बहीखाता विशेषज्ञ को हर महीने आपसे क्या चाहिए

क्या मेरा बहीखाता विशेषज्ञ उम्मीद करे कि मैं खर्चों की श्रेणी तय करूँ, या यह उसका काम है?

खर्चों की श्रेणी स्वामी तय करे या बहीखाता विशेषज्ञ, यह लिखित दायरा तय करता है, कर कानून नहीं। कानून ऐसे रिकॉर्ड माँगता है जो रिटर्न को सहारा दें, और कुछ मामलों को छोड़कर कोई ढाँचा तय नहीं करता, इसलिए श्रेणी आप तय करें या बहीखाता विशेषज्ञ, बशर्ते बहीखाते आय और खर्च साफ़ दिखाएँ (Publication 583; IRS: Recordkeeping)। जो कोई बहीखाता विशेषज्ञ नहीं दे सकता, वह सिर्फ़ आपके पास है: आपने भुगतान क्यों किया, किससे मिले, जमा राशि क्या थी।

एक चलने लायक बँटवारा: बहीखाता विशेषज्ञ वह श्रेणीबद्ध करता है जो बैंक और कार्ड की फ़ीड दिखाती हैं और बाकी के बारे में पूछता है; आप जवाब देते हैं, जो छूटा है वह भेजते हैं और रिकॉर्ड रखते हैं। इसे लिख लें, वरना काम घूमकर आपके पास लौट आता है।

मामला सीधा-सादा नहीं है, जब सवाल जमा होते रहते हैं और आप अब भी सप्ताहांत में श्रेणियाँ तय करते हैं, जब बहीखाता रिटर्न से पीछे है, जब पेरोल या ठेकेदारों को भुगतान है, जब निजी और व्यावसायिक पैसा एक ही खाते में है, या जब व्यवसाय नकद लेता है। अगर पहली दो बातें आप पर लागू होती हैं, तो बँटवारा लिखित में रखें और मानें कि पिछड़े महीनों के लिए पहले बकाया काम निपटाना पड़ेगा। हर मामला नीचे आया है।

पहले इकट्ठा करें: हर बैंक और कार्ड खाते के विवरण (जब तक बहीखाता विशेषज्ञ उन्हें डाउनलोड न कर सके), अस्पष्ट चार्ज के लिए रसीदें और नोट, ग्राहकों के अदा न किए चालान और विक्रेताओं के बिल, पेरोल रिपोर्ट, अमेरिकी ठेकेदारों के W-9, ऋण के विवरण और खुले सवालों के आपके जवाब।

बहीखाता विशेषज्ञ को हर महीने मुझसे क्या चाहिए?

बहीखाता विशेषज्ञ को वह चाहिए जो फ़ीड नहीं दिखा सकतीं। विवरण बंद होने के बाद उसे एक साथ भेजें, एक-एक करके नहीं।

बहीखाता विशेषज्ञ हर महीने आपको क्या लौटाता है, यह मासिक बहीखाता सेवा में क्या शामिल है में देखें।

अगर बैंक फ़ीड जुड़ी है, तब भी क्या मुझे रसीदें चाहिए?

अक्सर हाँ: बैंक या कार्ड की फ़ीड नहीं दिखाती कि पैसे से क्या खरीदा गया, इसलिए जहाँ विवरण यह खुला छोड़े वहाँ रसीद या नोट चाहिए। Publication 583 कहता है कि भुगतान का प्रमाण अकेले कर कटौती स्थापित नहीं करता, और क्रेडिट कार्ड की बिक्री पर्चियों और चालानों जैसे दस्तावेज़ रखने को कहता है, ताकि दिखे कि लागत आपने उठाई (Publication 583)। IRS कहता है कि सहायक दस्तावेज़ों में पाने वाले का नाम, चुकाई रकम, भुगतान का प्रमाण, तारीख और वस्तु या सेवा का ऐसा विवरण होना चाहिए जो व्यावसायिक खर्च दिखाए (IRS: What kind of records)। फ़ीड शुरू के चार देती है, आख़िरी नहीं।

यात्रा, उपहार और कार के खर्च के अतिरिक्त नियम हैं। ठहरने के लिए, और ऐसे हर दूसरे खर्च के लिए जो $75 या ज़्यादा हो, आम तौर पर रसीद या वैसा प्रमाण चाहिए (परिवहन की लागत में छूट है जब रसीद आसानी से उपलब्ध न हो), और आम तौर पर उस समय या उसके आसपास लिखा व्यावसायिक मक़सद का विवरण भी। जो रकमें आप अनुमान या अंदाज़े से बताते हैं, उन्हें काटा नहीं जा सकता (Publication 463)। सामान्य व्यावसायिक रिकॉर्ड पर IRS के पेज दूसरे खर्चों के लिए कोई डॉलर की सीमा तय नहीं करते।

बहीखाता विशेषज्ञ से कहें कि दायरे में वह डॉलर की सीमा लिखे जिससे ऊपर उसे रसीद चाहिए। सरल व्यवस्था के लिए स्वरोज़गार वालों के लिए रिकॉर्ड रखना देखें; वैध रसीद में क्या दिखता है, इसके लिए IRS की रसीद की शर्तें; खोई रसीदों के लिए खोई रसीदें।

मेरे बहीखाता विशेषज्ञ को कौन-से खाते, कार्ड और पेमेंट ऐप दिखने चाहिए?

बहीखाता विशेषज्ञ को हर वह खाता दिखना चाहिए जिसमें व्यावसायिक पैसा आता या जाता है, जिसमें कोई भी निजी खाता या कार्ड शामिल है जिसने कभी व्यावसायिक खर्च चुकाया। Publication 583 कहता है कि रिकॉर्ड में प्राप्तियों का स्रोत पता चलना चाहिए, जो आपको व्यावसायिक और गैर-व्यावसायिक पैसे और कर योग्य और गैर-कर योग्य आय को अलग करने के लिए चाहिए (Publication 583)। जो खाता बहीखाता विशेषज्ञ कभी नहीं देखता, वह छूटी आय या छूटे खर्चों में बदल जाता है।

• व्यावसायिक चेकिंग और बचत खाते, और व्यावसायिक क्रेडिट कार्ड।
• कोई भी निजी खाता या कार्ड जिसमें व्यावसायिक आय आई या जिसने व्यावसायिक खर्च चुकाया।
• पेमेंट ऐप, कार्ड प्रोसेसर और मार्केटप्लेस। जमा राशि शुद्ध रकम हो सकती है, इसलिए बहीखाता विशेषज्ञ को उसके पीछे की भुगतान रिपोर्ट चाहिए; बिक्री और भुगतान का मिलान देखें।
• ऋण और क्रेडिट लाइन के विवरण, और पेरोल प्रदाता की रिपोर्ट।
• विदेश के खाते और दूसरे देश के पेमेंट ऐप, जिनमें व्यावसायिक पैसा आया या गया।

खाता देखना उससे पैसा हिलाने जैसा नहीं है; बहीखाता विशेषज्ञ को अपने खातों की पहुँच देना देखें।

दो चीज़ें अपने हाथ में रखना ठीक है। पहली, अकाउंटिंग फ़ाइल के प्रशासक के अधिकार: जाँच में IRS के अनुसार वह शुरू में ही अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की बैकअप फ़ाइल और प्रशासक का यूज़रनेम और पासवर्ड माँगता है (IRS: इलेक्ट्रॉनिक अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर रिकॉर्ड)। दूसरी, अगर आप पेरोल प्रदाता इस्तेमाल करते हैं, तो IRS की Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) में आपका अपना लॉगिन, यह जाँचने के लिए कि जमा हुए, और IRS में रिकॉर्ड का पता व्यवसाय के नाम पर हो, प्रदाता के नहीं (IRS: पेरोल कार्य आउटसोर्स करना)। प्रमाणित पेशेवर नियोक्ता संगठन (certified professional employer organization) अपने नंबर से जमा करता है, इसलिए उसके ग्राहक वे जमा EFTPS में नहीं देख सकते; उससे भुगतान का प्रमाण माँगें (IRS: CPEO के ग्राहक)।

मुझे बहीखाता विशेषज्ञ के सवालों का जवाब कितनी जल्दी देना चाहिए, और न दूँ तो क्या होता है?

एक तय जवाब-अवधि, जो दायरे में हर विवरण बंद होने के बाद कार्यदिवसों की संख्या के रूप में लिखी हो, सवालों को जमा होने से रोकती है। कोई कर नियम जवाब का समय तय नहीं करता, पर कर की तारीखें खुले सवाल का इंतज़ार नहीं करतीं। ये तारीखें दायरा जो भी कहे, व्यवसाय पर ही पड़ती हैं, इसलिए बहीखाता विशेषज्ञ को उनसे पहले सूचीबद्ध चीज़ें चाहिए।

सप्ताहांत या कानूनी छुट्टी पर पड़ने वाली देय तारीख अगले कार्यदिवस पर खिसक जाती है, और Form 941 फ़ाइल करने वाला जिसने सारे जमा समय पर पूरे किए, तिमाही खत्म होने के बाद दूसरे महीने के 10वें दिन तक फ़ाइल कर सकता है (Form 941 के निर्देश)। बड़े पेरोल जल्दी जमा करते हैं; अनुसूची पिछले पेरोल कर के कुल पर निर्भर करती है (Publication 15)। राज्य के पेरोल और बिक्री कर की तारीखें अलग हैं और यहाँ शामिल नहीं हैं।

अनुत्तरित सवालों की तीन कीमतें हैं। बहीखाता अधूरा रहता है, इसलिए जिन रिपोर्टों पर आप भरोसा करते हैं वे गलत होती हैं। जो खर्च आप समझा नहीं सकते, वह प्रमाणित न भी माना जा सकता है, क्योंकि कटौती के लिए आपको खर्च के कुछ तत्व साबित करने होते हैं (IRS: सबूत का भार)। और याददाश्त धुँधली पड़ती है: Publication 463 कहता है कि उसी समय बनाए रिकॉर्ड की कीमत बाद में तैयार किए रिकॉर्ड से ज़्यादा होती है, जब याद कमज़ोर होती है।

व्यवहार में अनुत्तरित चार्ज अक्सर "uncategorized" खाते में पड़े रहते हैं और महीना खुला रहता है। दायरे में तय करें कि अवधि खत्म होने पर बहीखाता विशेषज्ञ क्या करेगा; टैक्स के समय से पहले बिना श्रेणी के खर्च देखें।

पेरोल और ठेकेदारों की कौन-सी जानकारी मुझे अपने बहीखाता विशेषज्ञ को देनी है?

बहीखाता विशेषज्ञ को हर वेतन की तारीख की पेरोल रिपोर्ट, कर जमा की पुष्टियाँ और फ़ाइल किए रिटर्न की प्रतियाँ चाहिए। जो ठेकेदार अमेरिकी व्यक्ति (US person) है, उसके लिए Form W-9 चाहिए, जिसे पहले भुगतान से पहले ही लेना बेहतर है, और यह नोट कि ठेकेदार को भुगतान कैसे हुआ।

पेरोल। Publication 15 कहता है कि रोज़गार कर के रिकॉर्ड कम से कम चार साल रखें; नियम यह अवधि कर की देय तारीख या भुगतान की तारीख, जो बाद की हो, से गिनता है (26 CFR 31.6001-1(e)(2))। इनमें वेतन के भुगतान की रकमें और तारीखें, कर्मचारियों की आपको बताई टिप, पावती संख्या के साथ कर जमा की तारीखें और रकमें, पुष्टि संख्या के साथ फ़ाइल किए रिटर्न की प्रतियाँ, और कर्मचारियों के Form W-4 शामिल हैं (Publication 15; IRS: Employment tax recordkeeping)। पे रन कैसे दर्ज होता है, यह पेरोल की जर्नल प्रविष्टियाँ में देखें।

ठेकेदार। Form W-9 वह तरीक़ा है जिससे भुगतान करने वाला पाने वाले का नाम और करदाता पहचान संख्या लेता है; विदेशी व्यक्ति शायद वह न दे, और इसके बजाय Form W-8 या Form 8233 इस्तेमाल करता है (IRS: W-9 माँगने वालों के निर्देश)। W-9 पहले भुगतान से पहले लेना बेहतर है, क्योंकि पाने वाला सही संख्या न दे तो भुगतान करने वाले को आम तौर पर कुछ भुगतानों का 24% रोकना पड़ता है, जिनमें गैर-कर्मचारी पारिश्रमिक भी है (Publication 15)। बहीखाता विशेषज्ञ को साल में हर ठेकेदार को दी कुल रकम और हर एक को भुगतान कैसे हुआ, यह भी चाहिए। क्रेडिट कार्ड या तीसरे पक्ष के पेमेंट नेटवर्क से किए भुगतान की रिपोर्ट पेमेंट कंपनी Form 1099-K पर करती है, Form 1099-NEC पर नहीं (IRS: 1099-MISC and 1099-NEC instructions)।

किसे फ़ॉर्म मिलता है, कंपनियों को भुगतान समेत, इसके लिए किन ठेकेदारों को कर फ़ॉर्म मिलता है देखें; जो ठेकेदार संख्या नहीं देता उसके लिए ठेकेदारों से कर पहचान संख्या लेना; विदेशी ठेकेदार के लिए विदेश में ठेकेदारों को भुगतान।

जब कोई और बहीखाता रखे, तब भी मेरी ज़िम्मेदारी क्या रहती है?

रिकॉर्ड, रिटर्न और पेरोल कर व्यवसाय के पास रहते हैं, बहीखाता विशेषज्ञ के पास नहीं। बहीखाता विशेषज्ञ काम करता है; ज़िम्मेदारी नहीं खिसकती।

• रिकॉर्ड। IRS कहता है कि करदाता अपने रिटर्न खुद भरते हैं और अपने बहीखाते और रिकॉर्ड रखने के लिए खुद ज़िम्मेदार हैं (IRS: इलेक्ट्रॉनिक अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर रिकॉर्ड)। कंप्यूटर रिकॉर्ड की संरक्षक या प्रबंधन सेवाओं के लिए तीसरे पक्ष का इस्तेमाल करदाता को रिकॉर्ड रखने की ज़िम्मेदारियों से मुक्त नहीं करता (Revenue Procedure 98-25)।
• रिटर्न। तैयारकर्ता रिटर्न पर हस्ताक्षर करता है, पर उसकी हर मद की सटीकता के लिए आप जवाबदेह रहते हैं (IRS Tax Topic 254)।
• पेरोल कर। नियोक्ता आम तौर पर रिटर्न और जमा के लिए ज़िम्मेदार है, भले ही कोई तीसरा पक्ष उन्हें करे, और तीसरे पक्ष के चूकने पर भी ज़िम्मेदार रहता है। प्रमाणित पेशेवर नियोक्ता संगठन के साथ, संगठन को आम तौर पर उन वेतनों के लिए नियोक्ता माना जाता है जो वह चुकाता है, पर कुछ कर्मचारियों के रोज़गार करों के लिए व्यवसाय भी उत्तरदायी हो सकता है (Publication 15; IRS: पेरोल कार्य आउटसोर्स करना)।

बहीखाता विशेषज्ञ की गलती से कोई लागत खिसकती है या नहीं, यह अलग सवाल है; बहीखाता विशेषज्ञ की गलतियाँ और जुर्माना कौन भरे देखें। काम जाँचने के लिए अपने बहीखाता विशेषज्ञ का काम जाँचना देखें।

निजी और व्यावसायिक खर्च मिलाना कैसे रोकूँ?

मिलाना रोकने की शुरुआत अलग व्यावसायिक चेकिंग खाते से होती है। Publication 583 कहता है कि एक ऐसा खाता खोलें जो आपके निजी खाते से अलग रहे, उसे सिर्फ़ व्यावसायिक मक़सद के लिए इस्तेमाल करें, और रोज़ की सारी प्राप्तियाँ उसमें जमा करें (Publication 583)।

• कई स्वामी एक व्यावसायिक कार्ड रखते हैं और निजी चार्ज उससे दूर रखते हैं।
• जब आप व्यावसायिक खर्च अपनी जेब से चुकाएँ, तो रसीद भेजें और बता दें, ताकि व्यवसाय आपको लौटा सके। निजी क्रेडिट कार्ड पर व्यावसायिक खर्च देखें।
• बहीखाता विशेषज्ञ को बताएँ कि हर ट्रांसफ़र ऋण है, आपका लगाया पैसा है या आपका निकाला पैसा। Publication 583 कहता है कि जमा राशि का स्रोत लिखें और खुद को देय चेक सिर्फ़ निजी निकासी के लिए लिखें।
• नकद को देय चेक न लिखें। अगर आप नकद देते हैं और रसीद नहीं मिल सकती, तो Publication 583 कहता है कि उसी समय अपने रिकॉर्ड में भुगतान की वजह लिखें।

जो पैसा पहले ही आपस में मिल चुका है, वह सफ़ाई का काम है: मिले हुए व्यावसायिक और निजी पैसे को ठीक करना देखें।

मेरी शामें वापस कैसे मिलें: क्या सौंपूँ और दायरे में क्या लिखूँ?

स्वामी दोहराव वाला बहीखाते का काम सौंप सकता है और फ़ैसले अपने पास रख सकता है: सवालों के जवाब देना, दस्तावेज़ देना और भुगतान मंज़ूर करना। फिर ऊपर की रसीद वाली सीमा के साथ शर्तें लिखित में तय करें:

शब्दों के लिए बहीखाता अनुबंध पत्र में क्या लिखा होना चाहिए और बहीखाता विशेषज्ञ रखने से पहले पूछने के सवाल देखें। रेस्तरां या नकद वाले व्यवसाय को यह भी पूछना चाहिए कि रोज़ की बिक्री कैसे दर्ज होती है; रोज़ की बिक्री दर्ज करना देखें।

अगर मैं पारिवारिक व्यवसाय का बहीखाता सँभालने वाला जीवनसाथी या साझेदार हूँ और छोड़ना चाहूँ तो?

जो जीवनसाथी या साझेदार पारिवारिक व्यवसाय का बहीखाता रखता है, वह उसे सौंप सकता है, पर ज़िम्मेदारी स्वामियों के पास रहती है।

1. सूची बनाएँ कि आप हर महीने क्या करते हैं, वे काम भी जो किसी ने सौंपे नहीं थे, जैसे रसीदें जुटाना और बिल चुकाना। वही सूची दायरा बनती है।
2. दोहराव वाला काम बहीखाता विशेषज्ञ को दें। जो फ़ैसले सिर्फ़ स्वामी ले सकते हैं, वे स्वामियों के पास रहने दें।
3. बहीखाता विशेषज्ञ को पहुँच, पिछला फ़ाइल किया रिटर्न और वह आख़िरी महीना दें जिसके सही होने का आपको भरोसा है। लेखाकार बदलने के बाद शुरुआती बकाया देखें।
4. कुछ जीवनसाथी तब तक अपनी पहुँच रखते हैं जब तक नया बहीखाता विशेषज्ञ पहला महीना मिला न ले।

अगर व्यवसाय में कर्मचारी हैं, तो पीछे हटने से पहले पेरोल जाँच लें। धारा 6672 के तहत ट्रस्ट फ़ंड वसूली जुर्माना बिना जमा किए काटे गए कर का 100% है और उस ज़िम्मेदार व्यक्ति पर लगाया जा सकता है जिसने जानबूझकर काम किया। Publication 15 कहता है कि इसमें वह भी आ सकता है जो चेक पर हस्ताक्षर करता है या जिसके पास व्यावसायिक धन का खर्च करवाने का अधिकार है (Publication 15)। IRS के पास इसे निर्धारित करने के लिए आम तौर पर 3 वर्ष हैं, जो पेरोल वर्ष के बाद 15 अप्रैल से या बाद की फ़ाइलिंग तारीख से गिने जाते हैं, और जब तक पेरोल रिटर्न फ़ाइल नहीं हुआ कोई सीमा नहीं है (IRM 5.7.3)। कौन गिना जाता है, यह ट्रस्ट फ़ंड वसूली जुर्माना में है; अगर जमा पिछड़ गए हैं, तो पेरोल कर में पिछड़ना देखें।

उदाहरण

ये उदाहरण केवल समझाने के लिए हैं। सभी रकमें अमेरिकी डॉलर में हैं।

एक रेस्तरां महीने में एक बार जवाब देता है

एक रेस्तरां के कार्ड विवरण में 60 चार्ज हैं जिन्हें बहीखाता विशेषज्ञ पहचान नहीं पाता। दायरा स्वामी को हर विवरण बंद होने के बाद तीन कार्यदिवस जवाब देने के लिए देता है। स्वामी उस अवधि में 30 मिनट का एक सत्र तय करता है, सभी 60 एक बार में जवाब देता है और बैंक की जमा राशियों के साथ रोज़ की बिक्री के सारांश भेजता है। इस दायरे में बहीखाता विशेषज्ञ श्रेणी तय करता है और स्वामी जवाब देता है। बहीखाता विशेषज्ञ सवाल उसी सत्र के लिए रखता है, डिनर सेवा के दौरान मैसेज नहीं करता।

US$280 का कार्ड चार्ज

एक ऑनलाइन दुकान के स्वामी की फ़ीड में सम्मेलन की यात्रा के दौरान एक होटल का US$280 का कार्ड चार्ज दिखता है। बहीखाता विशेषज्ञ उसे यात्रा लिख सकता है, पर उसे फिर भी सहारा चाहिए। ठहरने के लिए आम तौर पर किसी भी रकम पर रसीद चाहिए, इसलिए स्वामी होटल की रसीद, तारीखें, गंतव्य और व्यावसायिक मक़सद भेजता है।

दो स्वामी और 10 तारीख तक सौंपना

एक लैंडस्केपिंग LLC के दो स्वामी हैं, और एक खाली समय में बहीखाता रखती है। वे बहीखाता विशेषज्ञ रखते हैं और हर महीने की 10 तारीख तक सौंपते हैं: हर खाते के विवरण, पेरोल रिपोर्ट, नए उप-ठेकेदारों के W-9 और खुले सवालों के जवाब। जिस स्वामी ने बहीखाता रखा था, वह हर महीने के काम की समीक्षा एक छोटे सत्र में करती है, और स्वामी पेरोल जमा की पुष्टि के लिए व्यवसाय का EFTPS लॉगिन अपने पास रखते हैं।

आपके लिए अलग है?

• सवाल जमा होते रहते हैं, आप अब भी सप्ताहांत में श्रेणियाँ तय करते हैं, या बहीखाता रिटर्न से पीछे है: मासिक सौंपना बंद बहीखाते से शुरू होता है, इसलिए पिछड़े महीनों के लिए आम तौर पर पहले बकाया काम निपटाना पड़ता है। पिछड़े बहीखाते को पकड़ना देखें; हर महीने कौन क्या करता है, इसके लिए बहीखाता सेवाएँ देखें।
• आप पारिवारिक व्यवसाय का बहीखाता रखते हैं और छोड़ना चाहते हैं: बहीखाता सेवाएँ और लेखाकार बदलने के बाद शुरुआती बकाया देखें।
• आप बहीखाता विशेषज्ञ बदलना चाहते हैं: अपना बहीखाता विशेषज्ञ बदलना और पूर्व लेखाकार से बहीखाता सँभालना देखें।
• पेरोल जमा छूट गए या IRS ने पेरोल नोटिस भेजा: पेरोल कर में पिछड़ना और आपके व्यवसाय को IRS का नोटिस देखें।
• आप जिन्हें ठेकेदार के रूप में भुगतान करते हैं वे कर्मचारियों की तरह काम करते हैं: वे ठेकेदार जो कर्मचारी हो सकते हैं देखें।
• निजी और व्यावसायिक पैसा पहले से मिला हुआ है: मिले हुए व्यावसायिक और निजी पैसे को ठीक करना देखें।
• आप रेस्तरां चलाते हैं या व्यवसाय नकद लेता है: नकद वाले व्यवसाय की बिक्री के रिकॉर्ड देखें।
• आप S corporation या कई कंपनियाँ चलाते हैं: S corporation का बहीखाता और कई कंपनियों का बहीखाता देखें।
• आपके खाते दूसरी मुद्राओं में हैं: अमेरिकी बहीखाते में विदेशी मुद्रा के खाते देखें।