Reichen Sie überfällige Lohnsteuererklärungen auch dann ein, wenn Steuer unbezahlt ist, und zahlen Sie neue Beträge pünktlich ein. Eine eingereichte Form 941 heilt eine verspätete Einzahlung nicht. Der IRS kann den Zuschlag für einen qualifizierenden Zeitraum erlassen; spätere Zeiträume brauchen eigene Gründe. Einzelunternehmer und die meisten General Partners haften für die Lohnsteuer persönlich. Bei Kapitalgesellschaften und LLCs können verantwortliche Personen bei vorsätzlicher Nichtzahlung nach den Regeln zu Trust-Fund-Steuern (einbehaltene Steuern) haften.
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Barzahlung und elektronische Überweisung ändern den Status einer Arbeitskraft nicht. Prüfen Sie, wer die Arbeit kontrolliert, und prüfen Sie Abschnitt 530; ist die Behandlung als Arbeitnehmer erforderlich, starten Sie die Lohnabrechnung und korrigieren Sie betroffene Erklärungen. Das Unternehmen schuldet die Lohnsteuern. Einzelunternehmer und General Partners können sie persönlich schulden; verantwortliche Führungskräfte von Kapitalgesellschaften und andere Personen können bei vorsätzlicher Nichteinbehaltung oder Nichtzahlung der Steuern einem Trust-Fund-Zuschlag unterliegen.
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Halten Sie zuerst Arbeits- und Wohnstaat sowie die Wechseldaten fest. Einzelunternehmer, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften müssen sich dort registrieren, wo es vorgeschrieben ist, Lohnsteuern der Bundesstaaten und Kommunen nach den Regeln beider Bundesstaaten einbehalten und abführen und die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung an den zuständigen Bundesstaat zahlen; manche Bundesstaaten erheben auch Beiträge der Arbeitnehmer. Arbeit aus der Ferne kann im Arbeitsstaat Unternehmenseinkommensteuer oder Franchise Tax auslösen.
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Ja, wenn Ihr Kind echte betriebliche Arbeit leistet und einen angemessenen Lohn erhält, kann das US-Unternehmen die Vergütung in der Regel abziehen. Ob die Ausnahmen bei den Bundeslohnsteuern gelten, hängt von der Unternehmensform und vom Alter des Kindes ab; für Löhne einer Kapitalgesellschaft gelten sie nicht. Auf mäßige Löhne fällt für das Kind unter Umständen keine US-Bundeseinkommensteuer an, die Lohnmeldungen sind aber trotzdem nötig.
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Prüfen Sie die Beträge, stellen Sie die fehlenden 1099-NEC oder W-2 zu, reichen Sie dann die 1099-NEC beim IRS (US-Bundessteuerbehörde) und die W-2 bei der SSA (Social Security Administration, US-Sozialversicherungsbehörde) ein. Für die Einreichung und für die Zustellung der Mitteilungen fallen getrennte Zuschläge an; sie treffen den Einreichenden, also den Einzelunternehmer persönlich oder die Personengesellschaft bzw. Kapitalgesellschaft. Eine rasche Korrektur kann sie senken, ein hinreichender Grund (Reasonable Cause) kann sie ganz beseitigen. Antworten Sie auf Notice 972CG innerhalb von 45 Tagen (60 Tage bei ausländischen Einreichenden).
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Holen Sie vor der Zahlung bei einer ausländischen Einzelperson das W-8BEN, bei einer ausländischen Kapitalgesellschaft das W-8BEN-E oder das passende Formular für die jeweilige Rechtsform ein, dazu einen Nachweis des Arbeitsorts. Für Arbeit im Ausland ist in der Regel weder ein US-Steuereinbehalt noch eine 1099-NEC oder 1042-S nötig. Für Arbeitstage in den USA teilen Sie die Vergütung auf; behalten Sie Steuer ein, sofern keine Befreiung gilt, und reichen Sie in der Regel 1042-S und 1042 auch bei Befreiung ein. Der Zahlende schuldet versäumte Quellensteuer. Eine US-Person im Ausland unterliegt den Regeln zu W-9 und 1099-NEC.
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Wird Ihre LLC wie ein Einzelunternehmen besteuert, bezahlen Sie sich mit einer Entnahme (Owner's Draw). Wird sie als Personengesellschaft besteuert, nutzen Sie Ausschüttungen oder vereinbarte garantierte Zahlungen. Entnahmen und gewöhnliche Ausschüttungen sind keine Betriebsausgaben und werden nicht gesondert als Vergütung besteuert; Eigentümer melden den Unternehmensgewinn, egal ob sie ihn entnehmen. Ausschüttungen einer Personengesellschaft über den steuerlichen Anschaffungskosten (Basis) hinaus können einen Gewinn auslösen.
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Berechnen Sie zuerst die gesamte voraussichtliche US-Bundessteuer des Eigentümers und den Lohnsteuereinbehalt. Verbleibende Pflichtraten der US-Bundessteuer zahlt der Eigentümer per Form 1040-ES oder deckt sie durch zusätzlichen Lohnsteuereinbehalt ab. Der durchgereichte Gewinn ist auch ohne Ausschüttung steuerpflichtig. Die S Corporation führt ihre eigenen Lohnsteuerbeträge ab und leistet Vorauszahlungen nur für bestimmte Steuern auf Unternehmensebene. Zusätzlich können Zahlungen von Eigentümer und Unternehmen an den Bundesstaat anfallen.
Kapitalgesellschaften · Privatpersonen
Wenn Sie für Ihre S Corporation arbeiten und Geld oder Sachwerte entnehmen, zahlen Sie sich zuerst ein angemessenes W-2-Gehalt für Ihre Arbeit. Erst der Rest gilt als Ausschüttung. Der IRS (US-Bundessteuerbehörde) legt weder einen festen Betrag noch ein festes Verhältnis von Gehalt zu Ausschüttung fest. Belegen Sie die Höhe mit Ihren Aufgaben, Ihrer Arbeitszeit, vergleichbaren Gehältern und der Herkunft der Einnahmen der Gesellschaft.
Kapitalgesellschaften
Vor der ersten Zahlung brauchen Sie die EIN des Arbeitgebers und die vorgeschriebenen Konten im Bundesstaat der Arbeit. Holen Sie Form I-9 und die Formulare zum Einbehalt ein, legen Sie Lohn und Zahltag fest, berechnen Sie dann den Einbehalt der Arbeitnehmer und die Steuern des Arbeitgebers und führen Sie sie ab. Planen Sie Erklärungen, Form W-2 und die Meldung neuer Mitarbeiter im Kalender ein. Einzelunternehmer, Gesellschafter einer Personengesellschaft und Eigentümer einer transparenten LLC zahlen sich keinen Lohn. Mitarbeitende Eigentümer einer Kapitalgesellschaft erhalten ihn in der Regel.
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