बहीखाता विशेषज्ञ रखने से पहले पूछने के सवाल और रेड फ़्लैग

बहीखाता विशेषज्ञ रखने से पहले मुझे उससे क्या पूछना चाहिए?

नीचे दिए सवालों के जवाब लिखित में माँगें, क्योंकि सही बहियाँ रखने की ज़िम्मेदारी आपकी रहती है, चाहे उन्हें कोई भी रखे। IRS आपको ऐसी कोई भी रिकॉर्ड रखने की प्रणाली इस्तेमाल करने देता है जो आय और खर्च साफ़ दिखाए, और आपके रिटर्न की बातों को साबित करने की आपकी ज़िम्मेदारी को सबूत का भार (burden of proof) कहता है। यहाँ बताए IRS पन्ने बहीखाता विशेषज्ञ के लिए कोई ज़रूरी डिलीवरेबल तय नहीं करते, इसलिए यह काम लिखित शर्तें करती हैं।

अगर आप सिर्फ़ पाँच बातें पूछें, तो ये पूछें: मासिक डिलीवरेबल और उनकी तारीख, पेरोल कर कौन किस खाते से जमा करेगा, सॉफ़्टवेयर का एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन किसके पास रहेगा, पैसा कौन भेज सकता है, और आप बाहर कैसे निकलेंगे। इनमें से किसी भी बात को लिखित में देने से मना करना पहला रेड फ़्लैग है; पूरी सूची अंत में है।

मामला सरल नहीं है जब:

• पेरोल या बिक्री कर काम का हिस्सा है, या बिक्री कर एक से ज़्यादा राज्यों में लगता है;
• बहियाँ पीछे चल रही हैं, या पिछला बहीखाता विशेषज्ञ गड़बड़ी छोड़ गया है;
• एक स्वामी की कई संस्थाएँ हैं;
• इन बहियों से साझेदारी या कंपनी का रिटर्न बनेगा;
• आप अभी तय नहीं कर पा रहे कि आपको सिर्फ़ बहीखाता विशेषज्ञ चाहिए या ऐसा जो आपके रिटर्न भरने वाले CPA से जुड़ा हो;
• कोई स्वामी, बैंक खाता या ग्राहक अमेरिका के बाहर है, या बहियों में विदेशी मुद्रा की रकमें हैं;
• IRS या राज्य का नोटिस पहले ही आ चुका है।

फ़ोन करना शुरू करने से पहले ये जमा करें: आप जो सॉफ़्टवेयर अभी इस्तेमाल करते हैं, तीन महीने के बैंक और कार्ड विवरण, उन चीज़ों की सूची जो व्यवसाय को भरनी हैं (पेरोल, बिक्री कर, 1099 फ़ॉर्म, रिटर्न) और कब, और पिछले बहीखाता विशेषज्ञ का संपर्क विवरण।

वे हर महीने क्या करेंगे, और मुझे क्या मिलेगा?

मासिक डिलीवरेबल की लिखित सूची तारीख के साथ लें, और काल्पनिक डेटा से बनी नमूना रिपोर्ट माँगें, किसी और ग्राहक के रिकॉर्ड से नहीं। सूची के बिना "बहीखाता" का मतलब लेन-देन छाँटने से लेकर पूरे महीने के लेखा समापन तक कुछ भी हो सकता है। मिलान (reconciliation) का मतलब है बहियों की बैंक विवरण से तुलना करना, गलतियाँ सुधारना और लंबित मदों की सूची बनाना, जैसे अभी क्लियर न हुए चेक, ताकि समायोजित शेष मिल जाएँ।

पूछें:

• हर महीने आप किन खातों का मिलान करते हैं: बैंक, कार्ड, ऋण, पेमेंट प्रोसेसर?
• क्या मुझे आय विवरण, तुलन पत्र और उनके पीछे की मिलान रिपोर्टें मिलती हैं?
• क्या खुली मदों की सूची है, यानी वे लेन-देन जिन्हें आप वर्गीकृत नहीं कर सके?
• रसीदें और विवरण कहाँ रखे जाते हैं, और क्या मैं उन्हें खुद खोल सकता हूँ?
• अगर मेरी बहियाँ पीछे हैं या गलत हैं, तो आप कैसे सँभालेंगे: किस तारीख से, क्या पुराने महीने दोबारा बनाएँगे, और क्या इसका बिल अलग से बनेगा?

अच्छा जवाब खातों, रिपोर्टों और तारीख का नाम लेता है। जिस लाभ-हानि रिपोर्ट के पीछे कुछ न हो, उसकी जाँच नहीं हो सकती। मासिक सेवा में क्या शामिल होता है और अपने बहीखाता विशेषज्ञ के काम की जाँच देखें।

वे बहियाँ कितनी जल्दी बंद करते हैं, और कटऑफ़ क्या है?

यहाँ बताए IRS पन्ने बहियाँ बंद करने की कोई समय-सीमा तय नहीं करते, इसलिए महीने के अंत के बाद कितने कार्यदिवसों में बहियाँ बंद होंगी यह पूछें, और कटऑफ़ भी पूछें, यानी वह दिन जब तक आपको रसीदें भेजनी हैं और सवालों के जवाब देने हैं। कसौटी यह है कि क्लोज़ आपकी फ़ाइलिंग की नियत तारीखों से पहले हो जाता है या नहीं।

सप्ताहांत या कानूनी छुट्टी पर पड़ने वाली तारीख अगले कार्यदिवस पर चली जाती है, और साझेदारी व कंपनी के रिटर्न का विस्तार Form 7004 से हो सकता है, जो सामान्य नियत तारीख तक भरना होता है। पूछें:

• महीने के अंत के कितने कार्यदिवस बाद मुझे बहियाँ मिलती हैं?
• मेरी रसीदों और जवाबों के लिए कटऑफ़ क्या है, और चूकने पर क्या होता है?
• रिटर्न और वर्षांत के फ़ॉर्मों के लिए अंतिम वर्षांत बहियाँ मुझे कब मिलती हैं?
• क्या आप मेरे कर तैयारकर्ता के सवालों का जवाब देंगे और वे जो प्रविष्टियाँ माँगें वे करेंगे, और कितनी जल्दी?

"जब हो जाएगा" कोई तारीख नहीं है। क्लोज़ के पीछे के कदमों के लिए मासिक लेखा समापन चेकलिस्ट देखें।

काम कौन करता है: जिनसे मैं मिलता हूँ वे, या उनके पीछे की टीम?

हर उस व्यक्ति का नाम पूछें जो आपके रिकॉर्ड सँभालेगा, हर एक क्या करता है, और आपके देखने से पहले काम की समीक्षा कौन करता है। बहियों तक जिसे भी पहुँच मिलती है, वह आमतौर पर आपका बैंक लेन-देन देख सकता है, और अगर वह पेरोल पर काम करता है तो आपके कर्मचारियों की सामाजिक सुरक्षा संख्याएँ भी।

पूछें:

• जिनसे मैं बात कर रहा हूँ, क्या वही मेरी बहियाँ रखेंगे, या किसी और को सौंप देंगे?
• काम की समीक्षा कौन करता है, और मेरे संपर्क व्यक्ति के छुट्टी पर होने पर कौन सँभालता है?
• क्या कोई भी काम अमेरिका के बाहर होता है?
• क्या हर व्यक्ति को मेरे सिस्टम में अपना अलग लॉगिन मिलता है?
• क्या आपने मेरे जैसे व्यवसाय की बहियाँ रखी हैं, और किस सॉफ़्टवेयर में?

IRS Publication 4557 कर पेशेवरों के लिए लिखी गई है, लेकिन उसके नियम हर उस व्यक्ति से माँगना उचित है जिसके पास आपके रिकॉर्ड हैं। उसमें लिखा है कि ग्राहक खातों तक पहुँचने वाले हर व्यक्ति का अपना अलग पासवर्ड होना चाहिए और पहुँच सिर्फ़ उन्हें मिलनी चाहिए जिन्हें उसकी ज़रूरत है। दूर से या स्थानीय काम के सवाल के लिए स्थानीय या ऑनलाइन बहीखाता विशेषज्ञ देखें; विदेश की टीमों के लिए विदेश से बहीखाता विशेषज्ञ रखना देखें।

क्या वे CPA, enrolled agent हैं या दोनों नहीं, और क्या वे मेरी ओर से IRS से बात कर सकते हैं?

IRS आपकी ओर से बोलने का अधिकार योग्यता के आधार पर देता है, नौकरी के नाम पर नहीं, और बहीखाता विशेषज्ञ उसकी सूची में नहीं है। कर तैयारकर्ता कर पहचान संख्या (PTIN) रखने वाला कोई भी व्यक्ति रिटर्न तैयार कर सकता है, लेकिन प्रतिनिधित्व के अधिकार सिर्फ़ कुछ योग्यताओं के साथ आते हैं।

लाइसेंस या enrollment माँगें और जारी करने वाले से उसकी जाँच करें: CPA का लाइसेंस राज्य के लेखाकार बोर्ड (state board of accountancy) से, enrolled agent या कार्यक्रम के प्रतिभागी की जाँच IRS की तैयारकर्ताओं की निर्देशिका से। निर्देशिका में नाम न होना पूछताछ का कारण है, समस्या का सबूत नहीं। अगर बहीखाता विशेषज्ञ रिटर्न भी तैयार करता है, तो पूछें कि हस्ताक्षर कौन करता है: पैसे लेकर रिटर्न तैयार करने वाले को हर रिटर्न पर हस्ताक्षर करने और PTIN देने होते हैं, और IRS इससे मना करने को बड़ा रेड फ़्लैग कहता है। अगर रिटर्न कोई और तैयार करता है, तो पूछें कि क्या बहीखाता विशेषज्ञ और वह तैयारकर्ता एक ही फ़ाइल से काम करेंगे, और अगर रिटर्न में कोई अंतर निकले तो बहियाँ कौन ठीक करेगा।

पूछें कि IRS के पत्र का जवाब कौन देगा या ऑडिट में कौन जाएगा। जिस बहीखाता विशेषज्ञ के पास सूची में दी योग्यता नहीं है, उसे Form 8821 पर नामित किया जा सकता है, जिससे वह व्यक्ति आपके बताए करों और सालों की कर जानकारी देख और पा सकता है, लेकिन आपकी ओर से बोल नहीं सकता। Form 2848 पर सिर्फ़ पात्र प्रतिनिधि का नाम दिया जा सकता है। बहीखाता विशेषज्ञ, लेखाकार या CPA देखें।

क्या वे पेरोल और बिक्री कर सँभालते हैं, और जमा चूक जाए तो ज़िम्मेदार कौन है?

अगर आप नियोक्ता हैं, तो बहीखाता विशेषज्ञ या पेरोल प्रदाता भुगतान करे तब भी ज़िम्मेदारी आपकी रहती है। IRS कहता है कि पेरोल कर जमा करने की अंतिम ज़िम्मेदारी नियोक्ता की है, तीसरा पक्ष भुगतान न करे तो कर, जुर्माना और ब्याज नियोक्ता पर आता है, और कुछ बकाया संघीय करों के लिए उसे व्यक्तिगत रूप से ज़िम्मेदार ठहराया जा सकता है। Trust Fund Recovery Penalty (धारा 6672) ऐसी ही एक ज़िम्मेदारी है: यह किसी भी ज़िम्मेदार व्यक्ति पर लग सकती है जो जानबूझकर काटा गया कर नहीं चुकाता, और IRS के अनुसार इस समूह में पेरोल सेवा प्रदाता और पैसे पर नियंत्रण रखने वाले अन्य लोग आते हैं। एक अपवाद: कर कानून प्रमाणित पेशेवर नियोक्ता संगठन (CPEO) को उस वेतन पर संघीय रोज़गार करों के लिए नियोक्ता मानता है जो वह आपके कार्यस्थल के कर्मचारियों के लिए जमा करता है, इसलिए पूछें कि क्या पेरोल प्रदाता CPEO है, IRS की प्रमाणित CPEO की सार्वजनिक सूची देखें और अनुबंध पढ़ें।

देर से जमा करने पर बिना जमा की रकम का 2% से 15% जुर्माना लगता है, जो इस पर निर्भर करता है कि जमा कितने दिन देर से है और IRS पहले नोटिस भेज चुका है या नहीं। दरें जुड़ती नहीं हैं। चूक के बाद कौन क्या देता है, यह जब पेरोल प्रदाता ने आपके कर नहीं चुकाए में है।

पेरोल के बारे में पूछें:

• पेरोल कौन चलाता है, और हर जमा कौन करता है, किस खाते से?
• क्या पेरोल प्रदाता CPEO है, या साधारण प्रदाता?
• क्या जमा मेरी नियोक्ता पहचान संख्या के तहत होंगे, ताकि मैं अपने PIN के साथ IRS की Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) में नामांकन कर सकूँ और हर जमा देख सकूँ? IRS ऐसा करने और समय-समय पर जाँचने को कहता है, और बताता है कि नामांकन से 16 महीने का भुगतान इतिहास ऑनलाइन मिलता है। CPEO अपने नंबर के तहत जमा करता है और उसके ग्राहक EFTPS में वे जमा नहीं देख सकते, इसलिए CPEO से हर जमा का सबूत माँगें।
• जिस दिन कोई जमा या फ़ाइलिंग विफल होगी, आप मुझे कैसे बताएँगे?
• Forms 941, 940, W-2 और 1099-NEC, और राज्य के पेरोल रिटर्न कौन भरता है?
• IRS के पास किसका पता दर्ज है? IRS ज़ोर देकर सुझाता है कि वह आपका ही रहे, क्योंकि नोटिस उसी पते पर जाते हैं।

बिक्री कर के बारे में पूछें:

• आप किन राज्यों में फ़ाइल करते हैं, और मुझे किसी नए राज्य में कब पंजीकरण कराना है, यह कौन तय करता है?
• हर राज्य के खाते में साइन-इन कौन करता है, भुगतान कौन करता है, और राज्य के नोटिस किसे मिलते हैं?

बिक्री कर राज्य-दर-राज्य तय होता है। बिक्री कर रिटर्न भरना देखें।

वे कौन सा सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करेंगे, और क्या फ़ाइल और डेटा मेरे नाम पर रहेंगे?

व्यवसाय के नाम पर सॉफ़्टवेयर खाता, जिसमें आप मुख्य एडमिनिस्ट्रेटर हों और बहीखाता विशेषज्ञ उपयोगकर्ता, काम खत्म होने पर भी बहियाँ आपकी पहुँच में रखता है। IRS कहता है कि जब बहियाँ अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में रखी जाती हैं, तो छोटे व्यवसाय और स्वरोज़गार ऑडिट में जाँचकर्ता शुरू में ही एडमिनिस्ट्रेटर के यूज़रनेम और पासवर्ड के साथ बहियों की बैकअप फ़ाइल माँगते हैं। वह ऐसे ज़्यादातर ऑडिट में माँगने की उम्मीद रखता है, और सीमित ऑडिट में उसे फ़ाइल की ज़रूरत न भी पड़े। करदाता रोज़ वाला पासवर्ड देने की जगह बैकअप के लिए अस्थायी एडमिनिस्ट्रेटर पासवर्ड बना सकता है। ऑडिट के लिए दोबारा बनाई गई फ़ाइल इस माँग को पूरा नहीं करती, और बहियों और रिकॉर्ड की ज़िम्मेदारी करदाता की ही रहती है।

पूछें:

• कौन सा सॉफ़्टवेयर, उसका खर्च कौन देता है, और खाता किसके नाम पर है?
• क्या मैं मुख्य एडमिनिस्ट्रेटर रहूँगा, और बहीखाता विशेषज्ञ अलग उपयोगकर्ता?
• क्या मैं जब चाहूँ और हर वर्षांत पर फ़ाइल का पूरा बैकअप निर्यात कर सकता हूँ?
• अगर आप अपना सिस्टम इस्तेमाल करते हैं, तो अलग होते समय मुझे क्या मिलेगा, और किस फ़ॉर्मेट में?
• काम खत्म होने के बाद आप मेरे रिकॉर्ड कितने समय तक रखते हैं?

जिस बहीखाता विशेषज्ञ के पास अकेला एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन है, या जो आपको रिपोर्टें देता है पर फ़ाइल कभी नहीं, वह आपको जाँचकर्ता को जवाब देने में असमर्थ छोड़ सकता है। बहीखाता विशेषज्ञ को अपने खातों की पहुँच देना देखें।

उन्हें कौन सी पहुँच चाहिए, और क्या उसे ऐसे सीमित किया जा सकता है कि कोई पैसा न भेज सके?

बहीखाता विशेषज्ञ को अपना अलग लॉगिन चाहिए, जिसमें काम करने भर की न्यूनतम पहुँच हो। कई स्वामी बैंक का एडमिनिस्ट्रेशन, भुगतान जारी करना और पेरोल कर नामांकन अपने पास या किसी दूसरे व्यक्ति के पास रखते हैं। Publication 4557 कहती है कि पहुँच सीमित रखें उन लोगों तक जिन्हें उसकी ज़रूरत है, और ऑडिट ट्रेल रखें जिसमें दर्ज हो कि किसने क्या, कब किया और क्या बदला। IRS ऐसे तैयारकर्ता को भी चेतावनी का संकेत मानता है जो ग्राहक का रिफ़ंड अपने खाते में भेज देता है।

पूछें:

• आपको बैंक की कौन सी भूमिका चाहिए, और क्या ऐसी भूमिका है जो खाते देख सके पर भुगतान न कर सके, नया प्राप्तकर्ता न जोड़ सके या सीमा न बदल सके?
• भुगतान कौन मंज़ूर करता है और जारी करता है?
• क्या आप अपना लॉगिन इस्तेमाल करेंगे, मेरा कभी नहीं?

यहाँ बताए IRS पन्ने बैंक की भूमिकाओं का वर्णन नहीं करते, जो हर बैंक में अलग होती हैं, इसलिए बैंक से पूछें और जवाब लिखित में लें। कदम बहीखाता विशेषज्ञ को अपने खातों की पहुँच देना में हैं।

कीमत कैसे तय होती है, और अतिरिक्त क्या है?

पूछें कि फ़ीस किस आधार पर है और किस बात से बढ़ती है, क्योंकि कोट तभी तुलना योग्य होते हैं जब काम एक जैसा हो। यहाँ बताए आधिकारिक स्रोतों में से कोई भी बहीखाता फ़ीस तय नहीं करता, इसलिए एंगेजमेंट की शर्तें तय करती हैं। बहीखाता विशेषज्ञ का महीने का खर्च देखें।

पूछें:

• क्या फ़ीस तय है या घंटे के हिसाब से, और वह किस मात्रा को मानकर चलती है: लेन-देन, खाते, संस्थाएँ?
• ऊपर से क्या बिल होता है: पेरोल रन, ठेकेदार फ़ॉर्म, राज्य के हिसाब से बिक्री कर रिटर्न, पीछे के महीनों का काम, वर्षांत का काम, दोबारा करना?
• मात्रा बढ़ने पर फ़ीस का क्या होता है, और कीमत बदलने से पहले कितनी सूचना मिलती है?
• क्या कुछ अग्रिम चुकाना होता है, और मुझे रसीद कैसे मिलेगी?

IRS बिना रसीद के सिर्फ़ नकद भुगतान और रिफ़ंड के हिस्से पर आधारित फ़ीस को खराब तैयारकर्ता के संकेतों में गिनता है, और न किए गए काम के लिए पैसे लेने को दुराचरण बताता है। लिखित में रखने वाली शर्तों के लिए एंगेजमेंट लेटर की मार्गदर्शिका देखें।

वे मेरा डेटा कैसे सुरक्षित रखते हैं, और अलग होने पर क्या होता है?

कुछ भेजने से पहले उनकी सुरक्षा व्यवस्था पूछें, और हस्ताक्षर से पहले बाहर निकलने की शर्तें। Publication 4557 कहती है कि कर पेशेवरों को ग्राहक का डेटा FTC Safeguards Rule के तहत सुरक्षित रखना होगा, जो लिखित सूचना सुरक्षा योजना माँगता है, और वह बुनियादी कदमों की सूची देती है। IRS का पन्ना यह नहीं बताता कि यह नियम उस बहीखाता विशेषज्ञ पर लागू होता है या नहीं जो रिटर्न तैयार नहीं करता, फिर भी ये सवाल पूछना उचित है।

डेटा के बारे में पूछें:

• क्या लिखित सुरक्षा योजना है, और उसकी ज़िम्मेदारी किसकी है?
• क्या मेरे डेटा तक पहुँचने वाले हर व्यक्ति के लिए दूसरा लॉगिन कदम ज़रूरी है?
• आप दस्तावेज़ कैसे लेते और भेजते हैं: सुरक्षित पोर्टल या एन्क्रिप्टेड ट्रांसफ़र से, सादे ईमेल से नहीं?
• क्या फ़ाइलें एन्क्रिप्टेड हैं और उनका बैकअप रखा जाता है?
• अगर मेरा डेटा उजागर हुआ तो क्या आप मुझे बताएँगे?

बाहर निकलने के बारे में पूछें:

• अलग होते समय मुझे क्या मिलेगा: पूरी फ़ाइल, सहायक दस्तावेज़ और खुली मदों की सूची, और कितनी जल्दी?
• क्या आप हर लॉगिन हटाएँगे और IRS की किसी भी अधिकृति से अपना नाम वापस लेंगे? Publication 4557 व्यवसायियों से कहती है कि जो अब ग्राहक नहीं हैं उनके लिए अधिकृतियाँ वापस ले लें, और Form 8821 और Form 2848 के निर्देश बताते हैं कि आप खुद उसे कैसे रद्द करें।
• आपकी प्रतियाँ कब नष्ट की जाती हैं?

अपनी प्रति खुद रखें: IRS नियोक्ताओं से कहता है कि रोज़गार कर के रिकॉर्ड कर देय होने या चुकाए जाने, इनमें जो बाद का हो, उसके बाद कम से कम चार साल रखें, और अन्य रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक रिटर्न में आय या कटौतियाँ साबित करने के लिए उनकी ज़रूरत पड़ सकती है। IRS ग्राहक के मूल रिकॉर्ड न लौटाने को भी तैयारकर्ता का दुराचरण बताता है। हैंडओवर के लिए अपना बहीखाता विशेषज्ञ बदलना देखें।

मैं किससे संदर्भ माँग सकता हूँ, और कौन से रेड फ़्लैग का मतलब है "नहीं"?

अपने जैसे व्यवसाय वाले दो-तीन मौजूदा ग्राहकों के नाम माँगें, और हर एक से पूछें कि क्या रिपोर्टें समय पर आईं, क्या कभी कोई जमा या फ़ाइलिंग चूकी, क्या जवाबों के लिए पीछे पड़ना पड़ा, और हैंडओवर कैसा रहा। यहाँ बताए आधिकारिक स्रोतों में से कोई भी संदर्भ के सवाल नहीं देता। नीचे के रेड फ़्लैग ऊपर बताए जोखिमों से और IRS जिसे तैयारकर्ता का दुराचरण गिनता है उससे आते हैं। जो बहीखाता विशेषज्ञ रिटर्न तैयार करता है या पेरोल चलाता है, वह उन सूचियों के दायरे में आता है, और जो नहीं करता उसके लिए भी वही व्यवहार परखने लायक हैं।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं। आँकड़े अमेरिकी डॉलर में हैं।

एक ऑनलाइन स्टोर के तीन कोट

Phoenix की एक ई-कॉमर्स LLC को तीन कोट मिलते हैं। स्वामी हर बहीखाता विशेषज्ञ से वही सवाल पूछता है: कौन से खातों का मिलान होगा, किन राज्यों में फ़ाइलिंग होगी, पेरोल जमा कौन चलाएगा, और अलग से क्या बिल होगा।

जवाब तीन अलग काम दिखाते हैं, इसलिए जब तक दायरा एक जैसा न हो, कोट की तुलना नहीं हो सकती।

पेरोल जमा की ज़िम्मेदारी किसकी है

एक रेस्तराँ की स्वामी पूछती है कि पेरोल जमा कौन चलाता है। प्रदाता, यानी साधारण पेरोल कंपनी जो उसकी नियोक्ता पहचान संख्या के तहत जमा करती है, कहती है कि ज़िम्मेदारी स्वामी की ही रहती है। वह अपने PIN के साथ EFTPS में नामांकन करती है और हर तिमाही उसमें दिखे जमा की तुलना पेरोल रिपोर्टों से करती है। एक बार भी जमा न दिखना वही रेड फ़्लैग है जो IRS बताता है, इसलिए वह तुरंत प्रदाता से इसके बारे में पूछती है।

एक तय फ़ीस पर पूरी बैंकिंग पहुँच

एक फ़्रीलांसर को US$150 महीने की फ़ीस पर पूरी बैंकिंग पहुँच की पेशकश होती है। वह पहले सिर्फ़ देखने की पहुँच और लिखित दायरा माँगती है। बैंक में सिर्फ़ देखने वाली भूमिका नहीं है, इसलिए वह हर महीने विवरण भेजती है, भुगतान का लॉगिन अपने पास रखती है, और दायरा व बाहर निकलने की शर्तें लिखे जाने के बाद ही हस्ताक्षर करती है।

आपके मामले में अलग हो तो?

• आप बहीखाता विशेषज्ञों की छोटी सूची बना रहे हैं, अक्सर एक खराब अनुभव के बाद: हस्ताक्षर से पहले दायरा, क्लोज़ का समय, एक्सेस और बाहर निकलने की शर्तें लिखित में तय करें। आपको सिर्फ़ बहीखाता विशेषज्ञ चाहिए या ऐसा जो आपके रिटर्न भरने वाले CPA से जुड़ा हो, यह पेरोल, बिक्री कर, आपकी संस्था और रिटर्न की ज़रूरत पर निर्भर करता है। इस पर बहीखाता सहायता के साथ बात करें।
• बहियाँ पीछे हैं, या पिछला बहीखाता विशेषज्ञ गड़बड़ी छोड़ गया है: पिछड़ी बहियों को पकड़ना देखें, और रिटर्न उन पर निर्भर होने से पहले बहीखाता सहायता लें। नए बहीखाता विशेषज्ञ से पूछें कि वह फ़ाइल कैसे सँभालेगा।
• पेरोल जमा चूक गया, या IRS या राज्य का नोटिस आया: पेरोल कर में पीछे होना और आपके व्यवसाय को IRS का नोटिस देखें। जुर्माने और व्यक्तिगत ज़िम्मेदारी तथ्यों पर निर्भर करते हैं, इसलिए प्रभावित महीनों की समीक्षा बहीखाता सहायता से करवाएँ।
• साझेदारी, कंपनी या कई संस्थाएँ इन बहियों से रिटर्न भरेंगी: बहीखाता विशेषज्ञ, लेखाकार या CPA देखें और रिटर्न से जुड़ी बहीखाता सहायता के बारे में पूछें।
• कोई स्वामी, बैंक खाता या ग्राहक अमेरिका के बाहर है: पूछें कि क्या बहीखाता विशेषज्ञ ने विदेशी स्वामित्व वाले या दो देशों के व्यवसायों की बहियाँ रखी हैं, और अमेरिकी बहियों में विदेशी मुद्रा खाते और सीमा-पार कर सहायता देखें।
• आप ऑनलाइन पैकेज, CPA फ़र्म, स्थानीय या दूर से काम करने वाले बहीखाता विशेषज्ञ की तुलना कर रहे हैं, या आप स्टार्टअप हैं: ऑनलाइन बहीखाता सेवा या CPA फ़र्म, स्थानीय या ऑनलाइन बहीखाता विशेषज्ञ और स्टार्टअप के लिए लेखाकार चुनना देखें।
• आपके पास पहले से बहीखाता विशेषज्ञ है, या आप निश्चित नहीं कि आपको चाहिए: अपने बहीखाता विशेषज्ञ के काम की जाँच, अपना बहीखाता विशेषज्ञ बदलना और खुद बहियाँ रखना या बहीखाता विशेषज्ञ रखना देखें। अगर जवाब पेरोल, बिक्री कर या उस रिटर्न पर निर्भर है जिसे बहियाँ आधार देती हैं, तो बहीखाता सहायता के साथ बात करें।