Kalifornien: ABC-Test für 1099-Auftragnehmer und Arbeitnehmer

Was ist Kaliforniens ABC-Test für Auftragnehmer und Arbeitnehmer, und wer muss ihn beweisen?

Kalifornien geht davon aus, dass eine Person, die für Arbeit bezahlt wird, Arbeitnehmer ist. Der ABC-Test stammt aus der Gerichtsentscheidung Dynamex von 2018, und AB 5 hat ihn in den Labor Code geschrieben (sections 2775 bis 2787) (FAQ des Labor Commissioner). Um den Arbeiter als selbstständigen Auftragnehmer zu behandeln, muss das einstellende Unternehmen alle drei Bedingungen unten beweisen; fällt eine durch, ist der Arbeiter Arbeitnehmer (EDD: Beschäftigungsstatus; FAQ des Labor Commissioner). Die Beweislast liegt beim Unternehmen, nicht beim Arbeiter. Auch Teilzeitkräfte, befristet und gelegentlich Beschäftigte können Arbeitnehmer sein (EDD: DE 231).

An Teil B scheitern viele 1099-Arbeiter: Wer die Arbeit erledigt, die Ihr Unternehmen verkauft, oder eine Rolle wie Ihre Arbeitnehmer hat, liegt wahrscheinlich im üblichen Geschäft Ihres Unternehmens. Ein Fall ist nicht einfach, wenn mehrere Personen wie Personal auf 1099 arbeiten, wenn Teil B zweifelhaft ist, wenn dieselben Personen seit mehreren Jahren auf 1099 bezahlt werden, wenn eine Ausnahme infrage kommen könnte oder wenn die EDD oder ein Arbeiter die Frage bereits aufgeworfen hat. Sammeln Sie für jeden Arbeiter: den Vertrag, Rechnungen, Startdatum und Gesamtzahlungen pro Jahr, wer Arbeitszeiten und Methoden festlegt, die genutzten Werkzeuge, andere Kunden sowie Lizenz, Versicherung und Werbung des Arbeiters.

Macht eine 1099, eine schriftliche Vereinbarung oder die eigene LLC des Arbeiters jemanden zum Auftragnehmer?

Nein. Die Bezeichnung als Auftragnehmer, eine unterschriebene Vereinbarung dazu und die Zahlung auf einer Form 1099 ohne Einbehalt entscheiden den Status nicht, und ein Unternehmen kann aus einem Arbeitnehmer durch eine Vereinbarung oder eine 1099 keinen Auftragnehmer machen (FAQ des Labor Commissioner).

Eine eigene LLC oder Kapitalgesellschaft des Arbeiters hilft bei Teil C, weil Gründung und Lizenzierung typische Schritte eines unabhängigen Unternehmens sind. Zu den Teilen A und B sagt sie nichts. Die Ausnahme für Verträge zwischen Unternehmen unten kann einen Arbeiter erfassen, der über eine Gesellschaft arbeitet, aber nur, wenn jede ihrer Voraussetzungen erfüllt ist (FAQ des Labor Commissioner).

Welche Behörden und Steuern nutzen den ABC-Test?

Die EDD (Lohnsteuern), das Arbeitszeit- und Lohnrecht sowie die Arbeitsunfallversicherung nutzen alle den ABC-Test, mit unterschiedlichen Anfangsdaten (FAQ des Labor Commissioner).

Die EDD kann den Status eines Arbeiters in einer Lohnsteuerprüfung feststellen oder wenn sie über den Antrag des Arbeiters auf Arbeitslosen- oder Invaliditätsleistungen entscheidet (FAQ des Labor Commissioner). Die Registrierung und die vier Lohnsteuern des Bundesstaates stehen in Lohnabrechnung in Kalifornien einrichten.

Welche Arbeiter sind vom ABC-Test ausgenommen?

Einige Berufe und Beziehungen nutzen statt des ABC-Tests den Borello-Test, einen Gerichtstest, der viele Faktoren abwägt, und einige nutzen andere Gesetze. Jede Ausnahme hat eigene Bedingungen, die der Labor Commissioner kompliziert nennt und bei denen er für einen konkreten Fall zu Beratung rät (FAQ des Labor Commissioner).

Borello hebt die Beweislast nicht auf: Beide Tests gehen von der Annahme aus, dass der Arbeiter Arbeitnehmer ist. Borello wägt viele Faktoren ab, von denen keiner ausschlaggebend ist, etwa die Kontrolle über Art und Mittel der Arbeit, wer die Werkzeuge stellt und die Chance des Arbeiters auf Gewinn oder Verlust (FAQ des Labor Commissioner; EDD: DE 231).

Bei Arbeitslosenversicherung, Ausbildungssteuer und Invaliditätsversicherung ist mit dem Bestehen eines Tests nicht immer alles geklärt: Der Unemployment Insurance Code benennt auch einige Arbeiter als Arbeitnehmer, etwa Officers (Führungskräfte) einer Kapitalgesellschaft, bestimmte Provisionsfahrer und Verkäufer, bestimmte Heimarbeiter, die fertige Waren zurückgeben, Mitglieder einer LLC, die wie eine Kapitalgesellschaft besteuert wird, sowie einen nicht lizenzierten Arbeiter oder Subunternehmer, der für Arbeit eingestellt wurde, die eine Auftragnehmerlizenz erfordert und deren Auftraggeber der Arbeitgeber ist. Der Code nimmt auch einige Arbeit von diesen drei Steuern aus, etwa den Ehepartner oder eingetragenen Lebenspartner, ein Elternteil oder ein Kind unter 18 eines Einzelunternehmers oder einer Personengesellschaft, auch wenn diese Vergütung weiterhin dem Einbehalt der Einkommensteuer unterliegt (EDD: DE 231).

Ausnahme für Verträge zwischen Unternehmen. Alles Folgende muss zutreffen (FAQ des Labor Commissioner):

• Der Arbeiter ist ein Einzelunternehmer oder eine Personengesellschaft, LLC, LLP oder Kapitalgesellschaft, mit einem schriftlichen Vertrag, der Zahlungsbetrag und Fälligkeit nennt.
• Der Arbeiter ist nach Vertrag und tatsächlich frei von der Kontrolle des Unternehmens und kann seine Honorare selbst aushandeln. Im Einklang mit der Art der Arbeit legt er seine Arbeitszeiten und seinen Arbeitsort selbst fest und nutzt eigene Werkzeuge.
• Der Arbeiter hat einen eigenen Geschäftssitz, hält jede erforderliche Gewerbelizenz, wirbt gegenüber der Öffentlichkeit und kann andere Unternehmen ohne Beschränkung bedienen.
• Der Arbeiter dient dem einstellenden Unternehmen unmittelbar (vorbehaltlich einer genannten Ausnahme), übt gewöhnlich ein unabhängiges Geschäft derselben Art aus und leistet keine Arbeit, die eine Lizenz des Contractors State License Board erfordert.

Kann ein Arbeiter für den IRS ein selbstständiger Auftragnehmer, in Kalifornien aber ein Arbeitnehmer sein?

Ja. Kalifornien kann einen Arbeiter als Arbeitnehmer behandeln, auch wenn das Bundesrecht es nicht tut, weil die Tests sich unterscheiden (FAQ des Labor Commissioner). Eine 1099, die auf Bundesebene Bestand hat, klärt in Kalifornien nichts. Der Test des Bundes, die Section-530-Entlastung und die Korrektur früherer Meldungen auf Bundesebene stehen in Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.

Die EDD stellt Informationen aus Lohnsteuerprüfungen dem IRS im Rahmen einer Austauschvereinbarung zur Verfügung (EDD: DE 231TA).

Was kostet die Fehleinstufung eines Arbeiters in Kalifornien?

Eine Fehleinstufung kann nachzuzahlende Lohnsteuern, Strafzuschläge, Zinsen, nicht gezahlten Mindestlohn und Überstunden sowie die Haftung für die Arbeitsunfallversicherung nach sich ziehen; die Beträge hängen von den Jahren und den Tatsachen ab (FAQ des Labor Commissioner).

Wie weit die EDD zurückgehen kann. Eine EDD-Prüfung umfasst in der Regel drei Jahre, die 12 zuletzt abgeschlossenen Kalenderquartale, und kann darüber hinausgehen (EDD: DE 231TA). Die Frist für die Festsetzung hängt davon ab, was eingereicht wurde (EDD: DE 40): in der Regel drei Jahre, wenn eine Erklärung eingereicht wurde, aber Löhne zu niedrig angab; bis zu acht Jahre, wenn keine Erklärung eingereicht wurde und kein triftiger Grund vorlag; keine Grenze bei Betrug oder Hinterziehungsabsicht. Ein Arbeitgeber kann auf diese Fristen verzichten oder sie verlängern (Form DE 1977), was seine eigene Haftung verlängert.

Was ein Arbeitnehmer im Vergleich zu einem Auftragnehmer kostet, steht in Kosten eines Arbeitnehmers und eines Auftragnehmers; versäumte Einzahlungen und Erklärungen in im Rückstand mit Lohnsteuern.

Ich beschäftige 1099-Arbeiter in Kalifornien: Wie prüfe ich jeden einzelnen?

Prüfen Sie jeden Arbeiter einzeln, anhand von Tatsachen, die Sie belegen können. Ein Arbeiter, bei dem das Unternehmen nicht zeigen kann, dass er alle drei Teile erfüllt, ist Arbeitnehmer, und ein nicht erfüllter Teil genügt (FAQ des Labor Commissioner).

1. Listen Sie alle auf, die für Leistungen in Kalifornien bezahlt wurden, auch wenn bar oder per App bezahlt wurde, mit Startdatum, geleisteter Arbeit und Gesamtzahlungen pro Jahr. Gleichen Sie die Liste mit Ihren Kontoauszügen, dem Hauptbuch, den eingereichten Formularen 1099 sowie den Rechnungen und Vereinbarungen ab; eine EDD-Prüfung verlangt diese Unterlagen (EDD: DE 231TA).
2. Prüfen Sie, ob eine Ausnahme infrage kommt, und testen Sie dann jede ihrer Bedingungen schriftlich.
3. Testen Sie andernfalls die Teile A, B und C nacheinander anhand der Belege, die im ersten Abschnitt aufgeführt sind, und führen Sie eine Akte pro Arbeiter.
4. Entscheiden Sie. Lautet die Antwort Arbeitnehmer, planen Sie den Wechsel in die Lohnabrechnung. Ist sie unklar, bietet die EDD eine schriftliche Feststellung an; lesen Sie zuerst die Hinweise im nächsten Abschnitt.

Das eigene Antragsformular der EDD (DE 1870) fragt diese Tatsachen zu einem Arbeiter ab: Helfer, andere Kunden, wer die Werkzeuge stellte, Werbung, Lizenzen, Schulung, Anweisungen, vorgeschriebene Berichte und wer Zeitplan, Bezahlung und Methoden festlegte (EDD: DE 1870). Sind die Arbeiter Arbeitnehmer, siehe Lohnabrechnung in Kalifornien einrichten.

Wie bitte ich die EDD um eine Feststellung?

Senden Sie Form DE 1870; die EDD antwortet schriftlich innerhalb von 60 Tage nach Eingang des Antrags (EDD: DE 231ES). Die Antwort ist ein Entscheidungsschreiben, ein offizielles Dokument, das zur Klärung künftiger Fragen genutzt werden kann. Das Formular deckt Arbeitslosenversicherung, Ausbildungssteuer, staatliche Invaliditätsversicherung und den Einbehalt der persönlichen Einkommensteuer ab, nicht das Arbeitszeit- und Lohnrecht oder die Arbeitsunfallversicherung (EDD: DE 1870).

• Füllen Sie ein Formular für einen Arbeiter aus, der eine Gruppe vertritt. Die Feststellung gilt für andere Arbeiter derselben Gruppe, wenn die Tatsachen gleich sind; eine andere Gruppe braucht ein eigenes Formular.
• Die Entscheidung beruht auf den vorgelegten Tatsachen. Sie ist nicht gültig, wenn Tatsachen weggelassen oder falsch dargestellt wurden, und gilt nicht mehr, wenn sich die Tatsachen ändern.
• Die EDD erlässt keine Entscheidung, solange eine Prüfung oder Untersuchung gegen Sie oder die Arbeiter läuft, solange dieselbe Frage vor Gericht oder vor dem Unemployment Insurance Appeals Board liegt oder für eine hypothetische Situation.
• Das Formular fragt nach Leistungszeiträumen sowie Namen und Kontaktdaten der Arbeiter, und die EDD kann sich an Sie oder einige Ihrer Arbeiter wenden.

Die EDD-Formulare DE 1870 und DE 231ES wurden zuletzt 2018 und 2013 überarbeitet, bevor der ABC-Test für die EDD galt; prüfen Sie daher vor dem Senden das aktuelle Verfahren der EDD. Da der Antrag die Arbeiter und ihre Arbeitszeiträume nennt, klären Sie vor dem Einreichen, wie sich eine Entscheidung auf bereits bezahlte Quartale auswirken würde.

Was ist, wenn die EDD mir schreibt oder mich prüft, oder ein Arbeiter einen Antrag stellt?

Eine Prüfung, ein Bescheid und ein Einspruch laufen mit kurzen Fristen; ein Schreiben oder der Antrag eines Arbeiters ist daher der Zeitpunkt, einen Fachmann hinzuzuziehen, bevor Sie antworten. Notieren Sie das Antwortdatum im Schreiben, sammeln Sie die Unterlagen und klären Sie, welche Zeiträume und Arbeiter betroffen sind. Eine EDD-Prüfung beginnt mit einem Testjahr, meist dem letzten abgeschlossenen Kalenderjahr, und verlangt Ihre Bücher, Bankunterlagen, Einkommensteuererklärungen und Formulare 1099, dazu Rechnungen und schriftliche Vereinbarungen, wenn der Status fraglich ist. Der Prüfer fragt, warum Sie jeden Arbeiter für einen Auftragnehmer halten, erläutert die Faktoren in einem Abschlussgespräch (Exit Interview) und bietet, wenn die Prüfung mit einem Bescheid endet, ein Gespräch mit einem Vorgesetzten vor dem Bescheid an (EDD: DE 231TA; EDD: DE 40). DE 231TA wurde zuletzt 2018 überarbeitet und nennt noch den Common-Law-Test; die Prüfungsleitlinien der EDD wenden den ABC-Test an (EDD: DE 40).

Ein gewöhnlicher Steuerbescheid (Notice of Assessment) ist die schriftliche Mitteilung der EDD über den Betrag, den sie für geschuldet hält. Er wird 30 Tage nach Zustellung endgültig, es sei denn, Sie reichen einen Antrag auf Neufestsetzung (Petition for Reassessment) ein; dieser geht an das California Unemployment Insurance Appeals Board zur Anhörung vor einem Verwaltungsrichter, der bei triftigem Grund dieselbe Frist nochmals gewähren kann. Zahlen Sie bis zum Endtermin weder noch beantragen Sie, kommen weitere 15 % der unbezahlten Beiträge hinzu, die die EDD nicht erlassen kann. Ein Jeopardy Assessment (Sofortfestsetzung), das die EDD aufgrund bestimmter Feststellungen wie Zahlungsunfähigkeit, versteckten Vermögens oder eines Betrugszuschlags erlassen kann, ist sofort endgültig und bleibt sofort fällig und zahlbar; der Antrag dagegen ist innerhalb von 10 Werktage fällig, und derselbe weitere Strafzuschlag gilt, wenn nicht innerhalb von 30 Tage nach Zustellung gezahlt oder Sicherheit geleistet wird (EDD: DE 231TA; EDD: DE 40).

Setzt die EDD persönliche Einkommensteuer fest, die nie einbehalten wurde, muss der Arbeitgeber das Verfahren zum Erlass selbst einleiten, entweder durch eine Erklärung in Form DE 6028P, dass er Formulare 1099 oder W-2 rechtzeitig eingereicht hat, oder indem er Bescheinigungen der Arbeiter in Form DE 938P einholt, dass die Steuer gezahlt wurde. Strafzuschläge bleiben bestehen, Zinsen werden nur teilweise gemindert (EDD: DE 40).

Ein Arbeiter, der sich falsch eingestuft glaubt, kann beim Labor Commissioner einen Lohnanspruch, bei weitverbreiteten Problemen eine Anzeige eines Arbeitsrechtsverstoßes oder eine Klage einreichen. Ein Arbeiter, dem gekündigt wird oder der anderweitig Vergeltung erfährt, weil er es anspricht, kann beim Labor Commissioner eine Beschwerde wegen Vergeltung einreichen (FAQ des Labor Commissioner). Ein Lohnanspruch, eine Beschwerde wegen Vergeltung oder eine Klage ist ein Rechtsstreit: Ziehen Sie einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzu und halten Sie Ihre Bücher und Lohnunterlagen bereit.

Was muss ich der EDD für Auftragnehmer melden, die ich behalte?

Reichen Sie einen Report of Independent Contractor(s) (Meldung selbstständiger Auftragnehmer), Form DE 542, innerhalb von 20 Kalendertage ein, nachdem Sie einem Auftragnehmer erstmals $600 oder mehr in einem Kalenderjahr gezahlt oder einen Vertrag über diesen Betrag geschlossen haben, je nachdem, was zuerst eintritt (EDD: Meldung von Auftragnehmern).

Die EDD sagt, die Meldung gilt, wenn alle drei Aussagen zutreffen: Sie müssen für die Leistungen eine Form 1099-NEC oder 1099-MISC des Bundes einreichen, Sie zahlen oder vereinbaren $600 oder mehr, und der Auftragnehmer ist eine Privatperson, ein Einzelunternehmer oder eine LLC mit einem Mitglied, die für die Bundessteuer als Einzelunternehmen gilt. Die EDD sagt, Kapitalgesellschaften, General Partnerships und andere LLCs werden nicht gemeldet (EDD: Meldung von Auftragnehmern). Der Schwellenwert für die Form 1099-NEC des Bundes bei Zahlungen im Steuerjahr dieser Seite beträgt $2.000; prüfen Sie daher auch die erste Aussage (wer eine 1099 erhält).

• Melden Sie jeden Auftragnehmer einmal pro Kalenderjahr, für neue oder laufende Verträge. Ein mündlicher Vertrag zählt, und Teile und Materialien zählen zur Summe.
• Die Regel gilt für Auftragnehmer, die für Ihre Geschäfte in Kalifornien arbeiten, auch wenn sie anderswo leben. Reichen Sie online über e-Services for Business ein oder per Post oder Fax; Sie müssen sich nicht als Arbeitgeber registrieren, nur um einzureichen.
• Eine verspätete Meldung kostet $24 je Versäumnis ohne triftigen Grund und $490, wenn das Versäumnis vorsätzlich ist oder die Meldung falsch.

Die Meldung dient dazu, Eltern aufzuspüren, die Kindesunterhalt schulden; sie ist keine Feststellung der EDD, dass der Arbeiter Auftragnehmer ist. Ein Arbeiter, der den ABC-Test nicht besteht, ist Arbeitnehmer, und Arbeitnehmer werden stattdessen über das New Employee Registry gemeldet (EDD: Meldung von Auftragnehmern; siehe Lohnabrechnung in Kalifornien einrichten).

Beispiel

Alle Beispiele nutzen US-Dollar und gerundete, anschauliche Zahlen.

Der Vollzeit-Texter einer Marketingagentur

Eine Agentur in Los Angeles zahlt einem Texter $5.000 im Monat auf 1099, $60.000 im Jahr. Die Agentur legt seine Arbeitszeiten fest und stellt die Werkzeuge, und er schreibt die Texte, die die Agentur verkauft. Teil A ist unwahrscheinlich erfüllt, weil die Agentur die Arbeit kontrolliert, und Teil B ist nicht erfüllt, weil Texten ihr übliches Geschäft ist. Ein nicht erfüllter Teil genügt, er wäre also für die EDD Arbeitnehmer, es sei denn, eine Ausnahme gilt. Die Ausnahme für Marketing und Schreiben greift erst, wenn die Agentur zuvor ihre gelisteten Bedingungen erfüllt; sie sollte das also nicht annehmen. Offen sind die bereits bezahlten Monate: Nachzahlungen von Steuern, Strafzuschlag und Zinsen.

Ein freier Webdesigner eines Restaurants

Ein Restaurant in San Diego zahlt einem freien Designer $3.000 für den Bau seiner Website. Er wählt Arbeitszeiten und Software selbst, hat andere Kunden, besitzt eine Gewerbelizenz und wirbt für seine Arbeit, und eine Website liegt außerhalb des üblichen Geschäfts eines Restaurants. Die Teile A, B und C können alle erfüllt sein, aber nur, wenn das Restaurant jede Tatsache zeigen kann: den schriftlichen Umfang und Preis, seine Rechnung, seine Lizenz und seine anderen Kunden. Ist er eine Privatperson oder eine LLC mit einem Mitglied, die als Einzelunternehmen besteuert wird, und muss das Restaurant für die Zahlung eine Form 1099-NEC einreichen, reicht es auch die DE 542 innerhalb von 20 Kalendertage ein, nachdem es den Auftrag über $3.000 vereinbart oder ihn erstmals bezahlt hat, je nachdem, was zuerst eintritt.

Drei Ingenieure eines Start-ups auf 1099

Ein Start-up in San Jose zahlte drei Softwareingenieuren, von denen keiner als Ingenieur zugelassen ist, ein Jahr lang je $90.000 auf 1099, insgesamt $270.000. Die Ausnahme für zugelassene freie Berufe erfasst sie nicht, es gilt also der ABC-Test. Angenommen, sie arbeiten als Privatpersonen, keine andere Ausnahme gilt, und sie bauen das Produkt, das das Start-up verkauft, sodass Teil B nicht erfüllt ist. Künftig registriert sich das Start-up bei der EDD, falls es kein Konto hat, nimmt sie in die Lohnabrechnung auf und schließt eine Arbeitsunfallversicherung ab; die Lohnsteuern des Bundesstaates und ihre aktuellen Sätze stehen in Lohnabrechnung in Kalifornien einrichten. Das Vorjahr ist die schwierigere Frage. Hat sich das Start-up nie registriert oder eingereicht, ist ein Strafzuschlag von 15 % auf die Beiträge zwingend, und die EDD kann bis zu acht Jahre zurückgehen. Hat es Erklärungen für anderes Personal eingereicht und die Ingenieure weggelassen, gilt der Strafzuschlag von 15 % nur bei Nachlässigkeit oder vorsätzlicher Missachtung, und die übliche Grenze beträgt drei Jahre. Zinsen laufen in beiden Fällen. Hat ein Investor die Frage aufgeworfen, siehe bei der Due-Diligence-Prüfung entdeckte Fehleinstufung von Auftragnehmern.

Anders in Ihrem Fall?

• Die EDD hat ein Schreiben oder eine Prüfungsankündigung gesendet, ein Arbeiter sagt, er sei Arbeitnehmer, oder Sie bezahlen mehrere Personen auf 1099, die wie Personal arbeiten: Sammeln Sie für jeden Arbeiter Vertrag, Rechnungen, Anweisungen zu Arbeitszeiten und Methoden, andere Kunden und jede Mitteilung der EDD. Zum Buchen und Erfassen dessen, was bereits bezahlt wurde, und zum Nachholen rückständiger Bücher holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung; ob ein Arbeiter Arbeitnehmer ist, wird nach dem Test oben, durch die EDD oder in einem Streit durch einen Anwalt entschieden.
• Es ist Ihre erste Einstellung in Kalifornien: siehe Lohnabrechnung in Kalifornien einrichten.
• Sie brauchen den Test des Bundes, frühere Einreichungen auf Bundesebene oder IRS-Entlastung: siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.
• Sie vergleichen, was ein Arbeitnehmer im Vergleich zu einem Auftragnehmer kostet: siehe Kosten eines Arbeitnehmers und eines Auftragnehmers.
• Einzahlungen oder Erklärungen zur Lohnsteuer sind schon verspätet: siehe im Rückstand mit Lohnsteuern.
• Sie sind unsicher, wer eine Form 1099-NEC erhält: siehe welche Auftragnehmer ein Steuerformular erhalten.
• Investoren haben Ihre Auftragnehmer bei der Due-Diligence-Prüfung beanstandet: siehe bei der Due-Diligence-Prüfung entdeckte Fehleinstufung von Auftragnehmern.