Bordro Sağlayıcısı Vergiyi Yatırmadı: IRS Bildirimi, Ne Yapmalı

Bordro sağlayıcısı vergiyi yatırmadığında bordro vergisi kime aittir?

Dış kaynaklı hemen her düzenlemede vergiyi işveren öder. IRS; vergi, ceza ve faizi, bordro hesabının sahibi olan işletmeye keser; para hiçbir şey aktarmayan bir sağlayıcıya gitmiş olsa bile (IRS: bordro görevlerini dış kaynağa verme). Bir bordro hizmet sağlayıcısı veya raporlama temsilcisi, işverenin istihdam vergilerinden işveren veya işverenin temsilcisi olarak sorumlu değildir (Publication 15, 16. bölüm). Yalnızca sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşu (CPEO), kendi çalışma yeri çalışanları için bu yükümlülüğü genellikle üstlenir; aşağıya bakın.

Şu durumlarda mesele basit değildir:

• birden fazla çeyrek söz konusuysa veya hangi çeyreklerin ödendiğini anlayamıyorsanız;
• sağlayıcı (bordro şirketi, hizmeti veya yazılımı) üç aylık beyannameleri de atladıysa, kapandıysa veya yanıt vermeyi bıraktıysa;
• sağlayıcı yalnızca bordroyu hesapladıysa ve ödemeleri size bıraktıysa ya da defterleriniz vergiyi ödenmiş gösterirken IRS hesabı bakiye gösteriyorsa;
• IRS yazıları okumadığınız bir adrese gittiyse;
• ödenmemiş tutar çalışanlardan kesilen vergiyi içeriyorsa; bu, bireylere kadar uzanabilir.

IRS'yi aramadan önce şunları toplayın: her bordro vergisi çekimini gösteren banka hesap özetleri, EFT izleme numaralı ödeme onayları, sağlayıcının vergi raporları ve hizmet sözleşmesi (erişiminiz sürerken indirin), IRS ödeme geçmişiniz ve dökümleriniz ile tarihli her IRS bildirimi. Bu sayfa yalnızca federal bordro vergisini kapsar. Eyalet bordro ve işsizlik hesaplarında da aynı boşluk olabilir; bkz. bordro vergilerinde geride kalmak.

IRS fatura veya bildirim gönderdiğinde önce ne yapmalıyım?

IRS ile iletişime geçin ve işin içinde bir bordro sağlayıcısı olduğunu söyleyin; sağlayıcıyı beklemeyin. IRS, işverenlere faturadaki numarayı aramalarını, bildirimi gönderen ofise yazmalarını veya 800-829-4933 numarasını aramalarını söyler (IRS: bordro görevlerini dış kaynağa verme). Şu sırayla:

1. Bildirimdeki yanıt tarihini not edin. Bildirimin ne anlama geldiği için bkz. işletmenize gelen IRS bildirimi.
2. IRS'den hesabı çeyrek bazında isteyin: verilen beyannameler, işlenen ödemeler, tarh edilen cezalar. Bir temsilci hesabınızı Form 8821 ile görebilir veya Form 2848 ile adınıza konuşup işlem yapabilir.
3. Ödeme kayıtlarını mutabık hale getirdikten sonra ödenmediği teyit edilen vergiyi ödeyin. Bir ödeme onayı IRS'ye para gönderildiğini gösteriyor ama bu para çeyrekte görünmüyorsa, onayla veya EFT izleme numarasıyla IRS'ye başvurup parayı bulun ve nereye mahsup edildiğini düzelttirin (Publication 15). Kalanını kendi hesabınızdan ödeyin. Ödeme, o tutar için ek ceza ve faizi durdurur (IRS: vergi ödemesini zamanında yatırmama cezası); ilk bildirimden 10 günden fazla sonra hâlâ ödenmemiş bir tutar ise %15 oranındaki ödeme yatırma cezasına tabi olur.
4. IRS'de kendi adresinizin kayıtlı kalmasını sağlayın. IRS, adresin sağlayıcıya yönlendirilmesinin vergi işlemlerinden haberiniz olmamasına yol açabileceği konusunda uyarır.
5. Kesilen vergi hâlâ ödenmediyse, diğer alacaklılara önce ödeme yapıldığında IRS'nin nelere baktığını anlatan aşağıdaki kişisel sorumluluk bölümüne bakın.

Sağlayıcının neyi yatırdığını, neyi yatırmadığını nasıl kanıtlarım?

Önce düzenlemeyi doğrulayın. Bir bordro hizmet sağlayıcısı veya raporlama temsilcisi, beyannameyi ve ödemeleri sizin EIN'iniz (işveren vergi kimlik numarası) altında verir. Onaylı bir 3504. madde temsilcisi veya bir CPEO ise toplu beyannameleri ve ödemeleri kendi numarası altında verir; bu yüzden yalnızca sizin numaranız altında eksik bir beyanname veya ödeme, bir hata olduğunu göstermez. Onun onaylarını alın ve yeniden beyanname vermeden önce IRS'ye hesabınızın bunları nasıl işlediğini sorun (IRS: üçüncü taraf düzenlemeleri tablosu; IRS: CPEO müşterileri).

Sonra her çeyrek için üç kaydı karşılaştırın: bankanızdan ne çıktı, IRS neyi aldı ve IRS hesabınıza neyi işledi.

EFTPS bir yıldan uzun ödeme geçmişini çevrimiçi tutar; daha eski ödemeler için hesap dökümünü kullanın. Sizi sağlayıcı kaydettiyse ödemeleri kontrol etmek için bir Sorgulama PIN'iniz (Inquiry PIN) vardır; etkinleştirin (Publication 15). İşletme vergi hesabı IRS bildirimlerini de gösterir; şahıs işletmesi olarak beyanname veren bir LLC henüz bunu kullanamaz ve EFTPS ile IRS yazılarına dayanır (IRS: işletme vergi hesabı).

Her çeyrek için bir satır oluşturun: bordro raporlarında görünen vergi, bankanızdan çekilen tutar, IRS'nin hangi tarihte ne kadar mahsup ettiği ve beyannamenin verilip verilmediği. Birinci ve üçüncü sütun arasındaki fark ödenmemiş vergiye işaret eder; üçüncü sütundaki tarihler cezaları belirler.

Sağlayıcı yalnızca ödemeleri mi atladı, yoksa üç aylık beyannameleri de mi?

İkisini de kontrol edin; farklı hatalardır ve cezaları farklıdır. Hesap dökümü, her çeyrek için bir Form 941'in işlenip işlenmediğini ve buna karşı hangi ödemelerin işlendiğini gösterir.

Zamanında yatırmama cezasının oranı, paranın IRS'ye ne kadar geç ulaştığına bağlıdır. Oranlar toplanmaz.

Geç beyanname ve geç ödeme oranları Publication 15 kaynağındandır. Her ikisinin de geçerli olduğu bir ayda, geç beyanname cezası geç ödeme cezası kadar düşürülür. Geç ödeme oranı, haciz niyeti bildiriminden 10 gün sonra veya hemen ödeme talebinde daha erken, aylık %1 olur (26 U.S.C. 6651(d)). Faiz de ödeninceye kadar vergi ve cezalar üzerinde işler.

Üçüncü bir hata, size hiç ulaşmayan bildirimlerdir. IRS, kayıtlı adrese yazar; adres sağlayıcının adresine değiştirildiyse Form 8822-B ile güncelleyin (Publication 15). Yıllık Form 940 (federal işsizlik vergisi beyannamesi) ve Form W-2 (ABD işveren ücret belgesi) de eksik olabilir: bkz. bordro vergilerinde geride kalmak ve geç W-2 ve 1099 belgeleri.

IRS, sağlayıcı hata yaptığı için cezaları kaldırabilir mi?

Bazen, ancak yalnızca sağlayıcının hatası genellikle gerekçe değildir. IRS, bir vergi uzmanına güvenmenin genellikle geçerli bir sebep olmadığını söyler; iç el kitabı da (IRS personeli için rehber, kanun değil) ödeme yapma görevinin devredilemeyeceğini belirtir (IRS: makul sebep; IRS el kitabı, 20.1.1). El kitabı ayrıca bir bordro işlemcisinin gecikmesi için af verilmediğini, bunun işlemci ile müşterisi arasında sözleşme uyarınca çözülecek bir mesele olduğunu belirtir (IRS el kitabı, 20.1.4).

Üç yol kalır:

İlk ikisi, hataya kimin yol açtığına değil hesap geçmişinize bakar. Şunlar gerekir:

• önceki 3 yıl (12 çeyrek) içindeki her dönem için aynı beyannamenin zamanında verilmiş olması; IRS kayıtları bir dönem için beyanname verme yükümlülüğü olmadığını gösteriyorsa o dönem hariç; IRS'nin sizin adınıza hazırladığı beyanname sayılmaz;
• o yıllarda hiçbir ceza uygulanmamış olması veya uygulanan cezanın sonradan makul sebep ya da IRS hatası nedeniyle kaldırılmış olması;
• istihdam vergisi beyannamelerinde, o dönemde dörtten az ödeme cezası affı alınmış olması ve cezanın EFTPS'den kaçınmaktan kaynaklanmamış olması.

Otomatik af ayrıca asıl beyannamenin son tarihinden itibaren 3 yıl içinde verilmiş olmasını gerektirir (IRS: idari ceza affı; IRS usul güncellemesi). Bu yolla af almış bir çeyrek sonradan temiz çeyrek sayılmaz; bu nedenle genellikle art arda kaçırılan çeyreklerin yalnızca birine ulaşır. Nasıl isteneceği için bkz. bordro vergilerinde geride kalmak.

Makul sebep olgulara dayanır: olağan iş özeni ve sağduyu, uyum geçmişi, sorunu ne kadar çabuk giderdiğiniz ve nedenin kontrolünüz dışında olup olmadığı (IRS el kitabı, 20.1.1). Yararlı olgular: paranın bankanızdan ne zaman çıktığı, sağlayıcıyı nasıl izlediğiniz, hatayı ne zaman öğrendiğiniz ve sonrasında ne kadar hızlı ödeme yaptığınız veya beyanname verdiğiniz. Beyan, ceza uygulanan her ödemeyi tutarı ve tarihiyle ele almalıdır; aksi halde IRS geçerli bir sebep gösterilmemiş sayar. Sağlayıcı parayı hesabınızdan zamanında çekmiş ama geç göndermişse, el kitabı inceleme görevlilerine makul sebep incelemesi yapmalarını söyler (IRS el kitabı, 20.1.4). Hiçbiri af sözü değildir.

İstemek için bildirimdeki numarayı; bildirim, ceza ve gerekçelerinizle arayın. Kaldırılan ceza kendi faizini de götürür, ancak vergiyi ve verginin faizini götürmez (IRS: makul sebep). Cezayı zaten ödediyseniz, Form 843 ile iade talebi genellikle beyanname verildikten sonra 3 yıl içinde veya ödemeden sonra 2 yıl içinde, hangisi daha geçse, verilmelidir (IRS: Form 843 talimatları).

Hesabı nasıl düzeltir ve borcu nasıl öderim?

Önce beyannameleri düzeltin ve vergiyi ödeyin, çünkü af talebi doğru bir hesaba dayanır. Sırayla:

1. Eksik olanı verin. Numaranız altında hiç verilmemiş her çeyreğin Form 941'ini verin. Verilmiş bir beyannamedeki ücret veya vergiyi düzeltmek için Form 941-X kullanın. Yalnızca yükümlülük tarihleri veya tutarları (Part 2 veya Schedule B) yanlışsa bunun için Form 941-X vermeyin; düzeltilmiş bir Schedule B ödeme cezasını azaltabilir (IRS: Form 941-X talimatları; IRS: Schedule B talimatları). Beyanname doğruysa ve yalnızca ödemeler eksikse hiçbir şey düzeltilmez: vergi ödenir.
2. Kendi hesabınızdan ödeyin; işletme vergi hesabınız, EFTPS veya Direct Pay üzerinden, bunlar ücretsizdir (IRS: istihdam vergilerini yatırma ve beyan etme). IRS bir ödemeyi genellikle önce çeyreğin en yeni yükümlülüğüne mahsup eder. Ödeme cezası bildiriminden sonra ödemelerin nasıl mahsup edileceğini bildirimden itibaren 90 gün içinde belirleyebilirsiniz (Publication 15).
3. Hepsini ödeyemiyorsanız ödeyebildiğinizi ödeyin ve ödeme planı başvurusu yapın; bkz. işletme vergi borcu için ödeme planları. Yazılı talimat olmayan kısmi ödeme genellikle önce işverenin payına gider. Gönüllü bir ödeme, ödeme yaptığınız sırada ve belirtilen dönemler için yazılı olarak kesilen vergiye atanabilir (IRM 5.7.4).
4. Defterleri IRS hesabıyla eşleştirin. Sağlayıcının raporlarından oluşturulan defterler, IRS'nin hiç almadığı vergiyi ödenmiş gösterebilir. Bordro vergisi yükümlülüğünü çeyrek bazında mutabık hale getirin; bkz. kapanmayan bordro yükümlülükleri ve bordro yevmiye kayıtları.
5. Yukarıdaki gibi ceza affı isteyin.

Bordro sağlayıcısını şikâyet edebilir miyim ve IRS şikâyetle ne yapar?

Evet. Beyanname hazırlayıcı şikâyet formu olan Form 14157 formunu doldurun. Formda, istihdam vergisini tam veya zamanında aktarmayan ya da beyannameleri doğru veya zamanında hazırlamayan bir sağlayıcı için Payroll Service Provider (bordro hizmet sağlayıcısı) statüsü ve Employment Taxes (istihdam vergileri) şikâyeti seçenekleri vardır. Hizmet sözleşmesini ekleyin; asıl beyannameleri veya ödemeleri göndermeyin. Form, IRS.gov/SubmitATip adresinden çevrimiçi göndermenizi söyler; IRS, sağlayıcı şikâyetlerinin hızlandırılmış işlem ve soruşturmaya alındığını belirtir (IRS: bordroyu dış kaynağa verme ve üçüncü taraf ödeyiciler).

Şikâyet hesabınızı düzeltmez. Bildirimi yanıtlayın veya 800-829-4933 numarasını arayın (IRS: vergi beyannamesi hazırlayıcısı usulsüzlükleri). Parayı sağlayıcıdan geri almak bir sözleşme meselesidir ve IRS'nin dışındadır.

Profesyonel işveren kuruluşu bordro hizmetinden farklı mıdır?

Evet. Fark, sorumluluğun kimde olduğudur. Sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşu (CPEO) federal istihdam vergisi görevlerinizin bir kısmını veya tamamını sözleşmeyle üstlenmeyi kabul eder; sorumluluğu üzerinizden yalnızca sertifikalı olanı kaldırır ve bu genellikle yalnızca kendi çalışma yeri çalışanları için geçerlidir (IRS: üçüncü taraf düzenlemeleri tablosu; IRS: CPEO müşterileri).

IRS'nin sertifikalı kuruluşlar listesinde bulunmayan bir profesyonel işveren kuruluşu CPEO kuralının dışındadır; bu yüzden sorumluluğu taşıdığını varsaymayın (IRS: CPEO müşterileri; 26 U.S.C. 3511).

Ödenmemiş vergiden şahsen sorumlu muyum?

İşletmenin nasıl örgütlendiğine ve parayı kimin kontrol ettiğine bağlıdır. Bireylere iki yoldan ulaşılabilir.

İşveren olarak. Şahıs işletmesi sahibi istihdam vergisini şahsen öder. Tek üyeli LLC istihdam vergisi bakımından ayrı bir kuruluştur; bu yüzden borçlu doğrudan sahip değil, LLC'dir. Genel ortaklar eyalet kanununa göre genellikle ortaklığın borçlarından sorumludur; limited sorumlu ortaklık (limited liability partnership) farklı olabilir (IRS el kitabı, 5.17.7; IRS: tek üyeli LLC'ler).

Trust fund recovery penalty kapsamında. IRS ödenmemiş kesilen vergiyi işletmeden hemen tahsil edemezse, bunu kasten tahsil etmeyen veya ödemeyen sorumlu bir kişi, ödenmemiş trust fund vergisinin %100 oranında cezasını borçlanabilir (26 U.S.C. 6672): kesilen gelir vergisi artı çalışanların Sosyal Güvenlik ve Medicare payı. İşverenin kendi payı buna dahil değildir. IRS, bordro sağlayıcısını ve onun sorumlu kişilerini sorumlu olabilecekler arasında sayar (IRS: emanet vergi tahsil cezası). Kimin sorumlu sayıldığı ve kasten ifadesinin ne anlama geldiği trust fund recovery penalty rehberindedir.

Sağlayıcının ödeme yapmadığını öğrenen bir sahip için sonrasında olanlar en önemlisidir. İşletme vergiyi ödeyemezken eldeki parayla diğer alacaklıları ödemek kasıt göstergesidir ve Notice 784, vergi yerine net maaşları ödemeyi de buna sayar (IRS: Notice 784). IRS cezayı yazıyla önerir. İtiraz için yazının tarihinden itibaren 60 gün süreniz vardır; yazı ABD dışındaki bir adrese gönderilmişse 75 gün. Tarhiyattan sonra IRS rehin (lien) koyabilir veya kişisel varlıklara haciz uygulayabilir. Tarhiyat için genellikle sonraki yılın 15 Nisan tarihinden (daha geçse beyannamenin verildiği tarihten) itibaren 3 yıl süresi vardır; bir döneme ait beyanname verilmemişse süre sınırı yoktur (IRM 5.7.3).

Bundan sonra ödemeleri kendim nasıl kontrol ederim?

Kendiniz kontrol edin; sağlayıcının raporuna güvenmeyin.

1. Kendi EIN'iniz altında EFTPS'e kaydolun veya işletme vergi hesabınızı kullanın. Sizi sağlayıcı kaydettiyse Sorgulama PIN'ini etkinleştirin.
2. Her bordrodan sonra, ödeme son tarihine kadar doğru tutarda bir ödemenin yapıldığını doğrulayın. IRS, ilk kaçırılan veya geç yapılan ödemeyi bir kırmızı bayrak olarak görür (IRS: bordro görevlerini dış kaynağa verme).
3. Her Form 941 verilmeden önce, düzeltmeler ve iade edilemeyen krediler sonrası toplam vergisini (12. satır) çeyreğin toplam ödemeleriyle (13. satır; önceki çeyrekten mahsup edilen fazla ödeme dahil olabilir) ve IRS ödeme geçmişinizle karşılaştırın; yükümlülük tarihlerinin (Part 2 veya Schedule B) ödeme tarihlerinizle uyuştuğunu kontrol edin (IRS: Form 941 talimatları; IRS: Schedule B talimatları).
4. Sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşunda (CPEO) ödemeler CPEO'nun numarası altında yapılır ve müşterileri bunları EFTPS'de göremez; CPEO'dan kanıt isteyin (IRS: CPEO müşterileri).

Yeni bir sağlayıcıya geçerken bkz. bordro sağlayıcısı değiştirme.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

İki çeyrek boyunca çekimler var, ödeme yok

Bir restoran LLC'sinin bordro şirketi, banka hesabından her çeyrek vergi için $9.000 çekti ancak iki çeyrek boyunca hiçbir şey yatırmadı. IRS, cezalar hariç $18.000 fatura eder. Banka çekimleri paranın çıktığını kanıtlar; bir kısmının ulaşıp ulaşmadığını yalnızca IRS hesabı gösterir ve LLC, ödenmemiş ne varsa onu borçludur. Her çeyreğin $9.000'inden $6.000'inin çalışanlardan kesildiğini varsayın. LLC ödeyemezse IRS, sorumlu ve kasıtlı bulduğu kişi hakkında trust fund recovery penalty tarh edebilir; tutar kesilen kısım olan $12.000 üzerinden ölçülür. İşverenin payı olan $6.000 LLC'de kalır.

Süresi dolan bir abonelik

Küçük bir firmanın bordro aboneliği Mart ayında sona erdi ve sahip, vergi beyannamelerinin hâlâ verildiğini sandı. İkinci çeyrek beyannamesi ve ödemeleri hiç yapılmadı. Firma eksik beyannameyi verir, vergiyi kendi hesabından öder ve ceza affı ister. IRS, beyanname verme ve ödeme için başkasına güvenmeyi genellikle makul sebep olarak kabul etmez; bu nedenle af, firmanın idari yollara hiç uygun olması halinde, önceki üç yıllık sicilline bağlı olabilir.

20 gün geç yapılan bir ödeme

$6.000'lık bir ödeme IRS'ye 20 gün geç ulaşır. Bu 15 günden fazladır; bu nedenle zamanında yatırmama cezası %10, yani $600 artı faizdir. Firma af talebini telefonla ya da tarihleri yazılı olarak içeren Form 843 ile yapar ve paranın hesabından ne zaman çıktığını gösteren banka hesap özetini ekler.

Sizin durumunuz farklı mı?

• IRS, bir sağlayıcının ödemesi gereken vergi için size fatura etti, hangi çeyreklerin ödendiğini anlayamıyorsunuz veya birden fazla çeyrek söz konusu: her çeyrekte neyin ödendiği ve neyin borçlu olunduğu, ayrıca ceza affı isteyip istemeyeceğiniz ve hangi gerekçeyle isteyeceğiniz, çeyrek çeyrek yeniden oluşturulan kayıtlara bağlıdır. Bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Defterleriniz bordro vergisini ödenmiş gösteriyor ama IRS bakiye gösteriyor veya sağlayıcı kapandı ve rapor bırakmadı: her çeyrek, sağlayıcının raporlarından değil banka hesap özetlerinden ve IRS dökümlerinden yeniden oluşturulmalıdır. Bkz. muhasebe kayıtları desteği ve kapanmayan bordro yükümlülükleri.
• Bir revenue officer görüşmek istiyor veya IRS kişisel bir ceza öneriyor: bkz. trust fund recovery penalty.
• Bakiye işletmenin ödeyebileceğinden fazla: bkz. işletme vergi borcu için ödeme planları.
• Ödemeleri veya beyannameleri sağlayıcı dışındaki nedenlerle kaçırdınız: bkz. bordro vergilerinde geride kalmak.
• Cezaya kendi muhasebe sorumlunuz veya muhasebeciniz yol açtı: bkz. muhasebe sorumlusu hataları ve cezalar.
• Bir bordro çalıştırmasının kendisi yanlıştı: bkz. bordro hatasını düzeltme.