Muhasebe Sorumlusunu Değiştirme: İkinci Görüş ve Geçiş

Muhasebe sorumlusunu ne zaman değiştirmeliyim?

Defterler artık bir beyannameyi destekleyemiyorsa veya bir beyan kaçırıldıysa muhasebe sorumlusunun değiştirilmesi gerekebilir. Yeterli defter tutma yükümlülüğü muhasebe sorumlusunun değil, vergi mükellefinindir: defterler brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini ortaya koymaya yetmelidir (26 CFR 1.6001-1). Publication 583, hesap özeti, çek defteri ve defterlerin uyuşması için çek hesabının her ay mutabakatının yapılmasını söyler.

Tek bir geç kapanış, kapsamı ve tarihleri yazıya dökmek için bir nedendir (hizmet sözleşmesi); her zaman işten çıkarmak için bir neden değildir. Bir örüntü değişiklik nedeni olabilir; ilk üç satırdan sonraki herhangi bir işaret de olabilir.

Bu defterlerden bir bordro, satış vergisi veya işletme beyannamesi verildiyse, dosyanın tek kopyası veya tek yöneticisi muhasebe sorumlusuysa, birkaç aydan fazla ayın mutabakatı yapılmamışsa ya da bir beyan, kredi veya beyanname tarihi yakınsa durum basit değildir. Yıla ait banka ve kart hesap özetlerini, tüm ekleriyle verilen son işletme beyannamesini ve en son bordro ile satış vergisi raporlarını ve bildirimlerini toplayın.

Muhasebe sorumlusunu değiştirmek, bordro yatırımlarından kimin sorumlu olduğunu değiştirmez. IRS, yatırımları üçüncü bir taraf yapsa bile nihai sorumluluğun işverende olduğunu ve işverenin ödenmemiş bazı federal vergilerden şahsen de sorumlu tutulabileceğini söyler (IRS). Bir şirkette, ortaklıkta veya LLC'de bir yönetici, ortak ya da ödemeleri denetleyen başka bir kişi, kesilen vergiyi kasten yatırmadığı için ödenmemiş stopaj tutarına eşit trust fund recovery penalty (kesilen vergilerin ödenmemesine bağlı şahsi ceza) ile şahsen karşı karşıya kalabilir (6672. madde; IRS). Olağan süre sınırı, bordro yılından sonraki 15 Nisan tarihinden, ya da daha geçse beyan tarihinden başlayarak 3 yıl süredir: güven fonu kurtarma cezası. Hatalardan kaynaklanan cezalar için: cezaları kim öder.

Kimseyi işten çıkarmadan önce QuickBooks'um için biri bana ikinci bir görüş verebilir mi?

Evet. İkinci görüş, dosyayı değiştirmeden test eden bir incelemedir. Yönetici (admin) rolü sizdeyse, hizmet şartlarınız izin verdikten sonra, değişiklik duyurulmadan önce bir inceleyici getirebilirsiniz: QuickBooks Online'da ana veya şirket yöneticisi bir muhasebeci kullanıcıyı davet eder (QuickBooks Online yardım). Bu kullanıcı genellikle düzenleme yapabilir; bu yüzden inceleyicinin raporlarla çalışmasını ve hiçbir şeyi değiştirmemesini baştan kararlaştırın. Tek yönetici muhasebe sorumlusuysa, inceleyiciyi onun eklemesi gerekir: önce yönetici yetkisini alın (sonraki bölüm) ya da raporları ve bir yedek kopyayı isteyin.

Bağımsız herhangi bir muhasebe sorumlusu veya muhasebeci bu incelemeyi yapabilir. İnceleyiciye yılın hesap özetlerini ve verilen son beyannameyi verin. İnceleyici altı şeyi test eder:

1. Her banka ve kart hesabının, ay ay, hesap özetleriyle mutabık olup olmadığı ve mutabakatların durduğu ay.
2. Açılış bakiyelerinin, verilen son beyannamenin bilançosuyla (Schedule L) ya da beyannamede bilanço yoksa yıl sonu hesap özetleriyle tutup tutmadığı.
3. Bordro ve satış vergisi yükümlülüklerinin, IRS'nin ve eyaletin verilmiş ve ödenmiş olarak gösterdiğiyle uyuşup uyuşmadığı.
4. Askıdaki, aktarma ve kategorisiz bakiyelerin (henüz yerleştirilmemiş kayıtlar için bekleme hesapları) küçük ve yeni mi, yoksa büyük ve eski mi olduğu.
5. Kapanmış ayların beyanname verildikten sonra düzenlenip düzenlenmediği.
6. Yüklenicilere yapılan ödemelerin işaretlenip işaretlenmediği ve bir W-9 ile desteklenip desteklenmediği.

Sonuç genellikle üçünden biridir: dosya sağlamdır ve alışkanlıkların düzelmesi gerekir; dosya, tutan bir aydan itibaren onarılabilir; ya da dosya verilen son yıl sonundan yeniden başlamalıdır. Bu sonuç geçiş tarihini belirler. Her ay kendiniz neleri kontrol edebilirsiniz: muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etme.

Defterler kime ait ve bir şey söylemeden önce hangi erişime ihtiyacım var?

Defter tutma yükümlülüğü sizindir; dosyanın denetimi ise yönetici rolünü elinde tutan kişidedir. QuickBooks Online'da yalnızca ana veya şirket yöneticisi bir muhasebeci kullanıcıyı davet edebilir veya kaldırabilir (davet; kaldırma). Tek yönetici muhasebe sorumlusuysa sizi yalnızca o ekleyebilir; bu yüzden önce yönetici yetkisini alın.

Değişikliği açmadan önce hizmet sözleşmesini veya sözleşmeyi okuyun: bildirim süresi, muhasebe sorumlusunun teslim etmesi gerekenler ve son fatura orada yazar (sözleşme yoksa: muhasebe hizmet sözleşmesi). Sonra aşağıdakiler için muhasebe sorumlusunun değil, kendinize ait sahip düzeyinde bir girişiniz olduğunu doğrulayın:

• muhasebe dosyası ve aboneliği: muhasebe sorumlusunun e-postası ve kartı bunun üzerindeyse, önce yönetici rolünün size devredilmesini isteyin;
• çevrimiçi bankacılık ve her kart hesabı;
• bordro sağlayıcısı;
• IRS çevrimiçi hesabınız ve kendi EFTPS kaydınız (federal elektronik vergi ödeme sistemi);
• her eyaletin satış vergisi ve bordro hesabı.

Muhasebe sorumlusu bir uzmansa (diğerlerinin yanı sıra CPA, enrolled agent veya avukat), federal bir kural, federal vergi yükümlülükleriniz için ihtiyaç duyduğunuz müşteri kayıtlarını talep üzerine iade etmesini şart koşar ve bir ücret anlaşmazlığı genellikle bunu mazur göstermez; ancak hazırladığı bir beyanname, ek veya başka bir belge, o belgeye ait ödenmemiş ücret nedeniyle elde tutulduğu sürece müşteri kaydı sayılmaz (31 CFR 10.28; uzman kimdir). Aynı yükümlülükler, IRS için bir belgenin tamamını veya önemli bir bölümünü hazırlamak üzere ücret alan herkes için de geçerlidir (31 CFR 10.8). IRS için hiçbir şey hazırlamayan bir muhasebe sorumlusu yalnızca hizmet şartlarına ve eyalet hukukuna bağlıdır; erişimin önce gelmesinin nedeni budur. Muhasebe sorumlusu yanıt vermeyi bıraktıysa: eski muhasebecinin defterlerini devralma.

Yıl ortasındaki geçiş için hangi geçiş tarihi uygundur?

Tam olarak mutabakatı yapılmış bir ayı izleyen ayın ilk gününü kullanın. Geçiş tarihi (cutover date) budur: yeni muhasebe sorumlusunun sahiplendiği ilk gün; raporlar ondan önceki ay sonu itibarıyla alınır. Bu bir uygulamadır, yasal bir kural değildir. Mutabakatı yapılmış bir ay sonu bakiyesi bir banka hesap özetiyle doğrulanabilir; böylece yeni muhasebe sorumlusu kanıtlanmış bir rakamdan başlar. Ay ortasında geçiş, tek bir hesap özetini iki kişi arasında böler ve mutabakatı hiçbiri sahiplenmez.

Bordro da el değiştiriyorsa çeyrek sonu daha temizdir: IRS, her çeyrek için Form 941'in yalnızca bir kez verilmesini söyler (IRS). Bkz. bordro sağlayıcısı değiştirme.

Yeniden başlama, yani yukarıdaki son satır, verilen son yıl sonundan itibaren yeniden kurmak demektir: temizleme mi, sıfırdan başlama mı.

Eski muhasebe sorumlusu ayrılmadan önce ondan ne toplamalıyım?

Geçiş tarihi itibarıyla başka birinin defterleri kanıtlamasını sağlayan her şeyi toplayın ve erişim kaldırılmadan önce alın.

Devirden sonra eski kayıtları saklayın. Bir beyannameyi destekleyen kayıtlar zamanaşımı süresi dolana kadar saklanır; bu süre genellikle beyannamenin verilmesinden ya da son tarihinden, hangisi daha geçse, 3 yıl sonradır. İstihdam vergisi kayıtları, verginin son tarihinden ya da ödenmesinden, hangisi daha geçse, en az dört yıl sonraya kadar saklanır. Beyanname verilmediyse veya beyanname hileliyse süre sınırsızdır; beyannameden çıkarılan gelir, üzerinde gösterilen brüt gelirin %25 oranından fazlaysa 6 yıldır. Duran varlık ve amortisman çizelgeleri gibi mülke ait kayıtlar, mülkün elden çıkarıldığı yıl için süre bitene kadar saklanır (IRS; Publication 583). Daha fazlası: işletme kayıtları ne kadar süre saklanır.

Eski çalışmanın değişmeyi bırakması için kapanmış ayları nasıl kilitlerim?

Geçiş tarihine denk gelen bir kapanış tarihi (closing date) belirleyin; bunu, ondan önceki son ayın mutabakatı yapıldıktan ve kopyalar elinize geçtikten sonra yapın. QuickBooks Online'da bunu ana veya şirket yöneticisi belirler; yazılım, kilit tarihine kadar hesapların önce mutabık yapılmasını söyler ve şifre seçeneğini daha güvenli seçenek olarak tanımlar (QuickBooks Online yardım). Şifreyi kendiniz saklayın.

Kilit, sonraki düzenlemeleri bir uyarının veya şifrenin arkasına koyar. Daha önce yapılmış düzenlemeleri geri almaz; bu yüzden kilidi koymadan önce yıl sonu raporlarını verilen beyannameyle karşılaştırın. Adımlar ve sınırlar: vergiler verildikten sonra kapanış tarihi.

Ödeme kaçırmadan eski muhasebe sorumlusunu nasıl çıkarırım?

Erişimi en son, hesap hesap kaldırın; yeni muhasebe sorumlusu o hesabın yeni girişle çalıştığını doğruladıktan sonra. İstisna kayıp paradır: ödemeler bir faturayla ilişkilendiremediğiniz alıcılara gidiyorsa ya da muhasebe sorumlusu para hareket ettirebiliyorsa, önce onun banka, kart ve bordro finansmanı erişimini kesin; yönetici yetkiniz varsa raporları ve yedeği de aynı gün kopyalayın. Geçiş tarihini beklemeyin.

1. Raporları ve yedeği kopyalayın.
2. Yeni muhasebe sorumlusunu her hesaba ekleyin: yazılım, sınırlı kullanıcı sunan banka, bordro sağlayıcısı.
3. Eski girişe bağlı her otomatik ödemeyi ve yinelenen kaydı listeleyin: fatura ödeme, bordro finansmanı, kart ödemeleri, zamanlanmış vergi ödemeleri. Her birinin çalışmaya devam edeceğini doğrulayın.
4. Biri kaldırılmadan önce aşağıdaki beyanlar tablosundaki son tarihleri kontrol edin.
5. Eski kullanıcıyı kaldırın. QuickBooks Online'da ana veya şirket yöneticisi muhasebeci kullanıcıyı kaldırır ve yazılım, erişimin hemen sona erdiğini söyler (QuickBooks Online yardım).
6. Eski muhasebe sorumlusunun bildiği tüm şifreleri değiştirin.

Bazı erişimler IRS'dedir. Muhasebe sorumlusu veya bir bordro şirketi sizin adınıza raporlama temsilcisi (Form 8655) olarak beyan veriyor ve yatırım yapıyorsa, IRS yetkilendirmesi de değişmelidir; IRS, işverenlere kayıtlı adresi bir sağlayıcınınkiyle değiştirmemelerini önerir (IRS). Ayrıntılar: bordro sağlayıcısı değiştirme; vergi beyannamesi hazırlayıcısı erişimi: muhasebeci değiştirme. Tüm girişlerin kaldırılması: muhasebe sorumlusuna hesaplarınıza erişim verme.

Muhasebe sorumlusunu değiştirdiğimde hangi beyanların tarihleri korunur?

Muhasebe sorumlusunu değiştirmek hiçbir beyan tarihini değiştirmez. IRS, Form 8655 yetkilendirmesinin vergi mükellefini beyanname vermek ve yatırımları zamanında yapmak sorumluluğundan kurtarmadığını söyler (Form 8655).

Devir, kaçırılmış bir yatırımı veya beyannameyi ortaya çıkarırsa bordro vergilerinde gecikme rehberine bakın. Satış vergisi beyanlarının ayrıntıları: satış vergisi beyannamelerini verme.

Yeni muhasebe sorumlusu açılış bakiyelerini nasıl belirler ve mutabakatı nasıl yeniden yapar?

Yeni muhasebe sorumlusu kanıtlanmış bakiyelerden başlar, sonra geçiş tarihinden itibaren her ayın mutabakatını yapar. Hangi bakiyelerden başlanacağı incelemeye bağlıdır.

• Dosya korunur. Yeni muhasebe sorumlusu aynı dosyada devam eder. İlk ayın açılış bakiyesi, mutabakatı yapılmış son ayın kapanış bakiyesine eşit olmalıdır. Fark, bir düzenleme veya eksik bir kayıt anlamına gelir: mutabakatta açılış bakiyesi yanlış.
• Dosya yeniden başlar. Yeni dosyayı, verilen son yıl sonunda, eski dosyanın kapanış deneme bilançosundan ve raporlarından, bunlar hesap özetleriyle tuttuktan sonra açın ve eski dosyayı saklayın. Verilen beyanname toplamlar için bir kontroldür, kaynak değildir: bilançosu defterlerle uyuşmalıdır (Form 1120-S). Tutmayan her bakiyeyi hesap özetleriyle destekleyin. O tarihten bu yana her ay hesap özetlerinden girilir ve bir sonrakinden önce mutabakatı yapılır (muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri). Schedule C gelir veya zararı bildirir (IRS); bu yüzden tutulacak bir bilanço vermez. Bazı ortaklık, S şirketi ve C şirketi beyannameleri de Schedule L'yi atlar (Form 1065; Form 1120-S; Form 1120); bu durumda yıl sonu hesap özetleri kontrol olur.

Her iki durumda da yılbaşından bugüne kârı, eski muhasebe sorumlusunun aynı tarih için son raporuyla karşılaştırın. Her fark inceleyiciye bir sorudur. O andan sonra her ay mutabakat yapın; Publication 583 de bunu önerir.

Eski defterlerden zaten beyannameler verildiyse ne olur?

Verilmiş bir beyanname, bir düzeltme onun yerini alana kadar verildiği gibi kalır; muhasebe sorumlusunun değişmesi onu değiştirmez. Düzeltme, düzeltme beyannamesidir; merkezi denetim kurallarından çıkmayı seçmemiş bir ortaklık için ise idari düzeltme talebidir (administrative adjustment request) (IRS). Her verilmiş dönemin defterlerini beyannamesiyle karşılaştırın ve her farkı yazın. Kilitli ayları, eşleşsinler diye düzenlemekten kaçının.

Bordro ve satış vergisi beyannameleri önce gelir: yatırım cezaları taşırlar ve bordroda işverenin sorumluluğunu taşırlar. Herhangi bir beyannamenin düzeltilmesi gerekip gerekmediği ve hangi usulle yapılacağı, değişen rakamlara ve işletme türüne bağlıdır: verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme. Önceden alınmış bir bildirim kendi tarihini belirler: işletmenize gelen IRS bildirimi.

İş, doğrudan bir değişim için ne zaman fazla büyüktür?

İnceleyici dosyayı hesap özetlerine ve verilen son beyannameye bağlayabiliyorsa ve verilmiş hiçbir şey yanlış değilse doğrudan değişim işe yarar. Aksi hâlde yol, bulguya göre belirlenir.

Üç karar planı belirler: onarmak mı yeniden başlamak mı, geçiş tarihi ve hangi beyanların düzeltilmesi gerekebileceği. Her biri, incelemenin dosyada bulduğuna bağlıdır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Mart ayında mutabakatı bırakan bir peyzaj S şirketi

US$600.000 gelirli bir S şirketi, hesaplarının Mart'tan beri mutabakatsız olduğunu fark eder. Sahibi, bir çeyrek sonunu izleyen gün olan 1 Temmuz'u geçiş tarihi olarak belirler ve bir inceleyici hiçbir şey taşınmadan önce Mart–Haziran ayları hesap özetlerine karşı mutabık yapar. Her ay tutuyorsa yeni muhasebe sorumlusu 1 Temmuz'da başlar ve önce Temmuz'un mutabakatını yapar. Mart tutmuyorsa geçiş tarihi, tutan son aydan sonraki ilk güne kayar ve sonraki aylar tamamlanır. Şirketin bordrosu çalıştığından, Nisan–Haziran için Form 941 ve Haziran'ın son yatırımları 1 Temmuz'dan sonra da vadesine gelir: sahibi bunları kimin vereceğini ve yatıracağını belirler.

Muhasebe sorumlusunun tek yönetici olduğu bir danışman LLC'si

US$180.000 gelirli tek üyeli bir LLC'nin muhasebe sorumlusu, dosyanın tek yöneticisidir. Sahibi önce yönetici yetkisini alır, bir yedek ve raporları kaydeder, yeni muhasebe sorumlusunu ekler, sonra eski kullanıcıyı kaldırır. Sahibi kapanış tarihini geçiş tarihine koyar ve şifreyi kendinde tutar.

Muhasebe sorumlusunu gönderen iki ortaklı bir restoran

Her ay US$25.000 bordro ödeyen bir restoran ortaklığı, geçişten önce işletmenin kendi EFTPS hesabını kontrol eder. Ödeme geçmişi bordro defteriyle uyuşur. Muhasebe sorumlusu önümüzdeki çeyrekte vadesi gelen her yatırımı listeler ve ortaklar bu tarihleri yeni muhasebe sorumlusuyla birlikte takip eder.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Kimseye söylemeden önce dosyaya ikinci bir bakış istiyorsunuz: muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etme rehberi kendiniz neleri test edebileceğinizi anlatır. Altı testin tamamını tüm dosyada yapmak başka birinin gerektiği kısımdır; bu yüzden muhasebe kayıtları desteği alın.
• Defterler aylarca geride ve bir beyan, kredi veya beyanname tarihi yakın: gecikmiş defterleri tamamlama neyin yeniden kurulacağını gösterir. Hangi ayların önce kanıtlanacağı o tarihe bağlıdır; bu yüzden muhasebe kayıtları desteği alın.
• Dosyanın tek kopyası eski muhasebe sorumlusunda veya yanıt vermeyi bıraktı: defterleri devralma kayıtları geri almayı anlatır. Onarmak mı yeniden başlamak mı, geri gelenlere bağlıdır; bu yüzden muhasebe kayıtları desteği alın.
• Para kayıp görünüyor veya muhasebe sorumlusu para hareket ettirebiliyor: yukarıdaki gibi önce ödeme erişimini kesin. Neyin izinin sürülüp düzeltileceği kayıtlara bağlıdır; bu yüzden muhasebe kayıtları desteği alın.
• İkinci bakış, yanlış rakamlarla verilmiş bordro veya satış vergisi ya da ödenmemiş kesilmiş bordro vergisi buluyor: bordro vergilerinde gecikme ve verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme rehberlerine bakın. Hangi beyanların düzeltilmesi gerektiği rakamlara bağlıdır; bu yüzden muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bordro sağlayıcısı veya beyanname hazırlayıcısı da değişiyor: bordro sağlayıcısı değiştirme ve muhasebeci değiştirme rehberlerine bakın.
• Bir sonraki muhasebe sorumlusunu seçiyorsunuz: muhasebe sorumlusu tutmadan önce sorulacak sorular rehberine bakın.