Prueba ABC de California: contratista o empleado con 1099

¿Qué es la prueba ABC de California para contratista o empleado, y quién debe probarla?

California presume que una persona a quien se paga por un trabajo es empleada. La prueba ABC proviene de la decisión judicial Dynamex de 2018, y la AB 5 la incorporó al Labor Code (secciones 2775 a 2787) (preguntas frecuentes del Labor Commissioner). Para tratar al trabajador como contratista independiente, el negocio que lo contrata debe probar las tres condiciones siguientes; si falla cualquiera, el trabajador es empleado (EDD: situación de empleo; preguntas frecuentes del Labor Commissioner). La carga de la prueba es del negocio, no del trabajador. Los trabajadores de medio tiempo, temporales y ocasionales también pueden ser empleados (EDD: DE 231).

La Parte B es donde fallan muchos trabajadores con 1099: quien hace el trabajo que su negocio vende, o tiene un puesto como el de sus empleados, probablemente está dentro del giro habitual de su negocio. Un caso no es sencillo cuando varias personas trabajan como personal con 1099, cuando la Parte B es dudosa, cuando las mismas personas llevan varios años cobrando con 1099, cuando podría aplicar una excepción, o cuando el EDD o un trabajador ya planteó la cuestión. Reúna para cada trabajador: el contrato, las facturas, la fecha de inicio y el total pagado por año, quién fija los horarios y los métodos, las herramientas usadas, otros clientes, y la licencia, el seguro y la publicidad del trabajador.

¿Un 1099, un acuerdo por escrito o la LLC propia del trabajador hacen que alguien sea contratista?

No. Una etiqueta de contratista, un acuerdo firmado que lo diga y un pago con Form 1099 sin retención no deciden la situación, y un negocio no puede convertir a un empleado en contratista con un acuerdo o un 1099 (preguntas frecuentes del Labor Commissioner).

La LLC o corporación propia del trabajador ayuda con la Parte C, porque constituirse como empresa y obtener licencias son pasos típicos de un negocio independiente. No dice nada sobre las Partes A y B. La excepción entre negocios que figura abajo puede alcanzar a un trabajador que opera mediante una entidad, pero solo si se cumplen todos sus requisitos (preguntas frecuentes del Labor Commissioner).

¿Qué agencias e impuestos usan la prueba ABC?

El EDD (impuestos de nómina), la ley de salarios y horas y la compensación para trabajadores usan la prueba ABC, con fechas de inicio distintas (preguntas frecuentes del Labor Commissioner).

El EDD puede decidir la situación de un trabajador mediante una auditoría de impuestos de empleo o al resolver el reclamo del trabajador por beneficios de desempleo o discapacidad (preguntas frecuentes del Labor Commissioner). El registro y los cuatro impuestos estatales de nómina se explican en la configuración de nómina en California.

¿Qué trabajadores están exentos de la prueba ABC?

Algunas ocupaciones y relaciones usan Borello, una prueba judicial que pesa muchos factores, en lugar de la prueba ABC, y unas pocas usan otras leyes. Cada excepción tiene sus propias condiciones, que el Labor Commissioner califica de complicadas y para las cuales recomienda asesoría en un caso específico (preguntas frecuentes del Labor Commissioner).

Borello no elimina la carga de la prueba: ambas pruebas parten de la presunción de que el trabajador es empleado. Borello pesa muchos factores, ninguno determinante, como el control sobre la forma y los medios del trabajo, quién provee las herramientas y la oportunidad del trabajador de obtener ganancias o pérdidas (preguntas frecuentes del Labor Commissioner; EDD: DE 231).

Para el seguro de desempleo, el impuesto de capacitación y el seguro por discapacidad, pasar una prueba no siempre lo resuelve: el Unemployment Insurance Code también nombra como empleados a algunos trabajadores, como los ejecutivos de una corporación, ciertos conductores y vendedores a comisión, ciertos trabajadores a domicilio que devuelven bienes terminados, los miembros de una LLC que tributa como corporación, y un trabajador o subcontratista sin licencia contratado para un trabajo que requiere licencia de contratista, cuyo contratante es el empleador. El código también excluye ciertos trabajos de estos tres impuestos, como los del cónyuge o pareja doméstica registrada, el padre o la madre, o el hijo menor de 18 años de un propietario único o de una sociedad de personas, aunque ese pago igual lleva retención del impuesto sobre la renta (EDD: DE 231).

Excepción entre negocios. Deben cumplirse todos los puntos siguientes (preguntas frecuentes del Labor Commissioner):

• El trabajador es un propietario único, o una sociedad de personas, LLC, LLP o corporación, con un contrato escrito que indica el monto del pago y la fecha de vencimiento.
• El trabajador está libre del control del negocio según el contrato y en los hechos, y puede negociar sus propias tarifas. De acuerdo con la naturaleza del trabajo, fija sus propios horarios y lugar y usa sus propias herramientas.
• El trabajador tiene un local de negocios separado, tiene cualquier licencia comercial requerida, se anuncia al público y puede atender a otros negocios sin restricciones.
• El trabajador atiende directamente al negocio contratante (sujeto a una excepción indicada), se dedica habitualmente a un negocio independiente del mismo tipo y no hace ningún trabajo que requiera una licencia del Contractors State License Board.

¿Puede un trabajador ser contratista independiente para el IRS pero empleado en California?

Sí. California puede tratar a un trabajador como empleado aunque la ley federal no lo haga, porque las pruebas son distintas (preguntas frecuentes del Labor Commissioner). Un 1099 que se sostiene a nivel federal no resuelve nada en California. La prueba federal, el alivio de la sección 530 y la corrección de declaraciones federales pasadas se explican en contratistas que podrían ser empleados.

El EDD pone a disposición del IRS la información de las auditorías de impuestos de empleo mediante un acuerdo de intercambio (EDD: DE 231TA).

¿Cuánto cuesta clasificar mal a un trabajador en California?

La clasificación incorrecta puede traer impuestos de nómina atrasados, multas, intereses, salario mínimo y horas extra no pagados, y responsabilidad por compensación para trabajadores; los montos dependen de los años y los hechos (preguntas frecuentes del Labor Commissioner).

Hasta cuándo puede remontarse el EDD. Una auditoría del EDD generalmente cubre tres años, los 12 trimestres calendario completados más recientes, y puede ir más atrás (EDD: DE 231TA). El plazo para determinar el impuesto depende de lo que se presentó (EDD: DE 40): generalmente tres años cuando se presentó una declaración pero se subdeclararon los salarios; hasta ocho años cuando no se presentó ninguna declaración y no hubo causa justificada; sin límite en caso de fraude o intención de evadir. Un empleador puede firmar una renuncia o una prórroga de estos plazos (formulario DE 1977), lo que alarga su propia exposición.

Lo que cuesta un empleado frente a un contratista se explica en costo de un empleado frente a un contratista; los depósitos y las declaraciones atrasados se explican en atraso en impuestos de nómina.

Uso trabajadores con 1099 en California: ¿cómo reviso a cada uno?

Evalúe a cada trabajador por separado, con hechos que pueda documentar. Un trabajador que el negocio no pueda demostrar que cumple las tres partes es empleado, y basta con que falle una (preguntas frecuentes del Labor Commissioner).

1. Haga una lista de todas las personas a quienes pagó por servicios en California, incluidas las pagadas en efectivo o por aplicación, con la fecha de inicio, el trabajo realizado y el total pagado cada año. Concilie la lista con sus estados de cuenta bancarios, su libro mayor, los Forms 1099 que presentó y las facturas y acuerdos; una auditoría del EDD pide esos registros (EDD: DE 231TA).
2. Verifique si podría aplicar una excepción y, de ser así, evalúe por escrito cada una de sus condiciones.
3. De lo contrario, evalúe las Partes A, B y C una por una con la evidencia enumerada en la primera sección, y mantenga un expediente por trabajador.
4. Decida. Si la respuesta es empleado, planifique el paso a la nómina. Si no está claro, el EDD ofrece una determinación por escrito; lea antes las advertencias de la sección siguiente.

El propio formulario de solicitud del EDD (DE 1870) pide estos datos sobre un trabajador: ayudantes, otros clientes, quién proporcionó las herramientas, publicidad, licencias, capacitación, instrucciones, informes requeridos, y quién fijó el horario, el pago y los métodos (EDD: DE 1870). Cuando los trabajadores pasen a ser empleados, consulte la configuración de nómina en California.

¿Cómo pido una determinación al EDD?

Envíe el formulario DE 1870, y el EDD responde por escrito dentro de 60 días después de recibir la solicitud (EDD: DE 231ES). La respuesta es una carta de resolución, un documento oficial que puede usarse para resolver asuntos futuros. El formulario cubre el seguro de desempleo, el impuesto de capacitación laboral, el seguro estatal por discapacidad y la retención del impuesto personal sobre la renta, no la ley de salarios y horas ni la compensación para trabajadores (EDD: DE 1870).

• Llene un formulario por un trabajador que represente una categoría. La determinación se aplica a otros trabajadores de la misma categoría si los hechos son los mismos; una categoría distinta necesita su propio formulario.
• La resolución se basa en los hechos presentados. No es válida si se omitieron o tergiversaron hechos, y deja de aplicarse si los hechos cambian.
• El EDD no emitirá una resolución mientras esté abierta una auditoría o investigación que lo involucre a usted o a los trabajadores, mientras el mismo asunto esté en litigio o ante la Unemployment Insurance Appeals Board, ni para una situación hipotética.
• El formulario pide las fechas de servicio y los nombres y datos de contacto de los trabajadores, y el EDD puede comunicarse con usted o con algunos de sus trabajadores.

Los formularios DE 1870 y DE 231ES del EDD se revisaron por última vez en 2018 y 2013, antes de que la prueba ABC entrara en vigor para el EDD, así que confirme el proceso actual del EDD antes de enviar. Como la solicitud nombra a los trabajadores y las fechas en que trabajaron, defina cómo afectaría una resolución a los trimestres ya pagados antes de presentarla.

¿Qué pasa si el EDD envía una carta o me audita, o si un trabajador presenta un reclamo?

Una auditoría, una determinación y una petición tienen plazos cortos, así que una carta o el reclamo de un trabajador es el momento de contratar a un profesional antes de responder. Anote la fecha de respuesta de la carta, reúna los registros y determine qué períodos y trabajadores están involucrados. Una auditoría del EDD comienza con un año de prueba, normalmente el último año calendario completado, y pide sus libros, registros bancarios, declaraciones de impuestos sobre la renta y Forms 1099, además de facturas y acuerdos escritos cuando la situación del trabajador está en duda. El auditor pregunta por qué usted cree que cada trabajador es contratista, explica los factores en una reunión de cierre (la entrevista de salida, exit interview) y, cuando la auditoría termina en una determinación, ofrece una conferencia previa a la determinación con un supervisor (EDD: DE 231TA; EDD: DE 40). El DE 231TA se revisó por última vez en 2018 y todavía nombra la prueba del derecho común; las pautas de auditoría del EDD aplican la prueba ABC (EDD: DE 40).

Un Notice of Assessment ordinario, el aviso escrito del EDD con el monto que dice que usted debe, queda firme 30 días después de la notificación, salvo que presente una petición de nueva determinación, que va a la California Unemployment Insurance Appeals Board para una audiencia ante un juez de derecho administrativo, quien puede conceder otro tanto igual de plazo por causa justificada. Si no paga ni presenta la petición antes de la fecha final, se suma otro 15% de las contribuciones impagas, y el EDD no puede condonarlo. Una determinación de emergencia (jeopardy assessment), que el EDD puede emitir con base en hallazgos específicos como insolvencia, bienes ocultos o una multa por fraude, queda firme de inmediato y es exigible y pagadera al instante; su petición vence dentro de 10 días hábiles, y se aplica la misma multa adicional si no se paga, o se garantiza, dentro de 30 días desde la notificación (EDD: DE 231TA; EDD: DE 40).

Si el EDD determina un impuesto personal sobre la renta que nunca se retuvo, el empleador debe iniciar por sí mismo el proceso de anulación, ya sea declarando en el formulario DE 6028P que presentó los Forms 1099 o W-2 a tiempo, o reuniendo certificaciones de los trabajadores en el formulario DE 938P de que el impuesto fue pagado. Las multas se mantienen y los intereses solo se reducen en parte (EDD: DE 40).

Un trabajador que cree que fue clasificado incorrectamente puede presentar un reclamo salarial ante el Labor Commissioner, un informe de infracción de leyes laborales por problemas generalizados, o una demanda. Un trabajador que es despedido o sufre otra represalia por plantearlo puede presentar una queja por represalias ante el Labor Commissioner (preguntas frecuentes del Labor Commissioner). Un reclamo salarial, una queja por represalias o una demanda es una disputa legal: contrate a un abogado laboral y tenga listos sus libros y registros de pago.

¿Qué debo informar al EDD sobre los contratistas que conservo?

Presente un Report of Independent Contractor(s), formulario DE 542, dentro de 20 días calendario después de pagar por primera vez a un contratista $600 o más en un año calendario o de firmar un contrato por ese monto, lo que ocurra primero (EDD: informe de contratistas).

El EDD indica que el informe aplica cuando las tres afirmaciones son ciertas: usted debe presentar un Form 1099-NEC o 1099-MISC federal por los servicios, usted paga o contrata $600 o más, y el contratista es una persona física, un propietario único o una LLC de un solo miembro tratada como empresa individual para efectos fiscales federales. El EDD dice que no se informa a corporaciones, sociedades colectivas ni otras LLC (EDD: informe de contratistas). El umbral federal del 1099-NEC para los pagos hechos en el año fiscal de esta página es $2,000, así que verifique también la primera afirmación (quién recibe un 1099).

• Informe a cada contratista una vez por año calendario, por contratos nuevos o vigentes. Un contrato verbal cuenta, y las piezas y los materiales cuentan para el total.
• La regla abarca a los contratistas que trabajan para sus operaciones en California aunque vivan en otro lugar. Presente en línea mediante e-Services for Business o por correo o fax; no necesita registrarse como empleador solo para presentarlo.
• Un informe tardío cuesta $24 por cada incumplimiento sin causa justificada, y $490 si el incumplimiento es intencional o el informe es falso.

El informe existe para ayudar a localizar a padres que deben manutención de hijos; no es una conclusión del EDD de que el trabajador es contratista. Un trabajador que no pasa la prueba ABC es empleado, y los empleados se informan mediante el New Employee Registry (EDD: informe de contratistas; consulte la configuración de nómina en California).

Ejemplo

Todos los ejemplos usan dólares estadounidenses y cifras redondas e ilustrativas.

La redactora publicitaria de tiempo completo de una agencia de marketing

Una agencia de Los Ángeles paga a una redactora $5,000 al mes con 1099, $60,000 en un año. La agencia fija sus horarios y le proporciona las herramientas, y ella escribe los textos que la agencia vende. Es improbable que se cumpla la Parte A porque la agencia controla el trabajo, y la Parte B no se cumple porque redactar textos es el giro habitual de la agencia. Basta con que falle una parte, así que ella sería empleada para el EDD, salvo que aplique una excepción. La excepción de marketing y redacción aplica solo si la agencia cumple primero sus condiciones enumeradas, por lo que no debe suponer que las cumple. La incógnita son los meses ya pagados: impuestos atrasados, multas e intereses.

La diseñadora web independiente de un restaurante

Un restaurante de San Diego paga $3,000 a una diseñadora independiente por crear su sitio web. Ella elige sus propios horarios y software, tiene otros clientes, cuenta con una licencia comercial y anuncia su trabajo, y un sitio web queda fuera del giro habitual de un restaurante. Las Partes A, B y C pueden cumplirse todas, pero solo si el restaurante puede demostrar cada hecho: el alcance y el precio por escrito, su factura, su licencia y sus otros clientes. Si ella es una persona física o una LLC de un solo miembro tributada como empresa individual, y el restaurante debe presentar un 1099-NEC por el pago, también presenta el DE 542 dentro de 20 días calendario desde que acuerda el trabajo de $3,000 o le paga por primera vez, lo que ocurra primero.

Los tres ingenieros con 1099 de una startup

Una startup de San José pagó a tres ingenieros de software, ninguno con licencia de ingeniero, $90,000 a cada uno con 1099 durante un año, $270,000 en total. La excepción para profesionales con licencia no los alcanza, así que se aplica la prueba ABC. Suponga que trabajan como personas físicas, que no aplica ninguna otra excepción y que construyen el producto que vende la startup, por lo que la Parte B falla. De ahora en adelante, la startup se registra en el EDD si no tiene cuenta, los pasa a nómina y contrata el seguro de compensación para trabajadores; los impuestos estatales de nómina y sus tasas actuales se explican en la configuración de nómina en California. El año anterior es la cuestión más difícil. Si la startup nunca se registró ni presentó declaraciones, una multa del 15% sobre las contribuciones es obligatoria y el EDD puede remontarse hasta ocho años. Si presentó declaraciones por otro personal y dejó fuera a los ingenieros, la multa del 15% se aplica solo por negligencia o descuido intencional, y el límite habitual es de tres años. Los intereses corren en ambos casos. Si un inversionista planteó el tema, consulte contratistas clasificados incorrectamente en la debida diligencia.

¿Su caso es distinto?

• El EDD envió una carta o aviso de auditoría, un trabajador dice que es empleado, o usted paga con 1099 a varias personas que trabajan como personal: reúna el contrato, las facturas, las instrucciones sobre horarios y métodos, los otros clientes y cualquier aviso del EDD de cada trabajador. Para registrar y reportar lo que ya se pagó, y para poner al día una contabilidad atrasada, busque ayuda con la contabilidad; si un trabajador es empleado lo resuelve la prueba anterior, el EDD o un abogado en una disputa.
• Es su primera contratación en California: consulte la configuración de nómina en California.
• Necesita la prueba federal, declaraciones federales pasadas o alivio del IRS: consulte contratistas que podrían ser empleados.
• Está comparando lo que cuesta un empleado frente a un contratista: consulte costo de un empleado frente a un contratista.
• Los depósitos o las declaraciones de nómina ya están atrasados: consulte atraso en impuestos de nómina.
• No está seguro de quién recibe un 1099-NEC: consulte qué contratistas reciben un formulario de impuestos.
• Los inversionistas señalaron a sus contratistas durante la debida diligencia: consulte contratistas clasificados incorrectamente en la debida diligencia.