Costos iniciales de una LLC o negocio individual sin ingresos

¿Puedo deducir lo que gasté antes de que mi LLC o mi negocio paralelo generara ingresos?

No como gastos ordinarios. La mayor parte del dinero que se gasta antes de que el negocio comience, para investigarlo o crearlo, es un costo de arranque (el equipo, el inventario, los intereses, los impuestos y la investigación siguen otras reglas, más abajo), y el código tributario no permite ninguna deducción por costos de arranque salvo lo que dispone la sección 195. Esa sección le permite deducir un monto limitado en el año en que comienza el negocio y restar el resto a lo largo del tiempo. La deducción llega en el año de inicio, no en el año en que pagó.

Un caso no es sencillo cuando:

• no puede indicar el día en que el negocio comenzó;
• los costos de arranque totales superan $5,000, por lo que una parte se amortiza en 180 meses (y por encima de $50,000 el límite del primer año se reduce);
• la LLC se constituyó mucho antes de que empezaran las operaciones, o tiene dos o más propietarios;
• ya tiene un negocio en el mismo campo y lo está pasando a una nueva LLC o agregando una línea;
• estos costos ya se dedujeron como gastos ordinarios en una declaración presentada;
• hay costos de equipo, inventario o investigación mezclados;
• la actividad tiene pocos ingresos y podría cuestionarse como un pasatiempo.

Reúna facturas y recibos con fecha que muestren a quién se pagó y qué compró cada uno, los estados de cuenta de tarjeta o del banco, los documentos de constitución de la LLC y cualquier acuerdo operativo, la prueba de quién pagó y todo lo que muestre el día en que abrió: el primer contacto con un cliente, un sitio web activo, una licencia comercial, una primera venta. Anote cada costo en su propia línea con su fecha, a quién se pagó y su grupo (arranque, organización, equipo o inventario): los grupos tienen límites distintos y van en lugares distintos de la declaración.

¿Qué cuenta como costo de arranque y qué es un costo de organización?

Un costo de arranque es un monto pagado para investigar o crear un negocio, o para preparar una actividad que va a convertirse en uno, y que un negocio en operación en el mismo campo podría deducir (26 U.S.C. 195(c)(1)). El IRS enumera:

• un estudio o análisis de mercados, productos, mano de obra o transporte;
• publicidad para la apertura;
• salarios de empleados en capacitación y de sus instructores;
• viajes y otros costos para encontrar distribuidores, proveedores o clientes;
• honorarios de ejecutivos, consultores y servicios profesionales similares.

Un costo de organización crea la entidad misma. En una sociedad de personas, el reglamento enumera los honorarios legales por preparar el acuerdo de la sociedad, los honorarios contables de la organización y las cuotas de presentación. Los costos de operar el negocio, de comprar bienes para él o de admitir socios más adelante no son costos de organización (26 CFR 1.709-2). El costo también debe incurrirse en un período que comienza un tiempo razonable antes de que la sociedad inicie operaciones y termina en la fecha de vencimiento de su declaración del año en que comienza, sin contar las prórrogas (26 CFR 1.709-2(a)).

Los dos grupos se cuentan por separado, cada uno con su propio límite (Publication 583).

Una LLC de un solo miembro no tiene el grupo de organización: la sección 709 cubre las sociedades de personas, y las instrucciones del Form 4562 enumeran los costos de organización solo para corporaciones y sociedades de personas. Sus costos de constitución (la cuota estatal de presentación, los honorarios de un abogado) primero se rigen por el 26 CFR 1.263(a)-5, que exige capitalizar los montos pagados para facilitar la constitución de una entidad ignorada. Solo escapan de esa regla si todos los costos de constitución juntos suman $5,000 o menos; por encima de ese monto, ninguno escapa, y las comisiones nunca escapan (párrafo (d)(3)). Un costo que escapa es un costo previo a la apertura como cualquier otro y se une al grupo de arranque y a su único límite. Un costo que debe capitalizarse no cumple la prueba de la sección 195, que pregunta si un negocio en operación podría deducirlo, y ninguna fuente consultada aquí dice cómo se recupera. Mantenga los costos de constitución en su propia línea para que un preparador pueda aplicar esto.

¿Cuánto puedo deducir el primer año y cuándo se reduce el límite?

En el año en que el negocio comienza, usted deduce el menor entre sus costos de arranque totales o $5,000. Cuando el total supera $50,000, el límite baja dólar por dólar, sin bajar nunca de cero (26 U.S.C. 195(b); 26 CFR 1.195-1). Todos los costos de arranque del negocio cuentan para ese total.

Los costos de organización tienen los mismos límites por separado: $5,000, que se reducen cuando superan $50,000 (26 U.S.C. 709(b)). No se deduce nada de ninguno de los dos grupos antes de que el negocio comience.

¿Qué pasa con el resto? ¿Cómo funciona la amortización a 180 meses?

Lo que quede después de la deducción del primer año se deduce en partes mensuales iguales durante 180 meses, empezando con el mes en que el negocio comienza (26 U.S.C. 195(b)(1)(B)). La primera declaración también toma las partes de los meses que quedan de ese año: el ejemplo del reglamento cuenta un inicio en julio como seis meses, de julio a diciembre (26 CFR 1.195-1).

1. Reste la deducción del primer año de los costos totales.
2. Divida lo que queda entre los meses del período de amortización (180 meses) para obtener la parte de un mes.
3. Multiplique por los meses del primer año, contando el mes de inicio.
4. En cada año posterior, tome 12 partes hasta que se agote el período.

Si el negocio se disuelve por completo antes de que termine el período, el saldo que aún no se ha deducido puede deducirse como pérdida, en la medida en que lo permita la sección 165 (26 U.S.C. 195(b)(2)).

¿Cuándo comienza mi negocio, y importa que todavía no tenga ingresos?

Ni la sección 195 ni el reglamento de costos de arranque señalan una primera venta o un ingreso como la prueba, y ninguno fija una fecha para un negocio que usted mismo creó. La fecha depende de los hechos: cuándo empezó la actividad para la cual se creó el negocio. Constituir la LLC, o no tener ingresos todavía, puede o no resolverlo.

La fecha decide el año de la deducción y el primero de los 180 meses. La ley lo deja a los reglamentos, salvo que un negocio adquirido se trata como si comenzara cuando usted lo adquiere (26 U.S.C. 195(c)(2)); el reglamento de costos de arranque no lo define (26 CFR 1.195-1).

Para una sociedad de personas, el reglamento da la prueba más cercana. Comenzar un negocio es una cuestión de hechos. Por lo general ocurre cuando la sociedad inicia las operaciones para las que se organizó. Firmar el acuerdo de la sociedad no basta, y comprar los bienes operativos que el negocio necesita puede bastar (26 CFR 1.709-2(c)).

Para un propietario único, las instrucciones del Schedule C indican que una actividad es un negocio cuando su propósito principal es obtener ingresos o ganancias y usted participa con continuidad y regularidad; una actividad esporádica o un pasatiempo no lo es (instrucciones).

La sección 195 cubre la creación o la investigación de un oficio o negocio activo. Si ya obtiene ingresos en el mismo campo y se está pasando a una nueva LLC o agregando una línea, que eso cree un negocio nuevo se decide según los hechos, y los costos pueden ser gastos ordinarios del negocio que ya opera (el Revenue Ruling 99-23 señala que los costos de investigar la expansión de un negocio existente generalmente eran deducibles conforme a la sección 162).

Un año de inicio equivocado es costoso de deshacer. Una vez que la amortización se aplicó en dos o más declaraciones, cambiar el año de inicio es un cambio de método contable (26 CFR 1.195-1(b), Ejemplo 4). Si el negocio nunca comienza, la sección 195 no dice qué pasa con los costos; vea costos de arranque pagados personalmente antes de la LLC.

Si mi negocio ya comenzó pero no tiene ingresos, ¿mis costos son gastos ordinarios del Schedule C?

Sí: una vez que el negocio comenzó y el costo es ordinario y necesario, se deduce como gasto del año (Publication 583). En el Schedule C, los gastos que superan los ingresos generan una pérdida neta, que por lo general puede deducirse de otros ingresos, aunque se aplican algunos límites (Publication 334, capítulo 9). Un costo pagado antes de la fecha de inicio sigue siendo un costo de arranque, incluso en el mismo año fiscal.

Dos trampas:

• Costos previos al lanzamiento deducidos como gastos ordinarios. Una vez que una partida se trató así en dos o más declaraciones, el reglamento la considera un método contable incorrecto, y corregirla exige un cambio de método contable (26 CFR 1.195-1, Ejemplo 3). La regla de cambio de método del reglamento comienza con dos declaraciones; qué hacer después de una le corresponde al preparador.
• Un motivo de lucro. Para una persona, una actividad sin fin de lucro tiene deducciones limitadas, y su pérdida por lo general no puede compensar otros ingresos (26 U.S.C. 183; Publication 334, capítulo 9).

Sobre los límites de las pérdidas, vea pérdidas del negocio. Sobre la prueba de pasatiempo o negocio, vea pasatiempo o negocio para quienes revenden en línea.

¿Adónde van los costos de arranque: al Schedule C, al Form 4562 o a la declaración de la sociedad de personas?

Una LLC nacional que no ha elegido tributar como corporación declara en la declaración de su propietario si tiene un solo miembro que es una persona física, generalmente en el Schedule C si es un negocio (la página del IRS también menciona los Schedules E y F), y en el Form 1065 si tiene dos o más miembros (IRS). Cada una adjunta el Form 4562 para la amortización que comienza en el año.

Estas referencias a formularios provienen de los formularios y las instrucciones de 2025, los últimos definitivos. El borrador anticipado del Form 4562 de 2026 del IRS no tiene una parte de amortización (borrador), así que confirme en el formulario definitivo de 2026 dónde se declara la amortización.

No tiene que elegir nada. Se considera que el contribuyente eligió amortizar, y no se necesita ninguna declaración (26 CFR 1.195-1(b); instrucciones del Form 4562). Para capitalizar en su lugar, indíquelo en una declaración presentada a tiempo, con prórrogas incluidas, del año en que el negocio comienza. Cualquiera de las dos opciones no puede cambiarse después y abarca todos los costos de arranque del negocio.

Si la primera declaración dejó fuera los costos, la elección presunta sigue vigente, así que una declaración enmendada del año de inicio puede ser el camino. El alivio de 6 meses para enmendar la declaración que aparece en las instrucciones del Form 4562 está en el pasaje sobre costos pagados antes del 9 de septiembre de 2008, por lo que no es el camino para los costos actuales. Las instrucciones del Form 1065 todavía describen una elección de 6 meses mediante una declaración enmendada para las sociedades de personas, marcada "Filed pursuant to section 301.9100-2," que difiere de la elección presunta del reglamento. Cuál se aplica lo debe resolver el preparador.

¿Y si la LLC tiene dos o más propietarios?

Una LLC nacional con dos o más miembros es una sociedad de personas para efectos tributarios federales, a menos que elija tributar como corporación (IRS). Entonces la sección 709 cubre sus costos de organización y la sección 195 sus costos de arranque, ambos a nivel de la sociedad.

La sociedad toma la deducción. La sección 709 no permite ninguna deducción por los costos de organización salvo lo que dispone la sección 709(b) (26 U.S.C. 709). Igual que con los costos de arranque, se considera que la sociedad eligió deducirlos y amortizarlos desde el año en que comienza el negocio, y en su lugar puede elegir capitalizarlos en una declaración presentada a tiempo, con prórrogas incluidas; esa elección no puede cambiarse después (26 CFR 1.709-1(b)). Las deducciones reducen la ganancia que la sociedad traslada a sus miembros o aumentan la pérdida (Publication 583).

Cuando un miembro pagó costos personalmente, vea costos de arranque pagados personalmente antes de la LLC y gastos de la LLC pagados personalmente por un socio. Qué declaración presenta la sociedad está en qué declaraciones presenta su negocio.

¿Qué costos no son costos de arranque: equipo, inventario, intereses, impuestos, investigación?

Varios costos quedan fuera de las reglas de arranque y siguen las suyas. Mezclarlos en el conjunto de costos de arranque cambia el año y el monto de la deducción.

¿Puedo deducir cursos y capacitación antes de lanzar el negocio?

A veces, pero solo si el curso sería una educación deducible para alguien que ya opera ese negocio. La capacitación de las personas que usted contrata cuenta: el IRS enumera los salarios de empleados en capacitación y de sus instructores como costos de arranque (IRS), y la Publication 583 menciona la capacitación entre ellos.

Su propia educación se evalúa dos veces. Un costo de arranque debe ser uno que un negocio en operación en el mismo campo podría deducir (sección 195(c)(1)). Según el 26 CFR 1.162-5, la educación es deducible cuando mantiene o mejora las habilidades que el negocio requiere. Es personal cuando cumple los requisitos mínimos para ingresar al campo o es parte de un programa que lleva a un nuevo oficio o negocio. Los ejemplos del reglamento: el título de abogado de un ingeniero que trabaja por cuenta propia no es deducible, y un curso de actualización de dos semanas de un médico sí lo es.

Así, un curso que afina las habilidades en un campo en el que ya trabaja puede ser un costo de arranque, mientras que un título o certificado que lo califica para ingresar al campo se trata como personal. Ni la sección 195 ni el reglamento de educación dicen cómo se aplica esto a un propietario sin un negocio existente en el campo, así que se decide según los hechos. Conserve la descripción del curso y el motivo por el que lo tomó.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses. Cada negocio presenta con año calendario, paga todos los costos en el Año 1 y abre en julio del Año 2. Los costos son costos de arranque salvo que el ejemplo los llame de organización; ninguno es equipo, inventario, intereses ni investigación.

Un propietario, con costos un año antes de abrir

El propietario de una LLC de un solo miembro paga $13,000 personalmente en el Año 1 por un estudio de mercado, anuncios de apertura y honorarios de consultores. El negocio abre en julio del Año 2.

• Año 1: no se deduce nada, porque el negocio no ha comenzado.
• Año 2: se deducen $5,000. Los otros $8,000 se reparten en 180 meses, unos $44 al mes, de modo que de julio a diciembre se suman unos $267. El Schedule C, Parte V, muestra unos $5,267, con el Form 4562 adjunto para la amortización.
• Año 3 en adelante: unos $533 al año (12 partes) hasta que terminen los 180 meses.

Costos por encima del límite

Los costos de arranque de un propietario único suman $52,000. Superan en $2,000 los $50,000, por lo que el límite de $5,000 baja a $3,000. Los otros $49,000 se reparten en 180 meses, unos $272 al mes. Con un inicio en julio, la primera declaración deduce $3,000 más unos $1,633 (seis meses), es decir, unos $4,633. Con $55,000 o más, no se deduce nada de inmediato y el monto completo se reparte en 180 meses.

Dos miembros: organización y arranque

Una LLC de dos miembros paga $4,000 por organizarse (cuota de presentación y acuerdo operativo) y $9,000 por ponerse en marcha (estudio y anuncios). Los grupos tienen límites separados. Los $4,000 de costos de organización están por debajo de su límite de $5,000 y se deducen por completo en el año en que el negocio comienza. De los $9,000 de costos de arranque, se deducen $5,000 ese año y $4,000 se reparten en 180 meses, unos $22 al mes. Con un inicio en julio, también se deducen ese año seis meses de esa parte (unos $133), de modo que la línea 21 del Form 1065 lleva unos $9,133.

¿Su caso es distinto?

• No puede indicar el día en que el negocio comenzó, gastó más de $5,000 antes del lanzamiento, constituyó la LLC mucho antes de que empezaran las operaciones o tiene dos o más propietarios: la declaración se arma con una lista con fechas de cada costo previo al lanzamiento, agrupado como arranque, organización, equipo e inventario, y la fecha de inicio decide en qué año cae cada grupo. Un año de inicio equivocado es difícil de deshacer una vez presentadas dos declaraciones. Para armar esa lista y fijar la fecha de inicio antes de la primera declaración, vea ayuda con la contabilidad.
• Pagó los costos personalmente y no los ha registrado: vea costos de arranque pagados personalmente antes de la LLC y cómo organizar la contabilidad de una nueva LLC.
• Faltan recibos de algunos costos: vea recibos perdidos de gastos del negocio.
• La LLC eligió tributar como corporación, o un miembro se unió o se fue: la elección y la cantidad de miembros deciden qué declaración presenta la LLC (IRS), así que ponga fecha a cada costo y anote quién lo pagó. Vea costos de arranque antes de constituirse como corporación y cómo tributan las LLC.
• Ya dedujo estos costos como gastos ordinarios en declaraciones presentadas, o faltan declaraciones desde el año de inicio: después de dos o más declaraciones presentadas, la solución puede ser un cambio de método contable; en los años sin presentar, primero hay que poner al día la contabilidad y las declaraciones. Vea gastos del Schedule C en años sin presentar y cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada, y ayuda con la contabilidad.
• Compró equipo o software antes del lanzamiento: vea cómo deducir el equipo en el primer año.
• Los costos son de una propiedad de alquiler que aún no tiene inquilino: vea gastos de alquiler antes del primer inquilino.
• Los cónyuges son dueños de la LLC: una LLC de cónyuges presenta como sociedad de personas, salvo que los cónyuges que la poseen como bienes gananciales pueden tratarla de cualquiera de las dos formas (IRS). Vea LLC de cónyuges y de familia.
• Una persona extranjera es dueña de su LLC de un solo miembro: la condición de extranjero depende de la ciudadanía y de la residencia fiscal, no de una dirección en el exterior (26 CFR 1.6038A-1(f)). Vea presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera.