Puerto seguro de minimis: ¿gasto o activo en compras pequeñas?

¿Debo deducir como gasto o capitalizar una laptop, un teléfono o una herramienta?

Una laptop, un teléfono o una herramienta cuya utilidad se extiende bastante más allá de un año generalmente se capitaliza: se registra como activo y se deduce mediante la depreciación (Publication 334; instrucciones del Schedule C). Aun así, tres reglas pueden llevar el costo a la declaración de este año, según el precio de cada artículo.

La elección es anual y abarca todos los artículos que califican y se pagan ese año, así que no puede escoger una laptop y omitir otra.

Un caso deja de ser sencillo cuando las compras suman decenas de miles de dólares en un año o incluyen artículos sobre el límite, cuando los libros llevan el artículo como activo o lo tratan distinto que la declaración, cuando no existía una política de compras pequeñas el primer día del año, cuando nunca se presentó el escrito de un año anterior, o cuando el artículo es en parte personal.

Reúna las facturas detalladas, la política de los libros para compras pequeñas y las cuentas donde se registran, las declaraciones de años anteriores con los escritos de elección y la lista de activos fijos.

¿Qué es el puerto seguro de minimis de $2,500 y cuál es el límite?

El puerto seguro de minimis es una elección anual que permite a un negocio deducir las compras pequeñas de propiedad tangible cuando las paga, en lugar de capitalizarlas, siempre que los libros también las registren como gasto (IRS). «Pagar» sigue el método contable: con el método de acumulación significa que la deuda se incurrió, lo que puede ocurrir en un año anterior al del pago (reglamento). El límite depende de si el negocio tiene un estado financiero aplicable.

Un estado financiero aplicable es un documento presentado ante la SEC, una auditoría certificada con informe de un CPA independiente que se usa para crédito, informes a los propietarios u otro fin importante ajeno a los impuestos, o un estado que exige una agencia del gobierno distinta del IRS o la SEC (reglamento).

El texto del reglamento todavía fija $500 para los negocios sin estado financiero aplicable, u otro monto establecido en una guía publicada. La Notice 2015-82 lo subió a $2,500 para los años fiscales que comienzan el 1 de enero de 2016 o después.

Cómo se cuenta el límite:

• La prueba se aplica por factura, o por artículo cuando la factura muestra el costo de cada uno. El ejemplo del reglamento trata diez impresoras de una misma factura como diez artículos.
• La entrega o la instalación facturadas en la misma factura cuentan para el costo del artículo. Si una factura cubre varios artículos y una entrega o instalación compartida, reparta ese costo entre los artículos con un método razonable, como en proporción al precio, y pruebe cada artículo con su parte. Los costos facturados aparte, como los honorarios de un diseñador por elegir los muebles, no hace falta sumarlos.
• Las facturas creadas para dividir en piezas bajo el límite un bien que normalmente se compra como una sola unidad pueden activar la regla antiabuso del reglamento.

¿Qué deben mostrar mis libros para calificar al puerto seguro?

Deben cumplirse tres cosas: una política que existía el primer día del año fiscal, libros que registren el artículo como gasto conforme a ella, y un costo dentro del límite (reglamento).

• Una política al inicio del año, que suele llamarse umbral de capitalización. Registra como gasto las compras por debajo de cierto monto en dólares, o los artículos con una vida útil de 12 meses o menos. Sin un estado financiero aplicable no tiene que constar por escrito; con uno, sí (IRS).
• El artículo se registra como gasto en los libros. Una laptop que figura en una cuenta de activos con depreciación registrada generalmente no pasa esta prueba.
• El costo está dentro del límite del IRS y el artículo encaja en la política. Con una política por monto en dólares, el artículo también debe costar menos que ese monto: una política que solo registra como gasto artículos por debajo de un monto bajo deja fuera del puerto seguro una laptop más cara, aunque el límite del IRS la cubriría, y una política que registra como gasto artículos «de menos de» el límite del IRS no alcanza a un artículo que cuesta exactamente el límite. Una política para artículos con vida útil de 12 meses o menos es una segunda vía, limitada igualmente por el límite del IRS; un negocio con ambas políticas aplica el puerto seguro a lo que califique en cualquiera de las dos.

Una política adoptada a mitad del año, o en el primer año del negocio, es un tema para un CPA: el reglamento exige la política al comienzo del año fiscal. Un negocio sin estado financiero aplicable puede tener una política que registre como gasto más que el límite del IRS, y el IRS indica que los artículos sobre el límite aún pueden deducirse si la política refleja claramente el ingreso.

¿Cómo hago la elección del puerto seguro de minimis?

La elección es un escrito que se adjunta a la declaración original presentada a tiempo, prórrogas incluidas, por cada año en que se hacen las compras. No es un cambio de método contable, por lo que no se usa el Form 3115 (IRS).

1. Confirme que los libros registraron como gasto cada artículo que califica, conforme a una política vigente el primer día del año.
2. Titule el escrito "Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election."
3. Indique el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal del contribuyente, y declare que hace la elección del puerto seguro de minimis conforme a la section 1.263(a)-1(f).
4. Adjúntelo a la declaración original del año en que se pagaron los montos.
5. Repítalo cada año; el escrito de un año no cubre el siguiente.

La elección abarca todos los artículos que califican y se pagan ese año, una sociedad de personas o una corporación S la hace por sí misma y no por sus propietarios, y no puede revocarse para ese año (reglamento). Un propietario único informa los montos como otros gastos en la Part V del Schedule C y en ninguna otra línea (instrucciones del Schedule C).

¿Qué deja fuera el puerto seguro y qué pasa si un artículo cuesta más que el límite?

El puerto seguro deja fuera el inventario, los terrenos y ciertas piezas de repuesto, y abarca solo propiedad tangible, así que las licencias de software y otros intangibles siguen otras reglas (reglamento). La section 263A aún puede exigir capitalizar herramientas y equipo cuyo costo pertenece a bienes que el negocio produce o compra para revender; ciertos negocios con ingresos brutos por debajo de los umbrales de la section 448(c) están exentos de la section 263A (IRS).

El límite es una prueba para el puerto seguro, no un tope de deducciones. Un artículo que lo supera no se capitaliza automáticamente (IRS): es deducible si es una reparación o un suministro, y de lo contrario se deprecia, o se deduce en el primer año mediante la section 179 o la depreciación adicional (bonus). La guía Cómo deducir equipo en el primer año explica esa decisión; para la reparación de un edificio, consulte reparación o mejora de un alquiler.

¿Puedo deducir el costo total de una computadora de trabajo que también uso para fines personales?

Una computadora que se usa solo para el negocio puede deducirse por completo si cumple las pruebas del puerto seguro; si también se usa de forma personal, solo es deducible la parte del negocio. El puerto seguro decide cuándo se deduce una compra, no cuánto: el monto debe seguir siendo un gasto ordinario y necesario del negocio (reglamento), y la parte personal de un gasto en parte personal generalmente no es deducible (Publication 334).

El límite se prueba con el monto pagado por factura o por artículo (reglamento), así que una segunda computadora se mide por sí sola, según lo que se pagó por ella, y solo es deducible su parte de negocio (Publication 334). El equipo de fotografía y de grabación de video es propiedad listada (listed property) cuando es de un tipo que se usa generalmente para entretenimiento, recreación o diversión, salvo que se use exclusivamente en el establecimiento habitual del negocio o en relación con su actividad principal (reglamento). La propiedad listada exige registros de su costo y de su uso comercial aunque el puerto seguro la deduzca (reglamento), además de una prueba de uso comercial para la section 179 y la depreciación (Publication 946). La guía Gastos de uso mixto explica cómo calcular el porcentaje.

¿Cómo cambio una cuenta de activo a una cuenta de gasto en los libros?

Traslade el costo de la cuenta de activo a una cuenta de gasto con un asiento contable y luego revierta la depreciación ya registrada. Hágalo solo cuando el artículo se compró en el año para el que se hace la elección y califica según la política. Un artículo comprado en un año anterior se evaluó en ese año, porque la elección abarca los montos pagados durante el año para el que se hace.

1. Revise el artículo: debe estar dentro del límite del IRS y calificar según la política (su monto en dólares o su regla de vida útil de 12 meses), con la política vigente el primer día del año.
2. Cargue la cuenta de gasto y abone la cuenta de activo por el costo del artículo.
3. Si se registró depreciación, reviértala: cargue la depreciación acumulada y abone el gasto por depreciación por el mismo monto, en el mismo año. Si se registró en un año anterior ya cerrado, el asiento y su efecto en los años previos requieren la revisión de un CPA.
4. Retire el artículo de la lista de activos fijos.
5. Anote la política y su monto en dólares para la declaración del año próximo.

Haga la corrección antes de presentar la declaración, para que ambas coincidan. Si el año está cerrado o ya se presentó, el reglamento no dice hasta cuándo se puede corregir los libros para la prueba del puerto seguro, y cambiar los libros de un año ya presentado puede implicar una declaración enmendada; consulte gastos sin categorizar antes de la temporada de impuestos.

Un artículo registrado como gasto contra la política contable va en sentido contrario: a una cuenta de activo, con la depreciación desde que se pone en servicio. Aun así, los libros y la declaración pueden diferir por una buena razón, como la section 179 o la depreciación adicional (bonus) en un artículo que los libros capitalizan; el Schedule M-1 de una corporación concilia el ingreso según los libros con el ingreso según la declaración (instrucciones del Form 1120). Lleve una columna fiscal y una columna contable en la lista de activos fijos; consulte cómo reconstruir un programa de depreciación perdido.

Olvidé la elección este año: ¿qué opciones tengo?

El reglamento exige el escrito con la declaración original presentada a tiempo. Dice que la elección no puede hacerse mediante un cambio de método contable ni con una declaración enmendada antes de que el Commissioner consienta una elección tardía (reglamento). La página del IRS sobre propiedad tangible describe solo el escrito presentado a tiempo y no ofrece una solución posterior.

El alivio por elección tardía proviene de dos reglamentos a los que remite la regla de la elección:

• Seis meses automáticos. La section 301.9100-2(b) da seis meses desde la fecha de vencimiento original de la declaración, sin contar las prórrogas, para hacer una elección reglamentaria que se debe presentar con la declaración, si esta se presentó a tiempo. La elección de minimis es de esa clase, y su regla remite a las secciones 301.9100-1 a 301.9100-3 para las prórrogas de plazo. Lo que se presenta es una declaración enmendada con el escrito, marcada arriba con «FILED PURSUANT TO § 301.9100-2» y enviada al lugar donde habría ido una presentación a tiempo. No se necesita una solicitud de resolución ni pagar una tarifa, pero la declaración de cada año afectado debe ser coherente con la elección. La propia regla de la elección prohíbe una declaración enmendada antes de que el Commissioner consienta una elección tardía, y ninguna fuente dice si esta prórroga automática cuenta como ese consentimiento; por eso, un CPA debe confirmarlo antes de que alguien dependa de ella.
• Una solicitud de consentimiento. La section 301.9100-3 cubre otros casos. Es una solicitud de resolución (letter ruling) con una tarifa, que se concede cuando el contribuyente actuó de forma razonable y de buena fe y no se perjudican los intereses del Gobierno.

Sin la elección, los artículos de $200 o menos generalmente son suministros y el resto generalmente se capitaliza y se deprecia. La section 179 puede elegirse en una declaración enmendada presentada dentro del plazo que permite la ley (instrucciones del Form 4562), y la depreciación adicional (bonus) aplica a menos que el negocio opte por no usarla; consulte cómo deducir equipo en el primer año.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses y ninguno de los negocios tiene un estado financiero aplicable.

Una laptop y un monitor en facturas separadas

Una diseñadora independiente compra una laptop de $1,800 y un monitor de $900 en facturas separadas. Sus libros tienen una política, desde el primer día del año, de registrar como gasto las compras de menos de $2,500, ambos artículos se registran en una cuenta de gasto, y la diseñadora adjunta el escrito de elección a la declaración presentada a tiempo. Cada artículo está por debajo del límite, así que ambos pueden deducirse como otros gastos en el Schedule C si son costos ordinarios y necesarios del negocio.

Al año siguiente, la diseñadora compra una tableta de $2,000 y no incluye el escrito en la declaración. La elección del primer año no se traslada, así que la tableta queda fuera del puerto seguro ese año.

Una sierra que supera el límite

Un contratista compra una sierra de $3,800. Supera el límite, así que el puerto seguro no aplica y deciden las reglas normales. Una sierra que dura años generalmente se capitaliza y se deprecia, lo que reparte el costo; la section 179 o la depreciación adicional (bonus) pueden deducirla en el primer año si la sierra califica.

Una tableta registrada como activo

Una consultora paga $2,000 por una tableta, la registra en una cuenta de equipo y la deprecia, mientras que la declaración la deduce. Los libros y la declaración no coinciden. Si la deducción de la declaración se basa en la section 179 o en la depreciación adicional (bonus), la diferencia puede mantenerse. Si se basa en el puerto seguro, los libros deben registrar la tableta como gasto: con una política de registrar como gasto los artículos de menos de $2,500 vigente el primer día del año y la declaración aún sin presentar, la consultora traslada los $2,000 a una cuenta de gasto, revierte la depreciación y adjunta el escrito de elección; entonces ambos coinciden. Sin esa política, la tableta queda fuera del puerto seguro, y la declaración aún puede deducirla en el primer año si aplica la section 179 o la depreciación adicional (bonus); consulte la guía sobre equipo.

¿Su caso es distinto?

• Sus compras suman decenas de miles de dólares en un año, o hay artículos sobre el límite: cada año deciden la section 179, la depreciación adicional (bonus) o la depreciación regular. Lea cómo deducir equipo en el primer año y comprar equipo antes del cierre del año, y clasifique cada artículo como gasto o activo con ayuda contable.
• Los libros y la declaración tratan de forma distinta los mismos artículos: concilie la lista de activos fijos y las cuentas de gasto con la declaración mediante ayuda contable y cómo reconstruir un programa de depreciación perdido.
• Un preparador anterior nunca hizo la elección, o usted omitió un año: que una elección tardía esté disponible depende de los hechos; pida que revisen juntos los libros y la declaración presentada de cada año con ayuda contable.
• Una compra de fin de año mezcla uso personal y de negocio: compare la factura o el artículo con el límite según lo que pagó, y deduzca solo la parte del negocio, que se calcula con gastos de uso mixto; haga que los libros y la declaración coincidan en cada artículo con ayuda contable.
• La compra es una reparación o mejora de un edificio de alquiler: consulte reparación o mejora de un alquiler.
• El dinero se gastó antes de abrir el negocio: consulte costos de arranque de una LLC o un propietario único.