ספק שכר לא הפקיד מסי שכר: הודעת IRS ומה עושים

מי חייב במס השכר כשספק השכר לא הפקיד אותו?

המעסיק חייב בו כמעט בכל מערך של מיקור חוץ. IRS מחייב את העסק שמחזיק בחשבון השכר במס, בקנסות ובריבית, גם אם הכסף עבר לספק שלא העביר אותו הלאה (IRS: מיקור חוץ של משימות שכר). ספק שירותי שכר או סוכן דיווח אינו חב כמעסיק, או כסוכן של המעסיק, במסי השכר של המעסיק (פרסום 15, סעיף 16). רק ארגון העסקה מקצועי מוסמך (CPEO) לוקח אותו על עצמו בדרך כלל, ורק לגבי עובדי הלקוח המועסקים דרכו (worksite employees); ראו בהמשך.

המקרה אינו פשוט כאשר:

• מעורב יותר מרבעון אחד, או שאי אפשר לדעת אילו רבעונים הופקדו;
• הספק (חברת שכר, שירות או תוכנה) גם לא הגיש את הדוחות הרבעוניים, נסגר או הפסיק לענות;
• הספק רק חישב את השכר והשאיר את התשלומים לכם, או שהספרים שלכם מציגים את המס כמשולם בעוד שחשבון IRS מציג יתרה;
• מכתבי IRS נשלחו לכתובת שאינכם קוראים;
• הסכום שלא שולם כולל מס שנוכה מהעובדים, שיכול להגיע אל אנשים פרטיים.

לפני שמתקשרים ל-⁠IRS אספו: דפי בנק שמראים כל חיוב של מס שכר, אישורי תשלום עם מספרי מעקב EFT, דוחות המס של הספק והסכם השירות (הורידו אותם כל עוד יש לכם גישה), היסטוריית התשלומים והתדפיסים שלכם מ-⁠IRS, וכל הודעה מ-⁠IRS עם התאריך שלה. העמוד עוסק רק במס שכר פדרלי. בחשבונות שכר ואבטלה מדינתיים יכול להיות אותו פער; ראו פיגור במסי שכר.

מה עושים קודם כשמגיעים חשבון או הודעה מ-⁠IRS?

פנו ל-⁠IRS וציינו שמעורב ספק שכר; אל תחכו לספק. IRS מורה למעסיקים להתקשר למספר שבחשבון, לכתוב למשרד ששלח אותו או להתקשר ל-⁠⁦800-829-4933⁩ (IRS: מיקור חוץ של משימות שכר). לפי הסדר הזה:

1. רשמו את מועד התגובה שבהודעה. מה ההודעה אומרת, ראו הודעה מ-⁠IRS לעסק.
2. בקשו מ-⁠IRS את החשבון לפי רבעונים: דוחות שהוגשו, תשלומים שנרשמו, קנסות שנקבעו. נציג יכול לראות את החשבון שלכם עם טופס 8821, או לדבר ולפעול בשמכם עם טופס 2848.
3. שלמו מס שאושר שלא שולם, אחרי התאמת רישומי התשלומים. אם אישור תשלום מראה שכסף נשלח ל-⁠IRS ואינו מופיע ברבעון, פנו ל-⁠IRS עם האישור או עם מספר המעקב EFT כדי לאתר אותו ולתקן לאן נרשם (פרסום 15). את היתרה שלמו מהחשבון שלכם. תשלום עוצר קנסות וריבית נוספים על הסכום הזה (IRS: קנס על אי-הפקדה), וסכום שעדיין לא שולם יותר מ-⁠10 ימים אחרי ההודעה הראשונה עובר לשיעור קנס ההפקדה של ⁦15%⁩.
4. השאירו ב-⁠IRS את הכתובת שלכם. IRS מזהיר שהפניית הכתובת לספק עלולה להשאיר אתכם בלי ידיעה על עניינים של מס.
5. אם מס שנוכה עדיין לא שולם, ראו בהמשך את הסעיף על אחריות אישית, שמסביר מה IRS בודק כששילמו קודם לנושים אחרים.

איך מוכיחים מה הספק הפקיד ומה לא?

קודם אשרו את סוג ההסדר. ספק שירותי שכר או סוכן דיווח מגיש ומפקיד תחת מספר המעסיק שלכם (EIN). סוכן מאושר לפי סעיף 3504 או CPEO מגישים דוחות מצטברים ומפקידים תחת המספר שלהם, ולכן דוח או הפקדה שחסרים תחת המספר שלכם בלבד אינם מוכיחים כשל. השיגו את האישורים שלהם, ושאלו את IRS איך החשבון שלכם מתייחס אליהם לפני שמגישים שוב (IRS: טבלת הסדרי צד שלישי; IRS: לקוחות CPEO).

אחר כך השוו שלושה רישומים לכל רבעון: מה יצא מהבנק שלכם, מה IRS קיבל, ומה IRS רשם בחשבון שלכם.

EFTPS שומרת באינטרנט יותר משנה של היסטוריית תשלומים; לתשלומים ישנים יותר השתמשו בתדפיס החשבון. אם הספק רשם אתכם, יש לכם Inquiry PIN לבדיקת הפקדות; הפעילו אותו (פרסום 15). חשבון מס עסקי מציג גם הודעות של IRS; LLC שמגישה כעסק יחידני עדיין אינה יכולה להשתמש בו ונשענת על EFTPS ועל מכתבי IRS (IRS: חשבון מס עסקי).

בנו שורה אחת לכל רבעון: המס שמופיע בדוחות השכר, הסכום שנמשך מהבנק שלכם, הסכום ש-⁠IRS זיכה ובאיזה תאריך, והאם הדוח הוגש. פער בין העמודה הראשונה לשלישית מצביע על מס שלא שולם, והתאריכים בעמודה השלישית קובעים את הקנסות.

האם הספק דילג על הדוחות הרבעוניים, או רק על ההפקדות?

בדקו את שניהם; אלה כשלים שונים עם קנסות שונים. תדפיס החשבון מראה אם טופס 941 נרשם לכל רבעון ואילו תשלומים נרשמו מולו.

שיעור הקנס על אי-הפקדה תלוי בכמה זמן אחרי המועד הכסף הגיע ל-⁠IRS. השיעורים אינם מצטברים.

שיעורי הקנס על אי-הגשה ועל אי-תשלום מופיעים בפרסום 15. בחודש שבו שניהם חלים, קנס האי-הגשה מופחת בסכום קנס האי-תשלום. שיעור הקנס על אי-תשלום עולה ל-⁠⁦1%⁩ בחודש החל מ-⁠10 ימים אחרי הודעה על כוונה לעקל, או מוקדם יותר בדרישה לתשלום מיידי (⁦26 U.S.C. 6651(d)⁩). ריבית רצה גם על המס ועל הקנסות עד התשלום.

כשל שלישי הוא הודעות שמעולם לא הגיעו אליכם. IRS כותב לכתובת שיש לו בתיק; אם היא שונתה לכתובת הספק, עדכנו אותה בטופס ⁦8822-B⁩ (פרסום 15). גם טופס 940 השנתי וטפסי ⁦W-2⁩ יכולים להיות חסרים: ראו פיגור במסי שכר וטפסי ⁦W-2⁩ ו-⁠1099 באיחור.

האם IRS יכול לבטל את הקנסות בגלל כשל של הספק?

לפעמים, אבל כשל של הספק לבדו אינו בדרך כלל הסיבה. IRS קובע שהסתמכות על איש מקצוע בתחום המס אינה בדרך כלל סיבה תקפה, והנוהל הפנימי שלו (הנחיות לעובדי IRS, לא חוק) קובע שאי אפשר להאציל את החובה להפקיד (IRS: סיבה סבירה; IRS manual, 20.1.1). הנוהל קובע גם שאין הקלה בשל עיכוב של מעבד שכר, כי זה עניין בין המעבד ללקוח שלו לפי החוזה ביניהם (IRS manual, 20.1.4).

נשארות שלוש דרכים:

שתי הראשונות בודקות את היסטוריית החשבון שלכם, לא את מי שגרם לכשל. הן דורשות:

• אותו דוח שהוגש בזמן בכל אחת מ-⁠3 השנים הקודמות (12 רבעונים), אלא אם רישומי IRS מראים שלא הייתה חובת הגשה לתקופה; דוח ש-⁠IRS הכין בשבילכם אינו נחשב;
• אין קנס שנקבע בשנים האלה, או שקנס שנקבע בוטל מאוחר יותר בשל סיבה סבירה או טעות של IRS;
• בדוחות של מסי שכר, פחות מארבעה ביטולי קנס הפקדה בתקופה הזו, וקנס שלא נגרם מהימנעות מ-⁠EFTPS.

הקלה אוטומטית דורשת גם שהדוח המקורי הוגש תוך 3 שנים ממועד ההגשה שלו (IRS: הקלה בקנסות מנהליים; עדכון הנוהל של IRS). רבעון שכבר קיבל הקלה בדרך הזו אינו נחשב אחר כך רבעון נקי, ולכן היא מגיעה בדרך כלל לרבעון אחד ברצף של רבעונים שהוחמצו. איך מבקשים: ראו פיגור במסי שכר.

סיבה סבירה תלויה בעובדות: זהירות ושיקול דעת רגילים בעסק, היסטוריית ציות, כמה מהר תיקנתם את הבעיה, והאם הסיבה הייתה מחוץ לשליטתכם (IRS manual, 20.1.1). עובדות מועילות: מתי הכסף יצא מהבנק, איך עקבתם אחרי הספק, מתי נודע לכם על הכשל, ובאיזו מהירות הפקדתם או הגשתם אחר כך. ההצהרה חייבת להתייחס לכל הפקדה שנקנסה לפי סכום ותאריך, אחרת IRS רואה זאת כאילו לא הוצגה סיבה תקפה. כשהספק משך את הכסף מהחשבון שלכם בזמן אבל שלח אותו באיחור, הנוהל כן מורה לבודקים לערוך בדיקת סיבה סבירה (IRS manual, 20.1.4). אף אחד מהם אינו הבטחה להקלה.

כדי לבקש, התקשרו למספר שבהודעה עם ההודעה, הקנס והסיבות שלכם. קנס שבוטל לוקח איתו את הריבית שלו, אבל לא את המס ולא את הריבית על המס (IRS: סיבה סבירה). אם כבר שילמתם את הקנס, תביעה להחזר בטופס 843 חייבת בדרך כלל להיות מוגשת תוך 3 שנים מהגשת הדוח או 2 שנים מהתשלום, לפי המאוחר (IRS: הוראות טופס 843).

איך מתקנים את החשבון ומשלמים את החוב?

תקנו קודם את ההגשות ושלמו את המס, כי בקשה להקלה נשענת על חשבון מתוקן. לפי הסדר:

1. הגישו את מה שחסר. הגישו טופס 941 של כל רבעון שלא הוגש מעולם תחת המספר שלכם. השתמשו בטופס ⁦941-X⁩ כדי לתקן שכר או מס בדוח שהוגש. אם רק תאריכי החבות או הסכומים שלה (חלק 2 או Schedule B) שגויים, אל תגישו בשבילם טופס ⁦941-X⁩; Schedule B מתוקן יכול להפחית קנס הפקדה (IRS: הוראות טופס ⁦941-X⁩; IRS: הוראות Schedule B). אם הדוח נכון ורק ההפקדות חסרות, אין מה לתקן: משלמים את המס.
2. שלמו מהחשבון שלכם דרך חשבון המס העסקי, EFTPS או Direct Pay, שהם חינמיים (IRS: הפקדה ודיווח של מסי שכר). IRS מייחס בדרך כלל הפקדה קודם לחבות האחרונה ברבעון. אחרי הודעת קנס הפקדה אפשר לקבוע איך ייוחסו הפקדות תוך 90 ימים מההודעה (פרסום 15).
3. אם אינכם יכולים לשלם הכול, שלמו מה שאפשר ובקשו תוכנית תשלומים; ראו תוכניות תשלומים לחוב מס עסקי. תשלום חלקי בלי הוראה בכתב מיוחס בדרך כלל קודם לחלק של המעסיק. תשלום מרצון אפשר לייעד בכתב, בזמן התשלום ולתקופות מוגדרות, למס שנוכה (IRM 5.7.4).
4. התאימו את הספרים לחשבון IRS. ספרים שנבנו מדוחות של ספק יכולים להציג כמשולם מס ש-⁠IRS לא קיבל מעולם. התאימו את התחייבות מס השכר לפי רבעונים; ראו התחייבויות שכר שלא נסגרות ופקודות יומן לשכר.
5. בקשו הקלה בקנסות כמתואר למעלה.

האם אפשר לדווח על ספק השכר, ומה IRS עושה עם התלונה?

כן. הגישו טופס 14157, תלונה על מכין דוחות. יש בו מעמד של ספק שירותי שכר ותלונה על מסי שכר, לספק שלא העביר מס שכר במלואו או בזמן, או שלא הכין דוחות במדויק או בזמן. צרפו את הסכם השירות; אל תשלחו דוחות מקוריים או תשלומים. הטופס מורה להגיש אונליין ב-⁠IRS.gov/SubmitATip, ו-⁠IRS אומר שתלונות על ספקים מטופלות ונחקרות בעדיפות (IRS: מיקור חוץ של שכר וגורמי תשלום צד שלישי).

התלונה אינה מתקנת את החשבון שלכם. השיבו להודעה או התקשרו ל-⁠⁦800-829-4933⁩ (IRS: התנהגות בלתי תקינה של מכיני דוחות מס). קבלת כסף בחזרה מהספק היא עניין חוזי, מחוץ ל-⁠IRS.

האם ארגון העסקה מקצועי שונה משירות שכר?

כן. ההבדל הוא מי חב. ארגון העסקה מקצועי מוסמך (CPEO) מסכים בחוזה לקחת על עצמו חלק מחובות מסי השכר הפדרליים שלכם או את כולן, ורק ארגון מוסמך מעביר את החבות מכם, בדרך כלל רק לגבי עובדי הלקוח המועסקים דרכו (IRS: טבלת הסדרי צד שלישי; IRS: לקוחות CPEO).

ארגון העסקה מקצועי שאינו ברשימת הארגונים המוסמכים של IRS נמצא מחוץ לכלל ה-⁠CPEO, ולכן אל תניחו שהוא נושא באחריות (IRS: לקוחות CPEO; ⁦26 U.S.C. 3511⁩).

האם אני אחראי אישית למס שלא שולם?

זה תלוי באופן שבו העסק מאורגן ובמי שלט בכסף. אפשר להגיע אל אנשים פרטיים בשתי דרכים.

כמעסיק. בעל עסק יחידני חב אישית במסי שכר. LLC עם חבר אחד היא ישות נפרדת לצורכי מסי שכר, ולכן ה-⁠LLC חבה ולא הבעלים ישירות. שותפים כלליים חבים בדרך כלל בחובות השותפות לפי דיני המדינה, ושותפות בעלת אחריות מוגבלת (LLP) יכולה להיות שונה (IRS manual, 5.17.7; IRS: LLC עם חבר אחד).

לפי קנס שחזור מסי נאמנות (trust fund recovery penalty, TFRP). אם IRS אינו יכול לגבות מיד מהעסק מס שנוכה ולא שולם, אדם אחראי שנמנע במכוון מלגבות או להעביר אותו עלול לחוב ב-⁠⁦100%⁩ מהמס שנוכה ולא שולם (⁦26 U.S.C. 6672⁩): מס ההכנסה שנוכה בתוספת חלק העובדים בביטוח הלאומי ובמדיקר. החלק של המעסיק עצמו אינו נכלל. IRS מונה את ספק השכר ואת האחראים בו בין אלה שיכולים להיות אחראים (IRS: קנס שחזור מסי נאמנות). מי נחשב אחראי ומה פירוש “במכוון” מוסבר בקנס שחזור מסי נאמנות.

לבעלים שמגלה שהספק לא הפקיד, מה שקורה אחר כך הוא החשוב ביותר. שימוש בכסף זמין לתשלום לנושים אחרים כשהעסק אינו יכול לשלם את המס הוא סימן לכוונה, ו-⁠Notice 784 רואה בתשלום שכר נטו במקום המס סימן כזה (IRS: הודעה 784). IRS מציע את הקנס במכתב. יש לכם 60 ימים מתאריך המכתב לערער, או 75 ימים אם הוא נשלח לכתובת מחוץ לארצות הברית. אחרי קביעת הקנס הוא יכול להטיל שעבוד או עיקול על נכסים אישיים. יש לו בדרך כלל 3 שנים מ-⁠15 באפריל של השנה הבאה, או ממועד ההגשה אם הוא מאוחר יותר, כדי לקבוע אותו, ואין מגבלת זמן כל עוד הדוח לתקופה לא הוגש (IRM 5.7.3).

איך אני בודק הפקדות בעצמי מעכשיו?

בדקו בעצמכם; אל תסתמכו על הדוח של הספק.

1. הירשמו ל-⁠EFTPS תחת מספר המעסיק שלכם, או השתמשו בחשבון המס העסקי. הפעילו את ה-⁠Inquiry PIN אם הספק רשם אתכם.
2. אחרי כל הרצת שכר, ודאו שיש תשלום בסכום הנכון עד מועד ההפקדה. IRS מגדיר את התשלום הראשון שהוחמץ או שבוצע באיחור כדגל אדום (IRS: מיקור חוץ של משימות שכר).
3. לפני הגשת כל טופס 941, השוו את סך המסים אחרי התאמות וזיכויים שאינם ניתנים להחזר (שורה 12) לסך ההפקדות ברבעון (שורה 13), שיכול לכלול תשלום יתר שהועבר מרבעון קודם, ולהיסטוריית התשלומים שלכם ב-⁠IRS; ודאו שתאריכי החבות (חלק 2 או Schedule B) תואמים את תאריכי התשלום שלכם (IRS: הוראות טופס 941; IRS: הוראות Schedule B).
4. עם ארגון העסקה מקצועי מוסמך (CPEO), ההפקדות נעשות תחת המספר של ה-⁠CPEO והלקוחות שלו אינם יכולים לראות אותן ב-⁠EFTPS; בקשו מה-⁠CPEO הוכחה (IRS: לקוחות CPEO).

כשעוברים לספק חדש, ראו החלפת ספק שכר.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

שני רבעונים של חיובים, בלי הפקדות

חברת השכר של LLC שמפעילה מסעדה משכה מחשבון הבנק שלה ⁦$9,000⁩ לרבעון עבור מס, אבל לא הפקידה דבר במשך שני רבעונים. IRS מחייב ⁦$18,000⁩ בתוספת קנסות. חיובי הבנק מוכיחים שהכסף יצא; רק חשבון IRS מראה אם משהו ממנו הגיע, וה-⁠LLC חבה בכל מה שלא שולם. נניח ש-⁠⁦$6,000⁩ מתוך ⁦$9,000⁩ בכל רבעון נוכו מהעובדים. אם ה-⁠LLC אינה יכולה לשלם, IRS יכול לקבוע את קנס שחזור מסי נאמנות נגד אדם שימצא אחראי ופועל במכוון; הסכום נמדד לפי החלק שנוכה, ⁦$12,000⁩. החלק של המעסיק, ⁦$6,000⁩, נשאר אצל ה-⁠LLC.

מנוי שפג

המנוי לשירות השכר של חברה קטנה פג במרץ, והבעלים האמין שהמסים עדיין מוגשים. הדוח וההפקדות של הרבעון השני לא בוצעו מעולם. החברה מגישה את הדוח החסר, מפקידה את המס מהחשבון שלה ומבקשת הקלה בקנסות. IRS אינו מקבל בדרך כלל הסתמכות על אחר שיגיש ויפקיד כסיבה סבירה, ולכן ההקלה עשויה להיות תלויה ברישום של החברה בשלוש השנים הקודמות, אם היא זכאית כלל לדרכים המנהליות.

הפקדה שבוצעה באיחור של 20 יום

הפקדה של ⁦$6,000⁩ מגיעה ל-⁠IRS באיחור של 20 יום. זה יותר מ-⁠15 יום, ולכן הקנס על אי-הפקדה הוא ⁦10%⁩, או ⁦$600⁩, בתוספת ריבית. החברה מבקשת הקלה בטלפון, או בטופס 843 עם התאריכים בכתב, ומצרפת את דף הבנק שמראה מתי הכסף יצא מהחשבון.

המצב שלכם שונה?

• IRS שלח לכם חשבון על מס שספק היה אמור לשלם, אתם לא יכולים לדעת אילו רבעונים הופקדו, או שמעורב יותר מרבעון אחד: מה שולם ומה חייבים בכל רבעון, והאם לבקש הקלה בקנסות ועל סמך מה, תלוי ברישומים שנבנים מחדש רבעון אחר רבעון. ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• הספרים שלכם מציגים את מס השכר כמשולם אבל IRS מציג יתרה, או שהספק נסגר ולא השאיר דוחות: צריך לבנות מחדש כל רבעון מדפי בנק ומתדפיסי IRS, לא מדוחות הספק. ראו עזרה בהנהלת חשבונות והתחייבויות שכר שלא נסגרות.
• פקיד גבייה בשטח רוצה להיפגש, או ש-⁠IRS מציע קנס אישי: ראו קנס שחזור מסי נאמנות.
• היתרה גבוהה ממה שהעסק יכול לשלם: ראו תוכניות תשלומים לחוב מס עסקי.
• החמצתם הפקדות או דוחות מסיבות שאינן קשורות לספק: ראו פיגור במסי שכר.
• איש הנהלת החשבונות או רואה החשבון שלכם גרמו לקנס: ראו טעויות של איש הנהלת חשבונות ומי משלם את הקנסות.
• הרצת שכר עצמה הייתה שגויה: ראו תיקון טעות בשכר.