यह किसके लिए है
- वे एकल स्वामी, साझेदारियाँ और कंपनियाँ जो साल के बीच में बहीखाता विशेषज्ञ बदल रही हैं
- वे स्वामी जो फ़ैसले से पहले अपनी अकाउंटिंग फ़ाइल पर दूसरी राय चाहते हैं
यहाँ शामिल नहीं
- मौजूदा काम की महीने-दर-महीने जाँच, जो जाँच वाली मार्गदर्शिका में है
- कर तैयारकर्ता की भूमिका, IRS के प्राधिकरण या पेरोल प्रदाता बदलना
- जुर्माने में राहत और पहले फ़ाइल हो चुके रिटर्न संशोधित करना
बहीखाता विशेषज्ञ को कब हटाना चाहिए?
बहीखाता विशेषज्ञ को तब बदलना पड़ सकता है जब बहीखाता अब रिटर्न का आधार न बन पाए, या कोई फ़ाइलिंग चूक गई हो। पर्याप्त बहीखाता रखने की ज़िम्मेदारी करदाता की है, बहीखाता विशेषज्ञ की नहीं: वह सकल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट साबित करने लायक होना चाहिए (26 CFR 1.6001-1)। Publication 583 कहती है कि चेकिंग खाते का हर महीने मिलान करें, ताकि स्टेटमेंट, चेकबुक और बहीखाता तीनों मेल खाएँ।
| संकेत | क्यों मायने रखता है |
|---|---|
| महीने देर से बंद होते हैं, या बंद ही नहीं होते | फ़ैसले और फ़ाइलिंग पुराने आँकड़ों पर टिकी होती हैं |
| किसी बैंक या कार्ड खाते का महीनों से मिलान नहीं हुआ | गलतियाँ और छूटी एंट्री बिना दिखे जमा होती रहती हैं |
| ऐसा बैलेंस जिसे कोई नहीं समझा पाता: suspense या uncategorized बैलेंस (वे एंट्री जिन्हें कोई जगह नहीं मिली), नकारात्मक नकद, वे ऋण जो आपने लिए नहीं | एंट्री को स्रोत से मिलाने की जगह ज़बरदस्ती संतुलित किया गया |
| पेरोल, बिक्री कर या 1099 की कोई फ़ाइलिंग देर से हुई, चूक गई या बहीखाते से नहीं मिलती, या ऐसा नोटिस आया जिसे बहीखाता नहीं समझाता | जुर्माने, और अब बहीखाता और फ़ाइलिंग एक-दूसरे से अलग हैं |
| बंद महीने बदलते रहते हैं | पहले फ़ाइल हो चुके रिटर्न उन आँकड़ों पर टिके हो सकते हैं जो बाद में हिल गए |
| फ़ाइल या खाते सिर्फ़ बहीखाता विशेषज्ञ ही खोल सकता है, या रिपोर्ट धीमे आती हैं या आती ही नहीं | आपके रिकॉर्ड का नियंत्रण किसी और के पास है, और आप कुछ भी सत्यापित नहीं कर सकते |
| भुगतान बहीखाता विशेषज्ञ को जाते हैं, या ऐसे पाने वालों को जिन्हें आप किसी चालान से नहीं जोड़ सकते | पैसे के गलत इस्तेमाल की संभावना: नीचे हटाने वाला सेक्शन देखें |
एक बार देर से बंद होना काम का दायरा और तारीखें लिख लेने का कारण है (एंगेजमेंट लेटर), हमेशा हटाने का कारण नहीं। बार-बार होना बदलने का कारण हो सकता है; पहली तीन पंक्तियों के बाद का कोई भी संकेत भी हो सकता है।
मामला आसान नहीं है जब इन्हीं बहीखातों से पेरोल, बिक्री कर या व्यावसायिक रिटर्न फ़ाइल हुआ हो, जब फ़ाइल की इकलौती कॉपी बहीखाता विशेषज्ञ के पास हो या वही अकेला एडमिन हो, जब कुछ महीनों से ज़्यादा का मिलान बाकी हो, या जब कोई फ़ाइलिंग, ऋण या रिटर्न की तारीख पास हो। साल भर के बैंक और कार्ड स्टेटमेंट, सभी schedule सहित आखिरी फ़ाइल किया हुआ व्यावसायिक रिटर्न, और सबसे नई पेरोल और बिक्री कर रिपोर्ट और नोटिस इकट्ठा करें।
बहीखाता विशेषज्ञ बदलने से पेरोल जमा की ज़िम्मेदारी किसकी है, यह नहीं बदलता। IRS कहती है कि जमा की अंतिम ज़िम्मेदारी नियोक्ता की है, भले ही कोई तीसरा पक्ष उन्हें जमा करे, और नियोक्ता कुछ अवैतनिक संघीय करों के लिए निजी तौर पर भी जवाबदेह ठहराया जा सकता है (IRS)। कंपनी, साझेदारी या LLC में कोई अधिकारी, साझेदार या भुगतानों पर नियंत्रण रखने वाला व्यक्ति, कटा हुआ कर जानबूझकर जमा न करने पर, trust fund recovery penalty का निजी रूप से निर्धारण पा सकता है, जो अवैतनिक कटे कर के बराबर होता है (धारा 6672; IRS)। आम समय-सीमा 3 वर्ष है, जो पेरोल वर्ष के बाद 15 अप्रैल से गिनी जाती है, या फ़ाइलिंग की तारीख से अगर वह बाद की हो: ट्रस्ट फ़ंड रिकवरी पेनल्टी। गलतियों से पहले ही लगे जुर्माने: जुर्माने कौन भरता है।
किसी को हटाने से पहले क्या कोई मेरे QuickBooks पर दूसरी राय दे सकता है?
हाँ। दूसरी राय एक ऐसी समीक्षा है जो फ़ाइल को बदले बिना जाँचती है। अगर एडमिन भूमिका आपके पास है, तो बदलाव की घोषणा से पहले आप समीक्षक को बुला सकते हैं, बशर्ते आपके अनुबंध की शर्तें इजाज़त दें: QuickBooks Online में प्राथमिक या कंपनी एडमिन accountant user को आमंत्रित करता है (QuickBooks Online सहायता)। वह यूज़र आमतौर पर एडिट कर सकता है, इसलिए तय करें कि समीक्षक रिपोर्ट से काम करेगा और कुछ नहीं बदलेगा। अगर बहीखाता विशेषज्ञ ही अकेला एडमिन है, तो समीक्षक को उसी को जोड़ना होगा: पहले एडमिन अधिकार लें (अगला सेक्शन), या रिपोर्ट और बैकअप कॉपी माँगें।
कोई भी स्वतंत्र बहीखाता विशेषज्ञ या लेखाकार यह समीक्षा कर सकता है। समीक्षक को साल के स्टेटमेंट और आखिरी फ़ाइल किया हुआ रिटर्न दें। समीक्षक छह बातें जाँचता है:
- क्या हर बैंक और कार्ड खाते का महीने-दर-महीने स्टेटमेंट से मिलान होता है, और वह महीना कौन सा है जहाँ मिलान रुक जाता है।
- क्या शुरुआती बैलेंस आखिरी फ़ाइल किए रिटर्न के तुलन पत्र (Schedule L) से मिलते हैं, या वहाँ जहाँ रिटर्न में तुलन पत्र नहीं है, साल-अंत के स्टेटमेंट से।
- क्या बहीखाते में पेरोल और बिक्री कर की देनदारियाँ उससे मेल खाती हैं जो IRS और राज्य के अनुसार फ़ाइल और अदा हुआ है।
- क्या suspense, clearing और uncategorized बैलेंस (उन एंट्री के होल्डिंग खाते जिन्हें अभी जगह नहीं मिली) छोटे और हाल के हैं, या बड़े और पुराने।
- क्या रिटर्न फ़ाइल होने के बाद बंद महीने एडिट किए गए।
- क्या ठेकेदारों को भुगतान चिह्नित हैं और W-9 से समर्थित हैं।
नतीजा आमतौर पर तीन में से एक होता है: फ़ाइल ठीक है और आदतें सुधारनी हैं, फ़ाइल किसी ऐसे महीने से सुधारी जा सकती है जो मिलता है, या फ़ाइल आखिरी फ़ाइल हुए साल-अंत से दोबारा शुरू होनी चाहिए। यही नतीजा बदलाव की तारीख तय करता है। हर महीने आप खुद क्या जाँच सकते हैं: अपने बहीखाता विशेषज्ञ के काम की जाँच।
बहीखाते का मालिक कौन है, और कुछ कहने से पहले मुझे कौन सी एक्सेस चाहिए?
बहीखाता रखने की ज़िम्मेदारी आपकी है, और फ़ाइल का नियंत्रण उसके पास है जिसके पास एडमिन भूमिका है। QuickBooks Online में सिर्फ़ प्राथमिक या कंपनी एडमिन accountant user को आमंत्रित या हटा सकता है (आमंत्रण; हटाना)। अगर बहीखाता विशेषज्ञ ही अकेला एडमिन है, तो सिर्फ़ वही आपको जोड़ सकता है, इसलिए पहले एडमिन अधिकार लें।
बदलाव की बात उठाने से पहले engagement letter या अनुबंध में नोटिस अवधि, बहीखाता विशेषज्ञ को क्या लौटाना है और अंतिम चालान देखें (letter नहीं है तो: बहीखाता engagement letter)। फिर पक्का करें कि इन सबके लिए आपके पास अपना मालिक-स्तर का लॉगिन है, बहीखाता विशेषज्ञ का नहीं:
- अकाउंटिंग फ़ाइल और उसकी सदस्यता: अगर उस पर बहीखाता विशेषज्ञ का ईमेल और कार्ड है, तो पहले एडमिन भूमिका अपने नाम करवाने को कहें;
- ऑनलाइन बैंकिंग और हर कार्ड खाता;
- पेरोल प्रदाता;
- आपका IRS ऑनलाइन खाता और आपका अपना EFTPS नामांकन, यानी संघीय इलेक्ट्रॉनिक कर भुगतान प्रणाली;
- हर राज्य का बिक्री कर और पेरोल खाता।
अगर बहीखाता विशेषज्ञ practitioner है (CPA, enrolled agent या वकील, आदि), तो एक संघीय नियम उसे माँगने पर वे ग्राहक रिकॉर्ड लौटाने को बाध्य करता है जो आपकी संघीय कर ज़िम्मेदारियों के लिए चाहिए, और फ़ीस का विवाद आमतौर पर इससे छूट नहीं देता, हालाँकि उसका तैयार किया रिटर्न, schedule या दूसरा दस्तावेज़ उस दस्तावेज़ की बकाया फ़ीस के लिए रोके रहने तक ग्राहक रिकॉर्ड नहीं माना जाता (31 CFR 10.28; practitioner कौन है)। यही ज़िम्मेदारियाँ उस हर व्यक्ति पर लागू होती हैं जिसे IRS के लिए किसी दस्तावेज़ का पूरा या बड़ा हिस्सा तैयार करने के लिए पैसे मिलते हैं (31 CFR 10.8)। जो बहीखाता विशेषज्ञ IRS के लिए कुछ तैयार नहीं करता, वह सिर्फ़ अनुबंध की शर्तों और राज्य के कानून से बँधा है, इसीलिए एक्सेस पहले आती है। अगर बहीखाता विशेषज्ञ ने जवाब देना बंद कर दिया है: पूर्व लेखाकार से बहीखाता लेना।
साल के बीच में बदलाव के लिए कौन सी cutover तारीख ठीक रहती है?
उस महीने की पहली तारीख चुनें जो पूरी तरह मिलान हुए महीने के बाद आता है। वही cutover तारीख है: पहला दिन जो नया बहीखाता विशेषज्ञ संभालता है, और रिपोर्ट उससे पहले के महीने-अंत तक की चलाई जाती हैं। यह व्यवहार है, कानूनी नियम नहीं। मिलान हुए महीने-अंत के बैलेंस को बैंक स्टेटमेंट से मिलाया जा सकता है, इसलिए नया बहीखाता विशेषज्ञ साबित हुए आँकड़े से शुरू करता है। महीने के बीच में बदलने पर एक स्टेटमेंट दो लोगों में बँट जाता है, और मिलान की ज़िम्मेदारी किसी की नहीं रहती।
अगर पेरोल भी किसी और के पास जाता है, तो तिमाही-अंत ज़्यादा साफ़ रहता है: IRS कहती है कि हर तिमाही के लिए Form 941 सिर्फ़ एक बार फ़ाइल करें (IRS)। देखें पेरोल प्रदाता बदलना।
| समीक्षा में क्या मिला | Cutover |
|---|---|
| पिछले महीने तक हर महीना स्टेटमेंट से मिलता है | अगले महीने की पहली तारीख |
| महीने सिर्फ़ किसी पहले के महीने तक मिलते हैं | आखिरी मिलने वाले महीने के बाद का पहला दिन; बाद के महीने हैंडओवर के हिस्से के रूप में पूरे किए जाते हैं |
| इस साल का कोई महीना साबित नहीं हो सकता, या शुरुआती बैलेंस आखिरी फ़ाइल किए रिटर्न या साल-अंत के स्टेटमेंट से नहीं मिलते | अक्सर आखिरी फ़ाइल हुआ साल-अंत, और उसके बाद के महीने स्टेटमेंट से दोबारा बनाए जाते हैं |
दोबारा शुरू करना, यानी ऊपर की आखिरी पंक्ति, का मतलब है आखिरी फ़ाइल हुए साल-अंत से दोबारा बनाना: सफ़ाई या नए सिरे से शुरुआत।
जाने से पहले पुराने बहीखाता विशेषज्ञ से क्या-क्या इकट्ठा करूँ?
वह सब इकट्ठा करें जिससे कोई और cutover तारीख तक का बहीखाता साबित कर सके, और एक्सेस हटाने से पहले उसे ले लें।
| क्या इकट्ठा करें | क्यों |
|---|---|
| तुलन पत्र, लाभ-हानि विवरण और trial balance (हर खाते का बैलेंस एक सूची में), cutover से पहले के महीने-अंत तक | शुरुआती स्थिति |
| साल की शुरुआत से अब तक का लेनदेन ब्योरा | किसी भी आँकड़े का स्रोत खोजने के लिए |
| हर बैंक और कार्ड खाते की मिलान रिपोर्ट और स्टेटमेंट | सबूत कि हर बैलेंस मिलाया गया था |
| उस महीने-अंत तक ग्राहकों के बिना चुकाए चालान और बिना चुकाए बिल | शुरुआती बैलेंस |
| पेरोल: हर कर्मचारी का साल की शुरुआत से अब तक का वेतन और विथहोल्डिंग, फ़ाइल हुए Forms 941 और 940, जमा की पुष्टियाँ | नए पेरोल रिकॉर्ड इन्हीं से आगे चलने चाहिए |
| राज्य के हिसाब से बिक्री कर रिटर्न और भुगतान | क्या फ़ाइल हुआ और क्या अदा हुआ, इसका सबूत |
| साल के विक्रेता भुगतान, W-9 फ़ॉर्म सहित | साल-अंत की 1099 रिपोर्टिंग |
| स्थायी संपत्ति, मूल्यह्रास और ऋण के शेड्यूल | तुलन पत्र का समर्थन |
| पूरी फ़ाइल का बैकअप या एक्सपोर्ट, साथ में उसके खातों की सूची, यूज़र, बैंक कनेक्शन और बार-बार होने वाली एंट्री की सूची | Publication 583 कहती है कि कंप्यूटर प्रणाली को मशीन-पठनीय रिकॉर्ड और प्रणाली का विवरण रखना चाहिए, जिसमें खातों की सूची भी शामिल है |
| आखिरी फ़ाइल किए रिटर्न और कोई खुले नोटिस | बहीखाते को किससे मिलना चाहिए |
हैंडओवर के बाद पुराने रिकॉर्ड रखें। रिटर्न का समर्थन करने वाले रिकॉर्ड परिसीमा अवधि खत्म होने तक रखे जाते हैं, आमतौर पर रिटर्न फ़ाइल होने या देय होने के बाद 3 वर्ष, जो बाद में हो; रोज़गार कर के रिकॉर्ड कर देय होने या चुकाने के बाद कम से कम चार साल, जो बाद में हो। जब कोई रिटर्न फ़ाइल नहीं हुआ या रिटर्न धोखाधड़ी वाला था, तब अवधि खुली रहती है, और जब रिटर्न से छूटी आय उस पर दिखाई सकल आय के 25% से ज़्यादा हो, तब 6 साल। संपत्ति के रिकॉर्ड, जैसे स्थायी संपत्ति और मूल्यह्रास के शेड्यूल, उस साल की अवधि खत्म होने तक रखे जाते हैं जिसमें संपत्ति का निपटान हुआ (IRS; Publication 583)। और जानकारी: व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें।
बंद महीनों को कैसे लॉक करूँ, ताकि पुराना काम बदलना बंद हो जाए?
अपने cutover पर क्लोज़िंग डेट लगाएँ, जब उससे पहले का आखिरी महीना मिलान हो चुका हो और आपके पास कॉपियाँ हों। QuickBooks Online में प्राथमिक या कंपनी एडमिन इसे लगाता है, विक्रेता कहता है कि पहले लॉक की तारीख तक के खातों का मिलान करें, और विक्रेता पासवर्ड वाले विकल्प को ज़्यादा सुरक्षित बताता है (QuickBooks Online सहायता)। पासवर्ड खुद अपने पास रखें।
लॉक बाद के एडिट पर चेतावनी या पासवर्ड लगा देता है। वह पहले हो चुके एडिट को पलटता नहीं, इसलिए लॉक लगाने से पहले साल-अंत की रिपोर्ट की तुलना फ़ाइल किए रिटर्न से करें। स्टेप और सीमाएँ: टैक्स फ़ाइल होने के बाद क्लोज़िंग डेट।
कोई भुगतान चूके बिना पुराने बहीखाता विशेषज्ञ को कैसे हटाऊँ?
एक्सेस सबसे आखिर में, एक-एक खाता करके हटाएँ, जब नया बहीखाता विशेषज्ञ पुष्टि कर दे कि वह खाता नए लॉगिन से चलता है। अपवाद है गायब पैसा: अगर भुगतान ऐसे पाने वालों को जा रहे हैं जिन्हें आप किसी चालान से नहीं जोड़ सकते, या बहीखाता विशेषज्ञ पैसा हिला सकता है, तो पहले उसकी बैंक, कार्ड और पेरोल-फ़ंडिंग एक्सेस काटें, और अगर एडमिन अधिकार आपके पास हैं तो उसी दिन रिपोर्ट और बैकअप कॉपी कर लें। cutover तारीख का इंतज़ार न करें।
- रिपोर्ट और बैकअप की कॉपी करें।
- नए बहीखाता विशेषज्ञ को हर खाते में जोड़ें: सॉफ़्टवेयर, वह बैंक जो सीमित यूज़र देता है, पेरोल प्रदाता।
- पुराने लॉगिन से जुड़े हर स्वचालित भुगतान और बार-बार होने वाली एंट्री की सूची बनाएँ: बिल पे, पेरोल फ़ंडिंग, कार्ड भुगतान, निर्धारित कर भुगतान। पक्का करें कि हर एक चलता रहेगा।
- किसी को हटाने से पहले नीचे फ़ाइलिंग तालिका की देय तारीखें जाँचें।
- पुराने यूज़र को हटाएँ। QuickBooks Online में प्राथमिक या कंपनी एडमिन accountant user को हटाता है, और विक्रेता कहता है कि एक्सेस उसी समय खत्म हो जाती है (QuickBooks Online सहायता)।
- वह हर पासवर्ड बदलें जो पुराना बहीखाता विशेषज्ञ जानता था।
कुछ एक्सेस IRS के पास होती है। अगर बहीखाता विशेषज्ञ या पेरोल कंपनी आपके लिए reporting agent (Form 8655) के रूप में फ़ाइल और जमा करती है, तो IRS का प्राधिकरण भी बदलना होगा, और IRS नियोक्ताओं को सलाह देती है कि रिकॉर्ड पर दर्ज पता प्रदाता के पते से न बदलें (IRS)। ब्योरा: पेरोल प्रदाता बदलना; कर तैयारकर्ता की एक्सेस: लेखाकार बदलना। हर लॉगिन हटाना: बहीखाता विशेषज्ञ को अपने खातों की एक्सेस देना।
बहीखाता विशेषज्ञ बदलने पर कौन सी फ़ाइलिंग अपनी तारीख रखती हैं?
बहीखाता विशेषज्ञ बदलने से कोई फ़ाइलिंग तारीख नहीं बदलती। IRS कहती है कि Form 8655 का प्राधिकरण करदाता को समय पर रिटर्न फ़ाइल करने और जमा करने की ज़िम्मेदारी से मुक्त नहीं करता (Form 8655)।
| फ़ाइलिंग | तारीख | बदलाव के बीच में |
|---|---|---|
| संघीय पेरोल जमा | मासिक अनुसूची: अगले महीने का 15वाँ दिन तक। अर्ध-साप्ताहिक: बुधवार से शुक्रवार के वेतन दिन के लिए अगला बुधवार, शनिवार से मंगलवार के वेतन दिन के लिए अगला शुक्रवार। दोनों में: किसी भी दिन $100,000 जमा हो जाने पर अगला कार्यदिवस, और तब मासिक जमाकर्ता उस साल के बाकी हिस्से और अगले साल के लिए अर्ध-साप्ताहिक हो जाता है। अनुसूची हर कैलेंडर वर्ष से पहले तय होती है (IRS; Publication 15) | अगली तिमाही में देय हर जमा की सूची लें और यह भी कि उसे कौन करता है। EFTPS पर खुद पंजीकरण करें: वह 16 महीने का भुगतान इतिहास दिखाता है (IRS)। देर से जमा पर जुर्माना 2% से 15% है (IRS) |
| Form 941 (तिमाही पेरोल कर रिटर्न) | हर तिमाही के बाद पहले महीने का अंतिम दिन, या सप्ताहांत या कानूनी छुट्टी पर अगला कार्यदिवस, और अगर हर जमा समय पर हुआ हो तो फ़ाइल करने के लिए 10 अतिरिक्त कैलेंडर दिन (IRS)। जिस नियोक्ता को IRS ने लिखित में Form 944 फ़ाइल करने को कहा है, वह इसके बदले साल में एक बार फ़ाइल करता है (Publication 15) | एक रिटर्न पूरी तिमाही को कवर करता है, इसलिए नए बहीखाता विशेषज्ञ को पूरी तिमाही का वेतन चाहिए |
| Form 940 (सालाना बेरोज़गारी कर रिटर्न), Forms W-2 और W-3, राज्य के पेरोल रिटर्न | Form 940: वेतन वर्ष के बाद 31 जनवरी, सप्ताहांत और समय पर जमा के वही नियम (IRS)। 2026 के वेतन के लिए W-2 और W-3: 1 फ़रवरी 2027 (IRS)। राज्य अपनी तारीखें खुद तय करते हैं | हर कर्मचारी का पूरे साल का वेतन, सिर्फ़ cutover के बाद का नहीं |
| राज्य का बिक्री कर | बिक्री कर वाला हर राज्य अपनी आवृत्ति और तारीखें खुद तय करता है | उदाहरण के लिए California आवृत्ति तय करता है और बिक्री न होने पर भी फ़ाइलिंग ज़रूरी करता है (CDTFA)। हर खाते की आवृत्ति और लॉगिन सौंपें |
| अनुमानित कर | एकल स्वामी, साझेदार और S corporation के शेयरधारक आमतौर पर निजी तौर पर भुगतान करते हैं; कंपनी अपने ही देय कर पर अनुमानित कर भरती है (IRS)। कैलेंडर वर्ष वाले व्यक्ति 15 अप्रैल, 15 जून, 15 सितंबर और 15 जनवरी 2027 को भुगतान करते हैं (Form 1040-ES)। कंपनी कर वर्ष के 4वें, 6वें, 9वें और 12वें महीने का 15वाँ दिन तक भुगतान करती है (Form 1120) | अनुमान बहीखाते से आते हैं, इसलिए अटका हुआ क्लोज़ आँकड़े में देर करता है, तारीख में नहीं। कंपनी और स्वामी, दोनों के भुगतान की सूची बनाएँ |
| Form 1099-NEC (ठेकेदारों को भुगतान का सालाना रिटर्न) | भुगतान वर्ष के बाद 31 जनवरी, या अगला कार्यदिवस (IRS); 2026 में किए भुगतानों के लिए रिपोर्टिंग सीमा $2,000 है और पहले के वर्षों के लिए $600 (IRS) | नए बहीखाता विशेषज्ञ को पूरे साल के विक्रेता भुगतान चाहिए, सिर्फ़ cutover के बाद के नहीं |
अगर हैंडओवर में कोई चूका जमा या रिटर्न दिखे, तो देखें पेरोल कर में पिछड़ना। बिक्री कर फ़ाइलिंग विस्तार से: बिक्री कर रिटर्न फ़ाइल करना।
नया बहीखाता विशेषज्ञ शुरुआती बैलेंस कैसे तय करे और दोबारा मिलान कैसे करे?
नया बहीखाता विशेषज्ञ साबित हुए बैलेंस से शुरू करता है, फिर cutover से हर महीने का मिलान करता है। कौन से बैलेंस, यह समीक्षा पर निर्भर है।
- फ़ाइल रखी जाती है। नया बहीखाता विशेषज्ञ उसी फ़ाइल में आगे चलता है। पहले महीने का शुरुआती बैलेंस आखिरी मिलान हुए महीने के अंतिम बैलेंस के बराबर होना चाहिए। अंतर का मतलब है कोई एडिट या छूटी एंट्री: मिलान का शुरुआती बैलेंस गलत।
- फ़ाइल दोबारा शुरू होती है। नई फ़ाइल आखिरी फ़ाइल हुए साल-अंत से खोलें, पुरानी फ़ाइल की अंतिम trial balance और रिपोर्ट से, जब वे स्टेटमेंट से मिल जाएँ, और पुरानी फ़ाइल रखें। फ़ाइल किया हुआ रिटर्न योग की जाँच है, स्रोत नहीं: उसका तुलन पत्र बहीखाते से मेल खाना चाहिए (Form 1120-S)। जो बैलेंस नहीं मिलता, उसे स्टेटमेंट से सहारा दें। उसके बाद का हर महीना स्टेटमेंट से दर्ज किया जाता है और अगले से पहले उसका मिलान होता है (लेखाकार बदलने के बाद शुरुआती बैलेंस)। Schedule C आय या हानि रिपोर्ट करता है (IRS), इसलिए उसमें मिलाने के लिए तुलन पत्र नहीं होता, और कुछ साझेदारी, S corporation और C corporation रिटर्न Schedule L छोड़ देते हैं (Form 1065; Form 1120-S; Form 1120); तब साल-अंत के स्टेटमेंट ही जाँच हैं।
दोनों स्थितियों में साल की शुरुआत से अब तक के मुनाफ़े की तुलना पुराने बहीखाता विशेषज्ञ की उसी तारीख की आखिरी रिपोर्ट से करें। हर अंतर समीक्षक के लिए एक सवाल है। उसके बाद हर महीने मिलान करें, जैसा Publication 583 सलाह देती है।
अगर पुराने बहीखाते से रिटर्न पहले ही फ़ाइल हो चुके हैं, तो?
फ़ाइल हुआ रिटर्न तब तक वैसा ही रहता है जब तक कोई सुधार उसकी जगह न ले, और बहीखाता विशेषज्ञ बदलने से वह नहीं बदलता। सुधार संशोधित रिटर्न से होता है, या ऐसी साझेदारी के लिए जिसने केंद्रीकृत ऑडिट नियमों से बाहर रहने का चुनाव नहीं किया, administrative adjustment request से (IRS)। हर फ़ाइल हुई अवधि का बहीखाता उसके रिटर्न से मिलाएँ और हर अंतर लिख लें। उन्हें मिलाने के लिए लॉक किए महीने एडिट करने से बचें।
पेरोल और बिक्री कर रिटर्न पहले आते हैं: उन पर जमा के जुर्माने लगते हैं और पेरोल में नियोक्ता की देनदारी होती है। किसी रिटर्न को सुधारना है या नहीं, और किस प्रक्रिया से, यह बदले हुए आँकड़ों और संस्था के प्रकार पर निर्भर है: फ़ाइल हुआ व्यावसायिक रिटर्न सुधारना। जो नोटिस पहले आ चुका है, उसकी अपनी तारीख होती है: आपके व्यवसाय को IRS का नोटिस।
काम सीधे बदलाव के लिए कब बहुत बड़ा हो जाता है?
सीधा बदलाव तब चलता है जब समीक्षक फ़ाइल को स्टेटमेंट और आखिरी फ़ाइल किए रिटर्न से मिला सके, और फ़ाइल हुआ कुछ भी गलत न हो। वरना जाँच का नतीजा रास्ता तय करता है।
| दूसरी जाँच में क्या मिलता है | रास्ता |
|---|---|
| कई महीनों का मिलान बाकी, या एंट्री छूटी हैं | cutover से पहले पूरा करें: पिछड़े हुए बहीखाते को पूरा करना |
| शुरुआती बैलेंस या इक्विटी आखिरी फ़ाइल किए रिटर्न या साल-अंत के स्टेटमेंट से नहीं मिलते | आखिरी फ़ाइल हुए साल-अंत से दोबारा शुरू करें, ज़रूरत हो तो नई फ़ाइल में |
| पेरोल, बिक्री कर या 1099 फ़ाइलिंग ऐसे आँकड़ों से बनीं जो नहीं मिलते | पहले फ़ाइलिंग सुधारें |
| कोई रिटर्न, ऋण या समय-सीमा पास है | तय करें कि उस तारीख से पहले कौन से महीने साबित करने ज़रूरी हैं |
योजना तीन फ़ैसलों से तय होती है: सुधारना या दोबारा शुरू करना, cutover की तारीख, और कौन सी फ़ाइलिंग सुधारनी पड़ सकती हैं। हर एक इस पर निर्भर है कि समीक्षा फ़ाइल में क्या पाती है।
उदाहरण
ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; सभी रकमें अमेरिकी डॉलर में हैं।
लैंडस्केपिंग की S corporation में मार्च से मिलान रुक जाता है
US$600,000 के राजस्व वाली एक S corporation पाती है कि उसके खातों का मार्च से मिलान नहीं हुआ। स्वामी 1 जुलाई को cutover तय करता है, यानी तिमाही-अंत के अगले दिन, और समीक्षक कुछ भी हिलाने से पहले मार्च से जून तक का मिलान स्टेटमेंट से करता है। अगर हर महीना मिलता है, तो नया बहीखाता विशेषज्ञ 1 जुलाई से शुरू करता है और पहले जुलाई का मिलान करता है। अगर मार्च नहीं मिलता, तो cutover आखिरी मिलने वाले महीने के बाद के पहले दिन पर चला जाता है, और बाद के महीने पूरे किए जाते हैं। कंपनी पेरोल चलाती है, इसलिए अप्रैल से जून का Form 941 और जून के आखिरी जमा 1 जुलाई के बाद भी देय रहते हैं: स्वामी तय करता है कि उन्हें कौन फ़ाइल और जमा करेगा।
सलाहकार की LLC, जहाँ बहीखाता विशेषज्ञ ही अकेला एडमिन है
US$180,000 के राजस्व वाली एकल-सदस्य LLC में बहीखाता विशेषज्ञ फ़ाइल का इकलौता प्रशासक है। स्वामी पहले एडमिन अधिकार लेता है, फिर बैकअप और रिपोर्ट सहेजता है, नए बहीखाता विशेषज्ञ को जोड़ता है, और उसके बाद पुराने यूज़र को हटाता है। स्वामी cutover पर क्लोज़िंग डेट लगाता है और पासवर्ड अपने पास रखता है।
दो साझेदारों का रेस्तरां बहीखाता विशेषज्ञ को जाने देता है
हर महीने US$25,000 का पेरोल देने वाली रेस्तरां साझेदारी बदलाव से पहले व्यवसाय का अपना EFTPS खाता जाँचती है। भुगतान इतिहास पेरोल रजिस्टर से मेल खाता है। बहीखाता विशेषज्ञ अगली तिमाही में देय हर जमा की सूची देता है, और साझेदार वे तारीखें नए बहीखाता विशेषज्ञ के साथ निभाते हैं।
आपके मामले में अलग है?
- किसी को बताने से पहले आप फ़ाइल की दूसरी जाँच चाहते हैं: आप खुद जो परख सकते हैं, वह अपने बहीखाता विशेषज्ञ के काम की जाँच में है। पूरी फ़ाइल पर सभी छह जाँचें चलाने में किसी और की ज़रूरत पड़ती है, इसलिए बहीखाता सहायता लें।
- बहीखाता महीनों पीछे है और कोई फ़ाइलिंग, ऋण या रिटर्न की तारीख पास है: पिछड़े हुए बहीखाते को पूरा करना बताता है कि क्या दोबारा बनाना है। कौन से महीने पहले साबित करने हैं, यह उसी तारीख पर निर्भर है, इसलिए बहीखाता सहायता लें।
- पुराने बहीखाता विशेषज्ञ के पास फ़ाइल की इकलौती कॉपी है, या उसने जवाब देना बंद कर दिया है: रिकॉर्ड वापस पाने के लिए बहीखाता अपने हाथ में लेना देखें। सुधारना है या दोबारा शुरू करना, यह इस पर निर्भर है कि क्या वापस आता है, इसलिए बहीखाता सहायता लें।
- पैसा गायब लगता है, या बहीखाता विशेषज्ञ पैसा हिला सकता है: ऊपर बताए अनुसार पहले भुगतान की एक्सेस काटें। क्या खोजना और सुधारना है, यह रिकॉर्ड पर निर्भर है, इसलिए बहीखाता सहायता लें।
- दूसरी जाँच में पेरोल या बिक्री कर गलत आँकड़ों से फ़ाइल हुआ मिलता है, या कटा हुआ पेरोल कर अदा नहीं हुआ: देखें पेरोल कर में पिछड़ना और फ़ाइल हुआ व्यावसायिक रिटर्न सुधारना। कौन सी फ़ाइलिंग सुधारनी हैं, यह आँकड़ों पर निर्भर है, इसलिए बहीखाता सहायता लें।
- पेरोल प्रदाता या रिटर्न तैयार करने वाला भी बदल रहा है: देखें पेरोल प्रदाता बदलना और लेखाकार बदलना।
- आप अगला बहीखाता विशेषज्ञ चुन रहे हैं: देखें बहीखाता विशेषज्ञ रखने से पहले पूछने के सवाल।
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| आँकड़ा | मान | स्रोत |
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| ट्रस्ट फ़ंड रिकवरी जुर्माने के निर्धारण की सामान्य अवधि समय पर दाख़िल रोज़गार कर रिटर्न के लिए अगली 15 अप्रैल से, या वास्तविक बाद की फ़ाइलिंग से; अपवाद लागू होते हैं | 3 वर्ष | IRS: ट्रस्ट फ़ंड रिकवरी जुर्माने के निर्धारण की अवधि जाँचा गया |
| कर निर्धारण के लिए वार्षिक रोज़गार कर रिटर्न दाखिल करने की मानी गई तारीख अगले कैलेंडर वर्ष में; रिटर्न वास्तव में बाद में दाखिल हो, तो निर्धारण अवधि भी बाद में शुरू होती है। अपवादों से समय-सीमा रुक सकती है या हट सकती है। | 15 अप्रैल | IRS: ट्रस्ट फ़ंड वसूली जुर्माने के निर्धारण के नियम जाँचा गया |
| आयकर के सहायक रिकॉर्ड रखने की सामान्य अवधि आम तौर पर रिटर्न फ़ाइल करने की तिथि या रिटर्न की देय तिथि, इनमें से जो बाद में हो, उसके बाद; कुछ तय मामलों में लंबी अवधि लागू होती है। संपत्ति के आधार के रिकॉर्ड उस वर्ष की परिसीमा अवधि तक रखें जिसमें संपत्ति का कर योग्य निपटान हुआ; फ़ाइल न किए गए और धोखाधड़ी वाले रिटर्न पर कोई परिसीमा अवधि नहीं है। | 3 वर्ष | IRS: Publication 583, How Long To Keep Records और Table 3 जाँचा गया |
| अमेरिकी रोज़गार कर के रिकॉर्ड रखने की अवधि न्यूनतम; कर देय होने की तिथि या भुगतान की तिथि, इनमें से जो बाद की हो, उससे गिना जाता है | चार साल | IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records जाँचा गया |
| छूटी हुई आय, जो IRS रिकॉर्ड रखने की अवधि को 6 साल तक बढ़ाती है रिटर्न में दिखाई गई सकल आय के इस हिस्से से ज़्यादा आय न दिखाई गई हो, तो रिकॉर्ड 6 साल रखें | 25% | IRS: रिकॉर्ड कितने समय तक रखने चाहिए? जाँचा गया |
| अमेरिका में मासिक वेतन कर जमा करने की अंतिम तिथि नए Form 941 नियोक्ता आमतौर पर मासिक जमा अनुसूची से शुरू करते हैं; अगले कार्य दिवस के नियम लागू होते हैं | अगले महीने का 15वाँ दिन | IRS: Publication 15 जाँचा गया |
| रोज़गार कर के अगले कार्य दिवस पर जमा करने की शर्त मासिक या अर्धसाप्ताहिक जमा अवधि के दौरान किसी भी दिन संचित कर देनदारी | $100,000 कर वर्ष 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide जाँचा गया |
| अमेरिका में वेतन कर देर से जमा करने पर जुर्माने की सीमा IRC 6656 और IRS मार्गदर्शन: देरी और नोटिस के आधार पर बिना जमा की गई राशि का 2%, 5%, 10% या 15%; दरें जुड़ती नहीं हैं | 2% से 15% | IRS: जमा न करने का जुर्माना जाँचा गया |
| Form 941 की तिमाही फ़ाइलिंग की अंतिम तिथि आम तौर पर 30 अप्रैल, 31 जुलाई, 31 अक्टूबर और 31 जनवरी; अगले कार्य दिवस और समय पर जमा करने की छूट लागू हो सकती हैं | हर तिमाही के बाद पहले महीने का अंतिम दिन | IRS: Form 941 के निर्देश जाँचा गया |
| Form 941 या Form 940 दाखिल करने के लिए अतिरिक्त समय, जब सभी जमा राशियाँ समय पर की गई हों Form 941: अगर सभी कर समय पर जमा किए गए; Form 940: अगर पूरा FUTA कर समय पर जमा किया गया; नियत तारीख सप्ताहांत या कानूनी छुट्टी पर पड़े तो वह भी अगले कार्यदिवस पर चली जाती है | 10 अतिरिक्त कैलेंडर दिन | IRS: Employment tax due dates जाँचा गया |
| Form 940 की वार्षिक फ़ाइलिंग की अंतिम तिथि अगले कार्य दिवस और समय पर जमा करने की छूट लागू हो सकती हैं | वेतन वर्ष के बाद 31 जनवरी | IRS: Form 940 की फ़ाइलिंग और जमा की शर्तें जाँचा गया |
| 2026 के Forms W-2 और W-3 फ़ाइल करने और कर्मचारियों को देने की अंतिम तिथि 2026 के Forms W-2 और W-3 को SSA के पास इस तिथि तक फ़ाइल करें और कर्मचारियों को W-2 इसी तिथि तक दें | 1 फ़रवरी 2027 कर वर्ष 2026 | IRS: Forms W-2 और W-3 के सामान्य निर्देश (2026) जाँचा गया |
| 2026 की पहली अनुमानित कर भुगतान तिथि कैलेंडर वर्ष वाले व्यक्तियों की पहली किस्त | 15 अप्रैल कर वर्ष 2026 | IRS: 2026 Form 1040-ES जाँचा गया |
| 2026 के दूसरे अनुमानित कर भुगतान की तारीख कैलेंडर वर्ष वाले व्यक्तियों के लिए दूसरी किस्त | 15 जून कर वर्ष 2026 | IRS: 2026 Form 1040-ES जाँचा गया |
| 2026 के तीसरे अनुमानित कर भुगतान की तारीख कैलेंडर वर्ष वाले व्यक्तियों के लिए तीसरी किस्त | 15 सितंबर कर वर्ष 2026 | IRS: 2026 Form 1040-ES जाँचा गया |
| 2026 की चौथी अनुमानित कर भुगतान तिथि कैलेंडर वर्ष वाले व्यक्तियों की चौथी किस्त | 15 जनवरी 2027 कर वर्ष 2026 | IRS: 2026 Form 1040-ES जाँचा गया |
| कंपनी के अनुमानित कर की किस्तों की देय तारीखें कैलेंडर वर्ष वाली कंपनियाँ 15 अप्रैल, 15 जून, 15 सितंबर और 15 दिसंबर को भुगतान करती हैं; शनिवार, रविवार या कानूनी छुट्टी पड़ने पर तारीख अगले सामान्य कार्यदिवस पर चली जाती है। इलेक्ट्रॉनिक फ़ंड ट्रांसफ़र अनिवार्य है। | कर वर्ष के 4वें, 6वें, 9वें और 12वें महीने का 15वाँ दिन | IRS: Form 1120 के निर्देश जाँचा गया |
| Form 1099-NEC फ़ाइल करने और प्राप्तकर्ता को देने की अंतिम तिथि भुगतान वाले वर्ष के बाद; सप्ताहांत या कानूनी छुट्टी पर पड़ने पर अगले कार्य दिवस पर चली जाती है | 31 जनवरी | IRS: Forms 1099-MISC और 1099-NEC के निर्देश जाँचा गया |
| 2026 में किए गए भुगतानों के लिए Form 1099-NEC रिपोर्टिंग की सीमा आमतौर पर 2026 के दौरान एक प्राप्तकर्ता को रिपोर्ट योग्य सेवा भुगतान; बैकअप विथहोल्डिंग किसी भी राशि पर फ़ाइलिंग ज़रूरी कर सकती है | $2,000 कर वर्ष 2026 | IRS: क्या मुझे Form 1099 या दूसरा सूचना रिटर्न फ़ाइल करना ज़रूरी है? जाँचा गया |
| 2025 तक किए गए भुगतानों के लिए Form 1099-NEC में गैर-कर्मचारी पारिश्रमिक की रिपोर्टिंग सीमा अप्रैल 2025 के निर्देशों के अनुसार box 1 में $600 या अधिक का गैर-कर्मचारी पारिश्रमिक; 31 दिसंबर 2025 के बाद के भुगतानों पर ऊँची सीमा लागू होती है। | $600 कर वर्ष 2025 | IRS: Forms 1099-MISC और 1099-NEC के निर्देश (संशोधन अप्रैल 2025) जाँचा गया |
प्राथमिक स्रोत
- 26 CFR 1.6001-1, Records (GovInfo)
- IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
- IRS: रिकॉर्ड कितने समय तक रखने चाहिए?
- IRS: पेरोल का काम बाहर सौंपना
- IRS: रोज़गार कर और Trust Fund Recovery Penalty (TFRP)
- 26 USC 6672, कर वसूलने और जमा करने में चूक (GovInfo)
- IRS: Form 8655 के बारे में, Reporting Agent Authorization
- IRS: Form 8655
- IRS: रोज़गार कर जमा करना और रिपोर्ट करना
- IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide
- IRS: Form 941 के निर्देश
- IRS: Topic no. 759, Form 940 filing and deposit requirements
- IRS: Forms W-2 और W-3 के निर्देश
- IRS: जमा न करने का जुर्माना
- IRS: अनुमानित कर
- IRS: Form 1040-ES
- IRS: क्या मुझे Form 1099 या दूसरा सूचना रिटर्न फ़ाइल करना ज़रूरी है?
- IRS: Forms 1099-MISC और 1099-NEC के निर्देश
- IRS: Schedule C के निर्देश
- IRS: Form 1065 के निर्देश
- IRS: Form 1120-S के निर्देश
- IRS: Form 1120 के निर्देश
- IRS: BBA साझेदारी के लिए administrative adjustment request फ़ाइल करना
- 31 CFR 10.2, Definitions (GovInfo)
- 31 CFR 10.8, रिटर्न तैयारी और दूसरे व्यक्तियों पर नियमों का लागू होना (GovInfo)
- 31 CFR 10.28, Return of client's records (GovInfo)
- California CDTFA: बिक्री और उपयोग कर की फ़ाइलिंग की तारीखें
- QuickBooks Online सहायता: Lock your books
- QuickBooks Online सहायता: Manage accountant users
- QuickBooks Online सहायता: Remove an accountant user
इस मार्गदर्शिका के बारे में
अंग्रेज़ी मार्गदर्शिका से अनुवादित · अंग्रेज़ी मूल पढ़ें
यह दिखाए गए कर वर्ष के सामान्य नियम समझाता है। यह आपकी स्थिति के लिए सलाह नहीं है।
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