Form 1099-NEC: Schwellenwert, LLCs und Kartenzahlungen

Wer erhält Form 1099-NEC, und wie hoch ist der Schwellenwert jetzt?

Ein US-Unternehmen sendet Form 1099-NEC (Meldung von Vergütungen an Auftragnehmer) im Allgemeinen an jede Person, der es im Kalenderjahr $2.000 oder mehr für Leistungen gezahlt hat, wenn diese Person nicht sein Arbeitnehmer ist (IRS-Anleitung). Maßgeblich ist „oder mehr“: Ein Auftragnehmer, der genau den Schwellenwert erhalten hat, bekommt ein Formular (26 U.S.C. 6041).

Viele Quellen nennen noch $600; dieser Wert gilt für Zahlungen, die vor 2026 geleistet wurden (IRS-FAQ).

Eine Ausnahme ist das Backup Withholding: Haben Sie von einem Auftragnehmer Bundeseinkommensteuer einbehalten, reichen Sie für diesen Auftragnehmer bei jedem Betrag Form 1099-NEC ein (IRS).

Alle vier Bedingungen müssen erfüllt sein (IRS-Anleitung):

1. Sie haben jemanden bezahlt, der nicht Ihr Arbeitnehmer ist.
2. Die Zahlung war für Leistungen im Rahmen Ihres Gewerbes oder Geschäfts (gemeinnützige Organisationen und Behörden zählen ebenfalls).
3. Der Zahlungsempfänger ist eine Einzelperson, eine Personengesellschaft oder ein Nachlass oder eine Kapitalgesellschaft, die unter eine der Ausnahmen unten fällt.
4. Sie haben diesem Zahlungsempfänger im Jahr den Schwellenwert oder mehr gezahlt.

Der Schwellenwert ist der leichte Teil. Schwieriger machen einen Fall ein Auftragnehmer, der eine LLC ist, ein fehlendes W-9, Zahlungen per Karte oder App, eine Arbeitskraft, die in Wahrheit Arbeitnehmer sein könnte, und frühere Jahre, für die nie etwas eingereicht wurde. Stellen Sie vor dem Januar eine Liste zusammen: alle, die Sie für Leistungen bezahlt haben, die Summe jeder Person nach Kalenderjahr, wie jede Zahlung geleistet wurde und das W-9 jedes Auftragnehmers. Haben Sie viele Lieferanten bezahlt, keine W-9 oder Jahressummen oder blieben frühere Jahre unversendet, muss diese Liste aus Ihren Bank- und Kartenunterlagen neu erstellt werden; der letzte Abschnitt „Anders in Ihrem Fall?“ sagt, wo Sie anfangen.

Sende ich Form 1099-NEC an einen Auftragnehmer, der eine LLC ist?

Es hängt davon ab, wie die LLC besteuert wird, nicht von den Buchstaben „LLC“. Lesen Sie Zeile 3a auf dem Form W-9 des Auftragnehmers: Eine LLC mit einem Mitglied, die steuerlich nicht eigenständig ist (Disregarded Entity; ein Eigentümer, vom IRS als Teil dieses Eigentümers behandelt), kreuzt das Feld für die Einstufung ihres Eigentümers an, und jede andere LLC kreuzt „LLC“ an und trägt ihren eigenen Code ein (C, S oder P).

Eine LLC, die steuerlich nicht eigenständig ist und einer Kapitalgesellschaft gehört, zeigt in Zeile 3a eine Kapitalgesellschaft. Ist Zeile 3a leer oder widersprüchlich, fordern Sie ein korrigiertes W-9 an. Ein Trust, ein Nachlass oder eine Einheit der Art „Other“ wird von dieser Tabelle nicht abgedeckt und kann eine fachliche Prüfung erfordern.

Sende ich Form 1099-NEC an einen Auftragnehmer, der eine Kapitalgesellschaft ist?

Im Allgemeinen nein. Zahlungen für Leistungen an eine Kapitalgesellschaft, auch an eine LLC, die als C oder S Corporation besteuert wird, brauchen in der Regel kein Form 1099-NEC (IRS-Anleitung).

Rechtsdienstleistungen sind die Ausnahme. Anwaltshonorare sind bei Erreichen des Schwellenwerts auf Form 1099-NEC meldepflichtig, auch wenn sie an eine Anwaltskanzlei in der Form einer Kapitalgesellschaft gezahlt werden; Vergleichszahlungen, die an einen Anwalt und nicht als Honorar gezahlt werden, gehören auf Form 1099-MISC. Zahlungen für medizinische Leistungen und Gesundheitsleistungen an eine Kapitalgesellschaft sind ebenfalls meldepflichtig, auf Form 1099-MISC (Pub. 1099).

Sende ich Form 1099-NEC, wenn ich mit Kreditkarte, Debitkarte oder Zahlungs-App bezahlt habe?

Für Zahlungen mit Zahlungskarte oder über das Netzwerk eines Dritten gibt es im Allgemeinen kein Form 1099-NEC. Sie unterliegen den Melderegeln des Zahlungsabwicklers nach Form 1099-K, und das zahlende Unternehmen reicht dafür kein Form 1099-NEC ein (IRS-Anleitung; Regulations section 1.6041-1). Das gilt auch, wenn der eigene Schwellenwert des Zahlungsabwicklers nicht erreicht ist, denn der IRS lässt diesen Schwellenwert bei der Frage, welches Formular gilt, außer Acht (Anleitung zu Form 1099-K).

Schecks, Bargeld und Überweisungen, die von Ihrem Bankkonto direkt an den Auftragnehmer gehen (ACH oder Wire), sind keine Karten- oder Netzwerkzahlungen, Sie melden sie also. Wird ein Auftragnehmer auf mehreren Wegen bezahlt, zählen Sie jede Zahlung, die keine Karten- oder Zahlungsnetzwerkzahlung ist, zu Ihrer Summe und lassen die weg, die ein Zahlungsabwickler meldet. Ob eine App-Zahlung eine Netzwerkzahlung ist, hängt davon ab, wie die App sie abwickelt; halten Sie deshalb bei jeder Zahlung den Zahlungsweg fest und fragen Sie die App oder Ihren Buchhaltungsexperten, wenn Sie unsicher sind.

Welche Zahlungen brauchen im Allgemeinen kein Form 1099-NEC?

Private Zahlungen, Lohn an Arbeitnehmer, Zahlungen für Waren und die meisten Zahlungen an Kapitalgesellschaften brauchen im Allgemeinen kein Form 1099-NEC (IRS-Anleitung).

• Arbeitnehmer: Löhne, Boni, Preise und Auszeichnungen gehören auf Form W-2, und die Erstattung betrieblicher Ausgaben an Arbeitnehmer wird nicht auf Form 1099-NEC gemeldet.
• Private Zahlungen: Nur Zahlungen im Rahmen eines Gewerbes oder Geschäfts sind meldepflichtig.
• Waren: Zahlungen für Handelsware, Fracht, Lagerung, Telefon und ähnliche Posten. Teile und Material, die ein Auftragnehmer im Rahmen einer Leistung liefert, zählen mit.
• Steuerbefreite Organisationen und Behörden: Zahlungen an eine steuerbefreite Organisation, die Vereinigten Staaten, einen Bundesstaat oder eine ausländische Regierung.
• Miete: wird nicht auf Form 1099-NEC gemeldet. Miete für Geschäftsräume oder Ausrüstung, die an den Eigentümer gezahlt wird, wird im Allgemeinen stattdessen auf Form 1099-MISC gemeldet, die einen eigenen Schwellenwert hat. Miete, die an einen Immobilienmakler oder Hausverwalter gezahlt wird, erfordert von Ihnen kein Formular, weil diese melden, was sie an den Eigentümer weiterleiten (IRS-Anleitung).
• Summen unter dem Schwellenwert, es sei denn, Sie haben Backup Withholding einbehalten.

Wie addiere ich, was ich einem Auftragnehmer gezahlt habe?

Addieren Sie alles, was Sie demselben Zahlungsempfänger im Kalenderjahr gezahlt haben, gezählt nach dem Zahlungsdatum, nicht nach Rechnungsdatum oder Projektterminen (Regulations section 1.6041-1 knüpft die Meldung an Zahlungen, die Sie während des Kalenderjahres leisten). Vergleichen Sie die Summe mit dem Schwellenwert für dieses Jahr.

Was zur Summe zählt (IRS-Anleitung):

• Honorare, Provisionen und andere Vergütungen für Leistungen.
• Teile und Material, die der Auftragnehmer geliefert hat, wenn das nebensächlich zur Leistung war, zum Beispiel eine Reparaturrechnung mit Arbeit und Teilen.
• Reisekostenerstattungen, über die der Auftragnehmer Ihnen nicht abgerechnet hat.
• Sales Tax (US-Umsatzsteuer auf Verkäufe) eines Bundesstaates oder einer Gemeinde, die dem Leistungserbringer auferlegt ist und an ihn gezahlt wird. Sales Tax, die Ihnen als Käufer auferlegt ist und von Ihnen erhoben wird, bleibt außen vor.

Melden Sie einen Einzelunternehmer unter dem Namen der Einzelperson; ein Firmenname gehört in die zweite Namenszeile, niemals allein (Pub. 1099). Lassen Sie Zahlungen per Zahlungskarte und über Netzwerke Dritter weg, gleichgültig ob der Zahlungsabwickler Form 1099-K einreicht.

Was sollte meine Buchhaltung im Jahresverlauf enthalten, damit der Januar nur ein Bericht ist?

Jeder Auftragnehmer braucht einen Lieferantensatz mit fünf Angaben, die vor der ersten Zahlung erfasst werden, damit die Liste im Januar aus einem Bericht stammt und nicht aus einer Suche. Der IRS empfiehlt, von jedem US-Zahlungsempfänger ein Form W-9 (Angabe der Steueridentifikationsnummer) anzufordern (Pub. 1099).

Geben Sie Trinkgelder von Kunden an einen Auftragnehmer weiter, erfassen Sie sie getrennt: Das Formular zeigt Bartrinkgelder in Feld 1b und den Code der Tätigkeit mit Trinkgeld in Feld 1c, neben der Gesamtsumme in Feld 1a (IRS-Anleitung).

Lassen Sie im Dezember die Zahlungen nach Lieferant und Zahlungsweg für das Kalenderjahr auswerten. Vergleichen Sie jede Summe mit dem Schwellenwert und fordern Sie ein fehlendes W-9 an, solange der Auftragnehmer noch erreichbar ist. Bewahren Sie Kopien eingereichter Formulare mindestens 3 Jahre auf, oder 4, wenn Backup Withholding einbehalten wurde (Pub. 1099).

Wann ist Form 1099-NEC fällig, und möchte mein Bundesstaat eine Kopie?

Die Kopie für den IRS und die Kopie für den Auftragnehmer sind beide 31. Januar nach dem Zahlungsjahr fällig, und zwar am nächsten Werktag, wenn dieses Datum auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag fällt (Pub. 1099). Für Zahlungen des Jahres 2026 ist der Fälligkeitstermin 1. Februar 2027. Form 1099-NEC hat keine automatische Fristverlängerung.

Ein verspätetes oder fehlerhaftes Formular zieht einen Strafzuschlag je Formular nach sich, getrennt für die Kopie des IRS und die Kopie des Auftragnehmers, und der Betrag steigt, je länger der Fehler unkorrigiert bleibt (IRS). Für Beträge, versäumte Fristen, Schreiben und Korrekturen siehe verspätete Formulare 1099 und W-2.

Die Regeln der Bundesstaaten sind gesondert. Die Felder für den Bundesstaat auf dem Formular dienen Ihrer Bequemlichkeit und müssen für den IRS nicht ausgefüllt werden; wünscht ein Bundesstaat eine Papierkopie, geht Copy 1 an die Steuerbehörde des Bundesstaates (IRS-Anleitung). Prüfen Sie die Steuerbehörde Ihres Bundesstaates. Kalifornien verlangt zum Beispiel gesondert eine Meldung an das EDD (Formular DE 542) für Auftragnehmer, die Einzelpersonen, Einzelunternehmer und LLCs mit einem Mitglied sind, innerhalb von 20 Tagen nach der Zahlung von $600 oder mehr oder nach dem Vertrag über diesen Betrag, je nachdem, was früher liegt, wenn auch ein Form 1099 des Bundes erforderlich ist (California EDD).

Wie reiche ich Form 1099-NEC elektronisch ein, und gibt es einen kostenlosen Weg?

Ja, eine kostenlose elektronische Einreichung gibt es. Das Taxpayer Portal des Information Returns Intake System (IRIS) des IRS ist kostenlos: Sie geben Formulare von Hand ein oder laden eine CSV-Datei hoch, reichen bis zu 100 Erklärungen auf einmal ein und laden die Kopien für die Auftragnehmer herunter (IRS: IRIS). Ab dem Steuerjahr 2026 ist IRIS das einzige System des IRS für die elektronische Einreichung von Informationserklärungen (Pub. 1099).

• Beantragen Sie früh. IRIS braucht einen Transmitter Control Code (TCC), den IRS-Code, mit dem Sie elektronisch einreichen dürfen. Für den Antrag ist eine EIN erforderlich, und der IRS nennt die Bearbeitungszeit an einer Stelle mit bis zu 45 Tagen und an einer anderen mit 45 Werktagen (Pub. 1099). Ein Einzelunternehmer ohne EIN braucht zuerst eine.
• Bei 10 oder mehr ist die elektronische Einreichung Pflicht. Zählen Sie die ursprünglichen Informationserklärungen, die Sie im Jahr einreichen müssen, aller Arten zusammen, W-2 eingeschlossen; Korrekturen zählen nicht zu den 10. Mussten die Originale elektronisch eingereicht werden, gilt das auch für Korrekturen. Eine Personengesellschaft mit mehr als 100 Gesellschaftern muss bei jeder Anzahl elektronisch einreichen (Pub. 1099; IRS; Regulations section 301.6011-2). Eine Härtefallbefreiung wird auf Form 8508 beantragt, mindestens 45 Tage vor dem Fälligkeitstermin (Pub. 1099).
• Unter 10 ist Papier erlaubt. Verwenden Sie die vom IRS gedruckte Copy A mit Form 1096, dem Deckblatt für Papiererklärungen. Eine Copy A und ein Form 1096, die von der Website des IRS ausgedruckt wurden, können nicht eingereicht werden, weil der IRS Papierformulare scannt (IRS; Allgemeine Anleitung).
• Geben Sie dem Auftragnehmer eine Kopie. Auf der Website des IRS gibt es ausfüllbare PDF-Kopien, die Sie dem Auftragnehmer geben können (IRS-Anleitung). Elektronische Zustellung ist nur erlaubt, wenn der Auftragnehmer in der vorgeschriebenen Weise eingewilligt hat (Pub. 1099).

Was ist, wenn die Arbeitskraft hätte Arbeitnehmer sein sollen, oder ich nie ein W-9 eingeholt habe?

Form 1099-NEC macht eine Arbeitskraft nicht zum Auftragnehmer. Der IRS gewichtet die Verhaltenskontrolle, die finanzielle Kontrolle und die Art der Beziehung, nicht das Formular, das Sie ausgestellt haben. Hatten Sie keinen vernünftigen Grund, einen Arbeitnehmer als Auftragnehmer zu behandeln, schulden Sie womöglich Steuern auf Arbeitsverhältnisse für diese Arbeitskraft (IRS). Die Erleichterung nach Section 530 hat eigene Voraussetzungen, darunter die Einreichung aller erforderlichen Informationserklärungen in Übereinstimmung damit, wie Sie die Arbeitskraft behandelt haben (IRS). Das Voluntary Classification Settlement Program (Programm für eine freiwillige Einstufungsvereinbarung; Form 8952) verlangt alle erforderlichen Formulare 1099 für die vorangegangenen drei Jahre (IRS). Siehe Arbeitskräfte, die Arbeitnehmer sein könnten; dort steht auch, wer diese Steuern persönlich schulden kann.

Ohne ein W-9 können Sie nicht erkennen, ob ein Auftragnehmer eine Kapitalgesellschaft ist oder welche Steuernummer Sie melden müssen. Fordern Sie jetzt eines an. Gibt ein Auftragnehmer keine Steuernummer an, kann auf Zahlungen für Leistungen Backup Withholding von 24 % gelten, und wenn Sie den Betrag nicht einbehalten und abführen, können Sie für den nicht erhobenen Betrag haften (Pub. 1099); siehe Steueridentifikationsnummern von Auftragnehmern einholen.

Beispiel

Alle Beträge sind in US-Dollar und beispielhaft.

Ein Einzelunternehmer bezahlt einen freiberuflichen Fotografen

Ein als Einzelunternehmen geführtes Designstudio bezahlt einen freiberuflichen Fotografen, eine Einzelperson, per Scheck.

• 2025: $900. Der Schwellenwert für Zahlungen des Jahres 2025 lag bei $600, daher war für dieses Jahr Form 1099-NEC fällig. Wurde es nie gesendet, siehe verspätete Formulare 1099.
• 2026: $3.000. Die Summe liegt über dem Schwellenwert von $2.000, also sendet das Studio Form 1099-NEC. Hätte es $1.500 gezahlt und nichts einbehalten, wäre für dieses Jahr kein Form 1099-NEC fällig gewesen.

Eine S Corporation bezahlt eine LLC

Eine S Corporation zahlt einer Klimatechnikfirma, die als LLC aufgestellt ist, $8.000 per Scheck für Reparaturen, Teile eingeschlossen. Das W-9 der Firma zeigt eine LLC, die als Personengesellschaft besteuert wird; die S Corporation sendet daher Form 1099-NEC über die vollen $8.000. Hätte das W-9 eine LLC gezeigt, die als C oder S Corporation besteuert wird, würde die S Corporation im Allgemeinen keines senden.

Ein Freiberufler wird über eine Zahlungs-App bezahlt

Ein Eigentümer zahlt einem Freiberufler $4.000 über eine Zahlungs-App, die Zahlungen über ihr eigenes Netzwerk abwickelt. Diese Zahlungen unterliegen den eigenen Meldeanforderungen der App nach Form 1099-K, daher sendet der Eigentümer dafür kein Form 1099-NEC. Hätte der Eigentümer dieselben $4.000 per Scheck oder Banküberweisung an einen Freiberufler gezahlt, der eine Einzelperson ist, würde der Eigentümer eines senden.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben mehrere Auftragnehmer bezahlt, und Ihren Lieferantendaten fehlen W-9, Unternehmensformen, Zahlungswege oder Jahressummen: Die Lieferantenliste muss aus Ihren Bank- und Kartenunterlagen neu erstellt werden. Das ist Arbeit der Buchhaltung, und sie sorgt dafür, dass die Liste im Januar aus einem Bericht stammt statt aus einer Suche.
• Formulare 1099 früherer Jahre wurden nie gesendet: siehe verspätete Formulare 1099 und W-2 für Fristen und Strafzuschläge. Die Summen jedes versäumten Jahres werden auf dieselbe Weise neu erstellt, aus Bank- und Kartenunterlagen.
• Ein Auftragnehmer gibt kein W-9 und keine Steuernummer an: siehe Steueridentifikationsnummern von Auftragnehmern einholen.
• Eine Arbeitskraft ist womöglich in Wahrheit Arbeitnehmer: siehe Arbeitskräfte, die Arbeitnehmer sein könnten und die Kosten eines Arbeitnehmers im Vergleich zu einem Auftragnehmer.
• Der Auftragnehmer sitzt außerhalb der USA: Ein W-9 bescheinigt den US-Status, siehe daher Auftragnehmer im Ausland bezahlen.
• Sie haben einen Subunternehmer bar und ohne Beleg bezahlt: siehe Subunternehmer in bar bezahlen.
• Sie bezahlen Reinigungskräfte oder Handwerker für eine Mietimmobilie: siehe Auftragnehmerformulare für Vermieter.