Muhasebe Sorumlusunun İşini Kendiniz Nasıl Kontrol Edersiniz

Muhasebe sorumlumun hesaplarımın mutabakatını gerçekten yaptığını nasıl anlarım?

Muhasebe sorumlusu, ekstredeki kapanış bakiyesi listelenen eşleşmeyen kalemler düzeltildikten sonra aynı tarihteki defter bakiyesine eşitse bir hesabın mutabakatını yapıyordur. IRS, işletme çek hesabının her ay mutabık hale getirilmesini önerir. Her banka ve kart hesabı için raporu ve her birinin en son ne zaman mutabık hale getirildiğini isteyin. Giriş yapmayan veya zamanında mutabakat yapmayan bir muhasebe sorumlusu ilk olarak son mutabakat tarihi aylar öncesine ait bir hesap olarak görünür. Tarih hesabın geride olduğunu gösterir, nedenini göstermez: neden muhasebe sorumlusu, eksik ekstreler veya kaybedilen erişim olabilir; bu yüzden sorun.

Şu durumda iş basit değildir:

• banka ile defterler uyuşmuyor ve zamanlama farkını gerçek bir hatadan ayıramıyorsunuz;
• aylarca mutabakat yapılmadı; bu yüzden hataların birikmeye zamanı oldu;
• defterler bankada olmayan bir nakit gösteriyor;
• defterlerdeki bordro veya satış vergisi IRS ya da eyalet kayıtlarıyla uyuşmuyor;
• mutabakatı yapılmamış defterlerden bir beyanname verildi;
• işletme, defterlerle uyuşması gereken bir bilanço olan Schedule L'yi tamamlaması gereken bir ortaklık veya şirket.

Önce şunları toplayın: söz konusu aylar için her hesabın ekstresi, verilen son iki beyanname, defterlerden üç aylık raporlar (bilanço, gelir tablosu, mutabakat raporları), bordro raporları ve verilen Form 941 ile 940 belgeleri, kredi ekstreleri, işletmenin aldığı Form 1099 belgeleri ve işletmeye ait IRS kayıtları: hesap bakiyesi, ödeme geçmişi ve transcript'ler.

Bağlı bir banka akışı mutabakat değildir; bkz. banka akışı ve mutabakat.

Aylık mutabakat neyi göstermeli ve ne görmek istemeliyim?

Aylık mutabakat, her zamanlama farkı listelendikten sonra defterlerin banka ile uyuştuğunu gösterir. IRS'nin adımları şöyledir: yatırımları ve ödenen çekleri defterlerle karşılaştırın, henüz ödenmeyenleri listeleyin, defterlerde olmayan banka masraflarını girin, sonra düzeltilmiş ekstre bakiyesinin düzeltilmiş defter bakiyesine eşit olduğunu doğrulayın.

Çevresindeki rutin için ay sonu kapanış kontrol listesine bakın.

Banka bakiyesi neden defterlerimin söylediğiyle uyuşmuyor?

Olağan nedenler zamanlama, defterlerde olmayan banka masrafları ve kayıt hatalarıdır. IRS ilk ikisini belirtir: ekstre henüz deftere girilmemiş masraflar içerebilir; ekstre tarihinden sonra yapılan yatırımları ve henüz ödenmemiş çekleri hariç tutar. Örneğinde yanlış tutarla girilmiş bir yatırım da vardır.

Zamanlama farkının bir adı ve tarihi vardır ve genellikle bir sonraki ekstreye kadar kapanır. Belirli bir kaleme bağlanamayan fark ya bir hata, ya eksik bir kayıt ya da kaydedilmeden hareket eden paradır. Defterler bankadan fazla nakit gösterdiğinde hiç girilmemiş ödemelere, iki kez girilmiş yatırımlara ve yalnızca bir tarafa girilmiş transferlere bakın. Kart ve çevrimiçi ödeme yatışları için satışları, ödemeleri ve Form 1099-K belgesini eşleştirmek rehberine bakın.

Sorun mutabakattaki açılış bakiyesinin kendisiyse mutabakat açılış bakiyesi yanlış rehberine bakın.

Büyük kategorisiz, askıda veya aktarma bakiyeleri ne anlama gelir?

Büyük bir kategorisiz, askıda veya aktarma bakiyesi, paranın hareket ettiği ama kimsenin ne olduğuna karar vermediği anlamına gelir. IRS, işletme ile işletme dışı hasılatı ve vergiye tabi ile vergiye tabi olmayan geliri ayırmak için hasılatın kaynağının gerektiğini ve defterlerin brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini göstermesi gerektiğini söyler. Bakiye ayrıştırılana kadar gelir tablosu bilinmeyen bir tutarda yanlış olabilir.

Aktarma hesabı, yoldaki para için geçici bir duraktır; örneğin yatırılmayı bekleyen bir grup kart satışı gibi ve eşleşen kayıt geldiğinde normalde sıfıra döner. Askıda veya kategorisiz bakiyenin böyle bir çıkışı yoktur. Üç soru sorun:

1. Bakiyeyi hangi kayıtlar oluşturuyor?
2. En eskisi ne kadar eski?
3. Her kaydı kim, hangi belgeye dayanarak belirledi?

Bkz. vergi zamanından önce kategorisiz giderler, açılış bakiyesi özkaynağı ve yanlış görünen bir gelir tablosu.

Bilançom mantıklı mı: negatif nakit, tuhaf krediler, sahip özkaynağı?

Her satır bir ekstreye veya belgeye kadar izlenebiliyorsa bilanço mantıklıdır. Önce dört satırı kontrol etmeye değer.

Beyannameler de aynı testi uygular. Form 1065, Form 1120-S ve Form 1120 talimatlarının her biri, Schedule L bilançosunun işletmenin defter ve kayıtlarıyla uyuşması gerektiğini söyler. S şirketi beyannamesinde hissedarlardan alınan krediler genellikle Schedule K-1 belgelerindeki tutarlarla mutabık olmalıdır.

Bkz. küçük bir işletmenin bilançosu neyi göstermeli ve negatif sahip özkaynağı.

Defterlerdeki bordro ve satış vergisi tutarları IRS ve eyaletin gösterdikleriyle uyuşuyor mu?

Defterlerdeki bordro ve satış vergisi, dönem dönem IRS ve eyalet kayıtlarıyla uyuşmalıdır. Federal bordro yatırımlarından, başkası yapsa bile, muhasebe sorumlusu değil işveren sorumludur (IRS); bu yüzden bir yatırımın ulaşıp ulaşmadığının daha iyi kanıtı muhasebe sorumlusunun raporu değil IRS kaydıdır. Bir boşluk sormak için bir nedendir, yatırımın hiç yapılmadığının kanıtı değildir. Ücretleri sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşu (PEO) ödüyorsa o, bu ücretler için genellikle işverendir; bu yüzden yatırımlar işletmenin değil onun hesabında olabilir; ondan raporlarını isteyin. İşletme yine de sorumlu olabilir (IRS).

Nereye bakmalı:

• IRS İşletme Vergi Hesabı (Business Tax Account): tam erişimle yıllara göre hesap bakiyesini, ödeme geçmişini, transcript'leri ve bildirimleri gösterir. Kimin kayıt olabileceği işletme türüne ve role bağlıdır: EIN'i olan ve Schedule C veren bir şahıs işletmesi sahibi, bir genel ortak veya yöneten LLC ortağı ya da son beyanname yılı için W-2 belgesi olan ve şirketi yasal olarak bağlayabilen mevcut bir çalışan olan şirket yöneticisi veya yöneten üye. Schedule K-1 belgesi olan bir ortak veya hissedar sınırlı erişim alır: bildirim yok ve yalnızca IRS'nin listelediği, K-1 kaydı bulunan eski vergi yılları; bunlar kontrol ettiğiniz dönemden önce bitebilir. Schedule C'de şahıs işletmesi olarak beyanname veren bir LLC henüz kayıt olamaz (IRS).
• EFTPS, transcript'ler ve Form 8821: Hazine'nin ödeme sistemine kayıtlı bir işveren, ödemelerini kendi PIN'iyle görür (IRS). Bir işletme Business Tax Account olmadan da kayıt olabilir; ancak iki IRS sayfası farklı söylediği için geçmişi yalnızca yaklaşık 15–16 ay geriye gider (IRS). Form 4506-T ile veya IRS işletme hattından sipariş edilen işletme vergi hesabı transcript'i, federal vergi yatırımlarını ve ödemelerini gösterir (IRS). Form 8821, işletmenin başka birini IRS kayıtlarını incelemesi için yetkilendirmesine olanak tanır.
• Kayıtlı adres: IRS yazışmaları kayıtlı adrese gönderir ve işverenin bunu bordro sağlayıcısının adresine değiştirmemesini önemle tavsiye eder (IRS).
• Eyalet: her eyalet kendi hesaplarını yürütür; adlar ve kurallar farklıdır. Satış vergisi için California mükellefin beyannameleri ve ödemeleri çevrimiçi görüntülemesine izin verir. New York'un Business Online Services hizmeti, bir sahibin veya yöneticinin işletmenin New York State vergileri için beyan ve ödeme geçmişini görmesini sağlar. Bkz. ödenecek satış vergisi beyannameyle uyuşmuyor.

Aylık yatırımcı takip eden ayın 15'i tarihine kadar yatırır; yarı haftalık yatırımcı ise Çarşamba–Cuma ödeme tarihleri için bir sonraki Çarşambaya, Cumartesi–Salı ödeme tarihleri için bir sonraki Cumaya kadar yatırır; ikisi de $100.000 veya daha fazla vergi biriktiğinde bir sonraki iş gününe kadar yatırır (IRS son tarihleri). 12. satırdaki vergisi bu çeyrekte veya geçen çeyrekte $2.500 tutarının altında olan ve böyle bir ertesi gün yatırımı olmayan işveren, yatırım yapmak yerine Form 941 ile ödeyebilir; bu yüzden o çeyrekte tek bir ödeme görünebilir ve ayrı yatırım olmayabilir. İki çeyrekte de bu tutarın üzerinde ve her yatırım zamanında yapılmışsa 14. satır sıfır olmalıdır; ödenecek bir bakiye nedenini sormak için bir sebeptir. Form 944 için onaylanmış bir işveren yılda bir kez beyanname verir ve çiftlik işçisi çalıştıran bir işveren onların ücretleri için Form 943 verir (IRS).

Kaçırılan bir yatırım, ödenmeyen yatırımın %2 ile %15 arası tutarında, gecikmeye ve bildirimlere bağlı bir yatırım yapmama cezası ekler (IRS). Kesilen vergiyi ödemekten sorumlu olup bunu kasıtlı olarak yapmayan bir kişi; örneğin bir yönetici, bir ortak veya hangi faturaların ödeneceğine karar veren herhangi biri; 6672. madde kapsamında Trust Fund Recovery Penalty'yi de ödemek zorunda kalabilir; bu ceza ödenmemiş kesilen gelir vergisinin ve çalışanın sosyal güvenlik ve Medicare vergisinin tamamı kadardır. Bunu öneren bir yazı, itiraz için 60 gün verir (IRS). IRS kılavuzu olağan tarh süresini 3 yıl olarak belirler; bir beyanname verilene kadar süre sınırı yoktur (IRM). Bkz. bir muhasebe sorumlusunun hatalarından sonra cezaları kim öder ve trust fund recovery penalty.

Kapanmayan bordro bakiyeleri için kapanmayan bordro yükümlülükleri rehberine bakın.

Defterler geçen yıl verilen beyannameden mi başlıyor ve 1099 gelirimle uyuşuyor mu?

Evet: bu yılın açılış bakiyeleri geçen yılın kapanış bakiyelerine eşit olmalı ve defterlerdeki gelir, beyannamedeki geliri ve ödeyenlerin gönderdiği belgelerdeki geliri açıklamalıdır.

Açılış bakiyeleri. Ortaklık için Form 1065 talimatları, Schedule L'deki yıl başı toplam varlıkların genellikle önceki yıl sonundaki toplam varlıklara eşit olması ve herhangi bir farkı açıklayan bir ek beyan bulunması gerektiğini söyler. Yukarıda bağlantısı verilen şirket talimatları bilançonun defterlerle uyuşması gerektiğini söyler. Son verilen beyannamenin Schedule L'sini ve özkaynağını, o yılın son günündeki defterlerle karşılaştırın. Şahıs işletmesi sahibinin Schedule C'sinde bilanço yoktur ve bazı küçük ortaklıklar ile şirketler Schedule L'den muaf tutulur. Bilanço yoksa geçen yıl sonunda kaydedilen bilançodan ve yıl sonu banka, kart ve kredi ekstrelerinden başlayın, sonra verilen yılın gelir tablosunu beyannameyle karşılaştırın.

1099 geliri. İşletmenin aldığı her Form 1099-NEC, 1099-MISC ve 1099-K belgesini defterlerdeki gelirle karşılaştırın. Bireysel beyannamede ödeyenin bildirdiği gelir beyannameyle uyuşmadığında IRS bir CP2000 bildirimi gönderir. Şahıs işletmesi sahibi bir ücret ve gelir transcript'i isteyebilir; ancak bu yalnızca IRS'ye gerçekten verilen belgeleri gösterir, düzenlenenlerin hepsini göstermesi gerekmez. IRS, işletme transcript türleri arasında ücret ve gelir transcript'i listelemez; bu yüzden ortaklık veya şirket her ödeyenden veya platformdan kendi kopyasını istemelidir. Form 1099-K gelsin gelmesin gelir bildirilmelidir (IRS). Bir boşluk kendiliğinden hata değildir; ancak her biri için, beyannamenin kayıtlarıyla birlikte tutulan yazılı bir açıklama gerekir.

Bkz. geçen yılın beyannamesiyle uyuşmayan birikmiş kâr ve satışları, ödemeleri ve Form 1099-K belgesini eşleştirmek.

Eski, kapalı ayların değiştirilip değiştirilmediğini nasıl anlarım?

Bitmiş bir dönem için bir rakam aynı raporun iki kopyası arasında farklıysa kapalı aylar değiştiriliyordur. Üç işaret buna işaret eder:

• bir mutabakatın açılış bakiyesi artık ekstreyle uyuşmuyor;
• geçen yılın bir toplamı kaydettiğiniz kopyadan farklı;
• açılış özkaynağı artık kaydedilen yıl sonu bilançosu veya verilen Schedule L ile uyuşmuyor.

Üç şey sorun: defterlerin kilitlendiği tarih, parolayı kimin tuttuğu ve muhasebe yazılımı bir değişiklik günlüğü tutuyorsa o tarihten sonra eklenen veya düzenlenen kayıtların listesi. Bir beyanname verildikten sonra yıl sonu bilançosunu ve gelir tablosunu PDF olarak kaydedin; kopya bir sonraki sefer için temel olur.

Bir incelemede IRS muhasebe yazılımı dosyasını isteyebilir ve yayımladığı SSS, denetçilerin incelenen yıl içinde oluşturulan veya değiştirilen kayıtları inceleyebileceğini söyler. Beyannameden sonra defterleri değiştirmek tek başına verilen beyannameyi düzeltmez; ancak beyannamenin artık defterlerle uyuşmaması anlamına gelebilir. Bunun önemli olup olmadığı neyin değiştiğine bağlıdır. Bkz. sürekli değişen verilmiş bir yıl.

Ben kendim ayda 30 dakikada neleri kontrol edebilirim?

Her biri yaklaşık beş dakikalık altı kontrol. Muhasebe sorumlusunun özetine bağımlı olmamak için kendi banka, IRS ve eyalet girişlerinizi ve sahip girişiyle defterlerden dışa aktarılan raporları kullanın:

1. Kapanış bakiyeleri. Her banka ve kart hesabı için ekstrenin kapanış bakiyesini mutabakat raporundaki ekstre bakiyesiyle, sonra raporun düzeltilmiş bakiyesini o tarihteki defter bakiyesiyle eşleştirin.
2. Eşleşmeyen kalemler. Listeyi okuyun. Bir ekstre döngüsünden eski her kalemin bir nedeni olmalıdır.
3. Bilanço. Negatif nakde, kategorisiz, askıda veya aktarma bakiyelerine ve tanımadığınız kredilere bakın.
4. Bordro yatırımları. IRS ödeme geçmişini ayın bordro raporlarıyla karşılaştırın.
5. Satış vergisi. Eyalet hesabında dönemin verildiğini ve ödendiğini doğrulayın.
6. Kapalı aylar. Geçen ayın kapanış toplamlarını kaydettiğiniz PDF ile karşılaştırın.

Bir kontrol başarısız olursa hangi kayıtların bunu açıkladığını muhasebe sorumlusuna yazılı olarak sorun. Açıklanamayan bir başarısızlık veya aşağıdaki tablodaki herhangi bir kalem, bir uzman çağırma noktasıdır.

Kendi erişiminizi bırakmadan bir muhasebe sorumlusuna erişim vermek için muhasebe sorumlusuna hesaplarınıza erişim vermek rehberine bakın.

Kontrolü ne zaman bırakıp bir uzman çağırmalıyım?

Bir bulgu düzeltmeden fazlasını gerektiriyorsa kontrolü bırakın. Bunların her biri gerektirir:

Muhasebe sorumlusunun hatalarını düzeltmeye işi kendiniz yapmaktan daha fazla zaman harcıyorsanız soru kontrolden değiştirmeye kaymıştır. Bkz. muhasebe sorumlunuzu değiştirmek veya muhasebe sorumlusu yanıt vermeyi bıraktıysa eski bir muhasebeciden defterleri devralmak.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm rakamlar ABD dolarıdır.

Defterler bankadan fazla nakit gösteriyor

Denver'daki bir peyzaj LLC'sinin defterleri US$42.000 nakit gösteriyor. Banka US$18.000 gösteriyor. Mart mutabakatı hiç bitirilmedi ve US$24.000 kategorisiz bir hesapta duruyor. İlk adım Mart'ı ekstreyle mutabık hale getirmek, sonra kategorisiz kayıtları tek tek gözden geçirmektir. O zamana kadar gelir tablosuna güvenilemez.

Ödenmiş görünen bordro vergileri

Bir diş kliniğinin defterleri her çeyrekte US$9.000 bordro vergisi ödenmiş gösteriyor. IRS hesabı iki çeyreği ödenmemiş gösteriyor, toplam US$18.000: yatırımlar bankadan hiç çıkmadı. Tam US$18.000'ın yatırım olarak gerektiğini, her yatırımın 15 günden fazla geciktiğini, hiçbir IRS bildiriminin gelmediğini ve hiçbir ceza affının uygulanmadığını varsayın. Yatırım yapmama cezası bu durumda %10, yani US$1.800'dir. Vergi ilk IRS bildiriminden 10 günden fazla sonra hâlâ ödenmemişse veya derhal ödeme talep eden bir bildirimin geldiği gün, hangisi önce gelirse, ceza %15'e (US$2.700) çıkar ve %10'un yerini alır. Faiz ve diğer cezalar da uygulanabilir.

Hiçbir şeyle uyuşmayan açılış özkaynağı

Bir danışmanın S şirketi defterleri US$15.000 açılış özkaynağı gösteriyor. Bu, geçen yıl verilen Schedule L'deki kapanış özkaynağıyla da, beyannameden sonra kaydedilen yıl sonu bilançosuyla da uyuşmuyor. Dosya yeniden açılmış ve kapalı bir yıl değiştirilmiş. İlk adım, beyanname verildikten sonra düzenlenen kayıtların listesidir. Beyannamenin düzeltilmesi gerekip gerekmediği bu listenin gösterdiğine bağlıdır.

Sizin için farklı mı?

• Birkaç ay hiç mutabakat yapılmadı: ay ay onarmakla yeniden oluşturmak arasında karar vermek için gecikmiş defterleri tamamlama ve düzeltme mi yeniden başlangıç mı rehberlerine bakın. Tamamlama kendi başınıza yapabileceğinizden fazlaysa muhasebe desteği ile başlayın.
• Banka bakiyeniz ile defterleriniz uyuşmuyor veya raporlar sahip olmadığınız nakdi gösteriyor ve zamanlama farkını hatadan ayıramıyorsunuz: ekstrelerin defterlerle uzman tarafından karşılaştırılması, bunların ay ay düzeltilip düzeltilemeyeceğini veya yeniden oluşturulması gerekip gerekmediğini ve zaten verilmiş bir şeyin etkilenip etkilenmediğini öğrenmenin yoludur. Muhasebe desteği ile başlayın.
• IRS veya bir eyalet ödenmemiş bordro ya da satış vergisi gösteriyor veya bir bildirim aldınız: bkz. bir muhasebe sorumlusunun hatalarından sonra cezaları kim öder. Bildirim yanıt için bir tarih belirler; bu yüzden erken muhasebe desteği alın.
• Açılış bakiyeleri veya özkaynak geçen yılın kapanış defterlerinden ya da verilen Schedule L'den farklı: beyannamenin etkilenip etkilenmediğini kontrol etmek için bkz. geçen yılın beyannamesiyle uyuşmayan birikmiş kâr ve muhasebe desteği.
• Hangi görevlerin muhasebe sorumlusuna, hangilerinin size ait olduğundan emin değilsiniz: bkz. muhasebe sorumlunuzun sizden ihtiyaç duyduğu şeyler.
• Muhasebe sorumlusu ortadan kayboldu veya değiştirmeye hazırsınız: bkz. muhasebe sorumlunuzu değiştirmek.