QuickBooks: despesas e receitas não categorizadas antes do imposto

O que são Despesa não categorizada e Receita não categorizada?

Despesa não categorizada (Uncategorized Expense) e Receita não categorizada (Uncategorized Income) são contas de passagem em que o software de contabilidade coloca uma linha do banco que não sabe classificar, como uma linha do feed bancário que não bate com nenhuma regra ou um fornecedor sem conta padrão. O saldo não é uma categoria de imposto. Nenhuma declaração tem uma linha chamada “não categorizado”.

Sua escrituração deve mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos, e ser suficiente para comprová-los (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1). A Parte V do Schedule C pede cada outra despesa por tipo e valor (instruções). Nas últimas instruções publicadas, a linha 26 do Form 1120, a linha 20 do Form 1120-S e a linha 21 do Form 1065 pedem uma declaração listando cada dedução por tipo e valor (1120; 1120-S; 1065). Por isso, cada item precisa ser classificado antes de chegar à declaração.

Um custo que falta em um resumo ou relatório de impostos em geral ainda está em uma conta não categorizada, nunca chegou à escrituração ou não é uma despesa do Schedule C. A seção sobre custos que faltam mostra como descobrir qual é o caso.

O caso não é simples quando:

• o saldo reúne meses de itens ou milhares de dólares, e não alguns itens pequenos;
• a escrituração alimenta a declaração de uma sociedade de pessoas ou de uma corporação S;
• uma declaração já foi entregue com base nessa escrituração;
• um credor ou o IRS pediu extratos;
• equipamentos, remuneração do proprietário ou gastos pessoais estão no meio do monte.

Reúna primeiro: uma demonstração do resultado por conta do ano, o mesmo relatório por mês, extratos bancários e de cartão, recibos e a declaração do ano passado.

Os menus mudam conforme o produto e a versão, então este guia mostra o lado fiscal e a ordem do trabalho, não o caminho dos cliques.

Como encontro todas as transações não categorizadas antes do fim do ano?

Gere um relatório de transações de cada conta não categorizada para o ano fiscal inteiro, reclassifique cada item na conta real e concilie todas as contas bancárias e de cartão, para que nada fique fora da escrituração.

1. Gere o detalhe das transações de Despesa não categorizada e de Receita não categorizada, do primeiro ao último dia do ano fiscal. Se o saldo começou antes, gere também esses anos.
2. Concilie cada conta bancária e de cartão de crédito até o último dia do ano. A conciliação pega erros no extrato, no talão de cheques e na escrituração (Publication 583). Uma linha do banco que nunca chegou à escrituração aparece como uma diferença que você não consegue explicar. Veja feeds bancários não são conciliação.
3. Reclassifique cada item na conta que alimenta a linha da declaração, com base no recibo e na finalidade comercial.
4. Mantenha uma lista curta apenas do que você ainda não consegue classificar: data, fornecedor, valor e a dúvida. Ordene por fornecedor. Um fornecedor que se repete é candidato a ter uma conta padrão.

Se a escrituração está atrasada em meses, comece por como atualizar a escrituração atrasada.

Como escolho a categoria certa de cada item?

Faça três perguntas sobre cada item: o que era, qual foi o motivo comercial e qual linha da declaração ele alimenta. Uma despesa de negócio precisa ser comum e necessária ao mesmo tempo (Publication 334; seção 162). O documento de apoio deve mostrar o valor pago e que foi uma despesa de negócio (Publication 583).

Para o empresário individual, ou o proprietário de LLC de um único membro tributada como tal, os destinos mais comuns no Schedule C são:

Os números das linhas vêm do Schedule C publicado mais recente; confira-os no formulário do ano em que você entrega a declaração. O mapeamento completo está em plano de contas para o Schedule C.

A sociedade de pessoas, a corporação S ou a corporação C aplica o mesmo teste de despesa comum e necessária, mas a declaração dela tem linhas próprias e uma declaração para outras deduções. Veja da escrituração à declaração da empresa.

Como categorizo refeições, e o que fazer com entretenimento?

Lance as refeições de negócios em uma conta própria pelo custo total. Em geral, apenas 50% de uma refeição de negócios é dedutível (seção 274(n)) e o entretenimento em geral não é; por isso, o total de refeições na sua escrituração costuma ser maior que a linha 24b do Schedule C. Essa diferença não é um custo que falta.

Para valores pagos depois de 2025, as refeições fornecidas para conveniência do empregador e a comida em um refeitório que o empregador mantém em geral não são dedutíveis (seção 274(o)). Mantenha-as em uma conta separada. Quem se qualifica, o que o recibo deve mostrar e as exceções estão em dedução de refeições de negócios.

O que não é uma despesa comum: equipamentos, retiradas do proprietário e gastos pessoais?

Equipamentos, retiradas do proprietário, pagamentos de empréstimos e gastos pessoais não são despesas comuns, embora o dinheiro tenha saído da conta do negócio.

Um pagamento que cobre várias coisas, como materiais e um item pessoal no mesmo recibo, é dividido entre contas, e a parte pessoal em geral não é dedutível (Publication 334). Veja despesas de uso misto.

Por que alguns custos não aparecem no meu resumo ou relatório de impostos?

Um custo falta em um resumo de impostos feito a partir da escrituração porque está em uma conta não categorizada, nunca chegou à escrituração, foi lançado como algo diferente de despesa, é calculado fora do livro-razão ou não é uma despesa do Schedule C.

A escrituração e a declaração costumam diferir por itens como estes, então mantenha uma lista de cada diferença. Veja da escrituração à declaração da empresa.

O que faço com itens que não consigo identificar e com gastos pessoais?

Busque primeiro o comprovante. O item que você não consegue comprovar corre o risco de perder a dedução: o IRS espera uma escrituração e documentos de apoio que mostrem o valor e que foi uma despesa de negócio (Publication 583).

• Leia o texto completo do fornecedor no extrato, procure um recibo no seu e-mail e no aplicativo do cartão e peça uma cópia ao fornecedor. Veja recibos perdidos de despesas do negócio.
• Para custos de viagem (inclusive as refeições dela), de presentes e de carro, valores aproximados ou estimados não são dedutíveis (Publication 463).
• Se um item continua desconhecido, liste-o para o preparador com a data, o fornecedor e o valor. Não o ponha em uma linha com nome só para zerar o saldo.

O gasto pessoal pago pela conta do negócio não é despesa de negócio (seção 262). No empresário individual, é uma retirada do proprietário (Publication 334). Para uma sociedade de pessoas ou uma corporação, o lançamento certo depende da entidade: veja despesas pessoais pagas pela conta da empresa.

Em Receita não categorizada, classifique cada depósito pela origem. A receita bruta é a renda que você recebe do negócio, e o IRS sugere identificar a origem de cada depósito como renda do negócio, dinheiro pessoal ou empréstimo (Publication 583).

• Renda do negócio. Associe cada venda a uma fatura. A mesma venda contada duas vezes está em receita em duplicidade na escrituração, e um saldo de depósitos retidos que não zera está em saldo de Undeposited Funds.
• Dinheiro que você mesmo colocou e recursos de empréstimos. Não são vendas.
• Repasses de processadoras de pagamentos. Um repasse costuma vir líquido de taxas e reembolsos e pode incluir imposto sobre vendas. O valor de um Form 1099-K pode não ser o valor a informar como renda (Publication 334). Divida cada repasse: as vendas brutas vão para a receita, as taxas para as despesas e qualquer imposto sobre vendas cobrado do comprador, que você deve arrecadar e repassar, para uma conta de passivo, porque esse imposto não é receita bruta. O imposto sobre vendas cobrado de você como vendedor é diferente: o valor arrecadado é receita bruta e o imposto é uma despesa da linha 23 (instruções). Veja como conciliar vendas e repasses.

Como evito que os itens não categorizados voltem?

Dê uma conta padrão aos fornecedores recorrentes, corrija a regra bancária por trás do item e revise as duas contas todo mês.

• Conta padrão do fornecedor. Se um fornecedor responde pela maioria dos lançamentos, dê a ele uma conta de despesa padrão.
• Regra bancária. Se uma regra mandou o item para lá, corrija a regra, ou a conta se enche de novo no mês seguinte.
• Revisão mensal. Depois de conciliar, as duas contas não categorizadas devem estar vazias. O IRS diz para conciliar todo mês e manter os documentos de apoio organizados por ano e tipo (Publication 583).
• Anote a finalidade na hora. Um registro feito na época da despesa, ou perto dela, vale mais que um reconstruído depois (Publication 463).

Posso alterar lançamentos em um ano cuja declaração já foi entregue?

Alterar a escrituração não altera a declaração entregue, então combine qualquer reclassificação em um período já declarado com o seu contador antes. Um período fechado está explicado em data de fechamento depois de entregues os impostos.

Reclassificar entre linhas de despesa totalmente dedutíveis no mesmo ano não muda o lucro líquido. Se a declaração precisa ser retificada depende de os valores informados estarem certos: o IRS cita uma mudança na renda, nas deduções, nos créditos ou no imposto devido como motivo para retificar (IRS). Em geral, o pedido de restituição deve ser entregue em 3 anos após a entrega da declaração original ou 2 anos após o pagamento do imposto, o que ocorrer por último (IRS). Esse prazo vale para pedidos de restituição. Se você deve imposto adicional, retificar não prorroga o vencimento original do imposto: os juros correm dessa data até o pagamento (instruções do Form 1040-X).

No regime de caixa, as despesas em geral pertencem ao ano em que você as paga (Publication 538). Se um lançamento antigo é um simples erro de registro ou um problema de competência (timing) pode depender dos fatos.

A corporação S entrega um Form 1120-S retificador com uma declaração que identifica cada item retificado. Se os valores dos acionistas mudam, ela também entrega Schedules K-1 retificadores (e K-3, quando exigidos) e dá uma cópia a cada acionista (instruções); a declaração do próprio acionista em geral deve bater com o K-1 (instruções do K-1). A sociedade de pessoas entrega um Form 1065 retificador, ou um pedido de ajuste administrativo se o regime centralizado de auditoria de sociedades de pessoas se aplicar, o que é a regra, a menos que uma sociedade elegível tenha optado por sair. O pedido deve ser entregue em 3 anos da mais tardia entre a data de entrega da declaração e o vencimento dela sem prorrogação (instruções do Form 1065; seção 6227). A corporação C usa o Form 1120-X. O caso do empresário individual está em como retificar uma declaração por erros em despesas do negócio.

Como confiro os totais antes de entregar a escrituração ao preparador?

Faça estas verificações em ordem. Cada uma pega um tipo diferente de erro.

1. As duas contas não categorizadas mostram zero no ano fiscal, ou cada item restante está em uma lista com uma pergunta ao lado.
2. Todas as contas bancárias e de cartão de crédito conciliam no fim do ano: o saldo do extrato, ajustado pelos itens que ainda não compensaram, é igual ao da escrituração no último dia do ano fiscal.
3. A receita bate com os seus registros de vendas pelo método contábil da declaração (Publication 538). Os depósitos explicam a diferença quando você tira os depósitos que não são vendas, soma de volta as taxas que a processadora de pagamentos reteve e considera vendas em dinheiro, reembolsos, saldos retidos pela processadora e, no regime de competência, faturas não pagas.
4. Cada outra despesa tem uma conta própria com nome e um valor que você sabe explicar.
5. As refeições estão em uma conta própria pelo custo total, e as milhas de negócios estão registradas junto com o total de milhas do ano (Publication 463).
6. Retiradas do proprietário, gastos pessoais e os pagamentos do próprio imposto de renda do proprietário ficam fora das contas de despesa. O imposto de renda estadual que uma sociedade de pessoas ou uma corporação S paga sobre a própria renda é um caso diferente: a Notice 2020-75, orientação do IRS que anuncia regulamentação futura, diz que a entidade pode deduzi-lo; por isso, pergunte ao seu preparador antes de movê-lo.

Envie a demonstração do resultado por conta, o detalhe das transações, os extratos, os recibos e a declaração do ano passado. A lista completa para o preparador está na lista de verificação de limpeza da escrituração e na lista de verificação de fechamento do ano. Se a demonstração do resultado ainda parece errada, veja demonstração do resultado parece errada.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Um freelancer com um monte misto

Um freelancer que entrega o Schedule C tem US$1.800 em Despesa não categorizada: US$300 de assinaturas de software, US$1.200 de um notebook e US$300 de refeições com clientes. As assinaturas vão para a Parte V como outras despesas. O notebook sai da lista de despesas comuns: conforme os fatos e as opções feitas, ele é deduzido no primeiro ano (depreciação especial, seção 179 ou regra de proteção para compras pequenas) ou depreciado ao longo do tempo, como explicado em lançar como despesa ou capitalizar compras pequenas. As refeições vão para uma conta de refeições pelo custo total; com o limite de 50%, a declaração mostra US$150.

Os US$5.000 em Receita não categorizada se dividem em US$4.200 de repasses de processadora de pagamentos e US$800 de dinheiro do próprio proprietário que foi colocado no negócio, o que não é renda. Os repasses cobrem US$4.300 de vendas depois de US$100 de taxas: as vendas são receita bruta, e os US$100 são uma despesa, não uma venda menor.

Uma LLC com 14 meses de itens

Uma LLC de um único membro que entrega o Schedule C tem US$22.000 em Despesa não categorizada ao longo de 14 meses. O primeiro ano, com os 8 primeiros meses e a declaração já entregue, tem US$13.000. O segundo ano, com os últimos 6 meses e ainda aberto, tem US$9.000.

Depois de classificados, US$4.000 são equipamentos, US$3.000 são gastos pessoais do proprietário e US$15.000 são custos comuns. Somente os US$15.000 vão para linhas de despesa com nome. Os equipamentos vão para a questão do ativo e os gastos pessoais para uma retirada do proprietário. Cada grupo é então dividido por ano. Se a declaração do primeiro ano deduziu itens pessoais ou deixou de fora custos comuns, veja “Posso alterar lançamentos em um ano cuja declaração já foi entregue?”

Milhas registradas, nenhum custo de veículo

Um empresário individual registrou 8.000 milhas de negócios, mas o resumo de impostos não mostra custo de veículo. O registro é um documento de apoio, não um lançamento de despesa. Se a taxa padrão por milha é usada, a linha 9 é calculada como as milhas de negócios multiplicadas por essa taxa, mais estacionamento e pedágios. O preparador pode tirar esse valor do registro, e a escrituração deve ter um lançamento equivalente ou uma nota, para que a demonstração do resultado bata com a declaração.

E no seu caso?

• O saldo chega a meses de itens ou milhares de dólares, a escrituração alimenta a declaração de uma sociedade de pessoas ou de uma corporação S, uma declaração já foi entregue com base nessa escrituração, ou um credor ou o IRS pediu extratos: são os casos em que uma revisão profissional da escrituração costuma valer a pena. Veja ajuda de escrituração contábil para saber o que preparar.
• A escrituração está atrasada em meses, o IRS escreveu sobre o ano ou um credor quer extratos: veja como atualizar a escrituração atrasada, uma carta do IRS para o seu negócio e demonstrações financeiras para um empréstimo bancário.
• Um responsável contábil deixou os saldos sem categoria, ou você não tem certeza de que a escrituração foi conciliada alguma vez: veja como conferir o trabalho do seu responsável contábil.
• Gastos pessoais estão misturados na escrituração: veja como corrigir a mistura de dinheiro do negócio e pessoal. Para o proprietário de uma corporação S ou de uma sociedade de pessoas, veja corporação S pagando despesas pessoais e pagamentos garantidos e retiradas de sócios.
• Um equipamento foi lançado como despesa, ou uma despesa como ativo: veja lançar como despesa ou capitalizar compras pequenas.
• A receita foi contada duas vezes, ou um saldo de depósitos não zera: veja receita em duplicidade na escrituração e saldo de Undeposited Funds.
• Você é proprietário da empresa de fora dos EUA, ou dinheiro entre você e a empresa está no meio do monte: veja escrituração contábil de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira e registros de transações de uma LLC de propriedade estrangeira, ou ajuda com impostos entre países.