Porto seguro de minimis: despesa ou ativo em compras pequenas

Devo lançar um notebook, celular ou ferramenta como despesa ou registrá-lo como ativo?

Um notebook, celular ou ferramenta cuja utilidade se estende bem além de um ano geralmente é capitalizado: registrado como ativo e deduzido por meio da depreciação (Publication 334; instruções do Schedule C). Três regras ainda podem levar o custo para a declaração deste ano, conforme o preço de cada item.

A opção é anual e vale para todos os itens qualificados pagos naquele ano, então você não pode escolher um notebook e deixar outro de fora.

Um caso deixa de ser simples quando as compras chegam a dezenas de milhares de dólares no ano ou incluem itens acima do limite, quando a escrituração contábil mantém o item como ativo ou o trata de forma diferente da declaração, quando não havia política para compras pequenas no primeiro dia do ano, quando a declaração de um ano anterior nunca foi entregue, ou quando o item é em parte pessoal.

Reúna as faturas detalhadas, a política da escrituração contábil para compras pequenas e as contas em que elas são lançadas, as declarações de anos anteriores com as declarações de opção e a lista de ativos imobilizados.

O que é o porto seguro de minimis de $2.500 e qual é o limite?

O porto seguro de minimis (de minimis safe harbor) é uma opção anual que permite a uma empresa nos EUA deduzir compras pequenas de bens tangíveis quando pagas, em vez de capitalizá-las, se a escrituração contábil também as lançar como despesa (IRS). “Pago” segue o método contábil: no regime de competência significa que a obrigação foi incorrida, o que pode cair em um ano anterior ao do pagamento (regulamento). O limite depende de a empresa ter ou não uma demonstração financeira aplicável (applicable financial statement).

Uma demonstração financeira aplicável é um relatório entregue à SEC (a comissão de valores mobiliários dos EUA), uma auditoria certificada com relatório de um CPA (contador público habilitado) independente usada para crédito, para prestar contas aos proprietários ou para outra finalidade relevante que não seja fiscal, ou uma demonstração exigida por um órgão do governo que não seja o IRS nem a SEC (regulamento).

O texto do regulamento ainda indica $500 para empresas sem demonstração financeira aplicável, ou outro valor definido em orientação publicada. A Notice 2015-82 elevou esse valor para $2.500 nos anos fiscais iniciados em 1º de janeiro de 2016 ou depois.

Como o limite é contado:

• O teste vale por fatura, ou por item quando a fatura mostra o custo de cada item. O exemplo do regulamento trata dez impressoras na mesma fatura como dez itens.
• A entrega ou a instalação cobrada na mesma fatura entra no custo do item. Se uma fatura cobre vários itens e uma entrega ou instalação em comum, divida esse custo entre os itens por um método razoável, como proporcionalmente ao preço, e teste cada item com a sua parte. Custos cobrados em outra fatura, como os honorários de um designer que escolheu os móveis, não precisam ser somados.
• Faturas criadas para dividir em partes abaixo do limite um bem que normalmente se compra como uma só unidade podem acionar a regra antiabuso do regulamento.

O que a escrituração contábil deve mostrar para eu me qualificar ao porto seguro?

Três condições devem valer: uma política que já existia no primeiro dia do ano fiscal, a escrituração contábil lançando o item como despesa de acordo com ela, e um custo dentro do limite (regulamento).

• Uma política no início do ano, muitas vezes chamada de limite de capitalização. Ela lança como despesa as compras abaixo de um valor em dólares, ou os itens com vida útil de 12 meses ou menos. Sem uma demonstração financeira aplicável, ela não precisa ser escrita; com uma, precisa (IRS).
• O item é lançado como despesa na escrituração contábil. Um notebook mantido em uma conta de ativo, com depreciação lançada contra ele, geralmente não passa nesse teste.
• O custo está dentro do limite do IRS e o item se enquadra na política. Numa política com valor em dólares, o item também precisa custar menos que esse valor: uma política que lança como despesa só itens abaixo de um valor baixo deixa um notebook mais caro fora do porto seguro, mesmo que o limite do IRS o cobrisse, e uma política que lança como despesa itens “abaixo de” o limite do IRS não alcança um item que custa exatamente o limite. Uma política para itens com vida útil de 12 meses ou menos é um segundo caminho, ainda limitado pelo teto do IRS; uma empresa com as duas políticas aplica o porto seguro ao que se qualificar por qualquer uma delas.

Uma política adotada no meio do ano, ou no primeiro ano da empresa, é assunto para um CPA: o regulamento exige a política no início do ano fiscal. Uma empresa sem demonstração financeira aplicável pode ter uma política que lança como despesa mais do que o limite do IRS, e o IRS afirma que itens acima do limite ainda podem ser deduzidos se a política refletir claramente a renda.

Como faço a opção pelo porto seguro de minimis?

A opção é uma declaração anexada à declaração original entregue no prazo, prorrogações incluídas, para cada ano em que as compras são feitas. Não é uma mudança de método contábil, então o Form 3115 (pedido de mudança de método contábil) não é usado (IRS).

1. Confirme que a escrituração contábil lançou como despesa cada item qualificado, conforme uma política em vigor no primeiro dia do ano.
2. Dê à declaração o título “Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election”.
3. Informe o nome, o endereço e o número de identificação fiscal do contribuinte, e declare que o contribuinte está fazendo a opção pelo porto seguro de minimis conforme a seção 1.263(a)-1(f).
4. Anexe-a à declaração original do ano em que os valores foram pagos.
5. Repita todos os anos; a declaração de um ano não vale para o seguinte.

A opção cobre todos os itens qualificados pagos naquele ano, uma sociedade de pessoas ou corporação S a faz em nome próprio e não em nome dos proprietários, e ela não pode ser revogada para aquele ano (regulamento). Um empresário individual informa os valores como outras despesas na Parte V do Schedule C, e em nenhuma outra linha (instruções do Schedule C).

O que o porto seguro deixa de fora, e se um item custar mais que o limite?

O porto seguro deixa de fora estoque, terrenos e certas peças de reposição, e cobre apenas bens tangíveis; licenças de software e outros bens intangíveis seguem outras regras (regulamento). A seção 263A ainda pode exigir a capitalização de ferramentas e equipamentos cujo custo pertence a bens que a empresa produz ou compra para revenda; certas empresas com receita bruta abaixo dos limites da seção 448(c) estão isentas da seção 263A (IRS).

O limite é um teste do porto seguro, não um teto para deduções. Um item acima dele não é capitalizado automaticamente (IRS): ele é dedutível se for um reparo ou um suprimento, e caso contrário é depreciado, ou deduzido no primeiro ano pela seção 179 ou pela depreciação especial. O guia como deduzir equipamentos no primeiro ano trata dessa escolha; para o reparo de um prédio, veja reparo ou melhoria em imóvel de aluguel.

Posso deduzir o custo inteiro de um computador de trabalho que também uso para fins pessoais?

Um computador usado só para a empresa pode ser deduzido por inteiro se passar nos testes do porto seguro; se também for usado para fins pessoais, só a parte comercial é dedutível. O porto seguro decide quando a compra é deduzida, não quanto: o valor ainda precisa ser uma despesa comercial ordinária e necessária (regulamento), e a parte pessoal de uma despesa parcialmente pessoal geralmente não é dedutível (Publication 334).

O limite é testado sobre o valor pago por fatura ou por item (regulamento), então um segundo computador é medido por si só, pelo que foi pago por ele, e só a sua parte comercial é dedutível (Publication 334). Equipamentos de fotografia e gravação de vídeo são bens listados (listed property) quando são de um tipo geralmente usado para entretenimento, lazer ou diversão, a menos que sejam usados exclusivamente no estabelecimento regular da empresa ou em ligação com a sua atividade principal (regulamento). Bens listados exigem registros do custo e do uso comercial mesmo quando o porto seguro os deduz (regulamento), e um teste de uso comercial para a seção 179 e a depreciação (Publication 946). O guia despesas de uso misto mostra como calcular o percentual.

Como passo uma conta de ativo para uma conta de despesa na escrituração contábil?

Mova o custo da conta de ativo para uma conta de despesa com um lançamento contábil e depois estorne qualquer depreciação já lançada. Faça isso só quando o item foi comprado no ano para o qual a opção é feita e se qualifica pela política. Um item comprado em um ano anterior foi testado naquele ano, porque a opção cobre os valores pagos durante o ano para o qual é feita.

1. Verifique o item: dentro do limite do IRS e qualificado pela política (o valor em dólares ou a regra de vida útil de 12 meses), com a política em vigor no primeiro dia do ano.
2. Debite a conta de despesa e credite a conta de ativo pelo custo do item.
3. Se a depreciação foi lançada, estorne-a: debite a depreciação acumulada e credite a despesa de depreciação pelo mesmo valor, no mesmo ano. Se ela foi lançada em um ano anterior já encerrado, o lançamento e o efeito nos anos anteriores precisam da revisão de um CPA.
4. Retire o item da lista de ativos imobilizados.
5. Registre por escrito a política e o seu valor em dólares para a declaração do ano que vem.

Faça a correção antes de entregar a declaração, para que as duas coincidam. Se o ano já está encerrado ou entregue, o regulamento não diz até quando uma correção da escrituração contábil pode ser feita para o teste do porto seguro, e mudar a escrituração de um ano já entregue pode exigir uma declaração retificadora; veja despesas sem categoria antes da época de impostos.

Um item lançado como despesa contra a política da escrituração segue o caminho contrário: vai para uma conta de ativo, com a depreciação começando quando ele é colocado em uso. A escrituração e a declaração ainda podem diferir por bons motivos, como a seção 179 ou a depreciação especial sobre um item que a escrituração capitaliza; o Schedule M-1 de uma corporação concilia a renda segundo a escrituração com a renda segundo a declaração (instruções do Form 1120). Mantenha uma coluna fiscal e uma coluna contábil na lista de ativos imobilizados; veja como reconstruir uma tabela de depreciação perdida.

Esqueci a opção neste ano: quais são as minhas alternativas?

O regulamento exige a declaração junto com a declaração original entregue no prazo. Ele diz que a opção não pode ser feita por uma mudança de método contábil, nem por uma declaração retificadora antes de o Commissioner (o chefe do IRS) consentir com uma opção tardia (regulamento). A página do IRS sobre bens tangíveis descreve apenas a declaração entregue no prazo e não indica correção posterior.

O alívio para opção tardia vem de dois regulamentos para os quais a regra da opção remete:

• Seis meses automáticos. A seção 301.9100-2(b) dá seis meses a partir do vencimento original da declaração, sem contar prorrogações, para fazer uma opção regulatória devida junto com a declaração, se a declaração foi entregue no prazo. A opção pelo porto seguro de minimis é uma opção desse tipo, e a sua regra remete às seções 301.9100-1 a 301.9100-3 para prorrogações de prazo. O que se entrega é uma declaração retificadora com a declaração de opção, marcada no topo com “FILED PURSUANT TO § 301.9100-2” e enviada ao local onde uma entrega no prazo teria ido. Não é preciso pedido de decisão nem taxa de serviço, mas a declaração de todos os anos afetados deve ser coerente com a opção. A própria regra da opção proíbe uma declaração retificadora antes de o Commissioner consentir com uma opção tardia, e nenhuma fonte diz se essa prorrogação automática conta como esse consentimento, então um CPA deve confirmar antes que alguém conte com ela.
• Um pedido de consentimento. A seção 301.9100-3 cobre os outros casos. É um pedido de decisão formal (letter ruling) com taxa de serviço, concedido quando o contribuinte agiu de forma razoável e de boa-fé e os interesses do governo não são prejudicados.

Sem a opção, os itens de $200 ou menos geralmente são suprimentos, e os demais geralmente são capitalizados e depreciados. A seção 179 pode ser escolhida em uma declaração retificadora entregue dentro do prazo permitido por lei (instruções do Form 4562), e a depreciação especial se aplica a menos que a empresa opte por não usá-la; veja como deduzir equipamentos no primeiro ano.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos, e nenhuma das empresas tem uma demonstração financeira aplicável.

Um notebook e um monitor em faturas separadas

Uma designer autônoma compra um notebook de US$1.800 e um monitor de US$900 em faturas separadas. A escrituração contábil tem, desde o primeiro dia do ano, uma política de lançar como despesa compras abaixo de US$2.500, os dois itens são lançados em uma conta de despesa, e a designer anexa a declaração de opção à declaração entregue no prazo. Cada item está abaixo do limite, então os dois podem ser deduzidos como outras despesas no Schedule C, se forem custos comerciais ordinários e necessários.

No ano seguinte, a designer compra um tablet de US$2.000 e deixa a declaração de opção fora da declaração de imposto de renda. A opção do primeiro ano não vale para o seguinte, então o tablet fica fora do porto seguro naquele ano.

Uma serra acima do limite

Um empreiteiro compra uma serra de US$3.800. Ela está acima do limite, então o porto seguro não se aplica e as regras normais decidem. Uma serra que dura anos geralmente é capitalizada e depreciada, o que distribui o custo; a seção 179 ou a depreciação especial pode deduzi-la no primeiro ano, se a serra se qualificar.

Um tablet registrado como ativo

Um consultor paga US$2.000 por um tablet, lança-o em uma conta de equipamentos e o deprecia, enquanto a declaração o deduz. A escrituração contábil e a declaração não coincidem. Se a dedução da declaração se apoia na seção 179 ou na depreciação especial, a diferença pode ficar. Se ela se apoia no porto seguro, a escrituração precisa lançar o tablet como despesa: com uma política de lançar como despesa itens abaixo de US$2.500 em vigor no primeiro dia do ano e a declaração ainda não entregue, o consultor move os US$2.000 para uma conta de despesa, estorna a depreciação e anexa a declaração de opção; as duas passam a coincidir. Sem essa política, o tablet fica fora do porto seguro, e a declaração ainda pode deduzi-lo no primeiro ano se a seção 179 ou a depreciação especial se aplicar; veja o guia sobre equipamentos.

E no seu caso?

• As compras chegam a dezenas de milhares de dólares no ano, ou há itens acima do limite: a seção 179, a depreciação especial ou a depreciação regular decide a cada ano. Leia como deduzir equipamentos no primeiro ano e comprar equipamentos antes do fim do ano, e classifique cada item como despesa ou ativo com a ajuda de escrituração contábil.
• A escrituração e a declaração tratam os mesmos itens de forma diferente: concilie a lista de ativos imobilizados e as contas de despesa com a declaração usando a ajuda de escrituração contábil e como reconstruir uma tabela de depreciação perdida.
• Um preparador anterior nunca fez a opção, ou você perdeu um ano: a possibilidade de uma opção tardia depende dos fatos, então peça a revisão conjunta da escrituração e da declaração entregue de cada ano com a ajuda de escrituração contábil.
• Uma compra de fim de ano mistura uso pessoal e comercial: teste a fatura ou o item contra o limite pelo valor pago e deduza só a parte comercial, calculada com despesas de uso misto; faça a escrituração e a declaração coincidirem em cada item com a ajuda de escrituração contábil.
• A compra é um reparo ou melhoria em um prédio de aluguel: use reparo ou melhoria em imóvel de aluguel.
• O dinheiro foi gasto antes de a empresa abrir: veja custos de abertura de uma LLC ou empresa individual.