Lohnsteuern in Kalifornien: EDD-Konto, SDI, UI, Einbehalt

Wie richte ich die Lohnabrechnung in Kalifornien ein, und wann registriere ich mich beim EDD?

Registrieren Sie sich beim Employment Development Department (EDD, kalifornische Behörde für Beschäftigung und Lohnsteuern) innerhalb von 15 Tagen, nachdem Sie Arbeitgeber geworden sind: ein Unternehmen, das Arbeitnehmer einstellt und in einem Kalenderquartal mehr als $100 an Löhnen zahlt (EDD: Step 1). Löhne zählen, egal ob per Scheck, bar, elektronischer Überweisung oder Zahlungs-App gezahlt. Nach Angaben des EDD reichen alle Arbeitgeber, auch aus anderen Bundesstaaten, elektronisch ein und zahlen elektronisch (EDD: Pflicht zur elektronischen Einreichung).

Die Registrierung erfolgt online. Melden Sie sich bei e-Services for Business an, bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse innerhalb von 24 Stunden, wählen Sie dann „New Employer“ und füllen Sie den Antrag aus. Sie erhalten eine achtstellige Kontonummer für die Lohnsteuer des Arbeitgebers, die für jede Erklärung, jeden Bericht und jede Zahlung nötig ist (EDD: Step 3). Für Arbeitgeber, die sich nicht online registrieren können, gibt es ein Papierformular (DE 1); es dauert länger.

Was einen Fall weniger einfach macht: ein Arbeitnehmer in Kalifornien bei einem Arbeitgeber aus einem anderen Bundesstaat, ein Eigentümer, der in die Lohnabrechnung möchte, ein Arbeitnehmer, der seine Zeit auf mehrere Bundesstaaten verteilt, oder Konten, die schon im Rückstand sind. Halten Sie die EIN des Bundes, die Rechtsform und ihre steuerliche Einstufung auf Bundesebene, das erste Zahlungsdatum und die erwarteten Löhne je Quartal bereit.

Die Schritte des Bundes für den ersten Arbeitnehmer (EIN, Form 941, Form I-9, Form W-4) stehen in Lohnabrechnung für den ersten Arbeitnehmer einrichten.

Welche vier Lohnsteuern gibt es in Kalifornien, und wer zahlt welche?

Kalifornien erhebt vier Lohnsteuern. Der Arbeitgeber zahlt zwei; die anderen beiden behält der Arbeitgeber vom Lohn des Arbeitnehmers ein und führt sie an das EDD ab (EDD: Lohnsteuern).

Löhne unterliegen in der Regel allen vier Steuern, aber manche Tätigkeiten nicht. Lesen Sie das Merkblatt des EDD zu den Beschäftigungsarten, bevor Sie annehmen, dass ein Arbeitnehmer erfasst oder befreit ist (EDD: DE 44).

Wie hoch sind die Sätze und Lohngrenzen für UI, ETT und SDI in diesem Jahr?

Für das Steuerjahr dieser Seite beträgt der Einbehaltssatz für die SDI 1,3 % auf alle Löhne, der ETT-Satz 0,1 % (er wird nicht erhoben, solange das UI-Reservekonto des Arbeitgebers negativ ist; dann ist stattdessen sein UI-Satz höher), und UI und ETT gelten nur für die ersten $7.000 der Löhne jedes Arbeitnehmers (EDD: Sätze). Das EDD legt Sätze und Lohngrenzen jedes Jahr neu fest; prüfen Sie daher die Seite mit den Sätzen vor der ersten Lohnabrechnung eines neuen Jahres.

Das EDD verschickt jedes Jahr im Dezember einen Bescheid über die Beitragssätze (Notice of Contribution Rates, DE 2088); ab dem Versanddatum haben Sie 60 Tage, um gegen jeden Punkt außer SDI und ETT Einspruch einzulegen, die gesetzlich festgelegt sind (EDD: Sätze).

Zwei Stolpersteine. Die SDI hat keinen Arbeitgeberanteil: Sie kommt nur aus dem Lohn des Arbeitnehmers und hat keine Obergrenze mehr, gilt also für jede Lohnzahlung das ganze Jahr. UI und ETT funktionieren umgekehrt: Sie enden, sobald die Löhne eines Arbeitnehmers die Grenze erreichen (EDD: DE 44).

Wie behalte ich die kalifornische Einkommensteuer ein (Form DE 4)?

Lassen Sie jeden neuen Arbeitnehmer sowohl die Form W-4 des Bundes als auch die kalifornische Freibetragsbescheinigung des Arbeitnehmers (Employee's Withholding Allowance Certificate, DE 4) ausfüllen, und behalten Sie die Steuer des Bundesstaates anhand der DE 4 ein. Die W-4 bestimmt nur den Einbehalt auf Bundesebene (EDD: Sätze und Einbehalt).

Wenn Sie von einem Arbeitnehmer keine ordnungsgemäß ausgefüllte DE 4 haben, behalten Sie so ein, als wäre der Arbeitnehmer ledig und hätte null Freibeträge. Das EDD veröffentlicht jedes Jahr zwei Einbehaltsmethoden: eine Lohnstufentabelle (Methode A) und eine exakte Berechnung (Methode B). Beide stehen auf der Seite mit den Sätzen. Ein Arbeitnehmer darf nur dann um einen Verzicht auf den kalifornischen Einbehalt bitten, wenn er im Vorjahr keine Einkommensteuer des Bundes oder des Bundesstaates schuldete und auch für das laufende Jahr keine erwartet; die Befreiung muss jedes Jahr bis zum 15. Februar mit einer neuen DE 4 erneuert werden (EDD: DE 44).

Für Boni und andere zusätzliche Vergütungen gelten im DE 44 gesonderte Einbehaltsregeln.

Wann zahle ich SDI und PIT ein, und wann sind UI und ETT fällig?

UI und ETT sind vierteljährlich fällig. Die Einzahlungen von SDI und PIT sind nach einem Zeitplan fällig, der sich nach Ihrem Einzahlungsplan auf Bundesebene und der Höhe der aufgelaufenen kalifornischen PIT richtet (EDD: Einzahlungen). UI und ETT dürfen Sie früher zusammen mit einer Einzahlung von SDI und PIT zahlen.

Vierteljährliche Zahlungen sind am 1. Tag nach Quartalsende fällig (1. April, 1. Juli, 1. Oktober, 1. Januar) und gelten nach dem letzten Tag dieses Monats als verspätet. Fällt ein Fälligkeitstag auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag. Prüfen Sie die aktuelle Einzahlungstabelle. Einzahlungen erfolgen mit einer Lohnsteuereinzahlung (DE 88) über e-Services for Business (EDD: DE 44).

Welche Erklärungen und Lohnberichte reiche ich jedes Quartal ein, und muss das online geschehen?

Reichen Sie jedes Quartal eine Quartalserklärung (DE 9) und einen vierteljährlichen Lohnbericht (DE 9C) ein, beide online. Die DE 9 gleicht die Löhne und Steuern des Quartals ab; die DE 9C listet für jeden Arbeitnehmer Löhne, PIT-pflichtige Löhne und einbehaltene PIT auf (EDD: Erforderliche Einreichungen).

Die Pflicht gilt für Erklärungen, Lohnberichte und Einzahlungen. Ein Arbeitgeber kann mit der Form DE 1245W eine Ausnahme beantragen, wenn er wirklich nicht elektronisch einreichen kann; ohne genehmigte Ausnahme kostet eine Papiererklärung $50 je Erklärung, auch eine Papiererklärung, die keine Löhne ausweist (EDD: Pflicht zur elektronischen Einreichung).

Ein Quartal ohne Löhne braucht, solange das Konto offen ist, trotzdem eine DE 9 und eine DE 9C. Wenn im nächsten Jahr keine Löhne erwartet werden, schließen Sie das Konto in e-Services for Business (EDD: Erforderliche Einreichungen).

Muss ich neue Arbeitnehmer in Kalifornien melden, und wie schnell?

Ja. Melden Sie jeden neuen oder wieder eingestellten Arbeitnehmer, der in Kalifornien arbeitet, innerhalb von 20 Kalendertagen nach dem ersten Arbeitstag gegen Entgelt an die New Employee Registry des EDD (Meldestelle für neu eingestellte Arbeitnehmer), mit einer DE 34 in e-Services for Business (EDD: New Employee Registry). Die Meldung verlangt Ihre EDD-Kontonummer und EIN sowie Name, Social Security Number, Wohnanschrift und Beginn des Arbeitnehmers.

Eine Wiedereinstellung ist meldepflichtig, wenn der Arbeitnehmer mindestens 60 aufeinanderfolgende Tage vom selben Arbeitgeber getrennt war. Ein Arbeitgeber, der elektronisch meldet, sendet zwei Meldungen im Monat im Abstand von 12 bis 16 Tagen und sendet keine, wenn nichts zu melden ist. Eine verspätete Meldung kann $24 je Arbeitnehmer kosten, oder $490, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart haben, die Angaben wegzulassen oder zu fälschen.

Kann ein LLC-Mitglied, Gesellschafter oder Eigentümer einer S Corporation in die kalifornische Lohnabrechnung?

Das hängt davon ab, wie die Einheit besteuert wird, und für einen Eigentümer, der im Unternehmen arbeitet, ist die Antwort nicht dieselbe wie auf Bundesebene. Das kalifornische EDD wendet je nach Rechtsform eigene Regeln an. Die Zeilen zu LLC und Gesellschafter in der Tabelle unten stammen aus den Merkblättern des EDD zu haftungsbeschränkten Einheiten und zu Beschäftigungsarten, die die Gesetze zitieren. Es sind ältere Merkblätter, und die Webseiten des EDD geben sie nicht wieder; bestätigen Sie daher mit dem EDD oder einem CPA, bevor Sie sich bei einem Eigentümer auf eine Zeile verlassen. Die Zeile zum Officer steht auch in den häufigen Fragen des EDD zu Lohnsteuern.

Eine LLC mit einem Mitglied, die auf Bundesebene steuerlich nicht beachtet wird, behandeln diese Merkblätter nicht; bestätigen Sie ihre Behandlung daher beim EDD, bevor Sie den Eigentümer in die Lohnabrechnung aufnehmen (EDD: DE 231TE).

Eine Person, die eine LLC oder LLP leitet und kalifornische Lohnsteuern vorsätzlich nicht zahlt, kann persönlich für den geschuldeten Betrag haften, mit Strafzuschlägen und Zinsen, obwohl Mitglieder einer kalifornischen LLC allein wegen ihrer Mitgliedschaft in der Regel nicht für deren Schulden haften (EDD: DE 231LLC).

Wie viel Gehalt der Eigentümer einer S Corporation sich zahlen sollte, ist eine andere Frage: Siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation. Für Einzelunternehmer und LLC-Eigentümer allgemein siehe Sich selbst aus einer LLC bezahlen.

Was kostet eine verspätete Einzahlung oder Erklärung?

Das EDD berechnet 15 % einer verspäteten Lohnsteuerzahlung, plus Zinsen, und der Strafzuschlag entfällt nur bei triftigem Grund (EDD: Einzahlungen; EDD: Übersicht über Strafzuschläge). Die Zinsen werden alle sechs Monate neu festgesetzt (EDD: DE 44).

Ein unbezahlter Saldo führt zu einem Kontoauszug (Statement of Account), und das EDD kann ein Steuerpfandrecht des Bundesstaates eintragen lassen, das öffentlich einsehbar wird (EDD: DE 44). Wenn Einzahlungen oder Erklärungen schon verspätet sind, siehe Rückstand bei Lohnsteuern.

Beispiel

Alle Beträge sind veranschaulichende US-Dollar.

Eine kalifornische LLC, die als S Corporation besteuert wird, stellt ihren ersten Arbeitnehmer ein

Die LLC zahlt einem Arbeitnehmer am letzten Tag jedes Monats $5.000. Der Arbeitgeber behält SDI mit 1,3 % auf die vollen $5.000 ein, das sind $65. Er behält außerdem die kalifornische Einkommensteuer anhand der DE 4 und der Einbehaltstabelle des EDD ein; nehmen Sie an, die Tabelle ergibt $150. Der Arbeitnehmer erhält $4.785, bevor Einkommensteuer des Bundes, Social Security und Medicare einbehalten werden. Der Arbeitgeber schuldet UI und ETT gesondert auf die ersten $7.000 der Löhne des Arbeitnehmers im Jahr. SDI und PIT werden treuhänderisch gehalten und nach dem Zeitplan eingezahlt, nie als Betriebsgeld behalten.

Ein Unternehmen aus Delaware mit einem Remote-Arbeitnehmer in Kalifornien

Ein Unternehmen aus Delaware zahlt einem neuen Arbeitnehmer, der nur von zu Hause in Kalifornien arbeitet, am 10. August $3.000. Das liegt über der Lohngrenze für die Registrierung, daher registriert sich das Unternehmen bis zum 25. August beim EDD, füllt mit dem Arbeitnehmer eine DE 4 aus und meldet die Einstellung mit einer DE 34 innerhalb von 20 Tagen nach dem ersten Arbeitstag. Der kalifornische Einbehalt gilt für Löhne für in Kalifornien geleistete Arbeit (EDD: DE 44). Ob auch ein anderer Bundesstaat einen Anspruch hat, ist die Frage für Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.

Das erste Jahr eines neuen Arbeitgebers

Einem neuen Arbeitgeber wird ein UI-Satz von 3,4 % zugewiesen (verwenden Sie den Satz auf Ihrem eigenen Bescheid). Er zahlt einem Arbeitnehmer $5.000 im Monat, $60.000 im Jahr. UI sind 3,4 % der ersten $7.000 der Löhne, das sind $238. ETT sind 0,1 % derselben $7.000, das sind $7. Beides ist bis zum zweiten Zahlungsmonat vollständig gezahlt, daher schuldet der Arbeitgeber für diesen Arbeitnehmer im Jahr nichts mehr an UI oder ETT. Die vom Arbeitnehmer einbehaltene SDI beträgt 1,3 % aller $60.000, das sind $780, weil die SDI keine Obergrenze hat.

Anders bei Ihnen?

• Ihr Arbeitnehmer lebt oder arbeitet teilweise in einem anderen Bundesstaat: siehe Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.
• Sie sind Eigentümer einer S Corporation und überlegen, was Sie sich zahlen: siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.
• Sie bezahlen Personen als Auftragnehmer: Die kalifornischen Tests zum Arbeitnehmerstatus unterscheiden sich von denen des Bundes; siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.
• Sie sind die einzige Person, die in Ihrer LLC arbeitet: siehe Sich selbst aus einer LLC bezahlen.
• Eine Einzahlung oder Erklärung ist schon verspätet: siehe Rückstand bei Lohnsteuern.
• Sie brauchen noch die Schritte des Bundes (EIN, Form 941, Form I-9, Form W-4): siehe Lohnabrechnung für den ersten Arbeitnehmer einrichten.
• Sie haben mehrere Bundesstaaten, einen Eigentümer in Form einer Kapitalgesellschaft oder nachzuholende Einreichungen: Stellen Sie EIN, Rechtsform, erstes Zahlungsdatum, Löhne je Quartal und alle Schreiben des EDD zusammen und holen Sie sich dann Hilfe bei der Buchhaltung.