급여 대행업체가 세금을 안 냈을 때: IRS 통지서 대응

급여 대행업체가 급여세를 납부하지 않았다면 누가 세금을 내야 하나요?

미국에서는 거의 모든 외주 급여 방식에서 고용주가 내야 합니다. 돈이 대행업체로 갔고 대행업체가 IRS에 전달하지 않았더라도, IRS는 급여 계정을 가진 사업체에 세금, 가산세, 이자를 청구합니다(IRS: 급여 업무 외주). 급여 서비스 제공업체나 신고 대리인은 고용주로서도, 고용주의 대리인으로서도 고용주의 고용세에 책임을 지지 않습니다(Publication 15, section 16). 인증 전문 고용 대행 기관(CPEO)만 일반적으로 자신의 사업장 소속 직원(worksite employees)에 대한 책임을 넘겨받으며, 아래에서 설명합니다.

다음의 경우에는 간단한 사안이 아닙니다.

• 둘 이상의 분기가 걸려 있거나, 어느 분기를 납부했는지 알 수 없는 경우
• 대행업체(급여 대행 회사, 서비스, 소프트웨어)가 분기별 신고서 제출도 건너뛰었거나, 폐업했거나, 연락이 끊긴 경우
• 대행업체가 급여만 계산하고 납부는 본인에게 맡겼거나, 장부에는 세금이 납부된 것으로 나오는데 IRS 계정에는 미납액이 있는 경우
• IRS 서신이 확인하지 않는 주소로 간 경우
• 미납액에 직원에게서 원천징수한 세금이 포함되어 있어 개인에게까지 책임이 미칠 수 있는 경우

IRS에 전화하기 전에 다음 자료를 모으세요. 급여세 자동이체가 각각 찍힌 은행 명세서, EFT 추적 번호가 있는 납부 확인서, 대행업체의 세금 보고서와 서비스 계약서(접근 권한이 있을 때 내려받으세요), IRS 납부 내역과 계정 내역서(transcript), 날짜가 있는 모든 IRS 통지서입니다. 이 페이지는 미국 연방 급여세만 다룹니다. 주 급여세와 실업보험 계정에도 같은 누락이 있을 수 있으니 급여세가 밀렸을 때를 보세요.

IRS가 청구서나 통지서를 보내면 먼저 무엇을 해야 하나요?

IRS에 연락해 급여 대행업체가 관련되어 있다고 알리세요. 대행업체의 조치를 기다리지 마세요. IRS는 고용주에게 청구서에 적힌 번호로 전화하거나, 청구서를 보낸 사무소에 서면으로 문의하거나, 800-829-4933으로 전화하라고 안내합니다(IRS: 급여 업무 외주). 순서는 다음과 같습니다.

1. 통지서에 적힌 회신 기한을 메모하세요. 통지서의 의미는 사업체에 온 IRS 통지서를 보세요.
2. IRS에 분기별 계정 내역을 요청하세요. 제출된 신고서, 반영된 납부, 부과된 가산세를 확인합니다. 대리인은 Form 8821로 본인의 계정을 볼 수 있고, Form 2848로 본인을 대신해 말하고 행동할 수 있습니다.
3. 납부 기록을 대조한 뒤 미납이 확인된 세금을 납부하세요. 납부 확인서에 IRS로 보낸 돈이 있는데 해당 분기에 반영되지 않았다면, 확인서나 EFT 추적 번호를 가지고 IRS에 연락해 돈을 찾고 충당된 곳을 바로잡으세요(Publication 15). 나머지는 본인 계좌에서 납부하세요. 납부하면 그 금액에 대한 가산세와 이자가 더 늘지 않으며(IRS: 납부 불이행 가산세), 첫 통지서 후 10일이 지나도 납부되지 않은 금액에는 납부 불이행 가산세율 15%가 적용됩니다.
4. IRS에는 본인 주소를 등록해 두세요. 대행업체 주소로 바꿔 두면 세금 관련 사항을 모르고 지나갈 수 있다고 IRS는 경고합니다.
5. 원천징수한 세금이 아직 미납이라면 아래의 개인 책임 부분을 보세요. 다른 채권자에게 먼저 지급한 경우 IRS가 무엇을 보는지 설명합니다.

대행업체가 무엇을 납부했고 무엇을 납부하지 않았는지 어떻게 증명하나요?

먼저 계약 방식을 확인하세요. 급여 서비스 제공업체나 신고 대리인은 본인의 고용주 식별번호(EIN)로 신고서를 제출하고 납부합니다. 승인받은 section 3504 대리인이나 CPEO는 자기 번호로 합산 신고서를 제출하고 납부하므로, 본인 번호로만 보면 신고서나 납부가 없다고 해서 불이행이라고 단정할 수 없습니다. 그 확인서를 받고, 다시 제출하기 전에 IRS 계정에서 어떻게 처리되는지 IRS에 물어보세요(IRS: 제3자 위탁 방식 비교표; IRS: CPEO 고객).

그다음 분기마다 세 가지 기록을 비교하세요. 은행에서 나간 돈, IRS가 받은 돈, IRS가 계정에 반영한 돈입니다.

EFTPS는 한 해 넘는 납부 내역을 온라인으로 보관합니다. 더 오래된 납부는 계정 내역서를 이용하세요. 대행업체가 본인을 EFTPS에 등록했다면 납부 조회용 Inquiry PIN이 있으니 활성화하세요(Publication 15). 비즈니스 세금 계정에서는 IRS 통지서도 볼 수 있습니다. 개인사업자로 신고하는 LLC는 아직 사용할 수 없으므로 EFTPS와 IRS 서신에 의존해야 합니다(IRS: 비즈니스 세금 계정).

분기마다 한 행씩 표를 만드세요. 급여 보고서에 나온 세금, 은행에서 인출된 금액, IRS가 인정한 금액과 날짜, 신고서 제출 여부입니다. 첫째 열과 셋째 열의 차이가 미납 세금을 가리키며, 셋째 열의 날짜가 가산세를 좌우합니다.

대행업체가 분기별 신고서를 건너뛰었나요, 아니면 납부만 건너뛰었나요?

둘 다 확인하세요. 서로 다른 불이행이며 가산세도 다릅니다. 계정 내역서에서 각 분기의 Form 941이 반영되었는지, 거기에 어떤 납부가 반영되었는지 볼 수 있습니다.

납부 불이행 가산세율은 돈이 IRS에 얼마나 늦게 도착했는지에 따라 달라집니다. 가산세율은 합산되지 않습니다.

지연 제출 가산세율과 납부 지연 가산세율은 Publication 15에 나와 있습니다. 두 가산세가 모두 적용되는 달에는 지연 제출 가산세가 납부 지연 가산세만큼 줄어듭니다. 압류 예정 통지(notice of intent to levy) 후 10일이 지난 시점부터, 즉시 납부를 요구받았다면 그보다 일찍, 납부 지연 가산세율이 월 1%로 오릅니다(26 U.S.C. 6651(d)). 이자도 납부할 때까지 세금과 가산세에 붙습니다.

세 번째 불이행은 통지서가 본인에게 도착하지 않는 경우입니다. IRS는 등록된 주소로 서신을 보내므로, 주소가 대행업체 주소로 바뀌어 있다면 Form 8822-B로 고치세요(Publication 15). 연간 Form 940과 Form W-2도 누락되었을 수 있습니다. 급여세가 밀렸을 때와 늦은 W-2 및 1099 서식을 보세요.

대행업체의 잘못이면 IRS가 가산세를 없애 줄 수 있나요?

가끔은 가능하지만, 대행업체의 불이행만으로는 일반적으로 사유가 되지 않습니다. IRS는 세무 전문가에게 맡겼다는 사정이 일반적으로 정당한 사유가 아니라고 하며, 내부 지침서(IRS 직원용 지침이며 법은 아님)는 납부 의무를 위임할 수 없다고 밝힙니다(IRS: 정당한 사유; IRS manual, 20.1.1). 같은 지침서는 급여 처리업체의 지연에 대한 구제는 허용되지 않으며 처리업체와 고객 사이의 계약 문제라고도 밝힙니다(IRS manual, 20.1.4).

남는 방법은 세 가지입니다.

앞의 두 방법은 누가 불이행의 원인이었는지가 아니라 계정 이력을 봅니다. 다음 요건이 필요합니다.

• 직전 3년(12개 분기) 동안 매번 같은 신고서를 기한 내에 제출했어야 합니다. 다만 IRS 기록상 해당 기간에 제출 의무가 없었다면 예외입니다. IRS가 대신 작성한 신고서는 인정되지 않습니다.
• 그 기간에 부과된 가산세가 없거나, 있었더라도 정당한 사유나 IRS 오류로 나중에 취소되었어야 합니다.
• 고용세 신고서의 경우, 그 기간에 납부 가산세 면제가 네 건 미만이고, 가산세가 EFTPS 이용을 피해서 생긴 것이 아니어야 합니다.

자동 구제를 받으려면 원본 신고서를 기한 후 3년 이내에 제출했어야 합니다(IRS: 행정상 가산세 구제; IRS 절차 업데이트). 이미 이런 방식으로 구제를 받은 분기는 이후에 깨끗한 분기로 인정되지 않으므로, 연속해서 놓친 분기 가운데 일반적으로 한 분기에만 적용됩니다. 요청하는 방법은 급여세가 밀렸을 때를 보세요.

정당한 사유는 사실관계에 달려 있습니다. 통상적인 사업상 주의와 신중함, 준수 이력, 문제를 얼마나 빨리 바로잡았는지, 원인이 본인이 통제할 수 없는 것이었는지를 봅니다(IRS manual, 20.1.1). 도움이 되는 사실은 돈이 은행에서 나간 때, 대행업체를 어떻게 점검했는지, 불이행을 안 때, 그 뒤 얼마나 빨리 납부하거나 제출했는지입니다. 소명서는 가산세가 부과된 납부마다 금액과 날짜를 다뤄야 하며, 그렇지 않으면 IRS는 유효한 사유가 제시되지 않았다고 봅니다. 대행업체가 본인 계좌에서 제때 돈을 인출했지만 늦게 보낸 경우, 지침서는 조사관에게 정당한 사유 심사를 하라고 안내합니다(IRS manual, 20.1.4). 어느 쪽도 구제를 약속하는 것은 아닙니다.

요청하려면 통지서를 가지고 통지서에 적힌 번호로 전화해 가산세와 사유를 설명하세요. 가산세가 취소되면 그 이자도 함께 없어지지만, 세금과 세금에 붙은 이자는 없어지지 않습니다(IRS: 정당한 사유). 이미 가산세를 납부했다면 Form 843으로 하는 환급 청구는 일반적으로 신고서 제출 후 3년 또는 납부 후 2년 중 늦은 때까지 제출해야 합니다(IRS: Form 843 작성 안내).

계정을 어떻게 바로잡고 내야 할 세금을 납부하나요?

가산세 구제 요청은 올바른 계정을 바탕으로 하므로, 먼저 제출 서류를 바로잡고 세금을 납부하세요. 순서는 다음과 같습니다.

1. 빠진 서류를 제출하세요. 본인 번호로 제출되지 않은 분기의 Form 941을 제출하세요. 이미 제출한 신고서의 급여나 세금을 고치려면 Form 941-X를 사용하세요. 납세 의무 날짜나 금액(Part 2 또는 Schedule B)만 틀렸다면 그 때문에 Form 941-X를 제출하지 마세요. 수정한 Schedule B가 납부 불이행 가산세를 줄여 줄 수 있습니다(IRS: Form 941-X 작성 안내; IRS: Schedule B 작성 안내). 신고서는 맞고 납부만 빠졌다면 수정할 것은 없고 세금을 납부하면 됩니다.
2. 본인 계좌에서 납부하세요. 비즈니스 세금 계정, EFTPS, Direct Pay를 이용하면 무료입니다(IRS: 고용세 납부와 신고). IRS는 일반적으로 납부금을 해당 분기의 가장 최근 납세 의무에 먼저 충당합니다. 납부 가산세 통지서를 받은 뒤에는 통지서 날짜부터 90일 이내에 납부금의 충당 방식을 지정할 수 있습니다(Publication 15).
3. 전부 납부할 수 없다면 낼 수 있는 만큼 납부하고 분할 납부 계획을 신청하세요. 사업체 세금 채무 분할 납부 계획을 보세요. 서면 지정이 없는 일부 납부는 일반적으로 고용주 부담분에 먼저 충당됩니다. 자발적 납부는 납부할 때 서면으로, 특정 기간을 지정해 원천징수한 세금에 충당하도록 지정할 수 있습니다(IRM 5.7.4).
4. 장부를 IRS 계정과 맞추세요. 대행업체의 보고서로 만든 장부에는 IRS가 받은 적 없는 세금이 납부된 것으로 나올 수 있습니다. 급여세 부채를 분기별로 대사하세요. 정리되지 않는 급여 부채와 급여 분개를 보세요.
5. 위에서 설명한 대로 가산세 구제를 요청하세요.

급여 대행업체를 신고할 수 있나요? IRS는 그 불만을 어떻게 처리하나요?

네. 세금 신고 대행인 불만 접수 서식인 Form 14157을 제출하세요. 이 서식에는 고용세를 전액 또는 기한 내에 납부하지 않았거나 신고서를 정확하게 또는 기한 내에 작성하지 않은 대행업체를 위한 급여 서비스 제공업체(Payroll Service Provider) 항목과 고용세(Employment Taxes) 불만 항목이 있습니다. 서비스 계약서를 첨부하고, 원본 신고서나 납부금은 보내지 마세요. 서식은 IRS.gov/SubmitATip에서 온라인으로 제출하라고 안내하며, IRS는 대행업체 관련 불만을 신속히 처리하고 조사한다고 밝힙니다(IRS: 급여 외주와 제3자 납부 대행).

불만을 접수한다고 본인의 계정이 바로잡히는 것은 아닙니다. 통지서에 답변하거나 800-829-4933으로 전화하세요(IRS: 세금 신고 대행인의 비위 행위). 대행업체에서 돈을 돌려받는 것은 IRS와 무관한 계약 문제입니다.

전문 고용 대행 기관(PEO)은 급여 서비스와 다른가요?

네. 차이는 누가 책임을 지느냐입니다. 인증 전문 고용 대행 기관(CPEO)은 계약으로 연방 고용세 업무의 일부 또는 전부를 넘겨받으며, 인증을 받은 곳만 책임을 본인에게서 옮기고, 그것도 일반적으로 사업장 소속 직원(worksite employees)에 한합니다(IRS: 제3자 위탁 방식 비교표; IRS: CPEO 고객).

IRS의 인증 목록에 없는 전문 고용 대행 기관(PEO)은 CPEO 규정의 적용을 받지 않으므로 책임을 대신 진다고 가정해서는 안 됩니다(IRS: CPEO 고객; 26 U.S.C. 3511).

미납 세금에 대해 제가 개인적으로 책임을 지나요?

사업체 형태와 누가 자금을 통제했는지에 따라 달라집니다. 개인에게 책임이 미치는 경로는 두 가지입니다.

고용주로서. 개인사업자는 고용세를 개인 자격으로 냅니다. 단일 구성원 LLC는 고용세에서 별도 사업체이므로 소유주가 아니라 LLC가 세금을 냅니다. 일반 파트너는 일반적으로 주법에 따라 파트너십의 채무를 지며, 유한책임 파트너십(LLP)은 다를 수 있습니다(IRS manual, 5.17.7; IRS: 단일 구성원 LLC).

신탁기금 회수 가산세(trust fund recovery penalty)에 따라. IRS가 사업체에서 미납 원천징수세를 바로 징수할 수 없으면, 이를 징수하거나 납부하지 않은 데 고의가 있는 책임 대상자(responsible person)는 미납 신탁기금 세금의 100%를 낼 수 있습니다(26 U.S.C. 6672). 신탁기금 세금은 원천징수한 소득세와 직원 부담분 사회보장세 및 메디케어세입니다. 고용주 본인 부담분은 포함되지 않습니다. IRS는 책임이 있을 수 있는 사람으로 급여 대행업체와 그 책임자를 꼽습니다(IRS: 신탁기금 회수 가산세). 누가 책임 대상자이고 고의가 무엇인지는 신탁기금 회수 가산세에서 설명합니다.

대행업체가 납부하지 않은 사실을 알게 된 소유주에게는 그 뒤에 어떻게 행동하는지가 가장 중요합니다. 사업체가 세금을 낼 수 없는 상황에서 쓸 수 있는 돈으로 다른 채권자에게 지급하면 고의의 징표가 되며, Notice 784는 세금 대신 급여 실수령액을 지급한 경우도 이에 포함합니다(IRS: Notice 784). IRS는 서신으로 가산세를 제안합니다. 서신 날짜부터 60일 이내에 이의 신청을 해야 하며, 서신이 미국 밖 주소로 발송되었다면 75일 이내입니다. 부과된 뒤에는 IRS가 담보권(lien)을 설정하거나 개인 자산을 압류(levy)할 수 있습니다. IRS는 일반적으로 다음 해 4월 15일부터, 또는 실제 제출일이 더 늦으면 제출일부터 3년 안에 이를 부과할 수 있으며, 해당 기간의 신고서가 제출되지 않았다면 기간 제한이 없습니다(IRM 5.7.3).

앞으로 납부 내역을 직접 확인하려면 어떻게 하나요?

대행업체의 보고서에 의존하지 말고 직접 확인하세요.

1. 본인의 고용주 식별번호(EIN)로 EFTPS에 등록하거나 비즈니스 세금 계정을 이용하세요. 대행업체가 본인을 등록했다면 Inquiry PIN을 활성화하세요.
2. 급여를 지급할 때마다 납부 기한까지 올바른 금액이 납부되었는지 확인하세요. IRS는 처음으로 납부를 놓치거나 늦는 것을 위험 신호로 봅니다(IRS: 급여 업무 외주).
3. Form 941을 제출하기 전에, 조정과 환급 불가 세액공제를 반영한 총세액(12번 줄)을 해당 분기의 총 납부액(13번 줄, 이전 분기에서 넘어온 초과 납부액 포함 가능), 그리고 IRS 납부 내역과 비교하세요. 납세 의무 날짜(Part 2 또는 Schedule B)가 급여 지급일과 일치하는지도 확인하세요(IRS: Form 941 작성 안내; IRS: Schedule B 작성 안내).
4. 인증 전문 고용 대행 기관(CPEO)을 쓰면 납부가 CPEO의 번호로 이루어지고 고객은 EFTPS에서 이를 볼 수 없습니다. CPEO에 증빙을 요청하세요(IRS: CPEO 고객).

새 대행업체로 옮길 때는 급여 대행업체 변경을 보세요.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며 금액은 미국 달러입니다.

두 분기 동안 인출만 되고 납부는 없음

한 식당 LLC의 급여 대행 회사가 분기마다 세금 명목으로 은행 계좌에서 $9,000을 인출했지만, 두 분기 동안 아무것도 납부하지 않았습니다. IRS는 $18,000과 가산세를 청구합니다. 은행의 자동이체 내역은 돈이 나갔다는 증거일 뿐이고, 돈이 도착했는지는 IRS 계정에서만 알 수 있으며, LLC는 납부되지 않은 금액을 내야 합니다. 분기마다 $9,000 중 $6,000이 직원에게서 원천징수한 금액이라고 해 보겠습니다. LLC가 낼 수 없다면 IRS는 책임이 있고 고의가 있다고 판단한 사람에게 신탁기금 회수 가산세를 부과할 수 있으며, 금액은 원천징수한 부분인 $12,000을 기준으로 정해집니다. 고용주 부담분 $6,000은 LLC에 남습니다.

중단된 구독

한 소규모 회사의 급여 서비스 구독이 3월에 중단되었는데, 소유주는 세금이 계속 신고되고 있다고 믿었습니다. 2분기 신고서와 납부는 이루어지지 않았습니다. 회사는 빠진 신고서를 제출하고 본인 계좌에서 세금을 납부한 뒤 가산세 구제를 요청합니다. IRS는 일반적으로 다른 사람에게 제출과 납부를 맡긴 것을 정당한 사유로 인정하지 않으므로, 구제는 행정상 구제 방법에 해당하는지 여부가 우선 문제이고, 해당된다면 직전 세 해의 회사 이력에 달려 있을 수 있습니다.

20일 늦은 납부

$6,000의 납부금이 20일 늦게 IRS에 도착했습니다. 15일을 넘었으므로 납부 불이행 가산세는 10%, 즉 $600에 이자가 더해집니다. 회사는 전화로, 또는 날짜를 적은 Form 843으로 구제를 요청하고 돈이 계좌에서 나간 때를 보여주는 은행 명세서를 첨부합니다.

상황이 다르다면?

• 대행업체가 낼 세금을 IRS가 청구했고, 어느 분기를 납부했는지 알 수 없으며, 둘 이상의 분기가 걸려 있습니다: 분기별로 납부한 금액과 내야 할 금액, 가산세 구제를 요청할지와 어떤 근거로 요청할지는 분기별로 다시 만든 기록에 달려 있습니다. 장부 관리 도움을 보세요.
• 장부에는 급여세가 납부된 것으로 나오는데 IRS에는 잔액이 있거나, 대행업체가 폐업하며 보고서를 남기지 않았습니다: 대행업체의 보고서가 아니라 은행 명세서와 IRS 내역서로 분기마다 다시 만들어야 합니다. 장부 관리 도움과 정리되지 않는 급여 부채를 보세요.
• IRS 징수 담당관(revenue officer)이 면담을 원하거나 IRS가 개인 가산세를 제안했습니다: 신탁기금 회수 가산세를 보세요.
• 잔액이 사업체가 낼 수 있는 금액보다 많습니다: 사업체 세금 채무 분할 납부 계획을 보세요.
• 대행업체와 관계없는 이유로 납부나 신고서 제출을 놓쳤습니다: 급여세가 밀렸을 때를 보세요.
• 본인의 장부 담당자나 회계사 때문에 가산세가 부과되었습니다: 장부 담당자의 실수와 가산세를 보세요.
• 급여 지급 자체가 잘못되었습니다: 급여 실수 바로잡기를 보세요.