Fournisseur de paie : dépôts omis et avis de l'IRS, que faire

Qui doit les charges sociales quand le fournisseur de paie ne les a pas déposées?

L'employeur les doit dans presque tous les arrangements de sous-traitance. L'IRS facture à l'entreprise titulaire du compte de paie l'impôt, les pénalités et les intérêts, même si l'argent est allé à un fournisseur qui ne l'a jamais transmis (IRS : sous-traitance des fonctions de paie). Un fournisseur de services de paie ou un agent déclarant n'est pas responsable comme employeur, ni comme mandataire de l'employeur, des impôts sur l'emploi de l'employeur (Publication 15, section 16). Seul un organisme certifié d'employeurs professionnels (CPEO) prend généralement la dette en charge, pour ses employés en poste chez les clients (worksite employees); voir plus bas.

Le dossier n'est pas simple lorsque :

• plus d'un trimestre est en cause, ou vous ne savez pas quels trimestres ont fait l'objet d'un dépôt;
• le fournisseur (une entreprise de paie, un service ou un logiciel) a aussi omis les déclarations trimestrielles, a fermé ou ne répond plus;
• le fournisseur a seulement calculé la paie et vous a laissé les paiements, ou vos livres montrent l'impôt comme payé alors que le compte de l'IRS affiche un solde;
• des lettres de l'IRS sont allées à une adresse que vous ne consultez pas;
• le montant impayé comprend de l'impôt retenu sur la paie des employés, qui peut atteindre des particuliers.

Rassemblez ces documents avant d'appeler l'IRS : les relevés bancaires montrant chaque prélèvement de charges sociales, les confirmations de paiement avec les numéros de suivi EFT, les rapports fiscaux et le contrat de service du fournisseur (téléchargez-les tant que vous y avez accès), votre historique de paiements et vos relevés de l'IRS, et chaque avis de l'IRS avec sa date. Cette page porte uniquement sur les charges sociales fédérales. Les comptes d'État pour la paie et l'assurance chômage peuvent présenter le même écart; consultez retard dans les charges sociales.

Que faire en premier quand l'IRS envoie une facture ou un avis?

Communiquez avec l'IRS et dites qu'un fournisseur de paie est en cause; n'attendez pas le fournisseur. L'IRS demande aux employeurs d'appeler au numéro indiqué sur la facture, d'écrire au bureau qui l'a envoyée ou d'appeler au 800-829-4933 (IRS : sous-traitance des fonctions de paie). Dans cet ordre :

1. Notez la date de réponse inscrite sur l'avis. Pour ce que signifie l'avis, consultez un avis de l'IRS adressé à votre entreprise.
2. Demandez à l'IRS le compte par trimestre : déclarations produites, paiements inscrits, pénalités établies. Un représentant peut consulter votre compte avec le formulaire 8821, ou parler et agir en votre nom avec le formulaire 2848.
3. Payez l'impôt confirmé impayé après le rapprochement des registres de paiement. Si une confirmation de paiement montre de l'argent envoyé à l'IRS qui manque dans le trimestre, communiquez avec l'IRS avec la confirmation ou le numéro de suivi EFT pour le retrouver et corriger l'endroit où il a été imputé (Publication 15). Payez le reste à partir de votre propre compte. Le paiement met fin aux pénalités et aux intérêts supplémentaires sur ce montant (IRS : pénalité pour défaut de dépôt), et un montant encore impayé plus de 10 jours après le premier avis passe au taux de pénalité de dépôt de 15 %.
4. Gardez votre propre adresse au dossier de l'IRS. L'IRS avertit que l'adresse du fournisseur peut vous empêcher de savoir ce qui se passe dans vos dossiers fiscaux.
5. Si de l'impôt retenu demeure impayé, consultez la section sur la responsabilité personnelle plus bas, qui explique ce que l'IRS examine lorsque d'autres créanciers sont payés en premier.

Comment prouver ce que le fournisseur a déposé et ce qu'il n'a pas déposé?

Confirmez d'abord l'arrangement. Un fournisseur de services de paie ou un agent déclarant produit et dépose sous votre numéro d'identification de l'employeur (EIN). Un agent approuvé selon l'article 3504 ou un CPEO produit des déclarations globales et dépose sous son propre numéro; une déclaration ou un dépôt absent sous le vôtre ne démontre donc pas à lui seul un manquement. Obtenez ses confirmations et demandez à l'IRS comment votre compte les traite avant de produire à nouveau (IRS : tableau des arrangements avec des tiers; IRS : clients d'un CPEO).

Comparez ensuite trois registres pour chaque trimestre : ce qui a quitté votre banque, ce que l'IRS a reçu et ce que l'IRS a inscrit à votre compte.

L'EFTPS conserve en ligne plus d'un an d'historique de paiements; pour les paiements plus anciens, utilisez le relevé de compte. Si le fournisseur vous a inscrit, vous détenez un NIP de consultation pour vérifier les dépôts; activez-le (Publication 15). Un compte fiscal d'entreprise affiche aussi les avis de l'IRS; une LLC qui produit comme entrepreneur individuel ne peut pas encore en utiliser un et se fie à l'EFTPS et aux lettres de l'IRS (IRS : compte fiscal d'entreprise).

Dressez une ligne par trimestre : l'impôt indiqué dans les rapports de paie, le montant prélevé de votre banque, le montant que l'IRS a crédité et à quelle date, et si la déclaration a été produite. Un écart entre la première et la troisième colonne indique de l'impôt impayé, et les dates de la troisième colonne déterminent les pénalités.

Le fournisseur a-t-il omis les déclarations trimestrielles, ou seulement les dépôts?

Vérifiez les deux; ce sont des manquements différents, avec des pénalités différentes. Le relevé de compte montre si un formulaire 941 a été inscrit pour chaque trimestre et quels paiements y ont été imputés.

Le taux de pénalité pour défaut de dépôt dépend du retard avec lequel l'argent est parvenu à l'IRS. Les taux ne s'additionnent pas.

Les taux de la déclaration tardive et du paiement tardif proviennent de la Publication 15. Pendant un mois où les deux s'appliquent, la pénalité de déclaration tardive est réduite de la pénalité de paiement tardif. Le taux de paiement tardif passe à 1 % par mois à compter de 10 jours après un avis d'intention de saisie, ou plus tôt à la suite d'une demande de paiement immédiat (26 U.S.C. 6651(d)). Des intérêts courent aussi sur l'impôt et sur les pénalités jusqu'au paiement.

Un troisième manquement tient aux avis qui ne vous sont jamais parvenus. L'IRS écrit à l'adresse qu'elle a au dossier; si elle a été remplacée par celle du fournisseur, mettez-la à jour avec le formulaire 8822-B (Publication 15). Le formulaire 940 annuel et les formulaires W-2 peuvent aussi manquer : consultez retard dans les charges sociales et formulaires W-2 et 1099 en retard.

L'IRS peut-elle annuler les pénalités parce que le fournisseur a fait défaut?

Parfois, mais le manquement du fournisseur ne suffit généralement pas. L'IRS indique que se fier à un professionnel de la fiscalité n'est généralement pas un motif valable, et son manuel interne (des directives pour le personnel de l'IRS, et non la loi) précise que l'obligation de faire les dépôts ne peut pas être déléguée (IRS : motif raisonnable; manuel de l'IRS, 20.1.1). Le manuel indique aussi qu'aucun allègement n'est offert pour le retard d'un fournisseur de services de paie, une question à régler entre ce dernier et son client selon leur contrat (manuel de l'IRS, 20.1.4).

Trois voies restent possibles :

Les deux premières voies examinent l'historique de votre compte, et non la personne qui a causé le manquement. Elles exigent :

• la même déclaration produite à temps pour chacune des 3 années précédentes (12 trimestres), sauf si les dossiers de l'IRS ne montrent aucune obligation de production pour une période; une déclaration que l'IRS a préparée pour vous ne compte pas;
• aucune pénalité imposée pendant ces années, ou une pénalité annulée par la suite pour motif raisonnable ou erreur de l'IRS;
• pour les déclarations d'impôts sur l'emploi, moins de quatre dispenses de pénalité de dépôt pendant cette période, et une pénalité non causée par le fait d'éviter l'EFTPS.

L'allègement automatique exige aussi que la déclaration originale ait été produite dans les 3 ans suivant sa date d'échéance (IRS : allègement administratif des pénalités; mise à jour de procédure de l'IRS). Un trimestre qui a déjà bénéficié d'un allègement de cette façon ne compte pas comme un trimestre sans reproche plus tard; il touche donc généralement un trimestre dans une série de trimestres manqués. Pour savoir comment demander l'allègement, consultez retard dans les charges sociales.

Le motif raisonnable repose sur les faits : diligence et prudence ordinaires en affaires, historique de conformité, rapidité avec laquelle vous avez corrigé le problème, et si la cause échappait à votre contrôle (manuel de l'IRS, 20.1.1). Faits utiles : le moment où l'argent a quitté votre banque, la façon dont vous surveilliez le fournisseur, le moment où vous avez appris le manquement, et la rapidité avec laquelle vous avez ensuite fait le dépôt ou produit la déclaration. La déclaration doit traiter de chaque dépôt pénalisé par montant et par date, sinon l'IRS considère qu'aucun motif valable n'est démontré. Lorsque le fournisseur a retiré l'argent de votre compte à temps mais l'a envoyé en retard, le manuel demande bel et bien aux examinateurs de faire un examen du motif raisonnable (manuel de l'IRS, 20.1.4). Ni l'un ni l'autre ne promet un allègement.

Pour faire la demande, appelez au numéro indiqué sur l'avis avec l'avis, la pénalité et vos motifs. Une pénalité annulée entraîne ses intérêts avec elle, mais pas l'impôt ni les intérêts sur l'impôt (IRS : motif raisonnable). Si vous avez déjà payé la pénalité, une demande de remboursement au moyen du formulaire 843 doit généralement être produite dans les 3 ans suivant la production de la déclaration ou dans les 2 ans suivant le paiement, selon la dernière de ces dates (IRS : instructions du formulaire 843).

Comment corriger le compte et payer ce qui est dû?

Corrigez d'abord les déclarations et payez l'impôt, car une demande d'allègement repose sur un compte exact. Dans l'ordre :

1. Produisez ce qui manque. Produisez le formulaire 941 de tout trimestre qui n'a jamais été produit sous votre numéro. Utilisez le formulaire 941-X pour corriger les salaires ou l'impôt d'une déclaration produite. Si seules les dates ou les montants des obligations (partie 2 ou annexe B) sont inexacts, ne produisez pas de formulaire 941-X pour cela; une annexe B modifiée peut réduire une pénalité de dépôt (IRS : instructions du formulaire 941-X; IRS : instructions de l'annexe B). Si la déclaration est exacte et que seuls les dépôts manquent, rien n'est modifié : l'impôt est payé.
2. Payez à partir de votre propre compte au moyen de votre compte fiscal d'entreprise, de l'EFTPS ou de Direct Pay, qui sont gratuits (IRS : dépôt et déclaration des impôts sur l'emploi). L'IRS impute généralement un dépôt d'abord à l'obligation la plus récente du trimestre. Après un avis de pénalité de dépôt, vous pouvez désigner la façon d'imputer les dépôts dans les 90 jours suivant l'avis (Publication 15).
3. Si vous ne pouvez pas tout payer, payez ce que vous pouvez et demandez un plan de paiement; consultez plans de paiement pour une dette fiscale d'entreprise. Un paiement partiel sans instruction écrite est généralement imputé d'abord à la part de l'employeur. Un paiement volontaire peut être désigné par écrit, au moment du paiement et pour des périodes précises, à l'impôt retenu (IRM 5.7.4).
4. Faites correspondre les livres au compte de l'IRS. Des livres établis à partir des rapports d'un fournisseur peuvent montrer comme payé un impôt que l'IRS n'a jamais reçu. Rapprochez l'obligation de charges sociales par trimestre; consultez passifs de paie qui ne se règlent pas et écritures de journal de paie.
5. Demandez l'allègement des pénalités comme indiqué plus haut.

Puis-je signaler le fournisseur de paie, et que fait l'IRS de la plainte?

Oui. Produisez le formulaire 14157, la plainte contre un préparateur de déclarations. Il comporte un statut de fournisseur de services de paie et une plainte relative aux impôts sur l'emploi pour un fournisseur qui n'a pas versé l'impôt sur l'emploi en totalité ou à temps, ou qui n'a pas préparé les déclarations avec exactitude ou à temps. Joignez le contrat de service; n'envoyez ni déclarations originales ni paiements. Le formulaire indique de le soumettre en ligne à IRS.gov/SubmitATip, et l'IRS précise que les plaintes contre des fournisseurs sont traitées et instruites en priorité (IRS : sous-traitance de la paie et payeurs tiers).

La plainte ne corrige pas votre compte. Répondez à l'avis ou appelez au 800-829-4933 (IRS : inconduite d'un préparateur de déclarations de revenus). Récupérer de l'argent auprès du fournisseur est une question contractuelle, qui ne relève pas de l'IRS.

Un organisme d'employeurs professionnels est-il différent d'un service de paie?

Oui. La différence tient à la personne qui est responsable. Un organisme certifié d'employeurs professionnels (CPEO) s'engage par contrat à prendre en charge une partie ou la totalité de vos obligations fédérales en matière d'impôts sur l'emploi, et seul un organisme certifié déplace la responsabilité hors de vous, généralement uniquement pour ses employés en poste chez les clients (IRS : tableau des arrangements avec des tiers; IRS : clients d'un CPEO).

Un organisme d'employeurs professionnels qui ne figure pas sur la liste des organismes certifiés de l'IRS n'est pas visé par la règle des CPEO; ne présumez donc pas qu'il assume la responsabilité (IRS : clients d'un CPEO; 26 U.S.C. 3511).

Suis-je personnellement responsable de l'impôt impayé?

Cela dépend de la structure de l'entreprise et de la personne qui contrôlait l'argent. Des particuliers peuvent être visés de deux façons.

Comme employeur. Un entrepreneur individuel doit personnellement l'impôt sur l'emploi. Une LLC à membre unique est une entité distincte pour l'impôt sur l'emploi; c'est donc la LLC qui doit l'impôt, et non directement le propriétaire. Les associés commandités sont généralement responsables des dettes d'une société de personnes selon le droit de l'État, et une société à responsabilité limitée de type partenariat (LLP) peut être différente (manuel de l'IRS, 5.17.7; IRS : LLC à membre unique).

Selon la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty). Si l'IRS ne peut pas recouvrer immédiatement auprès de l'entreprise l'impôt retenu impayé, une personne responsable qui omet volontairement de le percevoir ou de le verser peut devoir 100 % de l'impôt détenu en fiducie impayé (26 U.S.C. 6672) : l'impôt sur le revenu retenu plus la part des employés des cotisations de sécurité sociale (Social Security) et de Medicare. La part de l'employeur n'en fait pas partie. L'IRS range le fournisseur de paie et ses personnes responsables parmi ceux qui peuvent être tenus responsables (IRS : pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie). Les critères pour être une personne responsable et le sens de volontaire sont expliqués dans la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

Pour un propriétaire qui apprend que le fournisseur n'a pas fait les dépôts, ce qui arrive ensuite compte le plus. Utiliser l'argent disponible pour payer d'autres créanciers alors que l'entreprise ne peut pas payer l'impôt est un indice de caractère volontaire, et la Notice 784 compte le fait de payer la paie nette au lieu de l'impôt (IRS : Notice 784). L'IRS propose la pénalité par lettre. Vous avez 60 jours à compter de la date de la lettre pour faire appel, ou 75 jours si elle est adressée à l'extérieur des États-Unis. Après la cotisation, l'IRS peut inscrire un privilège ou saisir des biens personnels. Elle dispose généralement de 3 ans à compter du 15 avril de l'année suivante, ou de la date de production si elle est postérieure, pour établir la pénalité, et d'aucune limite de temps tant que la déclaration d'une période n'est pas produite (IRM 5.7.3).

Comment vérifier moi-même les dépôts à l'avenir?

Vérifiez-les vous-même; ne vous fiez pas au rapport du fournisseur.

1. Inscrivez-vous à l'EFTPS sous votre propre EIN, ou utilisez votre compte fiscal d'entreprise. Activez le NIP de consultation si le fournisseur vous a inscrit.
2. Après chaque paie, confirmez qu'un paiement du bon montant a été fait au plus tard à la date d'échéance du dépôt. L'IRS considère le premier paiement manqué ou tardif comme un signal d'alarme (IRS : sous-traitance des fonctions de paie).
3. Avant la production de chaque formulaire 941, comparez le total des impôts après ajustements et crédits non remboursables (ligne 12) avec le total des dépôts du trimestre (ligne 13), qui peut comprendre un trop-payé imputé d'un trimestre antérieur, et avec votre historique de paiements de l'IRS; vérifiez que les dates des obligations (partie 2 ou annexe B) correspondent à vos dates de paie (IRS : instructions du formulaire 941; IRS : instructions de l'annexe B).
4. Avec un organisme certifié d'employeurs professionnels (CPEO), les dépôts se font sous le numéro du CPEO et ses clients ne peuvent pas les voir dans l'EFTPS; demandez une preuve au CPEO (IRS : clients d'un CPEO).

Quand vous changez de fournisseur, consultez changer de fournisseur de paie.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Deux trimestres de prélèvements, aucun dépôt

L'entreprise de paie d'une LLC de restauration a prélevé 9 000 $ par trimestre de son compte bancaire pour l'impôt, mais n'a rien déposé pendant deux trimestres. L'IRS facture 18 000 $ plus des pénalités. Les prélèvements bancaires prouvent que l'argent est parti; seul le compte de l'IRS montre si une partie est arrivée, et la LLC doit tout ce qui est impayé. Supposons que 6 000 $ de chacun des 9 000 $ du trimestre aient été retenus sur la paie des employés. Si la LLC ne peut pas payer, l'IRS peut établir la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie contre une personne qu'elle juge responsable et volontaire; le montant est calculé sur la partie retenue, soit 12 000 $. La part de l'employeur, 6 000 $, reste à la charge de la LLC.

Un abonnement échu

L'abonnement de paie d'une petite entreprise a pris fin en mars, et le propriétaire croyait que les impôts étaient toujours produits. La déclaration et les dépôts du deuxième trimestre n'ont jamais eu lieu. L'entreprise produit la déclaration manquante, dépose l'impôt à partir de son propre compte et demande l'allègement des pénalités. L'IRS n'accepte généralement pas, comme motif raisonnable, le fait de s'être fié à quelqu'un d'autre pour produire et déposer; l'allègement peut donc dépendre du dossier de l'entreprise pour les trois années précédentes, si elle est admissible aux voies administratives.

Un dépôt fait avec 20 jours de retard

Un dépôt de 6 000 $ parvient à l'IRS avec 20 jours de retard. C'est plus de 15 jours; la pénalité pour défaut de dépôt est donc de 10 %, soit 600 $, plus les intérêts. L'entreprise demande l'allègement par téléphone, ou au moyen du formulaire 843 avec les dates par écrit, et joint le relevé bancaire montrant le moment où l'argent a quitté son compte.

Votre situation est différente?

• L'IRS vous a facturé un impôt qu'un fournisseur devait payer, vous ne savez pas quels trimestres ont fait l'objet d'un dépôt, ou plus d'un trimestre est en cause : ce qui a été payé et dû à chaque trimestre, et s'il faut demander l'allègement des pénalités et sur quels motifs, dépendent de registres reconstitués trimestre par trimestre. Consultez l'aide en tenue de livres.
• Vos livres montrent les charges sociales comme payées, mais l'IRS affiche un solde, ou le fournisseur a fermé sans laisser de rapports : chaque trimestre doit être reconstitué à partir des relevés bancaires et des relevés de l'IRS, et non des rapports du fournisseur. Consultez l'aide en tenue de livres et passifs de paie qui ne se règlent pas.
• Un agent de recouvrement (revenue officer) veut vous rencontrer, ou l'IRS propose une pénalité personnelle : consultez la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.
• Le solde dépasse ce que l'entreprise peut payer : consultez plans de paiement pour une dette fiscale d'entreprise.
• Vous avez manqué des dépôts ou des déclarations pour des raisons qui ne tiennent pas au fournisseur : consultez retard dans les charges sociales.
• Votre propre spécialiste de la tenue de livres ou votre comptable a causé la pénalité : consultez erreurs d'un spécialiste de la tenue de livres et pénalités.
• Une paie elle-même était erronée : consultez corriger une erreur de paie.