahren aufgeteilt. Hat die Steuererklärung von Jahr eins private Posten abgezogen oder gewöhnliche Kosten ausgelassen, siehe „Kann ich Buchungen in einem Jahr ändern, das schon eingereicht ist?“

Meilen protokolliert, keine Fahrzeugkosten

Ein Einzelunternehmer hat 8.000 Geschäftsmeilen protokolliert, aber die Steuerübersicht zeigt keine Fahrzeugkosten. Das Protokoll ist ein Nachweis und keine Buchung einer Ausgabe. Wird der Standardsatz pro Meile verwendet, wird Zeile 9 als Geschäftsmeilen mal Satz plus Parkgebühren und Maut berechnet. Der Ersteller der Steuererklärung kann diesen Wert dem Protokoll entnehmen, und die Bücher sollten eine passende Buchung oder einen Vermerk enthalten, damit die Gewinn- und Verlustrechnung zur Steuererklärung passt.

Anders in Ihrem Fall?

• Der Saldo umfasst Posten aus Monaten oder Tausende Dollar, die Bücher fließen in die Steuererklärung einer Personengesellschaft oder S Corporation ein, aus diesen Büchern wurde schon eine Steuererklärung eingereicht, oder ein Kreditgeber oder der IRS hat Auszüge angefordert: In diesen Fällen lohnt sich meist eine fachliche Prüfung der Bücher. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung, was Sie vorbereiten sollten.
• Die Bücher sind um Monate im Rückstand, der IRS hat wegen des Jahres geschrieben, oder ein Kreditgeber will Auszüge: siehe überfällige Buchhaltung nachholen, ein IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen und Finanzabschlüsse für einen Bankkredit.
• Ein Buchhalter hat die Salden nicht kategorisiert gelassen, oder Sie sind nicht sicher, ob die Bücher je abgestimmt wurden: siehe die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen.
• Private Ausgaben sind in die Bücher gemischt: siehe vermischte private und geschäftliche Mittel in Ordnung bringen. Für Eigentümer einer S Corporation oder Personengesellschaft siehe S Corporation zahlt private Ausgaben und garantierte Zahlungen und Entnahmen der Gesellschafter.
• Betriebsausstattung wurde als Ausgabe gebucht, oder eine Ausgabe als Vermögenswert: siehe Kleinanschaffungen als Aufwand buchen oder aktivieren.
• Einnahmen sind doppelt erfasst, oder ein Einzahlungssaldo löst sich nicht auf: siehe doppelte Einnahmen in den Büchern und Saldo von Undeposited Funds.
• Das Unternehmen gehört Ihnen von außerhalb der USA, oder Geld zwischen Ihnen und dem Unternehmen liegt im Stapel: siehe Buchhaltung für ein US-Unternehmen in ausländischem Besitz und Unterlagen für eine LLC in ausländischem Besitz oder Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.