Kosten: Auftragnehmer (1099) oder Arbeitnehmer (W-2) im Vergleich

Ist ein 1099-Auftragnehmer günstiger als ein W-2-Arbeitnehmer?

Das hängt von den Gesamtkosten für dieselbe Arbeit ab, nicht vom Stundensatz. Der Satz eines Auftragnehmers soll dessen eigene Steuern und Kosten abdecken, deshalb wirkt er je Stunde höher. Der Lohn eines Arbeitnehmers wirkt niedriger, aber es kommen Arbeitgeberkosten obendrauf. Einen W-2-Arbeitnehmer stellen Sie jedes Jahr mit Form W-2 (Lohnbescheinigung) aus; ein 1099-Auftragnehmer, der für Leistungen $2.000 oder mehr erhalten hat, bekommt im Allgemeinen Form 1099-NEC (Meldung von Vergütungen an Auftragnehmer).

Ein Arbeitnehmer kostet den Lohn plus Arbeitgeberteuern, Versicherungen, etwaige Zusatzleistungen, bezahlte Freistellung und den Aufwand für die Lohnabrechnung. Ein Auftragnehmer kostet den vereinbarten Satz: Sie behalten nichts ein und zahlen darauf im Allgemeinen keine Lohnsteuer (IRS: selbstständiger Auftragnehmer oder Arbeitnehmer).

Die Kosten bestimmen die Einstufung nicht. Der Vergleich ist nur dort offen, wo sich die Arbeit zu Recht auf beide Arten erledigen lässt, etwa bei einer Projekthilfe, die selbst entscheidet, wie und wann sie die Arbeit erledigt, und eigenes Werkzeug mitbringt.

Dieser Ratgeber passt zu Ihnen, wenn Sie für dieselbe Arbeit ein Angebot eines Auftragnehmers und eine Gehaltsvorstellung vorliegen haben oder wenn Sie bereits einen festen Mitarbeiter auf Basis von Form 1099 oder bar bezahlen.

Der Fall ist nicht einfach, wenn:

• Sie bestimmen, wie, wann und wo die Arbeit erledigt wird, oder die Arbeit ein wichtiger Teil Ihres Geschäfts ist, weil diese Fakten auf einen Arbeitnehmer hindeuten;
• Sie jemanden schon regelmäßig auf Basis von Form 1099 oder bar bezahlen, ohne dass eine Lohnabrechnung eingerichtet ist, weil frühere Jahre womöglich korrigiert werden müssen;
• die Arbeitskraft in Kalifornien arbeitet, das einen eigenen ABC-Test anwendet, oder in einem anderen Bundesstaat mit eigenem Statustest;
• die Arbeitskraft in einem anderen Bundesstaat als Ihr Unternehmen oder außerhalb der USA wohnt oder arbeitet.

Tragen Sie vor dem Vergleich zusammen: Stunden pro Woche und Wochen pro Jahr, das Angebot des Auftragnehmers und was es abdeckt, den Lohn, den Sie zahlen würden, Ihren Bundesstaat, die Zusatzleistungen, die Sie anbieten würden, wer Zeitplan, Methoden und Werkzeuge bestimmt, ob die Arbeitskraft weitere Kunden und einen schriftlichen Vertrag hat und was Sie ihr bereits gezahlt haben und wie.

Auftragnehmer oder Arbeitnehmer: Was sind die Vor- und Nachteile?

Jeder Weg tauscht Kontrolle gegen Kosten und Pflichten.

Was kostet ein Arbeitnehmer zusätzlich zum Lohn?

Ein Arbeitnehmer kostet den Lohn plus Lohnsteuern des Arbeitgebers, Versicherungen und Zusatzleistungen. Die Steuern des Arbeitgebers legt das Gesetz fest; Versicherungen, Zusatzleistungen und Abwicklung hängen von Ihrem Bundesstaat und Ihren Entscheidungen ab.

Das Bureau of Labor Statistics (US-Statistikbehörde für Arbeit) liefert einen Richtwert. In seiner jüngsten Veröffentlichung machten Löhne und Gehälter 70,0 % der Vergütungskosten der Arbeitgeber in der Privatwirtschaft aus, Zusatzleistungen 30,0 %. Bei Vollzeitbeschäftigten in der Privatwirtschaft machten gesetzlich vorgeschriebene Leistungen 7,0 % der Vergütung aus und bezahlte Freistellung 8,1 %. Gesetzlich vorgeschriebene Leistungen sind Social Security, Medicare, die Arbeitslosenversicherung des Bundes und der Bundesstaaten sowie Workers' Compensation (Veröffentlichung des BLS; Definitionen). Das sind Durchschnittswerte über alle privaten Arbeitgeber, kein Angebot für Ihr Unternehmen.

Was kostet ein Auftragnehmer über die Rechnung hinaus?

Ein Auftragnehmer kostet die Rechnung plus den Verwaltungsaufwand, um ihn korrekt zu bezahlen. Die lohnsteuerartigen Steuern trägt der Auftragnehmer, nicht Sie.

Ein Auftragnehmer zahlt Selbstständigensteuer von 15,3 %: 12,4 % für Social Security und 2,9 % für Medicare, berechnet auf 92,35 % der Nettoeinkünfte. Der Auftragnehmer kann die Hälfte davon in der Einkommensteuererklärung abziehen (IRS: Topic no. 554). Diese Steuer sowie etwaige Versicherungen, Werkzeuge und unbezahlte Ausfallzeiten trägt der Auftragnehmer selbst. Fragen Sie deshalb, was der genannte Satz enthält.

Ihre Aufgaben:

• Haben Sie entschieden, dass die Arbeitskraft ein Auftragnehmer ist, besteht der erste Schritt darin, ein ausgefülltes Form W-9 (Angabe der Steueridentifikationsnummer) in der Akte zu haben (IRS).
• Reichen Sie Form 1099-NEC ein, fällig 1. Februar 2027 für die Zahlungen dieses Jahres, wenn Sie einem Auftragnehmer, der eine Einzelperson oder Personengesellschaft ist, im Jahr $2.000 oder mehr für Leistungen zahlen. Eine Kapitalgesellschaft erhält im Allgemeinen keines, und Zahlungen mit Karte oder über Zahlungsnetzwerke Dritter meldet stattdessen der Zahlungsabwickler (Publication 15; IRS-Anleitung). Siehe wer Form 1099-NEC erhält.
• Behalten Sie 24 % von meldepflichtigen Zahlungen ein, wenn der Auftragnehmer keine Steueridentifikationsnummer angegeben hat oder der IRS Ihnen mitteilt, dass die Nummer falsch ist, und der Auftragnehmer keine richtige bestätigt. Der Einbehalt beginnt, sobald die Zahlungen des Jahres $2.000 erreichen, oder mit der ersten Zahlung, wenn Sie im Vorjahr für diesen Auftragnehmer eine Form 1099 einreichen oder bei ihm einbehalten mussten. Ein Zahler, der hätte einbehalten müssen und es nicht getan hat, schuldet diese Steuer (IRS; Publication 15; Section 3406; Section 3403). Gibt ein Auftragnehmer keine Nummer an, lesen Sie Steueridentifikationsnummern von Auftragnehmern einholen.

Die Regeln zur Workers' Compensation unterscheiden sich je nach Bundesstaat. Fragen Sie die Behörde Ihres Bundesstaates für Workers' Compensation, ob ein Auftragnehmer ohne eigene Police unter Ihren Versicherungsschutz fiele (DOL).

Auftragnehmer oder Arbeitnehmer: Wie berechne ich die Kosten einer gleichwertigen Anstellung?

Addieren Sie alle Arbeitgeberkosten zum Lohn und teilen Sie dann durch die Stunden, die Sie tatsächlich bekommen. So erhalten Sie die Kosten je produktive Stunde, die Sie neben den Satz des Auftragnehmers legen können.

1. Schätzen Sie die Stunden, die die Arbeit jedes Jahr erfordert. Ein Auftragnehmer rechnet nur diese Stunden ab.
2. Multiplizieren Sie den Lohn mit den Stunden, die Sie bezahlen würden, einschließlich bezahlter Freistellung, wenn Sie sie anbieten.
3. Addieren Sie den Arbeitgeberanteil an Social Security und Medicare auf diese Löhne. Der Arbeitgeberanteil an Social Security endet an der Bemessungsgrenze.
4. Addieren Sie FUTA, die nach den ersten $7.000 des Lohns jedes Arbeitnehmers endet.
5. Addieren Sie die Steuer des Bundesstaates zur Arbeitslosenversicherung mit dem Satz und der Bemessungsgrenze, die Ihr Bundesstaat einem neuen Arbeitgeber nennt.
6. Addieren Sie ein Angebot für Workers' Compensation für die Tätigkeitsklasse, dann Zusatzleistungen und eine etwaige Gebühr des Anbieters für die Lohnabrechnung.
7. Teilen Sie die Summe durch die Arbeitsstunden, die Sie tatsächlich bekommen, nicht durch die bezahlten Stunden, und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Satz des Auftragnehmers.

Gleichen Sie die Summe mit dem Richtwert des Bureau of Labor Statistics oben ab. Dort zählt bezahlte Freistellung als Zusatzleistung. Teilen Sie daher die Löhne für tatsächlich gearbeitete Stunden, vor jeder bezahlten Freistellung, durch den Lohnanteil von 70,0 %, um die Gesamtkosten grob zu schätzen. Dieser Anteil ist ein Durchschnitt über alle privaten Arbeitgeber, auch solche mit reichen Zusatzleistungen; ein Arbeitgeber mit wenigen Zusatzleistungen kann daher darunter liegen.

Überstunden, Mindestlohn und Pausen: Was schulde ich einem Arbeitnehmer, aber keinem Auftragnehmer?

Die bundesrechtlichen Regeln zu Mindestlohn und Überstunden schützen im Allgemeinen Arbeitnehmer, und eine Arbeitskraft, die in Wahrheit Arbeitnehmer ist, behält diesen Schutz auch dann, wenn sie auf Basis von Form 1099 bezahlt wird (DOL: Fehleinstufung).

Diese Regeln bestimmen nicht, was Sie einem echten Auftragnehmer zahlen, der den vereinbarten Preis erhält. Ob ein Arbeitnehmer von der Überstundenregelung ausgenommen ist, hängt von Aufgaben und Vergütung ab, nicht von der Berufsbezeichnung (DOL Fact Sheet #17A).

Kann ich den Status als Auftragnehmer wählen, weil er weniger kostet?

Nein. Der Status folgt den Fakten der Arbeitsbeziehung, nicht dem Preis oder der Bezeichnung. Nach dem allgemeinen Recht (Common Law) ist jeder, der Leistungen für Sie erbringt, Ihr Arbeitnehmer, wenn Sie bestimmen können, was getan wird und wie, und die Bezeichnung spielt keine Rolle (IRS: Arbeitnehmer nach allgemeinem Recht).

Der IRS gewichtet drei Gruppen von Fakten: die Verhaltenskontrolle, die finanzielle Kontrolle und die Art der Beziehung, etwa Verträge, Zusatzleistungen und ob die Arbeit ein wichtiger Teil des Geschäfts ist. Keine einzelne Tatsache entscheidet (IRS). Den vollständigen Test und das Verfahren mit Form SS-8 finden Sie in Arbeitskräfte, die Arbeitnehmer sein könnten.

Das Bundesrecht legt außerdem feste Kategorien fest. Sind drei Tests erfüllt, gelten einige Fahrer auf Provisionsbasis, die Lebensmittel, Getränke, Wäsche oder Reinigungsware ausliefern, hauptberufliche Lebensversicherungsvertreter, Heimarbeiter und Handelsreisende für Social Security und Medicare als Arbeitnehmer, auch wenn sie keine Arbeitnehmer nach allgemeinem Recht sind. Direktverkäufer und qualifizierte Immobilienmakler sind von Gesetzes wegen keine Arbeitnehmer (Publication 15).

Das Bundesrecht zum Lohn (Mindestlohn und Überstunden) verwendet einen eigenen Test, und dieser ist ungeklärt. Auf der Seite zur Fehleinstufung des US Department of Labor (US-Arbeitsministerium) steht weiterhin die Regel von 2024 in 29 CFR Part 795. Ein Entwurf des Ministeriums, 91 FR 9932, besagt, dass seine Prüfer die Analyse dieser Regel nicht mehr anwenden und ältere Leitlinien nutzen, und würde die Analyse der Regel durch die aus seiner Regel von 2021 ersetzen, mit einigen Änderungen. Es ist ein Entwurf, keine endgültige Regel.

Was kostet eine falsche Wahl später?

Wurde eine Arbeitskraft, die das Gesetz als Arbeitnehmer behandelt, wie ein Auftragnehmer bezahlt, kann das Unternehmen die nicht einbehaltenen und nicht gezahlten Lohnsteuern schulden, zuzüglich etwaiger unbezahlter Löhne. Ein unterschriebener Vertrag ändert daran nichts.

• Bundessteuern auf Arbeitsverhältnisse. Ein Unternehmen, das einen Arbeitnehmer ohne vernünftigen Grund als Auftragnehmer behandelt, kann für die Steuern auf Arbeitsverhältnisse dieser Arbeitskraft haftbar gemacht werden (IRS). Besondere Sätze nach Section 3509 können gelten: zusammen 10,68 % des Lohns bis zur Bemessungsgrenze für Social Security, wenn die vorgeschriebenen Formulare 1099 eingereicht wurden, und ein höherer Satz, wenn nicht. Sie stehen nicht zur Verfügung, wenn das Unternehmen die Einbehaltsregeln absichtlich missachtet hat (Publication 15). Das Unternehmen schuldet die Steuer; bei einem Einzelunternehmer ist das der Eigentümer persönlich (IRS-Handbuch, interne Richtlinie). Eine verantwortliche Person, die einbehaltene Steuer vorsätzlich nicht einzieht oder abführt, kann außerdem die Trust Fund Recovery Penalty (persönliche Haftung für nicht abgeführte einbehaltene Steuern) von 100 % der nicht gezahlten Steuer schulden (Publication 15); siehe die Trust Fund Recovery Penalty.
• Steuern der Bundesstaaten und Lohnansprüche. Die Steuer des Bundesstaates zur Arbeitslosenversicherung und der Versicherungsschutz der Workers' Compensation sind Pflichten des Arbeitgebers für Arbeitnehmer (DOL: Arbeitslosenversicherung; DOL: Merkblatt zu Arbeitsgesetzen). Eine Neueinstufung der Arbeitskraft kann daher Beiträge und Lücken im Versicherungsschutz nach sich ziehen. Eine fehleingestufte Arbeitskraft hat möglicherweise nicht den fälligen Mindestlohn und die fälligen Überstunden erhalten (DOL).

Zwei bundesrechtliche Erleichterungen können die Rechnung für frühere Jahre senken: die Erleichterung nach Section 530 und das Voluntary Classification Settlement Program (Programm für eine freiwillige Einstufungsvereinbarung; Form 8952, die nach Angaben des IRS mindestens 120 Tage vor Beginn der Behandlung als Arbeitnehmer eingereicht werden soll). Beide haben Voraussetzungen, darunter dass die vorgeschriebenen Formulare 1099 eingereicht wurden (IRS; Anleitung zu Form 8952). Nachzahlungen, Strafzuschläge und die Korrektur früherer Einreichungen behandelt Arbeitskräfte, die Arbeitnehmer sein könnten.

Ändert sich die Antwort je nach Bundesstaat?

Ja. Die Lohnsteuersätze des Bundes sind überall gleich, aber das Recht der Bundesstaaten legt die Steuer zur Arbeitslosenversicherung, die Regeln zur Workers' Compensation, die Freistellungsgesetze, einen etwaigen höheren Mindestlohn (siehe die Tabellen oben) und den Statustest fest:

• Gutschriftkürzung. Ein Bundesstaat mit Gutschriftkürzung hat Geld, das er sich beim Bund für Arbeitslosenleistungen geliehen hat, nicht zurückgezahlt. Zahlen Sie dort Löhne, wird die Gutschrift für die Steuer des Bundesstaates zur Arbeitslosenversicherung gekürzt, und die Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung fällt höher aus (IRS).
• Statustest. Kalifornien geht im Allgemeinen davon aus, dass eine Arbeitskraft Arbeitnehmer ist, es sei denn, das einstellende Unternehmen weist alle drei Teile seines ABC-Tests nach (California LWDA). Siehe den Ratgeber zum ABC-Test in Kalifornien. Massachusetts wendet für seine Lohngesetze einen ähnlichen dreiteiligen Test an (Massachusetts General Laws). Für andere Bundesstaaten siehe Arbeitskräfte, die Arbeitnehmer sein könnten.

Für eine Arbeitskraft in einem anderen Bundesstaat als Ihr Unternehmen siehe Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.

Was bucht jeder Weg in meine Buchhaltung, und was richte ich zuerst ein?

Arbeitnehmer brauchen ein Lohnabrechnungssystem vor der ersten Gehaltszahlung. Bei einem Auftragnehmer ist der erste Schritt ein ausgefülltes Form W-9.

Wo die Arbeitskosten in der Gewinn- und Verlustrechnung stehen, behandelt Umsatzkosten in einem Dienstleistungsunternehmen. Die Schritte für den ersten Arbeitnehmer finden Sie unter Lohnabrechnung einrichten. Wie Sie einen Lohnlauf buchen, zeigen die Buchungssätze für die Lohnabrechnung; für Auftragnehmer, die bar bezahlt werden, siehe Subunternehmer in bar bezahlen.

Beispiel

Alle Beträge sind beispielhafte US-Dollar. Die Steuer des Bundesstaates zur Arbeitslosenversicherung, die Workers' Compensation und die $6.000 für die Krankenversicherung im zweiten Beispiel sind angenommen, weil sie von Ihrem Bundesstaat, Versicherer und Tarif abhängen. Bei der Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung gilt die volle Gutschrift des Bundesstaates als Annahme. Gebühren und Werkzeuge für die Lohnabrechnung bleiben außen vor, ebenso die bezahlte Freistellung, außer im zweiten Beispiel.

Eine Teilzeithilfe, 1.000 Stunden im Jahr

Als Arbeitnehmer zu $30 pro Stunde beträgt der Lohn der Hilfe $30.000. Der Arbeitgeberanteil an Social Security und Medicare von 7,65 % bringt $2.295 dazu. Die Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung von 0,6 % auf die ersten $7.000 bringt $42 dazu. Angenommene Steuer des Bundesstaates zur Arbeitslosenversicherung von $300 und Workers' Compensation von $300 ergeben insgesamt etwa $32.937. Ein Auftragnehmer zu $40 pro Stunde kostet $40.000. Auf dem Papier kostet der Arbeitnehmer etwa $7.063 weniger, aber nur, wenn sich die Arbeit zu Recht auf beide Arten erledigen ließe, und vor bezahlter Freistellung, Gebühren für die Lohnabrechnung und dem Zeitaufwand für die Abrechnung.

Die Stunden zählen so viel wie der Satz. Füllt die Arbeit nur 600 der 1.000 bezahlten Stunden, kostet der Arbeitnehmer etwa $55 für jede Arbeitsstunde ($32.937 geteilt durch 600), während ein Auftragnehmer, der 600 Stunden zu $40 abrechnet, $24.000 kostet.

Eine Vollzeitstelle zu $60.000

Als Arbeitnehmer ergeben ein Lohn von $60.000, der Arbeitgeberanteil an Social Security und Medicare von $4.590, die Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung von $42, die angenommene Steuer des Bundesstaates zur Arbeitslosenversicherung von $400, Workers' Compensation von $600 und eine Krankenversicherung von $6.000 zusammen etwa $71.632. Ein pauschales Angebot eines Auftragnehmers über $75.000 ist auf dem Papier etwa $3.368 teurer. Das gilt nur, wenn die Arbeit in die Stunden passt, in denen der Arbeitnehmer im Dienst ist. Braucht die Stelle 2.080 Arbeitsstunden und nimmt der Arbeitnehmer 120 Stunden bezahlte Freistellung, kostet der Arbeitnehmer etwa $36,55 für jede gearbeitete Stunde ($71.632 geteilt durch 1.960). Alle 2.080 Stunden zu diesen Kosten abzudecken, ergibt etwa $76.018, also etwa $1.018 mehr als das Angebot. Eine Arbeitskraft in Vollzeit, nach Ihrem Zeitplan und unter Ihrer Anleitung würde zudem die oben behandelte Statusfrage aufwerfen.

Dieselbe Stelle in Kalifornien

Eine Arbeitskraft in Kalifornien mit einem 1099-Vertrag über $75.000 besteht den ABC-Test womöglich nicht. In dem Fall geht es nicht mehr um die Kosten, sondern um das Risiko unbezahlter Arbeitgebersteuern, Beiträge zur Arbeitslosenversicherung und Lohnansprüche für frühere Zeiträume. Ist die Arbeitskraft auch nach Bundesrecht Arbeitnehmer, steht Section 3509 zur Verfügung und wurden die vorgeschriebenen Formulare 1099 eingereicht, könnten allein die nachzuzahlenden Beträge für den Einbehalt der Bundeseinkommensteuer, Social Security und Medicare etwa $8.010 im Jahr betragen (10,68 % von $75.000), vor der Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung, Strafzuschlägen, Steuern der Bundesstaaten und Lohnansprüchen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben für dieselbe Arbeit ein Angebot eines Auftragnehmers und eine Gehaltsvorstellung vorliegen oder bezahlen bereits einen festen Mitarbeiter auf Basis von Form 1099 oder bar: Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird. Jeder Weg führt zu anderen Buchungen und braucht vor der ersten Zahlung eine andere Einrichtung. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Arbeitskraft ist womöglich schon Arbeitnehmer, oder frühere Jahre wurden auf Basis von Form 1099 oder bar bezahlt: siehe Arbeitskräfte, die Arbeitnehmer sein könnten für den Test und den Weg der Korrektur. Bei mehreren Jahren oder unvollständigen Unterlagen beginnt die Korrektur mit rekonstruierten Zahlungsunterlagen; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Arbeitskraft ist in Kalifornien: Lesen Sie den Ratgeber zum ABC-Test in Kalifornien, bevor Sie einen 1099-Vertrag kalkulieren, und für einen Arbeitnehmer Lohnsteuern in Kalifornien und Einrichtung beim EDD.
• Dies ist Ihr erster Arbeitnehmer: Folgen Sie Lohnabrechnung einrichten.
• Der Arbeitnehmer wohnt oder arbeitet in einem anderen Bundesstaat: siehe Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.
• Die Arbeitskraft wohnt außerhalb der USA: siehe Auftragnehmer im Ausland bezahlen; für einen Arbeitnehmer über die Grenze zwischen den USA und Kanada siehe einen Arbeitnehmer über die Grenze hinweg einstellen.
• Sie sind nicht sicher, wer ein Form 1099 erhält: siehe welche Auftragnehmer ein Steuerformular erhalten.
• Die Arbeitskraft ist Ihr Kind: Es gelten besondere Regeln; siehe Kinder beschäftigen.