Muhasebe Sorumlusu Sizden Her Ay Ne İster: Belgeler ve Sorumluluk

Muhasebe sorumlusu giderleri benim kategorilendirmemi mi bekler, yoksa bu onun işi mi?

Giderleri sahibin mi muhasebe sorumlusunun mu kategorilendireceğini yazılı iş kapsamı belirler, vergi kanunu değil. Kanun beyannameyi destekleyen kayıtlar ister ve birkaç durum dışında biçim belirlemez; defterler gelir ve giderleri açıkça gösterdiği sürece kategorilendirmeyi siz de muhasebe sorumlusu da yapabilir (Publication 583; IRS: Kayıt tutma). Hiçbir muhasebe sorumlusunun sağlayamayacağı şey yalnızca sizin tarafınızda olandır: neden ödeme yaptığınız, kiminle görüştüğünüz, bir yatırmanın ne olduğu.

İşe yarayan bir paylaşım: muhasebe sorumlusu banka ve kart akışlarının gösterdiği kalemleri kategorilendirir, geri kalanını size sorar; siz yanıtlarsınız, eksik olanı gönderirsiniz ve kayıtları saklarsınız. Bunu yazıya dökün, yoksa iş yeniden size kayar.

Sorular birikmeye devam ediyorsa ve hâlâ hafta sonları kategorilendirme yapıyorsanız, defterler bir beyannamenin gerisindeyse, bordro veya yüklenici ödemesi varsa, kişisel ve işletme parası aynı hesabı paylaşıyorsa ya da işletme nakit alıyorsa durum basit değildir. İlk ikisi size uyuyorsa paylaşımı yazılı hale getirin ve geride kalan ayların önce bir toparlama gerektireceğini bekleyin. Her durum aşağıda ele alınmıştır.

Önce toplayın: her banka ve kart hesabının hesap özetleri (muhasebe sorumlusu kendisi indirebiliyorsa gerekmez), belirsiz harcamalar için makbuzlar ve notlar, ödenmemiş müşteri faturaları ve tedarikçi faturaları, bordro raporları, ABD'li yüklenicilerden W-9'lar, kredi hesap özetleri ve açık sorulara yanıtlarınız.

Muhasebe sorumlusunun benden her ay neye ihtiyacı var?

Muhasebe sorumlusu, banka akışlarının gösteremediği şeylere ihtiyaç duyar. Bunları kalem kalem değil, hesap özetleri kapandıktan sonra tek seferde gönderin.

Muhasebe sorumlusunun her ay size ne teslim ettiği için bkz. aylık muhasebe kayıtları hizmetinin neleri kapsadığı.

Banka akışı bağlıysa yine de makbuza ihtiyacım var mı?

Çoğu zaman evet: banka veya kart akışı paranın ne satın aldığını göstermez; bu yüzden hesap özetinin bunu açık bıraktığı her yerde bir makbuz veya not gerekir. Publication 583, ödeme kanıtının tek başına vergi indirimini kanıtlamadığını söyler ve maliyete katlandığınızı göstermek için kredi kartı satış fişleri ve faturalar gibi belgeleri saklamanızı ister (Publication 583). IRS, destekleyici belgelerin alıcıyı, ödenen tutarı, ödeme kanıtını, tarihi ve bir işletme gideri olduğunu gösteren kalemin veya hizmetin açıklamasını belirtmesi gerektiğini söyler (IRS: Ne tür kayıtlar). Akış ilk dördünü karşılar, sonuncuyu karşılamaz.

Seyahat, hediye ve araç giderlerinin ek kuralları vardır. Konaklama için ve $75 veya üzerindeki diğer her gider için genellikle makbuz veya benzer bir kanıt gerekir (makbuz hazır alınamıyorsa ulaşım gideri bundan muaftır); ayrıca genellikle işlem sırasında veya yakın bir zamanda kaydedilmiş, iş amacını belirten yazılı bir beyan gerekir. Tahmini veya yaklaşık tutarlar indirilemez (Publication 463). Genel işletme kayıtlarına ilişkin IRS sayfaları diğer giderler için bir dolar sınırı belirlemez.

Muhasebe sorumlusundan, makbuz istediği dolar sınırını kapsamda belirtmesini isteyin. Basit bir sistem için bkz. serbest çalışanlar için kayıt tutma; geçerli bir makbuzun neleri gösterdiği için IRS makbuz şartları; kayıp makbuzlar için kayıp makbuzlar.

Muhasebe sorumlum hangi hesapları, kartları ve ödeme uygulamalarını görmeli?

Muhasebe sorumlusu işletme parasının girdiği veya çıktığı her hesabı görmelidir; işletme giderini hiç ödemiş kişisel hesap veya kart dahil. Publication 583, kayıtların alınan paraların kaynağını göstermesi gerektiğini söyler; bu, işletme parasını işletme dışı paradan, vergiye tabi geliri vergiye tabi olmayandan ayırmak için gerekir (Publication 583). Muhasebe sorumlusunun hiç görmediği bir hesap, eksik gelir veya eksik gider olur.

• İşletme çek ve tasarruf hesapları ile işletme kredi kartları.
• İşletme geliri alan veya işletme gideri ödeyen kişisel hesap ya da kart.
• Ödeme uygulamaları, kart işleyicileri ve pazaryerleri. Yatan tutar net bir tutar olabilir; bu yüzden muhasebe sorumlusunun arkasındaki ödeme raporuna ihtiyacı vardır; bkz. satışların ve ödemelerin mutabakatı.
• Kredi ve kredi limiti hesap özetleri ile bordro sağlayıcısının raporları.
• İşletme parası alan veya ödeyen yurt dışındaki hesaplar ve başka bir ülkedeki ödeme uygulamaları.

Bir hesabı görmek, ondan para hareket ettirmekle aynı şey değildir; bkz. muhasebe sorumlusuna hesaplarınıza erişim vermek.

İki şeyi kendi elinizde tutmaya değer. Birincisi, muhasebe dosyasının yönetici hakları: IRS, incelemede muhasebe yazılımı yedek dosyasını ve yöneticinin kullanıcı adını ve şifresini erken aşamada istediğini söyler (IRS: elektronik muhasebe yazılımı kayıtları). İkincisi, bordro sağlayıcısı kullanıyorsanız, ödemelerin yapıldığını kontrol etmek için IRS'nin Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) sistemine kendi girişiniz ve IRS'deki adres kaydının sağlayıcının değil işletmenin adına olması (IRS: Bordro işlerini dışarıya vermek). Sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşu (CPEO) ödemeleri kendi numarasıyla yapar; bu yüzden müşterileri bu ödemeleri EFTPS'te göremez, ödeme kanıtını ondan isteyin (IRS: CPEO müşterileri).

Muhasebe sorumlumun sorularına ne kadar hızlı yanıt vermeliyim ve vermezsem ne olur?

Her hesap özeti kapandıktan sonra iş günü sayısı olarak kapsama yazılan sabit bir yanıt süresi, soruların birikmesini önler. Hiçbir vergi kuralı yanıt süresi belirlemez, ama vergi tarihleri açık bir soru yüzünden beklemez. Bu tarihler kapsamda ne yazarsa yazsın işletmenin üzerindedir; bu yüzden muhasebe sorumlusunun listelenen kalemlere bu tarihlerden önce ihtiyacı vardır.

Hafta sonuna veya resmî tatile denk gelen bir son tarih bir sonraki iş gününe kayar; ödemelerini zamanında ve tam yapmış bir Form 941 vericisi, çeyrek bittikten sonraki ikinci ayın 10. gününe kadar beyanname verebilir (Form 941 talimatları). Daha büyük bordrolar daha erken ödeme yapar; takvim geçmiş bordro vergisi toplamlarına bağlıdır (Publication 15). Eyalet bordro ve satış vergisi tarihleri ayrıdır ve burada ele alınmaz.

Yanıtsız kalan soruların üç maliyeti vardır. Defterler eksik kalır, bu yüzden güvendiğiniz raporlar yanlış olur. Açıklayamadığınız bir gider desteklenmemiş olabilir; çünkü bir gideri indirmek için belirli unsurlarını kanıtlayabilmeniz gerekir (IRS: İspat yükü). Hafıza da zayıflar: Publication 463, o anda yapılmış bir kaydın, hatırlamanın zayıfladığı bir zamanda sonradan hazırlanandan daha değerli olduğunu söyler.

Uygulamada yanıtsız harcamalar çoğu zaman kategorisiz bir hesapta bekler ve ay açık kalır. Pencere bittikten sonra muhasebe sorumlusunun ne yapacağını kapsamda kararlaştırın; bkz. vergi dönemi öncesinde kategorisiz giderler.

Muhasebe sorumlusuna hangi bordro ve yüklenici bilgilerini vermem gerekir?

Muhasebe sorumlusunun her ödeme tarihi için bordro raporlarına, vergi ödemesi onaylarına ve verilen beyannamelerin kopyalarına ihtiyacı vardır. ABD kişisi olan her yüklenici için, tercihen ilk ödemeden önce toplanmış bir Form W-9'a ve yüklenicinin nasıl ödendiğine dair bir nota ihtiyacı vardır.

Bordro. Publication 15, istihdam vergisi kayıtlarını en az dört yıl süreyle saklamanızı söyler; yönetmelik bu süreyi verginin son tarihinden veya ödendiği tarihten hangisi sonraysa ondan başlatır (26 CFR 31.6001-1(e)(2)). Bunlara şunlar dahildir: ücret ödemelerinin tutarları ve tarihleri, çalışanların size bildirdiği bahşişler, vergi ödemelerinin tarihleri ve tutarları ile onay numaraları, onay numaralarıyla verilen beyannamelerin kopyaları ve çalışanların Form W-4'leri (Publication 15; IRS: İstihdam vergisi kayıtlarının tutulması). Bir bordronun nasıl kaydedildiği için bkz. bordro yevmiye kayıtları.

Yükleniciler. Form W-9, ödeyenin alıcının adını ve vergi kimlik numarasını aldığı belgedir; yabancı bir kişi numara veremeyebilir ve bunun yerine Form W-8 veya Form 8233 kullanır (IRS: W-9 talep edenler için talimatlar). W-9'u ilk ödemeden önce toplamak en iyisidir; çünkü alıcı doğru numara vermezse ödeyen, bağımsız yüklenici ödemeleri (nonemployee compensation) dahil bazı ödemelerden genellikle %24 oranında stopaj yapmak zorundadır (Publication 15). Muhasebe sorumlusunun ayrıca her yükleniciye yıl içinde ödenen toplama ve her birinin nasıl ödendiğine ihtiyacı vardır. Kredi kartıyla veya üçüncü taraf ödeme ağı üzerinden yapılan ödemeleri ödeme şirketi Form 1099-NEC'de değil Form 1099-K'da bildirir (IRS: 1099-MISC ve 1099-NEC talimatları).

Şirketlere yapılan ödemeler dahil kimin form alacağı için bkz. hangi yüklenicilere vergi formu verilir; numara vermeyen yüklenici için yüklenicilerden vergi kimlik numarası toplamak; yabancı yüklenici için yurt dışındaki yüklenicilere ödeme.

Defterleri başkası tutsa bile hangi sorumluluk bende kalır?

Kayıtlar, beyanname ve bordro vergileri muhasebe sorumlusunda değil, işletmede kalır. Muhasebe sorumlusu işi yapar; yükümlülük taşınmaz.

• Kayıtlar. IRS, mükelleflerin beyannamelerini kendilerinin doldurduğunu ve kendi defter ve kayıtlarını tutmaktan sorumlu olduğunu söyler (IRS: elektronik muhasebe yazılımı kayıtları). Bilgisayar kayıtları için saklama veya yönetim hizmetini üçüncü bir tarafa yaptırmak, mükellefi kayıt tutma yükümlülüklerinden kurtarmaz (Revenue Procedure 98-25).
• Beyanname. Bir hazırlayıcı beyannameyi imzalar, ama içindeki her kalemin doğruluğundan siz sorumlu kalırsınız (IRS Tax Topic 254).
• Bordro vergileri. İşveren, beyannameleri ve ödemeleri bir üçüncü taraf yapsa bile genellikle bunlardan sorumludur ve üçüncü taraf başarısız olursa da sorumlu kalır. Sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşunda, kuruluş ödediği ücretler bakımından genellikle işveren sayılır; ancak işletme, bu çalışanların bir kısmının istihdam vergilerinden de sorumlu olabilir (Publication 15; IRS: Bordro işlerini dışarıya vermek).

Bir muhasebe sorumlusunun hatasının maliyeti kaydırıp kaydırmadığı ayrı bir sorudur; bkz. muhasebe sorumlusu hataları ve cezaları kimin ödediği. İşin kontrolü için bkz. muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etmek.

Kişisel ve işletme harcamalarını karıştırmayı nasıl bırakırım?

Karışıklığı durdurmak ayrı bir işletme çek hesabıyla başlar. Publication 583, kişisel hesabınızdan ayrı tutulan bir hesap açmanızı, onu yalnızca işletme amaçları için kullanmanızı ve tüm günlük hasılatı ona yatırmanızı söyler (Publication 583).

• Birçok sahip tek bir işletme kartı kullanır ve kişisel harcamaları ondan uzak tutar.
• Bir işletme giderini kişisel olarak öderseniz makbuzu gönderin ve bunu söyleyin; böylece işletme size geri ödeyebilir. Bkz. kişisel kredi kartında işletme giderleri.
• Muhasebe sorumlusuna her transferin kredi mi, koyduğunuz para mı, çektiğiniz para mı olduğunu söyleyin. Publication 583, bir yatırmanın kaynağını not etmenizi ve kendi adınıza yazılan çekleri yalnızca kişisel çekimler için kullanmanızı söyler.
• Nakde ödenecek çek yazmayın. Nakit ödeme yapıp makbuz alamıyorsanız Publication 583, ödemeyi o sırada kayıtlarınızda açıklamanızı söyler.

Zaten karışmış para bir temizlik işidir: bkz. karışmış işletme ve kişisel paraları düzeltme.

Akşamlarımı nasıl geri alırım: neyi devredeyim, kapsama ne yazayım?

Sahip, tekrarlayan muhasebe işini devredip kararları elinde tutabilir: soruları yanıtlamak, belge sağlamak ve ödemeleri onaylamak. Sonra yukarıdaki makbuz sınırıyla birlikte şartları yazılı olarak kararlaştırın:

İfade için bkz. muhasebe hizmet sözleşmesinde neler yazmalı ve muhasebe sorumlusu tutmadan önce sorulacak sorular. Restoran veya nakit işi yapan bir işletme ayrıca günlük satışların nasıl kaydedildiğini sormalıdır; bkz. günlük satışları kaydetmek.

Aile işletmesinin defterlerini tutan eş veya ortak olarak bırakmak istersem ne olur?

Bir aile işletmesinin defterlerini tutan eş veya ortak bunları devredebilir, ama sorumluluk sahiplerinde kalır.

1. Her ay yaptığınız işleri, kimsenin size atamadığı işler (makbuz peşinde koşmak ve fatura ödemek gibi) dahil, listeleyin. Bu liste kapsam olur.
2. Tekrarlayan işi muhasebe sorumlusuna taşıyın. Yalnızca sahiplerin verebileceği kararları sahiplerde bırakın.
3. Muhasebe sorumlusuna erişim verin, son verilen beyannameyi ve doğru olduğundan emin olduğunuz son ayı iletin. Bkz. muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri.
4. Bazı eşler yeni muhasebe sorumlusu ilk ayın mutabakatını yapana kadar kendi erişimlerini korur.

İşletmenin çalışanları varsa geri çekilmeden önce bordroyu kontrol edin. 6672. madde uyarınca trust fund recovery cezası, ödenmemiş stopaj vergisinin %100 oranındadır ve kasıtlı hareket eden sorumlu bir kişiye uygulanabilir. Publication 15, bunun çek imzalayan veya işletme fonlarının harcanmasına yetkisi olan birini de kapsayabileceğini söyler (Publication 15). IRS bunu tarh etmek için genellikle 3 yıl süreye sahiptir; bu süre, bordro yılından sonraki 15 Nisan veya daha geç bir beyan tarihinden itibaren sayılır ve bir bordro beyannamesi verilmemişse sınır yoktur (IRM 5.7.3). Kimin sorumlu sayıldığı trust fund recovery cezası rehberindedir; ödemeler gecikmişse bkz. bordro vergilerinde gecikme.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Ayda bir kez yanıt veren bir restoran

Bir restoranın kart hesap özetinde, muhasebe sorumlusunun yerine koyamadığı 60 harcama vardır. Kapsam, sahibe her hesap özeti kapandıktan sonra yanıt vermesi için üç iş günü tanır. Sahip bu pencerede 30 dakikalık tek bir oturum ayırır, 60 kalemin hepsini tek seferde yanıtlar ve günlük satış özetlerini banka yatırmalarıyla birlikte gönderir. Bu kapsamda muhasebe sorumlusu kategorilendirir, sahip yanıtlar. Muhasebe sorumlusu akşam servisi sırasında mesaj atmak yerine soruları bu oturum için biriktirir.

US$280 tutarında bir kart harcaması

Bir çevrimiçi mağaza sahibinin akışı, bir konferans seyahati sırasında bir otele yapılmış tek bir US$280 kart harcaması gösterir. Muhasebe sorumlusu bunu seyahat olarak etiketleyebilir, ama yine de bir desteğe ihtiyacı vardır. Konaklama genellikle her tutarda makbuz gerektirir; bu yüzden sahip otel makbuzunu, tarihleri, varış noktasını ve iş amacını gönderir.

İki sahip ve ayın 10'una kadar devir

Bir peyzaj LLC'sinin iki sahibi vardır ve biri boş zamanında defterleri tutar. Bir muhasebe sorumlusu tutarlar ve her ayın 10'una kadar şunları devrederler: her hesabın hesap özetleri, bordro raporları, yeni taşeronlar için W-9'lar ve açık sorulara yanıtlar. Defterleri tutan sahip her ayın işini tek kısa bir oturumda gözden geçirir ve sahipler, bordro ödemelerini doğrulamak için işletmenin EFTPS girişini ellerinde tutar.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Sorular birikiyor, hâlâ hafta sonları kategorilendirme yapıyorsunuz veya defterler bir beyannamenin gerisinde: aylık devir kapanmış defterlerle başlar; bu yüzden geride kalan aylar genellikle önce bir toparlama gerektirir. Bkz. geciken defterleri tamamlamak; her ay kimin ne yaptığı için bkz. muhasebe kayıtları hizmetleri.
• Bir aile işletmesinin defterlerini tutuyorsunuz ve bırakmak istiyorsunuz: bkz. muhasebe kayıtları hizmetleri ve muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri.
• Muhasebe sorumlusunu değiştirmek istiyorsunuz: bkz. muhasebe sorumlunuzu değiştirmek ve eski muhasebecinin defterlerini devralmak.
• Bordro ödemeleri atlandı veya IRS bir bordro bildirimi gönderdi: bkz. bordro vergilerinde gecikme ve işletmenize gelen IRS bildirimi.
• Çalışan gibi çalışan kişilere yüklenici olarak ödeme yapıyorsunuz: bkz. çalışan sayılabilecek yükleniciler.
• Kişisel ve işletme parası zaten karışmış: bkz. karışmış işletme ve kişisel paraları düzeltme.
• Restoran işletiyorsunuz veya işletme nakit alıyor: bkz. nakit işletme satış kayıtları.
• Bir S şirketi ya da birden fazla şirket işletiyorsunuz: bkz. S şirketi muhasebe kayıtları ve birden fazla şirketin defterleri.
• Başka para birimlerinde hesaplarınız var: bkz. ABD defterlerinde yabancı para hesapları.