소액 세이프하버: 비용 처리할까, 자산으로 잡을까

노트북, 휴대폰, 공구는 비용 처리해야 하나요, 자산으로 잡아야 하나요?

사용 기간이 한 해를 크게 넘는 노트북, 휴대폰, 공구는 일반적으로 자산으로 잡습니다. 자산으로 등록하고 감가상각을 통해 여러 해에 나누어 공제하는 방식입니다(Publication 334; Schedule C 작성 안내). 다만 품목별 가격에 따라, 그 비용을 이번 해 신고서에 올릴 수 있는 규칙이 세 가지 있습니다.

이 선택은 매년 하며, 그해에 지급한 요건 충족 품목 모두에 적용됩니다. 그래서 노트북 한 대만 고르고 다른 한 대는 빼는 식으로는 할 수 없습니다.

다음에 해당하면 단순한 경우가 아닙니다. 한 해 구매액이 수만 달러에 이르거나 한도를 넘는 품목이 있는 경우, 장부에서 해당 품목을 자산으로 올렸거나 신고서와 다르게 처리한 경우, 연초 첫날에 소액 구매 방침이 없었던 경우, 이전 연도 명세서를 제출하지 않은 경우, 품목이 일부 개인용인 경우입니다.

준비할 자료는 다음과 같습니다. 품목별로 나뉜 청구서, 장부의 소액 구매 방침과 그 비용이 기록되는 계정, 선택 명세서가 포함된 이전 연도 신고서, 고정자산 목록입니다.

$2,500 소액 세이프하버란 무엇이고, 한도는 얼마인가요?

소액 세이프하버는 매년 하는 선택 신고입니다. 장부에서도 비용으로 처리했다면, 소액 유형 재산 구입비를 자산으로 잡지 않고 지급한 때 공제할 수 있습니다(IRS). 여기서 "지급"은 회계 방식에 따릅니다. 발생주의 방식에서는 채무가 발생한 때를 뜻하며, 실제 지급한 해보다 앞선 해가 될 수 있습니다(규정). 한도는 사업체에 적용 재무제표가 있는지에 따라 달라집니다.

적용 재무제표는 다음 중 하나입니다. SEC(미국 증권거래위원회)에 제출하는 재무제표, 독립적인 CPA(공인회계사)의 보고서가 붙은 감사받은 재무제표로 대출, 소유주 보고, 그 밖에 세금과 무관한 중요한 목적에 쓰이는 것, 또는 IRS와 SEC 이외의 정부 기관이 요구하는 재무제표입니다(규정).

규정 본문에는 지금도 적용 재무제표가 없는 사업체의 한도가 $500(또는 공개 지침에서 정한 다른 금액)으로 적혀 있습니다. Notice 2015-82는 2016년 1월 1일 또는 그 이후에 시작하는 과세연도부터 이 한도를 $2,500 수준으로 올렸습니다.

한도를 계산하는 방법:

• 판단 기준은 청구서 한 장당이며, 청구서에 품목별 비용이 나와 있으면 품목당입니다. 규정의 예시는 한 청구서에 적힌 프린터 10대를 10개 품목으로 봅니다.
• 같은 청구서에 함께 청구된 배송비나 설치비는 품목 비용에 포함됩니다. 청구서 한 장에 여러 품목과 공동 배송비·설치비가 함께 있으면, 그 비용을 가격 비율 등 합리적인 방법으로 품목에 나누고 각 품목에 배분된 몫을 더해 판단합니다. 별도 청구서로 받은 비용(예: 가구 선택을 맡은 디자이너의 수수료)은 더하지 않아도 됩니다.
• 원래 한 세트로 사는 물건을 한도 아래로 쪼개려고 따로 만든 청구서는 규정의 남용 방지 규칙에 걸릴 수 있습니다.

세이프하버를 적용받으려면 장부에 무엇이 있어야 하나요?

세 가지 조건을 모두 충족해야 합니다. 과세연도 첫날에 이미 있던 방침, 그 방침에 따라 품목을 비용으로 처리한 장부, 한도 이내의 비용입니다(규정).

• 연초에 이미 있는 방침입니다. 흔히 자본화 기준(capitalization threshold)이라고 부릅니다. 일정 금액 미만의 구매나 사용 가능 기간이 12개월 이하인 품목을 비용으로 처리한다는 내용입니다. 적용 재무제표가 없으면 서면일 필요는 없지만, 있으면 서면이어야 합니다(IRS).
• 장부에서 해당 품목을 비용으로 처리해야 합니다. 노트북을 자산 계정에 올리고 감가상각을 기록했다면 일반적으로 이 요건을 충족하지 못합니다.
• 비용이 IRS 한도 이내이고, 품목이 방침에도 맞아야 합니다. 금액 기준 방침이라면 품목 비용이 그 금액 미만이어야 합니다. 낮은 금액 미만만 비용 처리하는 방침이면 IRS 한도에 들어가는 비싼 노트북도 세이프하버 밖에 놓이고, IRS 한도 "미만"의 품목을 비용 처리하는 방침이면 비용이 한도와 정확히 같은 품목에는 적용되지 않습니다. 사용 가능 기간이 12개월 이하인 품목을 대상으로 하는 방침은 두 번째 방법이며, 이 경우에도 IRS 한도가 상한입니다. 두 방침이 모두 있는 사업체는 둘 중 하나에 해당하는 품목에 세이프하버를 적용합니다.

연중에 도입한 방침이나 사업 첫해의 방침은 CPA와 상의할 사항입니다. 규정은 과세연도 초에 방침이 있어야 한다고 정하기 때문입니다. 적용 재무제표가 없는 사업체는 IRS 한도보다 큰 금액까지 비용 처리하는 방침을 갖고 있을 수 있으며, IRS는 그 방침이 소득을 분명하게 반영하면 한도를 넘는 품목도 공제될 수 있다고 설명합니다.

소액 세이프하버 선택은 어떻게 하나요?

선택은 구매한 해마다, 연장 기한을 포함한 기한 내에 제출하는 최초 신고서에 명세서를 첨부하는 방식으로 합니다. 회계 방식 변경이 아니므로 Form 3115(회계 방식 변경 신청서)는 사용하지 않습니다(IRS).

1. 연초 첫날에 있던 방침에 따라 장부에서 요건을 충족하는 품목을 모두 비용으로 처리했는지 확인합니다.
2. 명세서 제목을 다음과 같이 붙입니다. "Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election."
3. 납세자의 이름, 주소, 납세자 식별번호(TIN)를 적고, 납세자가 section 1.263(a)-1(f)에 따라 소액 세이프하버 선택을 한다고 밝힙니다.
4. 금액을 지급한 해의 최초 신고서에 첨부합니다.
5. 매년 반복해야 합니다. 한 해의 명세서는 다음 해에 적용되지 않습니다.

선택은 그해에 지급한 요건 충족 품목 모두에 적용되고, 파트너십이나 S corporation은 소유주가 아니라 사업체 자신이 선택하며, 해당 연도에는 취소할 수 없습니다(규정). 개인사업자는 이 금액을 Schedule C의 Part V에 기타 비용(other expenses)으로 신고하고, 다른 줄에는 신고하지 않습니다(Schedule C 작성 안내).

세이프하버가 적용되지 않는 것은 무엇이고, 한도를 넘는 품목은 어떻게 하나요?

세이프하버는 재고, 토지, 일부 예비 부품에는 적용되지 않으며 유형 재산에만 적용됩니다. 따라서 소프트웨어 라이선스 같은 무형자산은 다른 규정을 따릅니다(규정). 또한 사업체가 생산하거나 재판매용으로 사는 재산에 비용이 속하는 공구와 장비는 section 263A에 따라 여전히 자산으로 잡아야 할 수 있습니다. 총수입이 section 448(c) 기준액 미만인 일부 사업체는 section 263A가 면제됩니다(IRS).

이 한도는 세이프하버를 적용받기 위한 기준이지 공제 상한이 아닙니다. 한도를 넘는 품목이 자동으로 자산이 되는 것은 아닙니다(IRS). 수리비나 소모품에 해당하면 공제되고, 그렇지 않으면 감가상각하거나 section 179 공제 또는 보너스 감가상각으로 첫해에 공제합니다. 이 선택은 장비 구입비를 첫해에 공제하기에서 다룹니다. 건물 수리는 임대 부동산의 수리비와 개량비를 참고하세요.

개인 용도로도 쓰는 업무용 컴퓨터의 비용 전체를 공제할 수 있나요?

사업에만 쓰는 컴퓨터는 세이프하버 요건을 충족하면 전액 공제할 수 있습니다. 개인 용도로도 쓰면 사업에 쓴 비율만 공제됩니다. 세이프하버가 정하는 것은 구입비를 언제 공제하느냐이지 얼마를 공제하느냐가 아닙니다. 금액은 여전히 사업상 통상적이고 필요한 비용이어야 하고(규정), 일부가 개인용인 비용 중 개인용 부분은 일반적으로 공제되지 않습니다(Publication 334).

한도는 청구서당 또는 품목당 실제 지급한 금액으로 판단합니다(규정). 그래서 두 번째 컴퓨터는 따로 지급한 금액으로 따로 판단하며, 사업에 쓴 비율만 공제됩니다(Publication 334). 사진·영상 촬영 장비는 일반적으로 오락이나 여가에 쓰는 종류이면 listed property(사업 외 용도로 쓰기 쉬워 사용 기록이 필요한 자산)입니다. 다만 사업장 안에서만 쓰거나 주된 사업과 관련해서만 쓰는 경우는 제외됩니다(규정). listed property는 세이프하버로 공제하더라도 비용과 업무 사용에 대한 기록이 필요하고(규정), section 179 공제와 감가상각에는 업무 사용 비율 요건도 있습니다(Publication 946). 비율을 구하는 방법은 사업과 개인 혼용 비용의 사업 비율에서 설명합니다.

장부에서 자산 계정을 비용 계정으로 바꾸려면 어떻게 하나요?

분개로 비용을 자산 계정에서 비용 계정으로 옮기고, 이미 기록한 감가상각이 있으면 취소합니다. 선택을 하는 해에 구입했고 방침에 맞는 품목에만 이렇게 합니다. 이전 연도에 구입한 품목은 그해 기준으로 이미 판단했습니다. 선택은 그 선택을 하는 해에 지급한 금액에만 적용되기 때문입니다.

1. 품목을 확인합니다. IRS 한도 이내이고, 방침(금액 기준 또는 12개월 사용 가능 기간 기준)에 맞으며, 그 방침이 연초 첫날에 있어야 합니다.
2. 품목 비용만큼 비용 계정에 차변, 자산 계정에 대변을 기록합니다.
3. 감가상각을 기록했다면 취소합니다. 같은 해에, 같은 금액으로 감가상각누계액에 차변, 감가상각비에 대변을 기록합니다. 이미 마감한 이전 연도에 기록했다면 그 분개와 이전 연도에 미치는 영향은 CPA의 검토가 필요합니다.
4. 고정자산 목록에서 해당 품목을 뺍니다.
5. 다음 해 신고서를 위해 방침과 그 금액 기준을 문서로 남겨 둡니다.

신고서를 제출하기 전에 정정해서 장부와 신고서가 일치하게 합니다. 해당 연도가 이미 마감됐거나 신고서를 제출했다면, 규정은 세이프하버 요건과 관련해서 장부를 얼마나 늦게까지 정정할 수 있는지 정하고 있지 않습니다. 제출한 해의 장부를 바꾸면 수정 신고서가 필요할 수 있습니다. 세금 신고 전 미분류 비용 정리를 참고하세요.

장부 방침에 어긋나게 비용 처리한 품목은 반대로 처리합니다. 자산 계정으로 옮기고, 사업에 사용하기 시작한 때부터 감가상각을 시작합니다. 장부와 신고서가 정당한 이유로 다를 수도 있습니다. 예를 들어 장부에서는 자산으로 잡은 품목에 신고서에서는 section 179 공제나 보너스 감가상각을 적용하는 경우입니다. 미국 법인은 Schedule M-1에서 장부상 소득과 신고서상 소득을 맞춥니다(Form 1120 작성 안내). 고정자산 목록에는 세무용 열과 장부용 열을 따로 두세요. 없어진 감가상각표 다시 만들기를 참고하세요.

올해 선택 신고를 깜빡했습니다. 어떻게 할 수 있나요?

규정은 기한 내에 제출하는 최초 신고서에 명세서를 첨부하도록 요구합니다. 또한 회계 방식 변경으로는 이 선택을 할 수 없고, IRS 국세청장(Commissioner)이 늦은 선택을 승인하기 전에는 수정 신고서로도 할 수 없다고 정합니다(규정). IRS의 유형 재산 안내 페이지는 기한 내 명세서만 설명하며, 나중에 바로잡는 방법은 제시하지 않습니다.

늦은 선택 구제는 선택 규정이 가리키는 두 가지 규정에서 나옵니다.

• 자동 6개월. Section 301.9100-2(b)는 신고서를 기한 내에 제출한 경우, 신고서와 함께 해야 하는 규정상 선택(regulatory election)을 원래 제출 기한부터 6개월 안에 할 수 있게 합니다. 연장 기한은 계산에 넣지 않습니다. 소액 세이프하버 선택이 이런 종류의 선택이며, 그 규정도 기한 연장에 관해 sections 301.9100-1부터 301.9100-3까지를 가리킵니다. 제출 방식은 명세서를 붙인 수정 신고서입니다. 맨 위에 "FILED PURSUANT TO § 301.9100-2"라고 적고, 기한 내 제출이었다면 보냈을 곳으로 보냅니다. 별도의 사전 판단 요청(ruling request)이나 수수료는 필요 없지만, 영향받는 모든 연도의 신고서가 이 선택과 일치해야 합니다. 선택 규정 자체가 IRS 국세청장이 늦은 선택을 승인하기 전의 수정 신고서를 막고 있고, 이 자동 연장이 그 승인에 해당하는지 밝힌 자료가 없으므로, 의지하기 전에 CPA에게 확인해야 합니다.
• 승인 요청. Section 301.9100-3는 그 밖의 경우를 다룹니다. 수수료를 내는 서신 판단(letter ruling) 요청이며, 납세자가 합리적으로 선의로 행동했고 정부의 이익이 침해되지 않을 때 승인됩니다.

선택을 하지 않으면 $200 이하 품목은 일반적으로 소모품으로 보고, 나머지는 일반적으로 자산으로 잡아 감가상각합니다. section 179 공제는 법이 허용하는 기간 안에 제출하는 수정 신고서로 선택할 수 있고(Form 4562 작성 안내), 보너스 감가상각은 사업체가 적용을 거부하지 않는 한 적용됩니다. 장비 구입비를 첫해에 공제하기를 참고하세요.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며, 모든 금액은 미국 달러이고, 어느 사업체에도 적용 재무제표가 없습니다.

노트북과 모니터를 각각 다른 청구서로 구입한 경우

자영업 디자이너가 $1,800짜리 노트북과 $900짜리 모니터를 서로 다른 청구서로 구입합니다. 장부에는 연초 첫날부터 $2,500 미만의 구매를 비용 처리하는 방침이 있었고, 두 품목 모두 비용 계정에 기록했으며, 디자이너는 기한 내 제출하는 신고서에 선택 명세서를 첨부합니다. 두 품목 모두 한도 미만이므로, 사업상 통상적이고 필요한 비용이라면 둘 다 Schedule C의 기타 비용으로 공제할 수 있습니다.

다음 해에 디자이너가 $2,000짜리 태블릿을 구입하고 신고서에 명세서를 빠뜨립니다. 첫해의 선택은 이월되지 않으므로, 그해에는 이 태블릿이 세이프하버 밖에 놓입니다.

한도를 넘는 톱

시공업자가 $3,800짜리 톱을 구입합니다. 한도를 넘으므로 세이프하버가 적용되지 않고 일반 규정에 따라 판단합니다. 여러 해 쓰는 톱은 일반적으로 자산으로 잡아 감가상각하며, 비용이 여러 해에 나뉩니다. 톱이 요건을 갖추면 section 179 공제나 보너스 감가상각으로 첫해에 공제할 수도 있습니다.

자산으로 기록한 태블릿

컨설턴트가 태블릿에 $2,000을 지급하고 장비 계정에 올려 감가상각했는데, 신고서에서는 이를 공제합니다. 장부와 신고서가 다릅니다. 신고서의 공제가 section 179 공제나 보너스 감가상각에 근거한다면 이 차이는 그대로 둘 수 있습니다. 세이프하버에 근거한다면 장부에서도 태블릿을 비용으로 처리해야 합니다. 연초 첫날에 $2,500 미만 품목을 비용 처리하는 방침이 있었고 신고서를 아직 제출하지 않았다면, 컨설턴트는 $2,000을 비용 계정으로 옮기고 감가상각을 취소한 뒤 선택 명세서를 첨부합니다. 그러면 장부와 신고서가 일치합니다. 그 방침이 없었다면 태블릿은 세이프하버 밖에 있으며, section 179 공제나 보너스 감가상각이 적용되면 신고서에서 첫해에 공제할 수 있습니다. 장비 가이드를 참고하세요.

상황이 다르다면?

• 한 해 구매액이 수만 달러에 이르거나 한도를 넘는 품목이 있는 경우: 해마다 section 179 공제, 보너스 감가상각, 일반 감가상각 중 무엇을 쓸지가 결과를 가릅니다. 장비 구입비를 첫해에 공제하기와 연말 전 장비 구입을 읽고, 장부 관리 도움으로 품목마다 비용으로 처리할지 자산으로 잡을지 나누세요.
• 장부와 신고서가 같은 품목을 다르게 처리하는 경우: 장부 관리 도움과 없어진 감가상각표 다시 만들기로 고정자산 목록과 비용 계정을 신고서에 맞춰 대사하세요.
• 이전 세금 신고 대행인이 선택을 한 적이 없거나 한 해를 놓친 경우: 늦은 선택이 가능한지는 사실관계에 따라 달라집니다. 장부 관리 도움으로 해마다 장부와 제출한 신고서를 함께 검토받으세요.
• 연말에 구입한 물건을 개인용과 사업용으로 함께 쓰는 경우: 청구서나 품목을 지급한 금액으로 한도와 비교한 뒤, 사업에 쓴 비율만 공제하세요. 비율은 사업과 개인 혼용 비용의 사업 비율로 구합니다. 품목마다 장부와 신고서가 일치하게 하는 일은 장부 관리 도움을 받으세요.
• 구입 내용이 임대 건물의 수리나 개량인 경우: 임대 부동산의 수리비와 개량비를 보세요.
• 사업을 시작하기 전에 쓴 돈인 경우: LLC나 개인사업자의 창업 비용을 보세요.