QuickBooks 미분류 소득·비용 정리: 세금 신고 전에 바로잡기

Uncategorized Expense와 Uncategorized Income는 무엇인가요?

Uncategorized Expense와 Uncategorized Income는 회계 소프트웨어가 분류하지 못한 은행 거래를 임시로 넣어 두는 계정입니다. 어떤 규칙에도 맞지 않는 연동 거래나 기본 계정이 없는 거래처가 대표적입니다. 이 잔액은 세금 항목이 아니며, 신고서 어디에도 "미분류"라는 줄은 없습니다.

장부는 총소득, 공제, 세액공제를 보여주어야 하고 이를 입증하기에 충분해야 합니다(Publication 583, 26 CFR 1.6001-1). Schedule C Part V는 기타 비용을 종류와 금액별로 적도록 요구합니다(작성 안내). 최신 작성 안내에 따르면 Form 1120의 26번 줄, Form 1120-S의 20번 줄, Form 1065의 21번 줄에는 공제 항목을 종류와 금액별로 나열한 명세를 첨부해야 합니다(1120, 1120-S, 1065). 따라서 모든 항목은 신고서에 닿기 전에 분류되어야 합니다.

세금 요약이나 세금 보고서에 비용이 빠져 있다면 대개 아직 Uncategorized 계정에 있거나, 장부에 입력된 적이 없거나, Schedule C 비용이 아닌 경우입니다. 빠진 비용을 다루는 항목에서 어느 쪽인지 구분하는 방법을 설명합니다.

다음에 해당하면 단순한 경우가 아닙니다.

• 잔액에 몇 달치 거래나 수천 달러가 쌓여 있습니다. 소액 몇 건이 아닙니다.
• 장부가 파트너십이나 S corporation 신고서로 이어집니다.
• 이 장부로 이미 신고서를 제출했습니다.
• 대출기관이나 IRS가 재무제표를 요청했습니다.
• 장비, 소유주 보수, 개인 지출이 미분류 항목에 섞여 있습니다.

먼저 한 해 계정별 손익계산서, 같은 보고서의 월별 버전, 은행·카드 명세서, 영수증, 작년 신고서를 모으세요.

메뉴는 제품과 버전마다 다르므로 이 가이드는 클릭 순서가 아니라 세금 측면과 작업 순서를 설명합니다.

연말 전에 미분류 거래를 모두 찾으려면 어떻게 하나요?

과세연도 전체에 대해 각 Uncategorized 계정의 거래 보고서를 실행하고, 항목마다 실제 계정으로 다시 분류하고, 모든 은행·카드 계정을 대사해 장부 밖에 남는 거래가 없도록 하세요.

1. 과세연도 첫날부터 마지막 날까지 Uncategorized Expense와 Uncategorized Income의 거래 상세를 실행하세요. 잔액이 그 전부터 이어졌다면 이전 연도도 실행하세요.
2. 각 은행·신용카드 계정을 연말 마지막 날까지 대사하세요. 대사하면 명세서, 수표책, 장부의 오류를 찾을 수 있습니다(Publication 583). 장부에 들어오지 않은 은행 거래는 설명되지 않는 차이로 나타납니다. 은행 연동은 대사가 아닙니다를 참고하세요.
3. 영수증과 사업 목적을 보고, 각 항목을 신고서의 해당 줄로 이어지는 계정으로 다시 분류하세요.
4. 아직 분류하지 못한 항목만 짧은 목록으로 만드세요. 날짜, 거래처, 금액, 궁금한 점을 적고 거래처별로 정렬합니다. 반복되는 거래처는 기본 계정을 지정할 후보입니다.

장부가 몇 달 밀려 있다면 밀린 장부 정리하기부터 시작하세요.

항목마다 올바른 분류는 어떻게 고르나요?

항목마다 세 가지를 물어보세요. 무엇이었는지, 사업상 이유가 무엇인지, 어느 신고서 줄로 이어지는지입니다. 사업 비용은 일반적이고 필요한 비용이어야 합니다(Publication 334, 162조). 증빙 서류에는 지급한 금액과 사업 비용이었다는 점이 나와야 합니다(Publication 583).

개인사업자이거나 이와 같이 과세되는 단일 구성원 LLC라면, Schedule C에서 자주 쓰는 줄은 다음과 같습니다.

줄 번호는 최신 Schedule C를 기준으로 하므로 신고하는 연도의 서식과 대조해 확인하세요. 전체 대응표는 Schedule C용 계정과목표에 있습니다.

파트너십, S corporation, C corporation도 같은 일반적이고 필요한 비용 기준을 적용하지만, 신고서의 줄과 기타 공제 명세가 다릅니다. 장부에서 사업체 세금 신고서로를 참고하세요.

식비와 접대비는 어떻게 분류하나요?

사업 식비는 전액을 별도 계정에 기록하세요. 사업 식비는 일반적으로 50%만 공제되고(section 274(n)) 접대비는 일반적으로 공제되지 않으므로, 장부의 식비 합계는 대개 Schedule C 24b번 줄보다 큽니다. 이 차이는 빠진 비용이 아닙니다.

2025년 이후에 지급한 금액부터는 고용주의 편의를 위해 제공한 식사와 고용주가 운영하는 식당 시설의 음식이 일반적으로 공제되지 않습니다(section 274(o)). 별도 계정에 두세요. 대상, 영수증에 필요한 내용, 예외는 사업 식비 공제에서 설명합니다.

일반 비용이 아닌 것은 무엇인가요? 장비, 소유주 인출금, 개인 지출

장비, 소유주 인출금, 대출 상환, 개인 지출은 사업 계좌에서 돈이 나갔더라도 일반 비용이 아닙니다.

소모품과 개인 물품처럼 한 영수증에 여러 항목이 있는 지급은 여러 계정으로 나누며, 개인 부분은 일반적으로 공제되지 않습니다(Publication 334). 사업·개인 혼용 비용을 참고하세요.

일부 비용이 세금 요약이나 세금 보고서에서 빠지는 이유는 무엇인가요?

장부를 기반으로 한 세금 요약에 비용이 빠지는 이유는 Uncategorized 계정에 있거나, 장부에 들어온 적이 없거나, 비용이 아닌 다른 항목으로 기록되었거나, 원장 밖에서 계산되거나, 애초에 Schedule C 비용이 아니기 때문입니다.

장부와 신고서는 이런 항목 때문에 달라지는 경우가 많으므로 차이 항목을 목록으로 관리하세요. 장부에서 사업체 세금 신고서로를 참고하세요.

확인할 수 없는 항목과 개인 지출은 어떻게 하나요?

먼저 증빙을 찾으세요. 증빙이 없는 항목은 공제가 위험해집니다. IRS는 금액과 사업 비용이었음을 보여주는 장부와 증빙 서류를 요구합니다(Publication 583).

• 명세서에 나온 거래처 이름 전체를 읽고, 이메일과 카드 앱에서 영수증을 검색하고, 판매업체에 사본을 요청하세요. 사업 비용 영수증 분실을 참고하세요.
• 출장(식비 포함), 선물, 차량 비용은 어림하거나 추정한 금액을 공제할 수 없습니다(Publication 463).
• 끝내 알 수 없는 항목은 날짜, 거래처, 금액을 적어 세금 신고 담당자에게 목록으로 전달하세요. 잔액을 비우려고 특정 줄에 억지로 넣지 마세요.

사업 계좌에서 낸 개인 지출은 사업 비용이 아닙니다(section 262). 개인사업자라면 소유주 인출금입니다(Publication 334). 파트너십이나 법인은 사업 형태에 따라 올바른 기록이 달라집니다. 사업 계좌에서 낸 개인 지출을 참고하세요.

Uncategorized Income는 입금마다 출처별로 분류하세요. 총수입은 사업에서 받은 소득이며, IRS는 입금마다 출처를 사업 소득, 개인 자금, 대출 중 무엇인지 확인하라고 안내합니다(Publication 583).

• 사업 소득. 매출마다 청구서와 대조하세요. 같은 매출이 두 번 잡힌 경우는 장부의 중복 소득에서, 입금 대기 잔액이 사라지지 않는 경우는 Undeposited Funds 잔액에서 다룹니다.
• 본인이 넣은 돈과 대출금. 매출이 아닙니다.
• 결제 대행사 정산금. 정산금은 수수료와 환불을 뺀 순액인 경우가 많고 판매세가 포함될 수 있습니다. Form 1099-K 금액이 소득으로 신고할 금액과 다를 수 있습니다(Publication 334). 정산금마다 나누세요. 총매출은 소득으로, 수수료는 비용으로, 구매자에게 부과되어 징수해 납부해야 하는 판매세는 부채 계정으로 기록합니다. 그 세금은 총수입이 아니기 때문입니다. 판매자에게 부과되는 판매세는 다릅니다. 이 경우 징수한 금액은 총수입이고 세금은 23번 줄 비용입니다(작성 안내). 매출과 정산금 대사를 참고하세요.

미분류 항목이 다시 쌓이지 않게 하려면 어떻게 하나요?

반복되는 거래처에 기본 계정을 지정하고, 항목이 들어온 원인인 은행 규칙을 고치고, 매달 두 계정을 점검하세요.

• 거래처 기본 계정. 한 거래처가 대부분의 항목을 차지한다면 기본 비용 계정을 지정하세요.
• 은행 규칙. 규칙 때문에 항목이 그곳에 들어갔다면 규칙을 고치세요. 그렇지 않으면 다음 달에 다시 쌓입니다.
• 월별 점검. 대사한 뒤에는 두 Uncategorized 계정이 모두 비어 있어야 합니다. IRS는 매달 대사하고 증빙 서류를 연도와 종류별로 정리하라고 안내합니다(Publication 583).
• 그때 목적을 적어 두세요. 비용이 발생한 때나 그 무렵에 쓴 기록은 나중에 다시 만든 기록보다 가치가 큽니다(Publication 463).

이미 신고한 연도의 기록을 바꿔도 되나요?

장부를 바꿔도 이미 제출한 신고서는 바뀌지 않습니다. 신고가 끝난 기간의 항목을 다시 분류하기 전에 먼저 회계사와 합의하세요. 잠긴 기간은 세금 신고 후 마감일 설정에서 다룹니다.

같은 연도에서 전액 공제되는 비용 줄 사이의 재분류는 순이익을 바꾸지 않습니다. 신고서를 수정해야 하는지는 신고한 금액이 맞았는지에 달려 있습니다. IRS는 소득, 공제, 세액공제, 납부 세액이 바뀌면 수정 신고 사유가 된다고 안내합니다(IRS). 환급 청구는 일반적으로 원 신고서 제출 후 3년 또는 세금 납부 후 2년 중 더 늦은 시점 안에 해야 합니다(IRS). 이 기간은 환급 청구에 적용됩니다. 추가로 세금을 내야 한다면 수정 신고가 세금의 원래 납부 기한을 연장하지 않으며, 그 날짜부터 세금을 낼 때까지 이자가 붙습니다(Form 1040-X 작성 안내).

현금주의에서는 비용이 일반적으로 지급한 해에 속합니다(Publication 538). 오래된 기록이 단순한 입력 오류인지 시기의 문제인지는 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.

S corporation은 수정한 항목을 밝히는 설명서와 함께 수정 Form 1120-S를 제출합니다. 주주 금액이 바뀌면 수정 Schedule K-1(필요하면 K-3 포함)도 제출하고 각 주주에게 사본을 줍니다(작성 안내). 주주 본인의 신고서는 일반적으로 K-1과 일치해야 합니다(K-1 작성 안내). 파트너십은 수정 Form 1065를 제출하거나, 중앙 집중식 파트너십 세무조사 제도가 적용되면 행정 조정 요청(administrative adjustment request)을 제출합니다. 적격 파트너십이 제외를 선택하지 않았다면 이 제도가 기본입니다. 이 요청은 신고서 제출일과 연장 없는 기한 중 늦은 날부터 3년 안에 제출해야 합니다(Form 1065 작성 안내, section 6227). C corporation은 Form 1120-X를 사용합니다. 개인사업자의 경우는 사업 비용 오류로 신고서 수정하기에서 다룹니다.

세금 신고 담당자에게 장부를 넘기기 전에 합계는 어떻게 점검하나요?

다음 점검을 순서대로 실행하세요. 점검마다 다른 종류의 오류를 찾아냅니다.

1. 과세연도 기준 두 Uncategorized 계정이 모두 0이거나, 남은 항목이 모두 질문과 함께 목록에 올라 있습니다.
2. 모든 은행·신용카드 계정이 연말에 대사됩니다. 아직 처리되지 않은 항목을 반영한 명세서 잔액이 과세연도 마지막 날의 장부 잔액과 같습니다.
3. 소득이 신고서의 회계 방식에 따라 매출 기록과 일치합니다(Publication 538). 매출이 아닌 입금을 빼고, 결제 대행사가 가져간 수수료를 더하고, 현금 매출, 환불, 결제 대행사가 보유한 잔액, 발생주의라면 미수 청구서를 감안하면 입금액이 차이를 설명합니다.
4. 기타 비용이 각각 이름이 있는 계정이고 설명할 수 있는 금액입니다.
5. 식비는 전액이 별도 계정에 있고, 사업 주행거리는 그해 전체 주행거리와 함께 기록되어 있습니다(Publication 463).
6. 소유주 인출금, 개인 지출, 소유주 본인의 소득세 납부액은 비용 계정 밖에 있습니다. 파트너십이나 S corporation이 자기 소득에 대해 내는 주 소득세는 다릅니다. 향후 규정을 예고하는 IRS 지침인 Notice 2020-75는 사업체가 이를 공제할 수 있다고 하므로 옮기기 전에 세금 신고 담당자에게 물어보세요.

계정별 손익계산서, 거래 상세, 명세서, 영수증, 작년 신고서를 보내세요. 신고 담당자용 전체 목록은 장부 정리 점검표와 연말 결산 점검표에 있습니다. 손익계산서가 여전히 이상하다면 손익계산서가 이상할 때를 참고하세요.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며 금액은 미국 달러입니다.

여러 항목이 섞인 프리랜서

Schedule C를 제출하는 프리랜서의 Uncategorized Expense에 US$1,800이 있습니다. 소프트웨어 구독료 US$300, 노트북 US$1,200, 고객 식사비 US$300입니다. 구독료는 기타 비용으로 Part V에 적습니다. 노트북은 일반 비용 목록에서 빠집니다. 사실관계와 선택에 따라 첫해에 공제하거나(보너스 감가상각, section 179, 소액 구매 세이프하버) 시간에 걸쳐 감가상각하며, 소액 구매, 비용 처리할까 자본화할까에서 다룹니다. 식비는 전액을 식비 계정에 기록하고, 50% 제한을 적용하면 신고서에는 US$150이 나옵니다.

Uncategorized Income US$5,000은 결제 대행사 정산금 US$4,200과 소유주가 직접 넣은 돈 US$800으로 나뉘며, 후자는 소득이 아닙니다. 정산금은 수수료 US$100을 뺀 매출 US$4,300에 해당합니다. 매출은 총수입이고 US$100은 매출을 줄이는 것이 아니라 비용입니다.

14개월치 항목이 쌓인 LLC

Schedule C를 제출하는 단일 구성원 LLC의 Uncategorized Expense에 14개월 동안 US$22,000이 쌓여 있습니다. 첫해는 처음 8개월이며 신고서를 이미 제출했고 US$13,000이 있습니다. 둘째 해는 마지막 6개월이며 아직 열려 있고 US$9,000이 있습니다.

분류해 보니 US$4,000은 장비, US$3,000은 소유주의 개인 지출, US$15,000은 일반 비용입니다. 이름이 있는 비용 줄에는 US$15,000만 들어갑니다. 장비는 자산 문제로, 개인 지출은 소유주 인출금으로 갑니다. 그다음 항목별로 연도를 나눕니다. 첫해 신고서에서 개인 항목을 공제했거나 일반 비용을 빠뜨렸다면 "이미 신고한 연도의 기록을 바꿔도 되나요?"를 참고하세요.

주행거리는 기록했지만 차량 비용이 없는 경우

개인사업자가 사업 주행거리 8,000마일을 기록했지만 세금 요약에는 차량 비용이 없습니다. 일지는 기록일 뿐 비용 입력이 아닙니다. 표준 주행거리 요율을 쓴다면 9번 줄은 사업 주행거리에 그 요율을 곱하고 주차비와 통행료를 더해 계산합니다. 세금 신고 담당자는 일지에서 그 금액을 가져올 수 있으며, 손익계산서가 신고서와 맞도록 장부에도 같은 기록이나 메모를 남겨야 합니다.

상황이 다르다면?

• 잔액에 몇 달치 거래나 수천 달러가 쌓여 있거나, 장부가 파트너십·S corporation 신고서로 이어지거나, 이 장부로 이미 신고서를 제출했거나, 대출기관이나 IRS가 재무제표를 요청한 경우: 이런 경우에는 전문가가 장부를 검토하는 것이 대개 도움이 됩니다. 준비할 내용은 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 장부가 몇 달 밀려 있거나, IRS가 해당 연도에 대해 서신을 보냈거나, 대출기관이 재무제표를 원하는 경우: 밀린 장부 정리하기, 사업체에 온 IRS 통지, 은행 대출용 재무제표를 참고하세요.
• 장부 담당자가 잔액을 미분류로 남겼거나, 장부를 대사한 적이 있는지 확실하지 않은 경우: 장부 담당자의 작업 점검을 참고하세요.
• 개인 지출이 장부에 섞여 있는 경우: 섞인 사업·개인 자금 바로잡기를 참고하세요. S corporation이나 파트너십 소유주는 개인 비용을 대신 내는 S corporation과 보장 지급 대 파트너 인출도 참고하세요.
• 장비를 비용으로, 또는 비용을 자산으로 기록한 경우: 소액 구매, 비용 처리할까 자본화할까를 참고하세요.
• 소득이 두 번 잡혔거나 입금 대기 잔액이 사라지지 않는 경우: 장부의 중복 소득과 Undeposited Funds 잔액을 참고하세요.
• 미국 밖에서 회사를 소유하거나, 본인과 회사 사이의 자금이 미분류 항목에 섞여 있는 경우: 외국인 소유 미국 회사의 장부 관리와 외국인 소유 LLC의 거래 기록, 또는 국경 간 세금 지원을 참고하세요.