Đơn vị xử lý lương không nộp thuế: thông báo IRS, cách xử lý

Ai phải trả thuế lương khi đơn vị xử lý bảng lương không nộp?

Trong hầu hết mọi cách thuê ngoài, người sử dụng lao động phải trả. IRS lập hóa đơn thuế, tiền phạt và tiền lãi cho doanh nghiệp đứng tên tài khoản thuế lương, kể cả khi tiền đã chuyển cho một đơn vị xử lý bảng lương không nộp tiếp cho IRS (IRS: giao công việc xử lý bảng lương cho bên ngoài). Đơn vị xử lý bảng lương hoặc đại lý khai thuế (reporting agent) không chịu trách nhiệm với tư cách người sử dụng lao động, cũng không với tư cách đại lý của người sử dụng lao động, đối với thuế việc làm của người sử dụng lao động (Publication 15, section 16). Chỉ tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp được chứng nhận (CPEO) nói chung nhận trách nhiệm này, cho nhân viên tại nơi làm việc của họ; xem bên dưới.

Trường hợp không đơn giản khi:

• có nhiều hơn một quý liên quan, hoặc bạn không biết quý nào đã nộp;
• đơn vị xử lý bảng lương (công ty, dịch vụ hoặc phần mềm) cũng bỏ nộp tờ khai hằng quý, đã đóng cửa hoặc ngừng trả lời;
• đơn vị xử lý bảng lương chỉ tính lương và để bạn tự nộp thuế, hoặc sổ sách của bạn ghi thuế đã nộp trong khi tài khoản IRS vẫn có số dư;
• thư của IRS được gửi đến địa chỉ bạn không đọc;
• số tiền chưa nộp gồm thuế đã khấu trừ từ nhân viên, và có thể truy đến từng cá nhân.

Hãy chuẩn bị trước khi gọi IRS: sao kê ngân hàng cho thấy từng lần rút tiền nộp thuế lương, mọi xác nhận thanh toán kèm số truy vết EFT, báo cáo thuế và hợp đồng dịch vụ của đơn vị xử lý bảng lương (hãy tải về khi bạn còn quyền truy cập), lịch sử thanh toán và bảng ghi tài khoản (transcript) từ IRS, và mọi thông báo của IRS cùng ngày ghi trên thông báo. Trang này chỉ nói về thuế lương liên bang. Tài khoản thuế lương và thất nghiệp của tiểu bang cũng có thể có cùng lỗ hổng; xem chậm nộp thuế lương.

Tôi nên làm gì trước tiên khi IRS gửi hóa đơn thuế hoặc thông báo?

Hãy liên hệ IRS và nói rõ có đơn vị xử lý bảng lương liên quan; đừng chờ đơn vị đó. IRS bảo người sử dụng lao động gọi số ghi trên hóa đơn, viết thư cho văn phòng đã gửi, hoặc gọi 800-829-4933 (IRS: giao công việc xử lý bảng lương cho bên ngoài). Theo thứ tự:

1. Ghi lại ngày phải trả lời trên thông báo. Về ý nghĩa của thông báo, xem thông báo của IRS gửi doanh nghiệp.
2. Hỏi IRS tài khoản theo từng quý: tờ khai đã nộp, khoản thanh toán đã ghi nhận, tiền phạt đã ấn định. Người đại diện có thể xem tài khoản của bạn với Form 8821, hoặc thay mặt bạn nói chuyện và hành động với Form 2848.
3. Nộp phần thuế đã xác nhận là chưa nộp sau khi đối chiếu hồ sơ thanh toán. Nếu một xác nhận thanh toán cho thấy tiền đã gửi cho IRS nhưng không có trong quý đó, hãy liên hệ IRS với xác nhận hoặc số truy vết EFT để tìm khoản tiền và sửa nơi nó được ghi nhận (Publication 15). Nộp phần còn lại từ tài khoản của chính bạn. Nộp tiền giúp chấm dứt thêm tiền phạt và tiền lãi trên số tiền đó (IRS: tiền phạt nộp trễ khoản nộp thuế), và số tiền vẫn chưa nộp sau hơn 10 ngày kể từ thông báo đầu tiên sẽ chuyển sang mức phạt nộp trễ 15%.
4. Hãy giữ địa chỉ của chính bạn trong hồ sơ IRS. IRS cảnh báo rằng nếu đổi sang địa chỉ của đơn vị xử lý bảng lương, bạn có thể không biết các vấn đề thuế của mình.
5. Nếu thuế đã khấu trừ vẫn chưa nộp, hãy xem phần trách nhiệm cá nhân bên dưới, phần nói về việc IRS xem xét gì khi các chủ nợ khác được trả trước.

Làm sao chứng minh đơn vị xử lý bảng lương đã nộp những gì và chưa nộp những gì?

Trước hết hãy xác nhận cách thiết lập. Đơn vị xử lý bảng lương hoặc đại lý khai thuế (reporting agent) khai và nộp thuế dưới mã số định danh người sử dụng lao động (EIN) của bạn. Đại lý section 3504 được phê duyệt hoặc CPEO khai tờ khai tổng hợp và nộp thuế dưới mã số của chính họ, nên việc thiếu tờ khai hoặc khoản nộp riêng dưới mã số của bạn chưa chứng tỏ có sai sót. Hãy lấy xác nhận của họ và hỏi IRS tài khoản của bạn ghi nhận chúng thế nào trước khi nộp lại (IRS: bảng so sánh các hình thức thỏa thuận với bên thứ ba; IRS: khách hàng của CPEO).

Sau đó so sánh ba hồ sơ cho từng quý: số tiền đã rời ngân hàng của bạn, số tiền IRS đã nhận, và số tiền IRS đã ghi vào tài khoản của bạn.

EFTPS lưu trực tuyến lịch sử thanh toán hơn một năm; với các khoản cũ hơn, hãy dùng bảng ghi tài khoản. Nếu đơn vị xử lý bảng lương đã ghi danh giúp bạn, bạn có Inquiry PIN để kiểm tra các khoản nộp; hãy kích hoạt mã này (Publication 15). Tài khoản thuế doanh nghiệp cũng hiển thị thông báo của IRS; LLC khai thuế như doanh nghiệp một chủ chưa dùng được tài khoản này và phải dựa vào EFTPS và thư của IRS (IRS: tài khoản thuế doanh nghiệp).

Lập một hàng cho mỗi quý: thuế ghi trong báo cáo bảng lương, số tiền rút từ ngân hàng của bạn, số tiền IRS ghi có và vào ngày nào, và tờ khai đã nộp chưa. Chênh lệch giữa cột thứ nhất và cột thứ ba cho thấy thuế chưa nộp, và ngày ở cột thứ ba quyết định tiền phạt.

Đơn vị xử lý bảng lương bỏ nộp tờ khai hằng quý, hay chỉ bỏ nộp thuế?

Hãy kiểm tra cả hai; đây là hai lỗi khác nhau với tiền phạt khác nhau. Bảng ghi tài khoản cho thấy Form 941 của từng quý đã được ghi nhận chưa và những khoản thanh toán nào đã được ghi vào đó.

Mức phạt nộp trễ khoản nộp thuế phụ thuộc vào việc tiền đến IRS trễ bao lâu. Các mức này không cộng dồn.

Mức phạt nộp tờ khai trễ và nộp thuế trễ lấy từ Publication 15. Trong tháng áp dụng cả hai, tiền phạt nộp tờ khai trễ được giảm bằng tiền phạt nộp thuế trễ. Mức phạt nộp thuế trễ tăng lên 1% mỗi tháng bắt đầu từ 10 ngày sau thông báo ý định cưỡng chế thu thuế, hoặc sớm hơn nếu có yêu cầu nộp ngay (26 U.S.C. 6651(d)). Tiền lãi cũng tính trên thuế và trên tiền phạt cho đến khi trả xong.

Lỗi thứ ba là thông báo không đến tay bạn. IRS gửi thư đến địa chỉ lưu trong hồ sơ; nếu địa chỉ đó đã bị đổi sang địa chỉ của đơn vị xử lý bảng lương, hãy cập nhật bằng Form 8822-B (Publication 15). Form 940 hằng năm và Form W-2 cũng có thể bị thiếu: xem chậm nộp thuế lương và Form W-2 và 1099 nộp trễ.

IRS có thể xóa tiền phạt vì đơn vị xử lý bảng lương mắc lỗi không?

Đôi khi có, nhưng riêng lỗi của đơn vị xử lý bảng lương nói chung không phải là lý do. IRS cho biết việc dựa vào chuyên gia thuế nói chung không phải lý do hợp lệ, và sổ tay nội bộ của IRS (hướng dẫn cho nhân viên IRS, không phải luật) nói rằng nghĩa vụ nộp thuế không thể ủy thác (IRS: lý do chính đáng; IRS manual, 20.1.1). Sổ tay cũng nói không xóa phạt cho việc đơn vị xử lý bảng lương nộp chậm, vì đó là vấn đề giữa đơn vị xử lý và khách hàng của họ theo hợp đồng (IRS manual, 20.1.4).

Còn ba hướng:

Hai hướng đầu xem lịch sử tài khoản của bạn, không xét ai gây ra lỗi. Chúng đòi hỏi:

• cùng một tờ khai được nộp đúng hạn trong mỗi kỳ của 3 năm trước (12 quý), trừ khi hồ sơ IRS cho thấy không có yêu cầu nộp tờ khai trong một kỳ; tờ khai do IRS lập thay bạn không được tính;
• không có tiền phạt nào trong các năm đó, hoặc có nhưng sau đó đã được xóa vì lý do chính đáng hoặc lỗi của IRS;
• với tờ khai thuế việc làm, dưới bốn lần được miễn tiền phạt nộp thuế trong kỳ đó, và tiền phạt không do tránh dùng EFTPS gây ra.

Miễn tự động còn đòi hỏi tờ khai gốc được nộp trong vòng 3 năm kể từ hạn nộp (IRS: xóa tiền phạt theo thủ tục hành chính; cập nhật thủ tục của IRS). Một quý đã được miễn theo cách này không được tính là quý sạch về sau, nên nói chung cách này chỉ áp dụng cho một quý trong chuỗi các quý bị bỏ lỡ. Cách yêu cầu: xem chậm nộp thuế lương.

Lý do chính đáng phụ thuộc vào sự việc: sự cẩn trọng và thận trọng thông thường trong kinh doanh, lịch sử tuân thủ, bạn sửa vấn đề nhanh đến đâu, và nguyên nhân có nằm ngoài khả năng kiểm soát của bạn không (IRS manual, 20.1.1). Những sự việc hữu ích: thời điểm tiền rời ngân hàng của bạn, cách bạn giám sát đơn vị xử lý bảng lương, thời điểm bạn biết về lỗi, và sau đó bạn nộp thuế hoặc nộp tờ khai nhanh đến đâu. Bản giải trình phải nêu từng khoản nộp bị phạt theo số tiền và ngày, nếu không IRS coi như chưa chứng minh được lý do hợp lệ. Trong trường hợp đơn vị xử lý bảng lương rút tiền khỏi tài khoản của bạn đúng hạn nhưng gửi đi trễ, sổ tay có yêu cầu kiểm tra viên xem xét lý do chính đáng (IRS manual, 20.1.4). Cả hai đều không bảo đảm được xóa phạt.

Để yêu cầu, hãy gọi số ghi trên thông báo, mang theo thông báo, khoản tiền phạt và lý do của bạn. Tiền phạt được xóa thì tiền lãi trên khoản phạt cũng được xóa, nhưng không xóa thuế hay tiền lãi trên thuế (IRS: lý do chính đáng). Nếu bạn đã trả tiền phạt, yêu cầu hoàn thuế trên Form 843 nói chung phải nộp trong vòng 3 năm kể từ khi nộp tờ khai hoặc 2 năm kể từ khi trả tiền, tùy mốc nào muộn hơn (IRS: hướng dẫn Form 843).

Làm sao sửa tài khoản và trả khoản còn nợ?

Hãy sửa hồ sơ nộp và trả thuế trước, vì yêu cầu xóa phạt dựa trên một tài khoản đúng. Theo thứ tự:

1. Nộp phần còn thiếu. Nộp Form 941 của bất kỳ quý nào chưa từng được nộp dưới mã số của bạn. Dùng Form 941-X để sửa tiền lương hoặc thuế trên tờ khai đã nộp. Nếu chỉ ngày hoặc số tiền nghĩa vụ thuế (Part 2 hoặc Schedule B) sai, đừng nộp Form 941-X cho việc đó; Schedule B điều chỉnh có thể giảm tiền phạt nộp thuế (IRS: hướng dẫn Form 941-X; IRS: hướng dẫn Schedule B). Nếu tờ khai đúng và chỉ thiếu các khoản nộp thuế, không cần điều chỉnh gì: chỉ cần trả thuế.
2. Trả từ tài khoản của chính bạn qua tài khoản thuế doanh nghiệp, EFTPS hoặc Direct Pay, đều miễn phí (IRS: nộp và khai thuế việc làm). IRS nói chung áp dụng khoản nộp trước hết vào nghĩa vụ gần nhất trong quý. Sau thông báo phạt nộp thuế, bạn có thể chỉ định cách áp dụng các khoản nộp trong vòng 90 ngày kể từ thông báo (Publication 15).
3. Nếu không thể trả hết, hãy trả phần bạn có thể và xin kế hoạch trả góp; xem kế hoạch trả góp cho nợ thuế doanh nghiệp. Khoản trả một phần không có chỉ dẫn bằng văn bản nói chung được áp dụng trước vào phần của người sử dụng lao động. Khoản trả tự nguyện có thể được chỉ định bằng văn bản, vào lúc trả và cho các kỳ nêu tên, vào phần thuế đã khấu trừ (IRM 5.7.4).
4. Đối chiếu sổ sách với tài khoản IRS. Sổ sách lập từ báo cáo của đơn vị xử lý bảng lương có thể ghi thuế đã nộp trong khi IRS chưa nhận. Hãy đối chiếu nghĩa vụ thuế lương theo từng quý; xem khoản phải trả thuế lương không xóa được và bút toán bảng lương.
5. Xin xóa tiền phạt như trên.

Tôi có thể báo cáo đơn vị xử lý bảng lương không, và IRS làm gì với khiếu nại?

Có. Hãy nộp Form 14157, khiếu nại về người chuẩn bị tờ khai thuế. Biểu mẫu có mục tình trạng Payroll Service Provider và khiếu nại về thuế việc làm (Employment Taxes) dành cho đơn vị không nộp đủ hoặc không nộp đúng hạn thuế việc làm, hoặc không lập tờ khai chính xác hoặc đúng hạn. Hãy đính kèm hợp đồng dịch vụ; đừng gửi tờ khai gốc hay tiền. Biểu mẫu hướng dẫn nộp trực tuyến tại IRS.gov/SubmitATip, và IRS cho biết khiếu nại về đơn vị xử lý bảng lương được xử lý và điều tra nhanh (IRS: giao bảng lương cho bên ngoài và các bên thứ ba nộp thuế thay).

Khiếu nại không sửa tài khoản của bạn. Hãy trả lời thông báo hoặc gọi 800-829-4933 (IRS: hành vi sai phạm của người chuẩn bị tờ khai thuế). Đòi lại tiền từ đơn vị xử lý bảng lương là vấn đề hợp đồng, nằm ngoài IRS.

Tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp có khác dịch vụ xử lý bảng lương không?

Có. Điểm khác là ai chịu trách nhiệm. Tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp được chứng nhận (CPEO) cam kết bằng hợp đồng nhận một phần hoặc toàn bộ nghĩa vụ thuế việc làm liên bang của bạn, và chỉ tổ chức được chứng nhận mới chuyển trách nhiệm khỏi bạn, nói chung chỉ cho nhân viên tại nơi làm việc của họ (IRS: bảng so sánh các hình thức thỏa thuận với bên thứ ba; IRS: khách hàng của CPEO).

Tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp không có trong danh sách tổ chức được chứng nhận của IRS thì nằm ngoài quy định về CPEO, nên đừng cho rằng họ gánh trách nhiệm (IRS: khách hàng của CPEO; 26 U.S.C. 3511).

Tôi có phải chịu trách nhiệm cá nhân về khoản thuế chưa nộp không?

Tùy vào cách doanh nghiệp được tổ chức và ai kiểm soát tiền. Cá nhân có thể bị truy đến theo hai cách.

Với tư cách người sử dụng lao động. Chủ doanh nghiệp một chủ nợ thuế việc làm với tư cách cá nhân. LLC một thành viên là pháp nhân riêng về thuế việc làm, nên LLC nợ, không phải chủ sở hữu trực tiếp. Thành viên hợp danh chung (general partner) nói chung phải trả các khoản nợ của hợp danh theo luật tiểu bang, còn hợp danh trách nhiệm hữu hạn (LLP) có thể khác (IRS manual, 5.17.7; IRS: LLC một thành viên).

Theo trust fund recovery penalty (tiền phạt thu hồi thuế đã khấu trừ giữ hộ). Nếu IRS không thể thu ngay thuế đã khấu trừ chưa nộp từ doanh nghiệp, một người có trách nhiệm (responsible person) cố ý không thu hoặc không nộp thuế đó có thể phải trả 100% số thuế trust fund chưa nộp (26 U.S.C. 6672): gồm thuế thu nhập đã khấu trừ cùng phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên. Phần thuế của chính người sử dụng lao động không nằm trong đó. IRS nêu đơn vị xử lý bảng lương và những người có trách nhiệm của đơn vị đó trong số những người có thể phải chịu trách nhiệm (IRS: tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (TFRP)). Ai được coi là người có trách nhiệm và thế nào là cố ý, xem trust fund recovery penalty.

Với chủ doanh nghiệp biết đơn vị xử lý bảng lương không nộp thuế, điều xảy ra sau đó là quan trọng nhất. Dùng tiền sẵn có để trả các chủ nợ khác khi doanh nghiệp không trả nổi thuế là dấu hiệu của sự cố ý, và Notice 784 tính cả việc trả lương ròng thay vì nộp thuế (IRS: Notice 784). IRS đề nghị mức phạt bằng thư. Bạn có 60 ngày kể từ ngày ghi trên thư để khiếu nại, hoặc 75 ngày nếu thư gửi đến địa chỉ ngoài Hoa Kỳ. Sau khi ấn định, IRS có thể đăng ký quyền cầm giữ thuế hoặc cưỡng chế thu thuế trên tài sản cá nhân. IRS nói chung có 3 năm kể từ 15 tháng 4 của năm sau, hoặc kể từ ngày nộp tờ khai nếu muộn hơn, để ấn định khoản phạt này, và không có giới hạn thời gian khi tờ khai của một kỳ chưa được nộp (IRM 5.7.3).

Từ nay làm sao tự kiểm tra các khoản nộp thuế?

Hãy tự kiểm tra; đừng dựa vào báo cáo của đơn vị xử lý bảng lương.

1. Ghi danh EFTPS dưới EIN của chính bạn, hoặc dùng tài khoản thuế doanh nghiệp của bạn. Kích hoạt Inquiry PIN nếu đơn vị xử lý bảng lương đã ghi danh giúp bạn.
2. Sau mỗi kỳ lương, xác nhận có khoản thanh toán đúng số tiền chậm nhất vào hạn nộp thuế. IRS gọi khoản nộp đầu tiên bị bỏ lỡ hoặc trễ là dấu hiệu cảnh báo (IRS: giao công việc xử lý bảng lương cho bên ngoài).
3. Trước khi nộp mỗi Form 941, hãy so sánh tổng thuế sau điều chỉnh và tín thuế không hoàn lại (line 12) với tổng số tiền đã nộp trong quý (line 13), có thể gồm khoản nộp thừa chuyển từ quý trước, và với lịch sử thanh toán của bạn tại IRS; kiểm tra ngày nghĩa vụ thuế (Part 2 hoặc Schedule B) khớp với ngày trả lương (IRS: hướng dẫn Form 941; IRS: hướng dẫn Schedule B).
4. Với tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp được chứng nhận (CPEO), khoản nộp thuế đi dưới mã số của CPEO và khách hàng không thấy được trong EFTPS; hãy yêu cầu CPEO cung cấp bằng chứng (IRS: khách hàng của CPEO).

Khi chuyển sang đơn vị xử lý bảng lương mới, xem đổi đơn vị xử lý bảng lương.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Hai quý bị rút tiền nhưng không nộp thuế

Đơn vị xử lý bảng lương của một LLC nhà hàng rút $9.000 mỗi quý từ tài khoản ngân hàng để nộp thuế nhưng không nộp gì trong hai quý. IRS lập hóa đơn $18.000 cộng tiền phạt. Sao kê ngân hàng chứng minh tiền đã rời tài khoản; chỉ tài khoản IRS cho biết có khoản nào đến nơi không, và LLC nợ phần chưa nộp. Giả sử $6.000 trong $9.000 của mỗi quý là khoản khấu trừ từ nhân viên. Nếu LLC không trả nổi, IRS có thể ấn định trust fund recovery penalty đối với một người mà IRS thấy là có trách nhiệm và cố ý; số tiền được tính theo phần đã khấu trừ, $12.000. Phần của người sử dụng lao động, $6.000, vẫn thuộc về LLC.

Gói dịch vụ hết hạn

Gói dịch vụ bảng lương của một công ty nhỏ hết hạn vào tháng 3, và chủ doanh nghiệp tin rằng thuế vẫn đang được nộp. Tờ khai quý thứ hai và các khoản nộp thuế không hề được thực hiện. Công ty nộp tờ khai còn thiếu, nộp thuế từ tài khoản của chính mình và xin xóa tiền phạt. IRS nói chung không chấp nhận việc dựa vào người khác để nộp tờ khai và nộp thuế là lý do chính đáng, nên việc được xóa phạt có thể tùy vào hồ sơ ba năm trước của công ty, nếu công ty đủ điều kiện cho các hướng hành chính.

Khoản nộp trễ 20 ngày

Một khoản nộp $6.000 đến IRS trễ 20 ngày. Đó là hơn 15 ngày, nên tiền phạt nộp trễ khoản nộp thuế là 10%, tức $600, cộng tiền lãi. Công ty xin xóa phạt qua điện thoại, hoặc trên Form 843 kèm các ngày bằng văn bản, và đính kèm sao kê ngân hàng cho thấy thời điểm tiền rời tài khoản.

Trường hợp của bạn có khác không?

• IRS lập hóa đơn thuế bạn mà đơn vị xử lý bảng lương lẽ ra phải nộp, bạn không biết quý nào đã nộp, hoặc có nhiều hơn một quý: từng quý đã trả và còn nợ bao nhiêu, và có nên xin xóa phạt hay không và dựa trên lý do nào, đều phụ thuộc vào hồ sơ được dựng lại từng quý. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách của bạn ghi thuế lương đã nộp nhưng IRS cho thấy còn số dư, hoặc đơn vị xử lý bảng lương đã đóng cửa và không để lại báo cáo: mỗi quý phải được dựng lại từ sao kê ngân hàng và bảng ghi tài khoản của IRS, không dựa vào báo cáo của đơn vị xử lý. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán và khoản phải trả thuế lương không xóa được.
• Revenue officer muốn gặp, hoặc IRS đề nghị phạt cá nhân: xem trust fund recovery penalty.
• Số dư lớn hơn khả năng thanh toán của doanh nghiệp: xem kế hoạch trả góp cho nợ thuế doanh nghiệp.
• Bạn bỏ lỡ khoản nộp thuế hoặc tờ khai vì lý do ngoài đơn vị xử lý bảng lương: xem chậm nộp thuế lương.
• Chính nhân viên ghi sổ hoặc kế toán của bạn gây ra tiền phạt: xem lỗi của nhân viên ghi sổ và ai trả tiền phạt.
• Chính một kỳ lương bị sai: xem sửa lỗi bảng lương.