Muhasebe Sorumlusu Tutarken Sorulacak Sorular ve Tehlike İşaretleri

Muhasebe sorumlusu tutmadan önce ona neler sormalıyım?

Aşağıdaki soruların yanıtlarını yazılı isteyin; çünkü doğru muhasebe kayıtlarını tutma yükümlülüğü, kayıtları kim tutarsa tutsun sizde kalır. IRS, gelir ve giderleri açıkça gösteren herhangi bir kayıt sistemini kullanmanıza izin verir ve beyannamenizdeki bilgileri kanıtlama yükümlülüğünüze ispat yükü (burden of proof) der. Burada anılan IRS sayfaları muhasebe sorumlusu için zorunlu bir teslim listesi belirlemez; bunu yazılı şartlar belirler.

Yalnızca beş şey soracaksanız şunları sorun: aylık teslimler ve teslim tarihi, bordro vergilerini kimin hangi hesaptan yatıracağı, yazılımın yönetici girişini kimin tuttuğu, parayı kimin hareket ettirebileceği ve işten nasıl ayrılacağınız. Bunlardan herhangi birini yazılı vermeyi reddetmek ilk tehlike işaretidir; tam liste sayfanın sonundadır.

Şu durumlarda iş basit değildir:

• işe bordro veya satış vergisi giriyor ya da satış vergisi birden fazla eyaleti kapsıyor;
• kayıtlar geride kalmış veya son muhasebe sorumlusu dağınık bir dosya bırakmış;
• bir sahibin birden fazla işletmesi var;
• bu kayıtlardan bir ortaklık veya şirket beyannamesi hazırlanacak;
• yalnızca muhasebe sorumlusuna mı yoksa beyannamelerinizi veren bir CPA'ya bağlı olana mı ihtiyacınız olduğunu henüz bilmiyorsunuz;
• bir sahip, banka hesabı veya müşteri ABD dışında ya da kayıtlarda döviz tutarları var;
• IRS veya eyalet bildirimi zaten geldi.

Aramaya başlamadan önce şunları toplayın: şu an kullandığınız yazılım, üç aylık banka ve kart hesap özetleri, işletmenin vermesi gerekenlerin (bordro, satış vergisi, 1099 formları, beyannameler) ve tarihlerinin listesi ve önceki muhasebe sorumlusunun iletişim bilgileri.

Her ay ne yapacaklar ve ben ne alacağım?

Aylık teslimleri, teslim tarihiyle birlikte yazılı bir liste olarak alın ve başka bir müşterinin kayıtlarını değil, kurgusal verilerle hazırlanmış örnek raporları görmek isteyin. Liste olmazsa “muhasebe” işlemleri ayırmaktan tam bir ay sonu kapanışına kadar her şey anlamına gelebilir. Mutabakat yapmak, kayıtları hesap özetiyle karşılaştırmak, hataları düzeltmek ve henüz hesaba geçmemiş çekler gibi bekleyen kalemleri listelemektir; böylece düzeltilmiş bakiyeler birbirini tutar.

Şunları sorun:

• Her ay hangi hesapların mutabakatını yapıyorsunuz: banka, kart, kredi, ödeme işlemcisi?
• Gelir tablosu, bilanço ve bunların arkasındaki mutabakat raporlarını alacak mıyım?
• Açık kalemlerin, yani sınıflandıramadığınız işlemlerin bir listesi var mı?
• Makbuzlar ve hesap özetleri nerede saklanıyor ve kendim açabilir miyim?
• Kayıtlarım geride veya yanlışsa nasıl devralacaksınız: hangi tarihten itibaren, önceki ayları yeniden yapacak mısınız ve bu ayrıca faturalandırılıyor mu?

İyi bir yanıt hesapları, raporları ve bir tarihi sayar. Arkasında hiçbir şey olmayan bir kâr ve zarar raporu kontrol edilemez. Aylık hizmetin neleri içerdiği ve muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etme rehberlerine bakın.

Kayıtları ne kadar hızlı kapatıyorlar ve kesim günü nedir?

Burada anılan IRS sayfaları kayıtların kapatılması için bir son tarih belirlemez; bu yüzden ay sonundan sonra kaç iş günü içinde kapanacağını ve kesim gününü, yani makbuzları göndermeniz ve soruları yanıtlamanız gereken günü isteyin. Ölçüt, kapanışın beyannamelerinizin son tarihlerinden önce gerçekleşip gerçekleşmediğidir.

Hafta sonuna veya resmi tatile denk gelen bir tarih sonraki iş gününe kayar; ortaklık ve şirket beyannameleri, olağan son tarihe kadar verilen Form 7004 ile uzatılabilir. Şunları sorun:

• Ay sonundan kaç iş günü sonra kayıtları alıyorum?
• Makbuzlarım ve yanıtlarım için kesim günü nedir ve kaçırırsam ne olur?
• Beyanname ve yıl sonu formları için nihai yıl sonu kayıtlarını ne zaman alıyorum?
• Vergi beyannamesi hazırlayıcımın sorularını yanıtlayıp istediği kayıtları yapacak mısınız ve ne kadar hızlı?

“Bittiğinde” bir tarih değildir. Kapanışın arkasındaki adımlar için ay sonu kapanış kontrol listesine bakın.

İşi kim yapıyor: görüştüğüm kişi mi, arkasındaki bir ekip mi?

Kayıtlarınızı ele alacak her kişinin adını, her birinin ne yaptığını ve işi siz görmeden önce kimin gözden geçirdiğini isteyin. Muhasebe kayıtlarına erişimi olan kişi genellikle banka hareketlerinizi, bordro üzerinde çalışıyorsa çalışanlarınızın Sosyal Güvenlik Numaralarını görebilir.

Şunları sorun:

• Konuştuğum kişi kayıtlarımı kendisi mi tutacak, yoksa başkasına mı verecek?
• İşi kim gözden geçiriyor ve muhatabım izinliyken kim devralıyor?
• İşin herhangi bir kısmı ABD dışında mı yapılıyor?
• Her kişinin sistemlerime ait ayrı bir girişi var mı?
• Benimki gibi bir işletmenin kayıtlarını tuttunuz mu ve hangi yazılımda?

IRS Publication 4557 vergi uzmanları için yazılmıştır, ancak kurallarını kayıtlarınızı tutan herkesten istemek makuldür. Belgeye göre müşteri hesaplarına erişimi olan her kişinin kendine ait bir parolası olmalı ve erişim yalnızca ihtiyacı olanlara verilmelidir. Uzaktan mı yerel mi sorusu için yerel veya çevrimiçi muhasebe sorumlusu; yurt dışındaki ekipler için yurt dışından muhasebe sorumlusu tutmak rehberine bakın.

CPA, enrolled agent veya hiçbiri mi; IRS ile benim adıma konuşabilirler mi?

IRS, sizin adınıza konuşma yetkisini iş unvanına göre değil yetki belgesine göre verir ve muhasebe sorumlusu bu listede yer almaz. PTIN (vergi beyannamesi hazırlayıcı kimlik numarası) olan herkes beyanname hazırlayabilir, ancak yalnızca bazı yetki belgeleri temsil hakkı taşır.

Lisansı veya kaydı isteyin ve veren kurumdan doğrulayın: CPA lisansı için eyalet muhasebe kurulundan, enrolled agent veya program katılımcısı için IRS'nin hazırlayıcı dizininden. Dizinde adın bulunmaması soru sormak için bir nedendir, sorun olduğunun kanıtı değildir. Muhasebe sorumlusu beyanname de hazırlıyorsa kimin imzaladığını sorun: ücretli hazırlayıcı her beyannameyi imzalamalı ve PTIN yazmalıdır; IRS bunu reddetmeyi büyük bir tehlike işareti sayar. Beyannameyi başka biri hazırlıyorsa muhasebe sorumlusu ile o hazırlayıcının aynı dosyadan çalışıp çalışmayacağını ve beyanname bir fark ortaya çıkarırsa kayıtları kimin düzelteceğini sorun.

Bir IRS yazısını kimin yanıtlayacağını veya denetime kimin katılacağını sorun. Listelenmiş bir yetki belgesi olmayan muhasebe sorumlusu, sizin belirttiğiniz vergiler ve yıllar için vergi bilgilerinizi inceleyip almasına izin veren Form 8821 ile yetkilendirilebilir, ancak sizin adınıza konuşamaz. Form 2848'de yalnızca uygun bir temsilci gösterilebilir. Muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA rehberine bakın.

Bordro ve satış vergisini yürütüyorlar mı; bir yatırım kaçırılırsa kim sorumlu?

İşveren sizseniz, ödemeyi muhasebe sorumlusu veya bordro sağlayıcısı yapsa bile sorumluluk sizde kalır. IRS, bordro vergisi yatırımlarından nihai olarak işverenin sorumlu olduğunu, üçüncü taraf ödemezse vergi, ceza ve faizin işverene ait olduğunu ve işverenin ödenmemiş bazı federal vergilerden kişisel olarak sorumlu tutulabileceğini söyler. Trust Fund Recovery Penalty (6672. madde) bu sorumluluklardan biridir: kesilen vergiyi kasıtlı olarak ödemeyen her sorumlu kişiye uygulanabilir; IRS bu gruba bordro hizmet sağlayıcılarının ve parayı kontrol eden diğer kişilerin de dahil olduğunu belirtir. Bir istisna var: vergi kanunu, sertifikalı profesyonel işveren kuruluşunu (CPEO) iş yerinizdeki çalışanlara ait ücretler için aktardığı federal istihdam vergilerinde işveren sayar. Bu yüzden bordro sağlayıcısının CPEO olup olmadığını sorun, IRS'nin sertifikalı CPEO'ların herkese açık listesine bakın ve sözleşmeyi okuyun.

Geç yapılan bir yatırımın cezası, ödenmeyen yatırımın %2 ile %15 arası kadardır; gecikmenin kaç gün olduğuna ve IRS'nin zaten bildirim gönderip göndermediğine bağlıdır. Oranlar birbirine eklenmez. Bir kaçırmadan sonra kimin neyi borçlu olduğu için bordro sağlayıcısı vergilerinizi ödemediğinde rehberine bakın.

Bordro hakkında sorun:

• Bordroyu kim yürütüyor ve her yatırımı kim, hangi hesaptan yapıyor?
• Bordro sağlayıcısı CPEO mu, yoksa sıradan bir sağlayıcı mı?
• Yatırımlar benim işveren vergi kimlik numaram (EIN) altında mı yapılacak; böylece IRS'nin Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS, federal vergi elektronik ödeme sistemi) sistemine kendi PIN'imle kaydolup her yatırımı görebilir miyim? IRS bunu yapmanızı ve düzenli aralıklarla kontrol etmenizi söyler; kayıt 16 aylık ödeme geçmişine çevrimiçi erişim sağlar. CPEO yatırımları kendi numarası altında yapar ve müşterileri bu yatırımları EFTPS'de göremez; bu yüzden CPEO'dan her yatırımın kanıtını isteyin.
• Bir yatırım veya beyan başarısız olduğunda bana aynı gün nasıl haber vereceksiniz?
• Form 941, 940, W-2 ve 1099-NEC ile eyalet bordro beyannamelerini kim veriyor?
• IRS'de kayıtlı adres kimin adresi? IRS adresin sizin adresiniz kalmasını kesinlikle tavsiye eder; çünkü bildirimler o adrese gönderilir.

Satış vergisi hakkında sorun:

• Hangi eyaletlerde beyan veriyorsunuz ve yeni bir eyalette ne zaman kayıt yaptırmam gerektiğine kim karar veriyor?
• Her eyalet hesabına kim giriş yapıyor, kim ödüyor ve eyaletin bildirimlerini kim alıyor?

Satış vergisi eyalet eyalet belirlenir. Satış vergisi beyannamesi vermek rehberine bakın.

Hangi yazılımı kullanacaklar ve dosya ile veri benim adımda mı kalacak?

İşletme adına açılmış, ana yöneticinin siz, muhasebe sorumlusunun ise kullanıcı olduğu bir yazılım hesabı, iş bittiğinde kayıtları elinizin altında tutar. IRS, kayıtların muhasebe yazılımında tutulduğu durumlarda küçük işletme ve serbest çalışan denetimlerinde denetçilerin, yöneticinin kullanıcı adı ve parolasıyla birlikte kayıtların yedek dosyasını erkenden istediğini söyler. Bu tür denetimlerin çoğunda isteyeceğini belirtir; dar kapsamlı bir denetimde dosyaya ihtiyaç duymayabilir. Mükellef, günlük parolasını vermek yerine yedek için geçici bir yönetici parolası belirleyebilir. Denetim için yeniden oluşturulan bir dosya talebi karşılamaz ve kayıtlardan mükellef sorumlu kalır.

Şunları sorun:

• Hangi yazılım, parasını kim ödüyor ve hesap kimin adına?
• Ana yönetici ben olacak muyum, muhasebe sorumlusu ayrı bir kullanıcı mı olacak?
• İstediğim zaman ve her yıl sonunda dosyanın tam yedeğini dışa aktarabilir miyim?
• Kendi sisteminizi kullanıyorsanız ayrılırken ne alacağım ve hangi formatta?
• İş bittikten sonra kayıtlarımı ne kadar süre saklıyorsunuz?

Tek yönetici girişini elinde tutan ya da size rapor verip dosyayı hiç vermeyen bir muhasebe sorumlusu, sizi bir denetçiye yanıt veremez durumda bırakabilir. Muhasebe sorumlusuna erişim vermek rehberine bakın.

Hangi erişime ihtiyaçları var ve kimsenin parayı hareket ettirememesi için sınırlanabilir mi?

Muhasebe sorumlusunun, işi görecek en az erişimle kendine ait bir girişi olmalıdır. Birçok sahip banka yönetimini, ödeme onayını ve bordro vergisi kaydını kendinde veya ikinci bir kişide tutar. Publication 4557, erişimi ihtiyacı olan kişilerle sınırlamayı ve kimin ne zaman ne yaptığını ve neyin değiştiğini kaydeden denetim izleri tutmayı söyler. IRS ayrıca hazırlayıcının müşterinin iadesini hazırlayıcının kendi hesabına yönlendirmesini bir uyarı işareti olarak sayar.

Şunları sorun:

• Hangi banka rolüne ihtiyacınız var; hesapları görüntüleyip ödeme yapamayan, alıcı ekleyemeyen veya limit değiştiremeyen bir rol var mı?
• Ödemeleri kim onaylıyor ve gönderiyor?
• Kendi girişinizi mi kullanacaksınız, benimkini asla mı kullanmayacaksınız?

Burada anılan IRS sayfaları banka rollerini anlatmaz; roller bankaya göre değişir. Bankaya sorun ve yanıtı yazılı alın. Adımlar muhasebe sorumlusuna hesaplarınıza erişim vermek rehberindedir.

Fiyat nasıl belirleniyor ve neler ek ücrete tabi?

Ücretin neye dayandığını ve neyin ek ücret doğurduğunu sorun; çünkü teklifler yalnızca iş aynı olduğunda karşılaştırılabilir. Burada anılan resmi kaynakların hiçbiri muhasebe ücretlerini belirlemez; bu yüzden hizmet sözleşmesinin şartları belirler. Muhasebe sorumlusunun aylık maliyeti rehberine bakın.

Şunları sorun:

• Ücret sabit mi saatlik mi ve hangi hacmi varsayıyor: işlem, hesap, işletme sayısı?
• Ek olarak neler faturalandırılıyor: bordro çalıştırmaları, yüklenici formları, eyalet bazında satış vergisi beyannameleri, gecikmiş ayların tamamlanması, yıl sonu işleri, yeniden yapılan işler?
• Hacim artarsa ücrete ne olur ve fiyat değişikliği için ne kadar önceden bildirim yapılır?
• Peşin ödenen bir şey var mı ve makbuzu nasıl alırım?

IRS, makbuzsuz yalnızca nakit ödemeyi ve iadenin bir yüzdesine bağlı ücreti kötü bir hazırlayıcının işaretleri arasında sayar ve yapılmayan hizmet için ücret almayı usulsüzlük olarak listeler. Yazılı hale getirilecek şartlar için hizmet sözleşmesi rehberine bakın.

Verilerimi nasıl koruyorlar ve ayrıldığımızda ne olur?

Hiçbir şey göndermeden önce güvenlik uygulamalarını, imzadan önce de ayrılık şartlarını isteyin. Publication 4557, vergi uzmanlarının müşteri verilerini yazılı bir bilgi güvenliği planı gerektiren FTC Safeguards Rule kapsamında korumak zorunda olduğunu söyler ve temel adımları listeler. IRS sayfası, kuralın beyanname hazırlamayan bir muhasebe sorumlusunu kapsayıp kapsamadığını belirtmez; ancak bu sorular yine de makuldür.

Veri hakkında sorun:

• Yazılı bir güvenlik planı var mı ve sorumlusu kim?
• Verilerime ulaşan herkes için ikinci bir giriş adımı zorunlu mu?
• Belgeleri nasıl alıp gönderiyorsunuz: düz e-posta değil, güvenli bir portal veya şifreli aktarım mı?
• Dosyalar şifreleniyor ve yedekleniyor mu?
• Verilerim açığa çıkarsa bana haber verecek misiniz?

Ayrılık hakkında sorun:

• Ayrıldığımızda ne alacağım: tam dosya, dayanak belgeler ve açık kalemler listesi, ve ne kadar hızlı?
• Tüm girişleri kaldıracak ve IRS yetkilendirmelerinden çekilecek misiniz? Publication 4557, uzmanlara artık müşteri olmayanlar için yetkilendirmelerden çekilmelerini söyler; Form 8821 ve Form 2848 talimatları bir yetkilendirmeyi kendiniz nasıl iptal edeceğinizi açıklar.
• Kopyalarınız ne zaman imha ediliyor?

Kendi kopyanızı tutun: IRS, işverenlere istihdam vergisi kayıtlarını verginin vadesinden veya ödenmesinden hangisi daha geçse o tarihten itibaren en az dört yıl saklamalarını, diğer kayıtları ise bir beyannamedeki gelir veya indirimleri kanıtlamak için gerekebileceği sürece saklamalarını söyler. IRS ayrıca müşterinin asıl kayıtlarını iade etmemeyi hazırlayıcı usulsüzlüğü olarak listeler. Devir için muhasebe sorumlunuzu değiştirmek rehberine bakın.

Kimden referans isteyebilirim ve hangi tehlike işaretleri “hayır” demek anlamına gelir?

Sizinkine benzer bir işletmesi olan iki veya üç güncel müşteri isteyin ve her birine raporların zamanında gelip gelmediğini, bir yatırımın ya da beyanın hiç kaçırılıp kaçırılmadığını, yanıtların peşinden koşmak zorunda kalıp kalmadıklarını ve devrin nasıl geçtiğini sorun. Burada anılan resmi kaynakların hiçbiri referans soruları vermez. Aşağıdaki tehlike işaretleri yukarıdaki risklerden ve IRS'nin hazırlayıcı usulsüzlüğü olarak listelediklerinden gelir. Beyanname hazırlayan veya bordro yürüten bir muhasebe sorumlusu bu listelerin kapsamına girer; aynı davranışlar bunu yapmayan biri için de makul sınavlardır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Rakamlar ABD doları cinsindendir.

Tek bir çevrimiçi mağaza için üç teklif

Phoenix'teki bir e-ticaret LLC'si üç teklif alır. Sahip her muhasebe sorumlusuna aynı soruları sorar: hangi hesapların mutabakatı yapılıyor, hangi eyaletlerde beyan veriliyor, bordro yatırımlarını kim yürütüyor ve ek olarak neler faturalandırılıyor.

Yanıtlar üç farklı iş olduğunu gösterir; bu yüzden kapsam aynı olana kadar teklifler karşılaştırılamaz.

Bordro yatırımlarından kim sorumlu

Bir restoran sahibi bordro yatırımlarını kimin yürüttüğünü sorar. Sağlayıcı, yani onun işveren vergi kimlik numarası altında yatırım yapan sıradan bir bordro şirketi, sorumluluğun sahipte kaldığını söyler. Sahip, kendi PIN'iyle EFTPS'e kaydolur ve her çeyrekte sistemde görünen yatırımları bordro raporlarıyla karşılaştırır. Bir yatırımın tek bir kez bile eksik olması IRS'nin tarif ettiği tehlike işaretidir; bu yüzden hemen sağlayıcıya sorar.

Sabit ücrete tam banka erişimi

Serbest çalışan bir kişiye ayda US$150 ücretle tam banka erişimi önerilir. O ise önce salt görüntüleme erişimi ve yazılı bir kapsam ister. Bankada salt görüntüleme rolü yoktur; bu yüzden her ay hesap özetlerini gönderir, ödeme girişini kendinde tutar ve ancak kapsam ile ayrılık şartları yazıya döküldükten sonra imzalar.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Muhasebe sorumlusu arıyorsunuz, çoğu zaman kötü bir ilk deneyimden sonra: imzalamadan önce kapsamı, kapanış zamanlamasını, erişimi ve ayrılık şartlarını yazılı olarak netleştirin. Yalnızca muhasebe sorumlusuna mı yoksa beyannamelerinizi veren bir CPA'ya bağlı olana mı ihtiyacınız olduğu bordroya, satış vergisine, işletme türünüze ve beyannamenin gereklerine bağlıdır. Muhasebe desteği ile birlikte konuşun.
• Kayıtlar geride kalmış veya son muhasebe sorumlusu dağınık bir dosya bıraktı: gecikmiş kayıtların tamamlanması rehberine bakın ve bir beyanname bu kayıtlara dayanmadan önce muhasebe desteği alın. Yeni muhasebe sorumlusuna dosyayı nasıl devralacağını sorun.
• Bir bordro yatırımı kaçırıldı veya bir IRS ya da eyalet bildirimi geldi: bordro vergilerinde gecikme ve işletmenize gelen IRS bildirimi rehberlerine bakın. Cezalar ve kişisel sorumluluk olgulara bağlıdır; bu yüzden etkilenen ayları muhasebe desteği ile gözden geçirtin.
• Bir ortaklık, bir şirket veya birkaç işletme bu kayıtlardan beyanname verecek: muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA rehberine bakın ve beyannameye bağlı muhasebe desteğini sorun.
• Bir sahip, banka hesabı veya müşteri ABD dışında: muhasebe sorumlusunun yabancı sahipli veya iki ülkeli işletmelerin kayıtlarını tutup tutmadığını sorun ve ABD kayıtlarında döviz hesapları rehberiyle sınır ötesi vergi desteğine bakın.
• Çevrimiçi bir paketi, bir CPA firmasını, yerel ya da uzaktan bir muhasebe sorumlusunu karşılaştırıyorsunuz veya girişimsiniz: çevrimiçi muhasebe hizmeti veya CPA firması, yerel veya çevrimiçi muhasebe sorumlusu ve girişim için muhasebeci seçmek rehberlerine bakın.
• Zaten bir muhasebe sorumlunuz var veya ihtiyacınız olup olmadığından emin değilsiniz: muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etme, muhasebe sorumlunuzu değiştirmek ve kayıtları kendiniz tutmak veya muhasebe sorumlusu tutmak rehberlerine bakın. Yanıt bordroya, satış vergisine veya kayıtların beslediği beyannameye bağlıysa muhasebe desteği ile birlikte konuşun.