Für wen dieser Ratgeber gedacht ist
- Arbeitgeber, deren Lohnabrechnungsanbieter Einzahlungen der Lohnsteuer des Bundes oder Erklärungen versäumt hat
- Eigentümer, die vom IRS eine Rechnung oder ein Schreiben über Strafzuschläge für Lohnsteuer erhalten haben, die sie für gezahlt hielten
Hier nicht behandelt
- Lohnsteuer- und Arbeitslosenversicherungskonten der Bundesstaaten
- Den Anbieter verklagen oder Geld von ihm zurückholen
- Was die einzelnen IRS-Schreiben nach ihrer Nummer bedeuten
- Das Gespräch mit einem Revenue Officer und der Trust Fund Recovery Penalty im Detail
Wer schuldet die Lohnsteuer, wenn der Lohnabrechnungsanbieter sie nicht eingezahlt hat?
In fast jeder ausgelagerten Konstellation schuldet der Arbeitgeber sie. Der IRS stellt dem Unternehmen, dem das Lohnabrechnungskonto gehört, die Steuer, die Strafzuschläge und die Zinsen in Rechnung, auch wenn das Geld an einen Anbieter ging, der es nie weitergeleitet hat (IRS: Auslagerung der Lohnabrechnungspflichten). Ein Lohnabrechnungsdienst (Payroll Service Provider) oder Reporting Agent (Meldebeauftragter) haftet weder als Arbeitgeber noch als Vertreter des Arbeitgebers für dessen Lohnsteuern (Publication 15, section 16). Nur eine zertifizierte Professional Employer Organization (CPEO) übernimmt sie in der Regel, und zwar für ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz (Worksite Employees); siehe unten.
Der Fall ist nicht einfach, wenn:
- mehr als ein Quartal betroffen ist oder Sie nicht erkennen können, für welche Quartale eingezahlt wurde;
- der Anbieter (ein Lohnabrechnungsunternehmen, ein Dienst oder eine Software) auch die vierteljährlichen Erklärungen versäumt hat, geschlossen wurde oder nicht mehr antwortet;
- der Anbieter die Lohnabrechnung nur berechnet und die Zahlungen Ihnen überlassen hat, oder Ihre Bücher die Steuer als gezahlt zeigen, während das IRS-Konto einen offenen Betrag ausweist;
- IRS-Schreiben an eine Adresse gingen, die Sie nicht lesen;
- der offene Betrag Steuern enthält, die von Arbeitnehmern einbehalten wurden und die einzelne Personen treffen können.
Stellen Sie zusammen, bevor Sie den IRS anrufen: Kontoauszüge mit jeder Lastschrift für die Lohnsteuer, Zahlungsbestätigungen mit EFT-Referenznummern (Trace Numbers), die Steuerberichte und den Dienstleistungsvertrag des Anbieters (laden Sie sie herunter, solange Sie noch Zugriff haben), Ihren IRS-Zahlungsverlauf und Kontoauszüge sowie jedes IRS-Schreiben mit seinem Datum. Diese Seite behandelt nur die Lohnsteuer des Bundes. Lohnsteuer- und Arbeitslosenversicherungskonten der Bundesstaaten können dieselbe Lücke haben; lesen Sie dazu Rückstand bei der Lohnsteuer.
Was sollte ich zuerst tun, wenn der IRS eine Rechnung oder ein Schreiben schickt?
Wenden Sie sich an den IRS und sagen Sie, dass ein Lohnabrechnungsanbieter beteiligt ist; warten Sie nicht auf den Anbieter. Der IRS rät Arbeitgebern, die Nummer auf der Rechnung anzurufen, an die Dienststelle zu schreiben, die sie geschickt hat, oder 800-829-4933 anzurufen (IRS: Auslagerung der Lohnabrechnungspflichten). In dieser Reihenfolge:
- Notieren Sie das Antwortdatum im Schreiben. Was das Schreiben bedeutet, lesen Sie unter Ein IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen.
- Bitten Sie den IRS um das Konto nach Quartalen: eingereichte Erklärungen, verbuchte Zahlungen, festgesetzte Strafzuschläge. Ein Vertreter kann Ihr Konto mit Form 8821 einsehen oder mit Form 2848 für Sie sprechen und handeln.
- Zahlen Sie die Steuer, die nach dem Abgleich der Zahlungsunterlagen als unbezahlt bestätigt ist. Zeigt eine Zahlungsbestätigung, dass Geld an den IRS ging, das im Quartal fehlt, wenden Sie sich mit der Bestätigung oder der EFT-Referenznummer an den IRS, um die Zahlung zu finden und ihre Zuordnung zu berichtigen (Publication 15). Zahlen Sie den Rest von Ihrem eigenen Konto. Die Zahlung stoppt weitere Strafzuschläge und Zinsen auf diesen Betrag (IRS: Zuschlag bei versäumter Einzahlung), und ein Betrag, der mehr als 10 Tage nach dem ersten Schreiben noch offen ist, fällt unter den Zuschlagssatz für versäumte Einzahlungen von 15 %.
- Halten Sie Ihre eigene Adresse beim IRS aktuell. Der IRS warnt, dass die Umleitung an den Anbieter dazu führen kann, dass Sie steuerliche Vorgänge nicht bemerken.
- Ist einbehaltene Steuer noch offen, lesen Sie den Abschnitt zur persönlichen Haftung unten, der behandelt, worauf der IRS achtet, wenn andere Gläubiger zuerst bezahlt werden.
Wie belege ich, was der Anbieter eingezahlt hat und was nicht?
Klären Sie zuerst die Konstellation. Ein Lohnabrechnungsdienst oder Reporting Agent reicht Erklärungen ein und zahlt unter Ihrer EIN (Employer Identification Number, US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen) ein. Ein zugelassener Section-3504-Bevollmächtigter oder eine CPEO reicht Sammelerklärungen ein und zahlt unter seiner eigenen Nummer ein; eine fehlende Erklärung oder Einzahlung allein unter Ihrer Nummer beweist daher kein Versagen. Lassen Sie sich seine Bestätigungen geben, und fragen Sie den IRS, wie Ihr Konto sie behandelt, bevor Sie erneut einreichen (IRS: Übersicht der Drittanbieter-Konstellationen; IRS: CPEO-Kunden).
Vergleichen Sie dann für jedes Quartal drei Unterlagen: was Ihre Bank verlassen hat, was der IRS erhalten hat und was der IRS auf Ihrem Konto verbucht hat.
| Unterlage | Was sie zeigt | Grenze |
|---|---|---|
| Kontoauszüge | Datum und Betrag, die der Anbieter von Ihrem Konto abgebucht hat | Geld, das Ihr Konto verlässt, ist selbst noch keine Einzahlung; Sie haften weiter, bis es beim US-Finanzministerium (Treasury) ankommt (IRS-Handbuch, 20.1.4) |
| Zahlungsverlauf in EFTPS oder im Business Tax Account | Jede Zahlung, die der IRS unter Ihrer EIN erhalten hat, mit Datum | Nichts zu Zahlungen unter einer anderen Nummer, etwa der einer CPEO |
| Kontoauszug des IRS (Account Transcript) | Verbuchte Einzahlungen und Zahlungen, Strafzuschläge, Zinsen, offener Betrag und Einreichungsdaten der Erklärungen (IRS: Kontoauszüge für Unternehmen) | Planen Sie 2–3 Wochen nach der elektronischen Einreichung ein |
| Erklärungsauszug zu Form 941 (Return Transcript) | Die Werte, die jede Erklärung gemeldet hat | Zeigt nicht, was der IRS erhalten hat |
EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System, elektronisches Zahlungssystem des IRS) speichert den Zahlungsverlauf von über einem Jahr online; für ältere Zahlungen nutzen Sie den Account Transcript. Hat der Anbieter Sie angemeldet, haben Sie eine Inquiry PIN zur Kontrolle der Einzahlungen; aktivieren Sie sie (Publication 15). Ein Business Tax Account zeigt auch IRS-Schreiben; eine LLC, die als Einzelunternehmen einreicht, kann ihn noch nicht nutzen und stützt sich auf EFTPS und ihre IRS-Schreiben (IRS: Business Tax Account).
Legen Sie je Quartal eine Zeile an: die Steuer laut Lohnabrechnungsberichten, den von Ihrer Bank abgebuchten Betrag, den vom IRS gutgeschriebenen Betrag samt Datum und ob die Erklärung eingereicht wurde. Eine Lücke zwischen der ersten und der dritten Spalte weist auf unbezahlte Steuer hin, und die Daten der dritten Spalte bestimmen die Strafzuschläge.
Hat der Anbieter die vierteljährlichen Erklärungen übersprungen oder nur die Einzahlungen?
Prüfen Sie beides; es sind verschiedene Versäumnisse mit verschiedenen Strafzuschlägen. Der Account Transcript zeigt, ob für jedes Quartal eine Form 941 verbucht wurde und welche Zahlungen dagegen verbucht wurden.
| Was versäumt wurde | Was das Konto zeigt | Strafzuschlag, der folgen kann |
|---|---|---|
| Einzahlungen verspätet oder fehlend | Einzahlungen verspätet verbucht oder offener Betrag auf einer eingereichten Erklärung | Zuschlag wegen versäumter Einzahlung, berechnet auf den verspäteten Betrag zu den Sätzen unten (IRS) |
| Erklärung nicht eingereicht | Nach der Bearbeitungszeit keine erforderliche Erklärung unter der richtigen Einreichungsnummer verbucht | Verspätungszuschlag: 5 % der unbezahlten Steuer je Monat oder angefangenem Monat, in der Regel bis zu 25 % |
| Steuer nach Fälligkeit unbezahlt | Ein offener Betrag | Säumniszuschlag: 0,5 % je Monat oder angefangenem Monat, bis zu 25 % |
Der Zuschlagssatz für versäumte Einzahlungen hängt davon ab, wie spät das Geld beim IRS ankam. Die Sätze werden nicht addiert.
| Tage Verspätung | Satz für versäumte Einzahlung |
|---|---|
| 1–5 | 2 % |
| 6–15 | 5 % |
| Mehr als 15 | 10 % |
| Nach Ablauf der Schreibenfrist noch unbezahlt | 15 % |
Die Sätze für verspätete Erklärung und verspätete Zahlung stammen aus Publication 15. In einem Monat, in dem beide gelten, wird der Verspätungszuschlag um den Säumniszuschlag gekürzt. Der Satz für verspätete Zahlung steigt auf 1 % im Monat, beginnend 10 Tage nach einer Ankündigung der Pfändung (Notice of Intent to Levy) oder früher bei einer Aufforderung zur sofortigen Zahlung (26 U.S.C. 6651(d)). Zinsen laufen außerdem auf die Steuer und auf die Strafzuschläge, bis gezahlt wird.
Ein drittes Versäumnis sind Schreiben, die Sie nie erreicht haben. Der IRS schreibt an die Adresse, die er gespeichert hat; wurde sie auf die des Anbieters geändert, aktualisieren Sie sie mit Form 8822-B (Publication 15). Auch die jährliche Form 940 und Forms W-2 können fehlen: Lesen Sie Rückstand bei der Lohnsteuer und verspätete Forms W-2 und 1099.
Kann der IRS die Strafzuschläge erlassen, weil der Anbieter versagt hat?
Manchmal, aber das Versagen des Anbieters allein ist in der Regel nicht der Grund. Der IRS sagt, dass das Vertrauen auf einen Steuerfachmann in der Regel kein gültiger Grund ist, und sein internes Handbuch (Anleitung für IRS-Mitarbeiter, kein Gesetz) sagt, dass die Pflicht zur Einzahlung nicht übertragen werden kann (IRS: triftiger Grund; IRS-Handbuch, 20.1.1). Das Handbuch sagt außerdem, dass für die Verzögerung eines Lohnabrechnungsdienstes kein Erlass möglich ist; das sei eine Sache zwischen dem Dienst und seinem Kunden nach deren Vertrag (IRS-Handbuch, 20.1.4).
Drei Wege bleiben:
| Weg | Erfasste Quartale | Vorgehen |
|---|---|---|
| Automatic Exemption from Penalty (automatische Befreiung vom Zuschlag) | Vierteljährliche Erklärungen für 2026 und später | Nichts einzureichen: Der IRS erhebt den Zuschlag nicht, wenn die Erklärung verbucht wird, und schickt ein Schreiben |
| First Time Abate (erstmaliger Erlass) | Vierteljährliche Erklärungen für 2025 und früher sowie spätere Quartale, die keinen automatischen Erlass erhielten; entfällt für Erklärungen, die am oder nach dem 1. Januar 2027 fällig sind | Telefonisch oder schriftlich beantragen; keine Dokumente nötig |
| Triftiger Grund (Reasonable Cause) | Jedes Quartal | Telefonisch beantragen oder schriftlich auf Form 843, mit den Tatsachen zu jeder mit einem Zuschlag belegten Einzahlung |
Die ersten beiden betrachten Ihre Kontohistorie, nicht, wer das Versäumnis verursacht hat. Sie setzen voraus:
- dieselbe Erklärung wurde für jeden der die 3 Vorjahre (12 Quartale) fristgerecht eingereicht, es sei denn, IRS-Unterlagen zeigen für einen Zeitraum keine Einreichungspflicht; eine Erklärung, die der IRS für Sie erstellt hat, zählt nicht;
- in diesen Jahren wurde kein Strafzuschlag erhoben, oder ein späterer wurde wegen eines triftigen Grundes oder eines IRS-Fehlers aufgehoben;
- bei Lohnsteuererklärungen weniger als vier Erlasse von Einzahlungszuschlägen in diesem Zeitraum, und ein Strafzuschlag, der nicht durch die Umgehung von EFTPS verursacht wurde.
Der automatische Erlass setzt außerdem voraus, dass die ursprüngliche Erklärung innerhalb von 3 Jahre nach ihrem Fälligkeitstermin eingereicht wurde (IRS: Erlass von Verwaltungszuschlägen; IRS-Verfahrensaktualisierung). Ein Quartal, das auf diese Weise bereits einen Erlass erhielt, zählt später nicht als sauberes Quartal; er erfasst daher in der Regel ein Quartal in einer Reihe versäumter Quartale. Wie Sie ihn beantragen, lesen Sie unter Rückstand bei der Lohnsteuer.
Der triftige Grund hängt von den Tatsachen ab: gewöhnliche geschäftliche Sorgfalt und Umsicht, Ihre Compliance-Historie, wie schnell Sie das Problem behoben haben und ob die Ursache außerhalb Ihrer Kontrolle lag (IRS-Handbuch, 20.1.1). Nützliche Tatsachen: wann das Geld Ihre Bank verließ, wie Sie den Anbieter überwacht haben, wann Sie vom Versäumnis erfuhren und wie schnell Sie danach eingezahlt oder eingereicht haben. Die Erklärung muss jede mit einem Zuschlag belegte Einzahlung nach Betrag und Datum behandeln, sonst sieht der IRS keinen gültigen Grund als dargelegt an. Hat der Anbieter das Geld rechtzeitig von Ihrem Konto bewegt, aber verspätet gesendet, weist das Handbuch die Prüfer tatsächlich an, eine Prüfung auf triftigen Grund durchzuführen (IRS-Handbuch, 20.1.4). Keines von beidem ist ein Versprechen auf Erlass.
Rufen Sie zum Beantragen die Nummer im Schreiben an, mit dem Schreiben, dem Strafzuschlag und Ihren Gründen. Ein erlassener Strafzuschlag nimmt seine Zinsen mit, nicht aber die Steuer oder die Zinsen auf die Steuer (IRS: triftiger Grund). Haben Sie den Strafzuschlag schon gezahlt, muss ein Erstattungsantrag auf Form 843 in der Regel innerhalb von 3 Jahre nach Einreichung der Erklärung oder 2 Jahre nach der Zahlung eingereicht werden, je nachdem, was später ist (IRS: Anleitung zu Form 843).
Wie berichtige ich das Konto und zahle, was geschuldet wird?
Bringen Sie zuerst die Einreichungen in Ordnung und zahlen Sie die Steuer, denn ein Antrag auf Erlass stützt sich auf ein richtiges Konto. In dieser Reihenfolge:
- Fehlendes einreichen. Reichen Sie die Form 941 jedes Quartals ein, die unter Ihrer Nummer nie eingereicht wurde. Nutzen Sie Form 941-X, um Löhne oder Steuer auf einer eingereichten Erklärung zu berichtigen. Sind nur die Haftungsdaten oder -beträge (Part 2 oder Schedule B) falsch, reichen Sie dafür keine Form 941-X ein; ein geänderter Schedule B kann einen Einzahlungszuschlag senken (IRS: Anleitung zu Form 941-X; IRS: Anleitung zu Schedule B). Ist die Erklärung richtig und fehlen nur die Einzahlungen, wird nichts geändert: Die Steuer wird gezahlt.
- Zahlen Sie von Ihrem eigenen Konto über Ihren Business Tax Account, EFTPS oder Direct Pay, die kostenlos sind (IRS: Einzahlung und Meldung der Lohnsteuern). Der IRS rechnet eine Einzahlung in der Regel zuerst auf die jüngste Verbindlichkeit im Quartal an. Nach einem Schreiben über einen Einzahlungszuschlag können Sie innerhalb von 90 Tage nach dem Schreiben bestimmen, wie Einzahlungen angerechnet werden (Publication 15).
- Wenn Sie nicht alles zahlen können, zahlen Sie, was Sie können, und beantragen Sie einen Zahlungsplan; lesen Sie Zahlungspläne für Steuerschulden des Unternehmens. Eine Teilzahlung ohne schriftliche Anweisung wird in der Regel zuerst auf den Arbeitgeberanteil angerechnet. Eine freiwillige Zahlung kann schriftlich, bei der Zahlung und für benannte Zeiträume, der einbehaltenen Steuer zugeordnet werden (IRM 5.7.4).
- Gleichen Sie die Bücher mit dem IRS-Konto ab. Bücher, die aus Berichten eines Anbieters aufgebaut wurden, können Steuer als gezahlt zeigen, die der IRS nie erhalten hat. Stimmen Sie die Lohnsteuerverbindlichkeit nach Quartalen ab; lesen Sie Lohnverbindlichkeiten, die sich nicht auflösen und Buchungssätze der Lohnabrechnung.
- Beantragen Sie den Erlass der Strafzuschläge wie oben beschrieben.
Kann ich den Lohnabrechnungsanbieter melden, und was macht der IRS mit der Beschwerde?
Ja. Reichen Sie Form 14157 ein, die Beschwerde über Ersteller von Steuererklärungen. Sie hat den Status „Payroll Service Provider“ und eine Beschwerde zu Lohnsteuern für einen Anbieter, der Lohnsteuer nicht vollständig oder nicht rechtzeitig abgeführt oder Erklärungen nicht korrekt oder nicht rechtzeitig erstellt hat. Fügen Sie den Dienstleistungsvertrag bei; senden Sie keine Originalerklärungen und keine Zahlungen. Das Formular verlangt die Einreichung online unter IRS.gov/SubmitATip, und der IRS sagt, Beschwerden über Anbieter würden beschleunigt bearbeitet und untersucht (IRS: Auslagerung der Lohnabrechnung und Drittzahler).
Die Beschwerde bringt Ihr Konto nicht in Ordnung. Beantworten Sie das Schreiben oder rufen Sie 800-829-4933 an (IRS: Fehlverhalten von Erstellern von Steuererklärungen). Geld vom Anbieter zurückzubekommen ist eine Vertragsfrage außerhalb des IRS.
Unterscheidet sich eine Professional Employer Organization von einem Lohnabrechnungsdienst?
Ja. Der Unterschied liegt darin, wer haftet. Eine zertifizierte Professional Employer Organization (CPEO) verpflichtet sich vertraglich, einen Teil oder alle Ihre Pflichten bei der Lohnsteuer des Bundes zu übernehmen, und nur eine zertifizierte nimmt die Haftung von Ihnen, in der Regel nur für ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz (IRS: Übersicht der Drittanbieter-Konstellationen; IRS: CPEO-Kunden).
| Konstellation | Reicht ein und zahlt ein unter | Wer für die Steuer haftet |
|---|---|---|
| Lohnabrechnungsdienst (Payroll Service Provider) | Ihrer EIN | Sie; der Anbieter haftet weder als Arbeitgeber noch als Vertreter |
| Reporting Agent (Meldebeauftragter), bevollmächtigt mit Form 8655 | Ihrer Nummer; Einzahlungen über EFTPS | Sie |
| Section-3504-Bevollmächtigter, bestellt mit Form 2678 | Der Nummer des Bevollmächtigten | Sie und der Bevollmächtigte gemeinsam |
| Zertifizierte Professional Employer Organization (CPEO) | Der Nummer der CPEO | In der Regel die CPEO für Mitarbeiter am Arbeitsplatz; Sie beide für andere Arbeitskräfte |
Eine Professional Employer Organization (PEO, Dienstleister, der Arbeitgeberpflichten übernimmt), die nicht auf der IRS-Liste der zertifizierten steht, fällt nicht unter die CPEO-Regel; nehmen Sie daher nicht an, dass sie die Haftung trägt (IRS: CPEO-Kunden; 26 U.S.C. 3511).
Hafte ich persönlich für die unbezahlte Steuer?
Das hängt davon ab, wie das Unternehmen organisiert ist und wer das Geld kontrollierte. Einzelne Personen können auf zwei Wegen belangt werden.
Als Arbeitgeber. Ein Einzelunternehmer schuldet die Lohnsteuer persönlich. Eine LLC mit einem Mitglied ist für die Lohnsteuer eine eigene Einheit, daher schuldet die LLC, nicht der Eigentümer unmittelbar. General Partners (Gesellschafter) haften nach dem Recht des Bundesstaates in der Regel für die Schulden einer Personengesellschaft, und bei einer Limited Liability Partnership kann es anders sein (IRS-Handbuch, 5.17.7; IRS: LLCs mit einem Mitglied).
Nach dem Trust Fund Recovery Penalty (Haftungszuschlag für treuhänderisch einbehaltene Steuern). Kann der IRS die unbezahlte einbehaltene Steuer nicht sofort beim Unternehmen einziehen, kann eine verantwortliche Person, die sie vorsätzlich nicht einbehält oder abführt, 100 % der unbezahlten treuhänderisch einbehaltenen Steuer (Trust Fund Tax) schulden (26 U.S.C. 6672): die einbehaltene Einkommensteuer plus den Anteil der Arbeitnehmer an Social Security (US-Rentenversicherung) und Medicare (US-Krankenversicherung für Ältere). Der Arbeitgeberanteil gehört nicht dazu. Der IRS nennt den Lohnabrechnungsanbieter und seine verantwortlichen Personen unter denen, die verantwortlich sein können (IRS: Trust Fund Recovery Penalty). Wer als verantwortlich gilt und was vorsätzlich heißt, steht unter Trust Fund Recovery Penalty.
Für einen Eigentümer, der erfährt, dass der Anbieter nicht eingezahlt hat, ist entscheidend, was danach geschieht. Verfügbares Geld zur Zahlung anderer Gläubiger zu verwenden, obwohl das Unternehmen die Steuer nicht zahlen kann, deutet auf Vorsatz hin, und Notice 784 zählt auch die Zahlung der Nettolöhne statt der Steuer dazu (IRS: Notice 784). Der IRS kündigt den Strafzuschlag per Schreiben an. Sie haben 60 Tage ab dem Datum des Schreibens, um Einspruch einzulegen, oder 75 Tage, wenn es an eine Adresse außerhalb der USA gerichtet ist. Nach der Festsetzung kann er ein Pfandrecht (Lien) eintragen oder persönliches Vermögen pfänden (Levy). Zur Festsetzung hat er in der Regel 3 Jahre ab 15. April des Folgejahres oder ab dem Einreichungsdatum, falls später, und keine zeitliche Grenze, solange die Erklärung für einen Zeitraum nicht eingereicht ist (IRM 5.7.3).
Wie prüfe ich die Einzahlungen künftig selbst?
Prüfen Sie sie selbst; verlassen Sie sich nicht auf den Bericht des Anbieters.
- Melden Sie sich bei EFTPS unter Ihrer eigenen EIN an oder nutzen Sie Ihren Business Tax Account. Aktivieren Sie die Inquiry PIN, wenn der Anbieter Sie angemeldet hat.
- Bestätigen Sie nach jeder Lohnabrechnung eine Zahlung in der richtigen Höhe bis zum Fälligkeitstermin der Einzahlung. Der IRS nennt die erste versäumte oder verspätete Zahlung ein Warnsignal (IRS: Auslagerung der Lohnabrechnungspflichten).
- Vergleichen Sie vor jeder Einreichung einer Form 941 deren Gesamtsteuern nach Anpassungen und nicht erstattungsfähigen Gutschriften (Zeile 12) mit den gesamten Einzahlungen des Quartals (Zeile 13), die eine aus einem früheren Quartal angerechnete Überzahlung enthalten können, und mit Ihrem IRS-Zahlungsverlauf; prüfen Sie, ob die Haftungsdaten (Part 2 oder Schedule B) zu Ihren Zahltagen passen (IRS: Anleitung zu Form 941; IRS: Anleitung zu Schedule B).
- Bei einer zertifizierten Professional Employer Organization (CPEO) laufen Einzahlungen unter der Nummer der CPEO, und ihre Kunden sehen sie in EFTPS nicht; verlangen Sie von der CPEO einen Nachweis (IRS: CPEO-Kunden).
Wenn Sie zu einem neuen Anbieter wechseln, lesen Sie Lohnabrechnungsanbieter wechseln.
Beispiel
Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.
Zwei Quartale mit Lastschriften, aber ohne Einzahlungen
Das Lohnabrechnungsunternehmen einer Restaurant-LLC buchte je Quartal $9.000 für Steuern vom Bankkonto ab, zahlte aber zwei Quartale lang nichts ein. Der IRS stellt $18.000 plus Strafzuschläge in Rechnung. Die Lastschriften der Bank beweisen, dass das Geld das Konto verlassen hat; nur das IRS-Konto zeigt, ob etwas davon angekommen ist, und die LLC schuldet alles, was offen ist. Angenommen, $6.000 der $9.000 je Quartal wurden von Arbeitnehmern einbehalten. Kann die LLC nicht zahlen, kann der IRS den Trust Fund Recovery Penalty gegen eine Person festsetzen, die er als verantwortlich und vorsätzlich handelnd ansieht; der Betrag bemisst sich nach dem einbehaltenen Teil, $12.000. Der Arbeitgeberanteil, $6.000, bleibt bei der LLC.
Ein ausgelaufenes Abonnement
Das Abonnement für die Lohnabrechnung einer kleinen Firma lief im März aus, und der Eigentümer glaubte, die Steuern würden weiter eingereicht. Die Erklärung für das zweite Quartal und die Einzahlungen kamen nie zustande. Die Firma reicht die fehlende Erklärung ein, zahlt die Steuer von ihrem eigenen Konto ein und beantragt den Erlass der Strafzuschläge. Der IRS akzeptiert das Vertrauen darauf, dass jemand anderes einreicht und einzahlt, in der Regel nicht als triftigen Grund; der Erlass kann daher von der Bilanz der Firma in den drei Vorjahren abhängen, falls sie sich überhaupt für die Verwaltungswege qualifiziert.
Eine Einzahlung, die 20 Tage zu spät kam
Eine Einzahlung von $6.000 erreicht den IRS 20 Tage zu spät. Das sind mehr als 15 Tage, daher beträgt der Zuschlag wegen versäumter Einzahlung 10 %, also $600, plus Zinsen. Die Firma beantragt den Erlass telefonisch oder auf Form 843 mit den Daten schriftlich und fügt den Kontoauszug bei, der zeigt, wann das Geld ihr Konto verließ.
Anders in Ihrem Fall?
- Der IRS hat Ihnen Steuern in Rechnung gestellt, die ein Anbieter zahlen sollte, Sie erkennen nicht, für welche Quartale eingezahlt wurde, oder mehr als ein Quartal ist betroffen: Was in jedem Quartal gezahlt und geschuldet wurde und ob und mit welcher Begründung ein Erlass der Strafzuschläge beantragt wird, hängt von Unterlagen ab, die quartalsweise neu aufgebaut werden. Lesen Sie Hilfe bei der Buchhaltung.
- Ihre Bücher zeigen die Lohnsteuer als gezahlt, aber der IRS weist einen offenen Betrag aus, oder der Anbieter wurde geschlossen und hat keine Berichte hinterlassen: Jedes Quartal muss aus Kontoauszügen und IRS-Kontoauszügen neu aufgebaut werden, nicht aus den Berichten des Anbieters. Lesen Sie Hilfe bei der Buchhaltung und Lohnverbindlichkeiten, die sich nicht auflösen.
- Ein Revenue Officer will sich treffen, oder der IRS kündigt einen persönlichen Strafzuschlag an: Lesen Sie Trust Fund Recovery Penalty.
- Der offene Betrag ist höher, als das Unternehmen zahlen kann: Lesen Sie Zahlungspläne für Steuerschulden des Unternehmens.
- Sie haben Einzahlungen oder Erklärungen aus Gründen versäumt, die nicht beim Anbieter liegen: Lesen Sie Rückstand bei der Lohnsteuer.
- Ihr eigener Buchhalter oder Ihr Buchhaltungsexperte hat den Strafzuschlag verursacht: Lesen Sie Fehler von Buchhaltern und wer die Strafzuschläge zahlt.
- Eine Lohnabrechnung selbst war falsch: Lesen Sie Einen Fehler in der Lohnabrechnung korrigieren.
Werte auf dieser Seite
| Kennzahl | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Strafzuschlag des Bundes auf Lohnsteuer-Einzahlungen nach Ablauf der Frist im Schreiben Gilt, wenn mehr als 10 Kalendertage nach der ersten Mitteilung oder bei einer Mitteilung über sofortige Zahlung, je nach Fall, noch unbezahlt | 15 % | IRS: Zuschlag bei versäumter Einzahlung Geprüft |
| Strafzuschlag für verspätete Lohnsteuererklärung je Monat oder angefangenem Monat Der mit der Erklärung fälligen, unbezahlten Steuer; um den Säumniszuschlag gekürzt, wenn beide anfallen | 5 % | IRS: Publication 15 (2026), Leitfaden zur Lohnsteuer für Arbeitgeber Geprüft |
| Höchster Strafzuschlag für verspätete Lohnsteuererklärung In der Regel der Höchstbetrag der mit der Erklärung fälligen unbezahlten Steuer | 25 % | IRS: Publication 15 (2026), Leitfaden zur Lohnsteuer für Arbeitgeber Geprüft |
| Strafzuschlag für verspätete Lohnsteuerzahlung je Monat oder angefangenem Monat Der unbezahlten Steuer; für Ratenzahlungsvereinbarungen von Privatpersonen gilt ein anderer Satz | 0,5 % | IRS: Publication 15 (2026), Leitfaden zur Lohnsteuer für Arbeitgeber Geprüft |
| Höchster Strafzuschlag für verspätete Lohnsteuerzahlung Der fälligen, unbezahlten Steuer | 25 % | IRS: Publication 15 (2026), Leitfaden zur Lohnsteuer für Arbeitgeber Geprüft |
| Strafzuschlag des Bundes auf Lohnsteuer-Einzahlungen, 1 bis 5 Tage zu spät Wird auf die nicht gezahlte Einzahlung angewendet; die Strafzuschlagssätze werden nicht addiert | 2 % | IRS: Zuschlag bei versäumter Einzahlung Geprüft |
| Strafzuschlag des Bundes auf Lohnsteuer-Einzahlungen, 6 bis 15 Tage zu spät Wird auf die nicht gezahlte Einzahlung angewendet; die Strafzuschlagssätze werden nicht addiert | 5 % | IRS: Zuschlag bei versäumter Einzahlung Geprüft |
| Strafzuschlag des Bundes auf Lohnsteuer-Einzahlungen, mehr als 15 Tage zu spät Wird auf die nicht gezahlte Einzahlung angewendet, die mehr als 15 Tage verspätet ist, vor der Mitteilungsfrist, die den Satz von 15 % auslöst | 10 % | IRS: Zuschlag bei versäumter Einzahlung Geprüft |
| Monatlicher Säumniszuschlagssatz nach einer Mitteilung über unbezahlte Pfändung (Levy Notice) Gilt, wenn die Steuer 10 Tage nach einer Mitteilung über die Absicht der Pfändung weiterhin unbezahlt ist | 1 % | IRS: Säumniszuschlag bei Nichtzahlung (Failure to Pay Penalty) Geprüft |
| Erste vierteljährliche Lohnsteuererklärungen, die von der automatischen Befreiung vom Strafzuschlag (Automatic Exemption from Penalty) erfasst sind Der automatische Erlass begann im Sommer 2026, daher wurde nicht jede vierteljährliche Erklärung für 2026 berücksichtigt; für nicht berücksichtigte Erklärungen kann First Time Abate (Erlass bei erstmaligem Verstoß) beantragt werden. Nur ursprüngliche Erklärungen, die innerhalb von drei Jahren nach dem Fälligkeitstermin eingereicht wurden. Der Erlass setzt außerdem voraus, dass die Erklärungen der vorangegangenen drei Jahre (12 aufeinanderfolgende Quartale) fristgerecht eingereicht wurden, es sei denn, die IRS-Unterlagen zeigen für einen Zeitraum keine Einreichungspflicht. In dem Zeitraum darf kein Strafzuschlag angefallen sein, außer er wurde später wegen eines triftigen Grundes (Reasonable Cause) oder eines IRS-Fehlers aufgehoben. Bei Lohnsteuererklärungen dürfen zudem weniger als vier Erlasse von Strafzuschlägen für Einzahlungen vorliegen. | Vierteljährliche Erklärungen für 2026 und später Steuerjahr 2026 | IRS: Erlass von Verwaltungszuschlägen Geprüft |
| Neueste vierteljährliche Lohnsteuererklärungen, für die First Time Abate (Erlass bei erstmaligem Verstoß) der Standardweg zum Erlass ist First Time Abate (Erlass bei erstmaligem Verstoß) bleibt auch für vierteljährliche Erklärungen für 2026 möglich, die nicht automatisch berücksichtigt wurden, und endet für Erklärungen mit ursprünglichem Fälligkeitstermin am oder nach dem 1. Januar 2027. | Vierteljährliche Erklärungen für 2025 und früher | IRS: Verfahrensaktualisierung zur automatischen Befreiung vom Zuschlag (IRM 20.1.1.3.3.2.5, 17. Juni 2026) Geprüft |
| Datum, ab dem First Time Abate nicht mehr zur Verfügung steht First Time Abate steht für berechtigte Erklärungen mit ursprünglichem Fälligkeitstermin an oder nach diesem Datum nicht mehr zur Verfügung; die Automatic Exemption from Penalty (automatische Befreiung vom Strafzuschlag) ersetzt sie. Sie bleibt verfügbar für das Steuerjahr 2024 und früher sowie für Erklärungen für das Steuerjahr 2025, die nicht automatisch geprüft wurden. | 1. Januar 2027 | IRS: Verfahrensaktualisierung zur automatischen Befreiung vom Zuschlag (IRM 20.1.1.3.3.2.5, 17. Juni 2026) Geprüft |
| Rückblickzeitraum der Steuerehrlichkeit für den automatischen Erlass von Strafzuschlägen Dieselbe Erklärungsart muss in den drei Vorjahren eingereicht worden oder nicht erforderlich gewesen sein; kein ausschließender Strafzuschlag und kein früherer automatischer oder erstmaliger Erlass. Bestimmte Aufhebungen wegen triftigen Grundes oder eines Fehlers des IRS erhalten die Berechtigung. | Die 3 Vorjahre | IRS: Automatic Exemption from Penalty, Absatz (8) Geprüft |
| Einreichungsfenster für den automatischen Erlass von Strafzuschlägen Die berechtigte ursprüngliche Steuererklärung muss innerhalb von drei Jahren nach der ursprünglichen Abgabefrist eingereicht werden; IRM 20.1.1.3.3.2.5(7). | 3 Jahre | IRS: Automatic Exemption from Penalty, Aktualisierung Geprüft |
| Allgemeine Frist für einen Erstattungsantrag in den USA ab der Einreichung der Erklärung Ab Einreichung der ursprünglichen Erklärung; Vergleich mit 2 Jahren ab Zahlung, dabei gelten die Rückblickgrenzen nach Abschnitt 6511 | 3 Jahre | 26 USC 6511(a) Geprüft |
| Allgemeine Frist für einen Erstattungsantrag in den USA ab der Zahlung Ab Zahlung, wenn keine Erklärung eingereicht wurde; sonst Vergleich mit 3 Jahren ab Einreichung der Erklärung, vorbehaltlich der Rückblickgrenzen nach Abschnitt 6511 | 2 Jahre | 26 USC 6511(a) Geprüft |
| Frist, um zu bestimmen, wie Einzahlungen angerechnet werden, nach einer Mitteilung über einen Strafzuschlag wegen unterlassener Einzahlung Ab dem Datum der Mitteilung über den Strafzuschlag; folgen Sie den Hinweisen in der Mitteilung (Revenue Procedure 2001-58) | 90 Tage | IRS: Publication 15 (2026), Employer's Tax Guide Geprüft |
| Trust Fund Recovery Penalty als Anteil der unbezahlten einbehaltenen Steuer Gilt für die nicht gezahlte Trust-Fund-Steuer einer verantwortlichen Person, die nach IRC Abschnitt 6672 vorsätzlich gehandelt hat | 100 % | IRS: Publication 15, Leitfaden zur Lohnsteuer für Arbeitgeber Geprüft |
| Frist für den Einspruch gegen einen angekündigten Trust Fund Recovery Penalty Ab dem Datum des Schreibens zur vorgeschlagenen Festsetzung, das an eine Adresse innerhalb der USA gerichtet ist | 60 Tage | IRS: Lohnsteuern und der Trust Fund Recovery Penalty Geprüft |
| Frist für den Einspruch gegen einen angekündigten Trust Fund Recovery Penalty, wenn das Schreiben an eine Adresse im Ausland gerichtet ist Ab dem Datum des Schreibens zur vorgeschlagenen Festsetzung, das an eine Adresse außerhalb der USA gerichtet ist | 75 Tage | IRS: Lohnsteuern und der Trust Fund Recovery Penalty Geprüft |
| Allgemeine Festsetzungsfrist für den Trust Fund Recovery Penalty Ab dem darauffolgenden 15. April bei fristgerechten Lohnsteuererklärungen oder ab der tatsächlichen späteren Einreichung; Ausnahmen gelten | 3 Jahre | IRS: Festsetzungsfrist für den Trust Fund Recovery Penalty Geprüft |
| Fiktiver jährlicher Einreichungstag für US-Lohnsteuererklärungen zur Bestimmung der Festsetzungsfrist Im folgenden Kalenderjahr; bei tatsächlich später eingereichter Steuererklärung beginnt die Festsetzungsfrist später; Ausnahmen können die Frist hemmen oder entfallen lassen | 15. April | IRS: Regeln zur Festsetzung des Strafzuschlags für nicht abgeführte einbehaltene Steuern Geprüft |
Primärquellen
- IRS: Outsourcing payroll duties
- IRS: Outsourcing payroll and third-party payers
- IRS: Third party arrangement chart
- IRS: CPEO customers, what you need to know
- U.S. Code: 26 U.S.C. 3511, Zertifizierte Professional Employer Organizations
- IRS: Publication 15 (2026), Employer's Tax Guide
- IRS: Zuschlag bei versäumter Einzahlung
- IRS: Erlass von Strafzuschlägen bei triftigem Grund
- IRS: Erlass von Verwaltungszuschlägen
- IRS: Verfahrensaktualisierung zur automatischen Befreiung vom Zuschlag (IRM 20.1.1.3.3.2.5, 17. Juni 2026)
- IRS: Erlass von Strafzuschlägen, IRM 20.1.1
- IRS: Zuschlag bei versäumter Einzahlung, IRM 20.1.4
- IRS: Lohnsteuern und der Trust Fund Recovery Penalty
- IRS: Notice 784, Könnten Sie für bestimmte unbezahlte Bundessteuern persönlich haften?
- IRS: Haftung Dritter für nicht gezahlte Lohnsteuern, IRM 5.17.7
- IRS: LLCs mit einem Mitglied
- IRS: Business Tax Account
- IRS: Kontoauszug des Unternehmens anfordern
- IRS: Einzahlung und Meldung der Lohnsteuern
- IRS: Anleitung zu Form 941
- IRS: Über Form 941-X
- IRS: Anleitung zu Form 941-X
- IRS: Anleitung zu Schedule B (Form 941)
- IRS: Anleitung zu Form 843
- U.S. Code: 26 U.S.C. 6672, Versäumte Einbehaltung und Abführung von Steuern
- IRS: Festsetzungsfrist für den Trust Fund Recovery Penalty, IRM 5.7.3
- IRS: Zuordnung von Zahlungen bei TFRP-Fällen, IRM 5.7.4
- U.S. Code: 26 U.S.C. 6651, Versäumte Einreichung einer Steuererklärung oder Zahlung der Steuer
- IRS: Über Form 8821
- IRS: Über Form 2848
- IRS: Über Form 843
- IRS: Über Form 8655, Reporting Agent Authorization
- IRS: Form 14157, Return Preparer Complaint
- IRS: Fehlverhalten von Erstellern von Steuererklärungen
Über diesen Ratgeber
Aus dem englischen Ratgeber übersetzt · Das englische Original lesen
Er erklärt die allgemeinen Regeln für das angegebene Steuerjahr. Er ist keine Beratung für Ihre persönliche Situation.
Änderungen am englischen Original
- : Erstmals veröffentlicht.