Proveedor de nómina no depositó impuestos: aviso del IRS

¿Quién debe el impuesto de nómina cuando el proveedor de nómina no lo depositó?

El empleador lo debe en casi todos los esquemas de nómina subcontratada. El IRS cobra el impuesto, las multas y los intereses al negocio titular de la cuenta de nómina, aunque el dinero haya ido a un proveedor que nunca lo entregó (IRS: delegar las funciones de nómina). Un proveedor de servicios de nómina o un agente de reporte (reporting agent) no responde como empleador, ni como agente del empleador, por los impuestos de nómina del empleador (Publicación 15, sección 16). Solo una organización profesional de empleadores certificada (CPEO) suele asumirlo, y solo por sus empleados del sitio de trabajo (worksite employees); vea más abajo.

El caso no es sencillo cuando:

• hay más de un trimestre involucrado, o no puede saber qué trimestres se depositaron;
• el proveedor (una empresa, un servicio o un software de nómina) también omitió las declaraciones trimestrales, cerró o dejó de responder;
• el proveedor solo calculó la nómina y le dejó los pagos a usted, o sus libros muestran el impuesto como pagado mientras la cuenta del IRS muestra un saldo;
• las cartas del IRS llegaron a una dirección que usted no lee;
• el monto impago incluye impuesto retenido a los empleados, que puede alcanzar a personas.

Reúna esto antes de llamar al IRS: los estados de cuenta bancarios que muestren cada débito de impuestos de nómina, las confirmaciones de pago con los números de rastreo de EFT, los informes de impuestos y el contrato de servicio del proveedor (descárguelos mientras todavía tenga acceso), su historial de pagos y sus transcripciones del IRS, y todos los avisos del IRS con su fecha. Esta página trata solo los impuestos federales de nómina. Las cuentas estatales de nómina y de desempleo pueden tener el mismo problema; consulte atraso en impuestos de nómina.

¿Qué debo hacer primero cuando el IRS envía un cobro o un aviso?

Comuníquese con el IRS e indique que hay un proveedor de nómina involucrado; no espere al proveedor. El IRS indica a los empleadores que llamen al número del cobro, escriban a la oficina que lo envió o llamen al 800-829-4933 (IRS: delegar las funciones de nómina). En este orden:

1. Anote la fecha límite de respuesta del aviso. Para saber qué significa el aviso, consulte un aviso del IRS a su negocio.
2. Pida al IRS la cuenta por trimestre: declaraciones presentadas, pagos registrados, multas determinadas. Un representante puede ver su cuenta con el Form 8821, o hablar y actuar por usted con el Form 2848.
3. Pague el impuesto que se confirme como impago después de conciliar los registros de pago. Si una confirmación de pago muestra dinero enviado al IRS que falta en el trimestre, comuníquese con el IRS con la confirmación o el número de rastreo de EFT para ubicarlo y corregir dónde se aplicó (Publicación 15). Pague el resto desde su propia cuenta. Pagar detiene nuevas multas e intereses sobre ese monto (IRS: multa por no depositar), y un monto que sigue impago más de 10 días después del primer aviso pasa a la tasa de multa por depósito de 15%.
4. Mantenga su propia dirección registrada ante el IRS. El IRS advierte que dirigirla al proveedor puede dejarlo sin enterarse de asuntos tributarios.
5. Si el impuesto retenido sigue impago, consulte la sección de responsabilidad personal más abajo, que explica lo que el IRS examina cuando se paga primero a otros acreedores.

¿Cómo pruebo qué depositó el proveedor y qué no?

Primero confirme el esquema. Un proveedor de servicios de nómina o un agente de reporte presenta y deposita con su número de identificación del empleador. Un agente aprobado de la sección 3504 o una CPEO presenta declaraciones agregadas y deposita con el suyo, así que la falta de una declaración o un depósito solo con su número no demuestra una falla. Obtenga sus confirmaciones y pregunte al IRS cómo trata su cuenta esas confirmaciones antes de presentar de nuevo (IRS: cuadro de acuerdos con terceros; IRS: clientes de CPEO).

Luego compare tres registros de cada trimestre: lo que salió de su banco, lo que recibió el IRS y lo que el IRS registró en su cuenta.

EFTPS (el sistema electrónico de pago de impuestos federales) guarda en línea más de un año de historial de pagos; para pagos más antiguos use la transcripción de la cuenta. Si el proveedor lo inscribió, usted tiene un Inquiry PIN para consultar los depósitos; actívelo (Publicación 15). Una cuenta de impuestos del negocio (business tax account) también muestra los avisos del IRS; una LLC que presenta como propietario único todavía no puede usarla y depende de EFTPS y de sus cartas del IRS (IRS: cuenta de impuestos del negocio).

Arme una fila por trimestre: el impuesto que muestran los informes de nómina, el monto retirado de su banco, el monto que el IRS acreditó y en qué fecha, y si se presentó la declaración. Una diferencia entre la primera y la tercera columna indica impuesto impago, y las fechas de la tercera columna determinan las multas.

¿El proveedor omitió las declaraciones trimestrales o solo los depósitos?

Revise ambos; son fallas distintas con multas distintas. La transcripción de la cuenta muestra si se registró un Form 941 por cada trimestre y qué pagos se registraron contra él.

La tasa de la multa por no depositar depende de qué tan tarde llegó el dinero al IRS. Las tasas no se suman.

Las tasas por declaración tardía y por pago tardío vienen de la Publicación 15. En un mes en que se aplican ambas, la multa por declaración tardía se reduce por el monto de la multa por pago tardío. La tasa por pago tardío sube a 1% al mes a partir de los 10 días posteriores a un aviso de intención de embargo, o antes si hay una exigencia de pago inmediato (26 U.S.C. 6651(d)). Los intereses también corren sobre el impuesto y sobre las multas hasta que se paguen.

Una tercera falla son los avisos que nunca le llegaron. El IRS escribe a la dirección que tiene registrada; si se cambió a la del proveedor, actualícela con el Form 8822-B (Publicación 15). El Form 940 anual y los Forms W-2 también pueden faltar: consulte atraso en impuestos de nómina y Forms W-2 y 1099 tardíos.

¿Puede el IRS eliminar las multas porque el proveedor falló?

A veces, pero la falla del proveedor por sí sola, en general, no es el motivo. El IRS indica que depender de un profesional de impuestos, en general, no es un motivo válido, y su manual interno (guía para el personal del IRS, no es ley) dice que el deber de hacer los depósitos no se puede delegar (IRS: causa razonable; manual del IRS, 20.1.1). El manual también dice que no hay alivio por el retraso de un procesador de nómina, que es un asunto entre el procesador y su cliente según su contrato (manual del IRS, 20.1.4).

Quedan tres vías:

Las dos primeras miran el historial de su cuenta, no quién causó la falla. Requieren:

• la misma declaración presentada a tiempo en cada uno de los 3 años anteriores (12 trimestres), salvo que los registros del IRS muestren que no había obligación de presentar en un período; una declaración que el IRS preparó por usted no cuenta;
• ninguna multa cobrada en esos años, o una que luego se eliminó por causa razonable o por error del IRS;
• en el caso de las declaraciones de impuestos de nómina, menos de cuatro dispensas de multas por depósito en ese período, y una multa que no se haya causado por evitar EFTPS.

El alivio automático también requiere que la declaración original se haya presentado dentro de 3 años de su fecha de vencimiento (IRS: alivio de multas administrativas; actualización de procedimiento del IRS). Un trimestre que ya recibió alivio de esta forma no cuenta después como trimestre limpio, así que, en general, alcanza a un trimestre dentro de una serie de trimestres omitidos. Para saber cómo pedirlo, consulte atraso en impuestos de nómina.

La causa razonable depende de los hechos: el cuidado y la prudencia propios de un negocio ordinario, el historial de cumplimiento, qué tan pronto corrigió el problema y si la causa estaba fuera de su control (manual del IRS, 20.1.1). Hechos útiles: cuándo salió el dinero de su banco, cómo supervisaba al proveedor, cuándo se enteró de la falla y qué tan rápido depositó o presentó después. La declaración debe abordar cada depósito multado con su monto y su fecha; de lo contrario, el IRS considera que no se mostró un motivo válido. Cuando el proveedor sacó el dinero de su cuenta a tiempo pero lo envió tarde, el manual sí indica a los examinadores que hagan una revisión de causa razonable (manual del IRS, 20.1.4). Ninguna de las dos cosas es una promesa de alivio.

Para pedirlo, llame al número del aviso con el aviso, la multa y sus razones. Una multa eliminada se lleva sus intereses, pero no el impuesto ni los intereses del impuesto (IRS: causa razonable). Si ya pagó la multa, un reclamo de reembolso en el Form 843, en general, debe presentarse dentro de 3 años de haber presentado la declaración o de 2 años de haber pagado, lo que ocurra después (IRS: instrucciones del Form 843).

¿Cómo corrijo la cuenta y pago lo que se debe?

Primero corrija las declaraciones y pague el impuesto, porque una solicitud de alivio se apoya en una cuenta correcta. En orden:

1. Presente lo que falta. Presente el Form 941 de cualquier trimestre que nunca se presentó con su número. Use el Form 941-X para corregir salarios o impuestos de una declaración presentada. Si solo están mal las fechas o los montos de la obligación (Parte 2 o Schedule B), no presente el Form 941-X por eso; un Schedule B enmendado puede reducir una multa por depósito (IRS: instrucciones del Form 941-X; IRS: instrucciones del Schedule B). Si la declaración es correcta y solo faltan los depósitos, no se enmienda nada: se paga el impuesto.
2. Pague desde su propia cuenta mediante su cuenta de impuestos del negocio, EFTPS o Direct Pay, que son gratuitos (IRS: depósito y reporte de los impuestos de nómina). En general, el IRS aplica primero un depósito a la obligación más reciente del trimestre. Después de un aviso de multa por depósito, usted puede designar cómo se aplican los depósitos dentro de 90 días del aviso (Publicación 15).
3. Si no puede pagar todo, pague lo que pueda y solicite un plan de pagos; consulte planes de pago para deudas de impuestos del negocio. En general, un pago parcial sin instrucción escrita va primero a la parte del empleador. Un pago voluntario puede designarse por escrito, al momento de pagar y para períodos específicos, al impuesto retenido (IRM 5.7.4).
4. Haga coincidir los libros con la cuenta del IRS. Los libros armados con los informes de un proveedor pueden mostrar como pagado un impuesto que el IRS nunca recibió. Concilie la obligación de impuestos de nómina por trimestre; consulte obligaciones de nómina que no se cancelan y asientos contables de nómina.
5. Pida alivio de multas como se explicó arriba.

¿Puedo denunciar al proveedor de nómina y qué hace el IRS con la queja?

Sí. Presente el Form 14157, la queja contra un preparador de declaraciones. Tiene un estatus de proveedor de servicios de nómina (Payroll Service Provider) y una queja por impuestos de nómina (Employment Taxes) para un proveedor que no remitió en su totalidad o a tiempo el impuesto de nómina, o que no preparó las declaraciones con exactitud o a tiempo. Adjunte el contrato de servicio; no envíe declaraciones originales ni pagos. El formulario indica presentarlo en línea en IRS.gov/SubmitATip, y el IRS dice que las quejas contra proveedores reciben trámite e investigación acelerados (IRS: delegar la nómina y pagadores de terceros).

La queja no arregla su cuenta. Conteste el aviso o llame al 800-829-4933 (IRS: mala conducta de preparadores de declaraciones de impuestos). Recuperar dinero del proveedor es un asunto contractual, fuera del IRS.

¿Una organización profesional de empleadores es distinta de un servicio de nómina?

Sí. La diferencia es quién es responsable. Una organización profesional de empleadores certificada (CPEO) acepta por contrato asumir parte o la totalidad de sus obligaciones federales de impuestos de nómina, y solo una certificada traslada la responsabilidad fuera de usted, en general solo por sus empleados del sitio de trabajo (IRS: cuadro de acuerdos con terceros; IRS: clientes de CPEO).

Una organización profesional de empleadores que no figura en la lista del IRS de las certificadas queda fuera de la regla de la CPEO, así que no dé por hecho que asume la responsabilidad (IRS: clientes de CPEO; 26 U.S.C. 3511).

¿Soy personalmente responsable del impuesto impago?

Depende de cómo esté organizado el negocio y de quién controlaba el dinero. Se puede llegar a las personas de dos maneras.

Como empleador. Un propietario único debe personalmente el impuesto de nómina. Una LLC de un solo miembro es una entidad separada para el impuesto de nómina, así que la deuda es de la LLC y no directamente del propietario. En general, los socios generales responden por las deudas de una sociedad de personas según la ley estatal, y una sociedad de responsabilidad limitada puede ser distinta (manual del IRS, 5.17.7; IRS: LLC de un solo miembro).

Bajo la multa de recuperación de fondos en fideicomiso (trust fund recovery penalty). Si el IRS no puede cobrar de inmediato al negocio el impuesto retenido impago, una persona responsable que de forma intencional no lo retiene o no lo paga puede deber 100% del impuesto de fondos en fideicomiso impago (26 U.S.C. 6672): el impuesto sobre la renta retenido más la parte de los empleados del Seguro Social y Medicare. La parte del propio empleador no forma parte de esa multa. El IRS incluye al proveedor de nómina y a sus personas responsables entre quienes pueden ser responsables (IRS: multa de recuperación de impuestos retenidos). Quién cuenta como responsable y qué significa intencional se explica en la multa de recuperación de fondos en fideicomiso.

Para un propietario que se entera de que el proveedor no depositó, lo que ocurre después es lo más importante. Usar el dinero disponible para pagar a otros acreedores cuando el negocio no puede pagar el impuesto es un indicio de intención, y el Notice 784 cuenta como tal pagar la nómina neta en lugar del impuesto (IRS: Notice 784). El IRS propone la multa por carta. Usted tiene 60 días desde la fecha de la carta para apelar, o 75 días si está dirigida fuera de EE. UU. Después de la determinación, puede presentar un gravamen o embargar bienes personales. En general, tiene 3 años desde 15 de abril del año siguiente, o desde la fecha de presentación si es posterior, para determinarla, y no hay límite de tiempo mientras la declaración de un período no se haya presentado (IRM 5.7.3).

¿Cómo verifico yo mismo los depósitos de ahora en adelante?

Verifíquelos usted mismo; no dependa del informe del proveedor.

1. Inscríbase en EFTPS con su propio número de identificación del empleador, o use su cuenta de impuestos del negocio. Active el Inquiry PIN si el proveedor lo inscribió.
2. Después de cada nómina, confirme que se hizo un pago por el monto correcto a más tardar en la fecha de vencimiento del depósito. El IRS considera una señal de alerta el primer pago omitido o tardío (IRS: delegar las funciones de nómina).
3. Antes de presentar cada Form 941, compare sus impuestos totales después de ajustes y créditos no reembolsables (línea 12) con sus depósitos totales del trimestre (línea 13), que pueden incluir un pago en exceso aplicado de un trimestre anterior, y con su historial de pagos del IRS; verifique que las fechas de la obligación (Parte 2 o Schedule B) coincidan con sus fechas de pago (IRS: instrucciones del Form 941; IRS: instrucciones del Schedule B).
4. Con una organización profesional de empleadores certificada (CPEO), los depósitos se hacen con el número de la CPEO y sus clientes no pueden verlos en EFTPS; pida a la CPEO una prueba (IRS: clientes de CPEO).

Cuando cambie a un proveedor nuevo, consulte cómo cambiar de proveedor de nómina.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Dos trimestres de débitos, sin depósitos

La empresa de nómina de una LLC de restaurante retiró $9,000 por trimestre de su cuenta bancaria para impuestos, pero no depositó nada durante dos trimestres. El IRS cobra $18,000 más multas. Los débitos bancarios prueban que el dinero salió; solo la cuenta del IRS muestra si algo llegó, y la LLC debe lo que esté impago. Suponga que $6,000 de los $9,000 de cada trimestre se retuvieron a los empleados. Si la LLC no puede pagar, el IRS puede determinar la multa de recuperación de fondos en fideicomiso contra una persona que considere responsable e intencional; el monto se mide por la parte retenida, $12,000. La parte del empleador, $6,000, queda con la LLC.

Una suscripción que venció

La suscripción de nómina de una empresa pequeña venció en marzo, y el propietario creía que los impuestos se seguían presentando. La declaración del segundo trimestre y los depósitos nunca se hicieron. La empresa presenta la declaración faltante, deposita el impuesto desde su propia cuenta y pide alivio de multas. En general, el IRS no acepta como causa razonable depender de otra persona para presentar y depositar, así que el alivio puede depender del historial de la empresa en los tres años anteriores, si es que califica para las vías administrativas.

Un depósito hecho con 20 días de atraso

Un depósito de $6,000 llega al IRS con 20 días de atraso. Eso es más de 15 días, así que la multa por no depositar es de 10%, es decir, $600, más intereses. La empresa pide alivio por teléfono, o en el Form 843 con las fechas por escrito, y adjunta el estado de cuenta bancario que muestra cuándo salió el dinero de su cuenta.

¿Su caso es distinto?

• El IRS le cobró un impuesto que un proveedor debía pagar, no puede saber qué trimestres se depositaron, o hay más de un trimestre involucrado: lo pagado y lo debido en cada trimestre, y si pedir alivio de multas y con qué fundamentos, dependen de registros reconstruidos trimestre por trimestre. Consulte ayuda con la contabilidad.
• Sus libros muestran el impuesto de nómina como pagado pero el IRS muestra un saldo, o el proveedor cerró y no dejó informes: cada trimestre debe reconstruirse a partir de estados de cuenta bancarios y transcripciones del IRS, no de los informes del proveedor. Consulte ayuda con la contabilidad y obligaciones de nómina que no se cancelan.
• Un oficial de recaudación quiere reunirse, o el IRS propone una multa personal: consulte la multa de recuperación de fondos en fideicomiso.
• El saldo es mayor de lo que el negocio puede pagar: consulte planes de pago para deudas de impuestos del negocio.
• Omitió depósitos o declaraciones por razones ajenas al proveedor: consulte atraso en impuestos de nómina.
• Su propio responsable contable o contador causó la multa: consulte errores del responsable contable y quién paga las multas.
• Una nómina en sí salió mal: consulte cómo corregir un error de nómina.