QuickBooks: gastos e ingresos sin categorizar antes de impuestos

¿Qué son «Gastos sin categorizar» e «Ingresos sin categorizar»?

«Gastos sin categorizar» e «Ingresos sin categorizar» son cuentas de paso donde el software de contabilidad deja una línea del banco que no sabe ubicar, como una línea de la conexión bancaria que no coincide con ninguna regla o un beneficiario sin cuenta predeterminada. El saldo no es una categoría de impuestos. Nada en una declaración dice «sin categorizar».

Sus libros deben mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, y bastar para comprobarlos (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1). La Parte V del Schedule C pide cada otro gasto por tipo y monto (instrucciones). En las últimas instrucciones publicadas, la línea 26 del Form 1120, la línea 20 del Form 1120-S y la línea 21 del Form 1065 piden un detalle que enumere cada deducción por tipo y monto (1120; 1120-S; 1065). Por eso cada partida debe clasificarse antes de llegar a la declaración.

Un costo que falta en un resumen o informe de impuestos suele seguir en una cuenta sin categorizar, no haber llegado nunca a los libros o no ser un gasto del Schedule C. La sección sobre costos faltantes muestra cómo saber cuál es el caso.

El caso no es sencillo cuando:

• el saldo reúne meses de partidas o miles de dólares, no unas pocas partidas pequeñas;
• los libros alimentan la declaración de una sociedad de personas o una corporación S;
• ya se presentó una declaración con base en estos libros;
• un prestamista o el IRS pidió estados financieros;
• hay equipo, pagos al propietario o gastos personales en el montón.

Reúna primero: un estado de resultados por cuenta del año, el mismo informe por mes, los estados de cuenta del banco y de las tarjetas, los recibos y la declaración del año pasado.

Los menús cambian según el producto y la versión, por lo que esta guía explica la parte fiscal y el orden del trabajo, no los pasos de cada pantalla.

¿Cómo encuentro todas las transacciones sin categorizar antes del cierre del año?

Corra un informe de transacciones de cada cuenta sin categorizar para todo el año fiscal, reclasifique cada partida en su cuenta real y concilie todas las cuentas bancarias y de tarjeta para que nada quede fuera de los libros.

1. Corra el detalle de transacciones de «Gastos sin categorizar» e «Ingresos sin categorizar» desde el primer hasta el último día del año fiscal. Si el saldo empezó antes, corra también esos años.
2. Concilie cada cuenta bancaria y de tarjeta de crédito hasta el último día del año. La conciliación detecta errores en el estado de cuenta, en la chequera y en los libros (Publication 583). Una línea del banco que nunca llegó a los libros aparece como una diferencia que usted no puede explicar. Vea las conexiones bancarias no son una conciliación.
3. Reclasifique cada partida en la cuenta que alimenta su línea de la declaración, con el recibo y el propósito comercial.
4. Lleve una lista corta solo de lo que aún no puede ubicar: fecha, beneficiario, monto y la duda. Ordénela por beneficiario. Un beneficiario que se repite es candidato a una cuenta predeterminada.

Si los libros llevan meses de atraso, empiece por ponerse al día con la contabilidad atrasada.

¿Cómo elijo la categoría correcta para cada partida?

Hágase tres preguntas por cada partida: qué fue, cuál fue la razón comercial y qué línea de la declaración alimenta. Un gasto de negocio debe ser ordinario y necesario a la vez (Publication 334; sección 162). El documento de respaldo debe mostrar el monto pagado y que fue para un gasto de negocio (Publication 583).

Para un propietario único, o una LLC de un solo miembro tratada como tal, los destinos más comunes en el Schedule C son:

Los números de línea provienen del Schedule C más reciente publicado; verifíquelos con el formulario del año en que presente. El mapeo completo está en plan de cuentas para el Schedule C.

Una sociedad de personas, una corporación S o una corporación C aplica la misma prueba de gasto ordinario y necesario, pero su declaración tiene sus propias líneas y un detalle de otras deducciones. Vea de los libros a la declaración de impuestos del negocio.

¿Cómo categorizo las comidas y qué pasa con el entretenimiento?

Ponga las comidas de negocios en su propia cuenta, por el costo completo. Generalmente solo 50% de una comida de negocios es deducible (sección 274(n)) y el entretenimiento generalmente no lo es, por lo que el total de comidas en sus libros suele ser mayor que la línea 24b del Schedule C. Esa diferencia no es un costo faltante.

Para los montos pagados después de 2025, las comidas proporcionadas para conveniencia del empleador y los alimentos en un comedor que opera el empleador generalmente no son deducibles (sección 274(o)). Manténgalos en una cuenta aparte. Quién califica, qué debe mostrar el recibo y las excepciones están en la deducción de comidas de negocios.

¿Qué no es un gasto ordinario: equipo, retiros del propietario y gastos personales?

El equipo, los retiros del propietario, los pagos de préstamos y los gastos personales no son gastos ordinarios, aunque el dinero haya salido de la cuenta del negocio.

Un pago que cubre varias cosas, como suministros y un artículo personal en un mismo recibo, se divide entre cuentas, y la parte personal generalmente no es deducible (Publication 334). Vea gastos de uso mixto.

¿Por qué faltan algunos costos en mi resumen o informe de impuestos?

Un costo falta en un resumen de impuestos basado en los libros porque está en una cuenta sin categorizar, nunca llegó a los libros, se registró como algo distinto de un gasto, se calcula fuera del libro mayor o no es un gasto del Schedule C.

Los libros y la declaración suelen diferir en partidas como estas, así que lleve una lista de cada diferencia. Vea de los libros a la declaración de impuestos del negocio.

¿Qué hago con las partidas que no puedo identificar y con los gastos personales?

Busque primero el respaldo. Una partida que no puede respaldar corre riesgo como deducción: el IRS espera libros y documentos de respaldo que muestren el monto y que fue un gasto de negocio (Publication 583).

• Lea el texto completo del beneficiario en el estado de cuenta, busque un recibo en su correo y en la aplicación de la tarjeta, y pida una copia al proveedor. Vea recibos perdidos de gastos del negocio.
• En los costos de viaje (incluidas sus comidas), de regalos y de automóvil, los montos que usted aproxima o estima no son deducibles (Publication 463).
• Si una partida sigue sin identificarse, inclúyala en una lista para su preparador con la fecha, el beneficiario y el monto. No la ponga en una línea con nombre solo para vaciar el saldo.

Un gasto personal pagado desde la cuenta del negocio no es un gasto de negocio (sección 262). En una empresa individual es un retiro del propietario (Publication 334). En una sociedad de personas o una corporación, el asiento correcto depende de la entidad: vea gastos personales pagados desde la cuenta del negocio.

En «Ingresos sin categorizar», clasifique cada depósito por su origen. Los ingresos brutos son lo que usted recibe del negocio, y el IRS sugiere identificar el origen de cada depósito como ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo (Publication 583).

• Ingresos del negocio. Relacione cada venta con una factura. La misma venta contada dos veces se explica en ingresos duplicados en los libros, y un saldo de depósitos pendientes que no se borra se explica en saldo de Fondos sin depositar.
• Dinero que usted mismo aportó y fondos de un préstamo. No son ventas.
• Pagos recibidos de procesadores de pagos. Un pago suele venir neto de comisiones y reembolsos y puede incluir el impuesto sobre las ventas. El monto de un Form 1099-K puede no ser el monto que debe declarar como ingreso (Publication 334). Divida cada pago: las ventas brutas a ingresos, las comisiones a gastos, y el impuesto sobre las ventas que se impone al comprador y que usted debe cobrar y remitir, a una cuenta de pasivo, porque ese impuesto no son ingresos brutos. Un impuesto sobre las ventas que se le impone a usted como vendedor es distinto: el monto cobrado son ingresos brutos y el impuesto es un gasto de la línea 23 (instrucciones). Vea conciliar ventas y pagos recibidos.

¿Cómo evito que vuelvan las partidas sin categorizar?

Asigne una cuenta predeterminada a los beneficiarios que se repiten, corrija la regla bancaria que originó la partida y revise las dos cuentas cada mes.

• Cuenta predeterminada del beneficiario. Si un beneficiario explica la mayoría de los asientos, asígnele una cuenta de gasto predeterminada.
• Regla bancaria. Si una regla envió la partida allí, corrija la regla; de lo contrario, la cuenta se vuelve a llenar el mes siguiente.
• Revisión mensual. Después de conciliar, las dos cuentas sin categorizar deben estar vacías. El IRS indica conciliar cada mes y mantener los documentos de respaldo organizados por año y tipo (Publication 583).
• Anote el propósito en el momento. Un registro hecho en el momento del gasto o cerca de él vale más que uno reconstruido después (Publication 463).

¿Puedo cambiar asientos en un año que ya se presentó?

Cambiar los libros no cambia una declaración ya presentada, así que acuerde con su contador cualquier reclasificación en un período presentado. Un período bloqueado se explica en fecha de cierre después de presentar los impuestos.

Reclasificar entre líneas de gastos totalmente deducibles en el mismo año no cambia la utilidad neta. Si la declaración debe enmendarse depende de si los montos que informó eran correctos: el IRS menciona un cambio en los ingresos, las deducciones, los créditos o la obligación tributaria como motivo para enmendar (IRS). Un reclamo de reembolso generalmente debe presentarse dentro de 3 años después de presentar la declaración original o 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde (IRS). Ese plazo se aplica a los reclamos de reembolso. Si usted debe impuesto adicional, enmendar no extiende la fecha de vencimiento original del impuesto: los intereses corren desde esa fecha hasta que se pague (instrucciones del Form 1040-X).

Con el método de efectivo, los gastos generalmente corresponden al año en que se pagan (Publication 538). Si un asiento antiguo es un simple error de registro o un problema de momento puede depender de los hechos.

Una corporación S presenta un Form 1120-S enmendado con una declaración que identifica cada partida enmendada. Si cambian los montos de los accionistas, también presenta Schedules K-1 enmendados (y K-3 donde se requieran) y entrega una copia a cada accionista (instrucciones); la declaración propia del accionista generalmente debe coincidir con el K-1 (instrucciones del K-1). Una sociedad de personas presenta un Form 1065 enmendado, o una solicitud de ajuste administrativo si se aplica el régimen centralizado de auditoría de sociedades de personas, que es el régimen predeterminado salvo que una sociedad elegible haya optado por salir. La solicitud debe presentarse dentro de 3 años de la fecha posterior entre la de presentación de la declaración y la de su vencimiento sin prórroga (instrucciones del Form 1065; sección 6227). Una corporación C usa el Form 1120-X. El caso de un propietario único está en enmendar una declaración por errores en gastos del negocio.

¿Cómo reviso los totales antes de entregar los libros a mi preparador?

Haga estas revisiones en orden. Cada una detecta un tipo distinto de error.

1. Las dos cuentas sin categorizar muestran cero para el año fiscal, o cada partida restante está en una lista con una pregunta al lado.
2. Cada cuenta bancaria y de tarjeta de crédito está conciliada al cierre del año: el saldo del estado de cuenta, ajustado por las partidas que no habían pasado, es igual al de los libros en el último día del año fiscal.
3. Los ingresos coinciden con sus registros de ventas según el método contable de la declaración (Publication 538). Los depósitos explican la diferencia una vez que quita los depósitos que no son ventas, suma las comisiones que retuvo un procesador de pagos y considera las ventas en efectivo, los reembolsos, los saldos retenidos por el procesador y, con el método de acumulación, las facturas sin pagar.
4. Cada otro gasto es una cuenta con nombre propio y un monto que usted puede explicar.
5. Las comidas están en su propia cuenta por el costo completo, y las millas de negocio están registradas junto con el total de millas del año (Publication 463).
6. Los retiros del propietario, los gastos personales y los pagos del impuesto sobre la renta del propio propietario quedan fuera de las cuentas de gastos. Un impuesto estatal sobre la renta que una sociedad de personas o una corporación S paga por sus propios ingresos es un caso distinto: el Notice 2020-75, una guía del IRS que anuncia reglamentos futuros, dice que la entidad puede deducirlo, así que consulte a su preparador antes de moverlo.

Envíe el estado de resultados por cuenta, el detalle de transacciones, los estados de cuenta, los recibos y la declaración del año pasado. La lista completa para el preparador está en la lista de limpieza de la contabilidad y en la lista de cierre del año. Si el estado de resultados sigue viéndose mal, vea el estado de resultados se ve mal.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Un trabajador independiente con un montón mixto

Un trabajador independiente que presenta el Schedule C tiene US$1,800 en «Gastos sin categorizar»: US$300 de suscripciones de software, US$1,200 de una laptop y US$300 de comidas con clientes. Las suscripciones van a la Parte V como otros gastos. La laptop sale de la lista de gastos ordinarios: según los hechos y las elecciones que haga, se deduce en el primer año (depreciación adicional, sección 179 o puerto seguro para compras pequeñas) o se deprecia con el tiempo, como se explica en gastar o capitalizar las compras pequeñas. Las comidas van a una cuenta de comidas por el costo completo; con el límite del 50%, la declaración muestra US$150.

Los US$5,000 de «Ingresos sin categorizar» se dividen en US$4,200 de pagos recibidos de procesadores de pagos y US$800 de dinero que el propietario aportó, que no es ingreso. Los pagos cubren US$4,300 de ventas tras US$100 de comisiones: las ventas son ingresos brutos, y los US$100 son un gasto, no una venta menor.

Una LLC con 14 meses de partidas

Una LLC de un solo miembro que presenta el Schedule C tiene US$22,000 en «Gastos sin categorizar» a lo largo de 14 meses. El primer año, con los primeros 8 meses y su declaración ya presentada, reúne US$13,000. El segundo año, con los últimos 6 meses y aún abierto, reúne US$9,000.

Ya clasificado, US$4,000 es equipo, US$3,000 son gastos personales del propietario y US$15,000 son costos ordinarios. Solo los US$15,000 van a líneas de gastos con nombre. El equipo pasa a la pregunta sobre activos y los gastos personales a un retiro del propietario. Luego cada grupo se divide por año. Si la declaración del primer año dedujo partidas personales u omitió costos ordinarios, vea «¿Puedo cambiar asientos en un año que ya se presentó?»

Millas registradas, sin costo de vehículo

Un propietario único registró 8,000 millas de negocio, pero el resumen de impuestos no muestra costo de vehículo. El registro es un comprobante, no un asiento de gasto. Si se usa la tarifa estándar por milla, la línea 9 se calcula como las millas de negocio por esa tarifa, más el estacionamiento y los peajes. El preparador puede tomar esa cifra del registro, y los libros deben llevar un asiento equivalente o una nota para que el estado de resultados coincida con la declaración.

¿Es distinto para usted?

• El saldo reúne meses de partidas o miles de dólares, los libros alimentan la declaración de una sociedad de personas o una corporación S, ya se presentó una declaración con base en estos libros, o un prestamista o el IRS pidió estados financieros: en estos casos, una revisión profesional de los libros suele valer la pena. Vea ayuda con la contabilidad para saber qué preparar.
• Los libros llevan meses de atraso, el IRS escribió sobre el año o un prestamista quiere estados financieros: vea ponerse al día con la contabilidad atrasada, un aviso del IRS a su negocio y estados financieros para un préstamo bancario.
• Un responsable contable dejó los saldos sin categorizar, o no está seguro de que los libros se hayan conciliado alguna vez: vea cómo revisar el trabajo de su responsable contable.
• Hay gastos personales mezclados en los libros: vea cómo corregir fondos personales y del negocio mezclados. Si es dueño de una corporación S o de una sociedad de personas, vea una corporación S que paga gastos personales y pagos garantizados frente a retiros de socios.
• El equipo se registró como gasto, o un gasto como activo: vea gastar o capitalizar las compras pequeñas.
• Los ingresos están contados dos veces, o un saldo de depósitos no se borra: vea ingresos duplicados en los libros y saldo de Fondos sin depositar.
• Usted es dueño de la empresa desde fuera de EE. UU., o el dinero entre usted y la empresa está en el montón: vea contabilidad de una empresa estadounidense de propiedad extranjera y registros de transacciones de una LLC de propiedad extranjera, o ayuda con impuestos transfronterizos.