Provedor de folha não depositou os impostos: aviso do IRS

Quem deve o imposto da folha quando o provedor de folha de pagamento não o depositou?

O empregador deve, em quase todos os arranjos de folha terceirizada. O IRS cobra da empresa titular da conta de folha o imposto, as multas e os juros, mesmo que o dinheiro tenha ido para um provedor que nunca o repassou (IRS: terceirização das obrigações da folha). Um provedor de serviços de folha de pagamento ou agente de declaração (reporting agent) não responde como empregador, nem como agente do empregador, pelos impostos sobre a folha do empregador (Publication 15, seção 16). Em geral, só uma organização profissional de empregadores certificada (CPEO) assume essa responsabilidade, e apenas quanto aos empregados alocados nos locais de trabalho do cliente; veja abaixo.

O caso não é simples quando:

• mais de um trimestre está envolvido, ou você não sabe quais trimestres tiveram depósito;
• o provedor (uma empresa, um serviço ou um software de folha de pagamento) também deixou de entregar as declarações trimestrais, fechou ou parou de responder;
• o provedor só calculava a folha e deixava os pagamentos com você, ou a sua escrituração mostra o imposto como pago enquanto a conta do IRS mostra saldo devedor;
• as cartas do IRS foram para um endereço que você não lê;
• o valor não pago inclui imposto retido dos empregados, que pode alcançar pessoas físicas.

Reúna antes de ligar para o IRS: extratos bancários que mostrem cada débito de imposto da folha, comprovantes de pagamento com os números de rastreamento de EFT, os relatórios de impostos e o contrato de serviço do provedor (baixe-os enquanto ainda tiver acesso), o histórico de pagamentos e as transcrições do IRS, e todos os avisos do IRS com a data. Esta página trata apenas do imposto federal da folha. As contas estaduais da folha e do seguro-desemprego podem ter a mesma falha; veja atraso nos impostos da folha de pagamento.

O que devo fazer primeiro quando o IRS manda uma cobrança ou um aviso?

Fale com o IRS e diga que há um provedor de folha de pagamento envolvido; não espere pelo provedor. O IRS orienta os empregadores a ligar para o número da cobrança, escrever ao escritório que a enviou ou ligar para 800-829-4933 (IRS: terceirização das obrigações da folha). Nesta ordem:

1. Anote a data limite de resposta do aviso. Para entender o que o aviso significa, veja um aviso do IRS para a sua empresa.
2. Peça ao IRS a conta por trimestre: declarações entregues, pagamentos lançados, multas aplicadas. Um representante pode ver a sua conta com o Form 8821 ou falar e agir em seu nome com o Form 2848.
3. Pague o imposto confirmado como não pago depois de conciliar os registros de pagamento. Se um comprovante de pagamento mostra dinheiro enviado ao IRS que não aparece no trimestre, contate o IRS com o comprovante ou o número de rastreamento de EFT para localizá-lo e corrigir onde foi aplicado (Publication 15). Pague o restante com a sua própria conta. Pagar interrompe novas multas e juros sobre esse valor (IRS: multa por falta de depósito), e um valor ainda não pago mais de 10 dias após o primeiro aviso passa para a alíquota de 15% da multa por falta de depósito.
4. Mantenha o seu próprio endereço cadastrado no IRS. O IRS alerta que apontar o endereço para o provedor pode fazer você ficar sem saber de assuntos fiscais.
5. Se o imposto retido ainda não foi pago, veja a seção de responsabilidade pessoal abaixo, que trata do que o IRS examina quando outros credores são pagos primeiro.

Como provo o que o provedor depositou e o que não depositou?

Primeiro confirme o arranjo. Um provedor de serviços de folha de pagamento ou agente de declaração entrega as declarações e faz os depósitos com o seu EIN (número de identificação do empregador). Um agente aprovado da seção 3504 ou uma CPEO entrega declarações consolidadas e faz depósitos com o próprio número, então a falta de uma declaração ou de um depósito apenas no seu número não prova uma falha. Peça os comprovantes dele e pergunte ao IRS como a sua conta os trata antes de entregar de novo (IRS: quadro dos arranjos com terceiros; IRS: clientes de CPEO).

Depois compare três registros de cada trimestre: o que saiu do seu banco, o que o IRS recebeu e o que o IRS lançou na sua conta.

O EFTPS guarda mais de um ano de histórico de pagamentos online; para pagamentos mais antigos, use a transcrição da conta. Se o provedor fez a sua inscrição, você tem um Inquiry PIN para consultar depósitos; ative-o (Publication 15). Uma conta fiscal empresarial também mostra os avisos do IRS; uma LLC que entrega como empresário individual ainda não pode usá-la e depende do EFTPS e das cartas do IRS (IRS: conta fiscal empresarial).

Monte uma linha por trimestre: imposto mostrado nos relatórios da folha, valor debitado do seu banco, valor que o IRS creditou e em que data, e se a declaração foi entregue. Uma diferença entre a primeira e a terceira coluna aponta imposto não pago, e as datas da terceira coluna determinam as multas.

O provedor deixou de entregar as declarações trimestrais ou só os depósitos?

Verifique os dois; são falhas diferentes, com multas diferentes. A transcrição da conta mostra se um Form 941 foi lançado em cada trimestre e quais pagamentos foram lançados contra ele.

A alíquota da multa por falta de depósito depende de quanto o dinheiro demorou para chegar ao IRS. As alíquotas não se somam.

As alíquotas das multas por atraso na entrega e no pagamento vêm da Publication 15. Em um mês em que as duas se aplicam, a multa por atraso na entrega é reduzida pela multa por atraso no pagamento. A alíquota da multa por atraso no pagamento sobe para 1% ao mês a partir de 10 dias após um aviso de intenção de penhora (notice of intent to levy), ou antes, em caso de exigência de pagamento imediato (26 U.S.C. 6651(d)). Os juros também correm sobre o imposto e sobre as multas até o pagamento.

Uma terceira falha são os avisos que nunca chegaram até você. O IRS escreve para o endereço que tem cadastrado; se ele foi trocado pelo do provedor, atualize-o com o Form 8822-B (Publication 15). O Form 940 anual e os Forms W-2 também podem estar faltando: veja atraso nos impostos da folha de pagamento e Forms W-2 e 1099 atrasados.

O IRS pode retirar as multas porque o provedor falhou?

Às vezes, mas a falha do provedor, por si só, geralmente não é o motivo. O IRS diz que confiar em um profissional de impostos geralmente não é um motivo válido, e o seu manual interno (orientação para os funcionários do IRS, não lei) diz que o dever de fazer os depósitos não pode ser delegado (IRS: motivo razoável; manual do IRS, 20.1.1). O manual também diz que não há alívio para o atraso de um processador de folha, que é um assunto entre o processador e o seu cliente, conforme o contrato (manual do IRS, 20.1.4).

Restam três caminhos:

Os dois primeiros olham o histórico da sua conta, e não quem causou a falha. Exigem:

• a mesma declaração entregue no prazo em cada um dos 3 anos anteriores (12 trimestres), salvo se os registros do IRS mostrarem que não havia obrigação de entrega em algum período; uma declaração que o IRS preparou para você não conta;
• nenhuma multa cobrada nesses anos, ou uma multa retirada depois por motivo razoável ou por erro do IRS;
• para declarações de impostos sobre a folha, menos de quatro dispensas de multa por depósito nesse período, e uma multa que não tenha sido causada por evitar o EFTPS.

O alívio automático também exige que a declaração original tenha sido entregue em até 3 anos do vencimento (IRS: alívio de multas administrativas; atualização de procedimento do IRS). Um trimestre que já recebeu alívio por essa via não conta como trimestre limpo depois, então ele geralmente alcança um trimestre em uma sequência de trimestres perdidos. Para saber como pedir, veja atraso nos impostos da folha de pagamento.

O motivo razoável depende dos fatos: cuidado e prudência comuns nos negócios, histórico de cumprimento, quão rápido você corrigiu o problema e se a causa estava fora do seu controle (manual do IRS, 20.1.1). Fatos úteis: quando o dinheiro saiu do seu banco, como você acompanhava o provedor, quando soube da falha e com que rapidez depositou ou entregou a declaração depois. A explicação precisa tratar de cada depósito penalizado, com valor e data, ou o IRS entende que nenhum motivo válido foi apresentado. Quando o provedor tirou o dinheiro da sua conta no prazo, mas o enviou com atraso, o manual de fato manda os examinadores fazer uma análise de motivo razoável (manual do IRS, 20.1.4). Nenhum dos dois é promessa de alívio.

Para pedir, ligue para o número do aviso com o aviso, a multa e os seus motivos em mãos. Uma multa retirada leva junto os seus juros, mas não o imposto nem os juros sobre o imposto (IRS: motivo razoável). Se você já pagou a multa, o pedido de restituição no Form 843 geralmente deve ser entregue em até 3 anos da entrega da declaração ou 2 anos do pagamento, o que for posterior (IRS: instruções do Form 843).

Como corrijo a conta e pago o que é devido?

Corrija as declarações e pague o imposto primeiro, porque o pedido de alívio se apoia em uma conta correta. Nesta ordem:

1. Entregue o que falta. Entregue o Form 941 de qualquer trimestre que nunca foi entregue no seu número. Use o Form 941-X para corrigir salários ou imposto de uma declaração entregue. Se apenas as datas ou os valores da obrigação (Parte 2 ou Schedule B) estão errados, não entregue o Form 941-X para isso; um Schedule B retificado pode reduzir a multa por depósito (IRS: instruções do Form 941-X; IRS: instruções do Schedule B). Se a declaração está certa e só faltam os depósitos, nada é retificado: o imposto é pago.
2. Pague com a sua própria conta, pela sua conta fiscal empresarial, pelo EFTPS ou pelo Direct Pay, que são gratuitos (IRS: depósito e declaração dos impostos sobre a folha). O IRS geralmente aplica um depósito primeiro à obrigação mais recente do trimestre. Após um aviso de multa por depósito, você pode indicar como os depósitos serão aplicados em até 90 dias do aviso (Publication 15).
3. Se não puder pagar tudo, pague o que conseguir e peça um plano de pagamento; veja planos de pagamento para dívida fiscal da empresa. Um pagamento parcial sem instrução por escrito geralmente vai primeiro para a parte do empregador. Um pagamento voluntário pode ser designado por escrito, no momento do pagamento e para períodos indicados, ao imposto retido (IRM 5.7.4).
4. Concilie a escrituração com a conta do IRS. Uma escrituração montada com os relatórios do provedor pode mostrar como pago um imposto que o IRS nunca recebeu. Concilie a obrigação de imposto da folha por trimestre; veja obrigações da folha que não zeram e lançamentos contábeis da folha de pagamento.
5. Peça alívio de multa como descrito acima.

Posso denunciar o provedor de folha de pagamento e o que o IRS faz com a reclamação?

Sim. Entregue o Form 14157, a reclamação contra preparador de declarações. Ele tem uma condição de Payroll Service Provider (provedor de serviços de folha) e uma reclamação de Employment Taxes (impostos sobre a folha) para o provedor que não recolheu o imposto sobre a folha por inteiro ou no prazo, ou não preparou as declarações com exatidão ou no prazo. Anexe o contrato de serviço; não envie declarações originais nem pagamentos. O formulário manda enviar online em IRS.gov/SubmitATip, e o IRS diz que as reclamações contra provedores recebem tratamento e investigação prioritários (IRS: terceirização da folha de pagamento e pagadores terceiros).

A reclamação não corrige a sua conta. Responda ao aviso ou ligue para 800-829-4933 (IRS: má conduta de preparadores de declarações). Recuperar o dinheiro do provedor é questão de contrato, fora do alcance do IRS.

Uma organização profissional de empregadores é diferente de um serviço de folha de pagamento?

Sim. A diferença é quem responde. Uma organização profissional de empregadores certificada (CPEO) concorda por contrato em assumir parte ou todas as suas obrigações de imposto federal sobre a folha, e só uma certificada tira a responsabilidade de você, geralmente apenas quanto aos seus empregados alocados no local de trabalho (IRS: quadro dos arranjos com terceiros; IRS: clientes de CPEO).

Uma organização profissional de empregadores que não consta da lista de certificadas do IRS fica fora da regra da CPEO, então não presuma que ela assuma a responsabilidade (IRS: clientes de CPEO; 26 U.S.C. 3511).

Sou pessoalmente responsável pelo imposto não pago?

Depende de como a empresa é organizada e de quem controlava o dinheiro. As pessoas físicas podem ser alcançadas de duas formas.

Como empregador. Um empresário individual deve o imposto sobre a folha pessoalmente. Uma LLC de um único membro é uma entidade separada para o imposto sobre a folha, então quem deve é a LLC, e não diretamente o proprietário. Os sócios gerais geralmente respondem pelas dívidas de uma sociedade de pessoas segundo a lei estadual, e uma sociedade de responsabilidade limitada (limited liability partnership) pode ser diferente (manual do IRS, 5.17.7; IRS: LLCs de um único membro).

Pela multa de recuperação de fundos retidos (trust fund recovery penalty). Se o IRS não consegue cobrar de imediato da empresa o imposto retido não pago, uma pessoa responsável que deixa intencionalmente de retê-lo ou de pagá-lo pode dever 100% do imposto retido não pago (26 U.S.C. 6672): o imposto de renda retido mais a parte dos empregados no Social Security e no Medicare. A parte do próprio empregador não entra. O IRS inclui o provedor de folha de pagamento e as pessoas responsáveis dele entre os que podem ser responsabilizados (IRS: multa de recuperação de fundos retidos). Quem conta como responsável e o que significa agir intencionalmente estão em a multa de recuperação de fundos retidos.

Para o proprietário que descobre que o provedor não depositou, o que acontece depois é o mais importante. Usar o dinheiro disponível para pagar outros credores quando a empresa não consegue pagar o imposto é um indício de ato intencional, e a Notice 784 inclui pagar a folha líquida em vez do imposto (IRS: Notice 784). O IRS propõe a multa por carta. Você tem 60 dias a partir da data da carta para recorrer, ou 75 dias se ela for endereçada fora dos Estados Unidos. Após o lançamento, ele pode registrar um gravame ou penhorar bens pessoais. Em geral, ele tem 3 anos a partir de 15 de abril do ano seguinte, ou da data de entrega, se posterior, para lançá-la, e não há limite de tempo enquanto a declaração de um período não foi entregue (IRM 5.7.3).

Como confiro os depósitos eu mesmo daqui para a frente?

Confira você mesmo; não dependa do relatório do provedor.

1. Inscreva-se no EFTPS com o seu próprio EIN ou use a sua conta fiscal empresarial. Ative o Inquiry PIN se o provedor fez a sua inscrição.
2. Depois de cada folha, confirme um pagamento no valor certo até a data de vencimento do depósito. O IRS chama o primeiro pagamento perdido ou atrasado de sinal de alerta (IRS: terceirização das obrigações da folha).
3. Antes de cada Form 941 ser entregue, compare o total de impostos após ajustes e créditos não restituíveis (linha 12) com o total de depósitos do trimestre (linha 13), que pode incluir um pagamento a maior aplicado de um trimestre anterior, e com o seu histórico de pagamentos no IRS; confira se as datas da obrigação (Parte 2 ou Schedule B) batem com as suas datas de pagamento (IRS: instruções do Form 941; IRS: instruções do Schedule B).
4. Com uma organização profissional de empregadores certificada (CPEO), os depósitos são feitos no número da CPEO e os clientes não conseguem vê-los no EFTPS; peça a prova à CPEO (IRS: clientes de CPEO).

Ao mudar para um novo provedor, veja como trocar de provedor de folha de pagamento.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Dois trimestres de débitos, sem depósitos

A empresa de folha de pagamento de uma LLC de restaurante debitou US$9.000 por trimestre da conta bancária para o imposto, mas não depositou nada em dois trimestres. O IRS cobra US$18.000 mais multas. Os débitos bancários provam que o dinheiro saiu; só a conta do IRS mostra se alguma parte chegou, e a LLC deve o que não foi pago. Suponha que US$6.000 dos US$9.000 de cada trimestre tenham sido retidos dos empregados. Se a LLC não consegue pagar, o IRS pode lançar a multa de recuperação de fundos retidos contra uma pessoa que considere responsável e que tenha agido intencionalmente; o valor é medido pela parte retida, US$12.000. A parte do empregador, US$6.000, continua com a LLC.

Uma assinatura que venceu

A assinatura de folha de pagamento de uma pequena empresa venceu em março, e o proprietário acreditava que os impostos continuavam sendo entregues. A declaração e os depósitos do segundo trimestre nunca aconteceram. A empresa entrega a declaração que falta, deposita o imposto com a própria conta e pede alívio de multa. O IRS geralmente não aceita como motivo razoável confiar em outra pessoa para entregar e depositar, então o alívio pode depender do histórico da empresa nos três anos anteriores, se ela se qualificar para as vias administrativas.

Um depósito feito com 20 dias de atraso

Um depósito de US$6.000 chega ao IRS com 20 dias de atraso. Isso é mais de 15 dias, então a multa por falta de depósito é de 10%, ou US$600, mais juros. A empresa pede alívio por telefone, ou no Form 843 com as datas por escrito, e anexa o extrato bancário que mostra quando o dinheiro saiu da conta.

E no seu caso?

• O IRS cobrou um imposto que o provedor deveria ter pago, você não sabe quais trimestres tiveram depósito, ou mais de um trimestre está envolvido: o que foi pago e devido em cada trimestre, e se vale pedir alívio de multa e com quais fundamentos, dependem de registros reconstruídos trimestre a trimestre. Veja ajuda com a escrituração contábil.
• A sua escrituração mostra o imposto da folha como pago, mas o IRS mostra saldo, ou o provedor fechou e não deixou relatórios: cada trimestre precisa ser reconstruído a partir dos extratos bancários e das transcrições do IRS, e não dos relatórios do provedor. Veja ajuda com a escrituração contábil e obrigações da folha que não zeram.
• Um revenue officer quer se reunir com você, ou o IRS propõe uma multa pessoal: veja a multa de recuperação de fundos retidos.
• O saldo é maior do que a empresa consegue pagar: veja planos de pagamento para dívida fiscal da empresa.
• Você perdeu depósitos ou declarações por motivos que vão além do provedor: veja atraso nos impostos da folha de pagamento.
• O seu próprio responsável contábil ou contador causou a multa: veja erros do responsável contábil e quem paga as multas.
• Uma folha de pagamento estava errada: veja como corrigir um erro na folha de pagamento.