ABD'de yıl ortasında muhasebeci değiştirmek: güvenli devir

ABD'de muhasebeciyi, uzatılmış son tarihe haftalar kalmışken bile istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz, ancak değiştirdiğiniz için hiçbir IRS veya eyalet son tarihi kaymaz. İlk hafta önümüzdeki 90 günün tüm son tarihlerini listeleyin; yeni muhasebecinin IRS hesabını görebilmesi için bir şirket yöneticisine veya ortağa Form 8821 ya da Form 2848 imzalatın; eski muhasebeciye yazılı kayıt talebi gönderin. CPA, enrolled agent veya avukat, Circular 230 section 10.28 uyarınca kayıtlarınızı derhal iade etmek zorundadır.

Eski firma iş birliği yapıyorsa ve yakında son tarih yoksa devir basittir. Bir süre uzatımı veya vergi taksiti kaçırılmış olabilirse, bordro çeyrek ortasında değişiyorsa ya da şirketin yabancı bir sahibi, birkaç eyaleti veya bir Kanada projesi varsa mesleki değerlendirme gerekir.

İlk hafta ne yapmalıyız?

Yıl ortasında veya süre uzatımı son tarihinden hemen önce muhasebeci değiştirebilir miyiz?

Evet. Takvim yılı kullanan bir şirketin Form 1120'sinin son tarihi sonraki yılın 15 Nisan'ı (4. ayın 15. günü), süre uzatımıyla 15 Ekim tarihidir. Form 1065 ve Form 1120-S'in son tarihi 15 Mart, süre uzatımıyla 15 Eylül tarihidir. Yeni muhasebeci bu tarihlere göre çalışır.

Form 7004, beyannamenin asıl son tarihine kadar verilmelidir. Bu formda “imza gerekmez” (Form 7004 talimatları); bu yüzden eski muhasebeci vermediyse yeni muhasebeci verebilir. Form 7004 beyan süresini uzatır, ödeme süresini uzatmaz. Faiz asıl son tarihten itibaren işler. Şirket, vergisinin en az %90 kadarını asıl tarihe kadar ödemiş ve kalanını uzatılmış tarihe kadar öderse geç ödeme cezasından kurtulur.

Süre uzatımı olmadan bir tarihi kaçırmanın bedeli vardır: 2027'de verilecek beyannameler için C şirketi ödenmemiş verginin ayda %5 kadarını, en fazla %25 kadarını öder; ortaklık ortak başına $260, S şirketi hissedar başına $260 tutarı ayda bir, en fazla 12 ay boyunca öder (daha önceki beyannameler için biraz daha az). Af talepleri geç beyan ve geç ödeme cezaları rehberindedir.

Muhasebecimiz süre uzatımını verdi mi ve ne ödendi?

Eski firmadan her Form 7004 ve her beyanname için IRS e-beyan kabul onayını isteyin. IRS artık süre uzatımını onaylayan bir yazı göndermez; yalnızca uzatımı reddederse yazar. Kabul onayı yoksa ve son tarih geçmediyse Form 7004'ü hemen verdirin. Son tarih geçtiyse beyannameyi en kısa sürede verin; cezalar ve af geç beyan ve geç ödeme cezaları rehberindedir.

Sonra hesabı kendiniz kontrol edin:

• Business Tax Account, bakiyeyi, ödeme geçmişini, hesap dökümlerini ve IRS bildirimlerini gösterir (Business Tax Account). C şirketi veya S şirketinde Designated Official (yetkili temsilci), bir şirket yöneticisi veya yönetici üye olmalı, en son vergi yılı için W-2 almış mevcut bir çalışan olmalı ve şirketi bağlayabilmelidir. W-2 maaşı almayan yurt dışındaki bir kurucu kayıt olamaz; bordrodaki ABD'li bir yönetici olabilir. Ortaklıkta genel ortak veya LLC'nin yönetici ortağı kayıt olur.
• EFTPS, şirketin kendi PIN'iyle kayıt yapılırsa 15 aylık ödeme geçmişini gösterir. Kayıt beş iş gününe kadar sürebilir (EFTPS).
• Hesap dökümleri. Dosyada Form 8821 veya Form 2848 varsa CPA, enrolled agent, avukat veya yetkili e-beyan sağlayıcısı, hesap dökümlerini ve hesap kayıtlarını Transcript Delivery System üzerinden alır. Kâğıt yolu Form 4506-T'dir.

Form 8821 mi Form 2848 mi: yeni muhasebecinin hangisine ihtiyacı var?

ABD'de Form 8821 bir kişinin vergi bilgilerinizi görmesini sağlar; Form 2848 ise bir CPA'in, enrolled agent'ın veya avukatın sizin adınıza işlem yapmasını sağlar. Sizin adınıza IRS ile muhatap olacak yeni muhasebecinin Form 2848'e ihtiyacı vardır.

Kaynaklar: Form 8821 talimatları, Form 2848 talimatları.

İki form da IRS.gov/Submit2848 veya Submit8821 adresine yüklenebilir. Elektronik imzalı bir form yalnızca orada gönderilebilir; aksi halde ıslak imzayla posta veya faksla gönderin. Tax Pro Account, işletme yetkilendirmelerini kabul etmez (Tax Pro Account).

İki tuzak:

• Listelenen standart işlemler dışında 5a satırına işlem eklemek veya 5b satırında işlemleri sınırlamak Form 2848'i “değiştirilmiş” hale getirir; bu durumda temsilci TDS üzerinden hesap dökümü alamaz (dikkat edilecekler).
• Her tüzel kişi kendi formlarını imzalar: ana şirket ve bağlı şirketi ya da bir GPU bulutu ve hosting LLC'si. Yeni firma bordro konularını da yürütecekse Form 941 ve 940'ı da listeleyin.

Ortaklığın partnership representative'i, yani denetimde IRS ile muhatap olan kişi, her yılın Form 1065'inde atanır ve muhasebeci değiştirdiğinizde değişmez. Eski muhasebeci atanmışsa bir sonraki beyannamede yeniden seçin (Form 8979 talimatları).

Eski muhasebecinin IRS erişimini nasıl kaldırırız?

Yeni bir Form 2848, aynı konularda eski firmanın 2848'inin yerini alır, ancak hiçbir Form 8821'i iptal etmez. Yeni bir Form 8821, korumadığınız sürece önceki 8821'leri iptal eder. Yeni birini atamadan iptal etmek için eski formun bir kopyasının üstüne “REVOKE” yazın, yeniden imzalayıp tarih atın ve posta veya faksla gönderin. Kopya yoksa konuları, dönemleri ve isimleri listeleyen ya da “revoke all years/periods” diyen imzalı bir beyan gönderin.

Son beyannamedeki “Yes” kutusu, beyannameyi imzalayan hazırlayıcının o beyannamenin işlenmesini gelecek yılın asıl son tarihine kadar IRS ile görüşmesine izin verir. Form 1065 talimatlarına göre bu yetki iptal edilemez; Form 1120 için IRS Publication 947'ye bakın.

IRS'deki kayıtlı adresiniz eski firmanın adresiyse Form 8822-B verin. IRS, hizmet sağlayıcının adresini kullanmamanızı “önemle tavsiye eder” (bordro işlerini dışarıya vermek). Eski firmanın kullanıcılarını muhasebe yazılımınızdan, banka ve bordro portallarınızdan da çıkarın.

Yeni muhasebeci eskisinden hangi kayıtları almalı?

Yeni muhasebecinin, geçen yılın beyannamesini bu yılın defterlerine bağlayan her şeye ihtiyacı vardır. ABD'de kayıtlar genellikle beyandan sonra 3 yıl, mülk ve zararlar için daha uzun süre önem taşır (kayıtlar ne kadar saklanmalı).

Yazılı talep (halk arasında “muhasebeci değişikliği yazısı” denir) bu kayıtları yıllara göre, teslim tarihini ve formatını listeler ve eski firmadan neyi beyan edip ödediğini teyit etmesini ister.

Hâlâ ödenmemiş faturamız varsa eski muhasebeci kayıtlarımızı iade etmek zorunda mı?

Genellikle evet. ABD'de section 10.28, uygulayıcının talep üzerine federal vergi yükümlülüklerini yerine getirmek için gereken tüm müşteri kayıtlarını iade etmesini zorunlu kılar ve ücret anlaşmazlığı genellikle bunu değiştirmez. Uygulayıcı kopyalarını saklayabilir.

• Eyalet hukukunun ödenmemiş ücret nedeniyle kayıtların alıkonmasına izin verdiği yerlerde de uygulayıcı, beyannameye eklenmesi gereken kayıtları yine iade etmeli ve geri kalanının incelenip kopyalanması için makul erişim sağlamalıdır.
• Kayıtlarınız, sizin veya üçüncü kişilerin sağladıklarını ve uygulayıcının önceki bir işte hazırlayıp size verdiği, güncel beyanlar için gereken beyanname veya ekleri kapsar. Size verilmiş önceki yıl amortisman tablosu da buna dahildir.
• Hariç olanlar: uygulayıcının, o belgenin ücreti ödenene kadar elinde tuttuğu beyanname veya ek.
• Kural avukatları, CPA'leri ve enrolled agent'ları bağlar. Section 10.8, bir beyannamenin tamamını veya neredeyse tamamını ücret karşılığı hazırlayan herkesi de kapsadığını söyler; ancak 2014 tarihli bir mahkeme kararı (Loving v. IRS), IRS'nin bu unvanlara sahip olmayan hazırlayıcılar üzerindeki yetkisini sınırlar. Bu yüzden onlar ve muhasebe sorumluları için en çok sözleşme ve eyalet hukuku önemlidir.

Eski firma cevap vermezse yeni muhasebeci federal tarafın çoğunu IRS'den yeniden oluşturabilir: Transcript Delivery System üzerinden hesap dökümleri ve Form 4506 ile verilmiş beyannamelerin kopyaları. Ücretli bir hazırlayıcının usulsüzlüğü Form 14157 ile bildirilebilir. Amortisman tabloları, defterler ve eyalet çalışma kâğıtları genellikle yalnızca firmanın dosyalarında veya kendi defterlerinizde bulunur.

Ücret anlaşmazlıkları ve sözleşme talepleri bu sayfanın dışındaki hukuki konulardır.

Yıl veya çeyrek ortasında bordro sağlayıcısını değiştirebilir miyiz (Form 8655)?

Evet, ancak mümkünse bir çeyreğin ilk gününde geçiş yapın. “Form 941'i her çeyrek için yalnızca bir kez verin” (Form 941 talimatları); bu yüzden çeyrek ortasındaki geçişten sonra tek bir Form 941 iki sağlayıcının ödediği ücretleri birlikte göstermelidir. Sağlayıcılardan biri birçok işveren için kendi EIN'iyle tek bir birleşik Form 941 veriyorsa (aggregate filer), talimatlar farklı kurallar öngörür.

Form 8655, bir raporlama temsilcisinin beyannameleri imzalayıp elektronik olarak vermesine, EFTPS üzerinden ödeme yatırmasına ve bildirimlerin kopyasını almasına izin verir; 19. satır eyalet ve yerel beyannameleri ekleyebilir. Yeni bir temsilciyi atayan yeni Form 8655, önceki temsilcinin yetkisini gösterilen dönemden itibaren sona erdirir, ancak o da iptal edilmedikçe önceki temsilci önceki dönemler için bilgi alma yetkisini korur. Form 8655, Form 2848'i veya 8821'i iptal etmez. Her iki durumda da her beyanname ve ödemeden işveren sorumlu kalır. Ödemeleri kontrol eden ve kesilen vergilerin bilerek ödenmemesine göz yuman bir yönetici, ortak veya çalışan, 6672. madde uyarınca bu vergileri kişisel olarak borçlanabilir: trust fund recovery cezası; bu ceza genellikle çeyreğin ait olduğu yılı izleyen 15 Nisan'dan itibaren 3 yıl içinde tarh edilebilir (6501. madde).

Yeni sağlayıcının her çalışanın yıl başından bugüne ücret ve stopaj bilgisine ihtiyacı vardır. Bu bilgi olmazsa $184.500 ücret tavanı aşıldıktan sonra da sosyal güvenlik kesintisi yapmaya devam eder. Devir sırasında ortaya çıkan kaçırılmış ödemeler gecikmiş bordro vergileri rehberindedir.

Eyalet gelir vergisi, bordro ve satış vergisi hesaplarında ne değişir?

ABD'de her eyalet idaresinin kendi yetkilendirme formu vardır ve yenisinin eskisini iptal edip etmediği değişir. Örnekler:

• California Franchise Tax Board, Form 3520-BE: bu formu göndermek önceki çakışan beyanları “iptal etmez” ve yetki genellikle imzadan altı yıl sonra sona erer.
• California EDD, bordro için Form DE 48: iptal edilene veya yenisi alınana kadar yürürlükte kalır.
• Texas Comptroller, franchise ve satış vergisi için Form 01-137: seçtiğiniz tarihe veya yazılı olarak iptal edilene kadar geçerlidir; gönderildiğinde imza en fazla 12 aylık olabilir.

Şirketin beyan verdiği Virginia, Ohio veya Washington gibi her eyaleti kontrol edin. Hangi yeni eyaletlerde beyan gerektiği diğer eyaletlerde işletme gelir vergisi, kayıt başka eyalette kayıt, satış vergisi ise satış vergisi beyannamesi vermek rehberindedir.

Bir sonraki tahmini vergi ödemesini kim yapacak?

Her EFTPS ödemesini kimin planlayacağını yazılı olarak kararlaştırın. ABD'de C şirketi, $500 veya daha fazla vergi bekliyorsa taksitleri 4., 6., 9. ve 12. ayların 15. gününe kadar elektronik fon transferiyle öder (Form 1120 talimatları).

Şirket zamanında en az bu yılın vergisinden veya geçen yılın vergisinden küçük olanını ödediyse genellikle ceza yoktur. Geçen yılın vergisi, yalnızca o beyanname 12 ayı kapsıyor ve vergi gösteriyorsa sayılır. Önceki 3 yılın herhangi birinde $1 milyon veya daha fazla vergilendirilebilir geliri olan büyük bir şirket, yalnızca ilk taksitini geçen yılın vergisine dayandırabilir (Form 2220 talimatları). Veri merkezi sözleşmelerinden gelen büyüme bu sınırı aşabilir; bu durumda sonraki yılın daha sonraki taksitleri cari yıl vergisine göre ödenmelidir. Şirket vergisinin işleyişi C şirketleri nasıl vergilendirilir rehberindedir.

Ortaklıklar ve S şirketleri genellikle geliri sahiplere aktarır; bu yüzden sahipler tahmini vergiyi kendi beyannameleri üzerinden öder. Şirket bir eyaletin aktarmalı kuruluş vergisini (PTET) seçtiyse bu vergiyi şirketin kendisi o eyaletin tarihlerinde öder. California ilk ödemeyi seçim yılının 15 Haziran tarihine kadar ister; 2026–2030 arasında kaçırılan veya eksik ödeme, sahiplerin vergi kredisini ödenmeyen tutarın %12,5 kadarı azaltır (FTB). C şirketinin eyalet tahmini vergileri de her eyaletin kendi tarihlerini izler; bunları aynı yazılı takvime ekleyin.

Hangi IRS ve eyalet bildirimleri hâlâ açık?

Her açık IRS ve eyalet bildirimini cevap tarihi ve kimin cevaplayacağıyla birlikte listeleyin. Business Tax Account IRS bildirimlerini gösterir. Form 8821'deki bildirim kopyası kutusu, aynı konular için IRS kopyalarını en fazla iki yetkiliye gönderir; bu yüzden kutuyu yeni firma için işaretleyin ve eski firmanın kutusunun artık geçerli olmadığını teyit edin.

Yabancı bir sahip veya Kanada projesi varsa ne değişir?

Adımlar aynı kalır, ancak kayıt listesi uzar. Yabancı sahipli bir şirket ayrıca Form 5472'leri ve ilişkili taraf defterini de devreder; bkz. yabancı sahipli şirket için hazırlayıcınızın ihtiyaç duydukları; eski firma bunları hiç vermediyse kaçırılmış yabancı sahip beyanları. Kanada projesi ikinci bir vergi idaresi demektir:

Kanada'daki devir Kanada'da muhasebeci değiştirmek rehberindedir. Veri merkezi projelerinde çalışan yükleniciler, tedarikçiler ve GPU bulutları veri merkezi hizmetlerimize bakabilir.

Örnek

Rakamlar örnek amaçlıdır ve ABD doları cinsindendir.

Dallas'taki elektrik yüklenicisi: kaçırılmış $42.000'lık Eylül taksiti

Bir C şirketi, Virginia ve Ohio'daki ekipleriyle veri merkezi işlerine başlar ve 20 Eylül 2026'da muhasebeci değiştirir. Eski firmanın Form 7004 kabul onayı, 2025 Form 1120'sinin son tarihinin 15 Ekim 2026 olduğunu gösterir.

• 2025 vergilendirilebilir geliri $800.000, vergisi $168.000'dı ve vergilendirilebilir gelir 2023, 2024 ve 2025 yıllarının her birinde $1.000.000'ın altında kaldı. Bu yüzden 2026 için geçen yılın vergisini kullanabilir: $42.000'lık dört taksit.
• EFTPS, Nisan ve Haziran taksitlerinin ödendiğini, 15 Eylül taksitini ise kimsenin planlamadığını gösterir. Şirket hemen öder; eksik tutar için 15 Eylül'den itibaren ceza işler (Form 2220). Yeni firma 15 Aralık taksitini planlar.
• 2026 vergilendirilebilir geliri $3.000.000'a doğru gidiyor; bu yüzden 2027'de yalnızca ilk taksit 2026 vergisine dayanabilir.
• Bordro, yeni bir Form 8655 ile 1 Ekim'de taşınır; üçüncü çeyrek Form 941'ini eski sağlayıcı verir.
• Texas franchise ve satış vergisi erişimi Form 01-137 ile sağlanır.

Muhasebe platformundan ayrılan GPU bulutu: devredilecek $6.000.000'lık sunucular

Risk sermayesi destekli, Delaware'de kurulu bir C şirketi, platform Form 7004'ü verdikten sonra Mayıs 2026'da girişimlere yönelik bir muhasebe platformundan ayrılır. Taipei'deki bir kurucu şirketin %40'ına sahiptir ve $500.000 borç vermiştir; bu yüzden 2025 Form 1120'si ve Form 5472'nin son tarihi 15 Ekim 2026'dır; kaçırılan bir Form 5472'nin cezası $25.000 tutarındadır.

• 2025'te Dallas'taki bir kolokasyon veri merkezinde $6.000.000'lık GPU sunucuları kullanıma alındı ve $5.000.000'lık sonraki yıllara devreden net faaliyet zararı oluştu.
• Yeni firma 2024 Form 1120'sini ve Form 5472'yi, Form 7004 kabul onayını, varlık bazında tabloyu, zarar tablosunu ve ilişkili taraf defterini ister.
• W-2 bordrosundaki bir yönetici olan ABD'deki CFO, Business Tax Account'a kaydolur. CEO olarak kurucu Form 2848'i elektronik olarak imzalar ve form çevrim içi yüklenir.
• Platformun Form 8821'i, şirket iptal edene kadar geçerli kalır.

İki ortaklı sunucu bayisi: 15 Mart'a kadar Form 7004

Ortaklık olarak vergilendirilen bir LLC, Virginia ve North Carolina'da sunucu ve soğutma ekipmanı satıp kurar, bir de Ontario projesi vardır. 2026 için hiçbir şey verilmemişken 20 Şubat 2027'de muhasebeci değiştirir.

• Yeni firma, imza gerekmeden 15 Mart 2027'ye kadar Form 7004'ü verir. Form 1065'in son tarihi artık 15 Eylül 2027'dir.
• Süre uzatımı olmadan 15 Mart'ı kaçırmak ayda $260 × 2 ortak, yani $520, en fazla 12 ay boyunca ceza demekti.
• Form 8821'i ortaklardan biri imzalayabilir. Form 2848 ise iki ortağın imzasını ya da eyalet hukukuna göre ortaklığı bağlama yetkisi olan (örneğin faaliyet sözleşmesiyle) bir ortağın imzasını ve bu yetkinin bir kopyasının eklenmesini gerektirir.
• 2026 partnership representative'i o beyannamede atanır. Satış vergisi erişimi iki eyalette de gerekir; Ontario projesi Kanada kurallarını izler.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Defterler aylarca geride: bkz. gecikmiş defterleri tamamlamak veya nakit esasından tahakkuk esasına geçmek.
• Bazı yıllar hiç beyan verilmedi: bkz. verilmemiş işletme beyannamelerini tamamlamak.
• Yeni muhasebeci verilmiş bir beyannamede hata buldu: bkz. verilmiş işletme beyannamesini düzeltmek.
• Yabancı sahipli bir şirketin 15 Ekim beyannamesi: bkz. süre uzatımından sonra şirket beyannamesi.
• Artık ABD'de beyan vermesi gereken bir Kanada işletmesi: bkz. Kanada işletmesi ne zaman sınır ötesi muhasebeciye ihtiyaç duyar.
• Başka eyalette ekipler veya çalışanlar: bkz. başka eyaletteki çalışanlar ve gezici ekipler için Ohio şehir gelir vergisi.
• Washington, Ohio veya Oregon'da satışlar: bkz. diğer eyaletlerde brüt hasılat vergileri.
• Başka eyaletteki kolokasyon veri merkezinde sunucular: bkz. başka eyaletteki veri merkezinde sunucular.
• GPU sunucusu amortisman tabloları: bkz. GPU sunucularını gider yazmak.
• Delaware yıllık raporu ve franchise vergisi: bkz. Delaware franchise vergisi.
• Yaklaşan bir yatırım turu: bkz. yatırım öncesi inceleme öncesinde vergi kayıtlarının düzeltilmesi.
• Kaçırılmış bir süre uzatımı, taksit veya aynı anda birkaç eyalet: son tarih listesini, Form 7004 kabul onaylarını ve EFTPS geçmişini şirket vergi beyannameleri için CPA'lerimize getirin.